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08 gestion de las comunicaciones

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Gestión de las Comunicaciones

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08 gestion de las comunicaciones

  1. 1. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net Dirección de Proyectos Instructor: Rubén Rodríguez Prado Project Management Professional (PMP®) Tema 8: Gestión de las Comunicaciones
  2. 2. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net AGENDA Introducción Planificar la Gestión de las Comunicaciones Gestionar las Comunicaciones Controlar las Comunicaciones
  3. 3. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
  4. 4. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net INTRODUCCIÓN La comunicación efectiva es crucial para el éxito de un proyecto La comunicación incluye las actividades y comportamiento por medio de los cuales la información y las ideas son transferidas entre los individuos involucrados en un proyecto Al usar sus habilidades de comunicación, los gerentes de proyectos ayudan a: Planificar, dirigir, controlar y coordinar las actividades El gerente de proyecto utiliza aproximadamente el 90% de su tiempo para comunicarse
  5. 5. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net INTRODUCCIÓN La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados Los directores de proyecto emplean la mayor parte de su tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organización) como externos a la misma.
  6. 6. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net INTRODUCCIÓN  Las actividades de comunicación incluidas en estos procesos a menudo pueden presentar numerosas dimensiones potenciales que se han de tener en cuenta, incluyendo entre otras:  Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, proveedores, otros proyectos, organizaciones, el público)  Formal (informes, actas, instrucciones) e informal (correos electrónicos, memorandos, discusiones ad hoc)  Vertical (hacia arriba y hacia abajo dentro de la organización) y horizontal (entre pares)  Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales)  Escrita y oral, y verbal (inflexiones de voz) y no verbal (lenguaje corporal)
  7. 7. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net INTRODUCCIÖN  Comunicación No Verbal  Codificación de mensajes sin utilizar palabras. Incluye gestos, tonos vocales, expresiones faciales y lenguaje corporal  Además de los tonos vocales y expresiones faciales pueden influir además en la comunicación verbal: los gestos, el género y la vestimenta  ¿Cómo es la comunicación en ambientes de proyectos? Impacto Total del Mensaje = Palabras (7%) + Tonos vocales (38%) + Expresiones faciales (55%)
  8. 8. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net INTRODUCCIÓN  La mayoría de las habilidades de comunicación son comunes a la dirección general y a la dirección de proyectos. Éstas incluyen, entre otras:  Escuchar de manera activa y eficaz  Cuestionar y examinar ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensión  Educar para aumentar el conocimiento del equipo para que éste pueda ser más eficaz  Investigar los hechos para identificar o confirmar información  Investigar y gestionar expectativas  Persuadir a una persona, a un equipo o a una organización para llevar a cabo una acción  Motivar para proporcionar estímulo o confianza  Orientar para mejorar el desempeño y alcanzar los resultados deseados  Negociar para lograr acuerdos mutuamente aceptables entre partes  Resolver conflictos para prevenir impactos negativos  Resumir, recapitular e identificar los próximos pasos
  9. 9. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net NECESIDADES DE COMUNICACIÓN DEL GP Proveer dirección al proyecto Vender y Hacer marketing Asistir a reuniones Relaciones públicas Gestión del Proyecto global Gestionar registros Toma de decisiones, Autorizar trabajos, Dirigir actividades, Negociar, Reportar Toma de decisiones, Autorizar trabajos, Dirigir actividades, Negociar, Reportar
  10. 10. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net
  11. 11. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
  12. 12. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Es el proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades y los requisitos de información de los interesados y de los activos de la organización disponibles El beneficio clave de este proceso es que identifica y documenta el enfoque a utilizar para comunicarse con los interesados de la manera más eficaz y eficiente
