Plate forme de dématérialisation des démarches administratives en ligne, qui fonctionne sur les principes d'un réseau social. Aussi simple que Google form, aussi facile que Slack. C'est le 3 janvier 2017 que le service TPS change de présentation. Mais plus que cela, c'est l'ensemble du service numérique qui a été changé, pour une expérience utilisateur antièrement renouvelée. Pour tester le dispositif, une adresse: https://tps-dev.apientreprise.fr

1. Version 1
lundi 2 janvier 2017
Ph.VRIGNAUD
« On a pas trouvé plus facile pour faire simplement une démarche en ligne »

2. Version 1
lundi 2 janvier 2017
• 70 % des démarches des entreprises vers les administrations sont en
papier… on dénombre 1500 démarches …
– Seulement 30% des démarches des entreprises font l’objet d’un
téléservice…,
• 83 % des démarches concernent moins de 1000 entreprises par an.
• 75% des démarches ne sont pas traitées par des outils de gestion,
mais (casi) manuellement par les services.
• Coté administration, la ressaisie des dossiers, les traitements manuels,
les contrôles de pièces administratives induisent coûts et sur-délais,
insécurité juridiques…
La dématérialisation des démarches est LE moyen privilégie de faire avancer la
simplification administrative.
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois

3. Version 1
lundi 2 janvier 2017
La dématérialisation , la réingénierie des processus et l’échange de données, sont en
effet à concilier pour atteindre un impact maximum
131,634,305 €
804,716,933 €
189,659,343 €
Réingénierie Dématérialisation Echange Total
Hypothèse moyenne, établie avec :
- 200 formulaires revus par processus de réingénierie
- 150 formulaires nouvellement dématérialisés
- 173 formulaires touchés par l’échange de données
12%
71%
17%
71% des gains sont réalisés grâce à la
dématérialisation.
Analyse ANSE 2012 3
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois

4. Version 1
lundi 2 janvier 2017
Programme / contraintes Défis à relever
1 ) Dématérialiser 100% des
démarches
• Organisation d’un processus industriel de
dématérialisation des formulaires
• Organisation des SI de gestion
2 ) Ne plus exiger des pièces
récupérables auprès d’un acteur
public
• Identification des PJ dans les démarches
• Mise en place des outils de récupération.
• Stockage des pièces dématérialisées
• Adaptation des back offices
3 ) DLNUF Déployer des
démarches et de nouveaux
formulaires qui soient DLNUF
• Refonte des démarches ( et recensement parfois)
• Re-homologation des démarches
• Adaptation des SI (architecture interne SI)
• Connexion aux plate formes d’échange (SIADE)
4 ) SVE; Etre en mesure de
recevoir toutes les saisines des
usagers en électronique
• Déployer des solutions simples accessible à tous les
usagers
• Disposer d’un dispositif d’orientation des saisines
auprès de tous les services traitants
• Adaptation des SI ( boite s aux lettres, stockage)…
5 ) informatiser et dématérialiser
mais à budget en baisse.
• Informatiser les front offices à moindre coût
• Souplesse de mise en œuvre
• Assouplir les « schémas directeurs »
• Développer en mode agile pour moins cher
Les objectifs en matière de simplification et de dématérialisation qui s’imposent aux
organismes publics s’inscrivent dans un contexte opérationnel, technique et financier
très contraint
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois

5. Version 1
lundi 2 janvier 2017
• 1 er axe: Diffuser largement les
ressources techniques auprès
des administrations
• 2 ème axe: diffuser largement
ces ressources aux éditeurs
privés qui agissent pour le
compte des acteurs publics
Accélérer le déploiement de DLNUF, c’est proposer d’appuyer le plus largement la
dématérialisation en proposant aux acteurs publics de bénéficier de l’ensemble des ressources
maitrisées par le SGMAP
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois
Les ressources mobilisables
directement par le SGMAP…
ont été déployées selon deux voies
complémentaires…
mais les résultats, encourageants
restent insuffisants.
• Toutes les administrations et des
opérateurs testent ou mettent en
œuvre la connexion à
l’APIENTREPRISE
• Quelques administrations et
organismes déploient France
Connect
• 4 éditeurs ou intégrateurs privés ont
intégré l’APIENETREPRISE dans le
cadre du programme 100% DEMAT
Fin 2015
Seulement 30 démarches opérées par des acteurs publics et des
opérateurs profitaient de ces ressources
En octobre 2015, l’équipe DLNUF propose, en partant de la brique développée pour MPS, de travailler à un service
en ligne qui relèverait plusieurs défis:
• La faculté de créer des démarches en ligne sur les principes de GOOGLE form,
• La connexion à toutes les ressources du SGMAP, pour rendre les démarches DLNUF natives
• L’ouverture à tous les Systèmes d’Information autour d’une architecture API
• Introduire des fonctions d’accompagnement en ligne des usagers

