Material utilizado para el Curso “Simplificación Administrativa”. Expositor: Allan Santos 14 y 15 de julio de 2015

1. Metodología de
Simplificación
Administrativa
D.S N° 007-2011-PCM

2. ¿Qué es la metodología de
Simplificación Administrativa?
• Es un proceso a través del cual se busca
eliminar exigencias y formalidades que
se consideran innecesarias en los
procedimientos administrativos que
realiza la ciudadanía. La Metodología
de Simplificación Administrativa brinda
pautas a las entidades públicas para la
simplificación o eliminación
procedimientos que son innecesarios o
irrelevantes para la ciudadanía,
utilizando un modelo estandarizado.

3. Etapas de la metodología de S.A.
• De acuerdo a la Metodología de Simplificación
Administrativa, el proceso de simplificación se
desarrolla en cuatro etapas básicas:
– Etapa Preparatoria
– Etapa de Diagnóstico
– Etapa de Rediseño
– Etapa de Implementación
– Monitoreo y evaluación
– Mejora continua y sostenibilidad

4. Etapas de la metodología de S.A.
Etapa Objetivo
Etapa preparatoria Planificar el proceso a desarrollar y delimitar su
alcance.
Etapa de diagnostico Contar con una visión integral de la problemática del
procedimiento y abordar la estrategia de
simplificación con un enfoque integral.
Etapa de rediseño Simplificar el procedimiento lo más posible, con la
menor cantidad de pasos, recursos y requisitos, pero
manteniendo la seguridad y control necesario, de tal
manera que cumpla con los objetivos para el que fue
creado y dentro del marco legal aplicable.
Etapa de implementación Poner en marcha la propuesta diseñada en la etapa
previa.

5. Etapas de la metodología de S.A.
Preparatoria
RediseñoDiagnóstico
Implementación
Mejora continua
Monitoreo
Evaluación
Sostenimiento

6. Etapa preparatoria
Objetivo: Planificar el proceso a desarrollar y delimitar su alcance
Fases Resultados
1. Identificación y conformación
del equipo de trabajo
Se cuenta con un equipo responsable, preparado para llevar
adelante el proceso.
2. Sensibilización de la entidad Se cuenta con una entidad consciente de la importancia del
proceso.
3. Identificación y priorización de
los procedimientos a simplificar
Se cuenta con una lista de procedimientos identificados y
priorizados, para proceder a simplificarlos.
4. Identificación de los Actores
Involucrados
Se ha identificado a los actores relacionados directamente
con los procedimientos a simplificar, a efectos de conocer
quiénes pueden ser aliados o no del proceso.
5. Elaboración del Plan de Trabajo
del Proceso de Simplificación.
Se cuenta con un plan de trabajo que contiene el detalle de
las actividades a realizar, los responsables, los tiempos
estimados y los recursos necesarios.

7. Etapa preparatoria
1. Identificación y conformación del equipo de trabajo
• Comité de Dirección del Proceso de Simplificación Es el equipo directivo. Constituye la instancia
política responsable de la puesta en marcha del proceso de simplificación y de supervisar y facilitar
la labor del Equipo de Mejora Continua.
• Equipo de Mejora Continua (EMC) Es el equipo operativo. Está encargado de planificar y gestionar
el proceso de simplificación administrativa.
• Considerar que:
– Se requiere de: un equipo básico (especialista en procesos, especialista legal y especialista en costos) y
representantes del área donde se llevará a cabo la simplificación (responsable del procedimiento).
– Si la entidad es grande o el procedimiento es complejo, se debe ampliar este equipo con especialistas de
apoyo. Algunos especialistas de apoyo, podrán ser temporales, según el procedimiento que se va a abordar.

8. Etapa preparatoria

9. Etapa preparatoria
2. Sensibilización de la entidad
• El líder del EMC debe encargarse de que todos los miembros del
equipo, así como los responsables del proceso, se encuentren
sensibilizados con el objetivo del proceso de simplificación. Con
este fin, se deben llevar a cabo talleres de sensibilización y talleres
de capacitación que permitan la participación de todos los
involucrados.
• Es importante hacer comprender que la simplificación
administrativa libera tiempos valiosos a los funcionarios para
realizar otras tareas y/o actividades que mejoran sus capacidades
técnicas y profesionales y sus competencias personales.

10. Etapa preparatoria
3. Identificación y priorización de los procedimientos a simplificar
• Aquellos que no generen valor para el interés público y la sociedad así
como para la ciudadanía.
• Aquellos que no estén alineados con los ejes contemplados en sus Planes
de Desarrollo Concertado y Planes Estratégicos Institucionales.
• Aquellos que no cuenten con un marco jurídico.
• Aquellos que no hayan sido utilizados en un período igual o mayor a un
año.

