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7. Maintenance...
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Conclusion
Notre projet de ...
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Rapport du projet de fin d'étude SAP FICO
Master Universitaire professionnel Expert ERP | FSTS
Soutenu le 16/07/2016
Contact : www.ouzouli.com

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Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL"

  1. 1. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" Réalisé Par : OUZOULI Es-Saleh Encadré Par : M. EL BAHLOUL Tariq Rapport de projet de fin d’étude Master Universitaire Professionnel Expert ERP A.U : 2015/2016 Université Hassan 1er Facultés des Sciences et Techniques Settat
  2. 2. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 2 Avertissement Conditions d’utilisation du contenu de ce rapport Ce rapport et est enregistré et mis volontairement sous Licence Creative Commons CC BY-NC 4.0 en vue de la sensibilisation aux projets ERP et la promotion de ses métiers. ID : 13pKsyYUtNB9pTPQ9vJjnmyYLnNytARP59 Vous êtes autorisé à :  Partager — copier, distribuer et communiquer ce rapport par tous moyens et sous tous formats.  Adapter — remixer, transformer et créer à partir de ce rapport. Selon les conditions suivantes : BY – Vous devez mentionner le nom d'auteur du rapport (la source). NC – Vous n’êtes pas autoriser à exploiter ce rapport dans un contexte commercial.
  3. 3. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 3 Enfin, que toute personne contribuant de près ou de loin à la réalisation de ce travail, trouve, ici l’expression de notre profonde gratitude. Remerciements Nous tenons à remercier tout particulièrement notre encadrant de projet, Monsieur Tariq EL BAHLOUL pour toute l’aide qu’il nous a apportée au cours de cette année universitaire. Les conversations, conseils ainsi que les enseignements prodigués ont été des facteurs importants de motivation et de réflexion qui nous ont permis de réaliser ce travail. On remercie également tous les autres professeurs et le responsable du Master Universitaire Professionnel Expert ERP de l’Université HASSAN 1er, faculté des sciences et techniques de Settat pour leur disponibilité et leur écoute tout au long de cette formation. ------------------------------------- OUZOULI Es-Saleh | ouzouli@gmail.com -------------------------------------
  4. 4. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 4 Table des matières Remerciements …………………………………………………………………………... 3 Table des matières ………………………………………………………………………. 4 Table des figures …………………………………………………………………………. 7 Introduction ……………………………………………………………………………….. 8 Partie I : Contexte général du projet Chapitre 1 : Contexte et objectifs du projet ………………………………………… 10 1. Organisme d'accueil ………………………………………………………………… 10 1.1. Présentation de l’entreprise ……………………………………………………… 10 1.2. Organisation …………………………………………………………………........ 10 1.3. Organigramme …………………………………………………………………… 10 2. Les objectifs du projet ……………………………………………………………….. 11 2.1. Au niveau organisationnel ……………………………………………………..... 11 2.2. Au niveau managérial ……………………………………………………………. 12 3. Les attentes du projet ………………………………………………………………... 12 Chapitre 2 : Présentation du progiciel de gestion intégré SAP …………………. 13 1. Vue d’ensemble sur la solution SAP …………………………………………......… 13 1.1. Présentation du progiciel de gestion intégré « SAP » …………………………. 13 1.2. Structure organisationnelle SAP …………………………………………………. 13 2. La modularité du système SAP …………………………………………………….. 15 Partie II : Management de projet Chapitre 3 : Maitrise du projet & organisation ……………………………………… 17 1. Organisation de l’équipe de projet ……………………………………………… 17 1.1. Identification & dimensionnement de l'équipe projet ………………………... 17 1.2. Rôles et responsabilité ……………………………………………………………. 18 2. Architecture du projet ………………………………………………………………. 18 2.1. Planning du projet ………………………………………………………………… 19 2.2. Démarche et stratégie de déploiement ……………………………………….. 19 2.3. Les phases du projet ………………………………………………………………. 20 2.3.1. Phase de lancement ………………………………………………………. 20 2.3.2. Phase de conception ……………………………………………………... 20 2.3.3. Phase de réalisation et recette …………………………………………… 21 2.3.4. Phase de préparation finale ……………………………………………… 22 2.3.5. Phase de démarrage et support …………………………………………. 22 3. Le cahier des charges ………………………………………………………………. 22 3.1. Périmètre Fonctionnel de la Solution ……………………………………………. 22 3.1.1. Module à implémenter ……………………………………………………. 22 3.1.2. Eléments de dimensionnement …………………………………………… 23 3.2. Présentation de l’environnement informatique ………………………………... 23
  5. 5. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 5 3.2.1. Architecture technique …………………………………………………… 23 3.3. Infrastructure matérielle …………………………………………………………... 24 3.4. Couverture fonctionnelle et technique de la solution ………………………… 24 3.5. Evaluation éditeur et intégrateur ………………………………………………... 26 3.5.1. Livrables attendus du prestataire ………………………………………… 26 3.5.2. Propositions de méthodologie de mise en œuvre………………………. 26 3.5.3. Mise en œuvre de la solution par prestataire …………………………… 26 3.5.4. Références du prestataire et de la solution ……………………………... 27 3.5.5. Documentation de la solution ……………………………………………. 28 3.5.6. Présentation de la solution proposée ……………………………………. 29 3.5.7. Contrat et conditions d’utilisation ………………………………………... 29 3.5.8. Prestations demandées …………………………………………………… 29 4. La conduite du changement ……………………………………………………… 31 Partie III : Mise en place de la comptabilité générale SAP FI-GL Chapitre 4 : Conception, réalisation, recette et mise en production …………. 35 1. Conception de la solution ………………………………………………………….. 35 1.1. Structure Organisationnelle ………………………….………………………….. 35 1.2. Plan de comptes et comptes généraux ………….……………………………. 36 1.2.1. Contexte et objectifs …………………………………………………………. 36 1.2.2. Processus actuel ……………………………………………………………. 36 1.2.3. Ajustements au processus …………………………………………………. 36 1.2.4. Règles de gestion …………………………………………………………… 37 1.2.5. Modélisation cible ………………………………………………………….. 38 2. Paramétrages …………………………………………………………………………….. 39 2.1. Configuration de la société dans SAP …………………………………………… 39 2.1.1. Création de la société dans SAP …………………………………………. 38 2.1.2. Création du plan comptable dans SAP …………………………………. 41 2.1.3. Affectation de la société au plan comptable ………………………….. 42 2.1.4. Définitions des groupes de comptes ………………………….…………. 43 2.1.5. Définition des comptes de report ………………………………………... 44 2.1.6. Gestion de version d’exercice comptable ………………………………. 44 2.1.7. Affectation de société à une version d’exercice ……………………….. 45 2.1.8. Définition de la variante pour la période comptable …………………… 46 2.1.9. Définition de périodes comptables pour la variante ……………………. 46 2.1.10. Affectation de la variante à la société ………………………………….. 47 2.1.11. Définition des tranches de numéros de pièces pour la société ……….. 48 2.1.12. Définition de type de document ………………………………………… 49 2.1.13. Activation de l'exercice comptable par défaut………………………… 49 2.1.14. Activation la date de valeur par défaut ………………………………… 50 2.1.15. Définition de variante de statuts de zones ………………………………. 51
