PROJET DES COLLECTIVITES :  FORMATION des PILOTES de GROUPES 22 février 2011 VILLE - COMMUNAUTE DE COMMUNES - CCAS - SYNDI...
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   Cas pratique : neutraliser les influences négatives  (1/2) L E  P ILOTE  D U  G ROUPE  <ul><li>Objectifs  : s’exercer ...
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En quelques mots… L’animateur doit être  :  <ul><li>Réceptif </li></ul><ul><li>Intuitif </li></ul><ul><li>Vigilant </li></...
L ES   D IFFERENTS   T YPES   D E   R EUNION Chronologie des réunions à conduire  (1/4) 1 ère  étape :  la production d’id...
2 ème  étape :  l’établissement d’un plan d’actions détaillé et la définition d’objectifs de suivi But  : planifier la mis...
3 ème  étape :  le suivi de la mise en œuvre du plan d’actions  But  : piloter la mise en œuvre du plan d’actions, suivre ...
4 ème  étape :  l’évaluation de la performance publique <ul><li>But  : évaluer l’impact des actions </li></ul><ul><li>sur ...
L ES   D IFFERENTS   T YPES   D E   R EUNION Chronologie des réunions à conduire  (5/5) I. La production d’idées  II. La d...
P REPARATION  D ES  R EUNIONS Check-list du pilote  (1/3) 1.  Définir l’objectif  (les attendus précis de la réunion)  et ...
P REPARATION  D ES  R EUNIONS Check-list du pilote  (2/3) 5.  Définir la date <ul><li>Créneau réservé aux groupes de trava...
P REPARATION  D ES  R EUNIONS Check-list du pilote  (3/3) 7.  Convoquer les participants  (Outlook) <ul><li>La convocation...
Check-list du pilote  (1/3) <ul><li>Arriver à l’avance, pour préparer l’agencement de la salle et accueillir </li></ul>1. ...
<ul><li>Homogénéisation du niveau d’information pour les différents participants (contexte, objectif global, travail déjà ...
5.  Clôture <ul><li>Synthèse générale : attendus satisfaits/ non satisfaits, points clés de la réunion </li></ul><ul><li>P...
Compte rendu et communication  (1/2)    Compte rendu <ul><li>Personne désignée  : rédaction du CR (délai maximum : 1 sema...
Compte rendu et communication  (2/2) S UIVI  D ES  R EUNIONS <ul><li>La participation des agents est la condition de réuss...
Le style directif :  l’animateur fait peu ou pas participer <ul><li>Avantage : rapidité </li></ul><ul><li>Inconvénients : ...
Adapter son style d’animation  (2/2) Le style participatif :  l’animateur fait appel à la participation tout en arbitrant ...
Reconnaître et gérer les profils des participants   (1/2)   <ul><li>Résumer son point de vue sans y attacher trop d’import...
<ul><li>Demander aux autres ce qu’ils en pensent </li></ul><ul><li>L’isoler en montrant que sa prise de position n’est pas...
Stimuler les échanges, donner du rythme à la réunion  (1/2) 1.  Questionner M ETHODES ET  O UTILS  D U  P ILOTE <ul><li>Qu...
Stimuler les échanges, donner du rythme à la réunion  (2/2) 2.  Répondre ou faire répondre M ETHODES ET  O UTILS  D U  P I...
Le brainstorming ou remue-méninge  (1/3) M ETHODES ET  O UTILS  D U  P ILOTE Quand l’utiliser ? <ul><li>En conduite de réu...
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Le diagramme des 5M ou arbre de causes à effets  (2/3) M ETHODES ET  O UTILS  D U  P ILOTE Nomenclature des 5M Comment ?  ...
Le diagramme des 5M ou arbre de causes à effets  (3/3) M ETHODES ET  O UTILS  D U  P ILOTE Méthodologie  <ul><li>Définir p...
Le QQOQCCP  (1/2) De quoi s’agit-il ? <ul><li>Outil simple utilisé pour définir une liste de mots et idées-clés pour décri...
Le QQOQCCP  (2/2) Quoi  :  De quoi s’agit-il, c’est quoi ? Que fait-on ? Qu’est-ce que c’est ? Quels sont les éléments ? Q...
Autres outils à ne pas négliger <ul><li>Utiliser un support visuel :   </li></ul><ul><li>Noter :  le plan, les idées clés,...
