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Rapport de mission_a5_2017_cordioux_romain

Rapport de mission Romain Cordioux IIM 2017

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Rapport de mission
Romain Cordioux
Assistant chef de projet
Maître dapprentissage : Claudia Sampaio Assunçao
Tuteur : Jean-Michel Louisor
CFA IIM Promotion 2017 17/04/2017
Remerciement
Je remercie Georges Serror anciennement responsable de l’axe métiers communication
digitale et Matthieu Deboeuf Rouchon Responsable du département Web et Ebusiness
ainsi que toute l’équipe pédagogique de l’IIM Léonard de Vinci, pour m’avoir donné
l’opportunité de réaliser cette alternance dans les meilleures conditions, et ainsi, mettre
en pratique les connaissances que j’ai pu acquérir au cours de ma formation.
Je remercie également toute l’équipe de Preferendum qui a fait preuve de confiance et
d’une très grande sympathie en me permettant de travailler dans les meilleures condi-
tions. En me faisant également confiance en adoptant les outils de communication tels
que je les concevais.
Je tiens à remercier particulièrement Claudia Sampaio Assunção, pour son rôle de Maître
d’apprentissage. Je tiens à lui exprimer toute ma gratitude pour sa pédagogie, et ses
conseils qui m’ont permis de mener à bien ce rapport.
Enfin, je souhaite mettre en avant l’initiative prise par l’IIM pour avoir mis en place l’alter-
nance au cours du Master Manager de la Communication numérique, une opportunité
pour valoriser mes acquis afin de les mettre à l’épreuve dans le monde professionnel.
Table des matières
Préambule
L’agence Preferendum
L’équipe Preferendum
I - Preferendum : une agence de conseil en communication et
production
	 1 - Les activités de l’agence sur la communication
		 a - Du conseil en communication et marketing
		 b - Création graphique et production
		 c - Les enjeux inhérents à ces activités
II - Appréhender le métier de chef de projet
	 1 - Mes missions auprès de la directrice des opérations
		 a - Accompagner et suivre les projets
		 b - Assister la directrice des opérations dans ses missions
	 2 - Qui est vraiment le chef de projet marketing ?
		 a - Son rôle et ses missions
		 b - Les difficultés inhérentes au métier
		 c - Les qualités nécessaires
III - Bilan
	 1 - Les difficultés rencontrées
	 2 - Les apports de la formation à l’agence Preferendum
	 3 - Conclusion
Annexes
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6
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11
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17
18
18
19
4
Préambule
Après un BTS en informatique et une école de commerce, je me suis tourné vers une
licence de web marketing en alternance. Passionné par la communication et le marke-
ting digital, cette formation fût l’occasion pour moi de découvrir cette activité du point
de vue professionnel.
En 2014, j’ai donc eu la chance d’intégrer UgoCab, une jeune start-up qui proposait
une application de chauffeurs-privés en tant que chargé de web-marketing. J’étais en
charge du lancement de l’application, de l’amélioration de l’expérience client, de la
création d’opérations marketing et communication, du suivi et de l’animation de la com-
munauté.
L’aventure s’est arrêtée à la fin de mon contrat d’alternance pour cause d’abandon de
projet de la part du porteur de projet. Cette expérience fut très enrichissante pour moi et
j’ai décidé de continuer mes études dans le numérique en intégrant le master Manager
de la Communication Numérique à l’IIM.
Après d’intensives recherches et de nombreux entretiens passés, j’ai choisi d’intégrer
l’agence Performance et Influence du groupe Keyline en tant qu’assistant chef de pro-
jet. C’était pour moi le meilleur choix, car il correspondait parfaitement à mes recherches
en matière de taille d’entreprise, de missions ainsi qu’à la formation dispensé par l’IIM.
En 2016, le groupe financier Keyline décide de vendre l’agence Performance et In-
fluence. Le fonds de commerce et le pôle production dont je fais partie furent revendus ;
pour le meilleur ; à l’agence Preferendum.
Je travaille toujours en binôme avec mon maitre d’apprentissage sur la gestion des divers
projets de l’agence: Site internet, landing page, e-mailings, kit bannières, jeux-concours,
Projet print, etc ... Du suivi des plannings de production, de l’écriture des cahiers des
charges fonctionnelles, de l’aide à l’écriture des recommandations avant-vente pour les
clients.
5
L’agence Preferendum
Laurent Mano et Jean-Pierre Brochen, s’associent en 1998 pour créer l’agence Prefe-
rendum avec la volonté de résoudre des problématiques de Marque, avant de se po-
sitionner sur des techniques de communication. En 2005 Preferendum s’associe avec
Marie-Anne Carrer pour la création d’un département relation publique. Après 18 ans,
Preferendum est toujours une agence indépendante. Aussi, au gré des années, l’agence
s’est étoffée avec des compétences nouvelles avec l’acquisition de la partie production
digitale de l’agence Keyline en 2016 pour répondre aux nouveau enjeux des clients.
L’agence a récemment déployé son nouveau site internet sur la plateforme Hubspot, un
des leaders dans le domaine de l’Inbound Marketing dont le principe est de renverser la
manière de faire du marketing.
Le marketing traditionnel s’appui sur des techniques de “Push”. C’est à dire que nous al-
lons envoyer du contenu directement à notre cible via des campagne de bannières pub,
des campagnes de mailings, etc... L’Inbound Marketing repose sur des scénarios prédéfi-
nis qui une fois en place feront venir le client vers l’annonceur de lui-même par l’intermé-
diaire de livres blancs sur un sujet donné, de publications sur des blogs par exemple.
Tous les responsables de pôle et les chef de projets de l’agence ont pour mission de se
certifier sur plusieurs thématique avant la fin de l’année 2017 : marketing, design, commu-
nication et commerciale.
L’agence est également membre du réseau E3 INTERNATIONAL AGENCY
NETWORK (réseau internationale d’agences indépendantes) depuis 2018
avec plus de 20 récompenses publicitaires en 10 ans.