  6. 6. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 6 2.1.16. Affectation de la société aux variantes de statuts de zones …………. 52 2.1.17. Définition de classes de tolérance ………………………………….……. 52 2.1.18. Paramètres globaux ………………………………………………….……. 54 2.1.19. Définition de société S/L ………………………….…………………….…. 55 2.1.20. Affectation société à société S/L …………………………..………….…. 55 2.2. Création des codes de compte général dans le plan comptable ……….….. 56 2.3. Régularisation ………………………………………………………….…………... 58 2.4. Structure de bilan/résultat ………………….……………………………………... 59 3. Tests ……………………………………………………………………………………... 62 3.1. Les phases de test ……………………………………..………………….............. 62 3.2. Les tests d’acceptation…………………..……………………………….............. 63 4. Formation des utilisateurs ………………………………………...…………………. 63 4.1. Préparation de la formation …………………………………………………..….. 63 4.2. Session de formation……………………...……………………………………..… 64 4.3. Support de formation ………………………………..………………………...….. 65 5. La connexion avec l’existant ……………………………………..……………….. 68 5.1. Stratégie de reprise …………………………...……………………………..……. 68 5.2. Fichier de reprises ……………………..……………………………………..……. 69 6. Mise en production ………………………………..…………………….…………… 69 7. Maintenance et support …………………………………..…………….………….. 70 Conclusion …………………………………………………….…………………………… 71 Bibliographie et Webographie ……………………………………………………….. 72
  7. 7. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 7 Table des figures Figure .1 : Organisation du groupe ……………………………….......... 11 Figure .2 : Les leviers de la technologie au service de l’entreprise.. 12 Figure .3 : Structure organisationnelle selon SAP………………………………...13 Figure .4 : Structure organisationnelle de notre entreprise…………………14 Figure .5 : Les modules fonctionnels SAP R/3 ………………………………...15 Figure .6 : structure des équipes de projet ………………………………...17 Figure .7 : Organisation de l’équipe de projet ………………………………...18 Figure .8 : Planning du projet ………………………………....................... 19 Figure .9 : Méthodologie de mise en œuvre de SAP FI-GL …………………19 Figure .10 : Les trois piliers essentiels au déploiement du SAP FI-GL… 31 Figure .11 : Structure organisationnelle SAP …………………………….. 35 Figure .12 : Diagramme du processus SAP FI-GL ………………………. 38
  8. 8. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 8 Introduction Nous constatons la place prépondérante que prennent de nos jours les ERP au cœur des unités opérationnelles de l'entreprise. Ils constituent progressivement la colonne vertébrale encore appelée back-end ou back- office des systèmes d'information. Le traitement de l’information dans l'entreprise, en particulier, et dans nos sociétés en général, est en pleine mutation. Afin de conserver un avantage concurrentiel à notre entreprise, la réponse applicative doit s'adapter en permanence aux contraintes changeantes des clients, des produits, de la concurrence, des législations, des technologies et du marché. Bref, il lui est presque demandé de changer plus vite le parc applicatif actuel, constituées par plusieurs applications non unifiées et obsolètes, développées en interne et acheter en externe. Cette hétérogénéité du système d’information qui présentait de grandes difficultés, révélées par un manque de flexibilité et d'évolution, a donc été à l'origine de ce projet d’implémentation d’un nouveau système d'information intégré. Le présent rapport est une synthèse de notre travail tout au long du Master, dans lequel nous allons expliquer, préparer, exécuter et gérer la transition qui va amener notre entreprise du monde des solutions applicatives sur mesure qu'elle utilise aujourd'hui vers le monde du SAP « prêts-à-implanter ».
  9. 9. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 9 Partie I Contexte général du projet Cette partie s'intéresse d’une manière générale du contexte du projet. Le premier chapitre explore l’organisme d’accueil de notre groupe, et aborde aussi une présentation de notre projet et ses objectifs. Le socend chapitre, donne un aperçu général sur la plateforme SAP et sa modularité. “ ”
  10. 10. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 10 Chapitre 1 Contexte et objectifs du projet 1. Organisme d'accueil 1.1. Présentation de l’entreprise Notre entreprise est une société anonyme créée en 1994, elle opère dans le secteur d’électricité, fédère 6 entités qui regroupent plus de 600 collaborateurs dont des dizaines de cadres ventilés entre plusieurs sièges (Casablanca, Tanger, Agadir), son réseaux assure une couverture dense du territoire national, et présente aussi à l’international à travers ses partenaires dans plusieurs pays: cote d’ivoire, Mali, Mauritanie, Sénégal, Niger, Bénin, Gabon. Notre entreprise spécialisée dans la distribution de matériel électrique basse et moyenne tensions fourni par plusieurs fournisseurs (à l’échelle internationale tels que ABB, SIEMENS …), représente exclusivement des marques leaders mondiales du secteur Electrique et Télécom, L’intégration des solutions d’automatisme (comme MITSUBICHI ELECTRIQUE) énergie (FIAM) et télécom (MAROC TELECOM), la réalisation et le montage des tableaux et armoires électriques indépendant. Notre entreprise est aujourd’hui l’un des leaders marocains dans son secteur d’activité et qui appuie le développement industriel et énergétique, promeut le développement durable, et accompagne la régionalisation. Sa mission se traduit par la maîtrise de l’environnement électrique et électronique basse tension avec une offre complète sur ses trois métiers : distribution, Tableautier, conception et intégration de solutions, qui sont aussi transversaux que structurants. Le résultat pour ses clients : compétitivité accrue et gains d’efficacité énergétique. 1.2. Organisation Notre enterprise a structuré son organisation autour de 5 pôles :  Pôle Distribution  Pôle Infrastructure  Pôle Ingénierie  Pôle Développement  Pôle International 1.3. Organigramme Notre Entreprise dispose d’un staff plus de 600 collaborateurs dont des dizaines de cadres ventilés entre plusieurs sièges qui assurent le support de son activité au niveau des Centres.
