Gestión de Adquisiciones

1. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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Dirección de Proyectos
Instructor:
Rubén Rodríguez Prado
Project Management Professional (PMP®)
Tema 10:
Gestión de las Adquisiciones

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AGENDA
Introducción
Planificar la Gestión de las
Adquisiciones
Efectuar las Adquisiciones
Controlar las Adquisiciones
Cerrar las Adquisiciones

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GESTIÓN DE
LAS ADQUISICIONES

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INTRODUCCIÓN
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye
los procesos necesarios para comprar o adquirir
productos, servicios o resultados que es preciso
obtener fuera del equipo del proyecto
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye
los procesos de gestión del contrato y de control de
cambios requeridos para desarrollar y administrar
contratos u órdenes de compra emitidos por
miembros autorizados del equipo del proyecto

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INTRODUCCIÓN
Los procesos de Gestión de las Adquisiciones del
Proyecto involucran acuerdos, incluidos los contratos,
que son documentos legales que se establecen entre
un comprador y un vendedor
Un contrato representa un acuerdo vinculante para
las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a
proporcionar algún valor (p.ej,. Productos, servicios o
resultados especificados) y el comprador se obliga a
proporcionar dinero o cualquier otra compensación
de valor

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INTRODUCCIÓN
Un contrato de adquisición incluye términos y
condiciones y puede incorporar otros aspectos
especificados por el comprador respecto a lo que el
vendedor debe realizar o proporcionar
Es responsabilidad del equipo de dirección del
proyecto garantizar que todas las adquisiciones
satisfagan las necesidades específicas del proyecto y
que a la vez se respeten las políticas de la
organización en materia de adquisiciones

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ROL DEL GERENTE DE PROYECTOS
Involucrar durante la negociación del contrato
Identificar riesgos e incorporar planes de mitigación o
contingencia del contrato
Hacer que el cronograma de adquisiciones calce dentro
del cronograma del proyecto
Proteger la relación comprador/vendedor
Debe ser asignado antes que el contrato sea firmado

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GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
PLANIFICAR LA GESTIÓN
DE LAS ADQUISICIONES

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
Es el proceso de documentar las decisiones de
adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e
identificar a los proveedores potenciales.
El beneficio clave de este proceso es que
determina si es preciso obtener apoyo
externo y, si fuera el caso, qué adquirir, de
qué manera, en qué cantidad y cuándo
hacerlo

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Entradas
Plan de Gestión del Proyecto
Documentación de requisitos
Registro de riesgos
Recursos requeridos para las actividades
Cronogramas del Proyecto
Estimación de costos de las actividades
Registro de Interesados
Factores ambientales de la Empresa
Activos de los Procesos de la Organización
Herramientas y Técnicas
Análisis de Hacer o Comprar
Juicio de expertos
Investigación de mercado
Reuniones
Salidas
Plan de Gestión de las Adquisiciones
Enunciados de trabajo relativo a
adquisiciones
Documentos de las adquisiciones
Criterios de selección de proveedores
Decisiones de hacer o comprar
Solicitudes de cambio
Actualizaciones a los documentos del
proyecto
PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES

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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
 El proceso Planificar la Gestión de las Adquisiciones identifica
aquellas necesidades del proyecto que se pueden satisfacer
mejor o que deben satisfacerse mediante la adquisición de
productos, servicios o resultados fuera de la organización del
proyecto, frente a las necesidades del proyecto que pueden ser
resueltas por el propio equipo del proyecto
 El proceso Planificar la Gestión de las Adquisiciones incluye la
evaluación de los riesgos derivados de cada análisis de hacer o
comprar
 Incluye la revisión del tipo de contrato que se prevé utilizar para
evitar o mitigar los riesgos, que en ocasiones consiste en
transferir el riesgo al vendedor

