Dokumenten- und Datensicherung sowie Management des Dokumentenzyklus – „Alter Wein in neuen Schläuchen“ oder unabdingbare Nutzenbringer professioneller Printing Services? – Michael Sifkovits, MSc, MAS (multiply)

1. Dokumenten-Daten-Handling &
Managed Print Services
Kostenkontrolle und erhöhte Produktivität
mit Multiply und Xerox
Gerald Bauernfeind
©2010 Xerox Corporation. All rights reserved. Xerox® and XEROX and Design® are trademarks of Xerox Corporation.
Seite 1

2. Agenda
• Probleme in Ihrer Office-Umgebung
• Das Serviceangebot für Sie
• Leistungen und Maßnahmen
• Ein bewährtes Konzept
• Fallbeispiele und Auszeichnungen
• Checkliste für Managed Print
Services-Anbieter
Seite 2

3. „Ich brauche bessere Informationen zu unseren Geräten.“
„Die Probleme beim Drucken kosten mich zu viel Zeit.“
„Ich brauche mehr Zeit für meine wichtigen IT-Projekte.“
IT
Verwaltung
„Das Gerät braucht Toner. Wo muss ich anrufen?“
„Hat jemand einen Servicetechniker bestellt?“
„Warum gibt es hier so viele verschiedene Kartuschen
für Verbrauchsmaterial?
Probleme, die uns berichtet werden
Finanzchef
„Welche breit angelegten Initiativen könnten unser
Geschäftsergebnis verbessern?“
Seite 3
Buchhaltung
„Ich muss mich mit einem Haufen Rechnungen für Drucker
herumschlagen.“
„Wie lassen sich die Verbrauchsmaterialkosten in den
Griff bekommen?“

4. Probleme in Ihrer Office-Umgebung
Seite 4
Kostenmanagement
und -kontrolle
Umweltschutz und
Nachhaltigkeit
Produktivität und
Verfügbarkeit
Sicherheit
und
Compliance

5. Das Serviceangebot für Sie
Seite 5
•Kostenmanagement und -
kontrolle
•Umweltschutz und Nachhaltigkeit
•Sicherheit und Compliance
Geräte-
management
•Kostenmanagement und -
kontrolle
•Produktivität und Verfügbarkeit
Konsolidierte
Rechnungen/
Auszüge
•Kostenmanagement und -
kontrolle
•Sicherheit und Compliance
Dashboard
-
Berichte
•Kostenmanagement und -
kontrolle
•Umweltschutz und Nachhaltigkeit
Zubehör/
Verbrauchs-
material
•Kostenmanagement und -
kontrolle
•Produktivität und Verfügbarkeit
Reparatur-
services/
Proaktive
Überwachung
•Kostenmanagement und -
kontrolle
•Produktivität und Verfügbarkeit
Eine
zentrale
Anlauf-
stelle

6. Kostenmanagement und -kontrolle
Unsere Leistungen:
• Optimierung des Anlagenbestands in Ihrer Bilanz
• Reduzierung der Ausgaben im Bereich Drucken
• Vereinfachung der Rechnungsstellung
Unsere Maßnahmen:
• Standardisierung Ihrer Geräte, Serviceverträge,
Supportleistungen und Abläufe
• Schaffung von Transparenz bei Kosten (TCO) und
Preisen
• Rationalisierung des Rechnungswesens durch eine
zentrale Anlaufstelle
• Fortlaufende Berichte zur Ergebnisverfolgung
und -optimierung
Seite 6

7. Umweltschutz und Nachhaltigkeit
Seite 7
Unsere Leistungen:
• Reduzierung des Energie- und CO2-Verbrauchs und des
Festmülls
• Bereitstellung umweltschonender Verbrauchsmaterialien
Unsere Maßnahmen:
• Verringerung des Anteils von Altgeräten und nicht Energy-Star-
kompatiblen Geräten im Büro
• Nutzung energieeffizienter Geräte und neuer
umweltfreundlicher Technologien wie Festtinte und EA-Toner
• Verbrauchsmaterialmanagement ohne Lagerbestände
• Förderung des Verantwortungsbewusstseins beim
Papierverbrauch

