Ce diaporama a bien été signalé.
Nous utilisons votre profil LinkedIn et vos données d’activité pour vous proposer des publicités personnalisées et pertinentes. Vous pouvez changer vos préférences de publicités à tout moment.

Projektitoiminnan arviointi kypsyysmallin avulla

1 332 vues

Publié le

Lisää onnistuneita projekteja! Infocus on arviointi, jossa mittaamme organisaatiosi projektitoiminnan nykytason. Se kertoo, kuinka parannat projektiesi resursointia, läpimenoaikaa ja onnistumista.

Publié dans : Direction et management
  • Soyez le premier à commenter

  • Soyez le premier à aimer ceci

Projektitoiminnan arviointi kypsyysmallin avulla

  1. 1. 1 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Projektitoiminnan arviointi kypsyysmallin avulla Suomen Projekti-InstituuttiOy Annika Ojanen
  2. 2. 2 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Osaatko vastata seuraaviin kysymyksiin: •Olemmeko tyytyväisiä projektitoimintaamme? Saammeko haluamamme tulokset? Mikä voisi tai minkä pitäisi onnistua paremmin? •Mitkä ovat projektien keskeisimmät onnistumisen esteet organisaatiossamme? Entä projektitoimintamme vahvuudet? •Mihin kehitystoimet pitäisi kohdistaa lyhyellä ja pitkällä aikajänteellä? Miten saamme kehityspanoksista maksimihyödyn? Mikä on organisaatiomme projektitoiminnan nykyinen kypsyystaso? Entä mikä on sopiva tavoitetaso lyhyellä ja pitkällä aikavälillä?
  3. 3. 3 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Projekti Projekti Projekti Mitä oikein arvioidaan, kun arvioidaan projektitoimintaa? Projekti Yksittäisen projektin johtamiskäytäntöjä ja/tai sisältöä (auditointi,katselmointi) Projektin toteutuksen onnistumista (tuotokset, aikataulu, kustannukset) Projektin pitkän aikavälin vaikutuksia (taloudelliset ja muut hyödyt) Projektien onnistumista Projektien ja projektisalkun- hallinnan toimintatapoja, prosesseja ja ohjeita Projektien toimintaympäristöä ja -edellytyksiä Projekteihin osallistuvien henkilöiden osaamista
  4. 4. 4 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Projektikulttuurin osa-alueet Projekti- johtamisen osaaminen Projekti- johtamisen prosessit, toimintatavat ja työkalut Projektien toiminta- edellytyksetOnnistuneet projektit
  5. 5. 5 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Mistä korkeatasoinen projektikulttuuri koostuu? Projektijohtamisen osaaminen •Projektipäälliköiden, projektiryhmien jäsenten, projektien omistajien ja ohjausryhmien projektiosaaminen •Menetelmäosaaminen, ihmisten johtaminen, liiketoimintataidot, sisällöllinen osaaminen Projektijohtamisen prosessit ja toimintatavat •Yhteinen projektimallija ohjeistus •Selkeät roolit ja vastuut •Dokumentit, työkalut ja käytännöt •Projektisalkunhallinnan ja ohjelmajohtamisen prosessitOnnistuneet projektit Projektien toimintaedellytykset •Johdon tuki projektitoiminnalle •Projektijohtamisen kehittämisen resurssit •Projektitoimisto •Projektit luontevana osana johtamis- järjestelmää •Laadukkaat tuotoksetaikataulussa ja budjetissa •Toteutuneet liiketoiminta- hyödyt •Tyytyväinen asiakas, henkilöstö ja muut sidosryhmät
  6. 6. 6 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Olen varma, että saisimme parempia tuloksia projekteissamme jo pienilläkin panostuksilla! Taidamme olla kilpailijoitamme monta askelta jäljessä. Mutta miten vakuutan johdon ja muut siitä, että panostus projektitoiminnan kehittämiseen kannattaa? Ja miten saamme eniten irti vähistä kehityspanoksista? Organisaatiossamme puhaltavat muutostuulet. Projektien määrä ja painoarvo kasvavat jatkuvasti. Projektijohtaminen on kuitenkin meillä vasta lapsenkengissään, sen tasoa on nostettava! Mutta mistälähtisimme liikkeelle? Pieni työryhmämme on puurtanut projektitoiminnan kehittämiseksi jo useita vuosia, oman toimen ohessa. Mielestämme työmme kantaa hedelmää ja toimintamme kehittyy. Haluaisimme saada vahvistusta näkemyksellemme ja tehdä näkyväksi onnistumisia! Huhujen mukaan projektit onnistuvat paremmin T&K- yksikössäkuin muissa talon yksiköissä… Mistä se johtuu ja mitä muut voisivat oppia heiltä? Projektitoimintamme auditoitiinkolme vuotta sitten. Sen jälkeen toimintaa on kehitetty laajalla rintamalla. Mikähän on nykyinen kypsyystaso, ja mihin seuraavaksi pitäisi panostaa? Projektitoiminnan arviointieri tilanteissa
