MANUAL SF DAN FAQ

Manual Book & FAQ
Employee Profile –
Employee & Manager

www.pln.co.id | 2
Internal PLN use only
Agenda
1 SAP SuccessFactors & Employee Profile Module
Overview
2 Log in into SuccessFactors
3 First look in SuccessFactors
4 Organization Chart
5 Employee Profile Navigation and Menu
6
Table of Contents
7 FAQ
Employee Profile Access Based on Role:
• 6.1 Employee
• 6.2 Manager

www.pln.co.id | 3
Agenda
Overview
6 Employee Profile Access Based on Role:
• 6.1 Employee
• 6.2 Manager
7 FAQ
Table of Contents

www.pln.co.id | 4
SAP SuccessFactors & Employee Profile Overview
Apa itu
SAP SuccessFactors (SF)?
SuccessFactors adalah sistem aplikasi
berbasis cloud yang membantu
perusahaan dalam mengelola
berbagai aktivitas Human Resources
dengan lebih optimal dan terstandar,
serta dapat disesuaikan dengan
kebutuhan perusahaan.
Employee Profile dalam
SuccessFactors
Salah satu fitur untuk menyimpan
dan menampilkan data pegawai
yang nantinya akan menjadi baseline
informasi bagi pemangku
kepentingan untuk membuat
keputusan-keputusan tertentu.

www.pln.co.id | 5
Cakupan Implementasi SuccessFactors Saat Ini
24.502
Pegawai
 Seluruh PLN Group: PLN Holding, Subholding dan
Anak Perusahaan (AP)
 Jenis jabatan Struktural, Kepakaran, dan Specialist
serta jenis jabatan Generalist dengan sebutan
Manager Unit Pelaksana (MLEB), Assistant
Manager, Manager Unit Layanan, Team Leader,
Senior Officer dan Senior Technician

www.pln.co.id | 6
Agenda
Overview
6
7 FAQ
• 6.1 Employee
• 6.2 Manager
Table of Contents

www.pln.co.id | 7
Log in ke dalam Sistem SuccessFactors (1/3)
Akses sistem hxms
Masuk ke link sistem HXMS menggunakan link berikut:
http://hxms.pln.co.id
Klik tombol Login SSO
Log in
Masukan kredensial Anda untuk log in ke dalam HXMS. Pegawai Holding
dapat menggunakan Username dan Password (bagi yang tidak memiliki
akses ke dalam HXMS, silahkan lihat tahap G)
A
B
C
B
C
PLN HOLDING

www.pln.co.id | 8
Tampilan Home HXMS
Gambar disamping merupakan tampilan HXMS ketika sudah berhasil log in
Talent Management
Klik „Talent Management‟ untuk menuju SuccessFactors
Log in
Pegawai Holding dapat Log in menggunakan user Active Directory dan password
yang sudah direset sebelumnya.
Contoh : Pegawai dengan username SSO fulan2 maka,
username : fulan2
* Jika belum pernah reset password maka silahkan melakukan reset password
terlebih dahulu (slide 13).
D
E
D
E
F
F

www.pln.co.id | 9
Akses sistem SuccessFactors
Ketika tombol Talent Management pada HXMS diklik, maka Anda akan
diarahkan menuju sistem SuccessFactors. Bagi Anda yang tidak memiliki
akses ke dalam sistem HXMS, Anda dapat mengakses SuccessFactors
menggunakan link berikut:
https://hcm44.sapsf.com
Masukan Company ID
Saat Anda pertama kali log in ke SuccessFactors dengan perangkat baru,
Anda akan diminta untuk memasukan Company ID ptplnperse
Log in
Pegawai Sub Holding Log in menggunakan email dan password yang sudah
di reset.
Contoh pegawai dengan email fulan3@pln.co.id, maka
Username : fulan3@pln.co.id
* Jika belum pernah reset password maka silahkan melakukan reset
password terlebih dahulu (slide 13).
G
H
I
C
B
SUB HOLDING DAN ANAK PERUSAHAAN

www.pln.co.id | 10
Kendala Saat Log In
Kendala Masuk Kedalam SuccessFactors
Pada saat Anda mencoba login ke dalam SuccessFactors, kemudian Anda gagal
masuk kedalam system
Terdapat beberapa posibilitas yang menyebabkan Anda tidak bisa masuk kedalam
system seperti:
• Lupa Username
• Lupa Password
• Typo pada Username
• Typo pada Password
Perlu diingat bahwa penulisan username dan password bersifat case-sensitive.
Contoh: username “Rifki” dengan username “rifki” merupakan hal yang berbeda
dikarenakan penggunaan huruf kapital dan huruf kecil
A
A

