Espace collaboratif

1. FAIRE DE L’ESPACE COLLABORATIF UN LEVIER D’INTELLIGENCE COLLECTIVE Robert de Quelen robert.dequelen@astrolab-consulting.com Le 1er octobre 2014

2. Sommaire Introduction : un phénomène à la convergence de plusieurs tendances structurantes L’espace comme vecteur de rencontre et de collaboration Le travail collaboratif dans l’entreprise Co-création : la collaboration étendue aux consommateurs Conclusion

3. Un phénomène à la convergence de plusieurs tendances structurantes

4. Des tendances structurantes •De l’open space à l’espace collaboratif •D’une contrainte, faire une opportunité •Du « Googleplex » aux espaces de co-working •RPS, bien-être et « marque employeur » •La santé des collaborateurs au coeur des préoccupations •Motivation, productivité, attractivité •Génération Y : la nouvelle majorité •Les « digital natives », collaborateurs-nés •40% de la population active en 2015 •Du Web 2.0 à l’entreprise étendue •La transformation digitale efface les frontières de l’entreprise •Du « lean » à la co-création

5. L’organisation évolue vers le « 2.0 » Clients N+1 N-1 Autres équipes Services support •L’entreprise devient un système relationnel ouvert, à l’image de son système d’information •Les relations sont horizontales, transversales et multidisciplinaires autant que verticales/hiérarchiques Fournisseurs N-1 N-1

6. Le bien-être : une préoccupation croissante •Le bien-être au travail correspond à des attentes fortes et très concrètes. •88% des personnes interrogées jugent le sujet du bien-être au travail important. •42% estiment que leur performance est affectée par le manque de bien-être. •30% envisageraient de quitter leur job s’ils ne s’y sentent pas bien •La visibilité professionnelle, le temps accordé au dialogue dans l’équipe, l’écoute du management et le confort de l’environnement de travail sont les axes clés à privilégier. •* Sondage en ligne réalisé en avril 2014 par ICM Research pour Unom

7. La génération Y et ses attentes •Une forte demande de prise en compte des besoins individuels, articulation vie privée-vie professionnelle, émotions •La remise en cause de l’autorité au travail : aspiration à plus d’autonomie et de liberté •La diffusion des TIC et l’essor du travail en nomade, en mode « flux continu» plutôt que « tâches » •Le développement du travail en réseau et en mode projet, avec une flexibilité organisationnelle et temporelle grandissante •PRIMAUTE DE L’AMBIANCE AU TRAVAIL Une forte demande d’agilité

8. RPS, Bien-être au travail, et « marque-employeur » De la conformité aux lois et la prévention des risques à l’impératif d’attractivité

9. Soigner sa marque employeur •Cooptation : 9 candidats sur 10 se renseignent sur l’entreprise via les réseaux sociaux (LinkedIN) avant de répondre à une annonce •Le choc démographique : départ en retraite massif des Baby-boomers

10. GREAT PLACE TO WORK •Le classement des top 10 multinationales où travailler (monde) •Microsoft •W.L Gore & Associates •Admiral Group •SAS Institute •NetApp •Cisco Systems •EMC Computer System •Diageo •Ebay •Mars Top 10 entreprises +500 salariés : Davidson Consulting (FR) Domino-World Torfs Capital One Softcat Limited ROFF Immobilien Scout GmbH Beierholm Des classements trustés par des entreprises telles Microsoft, Davisdon Consulting ou Cisco Sytems qui ont transformé leurs espaces de travail au cours des 10 dernières années en adéquation avec les demandes des salariés.

11. L’espace comme vecteur de rencontres et de collaboration

12. L’espace comme vecteur de co-création •Le phénomène « Googleplex » : du design, du fun, et de très, très longues heures de travail

13. Suggestions pour améliorer le bien-être des collaborateurs …  Le déploiement d’un modèle d’entreprise horizontale, limitant les échelons et les niveaux hiérarchiques Télétravail Réunions d’expression des salariés Le « management minute » des collaborateurs, c’est-à-dire une capacité à féliciter, traiter un problème « en live » ou fixer des objectifs en 5 mns Un campus pour loger les jeunes salariés qui éprouvent des difficultés à trouver un appartement en région parisienne La formation à la demande, « open bar » pour tous les salariés  La création d’un poste de chargé d’ambiance, chargé d’organiser la vie interne, de fédérer les équipes et d’animer le réseau social interne, La possibilité pour les collaborateurs de découvrir des activités originales (cours de piano au siège, curling, VTT, ULM), Un I-Tab pour que chacun puisse s’exprimer anonymement, mais aux yeux de tous …, La mesure permanente de la satisfaction des salariés Cours de gym, accès aux infrastructures sportives de la ville Journée sans email

14. Ubisoft Aux côtés du salaire et des aspects RH, le cadre de travail contribue à faire de la société une entreprise de référence, au sein de laquelle les jeunes talents ont envie de travailler et d’évoluer. Un environnement destiné à projeter une image de dynamisme auprès de ses collaborateurs et candidats potentiels.