6
L’équipe Preferendum
L’équipe preferendum est composé de 5 Pôles pour un total de 14 salariés. Certains Free-
lance, developpeur et infographiste, viennent régulièrement à l’agence en renfort dans
les période de « rush ». Voici comment sont composés les pôles :
Le pôle commercial :
Laurent Mano - Directeur commercial
Claudia Sampaio Assunçao : Directrice des opérations
Grégory Blin : Chef de Projet Senior
Romain Cordioux : Apprenti Chef de Projet
Le pôle création :
Jean-Pierre Brochen : Directeur de la création
Nelson Cohelo : Directeur artistique
Victoria Rateaud : Apprentie web designer / infographiste
Cloé Mazeau : Apprentie web designer / infographiste
Le pôle développement :
Valentin Dosimont : Développeur Senior
Richard Rabillon : Apprenti développeur
Denis Jankovic : Apprenti développeur
Vincent Paris : Apprenti développeur
Le pôle RP et stratégie d’influence :
Marie-Anne Carrer : Directrice du département RP & stratégie d’influence
Le pôle administratif :
Abner Ouazna : Directeur Financier
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  • 1. Rapport de mission Romain Cordioux Assistant chef de projet Maître dapprentissage : Claudia Sampaio Assunçao Tuteur : Jean-Michel Louisor CFA IIM Promotion 2017 17/04/2017
  • 2. Remerciement Je remercie Georges Serror anciennement responsable de l’axe métiers communication digitale et Matthieu Deboeuf Rouchon Responsable du département Web et Ebusiness ainsi que toute l’équipe pédagogique de l’IIM Léonard de Vinci, pour m’avoir donné l’opportunité de réaliser cette alternance dans les meilleures conditions, et ainsi, mettre en pratique les connaissances que j’ai pu acquérir au cours de ma formation. Je remercie également toute l’équipe de Preferendum qui a fait preuve de confiance et d’une très grande sympathie en me permettant de travailler dans les meilleures condi- tions. En me faisant également confiance en adoptant les outils de communication tels que je les concevais. Je tiens à remercier particulièrement Claudia Sampaio Assunção, pour son rôle de Maître d’apprentissage. Je tiens à lui exprimer toute ma gratitude pour sa pédagogie, et ses conseils qui m’ont permis de mener à bien ce rapport. Enfin, je souhaite mettre en avant l’initiative prise par l’IIM pour avoir mis en place l’alter- nance au cours du Master Manager de la Communication numérique, une opportunité pour valoriser mes acquis afin de les mettre à l’épreuve dans le monde professionnel.
  • 3. Table des matières Préambule L’agence Preferendum L’équipe Preferendum I - Preferendum : une agence de conseil en communication et production 1 - Les activités de l’agence sur la communication a - Du conseil en communication et marketing b - Création graphique et production c - Les enjeux inhérents à ces activités II - Appréhender le métier de chef de projet 1 - Mes missions auprès de la directrice des opérations a - Accompagner et suivre les projets b - Assister la directrice des opérations dans ses missions 2 - Qui est vraiment le chef de projet marketing ? a - Son rôle et ses missions b - Les difficultés inhérentes au métier c - Les qualités nécessaires III - Bilan 1 - Les difficultés rencontrées 2 - Les apports de la formation à l’agence Preferendum 3 - Conclusion Annexes 4 5 6 7 7 7 8 9 11 11 11 13 15 15 15 16 17 17 18 18 19
  • 4. 4 Préambule Après un BTS en informatique et une école de commerce, je me suis tourné vers une licence de web marketing en alternance. Passionné par la communication et le marke- ting digital, cette formation fût l’occasion pour moi de découvrir cette activité du point de vue professionnel. En 2014, j’ai donc eu la chance d’intégrer UgoCab, une jeune start-up qui proposait une application de chauffeurs-privés en tant que chargé de web-marketing. J’étais en charge du lancement de l’application, de l’amélioration de l’expérience client, de la création d’opérations marketing et communication, du suivi et de l’animation de la com- munauté. L’aventure s’est arrêtée à la fin de mon contrat d’alternance pour cause d’abandon de projet de la part du porteur de projet. Cette expérience fut très enrichissante pour moi et j’ai décidé de continuer mes études dans le numérique en intégrant le master Manager de la Communication Numérique à l’IIM. Après d’intensives recherches et de nombreux entretiens passés, j’ai choisi d’intégrer l’agence Performance et Influence du groupe Keyline en tant qu’assistant chef de pro- jet. C’était pour moi le meilleur choix, car il correspondait parfaitement à mes recherches en matière de taille d’entreprise, de missions ainsi qu’à la formation dispensé par l’IIM. En 2016, le groupe financier Keyline décide de vendre l’agence Performance et In- fluence. Le fonds de commerce et le pôle production dont je fais partie furent revendus ; pour le meilleur ; à l’agence Preferendum. Je travaille toujours en binôme avec mon maitre d’apprentissage sur la gestion des divers projets de l’agence: Site internet, landing page, e-mailings, kit bannières, jeux-concours, Projet print, etc ... Du suivi des plannings de production, de l’écriture des cahiers des charges fonctionnelles, de l’aide à l’écriture des recommandations avant-vente pour les clients.
  • 5. 5 L’agence Preferendum Laurent Mano et Jean-Pierre Brochen, s’associent en 1998 pour créer l’agence Prefe- rendum avec la volonté de résoudre des problématiques de Marque, avant de se po- sitionner sur des techniques de communication. En 2005 Preferendum s’associe avec Marie-Anne Carrer pour la création d’un département relation publique. Après 18 ans, Preferendum est toujours une agence indépendante. Aussi, au gré des années, l’agence s’est étoffée avec des compétences nouvelles avec l’acquisition de la partie production digitale de l’agence Keyline en 2016 pour répondre aux nouveau enjeux des clients. L’agence a récemment déployé son nouveau site internet sur la plateforme Hubspot, un des leaders dans le domaine de l’Inbound Marketing dont le principe est de renverser la manière de faire du marketing. Le marketing traditionnel s’appui sur des techniques de “Push”. C’est à dire que nous al- lons envoyer du contenu directement à notre cible via des campagne de bannières pub, des campagnes de mailings, etc... L’Inbound Marketing repose sur des scénarios prédéfi- nis qui une fois en place feront venir le client vers l’annonceur de lui-même par l’intermé- diaire de livres blancs sur un sujet donné, de publications sur des blogs par exemple. Tous les responsables de pôle et les chef de projets de l’agence ont pour mission de se certifier sur plusieurs thématique avant la fin de l’année 2017 : marketing, design, commu- nication et commerciale. L’agence est également membre du réseau E3 INTERNATIONAL AGENCY NETWORK (réseau internationale d’agences indépendantes) depuis 2018 avec plus de 20 récompenses publicitaires en 10 ans.