  11. 11. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 11 Figure 1. Organigramme structurel général du groupe 2. Les objectifs du projet Le système d’information est de plus en plus perçu par notre entreprise comme un agent du changement, c'est-à-dire comme un moyen de faire évoluer l’organisation opérationnelle et de mettre en place les processus souhaités. C'est ainsi que notre entreprise a pour objectif : 2.1. Au niveau organisationnel :  La mise en place d’un nouveau système d’information performant qui sera porteur d'organisation, dans la mesure où tous les contrôles se font en temps réel, lors de la saisie de l'information dans le système.  La synchronisation des flux physiques et financiers correspondants, qui confère un pouvoir nouveau au contrôle de gestion.  l’outil doit permettre de définir plusieurs niveaux de contrôles et de messages (informationnel, simple alerte, bloquant) qui facilitent son travail par une visibilité en temps réel de l'évolution de la situation de l'entreprise.
  12. 12. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 12 2.2.Au niveau managérial :  Le système sera un outil de convergence opérationnelle, avec le pouvoir de réaligner et fédérer les multiples diversités et qui ont fleuri au sein de notre entreprise au cours des années écoulées.  Le nouveau système doit permettre la flexibilité au travers des différentes utilisations de ces modules, et aussi une forte convergence au travers de la consolidation de ses données de base. 3. Les attentes du projet Via ce projet, notre entreprise vise l’implémentation d’une solution intégrée autour d’un progiciel performant et s’attend à :  Accroitre sa productivité avec le remplacement des anciennes applications par un système unique qui optimisera le cout de possession.  Accroitre sa compétitivité en réalisant des bénéfices opérationnels du fait de la disponibilité de l‘information cohérentes, fiables et pertinentes, qui vont permettre d’optimiser la qualité et la rapidité de décision.  Centralisation de la fonction comptable. Figure 2. Les leviers de la technologie au service de l’entreprise Contibuer aux changement d'organisation pour les pérenniser Utiliser ces informations pour optimiser la performance de l'entreprise Obtenir des informations fiables et pertinentes au moindre cout Rénover et disposer d'une plate-forme de SI commune et èvolutive Existant SAP FI-GL
  13. 13. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 13 Chapitre 2 Présentation du progiciel de gestion intégré SAP 1. Vue d’ensemble sur la solution SAP 1.1. Présentation du progiciel de gestion intégré « SAP » Toute entreprise cherche le gain en productivité, en performance, l’adaptation et l’amélioration de ses processus. Pour cela, elle se trouve obligée d’employer un ERP « Enterprise Resource Planning », qui intègre ses principales composantes fonctionnelles et pilote l’ensemble de ses processus autour d’une base de données centralisée. En ce qui concerne notre entreprise, elle a opté pour le leader mondial des ERPs propriétaires connu sous le nom SAP, développé et commercialisé par son éditeur allemand « SAP AG ». SAP est synonyme de systèmes, applications et produits de traitement des données. Fondé par cinq ingénieurs allemands en 1972, SAP est le premier fournisseur mondial de logiciels d'entreprise, offrant des applications et des services aux entreprises de toutes tailles dans plus de 25 industries. SAP propose un système intégré, ce qui signifie que tous les modules de SAP sont conçus pour partager l'information et créer automatiquement des transactions sur la base de divers processus métiers. 1.2. Structure organisationnelle SAP Figure .3 : Structure organisationnelle selon SAP
  14. 14. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 14 La première étape nécessaire avant l’intégration du système SAP, consiste à définir une structure organisationnelle propre à notre entreprise, englobant les unités structurelles suivantes, indiquées par des identifiants : Mandant :  Niveau supérieur dans la hiérarchie.  Environnement technique pour tous les autres éléments de la structure d’organisation.  Plusieurs mandants peuvent exister dans le même système tout en étant autonomes. Société :  Entité légale indépendante.  De multiples sociétés peuvent être créées dans un mandant. Division :  Site physique.  Plusieurs divisions peuvent être liées à une société, mais une division n’est rattachée qu’à une seule société. Magasin :  Présente un lieu de stockage. Figure .4 : Structure organisationnelle de notre entreprise Le schéma ci-dessus représente la structure organisationnelle SAP de notre entreprise. Mandant Groupe (700) Société Entreprise (7100) Division Siège (7100) Centre Emp1.(7101) Centre Emp2.(7102) Magasin Magasin 1 (3000) Magasin 2 (3001) Magasin 3 (3002)
  15. 15. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 15 2. La modularité du système SAP Le système SAP R/3 se compose d’un ensemble de modules fonctionnels gérants les différents processus d’une entreprise. Figure .5 : Les modules fonctionnels SAP R/3 La figure ci-dessus, englobe les principaux modules adoptés par l’architecture R/3 du système SAP et leur intégration. Dans le cadre du projet de notre entreprise on va traiter le module Comptabilité générale SAP FI-GL. FI - BD Données de base FI - GL Comptabilité générale FI - AP Compta fournisseur FI - SL Extended General Ledger FI - CM Comptabilité bancaire FI - AR Comptabilité client FI - LC Consolidation FI - AM Immobilisations R/3 Client / Server ABAP/4 F I AM CO PS OC ISHR PM QM PP MM SD FI
  16. 16. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 16 Partie II Management de projet Dans cette partie on s’intéressera à la gouvernance et l’organisation du projet, à savoir l’identification des équipes, leurs rôles, responsabilités, planning, périmètre et le pilotage. On va explorer l’architecture du projet et le cahier des charges, et enfin dans le dernier chapitre on abordera la gestion de l’impact du changement. “ ”
  17. 17. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 17 Chapitre 3 Maitrise du projet & organisation 1. Organisation de l’équipe de projet 1.1. Identification & dimensionnement de l'équipe projet Le projet se construit principalement autour : - des équipes de pilotage, et d’intégration ; - des équipes de réalisation en charge du paramétrage et de la réalisation dont nous faisons partie ; - des équipes transverses gestion du changement, données ; - des équipes de coordination avec la DSI. Ces équipes étaient rattachées à la direction de projet SAP FI-GL selon la structure suivante : Figure .6 : structure de projet Cette organisation d’équipe sera celle du début de projet et couvrira les phases de conception et de réalisation, de même le rapport du nombre d’intervenants intégrateur/client évoluera en fonction de l’avancement du projet, ce rapport dans notre projet était de l’ordre de 30 à 50% de consultants intégrateur au début de notre projet et qui passera à environ 10 à 30% en fin de projet.