www.pln.co.id | 11
Lupa Username
Melihat Username Pada Employee Profile
Jika Anda lupa username untuk log in kedalam SuccessFactors, maka
Anda dapat meminta bantuan kepada Manager Anda atau kepada Admin
Manager atau Admin perlu membuka data Employee Profile Anda pada
SucessFactors seperti gambar yang terlihat disamping, kemudian
Manager atau Admin melihat pada bagian username yang tertera pada
data Employee Profile Anda
Kemudian Manager atau Admin perlu menginfokan username Anda
dengan penulisan yang benar. Kesalahan penulisan, seperti penggunaan
huruf kapital maupun huruf kecil, pada username akan mengakibatkan
Anda gagal untuk log in kedalam SuccessFactors
A
A

www.pln.co.id | 12
Reset Password Oleh Admin
Reset Password Oleh Admin
Saat Anda meminta bantuan Admin untuk reset password Anda, maka Anda
akan menerima email dari Admin dengan alamat pengirim email adalah
system@successfactors.com
Email yang Anda terima akan memuat link untuk melakukan reset password
beserta dengan username Anda
Ketika Anda klik pada link reset password, maka Anda akan diarahkan pada
halaman untuk menuliskan password baru Anda.
Tuliskan password baru Anda kemudian klik pada tombol “Kirim” untuk me-
reset password baru Anda B
A
Terdapat 2 metode untuk melakukan reset password yang dapat Anda lakukan:
1. Meminta bantuan Admin untuk melakukan reset password
2. Melakukan reset password secara mandiri
A
B

www.pln.co.id | 13
Reset Password Secara Mandiri (1/2)
Reset Password Secara Mandiri
Anda dapat melakukan reset password secara mandiri tanpa bantuan
Admin, dengan cara sebagai berikut:
1. klik tombol “?” pada bagian password pada laman log in
2. Tuliskan username SuccessFactors Anda
3. Klik tombol “Reset Password” berwarna biru
Setelah mengikut tahapan diatas, system akan mengirimkan email dengan
link untuk melakukan reset password
A
A

www.pln.co.id | 14
Reset Password Secara Mandiri (2/2)
Email Yang Diterima
Email yang Anda terima akan memuat link untuk melakukan reset password
Ketika Anda klik pada link reset password, maka Anda akan diarahkan
menuju halaman untuk menuliskan password baru Anda
Tuliskan password baru Anda kemudian klik pada tombol “Kirim” untuk
reset password baru Anda
B
C
C
B

www.pln.co.id | 15
Agenda
Overview
6
7 FAQ
• 6.1 Employee
• 6.2 Manager
Table of Contents

www.pln.co.id | 16
Homepage
Logo PLN
Logo PLN akan terlihat di sebelah kiri atas pada seluruh menu
SuccessFactors
Navigation Menu
Anda dapat memilih/klik Navigation Menu untuk berpindah ke menu yang lain
Action Search
Anda dapat mencari SuccessFactors menu atau nama pegawai lainnya pada
Action Search
Quick Actions
Navigasikan SuccessFactors dengan lebih cepat melalui menu yang ada
pada Quick Actions. Menu yang terlihat dapat berbeda antar pegawai,
tergantung pada peran atau otorisasi Anda dalam sistem SuccessFactors
A
B
C
D
A B C
D
Delegate Workflow Berfungsi untuk mendelegasikan hak akses kepada pegawai lain
My Profile Berfungsi untuk pindah ke halaman employee profile pegawai
Org Chart Berfungsi untuk melihat struktur organisasi pegawai
Favorite Reports Berfungsi untuk melihat laporan pada menu favorite
Admin Alert Berfungsi sebagai laporan yang terjadi pada sistem
My Goals Career development plan yang akan digunakan ketika modul succession
planning & career development (SPCDP) telah diimplementasikan
Report Center Berfungsi untuk melihat semua perubahan yang dilakukan oleh user lain
terhadap sistem
View Tile Reports Berfungsi untuk melihat jumlah karyawan berdasarkan divisi dan department
Mobile Activation Berfungsi untuk mengaktifasi successfactors pada smartphone
Reminders Berfungsi sebagai pengingat jika ada pekerjaan yang belum diselesaikan
Favorites Berfungsi untuk pegawai dapat memasukan menu yang sering diakses
kedalam favorites

www.pln.co.id | 17
Cara Mengganti Pilihan Bahasa
Masuk ke Settings
Klik icon Employee pada kanan atas, lalu klik „Settings‟
Ganti Bahasa yang diinginkan
Pilih menu „Change Language‟ kemudian pilih Bahasa yang
diinginkan. Lalu klik „Switch‟ maka bahasa akan terganti secara
otomatis
A
B
A
B

www.pln.co.id | 18
Agenda
1
6
SAP SuccessFactors & Employee Profile Module
Overview
• 6.1 Employee
• 6.2 Manager
7 FAQ
Table of Contents