  • 6. 6 L’équipe Preferendum L’équipe preferendum est composé de 5 Pôles pour un total de 14 salariés. Certains Free- lance, developpeur et infographiste, viennent régulièrement à l’agence en renfort dans les période de « rush ». Voici comment sont composés les pôles : Le pôle commercial : Laurent Mano - Directeur commercial Claudia Sampaio Assunçao : Directrice des opérations Grégory Blin : Chef de Projet Senior Romain Cordioux : Apprenti Chef de Projet Le pôle création : Jean-Pierre Brochen : Directeur de la création Nelson Cohelo : Directeur artistique Victoria Rateaud : Apprentie web designer / infographiste Cloé Mazeau : Apprentie web designer / infographiste Le pôle développement : Valentin Dosimont : Développeur Senior Richard Rabillon : Apprenti développeur Denis Jankovic : Apprenti développeur Vincent Paris : Apprenti développeur Le pôle RP et stratégie d’influence : Marie-Anne Carrer : Directrice du département RP & stratégie d’influence Le pôle administratif : Abner Ouazna : Directeur Financier
  • 7. 7 1 - Les activités de l’agence sur la communication a - Du conseil en communication et marketing Preferendum est une agence conseil. Cette activité se décline dans les domaines de la communication et du marketing. L’agence intervient auprès des organisations qui sou- haitent développer leur image et améliorer la pertinence de leur offre. Ainsi, Preferendum propose d’abord son expertise en terme d’analyse stratégique. D’une part, il faut com- prendre les forces et les faiblesses propres à l’organisation. D’autre part, il s’avère impor- tant d’identifier les opportunités et les menaces liées à l’environnement extérieur. Cette étude est qualifiée d’analyse SWOT dans le jargon professionnel ; l’intitulé correspond à un acronyme anglo-saxon. Les domaines balayés par le SWOT sont extrêmement variés : secteur d’activité ; chiffre d’affaires et part de marché ; historique ; membres de la direction ; marchés clés ; don- nées financières ; communication ; système de production ; circuit de distribution ; re- cherches et développement ; concurrence ; partenariats etc. A terme, cette réflexion permet l’émergence d’une approche stratégique idéale, tenant compte des forces et des faiblesses de l’organisation, ainsi que des opportunités et des menaces de son envi- ronnement. L’agence préconise ainsi les démarches propices au développement ou au renouvellement. Preferendum apporte aussi son expertise pour l’élaboration du plan de communication interne et externe. Cela commence bien souvent par la conduite d’un audit de la com- munication. Dans ce cas, l’agence cherche à mesurer l’impact des actions établies au sein d’une organisation, ainsi que l’évolution de l’image et de l’opinion. L’audit de com- munication s’opère grâce à des enquêtes (qualitatives ou quantitatives) menées auprès de publics cibles déterminés par l’organisation. Parmi ces publics on distingue les cibles in- ternes de la communication, des cibles externes. En interne on note par exemple : les sa- lariés ; les fournisseurs ; les sous-traitants ; les organismes financiers. A l’externe on recense : les clients et prospects ; les pouvoirs publics ; les citoyens (l’opinion) ; les leaders d’opinion (notamment la presse) etc. A l’issue d’un audit, l’agence dispose de données factuelles pour mesurer les écarts entre l’image voulue par l’organisation, la manière dont elle est perçue par ses publics cibles et la façon dont elle communique. L’agence peut dès lors bâtir le plan de communica- tion adéquat pour l’organisation. Cet outil essentiel repose sur l’analyse des enjeux de la communication au regard de la stratégie globale d’entreprise. Un plan d’actions est fixé à partir de «scénarios» prospectifs. Cette ligne directrice précise les moyens nécessaires: pour atteindre le résultat souhaité par l’entreprise ; pour résoudre les problèmes de com- munication mis en évidence par l’audit. I - Preferendum : une agence de conseil en communication et production
  • 8. 8 Le plan de communication élaboré par l’agence définit ainsi de manière concrète : - les axes stratégiques de la communication - les objectifs de la communication - les cibles visées par la communication - les messages - les outils - le budget - la planification des actions - le pilotage des actions - les acteurs impliqués - les indicateurs de mesure pour les actions entreprises Preferendum intervient également dans le domaine plus spécifique du marketing opéra- tionnel. A ce titre, l’agence est en mesure de réaliser l’audit marketing d’identification. Le principe reste le même que pour un audit de communication ; l’enquête étant complé- tée d’apports documentaires sur le secteur d’activité et d’une veille concurrentielle. En revanche, ce que l’on cherche à comprendre au travers de ce type d’audit, ce sont les attentes du consommateur ; on étudie donc les comportements de ce dernier. L’étude révèle ainsi des opportunités pour l’amélioration de l’offre en question. Il s’agit en- suite de tester plusieurs hypothèses, ceci afin de positionner efficacement un produit ou un service. L’agence peut alors aller plus loin en proposant la mise en place de stratégies par domaines d’activités. La recherche d’un nom de marque fait évidemment partie de cette expertise en marketing. L’objectif principal est alors de démarquer efficacement l’offre ou le produit face à la concurrence. Enfin, l’agence est compétente en conception et réalisation évènementielle. Chaque moment fort rythmant le calendrier d’une entreprise est une occasion de communiquer. Preferendum s’est spécialisée dans l’organisation d’événement d’entreprise : anniversaire, lancement commercial, action marketing, salon etc. Les demandes les plus fréquentes concernent la conception de stands commerciaux sur des salons professionnels. A ce titre, l’agence prend en charge l’intégralité des démarches : de la réservation de l’espace sur le salon, à la conception du stand en passant par la réalisation des supports de com- munication. b - Création graphique et production Preferendum est une agence de création. Cette activité se décline dans les domaines de l’impression et du web. Tout d’abord, l’agence propose la création d’identités visuelles. Dans cette optique, Preferendum conçoit et réalise logotypes et chartes graphiques. Cette étape est décisive. En effet, c’est autour du logo que s’organise le discours de l’en- treprise. Un bon logo doit être inspiré. Il doit à la fois être accessible, simple, reconnaissable, mo- derne, et susciter une émotion. Bref, il doit être clair et avoir un fort impact. Par ailleurs, le logo est déclinable sur les différents supports de l’entreprise. La pertinence d’un logo repose sur cinq critères: la perception ; la différenciation ; la compréhension ; la mémori- sation ; et enfin l’attribution.