  18. 18. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 18 Figure .7 : Organisation de l’équipe de projet 1.2. Rôles et responsabilité Comité de direction : définie les orientations stratégiques du projet de mise en place de SAP, sa fonction est l’arbitrage dans la vie du projet. Comité de pilotage : est l’instance principale de gouvernance du projet, sa fonction se résume en contrôle, suivi et prise de décisions structurantes. Comité de projet : est l’instance de gestion opérationnelle du projet, Il pilote les décisions inter-domaines, et remonte les éventuels arbitrages au comité de pilotage, il est composé des chefs de projets Client et Intégrateur, ainsi que des garants métiers. Comité technique : il coordonne les travaux des équipes techniques du projet, et fixe les priorités sur les développements à réaliser, et il suit l’avancement des travaux liés à l’infrastructure et remonte les points en comité de projet ou comité de pilotage. Comité Qualité et Suivi des risques : est responsable du suivi des risques, il passe en revue les principaux livrables et prépare le tableau de bord de suivi des risques pour le comité de pilotage, et vérifie que les règles définies au PAQ sont respectées. 2. Architecture du projet Le grand défi de notre projet est de s’inscrire dans une trajectoire qui lui permettra de passer du projet de la direction générale à celui des utilisateurs, alors l’architecture du projet va nous aider à décrire et à faire comprendre les sous-projets qui le composent, le découpage temporel en phases et la trajectoire du lancement jusqu’au go live.
  19. 19. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 19 2.1. Planning du projet Le planning permettra à la fois de rythmer notre projet, d'éviter un effet tunnel et de se donner les moyens de contrôler son avancement. La durée du projet était fonction avant tout de son périmètre organisationnel, fonctionnel et aussi des moyens misent en œuvre. Durée du projet : 5 mois et demi. Date démarrage du projet : 18/01/2016 La date cible de mise en production : 01/06/2016 - Phase de conception en deux mois. - Phases de réalisation, d’intégration et de passage en production en trois mois et demi. Figure .8 : Planning du projet 2.2. Démarche et stratégie de déploiement Une démarche de mise en œuvre du module de comptabilité générale de la solution SAP est exigée par notre entreprise. Cette démarche s’articule, principalement, en cinq phases et deux chantiers transverses (communs à tous les modules), à savoir : Figure .9 : Méthodologie de mise en œuvre de SAP FI-GL Pilotage 1 2 3 4 5 V.1 Prototype Lancement Conception Réalisation & Recette Préparation finale Démmarage & Support V.2 Solution complète mis en route GO LIVE Gestion de l'infrastructure technique du projet
  20. 20. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 20 Cette démarche donne lieu à un découpage général du projet en phases pour la mise en œuvre de notre système d’information. Ce découpage permettra de piloter l’avancement du projet en donnant des points de repères visibles. La stratégie de déploiement qui a été retenu à ce jour est la suivante :  Déploiement généralisé de la solution sélectionnée « Big Bang ». 2.3. Les phases du projet Les phases sont un découpage temporel homogène qui permet rendre visible l’avancement du projet : lancer, concevoir, intégrer, réaliser, passer en production. 2.3.1. Phase de lancement Cette phase permet de lancer concrètement le projet en libérant et en organisant les moyens nécessaires par la direction du projet et les gens qui ont été impliquées dans les étapes d’investigation et de décision. Objectif de la phase de lancement : permettre le lancement du projet Activités Livrables  Identifier et libérer la logistique et la plate-forme technique.  Établir et rédiger les procédures et standards.  Confirmer les enjeux, préciser et détailler le périmètre.  Identifier les risques de spécifiques.  Établir la cartographie de l'existant.  identifier et libérer les ressources humaines.  Établir le plan de formation équipe projet.  Identifier les instances de contrôle.  Établir et rédiger le Plan Qualité Projet.  Environnement logistique et technique.  Plan qualité projet et planning détaillé phase suivante.  Équipe de projet libérée et formée.  Réunion de lancement.  Plan de communication 2.3.2. Phase de conception Cette phase consiste à définir les objectifs, le périmètre et le planning du projet en réalisant des ateliers consacrés aux besoins avec plusieurs utilisateurs clés.
  21. 21. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 21 Objectif de la phase de conception : élaboration des dossiers de conception. Activités Livrables  Rédaction des fiches de conception (générale et détaillée).  Identification des écarts (exceptions fonctionnelles pour arbitrage).  Configuration initiale du système : prototype.  Mise à jour du dossier d’architecture technique.  Définition des règles et procédure de développement SAP.  Premières spécifications et développements.  Définition de la stratégie de reprise des données + canevas de reprise.  Dossiers de conception.  Prototype SAP.  Présentation du prototype.  Stratégie de reprise des données.  Canevas de reprise. 2.3.3. Phase de réalisation et recette Cette phase a pour objectif d'implémenter tous les processus de gestion requis d'après le document de conception générale. Les autres points clés sont la réalisation des tests d'intégration et la rédaction de la documentation utilisateur. Activités Livrables  Configurer les processus en accord avec la conception.  Réaliser les tests unitaires d’intégration et de performance.  Rédaction des cahiers de recette (scripts détaillés).  Suivi des recettes (processus et globale) et corrections.  Implémentation du système d’autorisations.  Préparation des formations (plan et supports).  Préparation du plan de bascule.  Paramétrage exhaustif : livraison de la solution.  Développements spécifiques.  Plan de reprise des données.  Supports de formations.  Documentation de la solution.