  7. 7. 7 © Suomen Projekti-InstituuttiOy TASO 1 Alustava/satunnainen TASO 2 Toistettavissa mutta intuitiivinen TASO 3 Määritelty TASO 5 Optimoitu TASO 4 Hallittu ja mitattu Toiminta- edellytykset Prosessit ja toimintatavat Osaaminen Infocus-arviointikertoo, mille tasolle organisaatiosi sijoittuu projektikulttuurin kypsyysmallissa + Projektien onnistuminen
  8. 8. 8 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Esimerkki kypsyystasoista: projektijohtamisen prosessit ja toimintatavat Kypsyystaso Lyhytkuvaus TASO 5 Optimoitu Organisaatiossa toimitaan tunnistettujen parhaiden projektijohtamisen käytäntöjen mukaan ja toimintaa parannetaan jatkuvasti. TASO 4 Hallittujamitattu Projekteissa toimitaan määritettyjen projektijohtamisenprosessienmukaan ja tämä voidaan todentaa seurantamenettelyjen avulla. TASO3 Määritelty Projektijohtamisenprosessit on määriteltyeli vakioitu, dokumentoitu ja mahdollisesti myös koulutettu, mutta ei ole varmistettu, että kaikki todella toimivat kuvattujen prosessien mukaan. TASO 2 Toistettavissamuttaintuitiivinen Joihinkin projektijohtamisen prosesseihin liittyen käytetään samanlaisia käytäntöjä eri puolilla organisaatiota. Projektijohtamisen sujuvuus riippuu kuitenkin pitkälti yksittäisen toimijan, kuten projektipäällikön ammattitaidosta. TASO 1 Alustava/ satunnainen Projektijohtamisen prosessientarpeellisuus on tunnistettu, mutta toiminta on tapauskohtaista eikä prosesseja ole vakioitu. TASO 0 Olematon Projektijohtamisen prosesseja ja toimintatapoja ei ole olemassaja projektijohtamisen tarpeellisuutta ei ole havaittu.
  9. 9. 9 © Suomen Projekti-InstituuttiOy 0 1 2 3 4 5 Projektientoimintaedellytykset Projektijohtamisenprosessit jatoimintatavat Projektiosaaminen 2 3 3 Projektitoiminnan kypsyystason määräytyminen: esimerkki arviointituloksesta Ketjunheikoinlenkkimäärittääkokonaisuudenvahvuuden
  10. 10. 10 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Arviointiprosessin eteneminen (esimerkki) Kokonaiskesto n. 2 kk Arviointitiedon keruu Arvioinnin valmistelu Tulosten analysointi, kehityskohteiden tunnistaminen ja priorisointi Tulosten esittely Oikea osallistujajoukko Selkeät tavoitteet ja painotukset Kattava tieto nykytilasta ja kehitystarpeista Osallistujien lisääntynyt tietotasoja sitoutuminen projektitoiminnan kehittämiseen Nykyinen kypsyystaso jakehityskohteet Määriteltytavoitetaso Priorisoidut kehityskohteet ja toimenpide- ehdotukset Lyhyen ja pitkän tähtäimen kehittämis- suunnitelma Johdon sitoutuminen ja päätökset VAIHEET: TULOKSET: Projekti- ohjeisiin tutustuminen Haastattelut Intenet- kysely kaikille projekti- rooleille Arviointi- workshop Analyysi Workshop Kehittämis- suunnitelman laatiminen Kehittämis- suunnitelman esittely Aloituskokous
  11. 11. 11 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Arvioinnin tuloksena syntyy kehittämissuunnitelma Nykytila: •Mikä on projektitoiminnan nykytila eri osa-alueilla? •Miten hyvin projektimme onnistuvat? •Mitkä ovat projektitoimintamme vahvuudet ja heikkoudet? Tavoitetila: •Mikä on sopiva ja realistinen tavoitetaso a) lyhyellä ja b) pitkällä aikajänteellä? Suositellut kehitystoimenpiteet, esim: •Miten nostamme laahaavan osa-alueen samalle tasolle muiden kanssa? •Miten nousemme seuraavalle kypsyystasolle? •Millaisia ”nopeita voittoja” on saavutettavissa pienillä toimenpiteillä? •Mikä on havaittujen kehitystarpeiden prioriteetti? •Mikä on looginen järjestys ja ajoitus (roadmap) kehitystoimenpiteille? •Mikä on projektitoiminnan kehittämisen ”business case”?