  • 9. 9 Une fois le logotype créé, l’agence conçoit la charte graphique qui en découle. La charte graphique est un document de référence qui définit les règles pour garantir l’uti- lisation correcte du logo, des couleurs et des polices, pour représenter l’image de l’en- treprise. La charte graphique assure la pérennité de la marque et sa reconnaissance à travers toutes ses représentations matérielles. Une charte graphique s’applique à tous les supports de communication ; cela donne « un air de famille » à tous les documents de l’entreprise. Elle sert, en outre à maintenir une cohérence pour l’image de l’entreprise. Ensuite, l’agence conçoit et réalise des supports imprimés ; plus couramment appelés supports Print. Ces supports constituent l’essentiel de «l’arsenal de la communication». Les outils imprimés s’appuient sur des règles d’écriture et des procédés de fabrication spéci- fiques. Néanmoins, tous les supports imprimés ont au moins trois points communs : le texte, l’image et la mise en page. Parmi ces supports figurent par exemple : la plaquette institutionnelle ou commerciales ; la publication ; la brochure ; l’encart institutionnel ou publicitaire ; le catalogue ; le mai- ling ; les supports signalétiques (panneau enseigne et vitrine) ; stickers etc. Ces différents supports sont autant d’outils de communication fréquemment utilisés par les organisa- tions. Par ailleurs, l’agence est souvent amenée à réaliser des shootings photos auprès des organisations ne possédant pas de photothèque. En parallèle de ces outils imprimés, Preferendum conçoit et réalise aussi des supports destinés au web. En effet, impossible d’échapper à l’omniprésence de l’Internet. Il faut aujourd’hui déployer une part importante de la communication sur la toile. Le Web 2.0 a propulsé la communication d’entreprise dans l’ère du numérique et des réseaux. En se basant sur ce constat, l’agence propose son savoir faire en terme de création graphique au travers de la conception de sites web institutionnels. Preferendum propose alors égale- ment le dépôt d’un nom de domaine pour le site Internet créé. c - Les enjeux inhérents à ces activités Je perçois d’emblé les enjeux inhérents à l’approche communicationnelle de Preferen- dum. Tout d’abord, il s’agit de s’adapter à la diversité des contextes et secteurs d’exercices de la communication. En effet, les clients de l’agence sont nombreux et appartiennent à des univers professionnels très différents. L’agence travaille autant avec des entreprises privées qu’avec des organismes publics. Parmi les entreprises du secteur privé, l’agence propose aussi bien ses services à l’au- to-entrepreneur qu’au dirigeant d’une grande entreprise. Parmi les organismes publics, l’agence collabore avec des collectivités territoriales, des institutions culturelles, des centres de formation etc. J’envisage la multiplicité des clients et leurs environnements professionnels comme une véritable chance. Je vais pouvoir appréhender plusieurs contextes de la communication. Parallèlement, je comprends les objectifs à atteindre par l’agence pour chacun de ses clients. Ces derniers font appel à nos services pour véhiculer une image positive et cohé- rente de leur organisation. Cela nécessite d’appréhender précisément l’environnement de l’organisation, ou le marché propre à l’entreprise et son activité. La tâche n’est pas aisée si l’on considère la nature diverse des clients et des domaines d’activités ; ainsi que
  • 10. 10 la multiplicité des messages et des publics concernés. En effet, l’agence a pour missions de convaincre les professionnels, séduire les publics, fédérer des partenaires autour d’un projet etc. Ensuite, je perçois un autre défi de taille ; celui d’acquérir des compétences transversales. D’une part, l’agence propose des services en communication et en marketing. Cela signi- fie de pouvoir s’adapter à ces deux champs d’études, différents mais complémentaires. Régulièrement, l’agence est amenée à concilier ces deux approches au travers de ses prestations. Pour l’agence l’objectif est la formulation d’une offre qualitative et attractive, au yeux d’une organisation et de publics cibles. J’envisage alors, la polyvalence opéra- tionnelle dont il faut faire preuve. L’agence propose une communication multi-supports ; son offre est celle du service «clé en main» apporté au client. Il s’agit de se former en permanence afin d’élargir toujours plus le panel des activités de l’agence. Cela signifie pour moi : être avisé des caracté- ristiques propres aux différents outils de communication mis en oeuvre. La typologie des dossiers traités par l’agence est en effet très vaste. L’enjeu est de pouvoir maîtriser l’éla- boration de supports print et d’outils pour le web. Enfin j’assimile un autre enjeu important, concernant l’approche commerciale nécessai- rement mise en oeuvre avec un client ou un prospect. Il faut envisager les activités de l’agence comme des prestations de services ; cela suppose d’instaurer une relation de confiance avec nos interlocuteurs. Au sein de l’agence, les enjeux reposant sur la rela- tion commerciale sont : le sérieux ; la réactivité ; la simplicité. Ces trois critères sont fonda- mentaux car ils sont synonymes d’une approche client optimisée. Chacune de nos dé- marches est dictée par ces trois règles indissociables. Bien évidemment, l’agence met un point d’honneur à répondre à toutes les sollicitations qui lui sont faites. Cela signifie travailler sur plusieurs projets à la fois. De même, cela suppose de réaliser plu- sieurs propositions pour un même dossier. Finalement, l’agence propose et le client «dis- pose». L’enjeu est de concilier une approche de la communication avec la relation com- merciale. D’où l’importance d’établir une véritable relation entre l’agence et le client ; afin que ce dernier poursuive au mieux les recommandations prescrites. Avec le recul, il me semble que l’approche commerciale ressemble à l’approche du communiquant : comprendre pour mieux convaincre.