www.pln.co.id | 19
Pengertian & Fungsi Organization Chart
Organization Chart
• Setiap pegawai PLN yang sudah memiliki akses ke dalam sistem SAP
SuccessFactors dapat mengakses salah satu fitur pada
SuccessFactors, yaitu 'Organization Chart'
• Organization Chart berfungsi untuk melihat struktur organisasi PLN
saat ini, dimana pegawai dapat melihat seluruh anggota timnya sampai
dengan atasan/superiornya, serta dapat juga untuk melakukan
pencarian dan melihat struktur dari pegawai lainnya

www.pln.co.id | 20
Akses Organization Chart (1/2)
Cara mengakses Org Chart
Terdapat beberapa cara untuk melihat Organization Chart Anda,
yaitu melalui:
• Menu Button
• Search Bar
• Quick Actions
A
A

www.pln.co.id | 21
Akses Organization Chart (2/2)
Organization Chart yang dapat dilihat oleh setiap pegawai mungkin berbeda-beda sesuai dengan perannya. Informasi pada Organization Chart yang dilihat sebagai
Pegawai dan Atasan Langsung juga akan berbeda.
Anda sebagai Pegawai
Pegawai dapat melihat nama dan jabatan dari Atasan
Langsungnya pada „Organization Chart’
Atasan Langsung
Angka dalam profil „Julia Silalahi (6/6)‟ menunjukkan berapa
banyak bawahan yang dimilikinya. Anda juga dapat klik
Nomor „Jason Dewi (3/3)‟ untuk melihat siapa saja bawahan
atau yang termasuk dalam timnya
Quick Info
Anda dapat mengklik foto profil orang tersebut untuk
menampilkan informasi yang lebih rinci („Employee Details‟)
A
B
C B
A
C

www.pln.co.id | 22
Pencarian informasi melalui Organization Chart
Mencari informasi Pegawai lain melalui Action
Search
Anda dapat melihat pegawai lain dalam Organization Chart dengan
mencari nama mereka di kotak pencarian/‟Action Search’
Mencari informasi Pegawai lain melalui Directory
Anda juga dapat mencari pegawai lain menggunakan menu
‟Directory Search’.
‟Directory Search’ berfungsi untuk mencari pegawai PLN lainnya
menggunakan filter yang telah disediakan, adapun filter yang dapat
digunakan seperti Personel Area, Departement, dsb.
Jika filter sudah diisi, klik tombol ’Search‟ untuk melakukan
pencarian berdasarkan filter yang telah Anda tetapkan.
A
B
A
B

www.pln.co.id | 23
Agenda
1
6
Overview
7 FAQ
• 6.1 Employee
• 6.2 Manager
Table of Contents

www.pln.co.id | 24
Navigate Employee Profile
My Employee Files
Terdapat beberapa cara untuk melihat profile Anda, yaitu melalui:
• Menu Button
• Action Search
• Quick Actions
A
A

www.pln.co.id | 25
Step-by-Step: Employee Profile Sections - Header
Profile Picture
Foto profile dari pegawai
Detail Header
Informasi singkat dari profile pegawai
Action dan Header button
Anda dapat men-download/export dan print profile Anda
dengan „Actions‟ dan mengganti profile photo dengan Header
A
B
C
Employee Section (Menu)
Berdasarkan Employee Profile Configuration Workbook, informasi
pegawai dibagi menjadi 3 bagian, yaitu:
1. Informasi umum (General Information)
2. Profil Karir (Career)
3. Profil Talenta (Talent Profile)
D
A B
C
D

www.pln.co.id | 26
Take Action
• Pegawai memiliki akses untuk melakukan print atau
download profile dengan format PDF
• Anda dapat menyesuaikan/edit data pada employee
profile sections melalui menu ini
Jump to
Navigasi untuk berpindah ke menu lainnya.
Header
• Pegawai dapat mengganti Profile Picture pada Header
• Pegawai dapat memperbarui/update „About Me‟ section
pada Header
A
B
C
A
B
C

www.pln.co.id | 27
Employee Profile Selections
Berikut adalah fitur yang dapat ditemukan pada Employee Profile
dan penjelasan singkat dari fitur tersebut
A
Section Keterangan
Personal Information Informasi pribadi Anda
Career Informasi karir dan detail pekerjaan
Talent Profile Riwayat performa dan kapasitas A

www.pln.co.id | 28
Employee Profile Sections: General Information
General Information Selections
Berikut adalah fitur yang dapat ditemukan pada Employee
Profile dan penjelasan singkat dari fitur tersebut
A
Section Keterangan
Apakah dapat
di edit oleh
pegawai?
Personal
Information
Review informasi pribadi Anda.
Pada section ini, Anda hanya dapat
mengganti nomor handphone dan
ethnicity
Ya
Organization
Chart
• Organization information
• Employee position
• Superior & Subordinate
Tidak
Social Media &
Address
Tambahkan atau edit informasi
sosial media Anda. Anda dapat
menambahkan beberapa akun sosial
media yang Anda miliki.
Ya
A
Informasi seperti nomor handphone, ethnicity, sosial media dan alamat dapat dirubah oleh
pegawai pada Personal Information Section. Dengan cara seperti berikut;
Klik icon/gambar untuk merubah informasi