8. Sicherheit und Compliance
Seite 8
Unsere Leistungen:
• Schutz vor potenziellen Sicherheitsrisiken durch kontinuierliche
Überwachung von Geräten und Netzwerkanschlüssen
• Schutz vor unbefugten Zugriffen auf Dokumente durch
Absicherung des Zugangs zum Gerät
Unsere Maßnahmen:
• Aktivierung der Benutzerauthentifizierung am Gerät
• Dokumentenschutz durch Einbettung verschlüsselter Daten
• Überwachung der Anlagen und Hinweis, wenn nicht autorisierte
Geräte die Sicherheitsanforderungen nicht erfüllen.
• Umstellen / Hinzufügen / Ändern von Geräten und Bereitstellung
eines Prüfprotokolls für eine sichere Dokumenteninfrastruktur.
• Bereitstellung von Sicherheitsmerkmalen am Gerät zum Schutz
der Infrastruktur
• Maßnahmen zum Schutz Ihrer vertraulichen Daten
• Bereitstellung einer nach ISO270001 zertifizierten Datenhosting-Einrichtung

9. Produktivität und Verfügbarkeit
Seite 9
Unsere Leistungen:
•Nahtlose Integration Ihrer Office-Umgebung und IT-Infrastruktur
•Proaktiver Support für Endanwender
•Optimierung der Geräteproduktivität durch Ausgabe von
Echtzeit-Warnmeldungen
•Proaktive Auffüllung des Verbrauchsmaterialbestands ohne Anrufe
und Sonderlieferungen
•Proaktive Reparaturdienstleistungen zur Entlastung des
Servicedesks, Ihrer IT-Experten und Mitarbeiter von
Supportaufgaben
•Eine zentrale Anlaufstelle und konsolidierte Abrechnung
Wir sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter sich ums Geschäft
kümmern können
Unsere Maßnahmen:
•Proaktive Geräteüberwachung / Gerätemanagement zur Steigerung
der Verfügbarkeit, Ausgabequalität und Anwenderproduktivität
•Mehrsprachige Servicecenter
•Standard-Serviceverträge (SLAs)
•Konsolidierte Berichte zur Nachverfolgung / Überwachung der
Gerätekosten und betrieblichen Leistungsparameter

10. Xerox Print Services – Ein bewährtes Konzept
Seite 10
Analysieren
• Professionelle
Analyse der
vorhandenen
Druck-Infrastruktur
• Schätzung der
Gesamtbetriebsko-
sten (TCO)
Konzipieren
• Ermittlung der
Chancen zur
Performancever-
besserung,
Ablaufrationalisie-
rung und
Kostensenkung
• Konzeption einer
auf Ihre
Anforderungen
abgestimmten
Druck-Infrastruktur
• Umsetzung des
vereinbarten
Konzepts
• Mitarbeiter-Support
während der
Umstellung für
schnelle
Eingewöhnung und
Resultate
Implementieren
• Remote-Überwachung
und vollwertiger
Servicedesk
• Proaktives
Störfallmanagement und
Auffüllen von
Verbrauchsmaterial
• Abdeckung aller im
Servicevertrag
vereinbarten Bereiche
wie Verbrauchsmaterial,
Servicedesk,
konsolidierte
Rechnungsstellung und
standardisierte Berichte
Verwalten

11. Serviceerbringungsmodell
• Benchmark-Prozesse für die umfassende Betreuung
Ihrer Druckumgebung
• Herausragende Ergebnisse durch standardisierte
Praktiken und Abläufe
• Gemeinsame Servicecenter
• Anwendersupport, Schulung und fortlaufende
Kommunikation während der Implementierung
• Experten, die Sie über aktuelle Trends und Tools für
das Management Ihrer Druckumgebung informieren
• Konsolidierte Berichte für die Office-Umgebung
• Lokale, regionale und globale Erfahrung und
Lieferfähigkeit
Seite 11

12. Source: Gartner, Inc. “Magic Quadrant for Managed Print Services, Worldwide”
By Ken Weilerstein et al, October, 25 2011
Xerox is proud to be positioned as a leader in the 2011 Gartner Magic
Quadrant for Managed Print Services.
The Gartner Magic Quadrant is copyrighted (25 October 2011 Gartner Report) by Gartner, Inc., and is reused with permission. The Magic Quadrant is a graphical representation of a
marketplace at and for a specific time period. It depicts Gartner’s analysis of how certain vendors measure against criteria for that marketplace, as defined by Gartner. Gartner does not
endorse any vendor, product or service depicted in the Magic Quadrant, and does not advise technology users to select those vendors placed in the “Leaders” quadrant. The Magic
Quadrant is intended solely as a research tool, and is not meant to be a specific guide to action. Gartner disclaims all warranties, express or implied, with respect to this research, including
any warranties of merchantability or fitness for a particular purpose.
The Magic Quadrant graphic was published by Gartner, Inc. as part of a larger
research note and should be evaluated in the context of the entire report. The
Gartner report is available upon request from Xerox.
Gartner Magic Quadrant for MPS, Worldwide
“The Ability to Execute axis position for each
MPS provider is based on its success in
delivering results today as well as its
preparation to deliver results in the future.
On this axis, Gartner verifies an MPS
provider's capability to deliver MPS based on
direct feedback from extensive interviews with
its clients and other provided customer
references.”