  • 11. 11 II - Appréhender le métier de chef de projet 1 - Mes missions auprès de la directrice des opérations a - Accompagner et suivre les projets J’ai la chance d’avoir intégré une agence où la polyvalence est de mise. Ainsi, régu- lièrement j’accompagne Ma responsable en «rendez-vous client». Lors de ces réunions, je prends en notes l’essentiel des propos échangés. Ensuite je rédige les compte-rendus de réunion destinés à l’équipe. Cela permet au chef de projet marketing de pouvoir se consacrer à d’autres activités inhérentes au fonctionnement d’une agence, comme par exemple la comptabilité. Pour ma part, j’y trouve de nombreux intérêts : je peux enrichir la problématique de communication relative au client ; j’analyse la réflexion apportée en guise de réponse par Ma responsable ; enfin je peux suivre l’évolution du projet au sein de l’agence. Cela me plait beaucoup car au travers de cet accompagnement sur le terrain, je deviens un lien permanent entre les pôles marketing et créatif. Je me trouve au coeur des projets menés par l’agence. Brief de lancement avec le client La réunion de brief est synonyme de lancement de projet pour l’agence. Pourtant lorsque nous sommes conviés à rencontrer un interlocuteur, rien n’est joué d’avance. Il est possible que nous soyons consultés, au même titre que d’autres agences, sans obtenir la gestion du projet. Ce premier rendez-vous a donc souvent le goût du challenge. En revanche, la première nécessité est d’être à l’écoute. Le client présente brièvement les tenants et aboutissants l’ayant conduits à nous contacter. Pour Ma responsable il s’agit de cerner la problématique et d’y répondre en apportant des solutions. J’ai l’occasion de participer à plusieurs réunions de brief chez le client ou en conférence téléphonique Lorsque nous réalisons cet entretien devant un comité composé de plusieurs communi- cants. Ce fut le cas pour une réunion de brief au sein du centre de formation CFA ingé- nieurs2000. L’agence était sollicitée pour la refonte du site Internet. Il s’agissait d’actua- liser une partie des contenus et des liens hypertextes tout en optimisant l’ergonomie de la page d’accueil. Dans une telle réunion, il faut savoir «donner le change», et avoir de bonnes connaissances théoriques et techniques pour comprendre rapidement le coeur du problème et y répondre de manière concrète avec des exemples à l’appui. Néanmoins, nous n’étions pas toujours mis en concurrence. Ce fut le cas lors du brief avec l’entreprise Neut. L’entreprise souhaitait redynamiser son identité visuelle ; tout en lui conférant l’idée d’ «expert» dans son domaine. Pour ce faire, le dirigeant laissait carte blanche à l’agence. Au cours de l’entretien, je prenaenviis notes des requêtes du client d’une part, des premières recommandations du chef de projet d’autre part. Après avoir apporté son expertise en rendez-vous, Ma responsable réalise le cadrage budgétaire en se basant notamment sur mes compte-rendus.
  • 12. 12 Présentation du projet au pôle de création graphique De retour à l’agence, le compte-rendu écrit sert d’amorce au débriefing de l’équipe. C’est l’occasion pour le chef marketing d’exposer sa stratégie au regard des attentes expri- mées par le client. Avant cela il consulte l’avis du chef de projet graphique ; celui-ci ana- lyse les besoins et formule des hypothèses créatives. Mon rôle consistait alors à compiler les idées formulées par les deux chefs de projets pour garder une trace de ces échanges. Ensuite, le chef marketing opte pour la démarche qui lui semble la plus adaptée. Il plani- fie le projet dans ses grandes lignes et pose une deadline pour l’envoie du plan de tra- vail créatif. Puis il prend contact auprès de ses prestataires extérieurs (imprimeur, société d’hébergement de site Internet etc.) pour obtenir un prix compétitif au regard du type de mission qu’il souhaite leur confier. Enfin il se lance dans le cadrage budgétaire du projet, destiné au client. Une fois cette étape franchie, le projet est véritablement lancé pour le chef de projet graphique ; celui-ci entame son plan de travail créatif Présenter le plan de travail créatif au client Le chef de projet graphique réalise une partie de son concept créatif. En parallèle, le chef de projet marketing rédige une synthèse destinée au client lui présentant la dé- marche initiée par l’agence. Il envoie ensuite ses recommandations stratégiques ac- compagnées du plan de travail créatif et du cadrage budgétaire. J’ai eu l’occasion de rédiger deux présentations de projets créatifs. La première fois, il s’agissait de synthétiser le contenu d’une séance de coaching à destination d’un club d’entreprises. Ma respon- sable n’avait pas le temps de synthétiser le contenu de son intervention ; elle m’a donc confiée cette tâche. J’ai donc réalisé une brève présentation de la formation sous la forme d’un powerpoint. La seconde fois, il s’agissait de résumer le plan de travail créatif de l’agence au sujet de l’élaboration d’un outil de communication destiné à la «cellule économique du Ternois». Sous la forme d’un diaporama powerpoint je reprenais : une courte présentation de l’agence ; la requête formulée par le client ; les recommanda- tions stratégiques de l’agence ; la description et l’argumentaire du plan de travail créatif. Signalement des correctifs à apporter au document Bien évidemment, le client est en droit de demander des corrections quand bon lui semble. Il n’est pas rare que celui-ci se manifeste afin de rectifier des éléments du plan de travail créatif. Dans ce cas je prends notes des correctifs à apporter au document afin d’en faire part au chef de projet graphique. Cette tâche incombe habituellement au chef marketing, mais après avoir fait mes preuves au sein de l’agence, ce dernier m’ac- cordait sa confiance pour mener à bien cette mission. Par ailleurs, il était fréquent que le chef de projet graphique réclame des éléments manquants au client. En effet, il arrive que l’agence ait besoin d’informations supplémentaires sur l’entreprise. Par ailleurs il est fréquent que les images fournies par le client soient de mauvaise qualité. Dans ce cas, je dressais la liste des fichiers à réclamer auprès du client afin que le chef de projet marke- ting puisse lui en fasse part. Enfin, lorsque les supports de communication étaient réalisés, il arrivait parfois que je sois chargée de les relire afin de m’assurer qu’il n’y ait aucune «co- quille».