6. Version 1
lundi 2 janvier 2017
La promesse de TPS reposait sur une approche simple: rendre la création d’une
démarche par l’administration et sa réponse par l’usager la plus facile possible
• Un service complet de dématérialisation pour les acteurs publics, accessible aux non informaticiens
• Une intégration de toutes les sources d’informations publiques de référence et de France connect, qui permet de
créer des démarches allégées de toutes les données récupérables auprès des administrations
• Un portail unique pour l’usager et un accès à tous ses dossiers, pour toutes les procédures créées avec TPS
• Un réseau social de projet, qui met l’usager au cœur d’un réseau de partenaires, choisi par lui, ou défini par les
services publics accompagnateurs et instructeurs
• Un outil de suivi et d’instruction en ligne pour les services, qui permet aussi un dialogue permanent avec l’usager et
les services co-traitants
• Une plate forme d’échange de données qui permet une interopérabilité avec les systèmes d’informations existants
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois
=

7. Version 1
lundi 2 janvier 2017
TPS propose des réponses concrètes à plusieurs des difficultés identifiées des
entreprises dans leur relation avec l’administration
Quels types de difficultés avez-vous rencontrées ? (plusieurs réponses possibles)
Base : à ceux qui déclarent que les démarches effectuées étaient complexes
Evolution
2015 - 2013
Rappel
2011
+4 (76%) 68%
+11 (68%) 62%
+16 (59%) 52%
+5 (70%) 67%
+9 (65%) 67%
+14 (52%) 56%
+3 (53%) 44%
+8 (31%) 28%
-1 (5%) 5%
-1 (2%) -
-
= (1%) 1%
+2 (2%) 2%
La redondance des informations demandées ou le manque de coordination des
différents services
La longueur des délais pour que la démarche aboutisse
L'instabilité des réglementations, les évolutions des formulaires
Le manque de conseil et d'accompagnement
La complexité du vocabulaire et le manque de clarté des consignes
La difficulté d'identifier le bon interlocuteur
Le sentiment d'inutilité de la démarche à accomplir
Des erreurs commises sur votre dossier par l'administration
La complexité des formulaires/ des démarches
La complexité de la réglementation
La complexité des systèmes, des logiciels, problèmes de connexion
Manque de personnel qualifié
Autre
Aucune difficulté rencontrée
Cités spontanément
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois
Enquête SOFRES 2015

8. Version 1
lundi 2 janvier 2017
Programme / contraintes Nativement Facilite
1 ) Dématérialiser 100% des
démarches
2 ) Ne plus exiger des pièces
récupérables auprès d’un
acteur public
3 ) DLNUF Déployer des
démarches et de nouveaux
formulaires qui soient DLNUF
4 ) SVE; Etre en mesure de
recevoir toutes les saisines
des usagers en électronique
5 ) informatiser et
dématérialiser mais à budget
en baisse.
TPS répond aux attentes des services en matière de mise en œuvre des principaux
programmes de simplification
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois

9. Version 1
lundi 2 janvier 2017
TPS
La valeur ajouté de TPS se concentre sur le cœur du projet DLNUF, mais élargie son
périmètre de la simplification au front office usager pour une efficacité plus grande.
Programme « Dites-le nous une fois »
• Suppression données
inutiles
• Suppression des
données redondantes
• Clarification des libellés
• Format et Lisibilité
• Annexes/Pièces jointes
• Simplification du
parcours usagers
• Calendrier des
demandes
• Portail unique
• Amélioration du front
office
• Concertation amont avec
les entreprises (guide de
concertation, test PME)
• Lisibilité des normes
(guide de lisibilité)
• Homologation des
formulaires
Parcours usagers
Simplification de la
règlementation
En amont de la création
du formulaire
En amont du
remplissage du
formulaire
Lors du remplissage
du formulaire
Lors de la soumission
du formulaire
Simplification des
formulaires et de
leurs annexes
•Généralisation de
données calculables
•Généralisation de
données
personnalisables (par
entreprise ou par groupe
d’entreprises)
Dématérialisation
Echange de données
Impacts sur l’homologation
• Mise en place de flux d’échanges
Impacts sur les front
offices
Lors du traitement du
formulaire
•Automatisation des
saisies et des contrôles
•Alimentation des SI
auprès d’autres
administrations
•Stockage dématérialisé
Simplification du
processus
Le programme « Dites le nous une fois » englobe l’ensemble des échanges entre les entreprises et l’administration.
Leur simplification, par traitement de la redondance, est porteur de gains pour les entreprises et les administrations.
PARTIE 1: BILAN
9

10. Version 1
lundi 2 janvier 2017
TPS, c’est 4 fonctions principales
Un agent crée puis publie
son formulaire sans avoir à
exiger les informations déjà
connues de l’administration
Je crée ma démarche et la
publie en ligne
L’usager a un compte unique
pour ses dossiers, prépare,
dépose puis suit l’avancement
de son dossier
Je remplis un dossier de
manière simplifiée
Les agents comme l’usager
invitent d’autres partenaires
à accompagner le
construction du dossier
J’invite des partenaires à
co-construire le dossier
Les acteurs impliqués
échangent entre eux, à
toutes les étapes de la
démarche
Je dialogue avec mon
administration en ligne
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois
Organisme public Usager Usager et administrationUsager