  13. 13. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net Entradas Plan de Gestión del Proyecto Registro de interesados Factores ambientales Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y Técnicas Análisis de requisitos de comunicación Tecnología de Comunicación Modelos de comunicación Métodos de comunicación Reuniones Salidas Plan de Gestión de las Comunicaciones Actualizaciones a los documentos de proyecto PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
  14. 14. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Planificar las comunicaciones del proyecto es importante para lograr el éxito final de cualquier proyecto Una planificación incorrecta de las comunicaciones puede dar lugar a problemas tales como demoras en la entrega de mensajes, comunicación de información a la audiencia equivocada, o comunicación insuficiente con los interesados y mala interpretación o comprensión del mensaje transmitido
  15. 15. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Las consideraciones importante que puede ser necesario tener en cuenta incluyen, entre otras:  Quién necesita qué información y quién está autorizado para acceder a ella  Cuándo van a necesitar la información  Dónde se debe almacenar la información  En qué formato se debe almacenar la información  Cómo se puede recuperar la información  Si es necesario tener en cuenta zonas horarias, barreras de idioma y consideraciones interculturales
  16. 16. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Análisis de Requisitos de Comunicación  El análisis de los requisitos de comunicación determina las necesidades de información de los interesados del proyecto  Estos requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la información necesaria con un análisis del valor de dicha información  Los recursos del proyecto se deben utilizar únicamente para comunicar información que contribuya al éxito del proyecto o cuando una falta de comunicación pueda conducir al fracaso  Hay que determinar y limitar los canales de comunicaciones. Es decir, quién se comunicará con quién, y quién recibirá cuál información
  17. 17. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Análisis de Requisitos de Comunicación  La información típica requerida para determinar los requisitos son:  Organigramas  Relaciones entre la organización del proyecto y las responsabilidades de los interesados  Disciplinas, departamentos, y especialidades involucradas  Cantidad de personas y locales  Necesidades de información interna  Necesidades de información externa  Información sobre los interesados
  18. 18. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Análisis de Requisitos de Comunicación 2 Personas 1 Canal de Comunicación 3 Personas 3 Canales de Comunicación 4 Personas 4 Canal es de Comunicación?
  19. 19. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Análisis de Requisitos de Comunicación 2 Personas 1 Canal de Comunicación 3 Personas 3 Canales de Comunicación 4 Personas 4 Canal es de Comunicación?
  20. 20. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Tecnología de Comunicación  Las metodologías usadas para transferir información pueden variar significativamente  Los factores que pueden influir en la selección de la tecnología de comunicación incluyen, entre otros:  La urgencia de la necesidad de información  La disponibilidad de la tecnología  Facilidad de uso  Entorno del proyecto  Sensibilidad y confidencialidad de la información
  21. 21. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Modelos de Comunicación
  22. 22. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Modelos de Comunicación  EMISOR  Codificar el mensaje claramente  Seleccionar un método de comunicación  Enviar el mensaje  Confirmar que el mensaje ha llegado al receptor y ha sido entendido por éste  RECEPTOR  Decodificar el mensaje  Confirmar que el mensaje ha sido recibido y entendido: proveer retroalimentación
  23. 23. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Métodos de Comunicación  Interactiva.- Intercambio de información tipo multidireccional. Asegura un entendimiento común de un tema determinado específico: reuniones, llamadas telefónicas, videoconferencias, etc.  Tipo PUSH (empujar).- Enviada a receptores específicos, asegurando su distribución pero no su entendimiento, esto incluye: cartas, memos, informes, e-mails, faxes, correos de voz, comunicados de prensa, etc.  Tipo PULL (jalar).- Utilizadas para grandes volúmenes de información o para audiencias grandes, requiere que cada receptor acceda a la información según su criterio: intranet, e-learning, servidores de contenido, etc.