  22. 22. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 22 2.3.4. Phase de préparation finale Cette phase consiste à effectuer la préparation du démarrage (notamment la formation utilisateur et administrateur, l'administration du système et les activités de basculement) pour finaliser l'état de préparation en vue de la mise en production. À l'issue de cette phase, le système est prêt à être utilisé en tant qu'environnement de production. Activités Livrables  Exécution du plan de bascule.  Organiser l’équipe pour le support de Production.  Finalisation des supports et formation des utilisateurs.  Finalisation de l’environnement de production.  Supports de formation ;  Evaluation des formations ;  Plan de démarrage ;  Dossier de validation du démarrage (go / nogo). 2.3.5. Phase de démarrage et support Cette phase a pour objectif de basculer d'un environnement de pré- production orienté projet vers un environnement de production. L'assistance au système de production, la surveillance des transactions système et l'optimisation de la performance générale du système sont les éléments les plus importants. Activités Livrables  Actualisation des procédures de support SAP.  Activités de support.  Suivi du démarrage.  Tableau de bord de la progression du déploiement ;  Documentation projet mise à jour. 3. Le cahier des charges 3.1. Périmètre Fonctionnel de la Solution 3.1.1. Module à implémenter Le présent chapitre décrit de façon générale le périmètre des fonctionnalités que doit couvrir la solution qui sera retenue. Les besoins fonctionnels détaillés sur lesquels le fournisseur doit apporter des éléments de réponses précises.
  23. 23. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 23 3.1.2. Eléments de dimensionnement Nombre d’utilisateurs : Afin de permettre aux prestataires de bien dimensionner leurs offres par rapport au besoin de Notre Entreprise une estimation des effectifs est présentée dans le tableau ci-dessous : Il s’agit d’une estimation qui est communiquée à titre indicatif. Les soumissionnaires transmettront une offre financière prenant en compte 3 scénarios : - Un déploiement pour 150 utilisateurs. - Un déploiement pour 200 utilisateurs. - Un déploiement pour 250 utilisateurs. Nombre de sites de production : Le groupe compte actuellement plus de trois sites de production (Usines, plateformes logistiques, domaines, etc.). Ce chiffre peut évoluer de plus ou moins 15%. Eléments de volumétrie : Les éléments de volumétrie suivants sont extraits des applications Support actuelles (Sage 100,...) et portent sur l’exercice 2014. Ils sont fournis à titre indicatif aux soumissionnaires afin qu’ils puissent dimensionner la solution proposée. Tableau 1 : Comptabilité Générale & Analytique Eléments 2014  Nombre d'écritures comptables (Générale & analytique) par mois  Nombre de comptes comptables 84 000 1 750 Tableau 2 : Comptabilité Budgétaire Eléments 2014  Nombre de rubriques budgétaires 120 3.2. Présentation de l’environnement informatique 3.2.1. Architecture technique L’architecture technique de Notre Entreprise est composée aujourd’hui des éléments suivants :  Une infrastructure vitalisée composée de 3 serveurs et d’une baie de stockage.  Un serveur AD primaire Windows 2012.
  24. 24. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 24  Un serveur de sauvegarde.  serveurs d’applications Métiers.  La messagerie est délocalisée sur la plateforme Google Apps. Administration : Active directory chez Notre Entreprise permet de fournir des services centralisés d’identification et d’authentification à un réseau d’ordinateurs utilisant Windows. Il répertorie les comptes utilisateurs, les serveurs, les postes de travail, les dossiers partagés, les imprimantes, etc. Sécurité : Le serveur antivirus Kaspersky est en charge de la mise à jour et de la diffusion de l’antivirus au sein de Notre Entreprise. Connexion Internet : Notre Entreprise possède une connexion internet type liaison louée à débit garanti couplée à une connexion internet pour des considérations de haute disponibilité. 3.3. Infrastructure matérielle Serveurs : L’infrastructure matérielle Notre Entreprise est constituée aujourd’hui de 2 serveurs de virtualisation et un serveur de backup et d’AD Windows 2012. Postes Utilisateurs : Le parc informatique utilisateurs du groupe est constitué aujourd’hui d’environ 150 ordinateurs incluant des micro-ordinateurs fixes et portables. 3.4. Couverture fonctionnelle et technique de la solution Couverture fonctionnelle : Dans la section relative à la couverture fonctionnelle de son offre technique, le prestataire précisera, dans les grilles fonctionnelles pour chaque fonctionnalité de module si celle-ci est disponible en standard ou nécessiterait un développement spécifique. Le prestataire devra compléter sa réponse par les éléments suivants (dans les cellules commentaires) :  Points forts de la solution proposée ;  Mode d'implémentation : installations préliminaires, autre applicatif (noyau ou référentiel indispensable) ;  Possibilités de paramétrage (personnalisation) ;  Nécessité de disposer de progiciels complémentaires pour répondre à la fonctionnalité ;
  25. 25. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 25  Le nombre de jours / hommes nécessaires au développement spécifique pour couvrir chaque fonctionnalité. Ci-dessous un aperçu des grilles de réponse fonctionnelles : Tableau 3 : Grille de réponse fonctionnelle Le prestataire fournira la documentation nécessaire (manuels, copies d’écrans, schémas,…) à l’illustration de ses réponses. Couverture technique et interface : 1. Environnement technique cible Le prestataire détaillera, dans la section relative aux contraintes et besoins techniques de son offre technique, les éléments nécessaires au bon fonctionnement de sa solution. Ces éléments porteront sur :  L’architecture technique de la solution ;  Le système de gestion de la base de données (SGBD) ;  Le dictionnaire de données ;  La sécurité de la solution ;  L’exploitation et l’administration ;  Le développement spécifique ;  L’ergonomie de la solution ;  La volumétrie.  Etc.… Pour chacun de ces éléments, le prestataire donnera un descriptif de ce qui est proposé dans l’offre et les évolutions fonctionnelles et techniques prévues. L’infrastructure proposée doit être en mesure de supporter les phases d’évolution et de mise à jour de la solution, en maintenant un fonctionnement normal de la solution (réalisation des tests en parallèle avec le fonctionnement, possibilité de gérer deux versions de la solution, backup de la solution lors des mises à jour,…). Une seule grille sera remplie pour l’ensemble des modules d’une même solution. Le prestataire fournira la documentation nécessaire (manuels, copies d’écrans, schémas,…) à l’illustration de ses réponses.