R EUNION  D E  L ANCEMENT Plan de la séance en 6 points  (1/3) <ul><li>1.  Projet des collectivités  :  </li></ul><ul><li>...
R EUNION  D E  L ANCEMENT Plan de la séance en 6 points  (2/3) <ul><li>4.  Charte groupe   </li></ul><ul><li>Quelles règle...
R EUNION  D E  L ANCEMENT Plan de la séance en 6 points  (3/3) <ul><li>6.  Feuille de route  :  </li></ul><ul><li>Distribu...
P ROJET  D ES  C OLLECTIVITES Les mots clés <ul><li>Déclinaison et mise en œuvre des orientations et programmes des élus  ...
C HARTE  G ROUPE Quelques thèmes incontournables <ul><li>Participation systématique aux réunions (sauf cas exceptionnel) <...
R EPERTOIRE  P ARTAGE Un outil de partage de l’information <ul><li>Feuille de présence (support) </li></ul><ul><li>Compte ...
R EPERTOIRE  P ARTAGE Un outil de partage de l’information <ul><li>Charte de fonctionnement générale </li></ul><ul><li>Tab...
F ORMATION   D ES   P ILOTE S  D E   G ROUPE Prochaine rencontre On se retrouve avant la fin du 1 er  semestre 2011 pour f...
Matières Matériel Méthodes Milieu Main-d’oeuvre PROBLEME
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Sensibilisation pilotes

  1. 1. PROJET DES COLLECTIVITES : FORMATION des PILOTES de GROUPES 22 février 2011 VILLE - COMMUNAUTE DE COMMUNES - CCAS - SYNDICAT MIXTE DE RESTAURATION <ul><li>Le pilote de groupe </li></ul><ul><li>La chronologie des réunions à conduire </li></ul><ul><li>Préparation des réunions </li></ul><ul><li>Conduite des réunions </li></ul><ul><li>Méthodes et outils du pilote </li></ul><ul><li>La réunion de lancement </li></ul>
  2. 2. L E P ILOTE D U G ROUPE  Cas pratique <ul><li>Quelles sont les grandes fonctions d’un animateur ? </li></ul><ul><li>Quels sont les principes d’action d’un animateur dans le cadre de la conduite d’une réunion (verbes d’action) ? </li></ul>
  3. 3. L E P ILOTE D U G ROUPE Ses grandes fonctions <ul><li>Organisation : structurer avant, pendant et après chaque réunion </li></ul><ul><li>Production : rendre le groupe et la réunion efficaces en vue d’atteindre l’objectif fixé </li></ul><ul><li>Gestion des individus et des interactions entre eux : gérer la mise en relation d’individus différents (personnalité, statut, position hiérarchique, direction/ service, connaissance du sujet…) </li></ul><ul><li>Représentation : représenter le groupe devant d’autres instances </li></ul>
  4. 4. L E P ILOTE D U G ROUPE Ses principes d’action (1/2) <ul><li>Dynamiser le groupe et maintenir son attention : être actif, savoir utiliser les bonnes méthodes et les bons outils au bon moment </li></ul><ul><li>Favoriser les échanges pour tirer profit de la variété et de la complémentarité des compétences : savoir impliquer tous les membres du groupe </li></ul><ul><li>Entretenir la motivation du groupe dans la durée : établir et maintenir des relations de confiance, maintenir la pression sur les engagements, valoriser les réussites, savoir être un bon représentant du groupe… </li></ul><ul><li>Déléguer : bien répartir les tâches entre les participants </li></ul><ul><li>Solliciter les ressources nécessaires et les compétences adéquates </li></ul>
  5. 5. L E P ILOTE D U G ROUPE <ul><li>Repérer, analyser et comprendre toutes les influences en action </li></ul><ul><li>Neutraliser les influences négatives </li></ul><ul><li>Optimiser les influences positives et s’appuyer sur les forces </li></ul><ul><li>Percevoir er gérer les conflits (exprimés ou latents) </li></ul><ul><li>Fixer les principes permettant de régler les désaccords dès le démarrage du groupe </li></ul><ul><li>Déclencher les conflits latents le plus tôt possible </li></ul><ul><li>Ecouter tous les avis, sans prendre parti </li></ul><ul><li>Analyser le conflit (conflit d’intérêts, techniques, de pouvoir, de priorité dans l’allocation des ressources) </li></ul><ul><li>Choisir un mode de résolution adapté (ajustement mutuel, arbitrage hiérarchique ?) </li></ul>Ses principes d’action (2/2)