www.pln.co.id | 29
• Klik icon/gambar untuk merubah informasi
• Klik icon/gambar untuk menambahkan informasi
Employee Profile Sections: Career
Career Selections
A
Section Keterangan
Apakah dapat
di edit oleh
pegawai?
Personal
Summary
Anda dapat menambahkan
Personal Summary
Ya
Education &
Honors
• Formal Education
• Honors
Tidak
Work
Experience
• History of Work Experience
within Company
• Work Assignment
Ya
Courses &
Certifications
• Courses/Workshops/Seminars
and Certifications/Licenses
Ya
Activities
• Professional Memberships
• Volunteer Involvement
Ya
Language &
Hobbies
• Language Skills
• Hobbies
Ya
Scientific Paper
&
Speaker/Judges
• Scientific Paper
• Speaker/Judges
Ya
Disciplinary
Punishment
Pegawai hanya dapat melihat data
Disciplinary Punishment
Tidak
Supporting
Information
Anda dapat menambahkan
informasi pendukung terkait
aspirasi karir di masa depan
Ya
A

www.pln.co.id | 30
Employee Profile Sections: Talent Profile
Talent Profile Selections
A
Section Keterangan
Apakah dapat
di edit oleh
pegawai?
Performance &
Capacity Trends
Performance & capacity rating
untuk pegawai
Tidak
History
Data histori PERFORMANCE vs.
CAPACITY yang ditunjukkan
menggunakan 9 box
Tidak
Development
Goals
Personal career development goal
plan - Pegawai dapat membuat
perencanaan untuk pengembangan
kompetensi dan menetapkan
tujuan pengembangan diri/karir,
baik untuk peran saat ini atau
peran masa depan.
Fitur ini akan tersedia pada tahap
selanjutnya, yaitu dalam modul
Succession Planning and Career
Development
Ya, namun tidak
untuk saat ini.
(Dapat
digunakan
setelah Go-live
SCDP)
A

www.pln.co.id | 31
Agenda
1
6
Overview
7 FAQ
• 6.1 Employee
• 6.2 Manager
Table of Contents

www.pln.co.id | 33
Homepage Sebagai Employee
Logo PLN
SuccessFactors
Navigation Menu
Anda dapat memilih/klik Navigation Menu untuk berpindah ke menu
yang lain
Action Search
Anda dapat mencari SuccessFactors menu atau nama pegawai lainnya
pada Action Search
Quick Actions
Navigasikan SuccessFactors dengan lebih cepat melalui menu yang
ada pada Quick Actions. Menu yang terlihat dapat berbeda antar
pegawai, tergantung pada peran atau otorisasi Anda dalam sistem
SuccessFactors
A
B
C
D
A B C
D

www.pln.co.id | 34
Section Employee
Basic User Information Read & Edit
Personal Information Read & Edit
Org Chart Read
Organization Information Read
Social Media Edit
Address Edit
Career Read & Edit
Talent Profile Read
Role-Based Permission sebagai Employee
• Pegawai PLN sebagai employee dapat edit beberapa data diri, seperti
yang terlihat pada tabel dibawah
• Pegawai hanya dapat mengedit nomor handphone di Basic User
Information dan ethnicity dalam Personal Information
• Pegawai dapat melihat data pegawai lain atau kolega dengan mencari
nama mereka di kotak pencarian yang berada pada sisi kanan atas

www.pln.co.id | 35
Mandatory Fields
Field yang Wajib Diisi
Pada Employee Profile terdapat banyak section dan setiap section
memuat informasi pegawai. Terdapat aturan dimana beberapa
bagian fields bersifat mandatory atau wajib diisi
Fields yang bersifat mandatory dapat ditemukan pada setiap
section di Employee Profile dan mandatory field ditandakan
dengan simbol bintang ( * ) berwarna merah
Contoh: Pada section Honors/Awards terdapat tanda bintang yang
menandakan field tersebut wajib diisi, sedangkan field Description
tidak memiliki bintang dan dapat dikosongkan
Jika mandatory field tidak diisi, maka perubahan data tersebut
tidak akan dapat disimpan/save dan sistem akan memunculkan
notifikasi error untuk menandakan bahwa mandatory field tersebut
belum diisi
A
B
B
A

