Съвместна курсова работа

1. Разработване на електронна система
за набор и подбор на кадри
Изготвили: Проверил:
Светлана Янкова ф.н. 107126 ас.Петър Петров
Пламена Иванова ф.н. 108710
Фикрие Мустафова ф.н. 108341
Мидия Ал Захер ф.н. 108761
Светлана Янакиева ф.н. 106071
Варна, 2015г.

2. 2
Съдържание:
1. Обща информация за фирмата………………………………….………3
2. Предмет на дейност на дружеството……………………………….…..3
3. Продукти и услуги, които предлага фирмата………………………….4
4. Потребители……………………………………………………………...6
5. Размер и пазарен обхват………………………………………………...7
6. Организационна структура……………………………………………...8
7. ИСМЧР и тяхното развитие…………………………………………...10
8. Какво предлагаме ние и какви резултати очакваме………………….11
9. Основни потребности, които ще удовлетворява внедряването на
системата за набор и подбор....………………………………………..12
10. Информация, необходима за проектиране и внедряване на система
за набор и подбор в Софарма Трейдинг………………………………15
I. Документи, които фирмата изисква при набор и подбор на
кадри…………………………………………………………………….15
II. Процеси при набор и подбор на кандидати във фирмата…….20
11. Анкетно проучване……………………………………………………25
12. Модел на системата за набор и подбор…………...………………….26
13. Обобщен модел на системата за набор и подбор……………………27
14. Детайлна схема на системата за набор и подбор……………………28
15. Характеристика на процесите………………………………………...29
16. Метрики за оценка на ефективността от внедряването на
информационната система за набор и подбор………………………..31

3. 3
1.Обща информация за фирмата
Софарма Трейдинг е една от
най-големите български
компании и лидер във
фармацевтичния сектор.
Компанията е пионер във
въвеждането на най-добрите световни практики у нас и предпочитан
партньор на производители, търговци на едро, аптеки и болнични
заведения и инвеститори. Софарма Трейдинг е акционерно дружество,
регистрирано в България по ТЗ със седалище и адрес на управление
гр.София, ул. „Лъчезар Станчев” № 5, Софарма Бизнес Тауърс, Сграда "А",
ет. 12. „Софарма Трейдинг” АД е структурна единица в групата
предприятия „Sopharma Pharmaceuticals” и води началото си от 1993г.,
когато с Решение от 18.01.1993г. Варненския окръжен съд вписва в
търговския регистър №1 Дружество с Ограничена Отговорност с
наименование “Санита Трейдинг”. През 1998г. с решение на Варненския
окръжен съд от 16.10.1998 г. “Санита Трейдинг” се преобразува от ООД в
Акционерно дружество. С Решение №1 на Софийски градски съд от
07.03.2006г. съдът вписва промяна в наименованието на дружеството от
“Санита Трейдинг” АД в “Софарма Трейдинг”АД.
2.Предмет на дейност на дружеството: Търговия на едро и дребно с
лекарствени средства, медицински консумативи, санитарнохигиенни
материали, витамини, хранителни добавки и козметика; транспортна и
спедиционна дейност; покупка, строителство и обзавеждане на недвижими
имоти с цел продажба; всички други търговски сделки, незабранени от
закона.
За предоставянето на висококачествени услуги в Софарма Трейдинг се
грижат над 650 човека, които имат достъп до най-модерните технологии и
световно ноу-хау. Те им позволяват да създават успешни съвременни
фармацевтични решения както за крайния клиент, така и за бизнес
партньорите на компанията. Софарма Трейдинг отговаря на всички
международни и европейски стандарти и е първият български дистрибутор
на лекарствени средства, който напълно покрива изискванията на
международния стандарт ISO 9001:2008.

4. 4
Фирмена мисия и ценности:
Мисията на Софарма Трейдинг е развитие на компанията в доставчик на
цялостни, иновативни и качествени продукти и услуги в сферата на
здравеопазването.
Основни ценности в стратегическото развитие и ежедневната дейност на
компанията са:
 Динамика - Софарма Трейдинг е млада компания, както по дух, така
и като екип. Младостта и амбицията бележат динамичното развитие
на компанията в течение на цялата й история.
 Иновативност - творчески подход при взимането на решения, както и
локално налагане на най-новото в практиката във фармацевтичния
бранш в Европа и света.
 Партньорство - лоялност, търсене на взаимни решения и доверие в
отношенията с партньори и клиенти.
 Стабилност - финансова устойчивост, гарантираща изграждането на
успешни и трайни отношения с клиенти, и партньори, както и
реализация на стратегията на компанията в бъдеще.
Политиката по управление на компанията се изразява в поддържане на
високо равнище на качеството, опазване на околната среда, осигуряване на
здравословни и безопасни условия на труд при извършване на дейностите,
изграждането на успешни и трайни отношения с клиенти, и партньори,
удовлетворяване на клиентите, служителите и всички заинтересовани от
дейността страни.
3.Продукти и услуги, които предлага фирмата:
Продукти:
Лекарства - разнообразие от близо 10 000 фармацевтични артикула,
сред които портфолио от международно наложили се ексклузивни
брандове.
Нелекарствени продукти - санитарно-хигиенни материали, витамини,
хранителни добавки, козметика.
Медицинска апаратура - Софарма Трейдинг създава цялостни бизнес
решения за своите парньори. Компанията не само осигурява
медицинска апаратура, но подпомага целия процес по анализ на
нуждите на болниците за необходимото им оборудване и управлява,
и реализира проектите „до ключ“. Софарма Трейдинг разчита на
доброто си партньорство с Gеneral Electric Helthcare, което осигурява