15. Sanofi •Limite : L’appropriation est ralentie par les différences persistantes entre les générations sur l’idée de confort et de respect de la vie privée au travail. Community Centers jouant le rôle de véritables « places de village » au coeur de chaque étage. •800 postes de travails, 16 bureaux fermés. •Un cadre de travail à l’image de la nouvelle culture d’entreprise. Des lieux repensés pour jouer sur la convivialité.

16. heaven : le mindset avant l’espace •Une agence de communication digitale habituée à travailler en mode collaboratif, à l’interne comme avec ses clients •Un « mindset » qui précède l’aménagement de l’espace •Une volonté de faire progresser les collaborateurs via le partage d’expertise dans des « pétales » et en mode transversal •Un nouvel aménagement de l’espace hyper-flexible, orienté « collaboratif » •De nouvelles habitudes de travail, d’interpellation/co- création, ou « connivence individuelle partagée »

17. heaven : des espaces variables •L’anti-Googleplex : pas de babyfoot ni de toboggan : le principe « plaisir au travail » plutôt que « le plaisir en s’amusant »

18. Synthèse : les clés du succès •S’autoriser, s’approprier, inventer, prendre des libertés : la nouvelle idée de développement des espaces de travail •Une nouvelle réflexion sur l’organisation : évolution de la modularité, convivialité, appropriation de l’espace : micro-zoning, décloisonnement •Le lieu devient •source de création (ASE Cap Gemini) •source de dialogue (co-working : a Cantine, la Ruche) •Réflexion collective dans la création et l’évolution des espaces Le « mindset » avant l’espace

19. Le travail collaboratif dans l’entreprise Principes et concepts Historique Quelques exemples

20. Principes et concepts •Le Design Thinking •L’Open Innovation •L’Innovation ascendante L’innovation collaborative •Les processus participatifs : collaboration amont-aval •Agile, lean •Transversalité

21. Le Design Thinking •Origine et historique : Palo Alto, repris par IDEO •Logique de co-création •Gymnastique intellectuelle •Etudes de terrain •Multidisciplinaire •Articles : •http://frenchweb.fr/le-design-thinking-un-nouvel-avantage-competitif/122936 •FrenchWeb •Les Clés de demain : http://frenchweb.fr/le-design-thinking-un-nouvel-avantage- competitif/122936

22. Le Design Thinking : définition •Le design thinking est « un mode d’application des outils de conception utilisés par les designers pour résoudre une problématique d’innovation, par une approche multidisciplinaire centrée sur l’humain »

23. Le Design Thinking : historique •Années 50: Le publicitaire américain Alex Osborn, met au point la technique du brainstorming et sensibilise le monde de l’entreprise à la pensée créative. •Années 60: Création d’un premier programme inter-départemental à l’université de Stanford, la majeure de Product Design. Programme centré sur l’humain. •1987: Peter Rowe publie son ouvrage «Design Thinking» aux presses du MIT •1991: à Palo Alto David Kelley fonde l’agence de design IDEO, qui met au point le «design thinking», un nouveau mode de résolution des problèmes. Décloisonnement, dynamisme et remises en question sont les maîtres-mots. •1999: Ideo crée un nouveau caddie de supermarché en 5 jours, en appliquant ses méthodes de résolution de problème complexe, avec l’aide de plusieurs professions: designers, médecins, logisticiens etc… •2001: Ideo passe de 20 à 500 collaborateurs, une dizaine de sites dans le monde •Années 2000: Multiplication des publications, des colloques et des cours sur le Design Thinking dans les plus grandes universités du monde. •2012: Création de 3 écoles de Design Thinking, aux Ponts et Chaussées à Paris, à Pékin, et à Tokyo.

24. Design thinking : l’économie de l’expérience •Une économie, désormais dominée par l’expérience. •L’expérience : une étape ultérieure dans la dématérialisation, qui génère un engagement plus fort de la part des utilisateurs. •Aujourd’hui, l’invention d’une technologie n’est pas aussi importante que l’invention de l’expérience qui accompagne la technologie. •Un renouveau du marketing : le marketing expérientiel centre ses efforts non pas sur la valorisation d’un produit, mais sur la promotion d’une expérience particulière, unique et nouvelle. •Nécessité d’avoir recours à de nouvelles méthodologies.

25. Utilisation collaborative de l’espace : les nouveaux formats d’animation •Barcamps/ OpenForum •Town Halls : Réunions d’expression des salariés sur des sujets "ambiance" vie commune •Online Meetings/ Télétravail •Formation en "open bar« style Orange Campus •Manager minute (instant feedback), "Chargé d'ambiance" •Activités originales, stimulantes •Modèle horizontal, cf. groupe Poult (biscuiterie)

26. Quelques exemples

27. Cap Gemini ASE •Accelerated Solutions Environment •Le principe : s’appuyer sur un espace adapté pour faire jaillir des idées dans un climat collaboratif •Il existe aujourd’hui 20 centres ASE répartis sur 4 continents. Tous sont conçus de la même façon, et tous sont des lieux insolites au service de la créativité •Un ASE est un espace flexible aéré d’environ 300 m² où se côtoient du matériel technologique sophistiqué, des LEGO, de la pâte à modeler, des jeux de construction, des balles ou des peluches. •Cet endroit surréaliste, étonnant et ludique est en fait un lieu de création d’idées et d’émergence rapide de solutions.