  6. 6.  Cas pratique : neutraliser les influences négatives (1/2) L E P ILOTE D U G ROUPE <ul><li>Objectifs : s’exercer à débloquer des situations par une contre-argumentation, retrouver du positif, conduire le changement au sein d’une équipe </li></ul><ul><li>Consignes : </li></ul><ul><li>En 2 à 3 sous-groupes </li></ul><ul><li>Sur la base d’une liste d’arguments négatifs dont chacun prend connaissance </li></ul><ul><li>Pour chaque item, rédiger une série de contre arguments de différents types (sérieux, humoristiques…) et réfuter ces clichés </li></ul>
  7. 7.  Cas pratique : neutraliser les influences négatives (2/2) L E P ILOTE D U G ROUPE <ul><li>Il n’y a que 24 heures dans une journée </li></ul><ul><li>On a déjà essayé </li></ul><ul><li>Ça ne s’est jamais fait </li></ul><ul><li>Ce n’est pas prévu au budget </li></ul><ul><li>La direction n’acceptera jamais </li></ul><ul><li>C’est très bien en théorie, mais mon expérience me fait penser que… </li></ul><ul><li>Vous n’y arriverez jamais tant que X sera là </li></ul><ul><li>Ça marche dans la collectivité Z mais ici… </li></ul><ul><li>On n’apprend pas à un vieux singe à faire la grimace </li></ul>
  8. 8. Cas pratique : neutraliser les influences négatives (2/2) L E P ILOTE D U G ROUPE 1. Il n’y a que 24 heures dans une journée Raison de plus pour s’organiser, être efficaces – répartissons-nous les tâches… 2. On a déjà essayé Alors maintenant, réussissons - ça a marché ailleurs -vous avez donc l’expérience pour éviter les écueils… 3. Ça ne s’est jamais fait Il y a un début à tout -voilà un véritable argument pour commencer… 4. Ce n’est pas prévu au budget On peut négocier – si c’est une priorité, on trouvera les moyens… 5. La direction n’acceptera jamais Ne partons pas battus d’avance - préparons l’argumentation ensemble…
  9. 9. Cas pratique : neutraliser les influences négatives (2/2) L E P ILOTE D U G ROUPE 6. C’est très bien en théorie, mais mon expérience me fait penser que… Ton expérience servira à présent à contredire la théorie… 7. Vous n’y arriverez jamais tant que X sera là Y a que les imbéciles qui ne changent pas d’avis - le poids du groupe dépasse la somme des compétences individuelles… 8. Ça marche dans la collectivité Z, mais ici… Comment faire pour que ça marche ici – Comment font-ils ?… 9. On n’apprend pas à un vieux singe à faire la grimace On apprend toujours – essayons !
  10. 10. En quelques mots… L’animateur doit être : <ul><li>Réceptif </li></ul><ul><li>Intuitif </li></ul><ul><li>Vigilant </li></ul><ul><li>Positif et constructif </li></ul>L E P ILOTE D U G ROUPE
  11. 11. L ES D IFFERENTS T YPES D E R EUNION Chronologie des réunions à conduire (1/4) 1 ère étape : la production d’idées But : faire des propositions concrètes au collège de direction en vue d’atteindre l’objectif général  3 à 4 réunions en moyenne Liste de propositions
  12. 12. 2 ème étape : l’établissement d’un plan d’actions détaillé et la définition d’objectifs de suivi But : planifier la mise en œuvre des actions à engager et définir des objectifs opérationnels de suivi  2 à 3 réunions en moyenne Plan d’actions Tableau de bord Chronologie des réunions à conduire (2/4) L ES D IFFERENTS T YPES D E R EUNION
  13. 13. 3 ème étape : le suivi de la mise en œuvre du plan d’actions But : piloter la mise en œuvre du plan d’actions, suivre l’atteinte des objectifs opérationnels  Jusqu’à la clôture du plan d’actions Plan d’actions Tableau de bord Chronologie des réunions à conduire (3/4) L ES D IFFERENTS T YPES D E R EUNION
  14. 14. 4 ème étape : l’évaluation de la performance publique <ul><li>But : évaluer l’impact des actions </li></ul><ul><li>sur le fonctionnement des collectivités, </li></ul><ul><li>sur la société (actions de service public) </li></ul>Tableau de bord Chronologie des réunions à conduire (4/4) L ES D IFFERENTS T YPES D E R EUNION
