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Contexte : le siège d'une organisation, des sites distants, des partenaires, un client
Cas d’usage
Évite...
8 décembre 2017 2
Les partenaires
● Arawa (www.arawa.fr)
– Intégrateur de solutions OpenSource de collaboration documentai...
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LES ENJEUX
● Maîtriser les données et leur sécurité
– Confidentialité, disponibilité, intégrité
– Sécuri...
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Partenaires
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LES BESOINS : TRAVAILLER EN
COMMUN SUR LES DOCUMENTS D'UN
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BILAN DE LA MÉTHODE
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● Pas de version de référence
● Versions disparates disséminées
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BILAN DE LA MÉTHODE « SYSTÈME
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● Des points positifs pour l'utilisateur
– Document partagé entre tou...
BILAN DE LA MÉTHODE « SYSTÈME D »
● L'organisation ne maîtrise plus les données
– Quelle sécurité et quel cadre légal pour...
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MÉTHODE PROPOSÉE
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Client destinataire
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MÉTHODE PROPOSÉE
Site distant
Serveur
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Annuaire
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Partenaires
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MÉTHODE PROPOSÉE
Site distant
Document édité
en simultané
Édition d'un même
document,...
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● Maîtrise des données et sécurité
– Maîtrise des droits d'accès
– Version...
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Le socle technique
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Cas d’usage : éviter le cauchemar d'une collaboration par transmissions croisées de documents via la messagerie

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Conférence Arawa Beezim au Paris Open Source Summit 2017
6/12/2017

Publié dans : Logiciels
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Cas d’usage : éviter le cauchemar d'une collaboration par transmissions croisées de documents via la messagerie