5. 5
на фармацевтичната компания ноу-хау на световно ниво. Успехът на
проекта води до подобряване на състоянието на здравеопазването в
цяла България с внедряването на релевантна медицинска апаратура в
едни от най-големите болници у нас.
Медицински изделия - операционно облекло, спринцовки и
еднократни игли, шевен материал, ръкавици, пластмасов медицински
консуматив, контрастни вещества, адхезивен и неадхезивен
превързочен материал.
Услуги:
Дистрибуция - Софарма Трейдинг предлага цялостни логистични
решения по внос, съхранение и дистрибуция на стоки до крайни
клиенти и осигурява механизми за правилното позициониране на
продуктите на болничния пазар. Добре развитата дистрибуторска
мрежа позволява на компанията да бъде най-близо до почти всички
аптеки и болници в страната. Фирмата разполага със собствен
автопарк от над 130 транспортни средства и възможност продуктите
да достигнат бързо и лесно до над 3000 клиента.
Преддистрибуция - преддистрибуцията е част от логистичния процес
- Производител - Преддистрибутор - Дистрибутор - Клиент (Аптеки
и болници) – Пациент. Съобразно този процес Софарма Трейдинг
предлага съобразени с нуждите на клиента индивидуални
логистични решения и пакетни услуги, които улесняват неговия
бизнес.
Маркетинг и рекламни услуги - Софарма Трейдинг предлага на
своите клиенти различни услуги за маркетинг мениджмънт в сферата
на фармацевтичната индустрия: анализи и данни за пазара - IMS и
PharmMIS; мониторинг на конкуренцията; позициониране и
промоция на лекарствени и нелекарствени продукти, адаптирайки
стратeгиите на клиента към спецификите на българския пазар; бързо
и качествено покритие на точките на продажба; мърчъндайзинг,
съответстващ на концепцията и философията на продуктите;
промоционални и рекламни активности с инидивидуален подход -
отчитане на спецификата на продукта и неговите целеви аудитории.
Медицински екип - медицинският екип на Софарма Трейдинг е
важна част от Отдел „Ексклузивни продукти“. Той осигурява
професионалната гледна точка и пряката връзка между продуктите
на компанията и тяхната аудитория – лекарите и фармацевтите.
Екипът предоставя двупосочна информация за ефективността на
съответния продукт, реакцията на пазара и крайния потребител.
Компанията работи с над 3500 лекари от цялата страна, които

6. 6
покриват широка гама от медицински специалности – ОПЛ, АГ,
УНГ, невролози, ревматолози, ортопеди и т.н.
Обслужване на клиенти - обслужване на клиенти изследва
клиентската удовлетвореност, приема и обработва сигнали, жалби и
рекламации, поема следпродажбеното обслужване на клиентите,
оказва техническа подкрепа при създаването на web-заявки,
администрира автоматизираните услуги и не на последно място
приема запитвания от настоящи и потенциални клиенти на
компанията.
Публични фондове - Софарма Трейдинг работи активно в
предоставянето на услуги към Публични фондове в България,
опериращи с държавни средства, разпределяни за здравни услуги и
заплащани от Министерство на здравеопазване, НЗОК и други
държавни институции. Компанията работи основно по обслужване
на частни програми за лечение на зависимости, както и програмите
на Министерство на Здравеопазването за Глобалния фонд за СПИН и
туберкулоза.
4.Потребители:
В тази насока компанията е ориентирала своята политика към
предлагането на висококачествени продукти на конкурентни цени, с което
да привлече максимално голяма част от потребителите и да спечели
тяхното доверие. Доброто познаване на българския пазар и потребностите
на потребителите, както и активната рекламно-промоционна дейност и
използваната широка дистрибуторска мрежа са някои от предимствата на
фирмата, с които тя печели доверието на своите клиенти.
Аптечен пазар
Софарма Трейдинг е лидер в обслужването на аптеки в България, като през
2014 г. компанията притежава 19,7% пазарен дял от този сегмент на
фармацевтичния пазар. Стратегията на компанията за клиентите на
Аптечен пазар основно е насочена към постоянно подобряване на
обслужването и прилагане на местния пазар на най-новите иновации,
практики и ноу-хау в аптечния бранш от Европа и света. На Аптечен пазар
компанията предлага широка продуктова гама – лекарства, хранителни
добавки, витамини, козметика и много други.
Болничен пазар
В последните няколко години, Софарма Трейдинг е лидер на Болничен
пазар в страната, като пазарният дял на компанията през 2014 г. възлиза на
38.9% по данни на IMS. Стратегията на компанията в този сектор на

7. 7
фармацевтичния пазар е насочена към поддържане на стабилни и
финансово разумни отношения с болниците и разширение на портфолиото
от услуги и продукти. Софарма Трейдинг предлага на Болничен пазар,
лекарства, медицински изделия и консумативи, медицинска апаратура и
оборудване, а също и цялостни решения съобразени с нуждите на
лечебните заведения в България.
Търговци на едро
Потребители са търговски представителства с фармацевтични и
козметични продукти, медицински изделия, както и производители на
хранителни добавки.
5.Размер и пазарен обхват:
Аптечен пазар
Софарма Трейдинг
Други
Болничен пазар
Софарма Трейдинг
Други

8. 8
Софарма Трейдинг осигурява 100% национално покритие на територията
на България и достъп до всяка точка на страната в рамките на 4 часа
благодарение на модерните складови бази на компанията в 4 ключови
града – София, Пловдив, Варна, Велико Търново.
РДЦ София е най-големият логистичен център на Софарма Трейдинг.
Разположен е на площ 15 000 кв. м., от които чистата складова площ е 10
000 кв.м.
РДЦ Пловдив обслужва областните градове Пловдив, Пазарджик, Смолян,
Кърджали, Хасково и Стара Загора.
РДЦ Варна обслужва областните градове Варна, Добрич, Шумен,
Търговище, Разград, Силистра и Бургас. Складовата база притежава обща
площ 4000 кв.м, от които складова 3000 кв.м. със 180 палетоместа.
РДЦ Велико Търново обслужва областните градове Русе, Велико Търново,
Плевен, Сливен и Ямбол. Складовата база притежава обща площ от 3 000
кв.м. и 220 палетоместа.
6.Организационна структура
Висши ръководители и мениджъри и служители, заети в основната
/химици, технолози, анализатори, маркетолози, икономисти, фармацевти,
инженери и др./ и спомагателна дейност.