  15. 15. L ES D IFFERENTS T YPES D E R EUNION Chronologie des réunions à conduire (5/5) I. La production d’idées II. La définition du plan d’actions III. Le pilotage du plan d’actions IV. L’évaluation de la performance publique Les 4 temps du projet des collectivités
  16. 16. P REPARATION D ES R EUNIONS Check-list du pilote (1/3) 1. Définir l’objectif (les attendus précis de la réunion) et le plan <ul><li>A quoi le groupe doit-il arriver à la fin de la réunion ? </li></ul><ul><li>Quels sont les points qui doivent être traités et dans quel ordre ? </li></ul>2. Préparer le sujet à traiter 3. Prévoir le timing précis (heure début et heure fin) <ul><li>En fonction du contenu de la séance, prévoir 2 à 3H (maximum) de réunion avec une pause de 1/4h – 20 minutes à mi-parcours </li></ul><ul><li>Prévoir l’introduction de la réunion, les méthodes et outils d’animation les plus appropriés, rechercher le cas échéant des infos qui permettront au groupe d’avancer… </li></ul>
  17. 17. P REPARATION D ES R EUNIONS Check-list du pilote (2/3) 5. Définir la date <ul><li>Créneau réservé aux groupes de travail : les jeudis matins </li></ul><ul><li>Fréquence des réunions : 1 à 2 fois par mois (attention, certains agents se retrouvent dans plusieurs groupes) </li></ul>6. Prévoir le lieu et les ressources matérielles nécessaires <ul><li>Salle : à choisir en fonction du groupe de travail (accessibilité dans certains cas) et à réserver à l’avance (accueil, GU, DST…) </li></ul><ul><li>Moyens matériels : paperboard/ feutres - video/ ordinateur </li></ul>4. Prévoir , si nécessaire , des participants ponctuels (internes, externes) <ul><li>En fonction de l’ordre du jour et des expertises ou expériences recherchées (attention : un groupe ne doit pas excéder 10 à 12 participants) </li></ul>
  18. 18. P REPARATION D ES R EUNIONS Check-list du pilote (3/3) 7. Convoquer les participants (Outlook) <ul><li>La convocation doit mentionner : </li></ul><ul><li>date, heure début et heure de fin, lieu </li></ul><ul><li>ordre du jour (objet et objectif(s)) </li></ul><ul><li>La convocation doit être envoyée en temps utile (ni trop tôt, ni trop tard) et doit comporter une option de rappel (½ journée avant) </li></ul>Règle : la hiérarchie directe de chaque membre du groupe est systématiquement informée du planning des réunions et des dates fixées (responsabilité à définir : pilote ou chaque participant)
  19. 19. Check-list du pilote (1/3) <ul><li>Arriver à l’avance, pour préparer l’agencement de la salle et accueillir </li></ul>1. Accueil 2. Introduction <ul><li>Mot de bienvenue </li></ul><ul><li>Tour de table pour une présentation de l’ensemble des participants (lors de la 1 ère réunion et d’interventions ponctuelles) </li></ul><ul><li>Définition du thème, des attendus précis de la séance, annonce du plan </li></ul><ul><li>Précision du timing (durée, pause) </li></ul><ul><li>S’entendre sur qui est responsable de la rédaction du CR (faire tourner ce rôle) </li></ul><ul><li>Faire émarger la fiche de présence </li></ul><ul><li>Fiche de </li></ul><ul><li>présence </li></ul>C ONDUITE D ES R EUNIONS
  20. 20. <ul><li>Homogénéisation du niveau d’information pour les différents participants (contexte, objectif global, travail déjà réalisé, planning, problèmes rencontrés, décisions du collège de direction…) </li></ul><ul><li>Synthèse des contributions éventuelles des agents ne faisant pas partie du groupe </li></ul>3. Info <ul><li>Feuille de route </li></ul><ul><li>Précédents CR </li></ul><ul><li>Contributions </li></ul>Check-list du pilote (2/3) C ONDUITE D ES R EUNIONS 4. Conduite du cœur de la réunion <ul><li>Stimuler les échanges, donner du rythme à la réunion, recentrer (cf. méthodes et outils) </li></ul><ul><li>Veiller à maintenir une ambiance favorable (écoute et respect mutuels, confiance) </li></ul><ul><li>Noter au fur et à mesure sur paperboard </li></ul>
