1.
Digital forvaltning, samhandling <br />og innbyggerdialog i kommunen.<br />1. Litt om vår IKT-strategiHva jobber vi etterHvordan jobber vi2. Fylkeskommunalt samarbeid – FOT-prosjektetBakgrunn Metode og organisering av forprosjektet Erfaringer og resultater av forprosjektet Etablering og organisering av samarbeidet - hovedprosjektet<br />Lillehammer, 27. januar, 2010<br />Øystein Windingstad<br />Prosjektleder og rådgiver IKT/OU<br />Oppland fylkeskommune<br />

2.
Først litt skryt<br />

3.
Styrende dokumenter<br />

4.
Politiske føringer for fylkesrådmannens gjennomføring av RHP 2010<br />En åpen og effektiv organisasjon <br />Åpen organisasjon med høy etisk standard<br />Lærende organisasjon med dialog som arbeidsform<br />Attraktiv, inkluderende og helsefremmende arbeidsplass<br />God og effektiv drift<br />Økt deltagelse i internasjonale samarbeidsprosjekter<br />

5.
Fylkesrådmannens gjennomføringsdokument, våre føringer:<br />

6.
Litt om vår IKT-strategi<br />IKT-strategiplan fra 2005 – 2008 er under fornying<br />Ny IKT-strategi for Oppland fylkeskommune <br />2010-2014<br />

7.
Utfordringsområder<br />Nettverksutfordringer, økende trafikk<br />Sikkerhetsforståelse hos brukerne<br />Ressurser og kompetanse i fagenheten<br />Økende behov for god digital kompetanse hos brukerne<br />Mer utstyr og økende avhengighet til PC og Internett<br />Integrasjoner og automatiserte arbeidsprosesser<br />

8.
Det var en gang –noen som hadde så inderlige ønsker om å vinne rådmannen og hele fylkeskommunen.Eventyret om FOTeladdene….<br />

9.
Hva er FOT<br />Fylkeskommunal Optimal Tilpasning<br />Et fylkeskommunalt samarbeidsprosjekt mellom<br />Finnmark, Nord-Trøndelag, Hordaland, Vest-Agder, Vestfold, Sør-Trøndelag og Oppland fylkeskommune.<br />

10.
Hvordan startet det hele?<br />Vi har alle DocuLive eller P360 som saksbhandler/sak-arkiv-løsning fra Software Innovation<br />Første samarbeidsprosjekt var integrasjon skolesystemer, Rett I Mappa, 2005<br />Første fylkeskommunale forum på Hurtigruta mai 2006<br />På fylkeskommunalt forum i 2008 inviterte Nord-Trøndelag til felles forprosjekt<br />Forberedende møte på SI brukerforum 2008<br />Forprosjekt FOT 4.0 etablert på møte i Stjørdal <br /> 1. oktober, 2008<br />

11.
Formålet med forprosjektet – oppgaven <br />Definere en fylkeskommunal bransjeløsning, beste praksis, som ønskes som en fylkeskommunal standard i 360 4.0. <br />Seks områder; arkiv, saksbehandler, møte og <br /> utvalg, sikret sone, SOA/integrasjoner og teknisk infrastruktur.<br />I tillegg vurdere nye muligheter<br />Prising av denne bransjeløsningen i<br /> forprosjektrapport<br />

12.
Avtaler<br />Oppland ble valgt som ”vertsfylke”.<br />Likelydende avtaler med alle samarbeidsfylkene<br />En avtale med SI<br />

13.
Dilemma<br />Kort og veldig hektisk prosess – ferdig til jul<br /> - eller ta ”den tida vi trenger”.<br />Oppstart og Arbeidsmøter Evaluering <br />forberedelse Presentasjon og godkjennelse<br />Oktober November Desember Januar<br /> 1. 5. 6. 11. 12. 18. 19. 26. 27. 2. 8. 22. 23.<br />Rapport<br />Oppgaven Nye muligheter - kurs Arkiv - Sb MU – Sikret SOA -Teknisk Evaluering MU2 Pres og godkjennelse<br /> sone infrastruktur <br />