www.pln.co.id | 36
Kelengkapan Data pada Employee Profile
Indikator Kelengkapan Data
Jika Anda melihat data pegawai Anda sendiri, pada bagian header
sebelah kanan akan terlihat sebuah indikator berbentuk lingkaran
dengan angka persentase (%), indikator tersebut menandakan
kelengkapan data pegawai Anda. Semakin besar angka pada
indikator tersebut, maka semakin lengkap juga data pegawai yang
Anda miliki
Klik pada tombol “Finish Now” untuk memunculkan dan melengkapi
data pegawai Anda. Setelah itu, akan muncul pop up page untuk
melihat data Anda secara keseluruhan. Data yang sudah dilengkapi
akan memiliki tanda centang hijau pada setiap sectionnya
Jika Anda tidak memiliki data yang dibutuhkan pada saat ini, Anda
dapat mencentang kotak dengan tulisan “I don’t have anything to
add. Mark this as complete.”, maka section tersebut akan
dikategorikan sebagai selesai dan centang hijau akan muncul pada
section tersebut
Setelah itu, Anda dapat melanjutkan pengisian data yang lain
dengan klik section yang belum tercentang hijau. Jika terdapat
update ataupun perubahan data pada section tertentu, Anda dapat
menyimpan perubahan data tersebut dengan menekan tombol Save.
A
B B
A

www.pln.co.id | 37
Daftar Mandatory Fields
No Section Subsection Fields Notes
1 General
Information
Basic User Information Full Name Not editable by employee (akan dilengkapi oleh Admin)
2 Username Not editable by employee (akan dilengkapi oleh Admin)
3 Personal Information NIK Not editable by employee (akan dilengkapi oleh Admin)
4 NPWP Not editable by employee (akan dilengkapi oleh Admin)
5 Social Media Social Media Type & Account Dapat mencentang kotak dengan tulisan “I don’t have anything to add. Mark this as complete” jika
data tidak tersedia
6 Address Address Type
Pegawai dapat memilih untuk menggunakan Alamat KTP atau Alamat Domisili. Setelah memilih,
pegawai wajib mengisi informasi sesuai dengan pilihannya
7 Address
8 Town
9 Province
10 Country
11 Career Personal Summary Personal Summary Personal Summary diharapkan dapat diisi untuk memperkenalkan dan mendeskripsikan diri Anda
secara singkat (sebagai personal branding). Hanya saja jika informasi belum tersedia, Anda apat
mencentang kotak dengan tulisan “I don’t have anything to add. Mark this as complete”
12 Education Start and End Date
Dapat mencentang kotak dengan tulisan “I don’t have anything to add. Mark this as complete” jika
data tidak tersedia
13 School
14 Major
15 Degree
16 Honor/Awards Honor/Award Dapat mencentang kotak dengan tulisan “I don’t have anything to add. Mark this as complete” jika
data tidak tersedia

www.pln.co.id | 38
Daftar Mandatory Fields
No Section Subsection Fields Notes
22 Career Work Assignment Start Date and End Date
data tidak tersedia
23 Position
24 Institution
25 Job Name
26 SK Code
27 Professional Membership Organization
data tidak tersedia
28 Position/Role
29 From Date and End Date
30 Volunteer Involvement Community/Volunteer Organization
Name Dapat mencentang kotak dengan tulisan “I don’t have anything to add. Mark this as complete” jika
data tidak tersedia
31 Role
32 Scientific Paper Publication Media
data tidak tersedia
33 Year
34 Title of the Paper
35 Type of Paper
36 Speaker/Judges Event
data tidak tersedia
37 Year
38 Location
39 Participant
40 Start Date and End Date

www.pln.co.id | 39
Supporting Information
Career Aspiration, Self Development Commitment, dan Third Party
Recommendation
Career Aspiration merupakan wadah yang diberikan kepada pegawai PLN untuk
menyampaikan aspirasinya berkarir di PLN, contohnya untuk bekerja pada posisi tertentu
Bagian Self Development Commitment merupakan penjabaran atau narasi yang
berisikan pernyataan kesediaan untuk menjalankan penugasan sesuai dengan isian pada
Career Aspiration ataupun untuk mencapai Career Aspiration yang dituliskan
Jika Anda memiliki atau mengetahui individu-individu yang dapat memberikan rekomendasi
untuk Anda dalam mencapai Career Aspiration yang sudah ditulisan, seperti atasan atau
manager Anda yang mengetahui pengalaman Anda, maka Anda dapat menuliskan
namanya pada bagian Third Party Recommendation. Jika tidak ada, Anda dapat mengisi
dengan menuliskan simbol minus (-)
A

www.pln.co.id | 41
Homepage Sebagai Manager
Logo PLN
SuccessFactors
Navigation Menu
Anda dapat memilih/klik Navigation Menu untuk berpindah ke menu
yang lain
Action Search
Anda dapat mencari SuccessFactors menu atau nama pegawai lainnya
pada Action Search
Quick Actions
Navigasikan SuccessFactors dengan lebih cepat melalui menu yang
ada pada Quick Actions. Menu yang terlihat dapat berbeda antar
pegawai, tergantung pada peran atau otorisasi Anda dalam sistem
SuccessFactors. Sebagai Manager, terdapat menu tambahan yaitu
„My Team‟
A
B
C
D
A B C
D