13. Ihr Druckserviceanbieter sollte...
Seite 13
• mehr bieten als nur Kosteneinsparungen
– Umweltschutz und Nachhaltigkeit einbeziehen
– den Schutz von Daten und Informationen verbessern
• Erfahrung im Erzielen von Ergebnissen besitzen
• eine belastbare Infrastruktur mitbringen, um Ihr Unternehmen effektiv unterstützen zu können
• in der Lage sein, mit zuverlässigen Ressourcen und Verfahren Support für Geräte mehrerer
Hersteller zu leisten
• über Erfahrungen mit Änderungsmanagement verfügen
• eine zentrale Anlaufstelle und konsolidierte Management-Berichte bereit stellen

14. Seite 14
Seite 14 Vertrauliches Material von Xerox
Seite 14
Seite 14 Monat Tag 2008
Seite 14
bauernfeind@multiply.at
www.multiply.at

15. Zusatzfolien
Seite 15

16. Produktivität und Verfügbarkeit – Probleme
Seite 17
• Druck- und Gerätemanagement ist auf mehrere
Anbieter verteilt
• Zugang auf einen Drucker beschränkt; keine
Ausweichmöglichkeit
• Verzögerung bei der Servicedesk-Beauftragung;
keine Abhilfe möglich
• Uneinheitliche SLA-Berichterstattung
• Unterschiedliche Anlaufstellen und
Vorgehensweisen für Geräte und
Verbrauchsmaterial hemmen Mitarbeiterproduktivität
• Viele Reparatur-Serviceeinsätze
• Viele Bestellvorgänge für Verbrauchsmaterial
• Anwenderproduktivität wird beeinträchtigt, weil
Daten und Kenntnisse (z. B. aktuelle Servicedesk-
Informationen, Schulung u.a.) nicht rechtzeitig
weitergegeben werden.

17. From Raw Data to Dashboard Views
with Detailed Analytics
Page 18
EPS Reporting
Executive
Reviews
Ongoing
Operatio
ns
Special
Projects
We focus on deliverable value for the
client — spoken in their business
terms — and measured in metrics
that align with their business goals

18. Real-time, Actionable Operational Data
Page 19
Operational Performance
Measurements
• Uptime, Utilization
• Volume, Billing
• Employee Productivity
• Incident Management
– Break/Fix/Resolution
– MACD
– Call Center
• Sustainability
• Job Accounting/Quotas
• Internal Bill Back
• Print Governance
• Asset Management
• Productivity
Measured and reported consistent with advanced IT and business intelligence standards

19. Durch Webbefragungen werden
Vermutungen überflüssig
• Ermitteln die Bedürfnisse und Anforderungen der Endbenutzer und Stakeholder
hinsichtlich aller Aspekte der Dokumentausgabe.
• Können mithilfe spezieller Befragungstools wie Survey Monkey oder Zoomerang oder
bei kleineren Kunden ganz einfach als E-Mail-Umfrage durchgeführt werden

20. Einführung – Xerox Device Agent
Xerox Device Agent (XDA) ist
• Benutzerfreundlich
• Ein leistungsstarkes Tool zur Gräteüberwachung
• Unterstützt Geräte mehrerer Hersteller
• Wird vor Ort bei einem Kunden ausgeführt
• Integriert mit Xerox Services Manager (XSM)
• Ein Markenprodukt
Windows®-basierte Anwendungsoberfläche
• Dashboard für wichtige Geräteinformationen
Einfache Installation
• Download der Installationsdatei von PSST

21. Einführung – Xerox Device Agent
• Anwendung nach dem Verkauf
• Erfasst Zählerstände sowie den
Verbrauchsmaterial- und Gerätestatus
• Kontinuierliche Überwachung
• Aktualisierung per Fernzugriff
• Erweiterte Integration in Backoffice-
Systeme von Xerox
• Verbessert die Servicequalität