14.
Prosjektplan<br />Prosjektplan<br />

15.
Prosjektetorganisering<br />Styringsgruppe<br />Bjørn Sakariassen Ntfk<br />Svein Åge NottveitHfk<br />Ann Karin Lien Ffk<br />Knut Nerland Ntfk<br />Prosjektledelse<br />Øystein Windingstad FK<br />Arild Hofland<br />Konsulenter/rådgivere<br />Bjørg Rivenes Skogås, SI<br />Arne Magne Håvardstun, SI<br />AM 1<br />AM 2<br />AM 3<br />AM 4<br />AM 5<br />AM 6<br />AM 7<br />AM 8<br />AM 9<br />AM 10<br />DELTAKERE<br />Finnmark fylkeskommune<br />Vest-Agder fylkeskomm<br />Nord-Trøndelag fylkeskom<br />Sør-Trøndelag fylkeskomm<br />Hordaland fylkeskommune<br />Oppland fylkeskommune<br />Vestfold fylkeskommune<br />og<br />Software Innovation<br />Arkiv<br />Stein Eriksen <br />MU<br /> Ann-Karin Mellingen<br />Teknisk Infrastruktur<br />Glenn Paulsen<br />Integrasjoner SOA<br />Glenn Paulsen<br />Saksbehandling<br />Evy Bakke<br />Sikret sone<br />Stein Eriksen<br />MU 2<br />Ann-Karin Mellingen<br />Kurs<br />SI<br />Koordinering og kvalitetssikring<br />Nye muligheter<br />SI<br />

16.
Rapport fra delprosjektleder og rådgiver etter hvert arbeidsmøte – <br />

17.
Rapporter<br />6 delrapporter og en hovedrapport ved prosjektslutt<br />Sluttrapport klar 22. januar, 2009.<br />

18.

19.
Statistikk<br />136 dagsverk er lagt ned fra samarbeidsfylkene <br />og i tillegg kommer reiser og opphold og arbeid ”hjemme”.<br />= 19,5 dagsverk/arbeidsmøter/møter pr. fylkeskommune.<br />Gjennomført 10 rene arbeidsmøter med til sammen 110 deltakere<br />= 11 deltakere i snitt pr arbeidsmøte<br />&lt; 2 deltakere i snitt pr arbeidsmøte fra hver fylkeskommune<br />

20.
Resultater<br /><ul><li>FOT 4.0 trinn 1 = SI CoreFK v. 1.0

21.
Til sammen 93 punkter er vedtatt innarbeidet i standarden

22.
Av disse vil 46 være punkter som innarbeides i SI Core SP3, 4 og X

23.
47 punkter må programmeres og har blitt priset

24.
I tillegg kommer punkter og områder som kommer til behandling inn under et evt. ”FOT 2”</li></li></ul><li>Beregnet nytteverdi<br />Gevinst forprosjektet: &gt; 600.000<br />Ressurser<br /> Kvalitet<br /> Innhold<br />Gevinst gjennomføringsprosjekt årlig: &gt; 1.000.000<br />Enklere brukergrensesnitt<br /> Tilpasset skolenes behov<br /> Færre tilpasninger<br /> Enklere håndtering endringer<br /> Færre kostnader<br />

25.
Gevinstområder i samarbeidet<br /><ul><li>Et effektivt og målrettet forum for diskusjon og erfaringsutveksling.

26.
Felles konfigurasjon/oppsett og implementering og bruk av sak- og arkivsystem

27.
Bygget uunnværlig og verdifull kompetanse

28.
Viktig erfaringsutveksling knyttet til arbeidsprosessene og 360 v.4.0

29.
FK Beste praksis som felles ståsted for videreutvikling og utvidelse av sak- og arkivsystemet </li></li></ul><li>Hva skjedde<br />Arkiv<br />Saksbehandler<br />Møte og utvalg<br />Sikret sone<br />SOA Rett i Mappa<br />Teknisk infrastruktur<br />Fantastisk innsats fra <br />deltakerne<br />Fantastisk innsats fra <br />et godt SI-team<br />