  26. 26. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 26 2. Interfaçage et intégration spécifiques La solution proposée par le prestataire doit être capable de s’interfacer avec les solutions informatiques existantes et d’intégrer les données issues des autres sources sous différents formats. Le prestataire précisera dans quelle mesure il est possible de développer et de mettre en œuvre des interfaces avec les autres modules, notamment : - Les interfaces possibles en standard ; - Les ERP interfaçables avec la solution proposée ; - Les possibilités d’interfaçage avec d’autres modules (Ressources humaines, Ventes, production, WMS,…) ; - Etc.… 3.5. Evaluation éditeur et intégrateur 3.5.1. Livrables attendus du prestataire Dans le cadre du projet, le prestataire devra réaliser les livrables suivants : Le prestataire a toutefois la possibilité de produire des livrables supplémentaires qu’il jugera utile de fournir pour la bonne marche du projet. 3.5.2. Propositions de méthodologie de mise en œuvre Le prestataire est invité, dans cette partie, à détailler les étapes de sa propre méthodologie qui correspondent aux prestations demandées en :  Informant des prérequis liés à chaque prestation ;  Listant et décrivant l'ensemble des documents (finaux et intermédiaires) qui serviront de base pour réaliser chaque prestation ;  Ajoutant les prestations jugées nécessaires et non incluses dans la liste proposée (payantes ou gratuites). Des explications doivent être fournies le cas échéant ;  Listant les références méthodologiques valables pour chaque prestation. Le prestataire fournira la documentation nécessaire (manuels, copies d’écrans, schémas,…) à l’illustration de ses réponses. 3.5.3. Mise en œuvre de la solution par prestataire Dans cette partie, le prestataire abordera, de manière détaillée, sa méthodologie et donnera les éléments portant sur :  Les profils à allouer à chaque prestation.  La disponibilité des équipes.  Les charges du prestataire en jours / hommes nécessaires à la réalisation de chaque prestation.
  27. 27. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 27  Les jours / hommes client nécessaires pour l’accompagnement du prestataire. Par ailleurs, le prestataire joindra à sa réponse :  Les CV de tous les intervenants sur le projet, justifiant leur expérience et compétence dans des projets similaires (tout intervenant devant être remplacé en cours de projet devra être remplacé par un intervenant de profil équivalent ou supérieur sans impacter le déroulement du projet après accord écrit de L'ENTREPRISE).  Le planning.  Le plan assurance qualité, en détaillant sa structure et en explicitant les métriques de qualité, associés à chaque étape.  Les précisions, pour la prestation PF3 « Réalisation et paramétrage de la solution » : paramétrages fournis en standard avec la version proposée.  Le prestataire fournira toute autre documentation dans l’optique d’exposer davantage sa méthodologie. 3.5.4. Références du prestataire et de la solution Le prestataire devra fournir dans sa réponse deux types de références pour la solution :  Les références générales (tous secteurs confondus) : au Maroc et à l’international  Les références dans le secteur de L'ENTREPRISE : Ces références peuvent être locales ou internationales. Les informations fournies sur les références porteront sur les éléments suivants :  Nombre de références et leur liste.  Année de mise en œuvre.  Modules installés par référence.  Nombre d’utilisateurs par référence.  Délais de mise en œuvre.  Montant des marchés.  Etc. Une distinction sera faite (dans les grilles) entre les références de l’intégrateur et celles de l’éditeur de la solution. L’appréciation de l’équipe projet se fera sur la base d’un entretien à planifier par L'ENTREPRISE consistant en la vérification des éléments du CV.  Le prestataire devra justifier de 5 références installées au moins. Toute offre qui ne satisfera pas ces conditions sera rejetée
  28. 28. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 28 Des attestations chiffrées associées aux références citées, indiquant les montants des prestations ainsi que leurs périmètres exacts, devront être jointes à cette partie de l’offre. Tableau 4 : Critères d’évaluation 3.5.5. Documentation de la solution Le prestataire répondra aux questions relatives à la documentation qui sera associée à sa solution, notamment :  Le contenu des documents ;  Les langues disponibles ;  Les supports utilisés ;  Les mises à jour ;  Etc… Le prestataire fournira la documentation nécessaire (manuels, copies d’écrans…) à l’illustration de ses réponses.