9. 9
Организационна структура на управление в Софарма Трейдинг

10. 10
7.ИСМЧР и тяхното развитие
Съвременната функция по управление на
човешките ресурси се променя в отговор на
променящата се социална и организационна среди
и бързото развитие на информационните
технологии. Социалните и организационни
промени оказват натиск върху специалистите по
човешки ресурси да доставят повече услуги, с по-
високо качество. През последните години се наблюдава значително
увеличение на организациите, които събират, съхраняват и анализират
данни за човешките ресурси чрез информационни системи за управление
на човешките ресурси. Еволюцията на системите, обслужващи отделите по
човешки ресурси, следва не само развитието на технологиите, но и
тенденциите на пазара на труда. Проучванията в световен мащаб очертават
привличането и задържането на добри кадри като топ предизвикателство
пред бизнеса. Въпреки че на фона на високата глобална безработица това
звучи нелогично, специалистите по човешки ресурси в големите компании
все по-трудно отсяват топ талантите. Задържането на служителите вече не
е въпрос само на високо заплащане, а и на допълнителни стимули като
например възможности за кариерно развитие, квалификации и натрупване
на опит в различни отдели. Затова вече решенията за управление на
човешките ресурси се оценяват нетолкова според възможностите си за
автоматизация на дадени процеси, а според функционалностите си,
улесняващи управлението на служителите. Успешните платформи помагат
на топ мениджърите да задържат и развиват най-добрите си служители.
Системите за управление на човешките ресурси (HRMS) еволюираха
значително в последните няколко години. Само преди десетилетие те се
използваха предимно от компании с големи бюджети и ИТ отдели, а днес
са част от информационната система за управление на бизнеса на всяка
организация. В световен мащаб се забелязва, че все повече фирми от
малкия и среден бизнес осъзнават необходимостта от решение за
управление на човешкия капитал. Най-общо предимствата от използването
на такъв софтуер могат да се обобщят така: консолидиране и спестяване на
разходи за човешки ресурси; автоматизиране на процесите; намаляване на
грешките; увеличаване на продуктивността и удовлетвореността на
служителите, спомагат за намаляването на напрежението между
стратегическата и административната роля, защото могат да
поемат част от административните отговорности. Основните функции на
HRMS са административни, но постоянно увеличаващото се значение на
служителите за успеха на бизнеса поставя на фокус и компонентите на
решенията за управление на талантите. Компаниите търсят начини да
предложат на топ служителите си стимулираща среда за развитие и работа.

11. 11
Затова освен традиционните възможности за автоматизация на дадени
процеси и следване на нормативните изисквания, все повече HRMS
включват и възможности за оценка на представянето на служителите,
управление на присъствието и отсъствията, идентифициране и развитие на
ключови служители, следене на професионалното развитие, повишаване на
продуктивността им, засичане на негативни тенденции и автоматично
отчитане на ефективността.
Информационните системи за управление на човешките ресурси
представят обединението между управлението на човешките ресурси и
информационните технологии. В световен мащаб се забелязва търсене на
платформи, които помагат на мениджърите да задържат и развиват най-
добрите си служители. Организациите в България също вече се насочват
към информационни системи за управление на човешкия капитал и търсят
решения за подбор на персонала, обучение и развитие, оценка на работата.
Идеалната платформа трябва да е гъвкава, сигурна, уеб-базирана;
адаптирана към специфичните нужди на всяка организация; лесна за
управление и надграждане.
8.Какво предлагаме ние и какви резултати очакваме?
Ние предлагаме внедряването на Информационна (под)система за
управление на човешките ресурси, свързана с набора и подбора на кадри. В
организацията, която разглеждаме, смятаме, че е целесъобразно и
рентабилно да се внедри такава система, тъй като тя има голяма и сложна
организационна структура, многоброен персонал, обемът на работа е голям
и стандартните офис приложения не удовлетворяват достатъчно добре
потребностите на компанията. Чрез внедряването на тази система се
стремим да постигнем по-висока ефективност и производителност за
фирмата. За да се подобри корпоративното представяне и създаде
конкурентно предимство специалистите по човешки ресурси трябва да се
фокусират върху нови приоритети. Това са по-голяма стратегическа и
бизнес ориентация и по-малко внимание към традиционните УЧР функции
като набиране и подбор, обучение и оценка на персонала.
Към настоящия момент наборът и подборът на персонала се осъществява
чрез обяви и всеки кандидат трябва да идва на място, за да си подаде
документите на хартиен носител, след това документите се разглеждат и
данните се добавят в архива, което е пак под формата на хартиени
носители. Поради това, процесът за набор и подбор става много бавен,
тежък, тромав. И не винаги е възможно да се разглеждат щателно всички
документи в архива. Затова, нашият екип взе решение възможно в най-
кратък срок да се внедри информационна система за набор и подбор, която
да удовлетвори основните потребности на организацията, за по-бърз, точен

