Protocolo corporativo y organización estratégica de eventos, conferencia y taller impartido en Hotel Sheraton Presidente a Comunicadores y relacionistas publicos de empresa privada y gobierno - Por Rodolfo Salazar de www.ideaworksweb.com

1. Protocolo
Corporativo y
Diseño estratégico
de eventos
Rodolfo Salazar
New Technologies - Mobile Marketing
Digital Media Strategy and Reputation
www.ideaworksweb.com

3. Regla ceremonial diplomática establecida por
decreto o por costumbre.
El Protocolo nace con el ser humano, y la necesidad
de regular o aconsejar unas formas de actuación
para sus relaciones con los demás.
El Protocolo podemos definirlo como un conjunto de
reglas a seguir, ya sean de forma oficial (vinculación
por ley) o por tradición o costumbre
El protocolo es principalmente orden y respeto por
la jerarquía

4. Es el orden establecido por el que se colocan a las personas
asistentes a un acto en función de su jerarquía, rango o categoría.
• Precedencia Oficial: La dictada y recogida por ley para todo tipo
de actos (en la que se detalla la colocación de invitados desde el
Rey o presidente hasta el invitado de menor rango).
• Precedencia Social o Privada: La establecida por costumbre o por
norma social, atendiendo a criterios menos estrictos que los
recogidos por ley, y que puede dar lugar a diversas
interpretaciones por tradiciones o costumbres locales.

6. Reunión de planificación y presupuesto
Reunión informativa: antes del evento
Reunión para ensayos
Dry Run
Reunión posterior: evaluación del evento

7. Definir los Análisis de la
objetivos Audiencia
Establecer
Visualizar el
metas a
contexto
alcanzar

8. Intención
• INFORMAR, PERSUADIR, MOTIVAR o VENDER
Llamado a la acción
• ENTENDER, APRENDER, ACTUAR
Balance Emocional - Racional
• COMPROMISO

9. • Importancia para mis
objetivos
• Objetivos y Problemas
de ellos
• Formación Previa
• Tamaño del Grupo
• Roles que juegan
dentro de mi historia

10. • Concretos
• Coherentes con la
finalidad de la
exposición
• Cuantificables
• Acotados en el
tiempo

12. Tiempo:
Entorno:
Día y horario
Lugar ideal
ideal

15. Flatscreen Flatscreen PPT
PPT Flatscreen PPT
Timer
Editing
Room
Video
s
Moving
Camera Effects
Fixed
Timer
Camera

17. Audience
Mind Set
General Session
Day 1 Energy Flow
Reveal Dance
Leadership Are you
on stage
team Ready? Welcome
Countrie CCA
We are
Ready s Heroe
Walk to stage Than Broken
s
k you Letters Video Winners
CCA
Walk inn
CCA Ceremony
Get
Ready
Get FY06 Results
Ready
for this
Pleneros
and
Vejigantes
Spotlights Break
surrounding
Breaking
glass
audience

18. Audience
Mind Set
General Session
Day 1 Energy Flow
New Logo
Are you ready?
Introduction
Video
FY07 Goals
Break
Break
Through
Through
ready
ready
Walk inn
Our Vision
Breaking
glass
Get
Break
Ready
for this
Through
Pleneros
Lunch
and
Vejigantes

19. Audience
Mind Set
General Session
Day 2 Energy Flow Closing
Video
Kathia Q
Keynote Closing
Speaker Keynote Break
Through
ready
Walk inn
Demo
Break
Shootout Through
ready
Get
We are
Ready Employe Ready
e video
Are you
Ready?

24. Ley de Derecha: establece que el lugar de honor es el de la
derecha de la persona que ocupa la más alta jerarquía en el
lugar donde se realiza el evento
Ley de Proximidad: el valor de la izquierda está dado por la
proximidad al anfitrión
Lugar de Honor: es el lugar que ocupa la persona homenajeada
durante el evento (acto, comida, etc.). A dicha persona le
corresponde el primer lugar a la derecha del anfitrión

25. Rectangular
Una de las más utilizadas
Poco difícil para tener
una conversación uniforme,
tres focos de conversación.
No se pueden utilizar las cabeceras.
Perfecta distribución en cuanto al
orden de precedencias.
Facilidad de acoplar nuevas mesas,
pudiendo formar mesas en T, mesas
en forma de U, etc.