  21. 21. 5. Clôture <ul><li>Synthèse générale : attendus satisfaits/ non satisfaits, points clés de la réunion </li></ul><ul><li>Prospectifs : axes de travail pour la prochaine réunion </li></ul><ul><li>Travail à réaliser avant la prochaine instance et répartition des tâches (rédaction du CR, résa salle, recherche d’infos complémentaires, communication auprès d’ agents concernés et recueil de leurs contributions…) </li></ul><ul><li>Fixer ou rappeler la date de la prochaine réunion </li></ul>C ONDUITE D ES R EUNIONS Check-list du pilote (3/3) <ul><li>Règles : </li></ul><ul><li>Commencer et finir à l’heure précise ! </li></ul><ul><li> Rendre le matériel emprunté ! </li></ul>
  22. 22. Compte rendu et communication (1/2)  Compte rendu <ul><li>Personne désignée : rédaction du CR (délai maximum : 1 semaine) </li></ul><ul><li>Pilote : validation du CR par le pilote, enregistrement du fichier: Répertoire partagé > Projet des collectivités > Groupes de travail > Production des groupes > groupe ZZZ > année-mois-jour </li></ul><ul><li>Pilote : débriefing oral avec le référent du projet (fonctionnement du groupe, ressources nécessaires, commission technique à déclencher…) et remise fiche de présence </li></ul><ul><li>Tous les membres du groupe : recueil des contributions (formalisation) </li></ul>S UIVI D ES R EUNIONS
  23. 23. Compte rendu et communication (2/2) S UIVI D ES R EUNIONS <ul><li>La participation des agents est la condition de réussite du projet. Elle passe par : </li></ul><ul><li>l’implication des agents dans les groupes de travail (représentativité des métiers, directions, catégories, expression de tous les membres…) </li></ul><ul><li>l’implication des autres agents (recueil des contributions, participation ponctuelle, journal interne…) </li></ul>
  24. 24. Le style directif : l’animateur fait peu ou pas participer <ul><li>Avantage : rapidité </li></ul><ul><li>Inconvénients : fait peu appel à l’implication des agents, vision qui peut être restrictive </li></ul><ul><li>Utile pour informer sur des points non négociables </li></ul>Le style créatif : l’animateur privilégie la participation et arbitre peu <ul><li>Avantages : la production d’idées, la créativité, l’innovation </li></ul><ul><li>Inconvénients : prend du temps, peut paraître peu efficace dans un 1 er temps </li></ul><ul><li>Utile dans le cas d’un brainstorming </li></ul>M ETHODES ET O UTILS D U P ILOTE Adapter son style d’animation (1/2)
  25. 25. Adapter son style d’animation (2/2) Le style participatif : l’animateur fait appel à la participation tout en arbitrant <ul><li>Avantage : bon compromis entre styles directif et créatif aboutissant à une validation collective (plan d’actions), très bonne implication des agents </li></ul><ul><li>Utile dans les autres cas </li></ul>Dans 80 à 90% du temps, c’est le mode participatif qui doit être adopté. La participation du groupe est la condition de la réussite du projet. M ETHODES ET O UTILS D U P ILOTE
  26. 26. Reconnaître et gérer les profils des participants (1/2) <ul><li>Résumer son point de vue sans y attacher trop d’importance </li></ul><ul><li>Passer la parole à un autre participant avec son accord </li></ul>Le participant bavard : <ul><li>Questions ouvertes sur son champ de compétences </li></ul><ul><li>Faire des tours de table </li></ul><ul><li>Eviter qu’il passe en 1 er ou en dernier </li></ul><ul><li>Favoriser les travaux en sous-groupe </li></ul>Le participant silencieux : <ul><li>Le recentrer sur le thème (le noter sur le tableau si besoin) </li></ul>Le participant déviant : M ETHODES ET O UTILS D U P ILOTE
  27. 27. <ul><li>Demander aux autres ce qu’ils en pensent </li></ul><ul><li>L’isoler en montrant que sa prise de position n’est pas partagée par le groupe </li></ul>Le participant saboteur : <ul><li>Demander si les personnes veulent compléter, si quelque chose n’est pas clair </li></ul><ul><li>Si persistance, arrêter de parler et les regarder fixement </li></ul>Les participants spécialistes des apartés : M ETHODES ET O UTILS D U P ILOTE Reconnaître et gérer les profils des participants (2/2)