12. 12
и ефективен набор и подбор. Кандидатстването за обявените позиции ще
става онлайн и архивите ще бъдат електрони и достъпни за мениджърите
от различните звена, което считаме, че ще улесни и комуникацията между
различните отдели. Електроните архиви, ще улеснят достъпа до всеки един
кандидат (одобрен или неодобрен) във фирмата. Ще се систематизира и
подобри дейността за набор и подбор в организацията, като цяло ще се
съкратят времето, разходите, усилията и записите до необходимия
минимум, за да се избегне излишната бюрокрация.
9.Основни потребности, които ще удовлетворява внедряването на
системата за набор и подбор:
 Осигуряване на всички заинтересовани лица на бърз и лесен достъп
до актуална информация в реално време чрез уеб достъп
 Поддържане на единна база данни за кандидатите, при което се
намалява вероятността от разминаване в информацията и допускане
на грешки
 Автоматизиране на специфичните процеси и процедури, свързани с
набора и подбора
 Постигане на висока ефективност и ускоряване на процесите по
набор и подбор
 Подпомага се вземането на решения
 Подобряване на вътрешната комуникация
 Скъсяване на времето, необходимо за извършване на дейности по
набор и подбор чрез електронно одобрение на заявки за назначение
 Гъвкавост на решенията относно планирането на потребностите от
персонал
 Системата ще гарантира високо ниво на защита на данните и
прецизно дефиниране на правата за достъп до тях на всеки
потребител
 Възможност за интеграция с други системи /счетоводни, финансови
и др./
 Спестяване на административни разходи
 Процесът по обработка на кандидатурите ще бъде систематизира и
ще отнема в пъти по-малко време
 Отпадане на попълването на различни документи, всичко ще се
попълва на едно място по готови шаблони
 Информацията за всеки кандидат и обобщени справки ще се
извличат директно от системата
Внедряването на система за набор и подбор ще донесе ползи за всяка от
заинтересованите страни.

13. 13
Ползи за мениджърите
 Могат да участват пряко в основните процеси по управление на
човешкия капитал /в случая набор и подбор/
 Пестят време и разполагат с адекватна информация във всеки един
момент
 Възможността за отдалечен достъп прави мениджърите независими
от местоположението им и значително съкращава времето за вземане
на решение
 Разполагат с подробна информация и възможност за извличане на
различни справки
 На оперативно ниво мениджърите ще могат да проследяват
конкретното наемане и назначаване на всеки един кандидат
 На тактическо ниво мениджърите ще могат да използват
информацията за управление на процесите по набиране на
служителите или пренасочване на съществуващите
 На стратегическо ниво мениджърите ще могат да използват
информацията за планирането на нуждите от персонал във времето,
определяне на изискванията при набиране – умения, образование,
квалификация съобразно формулираните позиции в дългосрочен
план
Ползи за специалистите в отдела по Човешки ресурси
 Високата степен на автоматизация на процеси и процедури спестява
ще им спести време за изпълнение на други дейности
 Възможност за проследяване на процесите, свързани с УЧР /набор и
подбор/
 Няма да е необходимо да изготвят информация за ръководителите,
тъй като те сами ще имат пряк достъп до нея
Ползи за кандидатите /външни и вътрешни/
 Спестява време и усилия за кандидатстване
 Възможност за отдалечен достъп
 По-голяма прозрачност при набора и подбора при електронното
въвеждане на данни
 Съхранява се история за данните и действията, поради което ще се
намали вероятността от злоупотреби
 Висока защита на личните данни

14. 14
Ползи за организацията като цяло
 Икономия на разходи и труд
 Възможност да се уплътнява времето с по-значими текущи задачи
 Постигане на по-голяма ефективност
 Високата степен на автоматизация на процесите позволява
значително съкращаване на времето на специалистите, отговорни за
набора и подбора
 Подобрява се организацията на работа
В обобщение на разсъжденията можем да кажем, че резултатите, които
очакваме от внедряването на системата за набор и подбор са пряко
обвързани с потребностите, които смятаме, че ще удовлетвори.

15. 15
10.Информация, необходима за проектиране и внедряване на система
за набор и подбор в Софарма Трейдинг
След като установихме какви са многобройните предимства от
съществуването на система за набор и подбор и ползите за всеки от
участниците в процеса следва да съберем и разгледаме набор от
информация, за да добием по-добра представа за реалните ползи, които ще
ни донесе внедряването на тази система.
Това ще постигнем като проучим подробно основните процеси и
необходими документи при извършването на набор и подбор към
настоящия момент във фирмата. Изследвайки тяхната специфика, ще си
дадем сметка кои от тях на практика можем да включим към
информационната система и кои не, по какъв начин могат да се приложат в
тази система, доколко ефективно ще бъде включването им в системата и
т.н.
I. Документи, които фирмата изисква при набор и подбор на кадри
Документите, които трябва да
представи потенциалният
кандидат при желание да заеме
дадена позиция във фирмата, са
автобиография, мотивационно
писмо, дипломи, документи за
правоспособност, препоръки,
снимка.
Към настоящия момент процедурата по събиране, подреждане и
анализиране на голям брой документи с голям обем информация е
изключително трудоемка и разточителна във времето дейност. Тя може да

16. 16
отнеме дни и дори седмици, прекарани в преглеждане на автобиографии,
дипломи и всичко останало, а това е ценно време, което не бива да се губи.
За оптимизиране на процеса ние предлагаме внедряването на посочената
система за набор и подбор, посредством която ние ще зададем в системата
своите изисквания към кандидатите, те ще попълнят онлайн формуляр за
кандидатстване, където освен въвеждане на данни, ще могат да прикачат
необходимите задължителни документи за набор за съответната позиция.
Системата ще сортира постъпилите кандидатури за работа и ще ни изведе
само най-подходящите от тях. Тази технология, естествено, предполага
използването на Интернет. В днешно време интернет съпътства голяма
част от ежедневието ни. От друга страна за по-старото поколение това е
по-малко позната зона и от тази гледна точка, ако даден кандидат е
подходящ за заемане на определена длъжност, но не е ползвател на
интернет услугите, то ние можем да пропуснем шанса да открием този
кандидат. За целите на този проект, обаче, ще се съсредоточим върху
ползите, които носи интернет пространството, тъй като в случая те ще
бъдат по-големи от евентуалните рискове.
При създаването на онлайн платформа за
кандидатстване ще включим автобиографията,
мотивационното писмо и снимка. Автобиографията
ще бъде в Европейски формат, като бланка за
попълване ще може да се изтегли директно от
платформата. Мотивационното писмо ще може да се
прикачи като файл с разширение .doc или .pdf.
Снимката ще се прикачва по аналогичен начин във
формат .jpg. Останалите документи /дипломи, документи за
правоспособност, препоръки/ биха могли да се прикачат като файлове, но
реално в самата автобиография те ще бъдат подробно описани като
налични и не е необходимо да се изпращат онлайн. Те могат да се
представят „на живо” при евентуално интервю или при самото назначаване
на работа в оригиналния си вид за удостоверяване на тяхната
неподправеност /например photoshop/. Следователно автобиографията,
мотивационното писмо и снимката ще бъдат задължителните елементи при
кандидатстването през онлайн платформата. Автобиографията на този етап
ще бъде достатъчна, за да добием представа за уменията, опита и
квалификацията на кандидатите, а мотивационното писмо ще ни покаже
личната мотивация на кандидата да избере нашата фирма и ще даде
възможност на кандидата да ни убеди допълнително в своите качества, да
разшири информацията по отношение на своите постижения, амбиции и
предимство пред останалите кандидати. Мотивацията на кандидатите е
важна за фирмата, защото показва тяхната готовност и желание да
изпълняват коректно своите бъдещи задължения.