  12. 12. 12 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Infocus-kypsyysarvioinninvahvuuksia Tasoajattelu pohjautuu Software Engineering Institute SEI:nCMM-malliinja malli on yhteensopivamm. COBIT-kypsyysmallinkanssa. Mittaa prosessien lisäksi projektien toimintaedellytyksiäja projektijohtamisen osaamista. Sisältää jopa 60 näkökulmaa, joten tarjoaa kattavan näkymän projektitoimintaan ja kehitystoimenpiteet voidaan kohdistaa tarkasti. Skaalautuutilanteen mukaan ja kattaaprojektinhallinnan lisäksi myös projektisalkunhallinnan,ohjelmajohtamisen ja resurssienhallinnan. Arvioi myös projektien onnistumista eli projektitoiminnan tuloksia ja auttaa tunnistamaan organisaatiolle sopivan tavoitetason. Osallistaakaikki projektien parissa työskentelevät projektitoiminnan kriittiseen tarkasteluun ja kehitystarpeiden tunnistamiseen. Taustalla n. 100 suomalaisen yrityksen ja julkisen organisaation vertailudata, johon arvioitavan organisaation tuloksia verrataan.
  13. 13. 13 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Vertailuaineistona Projekti-Instituutintoteuttama tutkimus: Projektitoiminnan kypsyystaso Suomessa 2011
  14. 14. 14 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Vertailuaineiston 97 organisaation sijoittuminen projektikulttuurin kypsyystasoille eri osa-alueilla TASO 1 Alustava/satunnainen TASO 2 Toistettavissa mutta intuitiivinen TASO 3 Määritelty TASO 5 Optimoitu TASO 4 Hallittu ja mitattu 8% 48 % 32 % 10 % 1% 12 % 45 % 34 % 8% 0% 6 % 42 % 40 % 9% 2% Toiminta- edellytykset Prosessit ja toimintatavat Osaaminen
  15. 15. 15 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Mitä kypsyystason 3/5 saavuttaminen edellyttää (esimerkkejä) •Projektitoimisto tms. taho •Organisaatio tarjoaa koulutusta projektinjohtamiseen •Päätöksenteko- käytännöt ja -vastuut määritelty •Projektimalli ja ohjeistus määritelty •Selkeät roolikuvaukset •Jokaisella projektilla nimetty omistaja •Johto seuraa ainakin tärkeimpiä projekteja TASO 1 Alustava/satunnainen TASO 2 Toistettavissa mutta intuitiivinen TASO 3 Määritelty TASO 5 Optimoitu TASO 4 Hallittu ja mitattu •Osaaminen keskimäärin perustasolla sekä projekti- päälliköillä että projektien omistajilla ja ohjausryhmillä •Projektiosaamiseen kiinnitetään huomiota mm. projektipäälliköitä valittaessa Toiminta- edellytykset Prosessit ja toimintatavat Osaaminen 8% 48 % 32 % 10 % 1% 12 % 45 % 34 % 8% 0% 6 % 42 % 40 % 9% 2%
  16. 16. 16 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Tutkimustulos: korkealuokkainen ja tasapainoinen projektikulttuuri tukee projektien onnistumista! •Tutkimus osoittaa, että kypsemmän projektikulttuurin organisaatiot menestyvät projekteissaan muita organisaatioita paremmin kaikilla mittareilla. •Esimerkkejä: Kypsimmät = Ne organisaatiot, joiden kypsyystasojen keskiarvo on vähintään 3 Muut = Ne organisaatiot, joiden kypsyystasojen keskiarvo on alle 3 Projektien tuotostavoitteiden saavuttaminen Projektien työmäärä- tavoitteiden saavuttaminen
  17. 17. 17 17 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Esimerkkejä Infocus-arviointituloksista
  18. 18. 18 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Arviointitulos organisaatiosta, jossa harkitaanprojektijohtamisen ohjelmistotyökalun käyttöönottoa 0 1 2 3 4 5 Projektientoimintaedellytykset Projektijohtamisenprosessit jatoimintatavat Projektiosaaminen 1 1 2
  19. 19. 19 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Arviointitulos ABC ProjektimallinTMkäyttäjäorganisaatiosta, jossa pohditaan seuraavien kehityspanosten suuntaamista 0 1 2 3 4 5 Projektientoimintaedellytykset Projektijohtamisenprosessit jatoimintatavat Projektiosaaminen 2 3 2
  20. 20. 20 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Yhteenveto: miksi projektitoiminnan arviointi kannattaa •Saat luotettavan kuvan organisaatiosi projektitoiminnan nykytilanteestaja käsityksen oman organisaatiosi sijoittumisestamuihin suomalaisiin organisaatioihin nähden. •Voit asettaa realistisen tavoitetason, tunnistat akuuteimmat kehittämiskohteetja pystyt perustelemaan kehittämiseen tarvittavat investoinnit. •Sitoutatkaikki projektien toteutuksen ja ohjauksen parissa työskentelevät hyvään projektityötapaan ja projektijohtamisen kehittämiseen.
  21. 21. 21 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Kiitokset osallistumisestasi!

×