  1. 1. 8 décembre 2017 1 Contexte : le siège d'une organisation, des sites distants, des partenaires, un client Cas d’usage Éviter le cauchemar d'une collaboration par transmissions croisées de documents via la messagerie
  2. 2. 8 décembre 2017 2 Les partenaires ● Arawa (www.arawa.fr) – Intégrateur de solutions OpenSource de collaboration documentaire – Objectif : fournir aux organisations les outils de collaboration nécessaires aux utilisateurs (partage, mobilité…) en leur permettant de conserver la maîtrise des données ● Beezim – Expert des environnements collaboratifs opensource – Objectif : ● sécurité, ● ergonomie et intégration au SI, ● disponibilité, ● durabilité et scalabilité, ● productivité des utilisateurs finaux
  3. 3. 8 décembre 2017 3 LES ENJEUX ● Maîtriser les données et leur sécurité – Confidentialité, disponibilité, intégrité – Sécurité juridique et réglementaire – Réversibilité, traçabilité ● Aider les utilisateurs à échanger, se repérer, trouver les bonnes informations ● Faciliter l'accès à l'environnement de travail : accès à distance et à tout moment ● Maîtriser les coûts (déploiement, maintenance)
  4. 4. 8 décembre 2017 5 Partenaires Siège LES BESOINS : TRAVAILLER EN COMMUN SUR LES DOCUMENTS D'UN PROJET Site distant
  5. 5. 8 décembre 2017 6 Partenaires Siège LA MÉTHODE ACTUELLE Site distant Serveur de fichiers Annuaire Démarrage des travaux sur le serveur de fichiers après demande auprès de la DSI pour création d'un espace projet
  6. 6. 8 décembre 2017 7 Partenaires Siège LA MÉTHODE ACTUELLE : « COURRIELS » Site distant @ @ @ @ @ @ Serveur de fichiers Annuaire Échanges de courriels pour les différentes versions du document @ @ @
  7. 7. 8 décembre 2017 8 Partenaires Siège LA MÉTHODE ACTUELLE : « COURRIELS » Site distant @ @ @ @ @ @ Serveur de fichiers Annuaire Chaque personne possède une version du document (normalement la même) @ @ @
  8. 8. 8 décembre 2017 9 BILAN DE LA MÉTHODE « COURRIELS » ● Pas de version de référence ● Versions disparates disséminées ● Risque de modifications croisées ● Difficultés à transmettre de grosses pièces jointes ● Charge de travail à prévoir pour le suivi des versions, voire pour la fusion des versions ● Risque d'incohérences ● Surcoût de stockage de multiples pièces jointes dupliquées dans la messagerie Méthode ni sûre ni fiable
  9. 9. 8 décembre 2017 10 Partenaires Siège LA MÉTHODE « SYSTÈME D » Site distant Serveur de fichiers Annuaire Transfert ou duplication des documents quelque part dans le Cloud
  10. 10. 8 décembre 2017 11 Partenaires Siège LA MÉTHODE « SYSTÈME D » Site distant Serveur de fichiers Annuaire Travaux sur les documents dupliqués ou déplacés hors S.I.
  11. 11. 8 décembre 2017 12 BILAN DE LA MÉTHODE « SYSTÈME D » ● Des points positifs pour l'utilisateur – Document partagé entre tous les intervenants – Accès au document partout et à tout instant ● Quelques limites – Capacité limitée de stockage gratuit – Usage fréquent de comptes personnels – Transfert ou duplication du document nécessaire
  12. 12. BILAN DE LA MÉTHODE « SYSTÈME D » ● L'organisation ne maîtrise plus les données – Quelle sécurité et quel cadre légal pour les données confidentielles ou sensibles ? – Risque d'incohérence entre les données stockées en interne et les données hébergées – Risque d'erreur sur la version de référence – Risque d'absence de sauvegarde – Pas de traçabilité pour l'organisation ● Intégration au Système d'Information complexe – Quelle intégration à la gestion des identités ? – Pas de réutilisation du stockage existant... Fonction « partage et mobilité » mal intégrée Obligation d'acheter le stockage avec la fonction
  13. 13. 8 décembre 2017 18 Partenaires Siège MÉTHODE PROPOSÉE Site distant Annuaire Respect des droits d'accès au serveur de fichiers Annuaire des partenaires Déclaration des partages par les utilisateurs Pas de duplication ni migration des données Suivi des versions et de l'activité (partages...) Serveur de fichiers
  14. 14. 8 décembre 2017 23 Client destinataire Partenaires Siège MÉTHODE PROPOSÉE Site distant Serveur de fichiers Annuaire Annuaire des partenaires Livraison des documents par lien avec mot de passe et date d'expiration @ Notification de téléchargement ou modification Accès en mobilité Accès direct au document partagé par la fédération de serveurs : certains documents semblent locaux mais restent uniques et distants
  15. 15. 8 décembre 2017 24 Partenaires Siège MÉTHODE PROPOSÉE Site distant Document édité en simultané Édition d'un même document, à plusieurs, en même temps Accès par l’environnement principal de l’utilisateur : la messagerie
  16. 16. 8 décembre 2017 26 BILAN DE LA MÉTHODE PROPOSÉE ● Maîtrise des données et sécurité – Maîtrise des droits d'accès – Version de référence unique – Suivi automatique des versions – Suivi d'activité (connexions, modifications, partages...) – Maîtrise et optimisation du stockage (pas de duplication) ● Bénéfices utilisateurs – Partages et livraisons facilitées (quelle que soit la taille des documents) – Accès en mobilité – Co-édition de documents – Accès naturel par intégration à la messagerie Efficacité, fiabilité, sécurité et gain de temps
  17. 17. 8 décembre 2017 27 Le socle technique ● Nextcloud : collaboration documentaire – Accès à l'information partout à tout instant – Partages internes et externes – Ecosystème d’extensions – Infrastructure flexible et intégrée au S.I. ● Collabora Online : édition simultanée de documents bureautiques – Haute fidélité du rendu des documents (ODF, MSO, OOXML...) ● Zimbra – Accès multi-protocoles et trans-device (smartphone, tablette, desktop) – Possibilités d’intégrations (zimlets, extensions, ...) – Ergonomie – Simplicité d’usage et d’exploitation
  18. 18. 8 décembre 2017 28 Vous pensez vivre ce cas d'usage ? Vous pensez pouvoir gagner en efficacité et sécurité ? Venez nous rencontrer sur le stand B8 Arawa / Nextcloud www.arawa.fr www.beezim.fr

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