  • 13. 13 Présentation finale du projet au client L’agence se consacre à des projets d’envergure. A chaque étape d’avancement d’un de ces projets, le chef marketing présente le fruit du travail de l’équipe au cours de ré- unions «officialisées». J’emploie volontier ce terme car j’ai eu l’occasion d’y assister ; j’ai alors pu constater que ces présentations sont impressionantes. Ma responsable a expliqué la démarche créative de l’agence. Il s’agissait de la conception d’un plan de communi- cation incluant la création d’une identité visuelle ainsi que l’élaboration d’une plaquette institutionnelle. Ce fût extrêmement enrichissant de participer à cette réunion devant une assemblée composée de douze élus. J’étais admirative de l’aisance avec laquelle Ma responsable présentait son argumentaire et répondait aux interrogations diverses. C’était amusant de constater que certaines objections étaient vraiment futiles. En revanche le débat entre les clients, pour juger les propositions de l’agence, était très intéressant. Ils ont d’ailleurs fini par choisir le plan de communication le plus ambitieux des trois proposés. Je n’ai rien perdu du débat, pour en informer ensuite le chef de projet graphique qui était resté à l’agence. Pour conclure sur cette partie, j’aimerai faire part des difficultés que j’ai rencontré à plu- sieurs reprises. Tout d’abord, il me manquait parfois le vocabulaire technique propre à quelques secteurs professionnels. Ensuite, il fallait perpétuellement s’adapter aux interlo- cuteurs. Alors que certains préféraient établir des rapports conviviaux, d’autres étaient très cérémonieux. C’était donc un grand écart permanent : entre des environnements professionnels de natures diverses et des interlocuteurs aux tempéraments très différents. b - Assister la directrice des opérations dans ses missions De manière ponctuelle, ma responsable me confiait des missions prioritaires. En général, il s’agissait de dossiers urgents pour lesquels elle souhaitait être épaulée afin de respecter les délais fixés. Certaines missions me laissaient de grande marge réflexive, d’autre non ; il me fallait réagir vite et aller droit au but. Avec ce genre d’activité, la principale contrainte était de s’adapter rapidement. Il me fallait alors réorganiser les missions sur lesquelles j’étais déjà à l’oeuvre. Du reste ce n’était pas un obstacle, au contraire cela a enrichit mon ex- périence. Faire une proposition de zoning du site de l’Association Française des Fundraisers (AFF) dans le cadre d’une compétition. Mon maitre d’apprentissage m’a donc confié la réalisation de la proposition de zoning pour le site internet de l’AFF. Étant très occupée sur d’autres dossiers ; je l’ai épaulée afin de pouvoir tenir les délais et répondre dans les temps impartis. L’Association Française des Fundraisers (AFF) est l’association qui fédère les professionnels du fundraising et du mécénat de tous les secteurs de l’intérêt général : de l’action so- ciale et humanitaire à l’enseignement supérieur en passant par la recherche, la culture ou l’environnement. La première étape était de lire le cahier des charges afin de bien comprendre les enjeux du projet. La refonte du site n’avait pas uniquement comme but de redonner une jeu- nesse graphique au site ; mais aussi de penser à un moyen d’améliorer l’expérience de l’utilisateur lorsqu’il navigue sur le site. Dans le cahier des charges le client mettait l’accent sur l’ajout d’une fonctionnalité de paiement en ligne pour devenir adhérent à l’AFF.
  • 14. 14 Ensuite je devais réaliser un audit du site www.fundraisers.fr actuel afin de trouver des axes d’améliorations. La chose fut aisée car le site n’avait pas été modifié depuis plus de 5 ans ; certaines fonctionnalités ne sont plus fonctionnelles et l’accès à l’information n’est pas du tout optimisé. J’ai donc recensé tous les défauts du site. De cette recherche, je devais trouver des axes d’amélioration et proposer des solutions concrètes. Le benchmark concurrentiel fut pour moi la meilleure solution pour trouver des idées innovantes et créatives pour répondre au besoin du client. Je me suis donc inspi- ré de plusieurs sites internet pour réaliser une première ébauche du zoning de la page d’accueil du site. J’ai aussi eu l’occasion de confronter plusieurs fois mes idées avec notre directeur artistique ; très compétent sur le webdesign et l’expérience utilisateur. Enfin, et grâce aux conseils du directeur artistique j’ai pu affiner ma proposition (voir an- nexes) et la présenter à ma responsable ; qui n’avait rien à ajouter. Le zoning a donc été soumis au client dans notre réponse à appel d’offres que nous avons remporté face à 3 autres agences. Le développement du site est malheureusement externalisé dans une autre agence de développement et la gestion du projet fut attribuée à un autre chef de projet de l’agence. Néanmoins j’ai pu participer à une partie du projet qui selon moi a contribué à l’acceptation du client de notre projet. Pour conclure sur ce petit projet, les difficultés que j’ai rencontrées étaient surtout cen- trées sur la compréhension du cahier des charges. En effet ; celui-ci n’était pas très expli- cite dans ses demandes. Nous avons dû appeler le client plusieurs fois pour éclaircir cer- tains points. Animer la formation du site de Vivonsvélo auprès du client Ag2r La Mondiale. Afin de libérer mon maître d’apprentissage ; j’ai aussi animé une formation client après la mise en ligne du site www.inscription-vivonsvelo.fr. Le site organise des rassemblements de balades à vélo conviviales de 25km en moyenne, pour petits et grands ; dont le but est de récolter des fonds à l’institut Pasteur. 1km parcouru = 1€ reversé par Ag2r La Mondial. Le site est développé avec le CMS Contao que je connais très bien car j’ai eu l’occasion de travailler dessus plusieurs fois depuis le début de mon contrat d’apprentissage. La formation s’est déroulé le matin avec deux personnes : la responsable web-marketing du site Vivonsvélo et son assistant responsable de l’actualisation des contenus. Le temps prévu pour cette formation était de deux heures. Le client avait déjà des compétences sur le CMS, ce qui rendait la chose plus aisé. Pour que le client puisse suivre la formation nous leur fournissons un guide utilisateur que nous avons préalablement rédigé et person- nalisé avec les différentes fonctionnalités du site. La formation était aussi l’occasion pour le client, en dehors de la recette, de nous faire part des corrections à mettre en place sur le site. Je devais donc m’interrompre dans mes explications pour noter les coquilles que nous rencontrions tout au long de la formation. Puis s’envient les questions-réponses avec le client ; sur les points qui n’avaient pas forcé- ment été claires pour le client. Finalement la formation n’a durée qu’une heure et demi. Enfin, le plus dur dans cet exercice fût de former le client sur un site dont les fonctionnali- tés comportaient certains bugs. Je devais donc argumenter pour que le client. Le client est tout de même sorti satisfait du travail effectué.