  28. 28. Stimuler les échanges, donner du rythme à la réunion (1/2) 1. Questionner M ETHODES ET O UTILS D U P ILOTE <ul><li>Questions ouvertes </li></ul>Permettent un développement  lancent le dialogue  Demandent du temps <ul><li>Questions fermées </li></ul>Réponse par oui ou non  brièveté, précision  dialogue réduit <ul><li>Questions à choix multiple </li></ul>Alternative (3 à 4 propositions)  réponse précise, brièveté  limitation du choix, dialogue réduit <ul><li>Questions induites </li></ul>Dirige le groupe vers la réponse  gain de temps  dialogue réduit, manipulation
  29. 29. Stimuler les échanges, donner du rythme à la réunion (2/2) 2. Répondre ou faire répondre M ETHODES ET O UTILS D U P ILOTE 3. Les synthèses intermédiaires <ul><li>Faire progresser la réunion </li></ul><ul><li>Mettre les progrès en évidence </li></ul><ul><li>Rappeler ce qui reste à faire </li></ul><ul><li>Souligner le fait qu’il existe des divergences de vue qui font partie du débat </li></ul><ul><li>Faire le point sur des débats et faire émerger des solutions </li></ul><ul><li>Reformulation de la question pour s’assurer de sa bonne compréhension, vulgariser, mettre en confiance </li></ul><ul><li>Réponse miroir pour ne pas répondre (« à votre avis ») </li></ul><ul><li>Réponse en demandant des précisions </li></ul><ul><li>Réponse relais : faire répondre un participant </li></ul>
  30. 30. Le brainstorming ou remue-méninge (1/3) M ETHODES ET O UTILS D U P ILOTE Quand l’utiliser ? <ul><li>En conduite de réunion, durant la phase de créativité </li></ul><ul><li>A un moment où le groupe connaît un problème relationnel ou une baisse de sa motivation ou un blocage sur une question difficile </li></ul>De quoi s’agit-il ? <ul><li>Outil utilisé pour la production d’idées nouvelles (pensée positive) </li></ul><ul><li>Est basé sur la quantité des formulations émises et les associations d’idées </li></ul><ul><li>Aide les participants à sortir des cadres de référence habituels </li></ul>
  31. 31. Le brainstorming ou remue-méninge (2/3) M ETHODES ET O UTILS D U P ILOTE Se décompose en 2 temps… 1 er temps : l’expression des idées <ul><li>Quelques conditions à respecter : </li></ul><ul><li>Formuler une question ouverte : « Comment faire pour… ? » </li></ul><ul><li>Noter toutes les idées émises et les dire tout haut </li></ul><ul><li>Dynamiser la production par son propre enthousiasme : « oui ! », « quoi encore ? », éviter les silences (relecture des propositions faites, de la question posée…) </li></ul><ul><li>Enoncer les règles du jeu : donner toutes ses idées, ne pas critiquer les idées (ni les siennes ni celles des autres), droit de piller les idées des autres, une seule idée par personne à la fois, chacun parle à tour de rôle, chaque idée doit commencer par un verbe d’action </li></ul>
  32. 32. Le brainstorming ou remue-méninge (3/3) M ETHODES ET O UTILS D U P ILOTE … Se décompose en 2 temps <ul><li>Choisir 3 à 5 critères de tri (éviter des critères subjectifs) </li></ul><ul><li>Passer en revue chaque idée (énumération à voix haute) et barrer celles qui ne correspondent pas aux critères </li></ul><ul><li>Catégoriser et hiérarchiser les idées restantes </li></ul>2 ème temps : analyse et classement des idées L’exercice doit être au préalable annoncé : objectif, déroulement, timing, règles du jeu, rôles…  Cas pratique
  33. 33. Le diagramme des 5M ou arbre de causes à effets (1/3) M ETHODES ET O UTILS D U P ILOTE Pour quoi faire ? <ul><li>Permet de rechercher les causes d’un problème </li></ul><ul><li>Permet de visualiser les différents paramètres qui influent sur un effet </li></ul><ul><li>Permet une priorisation et une planification des actions à mener </li></ul>
  34. 34. Le diagramme des 5M ou arbre de causes à effets (2/3) M ETHODES ET O UTILS D U P ILOTE Nomenclature des 5M Comment ? <ul><li>En remontant progressivement l’arbre des causes (causes principales, sous-causes…) </li></ul>L’environnement physique et humain, les conditions de travail, le contexte… Milieu Fluides, papier, électricité… (tout ce qui est consommable et donc non amorti) Matières Procédures, instructions, règles formalisées ou pas… Méthodes Acteurs internes ou externes Main-d’œuvre Matériel, locaux, équipements… (tout ce qui nécessite un investissement et est sujet à amortissement) Matériel