www.pln.co.id | 42
My Team
Navigate
Akses Tim Anda dari Quick Actions di homepage
Team List
Anda dapat melihat semua bawahan Anda dari daftar di sebelah kiri,
jumlah pegawai mungkin berbeda – hal ini berdasarkan berapa banyak
bawahan yang Anda miliki
Shortcut
Shortcut menuju profil pegawai dan menu lainnya dalam Quick Actions
A
B
C
A
B
C

www.pln.co.id | 43
Section Manager
Basic User Information Read
Personal Information Read
Org Chart Read
Organization Information Read
Social Media Read
Address Read
Career Edit
Talent Profile Read
Role-Based Permission sebagai Manager
• Sebagai Manager, Anda akan memiliki lebih banyak akses terkait
informasi dari bawahan Anda, yaitu „Basic User Information‟ hingga
„Talent Profile’
• Untuk bagian ‘Career‟, Anda juga dapat meninggalkan catatan mengenai
bawahan Anda yang dapat Anda tuliskan pada bagian „Catatan dari
Atasan tentang Bawahan‟ ('Notes from Superior about Subordinate')

www.pln.co.id | 44
Notes from Superiors about Subordinates
Pemberian Catatan
Sebagai atasan langsung, Anda memiliki akses untuk melihat dan edit
'Notes from Superior about Subordinates' atau 'Catatan dari atasan
tentang Bawahan' dimana catatan ini tidak akan terlihat oleh pegawai
atau bawahan Anda.
Untuk mengisi catatan ini, berikut adalah langkahnya:
1. Klik icon/gambar plus „+‟ untuk menambahkan catatan ATAU icon
pensil untuk mengubah catatan
2. Isi catatan yang ingin Anda berikan untuk bawahan Anda
3. Isi NIP Anda
4. Isi tanggal kapan Anda menerbitkan catatan tersebut
5. Klik „Save’
A
A
• Klik icon/gambar untuk merubah informasi
• Klik icon/gambar untuk menambahkan informasi
• Berikan catatan yang jelas, spesifik, dan relevan
• Usahakan untuk memberikan catatan secara objektif dan gunakan kata-
kata professional
Tips Pengisian „Catatan dari Atasan tentang Bawahan‟

www.pln.co.id | 45
Agenda
1
6 Employee Profile Access Based on Role:
• 6.1 Employee
• 6.2 Manager
Overview
7 FAQ
Table of Contents

FAQ
For Employee
Published: February 2023

www.pln.co.id | 47
02 Saat ini siapa saja yang bisa mengakses SAP SuccessFactors?
Pegawai PLN Group pada jenjang Struktural (Manajemen Atas Khusus, Manajemen Atas, Manajemen Menengah, Manajemen Dasar), Fungsional
Kepakaran (Senior Expert, Expert, Junior Expert), Fungsional Specialist (Senior Specialist, Specialist), Generalist (Generalist 3,Generalist 2 khusus Team
Leader)
Catatan:
Nomenklatur Jenjang Jabatan sebelumnya: Seluruh Jabatan Struktural (MAK-SPVD), Kepakaran (Senior Expert-Junior Expert), dan Fungsional (Fungsional
I s.d IV)
03 Mengapa saat ini SAP SuccessFactors hanya dapat diakses pegawai pada jenjang MAK s.d G2 (Team
Leader)?
Implementasi SuccessFactors dilakukan secara bertahap guna mendapatkan hasil yang maksimal. Besar harapan kami implementasi dan pengembangan
sistem dapat berjalan dengan lancar sehingga cakupan dapat diperluas
04 Kapan pegawai pada jenjang Generalist 2 (selain Team Leader) dan Generalist 1 dapat mengakses SAP
SuccessFactors?
Implementasi SuccessFactors dilakukan secara bertahap dan diselaraskan dengan HC transformation. Tahun 2024 SAP SuccessFactors ditargetkan sudah
terimplementasi untuk seluruh pegawai
01 Apa tujuan implementasi SAP SuccessFactors?
1. Mengintegrasikan data pegawai - dimana saat ini data pegawai masih berada pada beberapa aplikasi HR yang berbeda
2. Proses perencanaan suksesi yang lebih teratur - dan berdasarkan data
3. Perkembangan karir pegawai yang lebih terarah