11. Etapa preparatoria
3. Identificación y priorización de los procedimientos a simplificar
• Entre los procedimientos que no han sido eliminados, se procede a
priorizar aquellos con los que se iniciará la simplificación administrativa.
¿Qué procedimientos priorizar?
– Aquellos que presentan una alta frecuencia de uso en comparación con los
demás procedimientos de la entidad.
– Aquellos solicitados por población considerada de alta prioridad para el Estado
en razón a su vulnerabilidad y/o para la Entidad en razón a su misión.
– Aquellos que tienen un efecto significativo en una o varias áreas de actividad
económica.

12. Etapa preparatoria
3. Identificación y priorización de los procedimientos a simplificar
– Aquellos que sean más costosos para los ciudadanos, derivados del pago de
derechos, de los documentos que se tengan que presentar y de otros costos
asociados a su gestión.
– Aquellos con respecto a los cuales la ciudadanía presenta el mayor número de
quejas.
– Aquellos procedimientos que van a generar desarrollo económico para tu
Provincia o Distrito.
– Es importante elegir bien el primer procedimiento pues la simplificación de
éste puede implicar el inicio más o menos favorable de un proyecto de
reforma y modernización más ambicioso y los primeros pasos influenciarán
positiva o negativamente en los siguientes.

13. Etapa preparatoria
Mayor
demanda
Mayor
costo quejas
Impacto en la
actividad
económica

14. Etapa preparatoria
4. Identificación de los Actores Involucrados
Una vez seleccionado el o los procedimientos a simplificar, es
importante identificar los actores involucrados. Éstos, son
aquellas personas u organizaciones relacionadas con los
procedimientos, cuyos intereses pueden verse afectados
como resultado de la ejecución del proceso de simplificación
administrativa; pueden ser externos (usuarios) o internos
(personal de la municipalidad).

15. Etapa preparatoria
5. Elaboración del Plan de Trabajo del Proceso de Simplificación.
• Definir qué actividades se llevarán a cabo en cada etapa del
proceso.
• Establecer el plazo en que debe ser desarrollado el proceso de
simplificación tomando en cuenta las actividades antes señaladas.
• Identificar los recursos con los que se cuenta para realizar estas
actividades: recursos humanos, financieros, tecnológicos.
• Identificar las restricciones, desafíos y logros esperados sobre los
que se deberá trabajar.
• Hacer los ajustes necesarios y redactar el documento final del Plan
de Trabajo del Proceso de Simplificación.
• Informar sobre el plan al Comité de Dirección del Proceso de
Simplificación.

16. Etapa de diagnostico
Objetivo: Contar con una visión integral de la problemática del procedimiento
y abordar la estrategia de simplificación con un enfoque integral
Fases Resultados
1. Caracterización del procedimiento y
herramientas a utilizar
Se cuenta con una descripción detallada del procedimiento a simplificar.
2. Diagnóstico legal Se ha identificado cuál es el conjunto de normas que rigen el procedimiento
actual y analizado cuáles deben modificarse o derogarse .
3. Diagnóstico de equipamiento e
infraestructura
Se cuenta con información detallada sobre la infraestructura, TIC y equipamiento
utilizado para llevar a cabo el procedimiento.
4. Diagnóstico de costos Se cuenta con información sobre costos directos identificables y costos directos
no identificables del procedimiento.
5. Mapeo de las capacidades de los recursos
humanos
Se ha identificado las capacidades del personal involucrado con el procedimiento
para poder aprovechar sus habilidades en el proceso de simplificación.
6. Presentación de resultados al Comité de
Dirección del Proceso de Simplificación
Se cuenta con el respaldo del Comité Directivo para iniciar la simplificación.

17. Etapa de diagnostico
• Recorrido físico de inicio a fin del procedimiento.
– Se identifica el punto de partida o inicio del procedimiento y se
hace un “recorrido” a lo largo de las actividades que éste implica
hasta su culminación.
– En este “recorrido”, se observarán las actividades realizadas por
los usuarios, el personal, así como los documentos que reciben,
utilizan, o generan, y con ello se va construyendo el recorrido
preliminar del procedimiento.
– Entreviste a los funcionarios.
– Pida copia de expedientes finalizados.
– Revise el ROF, MOF, TUPA y el MAPRO.
– Pida Ordenanzas Municipales o Directivas que normen los
procedimientos compilados en el TUPA.

18. Etapa de diagnostico
• Diagrama de bloques

19. Etapa de diagnostico
• Tabla ASME - vm

20. Etapa de diagnostico

21. Etapa de diagnostico

22. Etapa de rediseño
• Objetivo: Simplificar el procedimiento lo más
posible, con la menor cantidad de pasos,
recursos y requisitos, pero manteniendo la
seguridad y control necesario, de tal manera
que cumpla con los objetivos para el que fue
creado.