17. 17
Как би изглеждал един онлайн формуляр за кандидатстване в нашата
фирма?
Тук ще приложим примерно разработен вариант за онлайн формуляр. Той
ще бъде поместен в рубриката „Работа и кариера” на нашата интернет
страница http://www.sopharmatrading.bg/ Там ще бъдат публикувани всички
свободни позиции към момента на кандидатстване, групирани по отдели.
За всяка една длъжност ще има подробна характеристика относно
естеството на работа, основните задължения и отговорности,
професионалните и личностни компетенции, които се изискват. При избор
на желаната позиция кандидатът ще може да последва линк, който да го
отведе до тази онлайн платформа, където ще може да въведе своите данни
и да прикачи необходимите документи към нея. След като попълни
формуляра и го изпрати, кандидатурата постъпва в нашата система и
данните се обработват веднага. Кандидатите ще имат възможност да
кандидатстват за всяка позиция, която представлява интерес за тях.
Примерен вариант за кандидатстване чрез онлайн платформа
/визуализиране/

18. 18
Обща информация
Собствено име*
Фамилия*
Улица*
Населено място*
Пощенски код*
Държава*
Дата на раждане*
Данни за контакт
Мобилен телефон*
E-mail*
Моля, изберете
Ден Месец Година

19. 19
Допълнителна информация
Образование*
Шофьорска книжка*
Прикачени файлове
Автобиография*
Мотивационно писмо*
Снимка*
Моля, изберете
Моля, изберете
Избор на файл
Избор на файл
Избор на файл
Изпрати

20. 20
II. Процеси при набор и подбор на кандидати във фирмата
Тук ще проследим как протичат процесите по
набор и подбор във фирмата към настоящия
момент и ще определим кои от тези процеси
бихме могли да автоматизираме, като ги включим
в електронната система за набор и подбор. Важно
е да се отбележи, че поради спецификите на
някои от етапите при набор и подбор, те не биха
могли да се включат в тази система по начало или
не биха дали реално значими резултати, ако бъдат включени.
Човешките ресурси са най-важният ресурс на една фирма. Счита се, че
ефективността на организацията се постига най-мащабно и най-бързо чрез
хората. Затова ръководителите се стремят да управляват организациите си
чрез УЧР. То включва:
Наборът и подборът
на човешките
ресурси трябва да се
извършва
внимателно и
прецизно, за да се
„отсеят” добрите
кандидати, което е
важна предпоставка
за постигане на
качествени резултати
по-късно. Методите
и техниките за набор
и подбор зависят от
позицията, за която
се кандидатства. Тя определя каналите за набор, изискванията за заемане
на дадена длъжност, както и етапите при подбора.

21. 21
Първо ще разгледаме подробно етапите при набор и подбор.
1) Същност и етапи при набор
Набирането на кандидати за работа в
предприятието е дейност по привличане на
подходящи кандидати за определена длъжност.
Набирането на човешки ресурси се изразява в
установяване, търсене и привличане на
потенциални квалифицирани кандидати, от
които организацията може да подбере хора за определени работни места.
Набирането на персонал е важен и отговорен процес, от който зависи по
нататъшната дейност на организацията, ефективното и функциониране
като система. Неговото успешно или неуспешно осъществяване е от
голяма значение за вътрешният климат на бизнес организацията, за
процесите на интеграция между отделните хора, отдели и структури и
други. Наборът се свързва с вземането на решения относно: изискванията
на организацията за количество и изискванията към кандидатите; каналите
за набор и други. Дейностите по набиране на персонала започват още с
определянето на свободната позиция. Щом се определи свободно работно
място, стартира и процесът по набиране.
Етапи при набор във фирмата:
 Дефиниране на позициите, за които ще се търси потенциален
кандидат и определяне на необходимата бройка
 Анализ на длъжността и при необходимост актуализация на
длъжностната характеристика
 Разработване на профил на компетенциите за отделните позиции, в
който се посочват задължителните качества /изисквания/, които
трябва да притежава подходящия кандидат
 Избор на подходящи канали за набор
 Обявяване на позицията в избраните канали за набор
 Получаване на кандидатури
Процесът по набиране на персонал завършва с получаването на писмените
кандидатури на потенциалните кандидати във фирмата.
Изискванията за заемане на дадена длъжност до голяма степен определят
изборът на канали за набор и последващия подбор. При набиране на
нискоквалифициран персонал каналите за набор са стандартните обяви в
интернет сайтове и вестници, а при по-висши позиции използваме по-
специфични канали с оглед особеностите на самата длъжност.