www.pln.co.id | 48
Pegawai Holding:
1. Akses link HXMS (https://hxms.pln.co.id/) dan masukkan kredensial
Anda
2. Klik menu „Talent Management‟ untuk diarahkan ke sistem
SuccessFactors
3. Untuk log in pertama kali, masukan company code: ptplnperse
4. Log in menggunakan user Active Directory dan password yang sudah
direset sebelumnya. Jika belum pernah reset password maka silahkan
melakukan reset password terlebih dahulu. Contoh : Pegawai dengan
username SSO fulan2 maka username-nya : fulan2
5. Anda dapat melihat dan melengkapi data Anda melalui bagian "My
Profile" pada pilihan Quick Actions atau "My Employee File" pada
pilihan Navigation Menu
Pegawai Subholding dan AP:
1. Akses link https://hcm44.sapsf.com
2. Untuk log in pertama kali, masukan company code: ptplnperse
3. Log in menggunakan email dan password yang sudah di reset. Contoh
pegawai dengan email fulan3@pln.co.id, maka username-nya : fulan3@pln.co.id
4. Anda dapat melihat dan melengkapi data Anda melalui bagian "My Profile"
pada pilihan Quick Actions atau "My Employee File" pada pilihan
Navigation Menu
Per 27 Januari 2023 kemarin, sudah diresmikan fitur Employee Profile dan pegawai yang termasuk dalam cakupan implementasi sudah dapat mengakses fitur tersebut.
Hanya saja terdapat cara akses yang berbeda antara pegawai Holding dengan Subholding dan Anak Perusahaan (AP)
Untuk fitur selanjutnya yaitu Succession Planning and Career Development, rencananya akan diresmikan pada bulan April 2023.
06 Apa alamat/link untuk mengakses SAP sucsess factors, dan kapan bisa pegawai akses?
Apakah program PLN Talent Profile berlaku juga untuk pegawai Tugas Karya ke Subholding?
Ya, selama masih dalam cakupan jenjang Struktural (Manajemen Atas Khusus, Manajemen Atas, Manajemen Menengah, Manajemen Dasar), Fungsional
Kepakaran (Senior Expert, Expert, Junior Expert), Fungsional Specialist (Senior Specialist, Specialist), Generalist (Generalist 3,Generalist 2 khusus Team
Leader)
05

www.pln.co.id | 49
Terdapat 2 metode untuk melakukan reset password yang dapat Anda lakukan:
1. Meminta bantuan Admin untuk melakukan reset password
2. Melakukan reset password secara mandiri
Meminta bantuan Admin
1. Kirim email ke service desk PLN (servicedesk@pln.co.id) dengan
Subject: „SAP SF - Reset Password’. PLNers akan menerima email
dari Admin dengan alamat pengirim email adalah
system@successfactors.com.
• Email yang Anda terima akan memuat link untuk melakukan
reset password beserta dengan username Anda.
• Ketika Anda klik pada link reset password, maka Anda akan
diarahkan pada halaman untuk menuliskan password baru
Anda.
2. Tuliskan password baru Anda kemudian klik pada tombol “Kirim”
untuk me-reset password baru Anda
1
Secara Mandiri
Anda dapat melakukan reset password secara mandiri tanpa bantuan
Admin, dengan cara sebagai berikut:
1. Klik tombol “?” pada bagian password pada laman log in
2. Tuliskan username SuccessFactors Anda
3. Klik tombol “Reset Password” berwarna biru
(Setelah mengikut tahapan diatas, system akan mengirimkan email
dengan link untuk melakukan reset password)
4. Email yang Anda terima akan memuat link untuk melakukan reset
password
(Ketika Anda klik pada link reset password, maka Anda akan diarahkan
menuju halaman untuk menuliskan password baru Anda)
5. Tuliskan password baru Anda kemudian klik pada tombol “Kirim”
untuk me-reset password baru Anda
2
07 Bagaimana cara reset password?

www.pln.co.id | 50
Apabila pegawai melakukan 5 kali kesalahan pada saat memasukkan password dalam kurun waktu 1 menit dalam proses log in maka account SAP SF
akan terkunci. Untuk mengaktifkan kembali Akun SAP SF yang terkunci, pegawai dapat mengirimkan email kepada service desk untuk reset
password.
Email service desk: servicedesk@pln.co.id dengan subject email: „SAP SF - Kendala Reset Password‟ dan isi email dengan penjelasan/knologi
kendala yang dialami
09 Apabila sudah mengajukan reset password secara mandiri namun tidak kunjung menerima balasan email,
apa yang harus dilakukan?
Apabila PLNers mengajukan reset password secara mandiri namun tidak kunjung menerima email link untuk reset password kemungkinan terjadi delay
dalam pengiriman email tersebut. PLNers dapat menunggu balasan email tersebut selama beberapa waktu. Apabila tidak juga menerima email, maka
PLNers dapat mengirimkan email ke service desk untuk reset password.
Email service desk: servicedesk@pln.co.id dengan subject email: „SAP SF - Kendala Reset Password‟ dan isi email dengan penjelasan/knologi
kendala yang dialami
08 Berapa kali batasan kesalahan memasukan password sehingga menyebabkan password ter-
lock? Bagaimana cara mengembalikan account yang sudah ter-lock?