  • 15. 15 2 - Qui est vraiment le chef de projet marketing ? a - Son rôle et ses missions Preferendum étant une agence de communication à taille humaine, le chef de projet y occupe une fonction «multi-casquettes». Principalement, il joue un rôle d’interface et de médiateur entre le client et l’équipe créative ; c’est lui qui coordonne les compétences nécessaires à l’élaboration des projets. Dans les faits, le chef marketing de l’agence n’est autre que son chef d’entreprise. Concrètement, c’est le chef de projet marketing qui in- carne la figure commerciale de l’équipe. Son but est de convaincre le client de la qualité des prestations de son agence. Il est, par ailleurs, en contact permanent avec les différents clients et définit avec eux les objectifs à atteindre pour les projets confiés à l’équipe. Il réunit ensuite l’essentiel des infor- mations concernant les enjeux de la campagne de communication (ou marketing). De même, le chef de projet marketing s’interroge sur l’environnement propre à l’organisation ainsi que sur les produits ou services à promouvoir. Puis il élabore et propose une stratégie de communication (ou une stratégie marketing) répondant aux problématiques soule- vées lors du brief avec le client. Dès lors, le chef de projet détermine le cadrage budgé- taire nécessaire à la réalisation du projet. Puis il négocie les prix auprès de ses prestataires extérieurs (les imprimeurs par exemple) afin de proposer le budget le plus acceptable possible pour le client. Enfin, il présente le projet global au pôle de création graphique auquel il confie la réalisation du projet. Bref, il supervise toutes les étapes de conception, puis s’assure de la bonne exécution du projet en apportant des correctifs, en cours de réalisation. Enfin, il présente le projet final de l’agence aux commanditaires. Il argumente ainsi les choix opérés, d’après les attentes exprimées lors du brief initial. Il est à même de répondre à toutes les interrogations du client. En phase finale de projet, le chef de projet récupère les BAT et donne son feu vert au service créatif pour expédier les livrables. Une fois les documents réalisés, le chef de projet s’occupe de les envoyer au client en leur adressant par la même occasion la fac- turation inhérente à la prestation de l’agence. b - Les difficultés inhérentes au métier Selon un aveu de du chef de projet de l’agence, la première difficulté pour lui consiste à démontrer le bien fondé de la communication. En effet, cette fonction est encore bien souvent négligée au sein des entreprises, notamment les PME. Pour cause, la communica- tion ne créé pas de richesses à proprement parler. Or cette «fonction support» y contribue fortement, en diffusant une image positive et cohérente de l’entreprise. C’est pourquoi, le chef de projet est amené à convaincre ses interlocuteurs d’investir dans la communication, de manière durable et raisonnée. Ainsi, il se heurte parfois à des incompréhensions de la part de certains dirigeants. Lorsque cela arrive, il doit avant tout apporter des perspectives d’amélioration sur le court terme. Se plier aux exigences du client en terme de délais et de coûts, est une autre difficulté du métier. Il ne s’agit pas simplement d’être réactif ; il faut anticiper tous les cas de figures possibles au cours de la réalisation d’un projet. Ainsi, il n’est pas rare que le chef de projet ait à gérer les retards ou les erreurs de ses prestataires.