  29. 29. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 29 3.5.6. Présentation de la solution proposée Cette partie permettra au prestataire de préciser les progiciels qui composent sa solution et de les associer aux modules à couvrir. Pour chaque progiciel seront demandées les informations relatives au :  Nom commercial ;  Date de commercialisation ;  Versions proposées ;  Prochaines évolutions envisagées ;  Etc. Le prestataire fournira la documentation nécessaire à l’illustration de ses réponses. 3.5.7. Contrat et conditions d’utilisation Cette partie permettra de donner des précisions concernant le contrat de droit d’usage, la maintenance et la garantie liés à l’offre soumise. Les éléments à fournir pour chaque partie sont : Le contrat de droit d’usage : Type du contrat ; Délais ; Politique de tarification ; Etc…. La maintenance : Couverture de la maintenance ; Durée de la maintenance ; Responsabilité de la maintenance ; Etc. La garantie : Couverture de la garantie ; Durée de la garantie. Le prestataire fournira la documentation (modèles de contrats,…) nécessaire à l’illustration de ses réponses. 3.5.8. Prestations demandées La prestation doit couvrir un périmètre fonctionnel et technique obligatoire, qui est défini dans le tableau ci-après :
  30. 30. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 30 Dans le cadre du projet, le prestataire devra réaliser les livrables suivants : Prestation Livrables fournis par le prestataire Périmètre Fonctionnel PF1 : Cadrage et lancement du projet  Plan d'Assurance Qualité (PAQ)  Planning détaillé en accord avec l'équipe NOTRE ENTREPRISE et l'équipe d'Assistance à Maîtrise d'Ouvrage (AMOA)  Formation de l'équipe projet sur le module comptabilité générale PF2 : Conception générale et étude de convergence (Etude préalable à la mise en œuvre)  Spécifications Fonctionnelles Générales et Détaillées pour le module fonctionnel  Spécifications Fonctionnelles Détaillées (SFD) pour les interfaces et la reprise des données  Rapport de convergence PF3 : Reprise des données  Spécifications de reprise des données  Plan de reprise des données  Programmes de reprise des données PF4 : Réalisation (Paramétrage de la solution)  Dossier de paramétrage avec un descriptif détaillé du paramétrage réalisé et testé  Programmes complémentaires développés  Interfaces amonts/avals réalisées  Prototype : réalisation et présentation d’un Prototype contenant le paramétrage de la solution sans les développements spécifiques
  31. 31. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 31 PF5 : Tests et Recette de la solution  Cahier de recettes  Environnement de recette validé (tests de qualification), installé et livré  Anomalies remontées par l'équipe projet et corrigées PF6 : Déploiement / Mise en production  Environnements de pré-production et de production installés et validés par un PV de recette, paramétrés et chargés avec les données reprises  Plan de bascule réalisé  Supports de formation utilisateurs par domaine fonctionnel (guide utilisateur adapté au contexte du client) PF7 : Accompagnement post- démarrage PF8 : Assistance à la première clôture d’exercice comptable  Correction des anomalies signalées  Reporting Hotline / Assistance 4. La conduite du changement Le déploiement de l'ERP dans l'entreprise repose sur trois piliers fondamentaux l'implication du management, la prise en main du projet par les utilisateurs et enfin l'acceptation par ces derniers d'une solution ne couvrant initialement que 80% de leurs besoins. Figure .10 : Les trois piliers essentiels au déploiement du SAP FI-GL La gestion du changement représente la charpente nécessaire à ces trois colonnes qui soutiennent la structure de la « maison SAP-FI GL ». SAP FI-GL Conduite de changement Acceptationde lasolutionà 80% Priseenmain duprojetpar l’utilisateur Implicationdu management
  32. 32. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 32 Un projet d’implémentation d’un nouveau système d’information est un véritable projet d’entreprise, à tous les niveaux. De la stratégie à l’opérationnel, les acteurs humains vont être souvent une clé de réussite de ce type de projet. Aussi, une des préoccupations majeures est de bien conduire le changement, inhérent à cette recherche continue de performance et de qualité. En effet, ce type de projet va entraîner des changements autour des modes opératoires, des compétences, du degré de collaboration inter- service, du degré de formalisation, des rapports de pouvoir et des responsabilités. Et nous sommes convaincus que cela contribue très fortement au succès global du projet et au retour sur investissement rapide. Nous pouvons distinguer ici quatre phases fondamentales, dont la durée dépend des individus et des situations. Elles se retrouvent toutes les quatre dans la plupart des situations de changement et relèvent d'un processus normal pour tout individu. Ce sont quatre phases en R le refus, la résistance, la recherche et la réaction, les deux premières phases étant plutôt passives et les deux dernières plutôt actives.  durant la phase de refus, l'individu arrive pas à y croire Il ignore toutes les évidences qui se rapportent au changement. Tout continue pour lui comme avant, et il arrive même qu'il s'enferme dans un mutisme complet qui peut durer plusieurs jours ;  durant la phase de résistance, la réalité du changement s'impose enfin à l'individu. Toute occasion est bonne pour montrer et démontrer pourquoi ‘’cela ne marchera jamais’’ Dans cette phase, la frustration et la mauvaise foi peuvent être extrêmement élevées.  néanmoins, le changement devient une évidence et au temps, l'individu aborde la phase de recherche. Ici, après être passé par des moments de doute intense, il retrouve un intérêt pour son travail, et les nouvelles possibilités et opportunités apportées par le changement commencent à apparaître. L'individu s'efforce de rechercher celles qui pourront lui être favorables. L'espoir renaît ;  enfin, dans la phase de réaction, l'individu a trouvé sa nouvelle voie Il prend conscience de la chance que le changement peut lui offrir. Le moral, la performance, l'efficacité et la coopération sont alors de retour reprend confiance en lui et se redynamise. Il est fin prêt à affronter à nouveau l'adversité, jusqu'au prochain changement.
  33. 33. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 33 Les actions clés que nous avons mis en œuvre pour la gestion du changement : Communiquer sur le projet afin d’éviter les résistances. Le changement est toujours déstabilisant au départ. Il faut expliquer, convaincre et valoriser, avec un message juste, pour obtenir l’adhésion de toutes les parties prenantes. Impliquer tous les acteurs qui seront concernés par le SI, en commençant par la direction, qui doit porter le projet pour l’impulser auprès des équipes, l’implication des acteurs a deux objectifs : elle garantit d’abord la bonne adéquation des processus métiers avec la réalité actuelle ou future, elle permet également d’obtenir une forme de motivation et d’engagement, car on avance toujours de façon plus volontaire lorsqu’on se sent concerné ! Former : un véritable plan de formation doit être mis en œuvre avec des actions adaptées au cycle du projet et aux types d’acteurs. Les formations devront notamment porter les meilleures pratiques SAP, que ce soit dans un objectif de veiller au bon alignement du SI sur les besoins métiers, aussi au nouveau processus et aux nouveaux outils qui vont résulter de l’implémentation. En effet, pour garantir l’efficacité, les acteurs devront pleinement s’approprier les changements apportés à leur processus. Et enfin, accompagner : même après une formation bien menée, il faut tout de même continuer à accompagner les acteurs au quotidien, à rester à l’écoute, pour renforcer leur appropriation mais aussi pour détecter d’éventuels écueils. L’IMPLICATION DES UNITES DE DIRECTION Comme pour tout projet de changement, l'implication forte de la direction générale et du top management est primordiale. Dans notre projet de mise en place du nouveau système avec une évolution de la culture de l'organisation, cette implication était sans faille et continue, qui s’est manifestée dans le temps par les ressources et les financements consacrés au projet mais également par le soutien public qu’elle lui apporte le PDG.