  24. 24. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Reuniones  Planificar la gestión de las Comunicaciones requiere del debate y el diálogo con el equipo del proyecto para determinar la forma más adecuada de actualizar y comunicar la información del proyecto, y para responder a las peticiones de diversos interesados para esa información  Estas discusiones y el diálogo son comúnmente facilitado a través de reuniones, que pueden llevar a cabo cara a cara o en línea y en lugares diferentes, como el sitio del proyecto o en las instalaciones del cliente  La mayoría de las reuniones del proyecto se componen de grupos de interés que se unen con el fin de resolver problemas o tomar decisiones. Aunque las discusiones informales pueden ser interpretadas como una reunión, la mayoría de las reuniones del proyecto son más formales con una hora acordada, lugar y orden del día
  25. 25. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net SALIDAS  Plan de Gestión de las Comunicaciones  Requisitos de comunicación  Información a ser comunicada, incluyendo formato, contenido y nivel de detalle  Responsable de comunicar  Persona o grupo receptor  Métodos o tecnología usada  Frecuencia de la comunicación  Método de escalamiento para temas polémicos no resueltos  Método de actualización y refinamiento del plan  Glosario de terminología común  También pueden incluir guías para las reuniones de estado del proyecto, reuniones del equipo del proyecto, reuniones virtuales y correo electrónico  El plan puede ser formal o informal, esbozado a grandes rasgos o altamente detallado, dependiendo de las necesidades del proyecto  El planeamiento de las comunicaciones generalmente involucra la creación de entregables adicionales que a su vez requieren tiempo y esfuerzo adicional
  26. 26. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
  27. 27. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net GESTIONAR LAS COMUNICACIONES Es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar, y realizar la disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el plan de la gestión de las comunicaciones El beneficio clave de este proceso es que permite un flujo de comunicaciones eficaz y eficiente entre los interesados del proyecto
  28. 28. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net GESTIONAR LAS COMUNICACIONES Este proceso va más allá de la distribución de información relevante y procura asegurar que la información que se comunica a los interesados del proyecto haya sido generada adecuadamente, recibida y comprendida También proporciona oportunidades para que los interesados realicen solicitudes de información adicional, de aclaración y de debate
  29. 29. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net Entradas Plan de Gestión de las Comunicaciones Informes de Desempeño del Trabajo Factores ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y Técnicas Tecnología de Comunicación Modelos de comunicación Métodos de comunicación Sistemas de la gestión de la información Informar el desempeño Salidas Comunicaciones del Proyecto Actualizaciones al plan para la dirección del Proyecto Actualizaciones a los documentos de proyecto Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización GESTIONAR LAS COMUNICACIONES
  30. 30. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Sistemas de Gestión de la Información  Gestión de documentos impresos: cartas, memorandos, informes y comunicaciones de prensa  Gestión de comunicaciones electrónicas: correo electrónica, fax, correo de voz, teléfono, videoconferencias y conferencias web, sitios y publicaciones web  Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos: interfaces web con software de programación y de gestión de proyectos, software de soporte para reuniones y oficinas virtuales portales y herramientas de gestión del trabajo colaborativo
  31. 31. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Informes de Desempeño  El análisis del desempeño pasado  El análisis de las proyecciones del proyecto (incluidos tiempos y costos)  El estado actual de los riesgos e incidentes  El trabajo completado durante el período  El trabajo a completar en el siguiente período  El resumen de los cambios aprobados en el período, y otra información relevante que debe ser revisada y analizada
  32. 32. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net SALIDAS Comunicaciones del Proyecto  El proceso Gestionar las Comunicaciones incluye las actividades requeridas para crear, distribuir, recibir, confirmar y comprender la información  Las comunicaciones del proyecto incluyen, entre otras, los informes de desempeño, el estado de los entregables, el avance del cronograma y los costos incurridos
  33. 33. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES CONTROLAR LAS COMUNICACIONES
  34. 34. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net CONTROLAR LAS COMUNICACIONES Es el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados del proyecto El beneficio clave de este proceso es que asegura, en cualquier momento, un flujo óptimo de información entre todos los participantes de la comunicación
  35. 35. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net Entradas Plan de Gestión de las Comunicaciones Comunicaciones del Proyecto Registro de incidentes Datos de desempeño del trabajo Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y Técnicas Sistemas de la gestión de la información Juicios de Expertos Reuniones Salidas Información de desempeño del trabajo Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan para la dirección del Proyecto Actualizaciones a los documentos de proyecto Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización CONTROLAR LAS COMUNICACIONES
  36. 36. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Sistemas de Gestión de la Información  Un sistema de gestión de la información proporciona un conjunto de herramientas estándar para que el director del proyecto capture, almacene y distribuya a los interesados la información relativa a los costos, al avance del cronograma y al desempeño del proyecto Reuniones  El proceso Controlar las Comunicaciones necesita del debate y del diálogo con el equipo del proyecto para determinar la manera más adecuada de actualizar y comunicar el desempeño del proyecto, y de responder a las solicitudes de información por parte de los interesados
  37. 37. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net SALIDAS Información de Desempeño del Trabajo  La información de desempeño del trabajo organiza y resume los datos de desempeño recopilados  Estos datos de desempeño normalmente proporcionan información sobre el estado y el avance del proyecto con el nivel de detalle requerido por los diferentes interesados  Esta información luego se comunica a los interesados adecuados
  38. 38. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición www.pmcriteria.net PREGUNTAS

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