22. 22
Канали за набор, които използва нашата фирма са:
 Обяви в интернет сайтове, включително и професионални
 Бюро по труда
 Набиране чрез препоръки
 Преки връзки с образователни институции /за кариерният ни център
за обучение на млади специалисти/
 Head hunting /когато наборът се отнася за специфични позиции/
 Вътрешнофирмено набиране чрез повишаване или ротация на
персонала
При набора на персонал, обявата ни съдържа следните основни реквизити:
 Информация за организацията
 Наименование на позицията
 Описание на основните задължения и отговорности
 Посочване на професионалните и личностни изисквания към
кандидатите
 Описание на необходимите документи, срок и начин на изпращане
2) Същност и етапи при подбор
След като е привлечен определен брой кандидати при
набора, следва те да преминат през прецизна и
професионална селекция, за да бъде открит на-
подходящият кандидат. Подборът на персонала е част
от кадровата политика на фирмата. Той представлява
сложен и многоетапен процес, който изисква
целенасочена подготовка, за да се постигне
максимална ефективност. Целта на подбора е да се
осигури кадри, притежаващи необходимите качества за съответната
позиция. Това е отговорна задача, от която завъси бъдещото развитие на
организацията и затова процесът трябва да бъде добре планиран,
организиран и управляван целенасочено за установяване на съответствие
между професионалните качества и възможности за развитие на кандидата
и изискванията на длъжността.

23. 23
Етапи при подбор във фирмата:
 Получаване на кандидатури
 Сравняване на кандидатите с описанието на изискванията и техните
компетенции
 Първоначално „отсяване” на подходящите и неподходящите за
заемане на длъжността кандидати
 Съставяне на списък само с подходящите кандидати, които ще
подлежат на по-нататъшен подбор
 Телефонен скрининг
 Организиране на интервю – полуструктурирано и стрес интервю
 Изготвяне на профил на кандидатите /кратък списък/, одобрени за
второ интервю
 Организиране на второ интервю или тестове за оценка в зависимост
от длъжността
 Окончателен избор – писмено предложение за работа
 Сключване на трудов договор
 Изпитателен срок
Трябва да се има предвид, че тази последователност на етапите е обща и се
прилага най-вече при търсене на кандидат за висши позиции, при които е
необходим по-детайлен подбор. За различните позиции някои от етапите
могат да бъдат пропуснати.
Кои етапи при набора и подбора ще включим при разработването на
електронна система за набор и подбор?
Дефинирането на свободните позиции, за
които ще се търси потенциален кандидат и
определянето на необходимата бройка ще
става по електронен път чрез базите от
данни, които поддържат единна
информация за служителите, за заетите
места, вакантните позиции при напускане,
изтичане на договори, отпуски, болнични
и други. Чрез внедряването на електронната система ще можем бързо и
лесно да изготвяме справки за информация относно това, което ни
интересува. Каналите за набор могат да останат същите, като на всички
места, където пускаме обява за свободните позиции, ще бъде посочен
начинът на кандидатстване /чрез онлайн платформата/. Тази платформа ще
бъде поместена в нашия уебсайт, където след попълване на формуляра за

24. 24
кандидатстване, данните автоматично ще пристигат във фирмата и ще
могат да се обработват веднага. Така получаването и разглеждането на
кандидатурите ще се осъществява по електронен път. Системата ще ни
изведе по предварително зададени критерии /т.е. изисквания за
съответната длъжност/ най-подходящите кандидати.
При подбора сравняването на кандидатите с изискванията за длъжността,
първоначалното „отсяване” на подходящите кандидати и изготвянето на
списък ще стават веднага след получаването на кандидатурите по
електронен път. Системата сама ще прави проверка по критерии и ще
извежда като резултат списък с най-подходящите кандидати.
Кои етапи при набора и подбора не бихме включили при разработването на
електронна система за набор и подбор?
Анализът на длъжността и
актуализирането при необходимост
на длъжностната характеристика би
следвало да се обсъдят между
представителите на ръководството
устно, след което писмено да се
съставят документите с нанесените
корекции и да се включат като част
от документооборота на фирмата.
Интервюто е нещо, което не смятаме за ефективно да извършваме по
виртуален начин. Една от главните причини е, че това е възможност
предварително да се запознаем „на живо” с кандидата, преди да определим
дали ще бъде назначен. Друга причина е, че по време на контакт „лице в
лице” с кандидатите, могат да се наблюдават реакциите на кандидатите,
преценят се комуникативните му способности, може да се провокира с
въпроси и да се отчитат неговите реакции, което при едно онлайн
запитване няма да даде реални резултати. Тестовете за оценка на
компетенции, на работа с компютър или лични умения ще се извършват
също на място във фирмата при автоматизирана система, но под прякото
наблюдение на изпитващия. Възлагането на конкретна задача за
изпълнение или решаването на казуси не може да се автоматизира и не би
трябвало, тъй като основната идея е да се наблюдава поведението на
кандидатите и да се оценят техните умения в реална среда.

25. 25
11.Анкетно проучване
За да преценим каква ще бъде ефективността
от внедряването на електронна система за
набор и подбор и доколко добре ще се
възприеме, създадохме онлайн проучване
сред специалистите по набирането и подбора
на персонала във фирмата. Онлайн
проучването е под формата на анкета и цели
да подпомогне процеса на внедряване на системата. Анкетата е достъпна
на уеб сайта на фирмата, но само за участниците в процеса на управление
на набора и подбора – мениджъри, служители в отдел човешки ресурси.
След обработката и обобщаването на данните от проучването ще получим
информация относно удовлетвореността от настоящата дейност, какви са
основните проблеми в нея и какви са нагласите, положителни или
отрицателни към обновяване изцяло начина, по който ще се извършва
целия този процес по набор и подбор. Анализите и заключенията от
отговорите на респондентите ще ни помогнат да вземем стратегическо
решение дали нещата трябва да останат в настоящия си вид или да се
предприемат действия към тяхното обновяване.
Прилагаме линк към анкетата:
http://survey.ue-varna.bg/index.php/292718