23. Etapa de rediseño
Fases Resultados
Análisis del Procedimiento Se ha analizado el procedimiento y detectado qué actividades son
innecesarias.
Rediseño Se cuenta con el esbozo del nuevo procedimiento.
Modificación o Elaboración del Marco
Normativo que regule el Procedimiento
Rediseñado
Se cuenta con una norma legal que documente el procedimiento
rediseñado.
Propuesta de Acondicionamiento de la
Infraestructura y el Equipamiento
Se cuenta con una propuesta de acondicionamiento de la
infraestructura y del equipamiento que ayude a la simplificación del
procedimiento.
Propuesta de Rediseño de Costos Se cuenta con el costeo del nuevo procedimiento.
Propuesta de Fortalecimiento de
Capacidades
Se cuenta con un plan de capacitación para que los administradores
del proceso adquieran mayores y/o nuevos conocimientos y
habilidades necesarios para operar el nuevo procedimiento.
Presentación al Comité de Dirección del
Proyecto de Simplificación
Se cuenta con la aprobación y retroalimentación del Comité Directivo
de la propuesta de simplificación.
Elaboración de la Propuesta Final Se cuenta con la nueva propuesta elaborada

24. Etapa de rediseño
Mejorar señalización en el local municipal
Crear procedimientos on - line
Capacitar al personal que brinda orientación al
ciudadano
Crear ventanilla para trámites mas frecuentes
Eliminar orden de pago

25. Etapa de rediseño
Mayor frecuencia de distribución de expedientes
desde mesa de partes
Implementar sistema de trámite documentario
Remitir expedientes directamente al área
especializada
Actualizar Instrumentos de gestión (ROF-MOF)
Eliminar fedateos innecesarios

26. Etapa de rediseño
Entregar copia de recibo de pago y no derivar al
administrado a la fotocopiadora.
Derivar el expediente directamente al especialista
que evalúa
Eliminar actividades que no agregan valor
Notificar al administrado por medios electrónicos,
mensaje de texto o teléfono
Actualizar requisitos en los folletos
Gestionar convenios con RENIEC y SUNARP para
verificar información

27. Etapa de rediseño
Crear interfaz web para contacto con los
administrados (chat virtual)
Facilitar el acceso a la información de requisitos en
la pág. Web.
Agilizar comunicación entre áreas
Eliminar copias innecesarias
Diseñar formatos amigables
Unificar formatos
Mejorar murales de información

28. Documentación prohibida de solicitar (Art. 40 Ley 27444)
Aquella que la entidad solicitante posea o deba poseer en virtud de
algún trámite realizado anteriormente por el administrado en cualquiera de sus
Dependencias.
Aquella que haya sido expedida por la misma entidad o por otras
entidades públicas del sector, en cuyo caso corresponde recabarlas a la propia
entidad a solicitud del administrado
Presentación de más de dos ejemplares de un mismo documento ante la
entidad, salvo que sea necesario notificar a otros tantos interesados
Fotografías, salvo para obtener documentos de identidad, pasaporte o
licencias o autorizaciones de índole personal o por razones de seguridad nacional
Documentos de identidad personal distintos al Documento Nacional de Identidad
Constancia de pago realizado ante la propia entidad por algún trámite,
en cuyo caso el administrado sólo queda obligado a informar en su escrito el día de
pago y el número de constancia de pago, correspondiendo a la administración la
verificación inmediata.

29. Documentación prohibida de solicitar (Art. 40 Ley 27444)
Copias simples o autenticadas por los fedatarios institucionales
Las expresiones escritas del administrado contenidas en declaraciones
con carácter jurado mediante las cuales afirman su situación o estado favorable en
relación con los requisitos que solicita la entidad
Instrumentos privados, boletas notariales o copias simples de las
escrituras públicas
Constancias originales suscritas por profesionales independientes
debidamente identificados en reemplazo de certificaciones oficiales acerca de las
condiciones especiales del administrado o de sus intereses cuya apreciación
requiera
especiales actitudes técnicas o profesionales para reconocerlas, tales como
certificados de salud o planos arquitectónicos, entre otros.
Copias fotostáticas de formatos oficiales o una reproducción particular
de ellos elaborada por el administrador respetando integralmente la estructura de
los
definidos por la autoridad

30. Todas las declaraciones juradas, los documentos sucedáneos
presentados y la información incluida en los escritos y formularios que presenten
los administrados para la realización de procedimientos administrativos, se
presumen verificados por quien hace uso de ellos, así como de contenido veraz
para fines administrativos, salvo prueba en contrario.
Presunción de veracidad (Art. 42 Ley 27444)

31. Etapa de implementación
Objetivo: Poner en marcha la propuesta
diseñada en la etapa previa.
Fases Resultados
Capacitación y Sensibilización de
las Áreas Involucradas
Se cuenta con un equipo capacitado y sensibilizado al
procedimiento rediseñado.
Aprobación del Marco Normativo
del Proceso Rediseñado
Se cuenta con el marco normativo necesario para la
implementación del procedimiento rediseñado.
Adecuación de Ambientes Se cuenta con un ambiente adecuado para la
implementación del procedimiento rediseñado.
Difusión Masiva de la Reforma
Emprendida
Se cuenta con un público informado acerca del nuevo
procedimiento.

32. Etapa de monitoreo

33. Etapa de evaluación

34. Mejora continua

35. Sostenimiento

36. GRACIAS

37. Taller de simlpificación administrativa