www.pln.co.id | 51
10 Data Apa saja yang dapat di update oleh pegawai? dan data apa saja yang mandatori/harus terisi?
Seluruh data PLNers pada SAP SF perlu di update secara berkala. Terdapat tanda bintang (*) berwarna merah pada data mandatori yang wajib diisi (dapat
mengacu pada slide 41-42)
11 Bagaimana mekanisme apabila memang ada data yang tidak tersedia?
Apabila data tidak tersedia, misalnya pegawai belum memiliki data pengahargaan, maka dapat menceklis 'Tidak ada lagi yang ingin ditambahkan. Tandai
sebagai lengkap' (‘I don’t have anything to add. Mark this as complete‟) maka section tersebut akan dikategorikan sebagai selesai dan centang hijau akan
muncul pada section tersebut
Setelah itu, Anda dapat melanjutkan pengisian data yang lain dengan klik section yang belum tercentang hijau. Jika terdapat update ataupun perubahan
data pada section tertentu, Anda dapat menyimpan perubahan data tersebut dengan menekan tombol Save.
12 Apakah memungkinkan memilih ketertarikan tentang posisi jabatan yang dirasa sesuai dengan kompetensi
diri, sebagai bahan evaluasi manajemen di aplikasi terbaru ini?
Pegawai dapat mengisi ketertarikan tentang posisi jabatan pada kolom asprirasi karir
13 Bagaimana cara mengupdate data pendidikan, keahlian dan sertifikasi pada data pribadi (CV)?
Update data dapat dilakukan dengan cara:
• Pendidikan dan keahlian bahasa: pegawai dapat langsung mengupdate di SAP SF
• Diklat dan Sertifikasi (internal): pegawai dapat menghubungi pusdiklat untuk update data pada sistem

www.pln.co.id | 52
14 Apakah Talent nanti bisa melihat Pohon Potensi Karir bisa ditempuh kedepannya berdasarkan CV yang
dimiliki? Dan ketika talent ingin memilih suatu karir apakah bisa mendapat informasi apa saya yang perlu
dilakukan agar bisa mencapai karir tersebut?
Kedepan talent dapat melihat jabatan yang menjadi aspirasinya, beserta persyaratan dan kompetensi yang dibutuhkan, sehingga dapat membandingkan
kualifikasi dan kompetensi yang dimiliki saat ini. Namun saat ini fitur tersebut belum tersedia, menunggu kelengkapan implementasi pada modul berikutnya
15 Apakah korporat mempunya bank data dari seluruh pegawai baik dari skill, kompetensi, maupun
pengalaman (pengabdian), jadi jika ada mutasi atau rotasi tahu siapa yg akan menjadi penggantinya
Ya, data tersebut tersedia
16 Bagaimana cara mengganti data yang tidak bisa diedit? Dan mengapa hal tersebut bisa terjadi?
Data yang tidak dapat di edit bersumber dari pengelola/institusi SDM dan atau perlu diverifikasi oleh pengelola SDM. Sebagai contoh data sertifikasi
diperoleh dari Pusdiklat. Integrasi data saat ini masih dalam proses, oleh karena itu, untuk pengisian diklat/sertifikasi eksternal akan di informasikan lebih
lanjut.
17 Apa yang dimaksud dengan "Professional Membership"? Bagaimana saya melengkapinya?
Professional Membership adalah keanggotaan pada lembaga-lembaga profesional
Contoh: Menjadi Anggota Peradi (Persatuan Advokat Indonesia)

www.pln.co.id | 53
18 Bagaimana saya harus melengkapi bagian "Personal Summary"?
Personal Summary adalah narasi yang menggambarkan kompetensi kepribadian, hal-hal yang ingin pegawai tonjolkan sebagai prestasi atau
kepribadiannya
19 Apa yang dimaksud dengan Career Aspiration, Self Development Commitment dan Third Party
Recommendation? Bagaimana mengisinya?
• Career Aspiration adalah isian terkait keinginan/aspirasi pegawai terhadap karirnya. Contoh: Saya ingin berkarir ke fungsi lain atau untuk mendalami
karir saat ini saay memerlukan pengembangan tertentu
• Self Development Commitment adalah narasi yang berisi pernyataan bahwa yang bersangkutan bersedia menjalankan penugasan sesuai dengan isian
pada Career Aspiration
• Third Party Recommendation adalah pihak ketiga yang dapat memberikan rekomendasi bagi pegawai yang bersangkutan
20 Apakah fitur ini akan terintegrasi juga keseluruh anak perusahaan dan memberi kesempatan untuk mobilitas
ke unit/ AP lainnya?
Ya
21 Apakah Employee Profile PLN Group sudah diintegrasikan serta dipakai sebagai tools terhadap semua
entitas seperti leadership (smile), sertifikasi (cermat), knowledge (kita) sehingga dapat bersaing dengan
media lain seperti linkedn dan dapat jadi basis data dalam penugasan pegawai secara profesional?
Employee Profile memang dimaksudkan untuk menjadi basis data pegawai PLN Group. Namun untuk integrasi ke berbagai sumber data, saat ini sedang
dalam proses

MANUAL SF DAN FAQ

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

Similaire à MANUAL SF DAN FAQ

Similaire à MANUAL SF DAN FAQ (20)

MANUAL SF DAN FAQ