26. Aprovechable en espacio. Se puede colocar a gente
en las cabeceras de la misma.
Si su tamaño es pequeño, todos los invitados pueden
verse y mantener una conversación uniforme,
lo mismo que ocurre en las mesas redondas. Ovalada
Es muy claro el orden de precedencias para
la distribución de los invitados
Si el tamaño es grande, no se puede tener
una conversación uniforme.
No es posible acoplarla a ningún otro tipo de forma.

27. Solo utilizadas en restaurantes o comidas
intimas.
Dos o cuatro personas comidas intimas.
Cuadrada
Nunca en comidas de gala o grandes
banquetes.

28. Total aprovechamiento del espacio , no hay
Cabecera.
Correcta visión de todos los invitados.
Conversación uniforme entre todos ellos. Redonda
Mayor dificultad a la hora de establecer las
precedencias.
No se pueden acoplar.

33. Alimentación

35. Iluminación y
suministro eléctrico

36. DECORACIÓN

37. Registro de los participantes

39. WALK OUT

40. ACCESO Y PERMISOS

41. La selección del proveedor equivocado
puede causar grandes problemas y
costos

43. Produccion del contenido (Slides)

44. Apertura Introducción Cuerpo Resumen Cierre
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 44

45. Interés en Temas a
el tema tratar
Visión
PMIAM global de
(WIIFM) la
exposición
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 45

46. Cuerpo
Desarrollar puntos fundamentales
Usar Ejemplos (si es posible historias)
Consolidar ideas usando formula 3 en 3
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

47. Short
Words
In
Short
Sentences
Rodolfo Salazar - Idea Works – rodolfo.salazar@rokensa.com

48. Es mejor una idea
por diapositiva

49. Es mejor poco texto,
tamaño grande
Tú dirás lo importante

50. fotografías que
ocupen toda la
diapositiva

51. Cierre
Impactar Regresar a las
Que la gente lo Dar las gracias ideas iniciales y
recuerde conectarlas
GPI-H-8 Presntaciones Profesionales. 51

52. PRODUCCIÓN
MULTIMEDIA

53. AGENDA DEL EVENTO

55. Programa Minuto a Minuto

56. Publicidad y promoción

57. Publicidad en periódicos locales
Entrevistas en la radio local
Comunicados de prensa y kits para medios de
comunicación
Web y Redes Sociales

59. (Most services provide basic listings for free )

60. Visible Tweets

62. UStream
LiveStream

65. CONSTITUYEN LA 1er IMPRESIÓN.
NO DESCUIDAR DETALLES ,NO EXISTE UN MODELO TIPO,
DEPENDE DE C/EMPRESA, ANFITRIÓN, EVENTO, MOTIVO,
OBJETIVOS.
INVITADOS DE OTRA CIUDAD/PAIS,DE ACUERDO AL EVENTO
,NO MENOS DE 6 MESES.
INVITADOS LOCALES: NO MENOS DE 15 DÍAS.
RESPUESTA: 48 HS. DE RECIBIDA.

66. TARJETAS DISEÑADAS
TARJETAS ELEGANTES IPOGRAFÍA
SOBRIA
INVITACION POR CARTAS

68. Cortesías y promocionales

69. BÚSQUEDA DE SPONSORS
Prospectar: categorizar el mercado
Diseñar presentación del proyecto: que habla por él
Cuantificación y cualificación del proyecto, argumentar las intenciones,
estadísticas, planes de contingencia, costos, seguros, etc.
Planteo original y factible
Abordaje eficaz: capacidad de negociación

70. ATRAER y CONECTAR
es mejor que perseguir
y convencer
Rodolfo Salazar - Idea Works – rodolfo.salazar@rokensa.com

71. Preguntas?

72. ¡gracias por
su atención!