11. Version 1
lundi 2 janvier 2017
Opérateur TPS Organisme public
TPS s’intègre dans un parcours numérique facilité
+ PJ
Données
Les informations saisies dans TPS sont directement récupérables par les services, soit
dans un tableur, soit dans des outils de back office de gestion, si nécessaire.
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois

12. Version 1
lundi 2 janvier 2017
TPS propose une solution complémentaire aux autres dispositifs publics et privés de
dématérialisation, mais avec plusieurs atouts: sa facilité de mise en œuvre, l’intégration d’API
publiques, de France Connect, et son volet réseau social
Formulaire
de contact
Formulaire complexe intégrant
des règles de gestion, et
demandant des
développements spécifiques
Démarche
auprès d’un
organisme
Démarche
associant
plusieurs
partenaires
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois
Complexité du formulaire
Complexité de la
démarche
Le champs d’intervention de TPS est avant tout sur les démarches reposant
sur des formulaires simples, mais qui sont complexes par le nombre de
partenaires impliqués

13. Version 1
lundi 2 janvier 2017
• Les démarches sont déjà dématérialisées ET simplifiées
• RTPS n’apportera pas de valeur ajoutée
• Les démarches sont dématérialisées (ou en projet) mais des potentiels de
simplifications ne sont pas exploités
• La question est alors de proposer des connexions au SIADE pour bénéficier des ressources publiques
afin de simplifier les démarches
• Les démarches ne sont pas dématérialisées, il n’y a pas de projet de dématérialisation à
moyen termes, et couteraient trop cher compte tenu de la volumétrie trop faible
• TPS : ou comment dématérialiser ET bénéficier des avantages de l’APIENTREPRISE
TPS a en particulier vocation à proposer une offre de dématérialisation aux services qui ne sont
pas encore engagés dans le dématérialisation, et qui doivent traiter soit de faibles volumétries,
soit de démarches partenariales
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois

14. Version 1
lundi 2 janvier 2017
• En production
– Préfecture du Pas de Calais (Politique de la Ville)
o 1300 dossiers saisis, 200 instructeurs en ligne
– DRIEA Ile de France
o 40 premiers dossiers; délais maximum d’instruction de 10 jours, contre une moyenne de 49 jours
par papier !
o Conseil Régional Ile de France: (Appel à projet européen)
• Paramétrage en cours, début en janvier 2017
– Préfecture de la Martinique (Politique le la ville)
– DRIEE Ile de France (appel à projet européen)
– MEEM (déclaration des quotas carbone, certificat de projet)
– CCI NORMANDIE/préfecture Morbihan: portail guichet unique start up
– SGMAP: Formulaires d’adhésion à MPS, APIENTREPRISE, et TPS
– France Agrimer: gestion des appels à projet
• Des potentiels
– Projets de dématérialisation des ministères et organismes publics, dont les collectivités locales
– Accompagnement des besoins de dématérialisation des démarches en ligne de services
déconcentrés
Des premiers retours favorables et un déploiement programmé dès les début 2017 sur
plus de 20 nouvelles démarches !
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois

15. Version 1
lundi 2 janvier 2017
Une nouvelle version est en ligne au 3 janvier 2016 qui fait passer ce projet du statut
de « Beta », au statut « en production »
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois

16. Version 1
lundi 2 janvier 2017
Une interface facilitée:
Pour les administrations, une gestion des démarches en ligne unifiée
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois

17. Version 1
lundi 2 janvier 2017
Pour les usagers, un tableau de bord pour toutes ses démarches, des formulaires
épurés, avec toutes les données collectées auprès de l’APIENTREPRISE, et des
échanges permanents avec les acteurs publics
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois

18. Version 1
lundi 2 janvier 2017
Pour l’agent accompagnateur, un tableau de bord donne accès à toutes les démarches
auxquelles il est autorisé, et une vue consolidée des dossiers en un écran, qui lui
permet de communiquer avec l’usager
Le tableau de bord
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois

19. Version 1
lundi 2 janvier 2017
• Pour une administration ou un organisme public; deux options pour mettre en œuvre des
démarches avec TPS
– Utiliser le service en ligne proposé par le SGMAP
o Plate forme générique et mutualisée
o Des évolutions mutualisées, tous les trois à six mois, dans le cadre de travaux
collaboratifs avec l’ensemble des utilisateurs
– Seuls les besoins partagés par la majorité des utilisateurs font l’objet d’évolutions
– Créer une intence de TPS sur ses propres serveurs
o Codes en open source sur https://github.com/sgmap/tps
o Personnalisation et développements spécifiques possibles (pris en charge pas
l’organisme)
TPS est un service en ligne gratuit, mutualisé et générique.
La gestion des évolutions est assurée dans le cadre de travaux associant l’ensemble
des organismes publics utilisateurs, et des usagers
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois

20. TPS: On a pas trouvé plus facile
pour faire simplement une démarche en ligne
PARTIE 2: Produits du programme Dite le nous une fois
En savoir plus: apientreprise.fr
Demonstration: https://tps-dev.apientreprise.fr/
Contact: contact@tps.apientreprise.fr