26. 26
12.Модел на системата за набор и подбор
Системата управлява всички процедури за набор и подбор на служителите
в организацията. Това става чрез създаването на единна база данни с
кандидати, управление на вакантни позиции и кандидатури и
автоматизиране на процеси за избор на успешни служители.
Кои са потребителите на нашата система?
Потребители на системата са всички заинтересовани от процедурите за
набор и подбор лица. Те се разделят на вътрешни и външни.
 Вътрешни потребители – специалистите от отдела за управление на
човешките ресурси, преките мениджъри и служителите
 Външни потребители – кандидати за работа
Каква е ролята на всеки един потребител на системата?
Специалистите от отдела за управление на човешките ресурси и преките
мениджъри са основните потребители, чиято роля е да управляват
процесите по набор и подбор, т.е. те са един вид администратори на
системата, имат достъп до цялата информация в нея и я използват при
вземането на решение относно кандидатите.
Служителите и останалите външни кандидати за работа използват
системата, за да подават своите кандидатури, те нямат достъп до базата
данни за всеки един от кандидатите, т.е. могат да въвеждат само данни във
онлайн платформата за кандидатстване, да следят за потвърждение или
отхвърляне на кандидатурата, но нямат администраторски права.
Обхват на проекта
Проектът обхваща процесите по набор и подбор и по-конкретно подаване
на заявки за вакантни места, оценка на кандидатури, осъществяване на
обратна връзка с кандидати, генериране на оферти за работа и други.
Срокове за внедряване и проектен екип
Внедряването на системата се предвижда да стане в най-кратък срок /до 3
месеца/. Мениджър на проекта ще бъде мениджър Човешки ресурси”, тъй
като той отговаря за управлението на човешките ресурси в организацията
като цяло, а останалите членове на екипа ще бъдат всички мениджъри и
преди ръководители, които имат интерес от системата.
Представяме обобщена схема за мястото на системата за набор и подбор в
организацията и схема на самата информационна система.

27. 27
13.Обобщен модел на системата за набор и подбор

28. 28
14.Детайлна схема на системата за набор и подбор

29. 29
15.Характеристика на процесите
1) Обобщена схема за мястото на системата за набор и подбор
Информационната система за набор и подбор обслужва основно 3 групи
потребители: мениджърите и преките ръководители, специалистите от отдел
„Човешки ресурси” и кандидатите за работа (вътрешни – служители и външни).
Специалистите от отдел „Човешки ресурси” подават към системата заявки за
свободни позиции. Кандидатите попълват онлайн платформата за кандидатстване
и след като я изпратят, данните от нея автоматично постъпват в системата, където
веднага се обработват. Специалистите от отдел „Човешки ресурси” получават
информацията за кандидатурите от базата данни и взимат решения относно
кандидатите. Кандидатите получават информация относно получаването или
отхвърлянето на кандидатурите. Оттам нататък кандидатите се явяват на интервю и
след окончателния избор на кандидат се въвеждат необходимите данни и
ръководството може да получи информация от системата относно назначенията.
2) Детайлна схема на системата за набор и подбор
Системата администрира и управлява процесите по наемане и подбор на кандидати
за вакантните места в организацията, като едновременно с това съхранява и
систематизира цялата информация за получените кандидатури. Избирането на най-
подходящия кандидат е цялостен процес, в който трябва да се планират и
координират серия от стъпки – от идентифицирането на вакантното място,
организирането на всички фази на процеса и назначаването на новия служител.
На схемата по-горе сме представили основните етапи, през които преминава
процесът по набиране и подбор на кандидати. Първо, имаме подаване на заявка за
необходимостта от нови служители, т.е. дефиниране на вакантно място към
системата. Заявката подлежи на одобрение от ръководители от по-високо ниво и в
резултат от него автоматично се създава вакантно място. По този начин се
визуализира свободните позиции, за които вече могат да кандидатстват както
вътрешни – служители, така и външни за фирмата кандидати. Това става чрез
онлайн платформата за кандидатстване, която се намира на нашия уебсайт.
Кандидатите попълват своите данни и изпращат формуляра. Данните от него
автоматично постъпват в системата и се обработват. След приключване на набора,
т.е. след като изтече крайният срок за кандидатстване, започва процесът на подбор.
Тези, които участват в подбора, имат пълен достъп до информацията за
кандидатите. Чрез системата могат да се извличат различни справки по
предварително зададени критерии, тя е проектирана така, че да показва списък с
най-подходящите за заемане на дадената длъжност кандидати. След първоначалния
подбор специалистите от HR отдела могат да осъществят обратна връзка с
кандидатите /служители от фирмата и външни кандидати/, като им изпратят
уведомително писмо на посочения от тях e-mail. След като кандидатите получат

30. 30
своето уведомително писмо, тези, които са одобрени, се явяват на интервю, което
се провежда на място във фирмата, като точното време за явяване се посочва в e-
mail-а, но се потвърждава и по телефона. След провеждане на интервюта се взима
решение за назначаване или преназначаване на подходящия кандидат, при което се
генерира онлайн оферта за работа /за външни кандидати/ или уведомително писмо
/за служители/. След като се генерира офертата или уведомителното писмо те
подлежат на одобрение от ръководството в организацията и едва след това се
изпращат. Накрая се извършват необходимите действия по назначаване на
кандидата или преназначаване на служителя и се оформят документите по
трудовия договор.
Основните плюсове на системата са:
 Съхранение на електронна
автобиография на кандидатите, включваща
информация за: образования, умения,
сертификати, професионален опит и др.
 Поддръжка на множество кандидатури
за един човек във връзка с различните
вакантни места, за които е кандидатствал.
 Изпращане на обратна връзка за представянето на кандидата на отделните
стъпки по подбор, чрез имейл.
 Възможност за генериране и одобрение на оферта за работа към кандидати,
успешно преминали подбора.
 Съхранява цялата история за всички кандидатури, което позволява търсене на
подходящи кандидати за актуални вакантни места.
 Цялата информация от автобиографията автоматично се прехвърля към
личните данни на новоназначения служител