22. XDA- und XSM-Architektur
23
Xerox Hosted
Suite-Administratoren
Zentral
gehostet
(ISO 27001-konform)
•Bestand + Geräteidentitäten
•Funktionen + Services
•Nutzungs- + sonstige Zähler
•Verbrauchsmaterial + Vorräte
•Gerätekonfiguration
• Aktuelle Alarme
• Status der XDA-Anw.
• Ergebnisse der Fernbefehle
•Regeln zur Alarmerkennung
•Fernbefehle für Geräte
•Konfig. Ermittlung per Fernzugriff
•XDA-Fernkonfiguration
KEIN VPN erforderlich
Benutzt HTTPS mit 128-Bit-
SSL-Verschlüsselung
Flotte mit Geräten
mehrerer Hersteller
Kundenseite
Xerox Device Agent
IT-Abteilung /
Endbenutzer
Mitarbeiter vor Ort /
Mitarbeiter des Kunden /
Servicetechniker
Übermittlung der
Helpdesk-Tickets
Xerox Services Portal
Lebenszyklus-Mgmt für
die Geräte, Vorfall-Mgmt,
SLA-Mgmt, Berechtigung
zur Inanspruchnahme
des Service
Xerox Services
Manager
Xerox Server Farm
gewährleistet
Redundanz,
Skalierbarkeit,
Verfügbarkeit
Internet
Gerätebestand, Abrechnung, Service-
Performance, Ausnahmebehandlung
Xerox Report Manager
Xerox Account-Team

23. Kosten senken – Schlüsselkomponenten

24. Bewertungsschritte

25. Prozessdokumentation – Wartung (Beispiel)
Schritte Verantwortlich Zeit Kosten
Problem der IT-Abteilung melden Benutzer
Technik überprüft das Gerät – Stromversorgung, Papier, Netzwerk IT 15 Min.
Technik führt Diagnosen durch IT 15 Min.
Technik ruft bei der Support-Hotline des Verkäufers an IT 15 Min.
Technik verpackt das Gerät (1) IT 15 Min.
Das Gerät wird zur Reparaturwerkstatt gebracht (2) Admin. 90 Min.
Umleitung der Benutzer auf andere Geräte während der Reparatur IT 15 Min.
Abholen des reparierten Geräts Admin. 90 Min.
Erneute Installation des Geräts IT 15 Min.
Benachrichtigung der Benutzer, wieder auf dem ursprünglichen Gerät zu
drucken
IT 15 Min.

26. Konzept des XPPS-Angebots
Was wir bereitstellen
Vorhandene Umsatzströme
Xerox Hardware
Reparatur und
Verbrauchsmaterial für Xerox-
Geräte
Neue XPPS-Umsatzströme
Reparatur und
Verbrauchsmaterial für Geräte
anderer Hersteller
Managed Services
Software-Tools
Service-Desk der
Ebene 1
Service-Desk der
Ebene 2
Wie der Kunde profitiert
Kostenverwaltung
und -kontrolle
Produktivität
und
Verfügbarkeit
Sicherheit und
Konformität
Nachhaltigkeit
Was Sie liefern
Zentraler Ansprechpartner
Automatische
Bestellung von
Verbrauchsmaterial
und Zählerstands-
ablesungen
Proaktiver,
herstellerunabhängiger
Service und Support
Berichte in
Dashboard-Form
Konsolidierte
Rechnungen/
Abrechnung
Änderungsmanagement
Anlagenoptimierung
Wie Sie verkaufen
Bewerten
Entwerfen
Implementieren
Verwalten
• Ermitteln, Überwachen und
Konsolidieren von Geräten
• Verwalten vorhandener Geräte
anderer Hersteller
• Optimieren von TCO und
sonstigen Abläufen
• Nutzung von Xerox Hardware
und Services zur Erzielung
zusätzlicher Gewinne

27. Xerox Device Agent/XDDC
Erkennt Geräte, liest Zählerstände ab, erfasst
den Gerätestatus
XPPS-Tools und Technologie
Xerox Report Manager
Erstellung standardmäßiger Berichte
aus dem XSM-Data Warehouse
Print Services Sales Tool
Vertriebsmanagement und
Aktivierung von Verträgen
Xerox Services Portal
Xerox Webportal,
Kundeninformationen
Xerox Services Manager
Umfassende Anlagen- und
Vorfallverwaltung
Asset DB
Dokumentation, Bewertung und
Optimierung
Büroumgebung
des Kunden
Verkaufs-
automatisierung
Xerox / Partner
MPS Application Programming Interface (API)
Externe Partner und ISVs
Serviceerbringung
durch Xerox/Partner