28. Espaces de co-working : la Manufacture (ex- Média Village)

29. Le travail collaboratif

30. •« La capacité des gens dans une équipe, dans un groupe ou une organisation, à partager le savoir, à penser et agir sur un mode aligné et coordonné pour atteindre des résultats critiques. •Le processus des individus travaillant de façon coopérative pour atteindre des objectifs courants, en échangeant l’information et en se complétant mutuellement au niveau des compétences et des expériences. •Elle nécessite une communication ouverte, un sens partagé et une compréhension commune. » L’Intelligence Collective selon R. Dilts

31. Intelligence émotionnelle •Daniel Goleman : des recherches suggèrent que l'IE (intelligence émotionnelle) a deux fois plus d'importance que le QI et les compétences techniques pour atteindre un niveau de performance exceptionnelle. •Ceci est dû au fait que l'intelligence émotionnelle permet aux managers de : •Communiquer avec plus d'efficacité et de persuasion •Mieux comprendre et gérer leurs propres émotions et motivations •Travailler avec plus de proximité et d'efficacité avec les membres de leurs équipes •Ces compétences sont essentielles pour l'efficacité dans le leadership, le travail en équipe et la collaboration

32. Les méthodes de l’intelligence collective •Bench-marking - établir des standards •Bonnes Pratiques - partager des stratégies efficaces •Brainstorming - générer des idées nouvelles •Collaboration générative - créer quelque chose de nouveau

33. Vers des organisations agiles et collaboratives Source : Des communautés orientées vers la co- création de valeur

34. Co-création : l’ouverture aux clients et partenaires

35. Co-création : l’ingéniosité collective http://www.wave-innovation.com/l-expo.html L’exposition Wave à la Villette Le mouvement des makers L’économie inclusive L’économie du partage L’économie circulaire

36. Ingéniosité collective •Les Makers : http://www.wave-innovation.com/mouvement-des-makers.html •« Il n’est pas nécessaire d’être un un professionnel pour faire que les choses qui l’entourent répondent mieux à ses attentes» •L’économie du partage : (Vélib, Ouishare, AirbNb) •Privilégier l’accès aux biens et services plutôt que leur propriété •L’économie inclusive : C.K. Prahalad •Une offre adaptée aux ressources du « prochain milliard de consommateurs » à la base de la pyramide économique : l’Oréal •La co-création : •Développer des produits ou services en collaboration active avec ses clients, de façon durable.

37. La co-création •Après une première phase durant laquelle la co-création a été utilisée comme un outil d’innovation pour les produits et les services, la co-création se développe aujourd’hui comme vecteur de transformation des entreprises. •La co-création de produit ou service avec le client arrive au deuxième rang des priorités des dirigeants marketing pour la période 2010-2012 selon le baromètre Cegos. •Créer ensemble permet de trouver des solutions auxquelles personne ne pourrait aboutir seul. •Dans beaucoup de secteurs, entreprises et organisations découvrent que le fait d’impliquer leurs clients ou leurs usagers dans un processus de co-création permet de leur offrir des produits nettement supérieurs à moindre coût.

38. Co-création - AUCHAN QUIRKY : permettre à chacun de donner vie à ses idées Une communauté de 473,000 membres

39. •Depuis le 1er avril, les clients et salariés d’Oxylane, groupe propriétaire de Décathlon, peuvent présenter leurs idées d'articles de sport et voter pour celles qui seront fabriquées. • Les clients comme les salariés peuvent y présenter leurs idées de produits, de prix et d'emballage pendant 30 jours. •Les membres de la communauté sont appelés à voter pour leur préférés. •Le site et la vidéo présentant le concept ont déjà été consultés depuis 70 pays. Co-création avec les clients : Oxylane-Décathlon

40. Conclusion •Une rapidité de création de valeur indispensable à l’évolution des entreprises •Une modularité nouvelle : un esprit, une philosophie, une vision en mode shopping liste (essai et appropriation) •Qu’est-ce qui vous étonne ? quelle métaphore de communauté aimeriez-vous être ?

41. Les dix questions à se poser 1.De quoi avons-nous besoin pour commencer à collaborer? 2.Qu'est-ce qui est le plus important? 3.Si tu nous faisait un dessin, un modèle? 4.Qu’est-ce qui me motiverait le plus pour m’y mettre tout de suite? 5.En quoi j’aimerais contribuer à ce projet? 6.Quels sont les scénarios possibles? 7.Que devons-nous abandonner pour arriver à réaliser le projet? 8.Qui veut prendre le lead? 9.Qu’est-ce qui est possible? 10. Qu’est-ce que ca va changer?