30.
Samarbeidsavtalen<br />Beslutning om å gå videre med FOT 2 tatt i hver enkelt fylkeskommune, unntatt Hordaland.<br />Konstituerende møte, 30. mars, i Tromsø;<br />Enighet om;<br />-struktur <br />- organisering og avtaler<br />-framdrift<br />-nye områder for fylkeskommunal standard<br />Samarbeidsavtalen signert 29. mai.<br />Samarbeidsfylkenes deltakelse i samarbeidet er hjemlet i vedtak i de respektive fylkeskommuners administrative ledelse. <br />Samarbeidet forutsetter at samarbeidsfylkene bidrar så likt som mulig i forhold til ressursbruk og egeninnsats, og de skal ha samme økonomiske forpliktelser og rettigheter i samarbeidet.<br />

31.
OrganiseringFOT 2 styret<br />Lokal<br />Styrins-gruppe<br />Lokal<br />Styrings-gruppe<br />Lokal<br />Styrins-gruppe<br />Lokal<br />Styrins-gruppe<br />Nord-Trøndelag<br />Solveig Bigset<br />Finnmark<br />Ann Karin Lien<br />Sør-Trøndelag<br />Stein Eriksen<br />Oppland<br />vertsfylke<br />Øystein Windingstad<br />Vestfold Harriet Marie Terjesen<br />Vest-Agder<br />Sølvi T Wikstøl<br />Styret<br />Oppland<br />Vestfold<br />Vest-Agder<br />Nord-Trøndelag<br />Finnmark<br />Sør-Trøndelag<br /> Delprosjekter<br />

32.
Beslutning i alle 6 fylkeskommuner om å delta i samarbeidet om utvikling av versjon 1<br /><ul><li>kontraktsforhandlinger er gjennomført og avtale med utvikler (SI) ble signert </li></ul> 19. juni, 2009.<br />

33.
FOT delprosjekter og framdrift<br />NÅ<br />

34.
Testing uke 43 og 44.<br />På Lillehammer<br />

35.
Test-team<br />Administrator: Stein, Knut, Mona, Stig, Harriet, Grethe, Torkild<br />Mandag 19. okt. SI: Bjørg, Torleif.<br />Arkiv: Stein, Solveig, Grethe, Harriet, Torkild, Knut, Stig, <br /> Solveig (Lier)<br />SI: Bjørg, Torleif, Arne Magne (Marte og Tore)<br />Mandag 19. og tirsdag 20. okt. <br />Saksbehandler Knut, Siri, Ann Karin, Gøril, Harriet, Torkild, <br />med Sikret Sone: Solveig, Tormod, Anita, Stein<br />SI: Bjørg, Gunnar, Arne Magne<br />Tirsdag 20. og onsdag 21. okt.<br />Møte og Utvalg:Ann-Karin, Anita, Siv, Gudrun, Tormod, Marit, Ann Karin,<br /> Knut <br /> SI: Bjørg, Gunnar<br />Onsdag 21. og torsdag 22. okt.<br />

36.
Fylkeskommunalt samarbeid<br />

37.

38.

39.

40.
Oppgaver FOT 2<br />Utvikling av SI Core FK v 1.0<br />Arbeidsflater - Enda enklere Outlook-grensesnitt. 360 og Sharepoint<br />Integrasjoner – Rett i Mappa fase 2. Venter tilbakemelding fra alle<br />Sikret sone trinn 2, tilgangsstyring. Øystein sjekker med Petter<br />Elektronisk avlevering til depot<br />Opplæring og kompetansebygging. Innhold, metode erfaringer.<br />Publisering (Offentlig Journal)<br />Politisk agenda PA – KFI) og publisering på Internet<br />Forenklet dokumentproduksjon MU <br />Papirløst byråd - One-note adapter<br />360-Prosess - Prosesstøttet saks-behandling/predifinert arbeidsflyt – <br />MS Workflow<br />Samhandling/prosjektrom arkivering av prosjektdokumenter<br />Kontrakter, administrasjon og oppfølging<br />Dokumentarkiv for styrende dokumenter inkl. revisjonskontroll<br />Ledelsesrapportering OM(SA) <br />

41.
FOT 2er i gang<br />Fylkeskommunal Optimal Tilpasning<br />fase 2<br />Nettverk for<br />deling av kompetanse og økt kunnskap,<br />fokus og utvikling. <br />”Sammen er vi enda klokere”.<br />