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TIPOS DE CONTRATO
RIESGO
Vendedor
Comprador
Bajo
Alto Bajo
Alto
CPPC CPFF CPIF FPIF FP
Costo más
porcentaje de
honorarios
Costo más
honorarios Fijo
Costo más
honorarios con
incentivo
Precio fijo más
honorarios con
incentivos
Precio fijo o suma
alzada
T&M
Tiempo y materiales
COSTOS REEMBOLSABLES
CPIF = Costo más honorarios con incentivo
CPFF = Costo más honorarios Fijo
CPPC = Costo más porcentaje de honorarios
PRECIO FIJO
FP = Precio fijo o suma alzada
FPIF = Precio fijo más honorarios con
incentivos

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TIPOS DE CONTRATO
PRECIO FIJO COSTOS
REEMBOLSABLES
TIEMPO Y
MATERIALES
• Riesgos de costos
sobre el proveedor
• Obligado a terminar el
trabajo
• Generalmente poca
vigilancia
• ¿Qué pasa si hay
cambios en el alcance?
• Puede ajustarse por
cambios fuera del
alcance del proveedor
y comprador
• Se requiere una
estimación del costo
total de financiamiento
(costos directos e
indirectos más
honorarios)
• Riesgos de costos
sobre el comprador
• Requiere mucha
vigilancia
• Se controla con el
Valor Ganado
• Definición de una
tarifa unitaria
• Pago en función del
consumo
• Puede ser usado
cuando no se tiene
confianza en la
estimación del costo o
duración
• Empleado para
servicios de
emergencia,
reparaciones,
mantenimiento, etc.
• Necesidad de
monitorear

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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Análisis de Hacer o Comprar
HACER COMPRAR
• Es parte del CORE del negocio
• Menos costoso (algunas veces)
• Fácil integración
• Uso de capacidad existente
• Control directo
• Mantener secreto
• Proveedores no confiables
• Restricciones del proyecto
• No es parte del CORE del negocio
• Menos costoso (algunas veces)
• Tiempo de entrega corto (algunas
veces)
• Uso de la experiencia del proveedor
• Capacidad limitada

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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Investigación de Mercado
 La investigación de mercado incluye el estudio de las
capacidades de la industria y de los vendedores específicos
 Los equipos de adquisiciones pueden hacer uso de la
información obtenida en conferencias, reseñas en línea y
una diversidad de fuentes para identificar las capacidades
del mercado
 El equipo también puede refinar objetivos particulares de
adquisición para hacer uso de las tecnologías en fase de
maduración y a la vez equilibrar los riesgos asociados al
espectro de vendedores capaces de suministrar los
materiales o servicios deseados

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SALIDAS
Plan de Gestión de las Adquisiciones
 Políticas, procedimientos y prácticas de adquisición
 Responsables de cada adquisición
 SOW
 Cronograma (visibilidad de las adquisiciones)
 Tipos de contratos preliminares
 Documentos de adquisiciones
 Evaluación de los riesgos de la adquisición
 Identificación de garantías de cumplimiento

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SALIDAS
Plan de Gestión de las Adquisiciones
 Hitos de los entregables
 Identificación de vendedores seleccionados
precalificados
 Métricas
 Transferencia

19. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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SALIDAS
Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones
 Se elabora a partir de la línea base del alcance y solo
define la parte del alcance del proyecto que se incluirá
dentro del contrato en cuestión
 Describe el artículo que se planea adquirir con suficiente
detalle como para permitir que los posibles vendedores
determinen si están en condiciones de proporcionar los
productos, servicios o resultados requeridos
 Se redacta de forma clara, completa y concisa
 Incluye una descripción de los servicios adicionales
requeridos, tales como informar el desempeño o el soporte
operativo para el artículo adquirido después de finalizado el
proyecto

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SALIDAS
Documento de Adquisiciones
 Los términos de uso común para los diferentes
tipos de documentos de las adquisiciones pueden
incluir:
 Solicitud de Información (RFI)
 Invitación a Licitación (IFB)
 Solicitud de Propuesta (RFP)
 Solicitud de Cotización (RFQ)
 Aviso de Oferta
 Invitación a la Negociación
 Respuesta inicial del Vendedor