31. 31
16.Метрики за оценка на ефективността от внедряването на информационната
система за набор и подбор
Управлението на ефективността е инструмент за
изпълнение на стратегията на организацията чрез
оценка на нейните постижения спрямо предварително
набелязани цели и планиране и проследяване на
дейностите по постигането на тези цели.
Ефективността от функционирането на системата за
набор и подбор се представя като съотношение между
резултатите, които се получават на изхода и
разходите, които се правят на входа на системата.
Разходите могат да се определят по-лесно и могат да
се групират според основните дейности: разходи за планиране и анализ на труда, за
набор и подбор на персонала. Без анализ на ефективността трудно могат да се
формулират бъдещите дейности , да се планира и структури работата на органите
за управление. За да направим оценка на ефективността при функционираща
електронна система за подбор ще използваме т.нар. метрики за оценка.
Метриките предоставят резултати от направени изчисления, които могат да се
сравняват. Метриките определят ползите и ефективността от HR стратегиите,
програмите, процесите, проследяват дейностите, остойностяват представянето,
показват състоянието на миналото и настоящето, носят информация и помагат при
вземането на решения.
 Метриките помагат да останем фокусирани, показват ни какво да спрем да
правим, кое е важно и откриват пропуски в стратегията. HR отделът трябва
да предоставя убеждаващи данни за приноса на специфичните HR програми и
дейности, които имат добавена стойност за компанията и поддържат нейната
стратегия.
 Метриките елиминират объркването, защото позволяват взимането на
решения, базирани на факти.
 Подпомагат при изискванията за продължаващо подобрение, защото дават
сигнали за зле представящите се функции, програми и процеси
 Метриките показват ефекта на HR програмите в парични стойности. За да
се докаже, че програмите за управление на човешките ресурси не носят само
разходи, е необходимо да се проследяват и измерват техните ползи, изразени в
парични стойности.
Съществуват множество HR метрики, но ние сме избрали да разгледаме онези
метрики, които имат пряка връзка с процесите по набор и подбор на персонала.

32. 32
Време за наемане – Проследява времето, за което е запълнена дадена позиция.
Важността на следене на тази метрика, произлиза от това, че всяка незапълнена
позиция струва пари и работата и производителността на компанията страдат. Тя се
изчислява като времето, което се изразходва от вземането на решение за започване
на процедура по наемане на служител до сключването на договор с избрания
кандидат. С внедряването на системата очакваме да се намали драстично времето
за наемане на нов служител, тъй като обработката на данните на всеки кандидат ще
започва веднага, след като кандидатурата постъпи в базата данни на фирмата.
Разходи за наемане – Измерва разходите, свързани с наемане на нов служител.
Помага да се проследи има ли прогрес в намаляването на разходите. С
внедряването на електронната система очакваме значително намаляване на тези
разходи, защото няма да е необходимо да заплащаме на външни източници за набор
и подбор, например медии, агенции, консултантски фирми.
ROI на човешкия капитал – Показва каква е възвръщаемостта от направените
инвестиции за подобряване на политиките по набор и подбор. Използва се като
част от анализа за оптимизиране на политиките по набор, подбор и други.
Текучество – Това е отличен индикатор за проблеми в организацията, свързани с
недобра система за набор и подбор. Ще сравним какво е нивото на текучество
преди и след внедряване на системата. Ако текучеството намалее след внедряване
на системата, това означава, че използването на тази система за набор и подбор
помага да се открият по-подходящи кандидати, които освен това биха се задържали
във фирмата за по-дълго време.
Индекс на селекцията – този индекс ще ни помогне да оценим какво е качеството
на подбора, като вземем предвид броят на подадените кандидатури и брой на
кандидатите, допуснати до следващ етап на подбора. Очакванията са този индекс да
се повиши.
Индекс на разходите за УЧР – този индекс следи изпълнението на бюджета за
УЧР. Очакваме неговата стойност да намалее след внедряване на системата, тъй
като очакваме делът на разходите за набор и подбор спрямо общите оперативни
разходи също да намалее.
Качество на подбора – метрика, която ни помага да разберем дали кандидатите
имат необходимите умения и отговарят на длъжностните характеристики, дали се
представят добре след назначаването си, какъв е процентът на непреминалите
изпитателния срок. Тази метрика може да се използва на по-късен етап, когато
кандидатът вече работи във фирмата и по резултатите от неговия труд можем да
отсъдим дали тази система работи и дали ни осигурява качествена работна ръка.
Количество кандидати – целта на всяка една програма за подбор е да създаде
голям ресурс от потенциални кандидати, за да имаме по-голям избор. Очакваме
чрез електронната система да получим повече кандидатури, защото
кандидатстването ще става по-лесно и бързо, няма да е необходимо да се идва на
място във фирмата и да се попълват документи на ръка.
Процент на отпадналите – какъв процент от наетите служители са грешка.
Проследява броя на напусналите доброволно в изпитателния срок или тези, които
не са го преминали. Ако процентът намалява, това означава, че системата е
ефективна и може да отсява подходящите кандидати.

33. 33
При оценката на ефективността от
внедряването на информационната
система за набор и подбор по тези
показатели очакваме най-общо следните
разходи и ползи:
 Разходи – преки разходи по
разработване и внедряване на
системата, както и за въвеждане на
служителите в начините за нейното
използване; разходи по поддръжката на
системата и отстраняване на възникнали
неизправности.
 Ползи – съкращаване на времето и
разходите за набиране и подбор на
кандидати, уплътняване на работното време с по-важни задачи, възможност
за отдалечен достъп до системата, единна база от данни, намаляване на
грешките, висока защита на личните данни.