  • 16. 16 Aussi, le chef de projet s’efforce d’obtenir les prix les plus attractifs auprès de ses parte- naires. Sa préoccupation principale est de respecter le cadrage budgétaire qu’il a déter- miné au départ pour sa prestation. Il faut bien reconnaître aussi que son but est de renta- biliser les activités de l’agence. C’est pourquoi, le chef de projet doit absolument éviter les retards ou l’attente, sur le déroulement de son planning. Enfin, il y a une certaine frustration dans ce métier, lorsque le client ne tient pas compte des recommandations de l’agence. En effet, le chef de projet travaille dans l’optique de résoudre une problématique de communication. Néanmoins, ses interlocuteurs ne sont pas toujours réceptifs aux attraits des solutions proposées. Aussi, il peut être conduit à renoncer à une idée pour ne pas déplaire aux clients. Il n’est pas évident de s’investir pleinement dans un projet lorsque l’issue en est incertaine. Bien que le chef de projet argumente sa démarche et ses actions en amont du projet, le client peut le remettre en question à tout moment. Pour autant, il ne doit jamais perdre la face et continuer à s’investir avec engouement. c - Les qualités nécessaires Bonne présentation - Parfaite élocution - Aisance relationnelle - Sens de la négociation - Fibre commerciale - Tact et diplomatie - Esprit d’analyse et de synthèse - Aptitude à diriger et à organiser - Fines connaissances des secteurs d’activités et de leurs marchés - Grande disponibilité à l’égard de ses interlocuteurs - Force de conviction - Vaste culture générale
  • 17. 17 III - Bilan 1 - Les difficultés rencontrées a - Un temps d’adaptation La principale difficulté que j’ai rencontré a été de m’adapter le plus rapidement possible à ce nouveau métier, à la nouvelle organisation de Preferendum ainsi que ces outils. Pour cela j’ai appris des techniques et des méthodologies de travail propre à l’agence afin de pouvoir travailler en harmonie avec mes nouveaux collaborateurs. Ce métier demande aussi une grande confiance en soi afin de ne pas céder à tous les caprices des clients. En effets, les clients sont susceptibles de faire des demandes supplé- mentaires qui ne sont pas prévues dans le devis initial et c’est à ce moment-là qu’il est nécessaire de prendre des décisions stratégiques. Faut-il céder pour gagner la sympathie du client ? Faut-il le prévenir que sa demande va engendrer une modification du devis ou tout simplement refuser ? b - La diversité des contextes de la communication Ce stage en agence est une immersion dans les différents contextes de la communica- tion. Chaque rencontre avec un client est synonyme d’une nouvelle situation de com- munication à analyser. Tout d’abord il convient de se faire une idée du cadre général de l’organisation. Ainsi avant tout rendez-vous, je m’attache à questionner ma responsable sur les aspects contextuels relatifs à notre interlocuteur. Je m’intéresse particulièrement aux contextes : technologique, culturel, institutionnel, politique et historique. En effet, ces variables propres à chaque organisation vont influer sur le comportement à adopter vis-à- vis de celle-ci. Ces informations contextuelles influent sur la stratégie de communication adoptée au cours d’une rencontre avec le client. Je dois faire preuve de souplesse pour instaurer une bonne relation interpersonnelle avec mes interlocuteurs. J’avoue qu’au départ, j’appré- hendais les premiers contacts et la juste manière de me présenter. c - La diversité des contextes de la communication L’agence de communication est un environnement technique et spécifique. J’étais ain- si confrontée à un jargon professionnel très vaste. Dans un premier temps, j’étais surprise lorsque l’on me demandait de « router un mail » , ou de mettre à jour le « plan de charge ». Néanmoins, après une période d’adaptation les expressions décrivant les activités du quotidien ont pris sens. J’ai constaté que le vocabulaire anglo saxon provenant du domaine marketing est large- ment employé. Ainsi je m’affairais sur des missions de «back office» ; autrement dit j’assurais un suivi des dossiers. C’est pourquoi j’étais au fait d’utiliser fréquemment les termes : «brie- fing» ; «debriefing» ; «deadline» , «baseline» ; «B to B» ou «B to C». L’usage de ce jargon était vraiment nécessaire dans mes activités journalières.
  • 18. 18 Sur les projets qui demandaient de la rédaction, j’étais amené à briefer des rédacteurs pour : un titre ; une accroche ; un chapô ; un angle d’attaque ; une légende ; une brève etc. Ainsi, le langage de la presse écrite est bien présent au sein d’une agence de com- munication. L’élaboration de supports « print » suppose aussi de connaître la typologie des outils de communication : « publication » ; « brochure » ; « plaquette » (diptyque ; trip- tyque ; quadriptyque) ; « livret d’accueil » ; « périodique » ; « encart institutionnel » etc. Au travers du jargon technique, je me suis familiarisé avec la complexité des formats et des processus de transferts pour les fichiers. Je me suis appliqué à répertorier les différents formatages en fonction des documents : RVB (format image en PAO) ; CMJN (format image en impression) ; XML (format document pour le web) ; HTML (format universel de codage pour le web) etc. Cela m’a permis d’appréhender les contraintes de la concep- tion graphique selon les types de supports utilisés. Finalement, les échanges au sein de l’agence facilitent l’acquisition d’un vocabulaire technique propre à plusieurs domaines professionnels : le marketing ; la presse ; la communication ; l’imprimerie ; la PAO ; l’infor- matique et le Web. 2 - Les apports de la formation à l’agence Preferendum Au travers de mes missions j’ai développé plusieurs compétences. Tout d’abord, j’ai pu m’initier à la préparation et au compte rendu de réunion en accompagnant le respon- sable de l’agence en rendezvous client. Puis grâce à la pratique quotidienne de re- cherches documentaires, j’ai acquis un savoir-faire en matière de veille sur le web. J’ai ainsi découvert de nombreux sites et forums dédiés à la communication, au marketing et à la gestion de projet. Les apports de la formation concernent également le savoir être. Dans ce domaine, l’agence de communication est un environnement propice au développement person- nel. Mon expérience m’a conduit à de nombreuses remises en question. À ce titre, je me suis beaucoup épanoui en me montrant force de proposition pour enrichir le dialogue autour de projets. De même j’ai acquis une grande ouverture d’esprit grâce à la diversité représentant le travail en agence. Aussi j’ai renforcé mon esprit critique, au travers de nombreuses ana- lyses de situations et d’outils de communication. Mes missions ont favorisé un renouvel- lement constant de mes idées ; je me révèle ainsi créatif. Par ailleurs, j’ai accentué mon sens du relationnel et de l’écoute. J’ai su faire preuve de réactivité, d’adaptabilité et de polyvalence. De plus, j’ai démontré de réelles qualités organisationnelles. L’esprit d’équipe est devenu une évidence pour moi ; être un «maillon de la chaîne» est une situation pro- fessionnelle valorisante. 3 - Conclusion Je suis très satisfait des acquis de cette expérience. Je suis également conscient du che- min qu’il me reste à parcourir. J’ai hâte de prendre un poste en CDI dans la «gestion de projets» en agence ou chez l’annonceur cette fois. À présent je souhaite renforcer mon réseau relationnel, en tissant des liens durables avec le milieu professionnel que j’ai appré- hendé durant ma formation.