  35. 35. Le diagramme des 5M ou arbre de causes à effets (3/3) M ETHODES ET O UTILS D U P ILOTE Méthodologie <ul><li>Définir précisément le problème ou l’effet </li></ul><ul><li>Tracer le diagramme </li></ul><ul><li>Lister toutes les causes qui viennent à l’esprit (brainstorming) </li></ul><ul><li>Regrouper les causes selon les 5M </li></ul><ul><li>Déterminer les causes les plus probables </li></ul><ul><li>Proposer un plan d’actions </li></ul> Cas pratique
  36. 36. Le QQOQCCP (1/2) De quoi s’agit-il ? <ul><li>Outil simple utilisé pour définir une liste de mots et idées-clés pour décrire une situation </li></ul>Quand l’utiliser ? <ul><li>Pour préparer une réunion </li></ul><ul><li>Au lancement de la 1 ère étape (production d’idées), afin de clarifier et s’approprier l’objectif </li></ul><ul><li>Lors de la 2ème étape (plans d’actions), pour la définition de chaque action </li></ul>Comment ? <ul><li>En répondant successivement aux 7 questions QQOQCCP </li></ul><ul><li>En posant la question « pourquoi » à chaque réponse formulée </li></ul>M ETHODES ET O UTILS D U P ILOTE
  37. 37. Le QQOQCCP (2/2) Quoi : De quoi s’agit-il, c’est quoi ? Que fait-on ? Qu’est-ce que c’est ? Quels sont les éléments ? Qui : Qui est concerné ? Qui fait … quoi !? Qui est acteur, responsable ? Où : Lieu, endroit ? Où le fait-on ? Où se passe la situation ? Quand : Fréquence, période, à quel moment? Quand se passe cette situation ? Comment : Quelle manière, quel support ? Quelle procédure, quel outillage ? Combien : Gain, temps, productivité, personne ? Combien ça coûte ? Pourquoi : Objectif, finalité, causes ? M ETHODES ET O UTILS D U P ILOTE  Cas pratique
  38. 38. Autres outils à ne pas négliger <ul><li>Utiliser un support visuel : </li></ul><ul><li>Noter : le plan, les idées clés, les résultats des outils mis en œuvre (brainstorming, 5M, QQOQCCP), les synthèses intermédiaires, les conclusions, les décisions… </li></ul><ul><li>Attention : ne pas parler en écrivant, s’assurer auparavant de l’accord du groupe, soigner la présentation (écriture, structure, couleurs…) </li></ul>M ETHODES ET O UTILS D U P ILOTE <ul><li>Pratiquer les travaux en sous-groupes : </li></ul><ul><li>Avantages : favorise la prise de parole et la production d’idées, permet la répartition du travail et une meilleure efficacité </li></ul><ul><li>Doit être suivi d’une restitution en grand groupe </li></ul>
  39. 39. R EUNION D E L ANCEMENT Plan de la séance en 6 points (1/3) <ul><li>1. Projet des collectivités : </li></ul><ul><li>Objectif : repréciser les grandes finalités, donner une vision commune du projet, présenter les 4 étapes de la démarche </li></ul><ul><li>2. Tour de table </li></ul><ul><li>Objectifs : connaître les motivations de chaque membre quant à leur participation au groupe de travail, cerner les compétences qu’ils vont pouvoir apporter </li></ul><ul><li>3. Charte générale </li></ul><ul><li>Relire les points essentiels (§ Groupes de travail, § Règles de fonctionnement et de déontologie) </li></ul><ul><li>Recenser les observations et les questions </li></ul>
  40. 40. R EUNION D E L ANCEMENT Plan de la séance en 6 points (2/3) <ul><li>4. Charte groupe </li></ul><ul><li>Quelles règles se définit-on pour fonctionner ensemble efficacement et dans la durée ? (laisser le groupe proposer lui-même les modalités de fonctionnement) </li></ul>La charte groupe sera signée par chacun des participants lors de la 2 ème séance et aura valeur d’engagement ! <ul><li>5. Planning de réunions </li></ul><ul><li>Planifier les réunions de production d’idées (4 maximum) à conduire </li></ul>Sauf cas exceptionnel, les dates ne seront pas modifiables !