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SALIDAS
Criterios de Selección de Proveedores
 Entendimiento de la necesidad
 Costo total o del ciclo de vida
 Capacidad técnica
 Enfoque de Gestión
 Enfoque técnico
 Capacidad financiera
 Derechos de propiedad intelectual
 Derechos de propiedad exclusiva
 Tamaño y tipo de negocio
 Referencias
 Precio
 Comité de evaluación; Gerente del Proyecto, técnico y
compras

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GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
EFECTUAR LAS
ADQUISICIONES

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EFECTUAR LAS ADQUISICIONES
Es el proceso de obtener respuestas de los
vendedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato
El beneficio clave de este proceso es que
permite alinear las expectativas de los
interesados internos y externos a través de
acuerdos establecidos

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EFECTUAR LAS ADQUISICIONES
 A lo largo del proceso Efectuar las Adquisiciones, el equipo
recibirá ofertas y propuestas, y aplicará criterios de selección
definidos previamente para seleccionar uno o más vendedores
que estén calificados para efectuar el trabajo y que sean
aceptables como tales
 Se puede elaborar una lista restringida de vendedores
calificados basándose en una propuesta preliminar
 Puede realizarse entonces una evaluación más detallada,
fundada en un documento de requisitos más específico e
integral, solicitado a los vendedores que integran la lista
restringida

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Entradas
Plan de Gestión de Adquisiciones
Documentos de las adquisiciones
Criterios de selección de proveedores
Propuesta de los vendedores
Documentos del Proyecto
Decisiones de hacer o comprar
Enunciados de trabajo relativo a adquisiciones
Activos de los Procesos de la Organización
Herramientas y Técnicas
Conferencia de Oferentes
Técnicas de evaluación de propuestas
Estimaciones independientes
Juicio de Expertos
Publicidad
Técnicas Analíticas
Negociación de las adquisiciones
Salidas
Vendedores seleccionados
Acuerdos (Contratos)
Calendarios de recursos
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al plan para la dirección
del proyecto
Actualizaciones a los documentos del
Proyecto
EFECTUAR LAS ADQUISICIONES

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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Conferencia de Oferentes
 Son reuniones entre el comprador y todos los posibles
vendedores que se celebran antes de la presentación de
ofertas o propuestas
 Se utilizan para asegurar que todos los posibles
vendedores comprendan de manera clara y uniforme los
requisitos de la adquisición, y que ningún licitador reciba
trato preferente
 Para que haya equidad, los compradores deben tener
especial cuidado en asegurar que todos los posibles
vendedores escuchen cada una de las preguntas de los
demás vendedores potenciales particulares, así como cada
respuesta proporcionada por el comprador

27. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Técnicas de Evaluación de Propuestas
 Se basará en las respuestas de los vendedores a
criterios de ponderación definidos previamente
 Se definirá un proceso formal de revisión de la
evaluación, de acuerdo con las políticas de
adquisición del comprador
 El comité de evaluación realizará su selección, que
deberá ser aprobada por la dirección antes de la
adjudicación

28. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Técnicas de Evaluación de Propuestas
 Se basará en las respuestas de los vendedores a
criterios de ponderación definidos previamente
 Se definirá un proceso formal de revisión de la
evaluación, de acuerdo con las políticas de
adquisición del comprador
 El comité de evaluación realizará su selección, que
deberá ser aprobada por la dirección antes de la
adjudicación

29. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Estimaciones Independientes
 La organización compradora puede elegir entre preparar su
propia estimación independiente o contratar los servicios de
un perito profesional externo para realizar una estimación
de costos, que servirá como base de comparación de las
respuestas propuestas
 Es caso de que existan diferencias considerables entre las
estimaciones de costos, esto podría ser un indicio de que el
enunciado de trabajo relativo a las adquisiciones fue
deficiente

30. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Publicidad
 Las listas existentes de vendedores potenciales a menudo
se pueden ampliar mediante la colocación de anuncios en
publicaciones de amplia difusión, tales como periódicos
selectos o publicaciones profesionales especializadas
 Técnicas Analíticas
 Las técnicas analíticas pueden ayudar a las organizaciones
a identificar la preparación de un proveedor para
proporcionar el estado final deseado, a determinar el costo
esperado para la elaboración del presupuesto y a evitar
sobrecostos debidos a cambios

31. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Negociación de Adquisiciones
 La negociación de adquisiciones aclara la estructura, los
requisitos y otros términos relativos a las compras para que
se logre alcanzar un acuerdo mutuo antes de firmar el
contrato
 Las negociaciones se cierran con un documento contractual
que puede ser celebrado por ambas partes, la compradora
y la vendedora
 Puede suceder que el director del proyecto no sea el
negociador principal de las adquisiciones

32. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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SALIDAS
Vendedores seleccionados
 Los vendedores seleccionados son aquellos para
los que, en función del resultado de la evaluación
de la propuesta u oferta, se ha establecido que se
encuentran en un rango competitivo, y quiénes han
negociado un contrato preliminar que se convertirá
en el contrato real cuando se formalice la
adjudicación
 La aprobación final de todas las adquisiciones
complejas, de alto valor y alto riesgo, requiere por
lo general la aprobación de los directivos de la
organización antes de la adjudicación

33. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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SALIDAS
Acuerdos
 Un acuerdo de adquisición incluye términos y
condiciones y puede incorporar otros aspectos
especificados por el comprador para establecer lo
que el vendedor debe realizar o proporcionar
 Es responsabilidad del equipo de dirección del
proyecto el asegurar que todos los acuerdos
satisfagan las necesidades específicas del
proyecto y que a la vez respeten las políticas de la
organización en materia de adquisiciones
 También se denominan convenios, contratos,
subcontratos u órdenes de compra

34. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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SALIDAS
CONTRATO
PROPUESTA
RFP
RFI
Paquete de Trabajo

35. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
CONTROLAR LAS
ADQUISICIONES

36. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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CONTROLAR LAS ADQUISICIONES
Es el proceso de gestionar las relaciones de
adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos
y efectuar cambios (adendas) y correcciones al contrato
según corresponda
El beneficio clave de este proceso es que
garantiza que el desempeño tanto del
vendedor como del comprador satisface los
requisitos de adquisición de conformidad
con lo términos del acuerdo legal

37. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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CONTROLAR LAS ADQUISICIONES
Tanto el comprador como el vendedor administrarán el
contrato de adquisición con finalidades similares
Cada uno de ellos debe asegurar que ambas partes
cumplan con sus respectivas obligaciones
contractuales y que sus propios derechos legales se
encuentren protegidos
Debido a la naturaleza legal de la relación contractual,
resuelta fundamental que el equipo de dirección del
proyecto tenga conocimiento de las implicaciones
legales de las medidas que se toman al controlar una
adquisición

38. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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CONTROLAR LAS ADQUISICIONES
Controlar las Adquisiciones también tiene un
componente de gestión financiera que implica el
monitoreo de los pagos efectuados al vendedor
Una de las principales consideraciones a tener en
cuenta cuando se realizan pagos a proveedores es
que exista una estrecha relación entre los pagos
efectuados y el trabajo realizado
Los acuerdos pueden ser modificados por mutuo
consentimiento en cualquier momento con anterioridad
al cierre del contrato, según los términos del acuerdo
relativos al control de cambios. Por regla general estas
modificaciones se reflejan por escrito

39. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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Entradas
Plan de Gestión de Adquisiciones
Documentos de las adquisiciones
Acuerdos
Solicitudes de Cambios Aprobadas
Informes de Desempeño del Trabajo
Datos del desempeño del Trabajo
Herramientas y Técnicas
Sistema de Control de cambios del
contrato
Revisiones del desempeño de las
adquisiciones
Inspecciones y auditorías
Informar el desempeño
Sistemas de pago
Administración de reclamaciones
Sistema de gestión de registros
Salidas
Información del desempeño del trabajo
Solicitudes de cambio
Actualizaciones al Plan de Dirección del
Proyecto
Actualizaciones a los documentos del
Proyecto
Actualizaciones a los activos de los
procesos de la organización
CONTROLAR LAS ADQUISICIONES

40. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Sistema de Control de Cambios del Contrato
 Procedimientos de modificación del contrato, los
cuales deben figurar en el contrato mismo
 Analizar el impacto del cambio del contrato al
proyecto
 Deben ser formalizados
 Si hay demasiados cambios, es preferible negociar
un nuevo contrato o cambiar de proveedor
 Cualquier acuerdo verbal o escrito que no figura en
el contrato no es válido

41. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Revisiones del Desempeño de Adquisiciones
 Costos Reembolsables
 Se debe de exigir al proveedor una línea de referencia
 Aplicar valor ganado
 Calcular CPI
 % de culminación de cada adquisición (EV/BAC)
 Definir incentivos en relación del trabajo ganado
 Permitir pronosticar un nuevo presupuesto (EAC)
 Auditando los costos del vendedor
 Asegurando que todos los costos son aplicables y cargables al
proyecto
 Asegurando que el proyecto esté desempeñándose eficientemente
 Observando por recursos adicionales que no agreguen valor
 Observando por cambios del vendedor que no fueron parte del plan
original

42. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Revisiones del Desempeño de Adquisiciones
 Precio Fijo
 Se debe exigir al proveedor una línea de referencia
 Negociar pagos parciales versus visibilidad (cronograma)
 Tener cuidado sobre la sobre-valoración de las tareas iniciales y la
sub-valuación de las tareas finales
 Aplicar valor ganado
 Pagar siempre el trabajo ganado (EV)
 Hitos ponderados
 Calcular CPI
 Asegurando que todo el trabajo en el SOW esté realmente siendo
realizado
 Vigilando los pedidos de cambio sobre-valorados
 Verificando un mal entendimiento del alcance

43. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Inspecciones y Auditorías
 Sobre el proceso de trabajo o productos entregables
Sistemas de Pago
 Según los términos del contrato
Administración de Reclamos
 Se gestionan de acuerdo con los procedimientos de
resolución de conflictos establecidos en el contrato
 El método preferido para la resolución de todas las
reclamaciones y conflictos es la negociación

44. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
CERRAR LAS
ADQUISICIONES

45. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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CERRAR LAS ADQUISICIONES
Cerrar las Adquisiciones es el proceso de finalizar cada
adquisición
El beneficio clave de este proceso es que
documenta los acuerdos y la documentación
relacionada para futura referencia

46. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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CERRAR LAS ADQUISICIONES
Implica actividades administrativas, tales como
finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros
para reflejar los resultados finales y archivar dicha
información para su uso futuro
Las reclamaciones no resueltas pueden estar sujetas a
litigio tras del cierre
La finalización anticipada de un contrato es un caso
especial de cierre de una adquisición, que puede
deberse a un acuerdo mutuo entre las partes, al
incumplimiento de una de las partes o a la
conveniencia del comprador, siempre que el contrato
así lo prevea

47. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto
Documentos de las adquisiciones
Herramientas y Técnicas
Auditorías de Adquisición
Negociación de adquisiciones
Sistema de gestión de registros
Salidas
Adquisiciones cerradas
Actualizaciones a los activos de los
procesos de la organización
CERRAR LAS ADQUISICIONES

48. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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CERRAR LAS ADQUISICIONES
Verificación del cumplimiento del SOW y entrega de
notificación formal de aceptación por escrito al
vendedor
Cierre financiero, realizando el pago final al proveedor
Informe final del desempeño del contrato
Archivos de contrato, historia
Lecciones aprendidas
Cierre del contrato ocurre antes que el cierre
administrativo del proyecto

49. DIRECCIÓN DE PROYECTOS – PMBOK 5ta Edición
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PREGUNTAS