  41. 41. R EUNION D E L ANCEMENT Plan de la séance en 6 points (3/3) <ul><li>6. Feuille de route : </li></ul><ul><li>Distribuer 1 exemplaire à chacun et lire à voix haute </li></ul><ul><li>Inviter le groupe à répondre successivement aux 7 questions du QQOQCCP (noter méthodiquement sur le paperboard) ou échanger sur chaque item </li></ul><ul><li>Objectif : donner une vision commune de l’objectif général à conduire, permettre au groupe de se l’approprier, recenser les questions pour y apporter une réponse lors de la séance suivante… </li></ul>De la qualité de ce travail préalable dépendra l’efficacité des réunions suivantes. Y consacrer au minimum 1H à 1H30 !  Conseil : revoir au préalable la feuille de route avec le référent
  42. 42. P ROJET D ES C OLLECTIVITES Les mots clés <ul><li>Déclinaison et mise en œuvre des orientations et programmes des élus </li></ul><ul><li>Mutualisation des ressources et des compétences pour plus d’efficacité et d’efficience dans un contexte de raréfaction des ressources </li></ul><ul><li>Décloisonnement, partage de l’information, transversalité </li></ul><ul><li>Incitation à l’initiative et à la responsabilité, participation des agents à la construction du projet </li></ul><ul><li>Déploiement d’un management participatif par objectifs : participation volontaire, définition d’objectifs, établissement de plans d’action, suivi des résultats </li></ul><ul><li>Réponse adaptée et évolutive aux attentes des usagers à moyens constants </li></ul><ul><li>Affirmation de notre valeur de service public (valeur client) </li></ul>
  43. 43. C HARTE G ROUPE Quelques thèmes incontournables <ul><li>Participation systématique aux réunions (sauf cas exceptionnel) </li></ul><ul><li>Communication du planning des réunions à sa hiérarchie </li></ul><ul><li>Respect impératif des horaires </li></ul><ul><li>Lecture des comptes rendus avant chaque séance et réalisation effective du travail demandé </li></ul><ul><li>Implication active, responsabilité individuelle et collective </li></ul><ul><li>Absence de toute notion de hiérarchie au sein du groupe </li></ul><ul><li>Respect, écoute, confiance </li></ul><ul><li>Engagement dans la durée </li></ul><ul><li>Engagement de confidentialité </li></ul><ul><li>Objectif de résultat à ne pas perdre de vue (risque important de se perdre dans les méandres de l’inaction) </li></ul><ul><li>Recueil des contributions des non participants (à mettre par écrit pour la réunion suivante) </li></ul>
  44. 44. R EPERTOIRE P ARTAGE Un outil de partage de l’information <ul><li>Feuille de présence (support) </li></ul><ul><li>Compte rendu (support) </li></ul><ul><li>Charte de fonctionnement générale </li></ul><ul><li>Tableau de bord général et feuilles de route </li></ul><ul><li>Composition des groupes de travail </li></ul><ul><li>Instances de coordination </li></ul><ul><li>Collège de direction </li></ul><ul><li>Commission technique </li></ul><ul><li>Groupes de travail </li></ul><ul><li>Supports documentaires communs </li></ul><ul><li>La production des groupes </li></ul><ul><li>Supports de sensibilisation </li></ul><ul><li>Liste salles de réunion </li></ul><ul><li>Planification du projet </li></ul>
  45. 45. R EPERTOIRE P ARTAGE Un outil de partage de l’information <ul><li>Charte de fonctionnement générale </li></ul><ul><li>Tableau de bord général </li></ul><ul><li>Collèges de direction </li></ul><ul><li>Comités de pilotage </li></ul><ul><li>Composition des groupes de travail </li></ul><ul><li>Groupes de travail </li></ul><ul><li>Supports de sensibilisation </li></ul><ul><li>Supports documentaires communs </li></ul><ul><li>Feuille de route </li></ul><ul><li>Modèles  Liste salles de réunion </li></ul><ul><li>La production des groupes </li></ul><ul><li>Groupe Px OSx Ox </li></ul>
  46. 46. F ORMATION D ES P ILOTE S D E G ROUPE Prochaine rencontre On se retrouve avant la fin du 1 er semestre 2011 pour faire un bilan de la 1 ère étape et préparer la 2 nde phase (plans d’actions) Merci pour votre attention !
  47. 47. Matières Matériel Méthodes Milieu Main-d’oeuvre PROBLEME

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