  34. 34. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 34 Partie III Mise en place de la comptabilité générale SAP FI-GL La décision étant prise, il reste à passer à l’acte. Dans cette partie on abordera le coté qui est sensiblement plus technique de la mise en place du nouveau système à savoir : la conception, la réalisation, recette et mise en production. “ ”
  35. 35. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 35 Chapitre 4 Conception, réalisation, recette et mise en production 1. Conception de la solution En tant que consultants SAP en finance, dans ce projet de la mise en place d’un nouveau système d’information pour la comptabilité générale de notre entreprise et durant cette phase de conception nous étions responsables sur l’élaboration d’un dossier de spécifications générales et détaillées. Ce dossier a pour but de décrire :  Les différents processus de la comptabilité générale.  Le fonctionnement et l'intégration entre ces processus.  La relation entre ce module financier et les autres modules logistique. Il constitue un document de référence pour les spécifications fonctionnelles globales et détaillées du projet. Il sera également exploité pour la rédaction des documents de tests, assurant ainsi la conformité de la solution avec le besoin du client. 1.1. Structure Organisationnelle Figure .11 : Structure organisationnelle SAP Le rôle principal de la comptabilité générale est de fournir une vue d’ensemble sur la comptabilité et les comptes financiers. L’enregistrement de toutes les opérations commerciales (écritures principales et imputations de comptabilité interne) dans un logiciel entièrement intégré à tous les autres domaines opérationnels d’une entreprise garantit la mise à disposition permanente de données comptables complètes et précises. Référentiel •Société •Segement •Plan de compte Opération courante du mois •Journaux et écritures Opération de Cloture •Gestion des calndriers
  36. 36. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 36 La comptabilité générale SAP FI possède les caractéristiques suivantes :  liberté de choix du niveau : groupe ou société ;  enregistrement automatique et simultané de tous les éléments de livre auxiliaire dans les comptes généraux appropriés (comptes collectifs) ;  mise à jour simultanée des domaines de la comptabilité générale et de la comptabilité analytique ;  évaluation et présentation en temps réel des données de comptabilité actuelles : affichage des comptes, différents types d’états financiers et autres analyses. De fait, le grand-livre sert de registre complet à toutes les opérations commerciales. Il sert de référence centralisée et à jour de l'utilisation des comptes. Chaque opération réelle peut être contrôlée à tout moment en temps réel en affichant les pièces originales, les postes et les chiffres de la transaction à différents niveaux, à savoir :  Informations sur le compte  Journaux  Totaux/chiffres de l’opération  Analyses du bilan/compte de résultat 1.2. Plan de comptes et comptes généraux 1.1.1. Contexte et objectifs La construction du plan comptable s’effectue par la détermination des comptes généraux supports de l’enregistrement des évènements comptables de la société. En l’absence d’une solution SAP-pays pour le Maroc, un plan de comptes marocain standard et un plan de comptes société sont définis. Le nouveau plan de comptes doit être plus simple et plus clair que l’existant. 1.1.2. Processus actuel Notre entreprise utilise un plan de comptes spécifique comprenant 1470 comptes intégrant les données des comptabilités auxiliaires (il n’y a pas de comptabilité auxiliaire). 1.1.3. Ajustements au processus Plan de comptes national : il s’agit du plan de comptes dépendant de la solution pays pré-paramétrée par SAP. Il n’y a pas dans SAP de plan de comptes marocain.
  37. 37. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 37 Plan de comptes opérationnel : comprend les comptes utilisés par SAP pour traduire comptablement les mouvements journaliers. Plan de comptes local : les données de ce plan dépendent du plan de comptes opérationnel. Les données enregistrées sont basées sur les spécificités locales suivant des critères de classification différents de ceux du plan de comptes opérationnel. Plan de comptes groupe : contient tous les comptes requis au niveau groupe. 1.1.4. Règles de gestion Plan de comptes: En l’absence d’une solution pays pour le Maroc dans SAP, création du plan de comptes 7100 conformément au plan comptable marocain. Seul, un plan de comptes opérationnel doit être créé pour être utilisé par toutes les sociétés du groupe L'ENTREPRISE. - Codification du plan de comptes : 7100 (Plan de Comptes L'ENTREPRISE 7100). - Longueur des comptes : 8 caractères. - Reprise exacte des comptes du plan comptable marocain. - Création manuelle des nouveaux comptes. Groupes de comptes: Le plan de comptes est organisé en groupes de comptes qui permettent de définir : Une tranche de numéros réservée : lors de la création du compte, le système vérifie que le compte saisi est bien dans la séquence de comptes définie dans le paramétrage du groupe de comptes. Des règles de création des données de base des comptes : les zones sont identifiées comme masquées ou non, obligatoires ou facultatives et définissent ainsi les masques de saisie des données de compte. Les groupes de comptes à utiliser sont : Comptes collectifs: Les comptes collectifs relient les comptes de la comptabilité auxiliaire au Grand Livre en temps réel. Cela signifie qu'une écriture dans un compte auxiliaire (Fournisseur A, par exemple) correspond également au même moment à une écriture dans le compte collectif correspondant du bilan.
  38. 38. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 38 Les comptes fournisseurs (et clients) sont créés uniquement dans la comptabilité auxiliaire et n'apparaissent pas au bilan en tant que tels, mais sous forme cumulée dans les comptes collectifs. 1.1.5. Modélisation cible Figure 12. : Diagramme du processus SAP FI-GL Objectif  Ce scénario fournit une vue d’ensemble sur la comptabilité financière et les comptes. Avantages  L’enregistrement de toutes les opérations commerciales garantit l'exhaustivité et la précision des données comptables. Principales étapes de processus  Enregistrement de pièces sur les comptes généraux  Affichage du journal des pièces comptables  Affichage des soldes généraux (liste)  Exécution d’écritures périodiques  Gestion de compte : rapprochement automatique et manuel
  39. 39. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 39 2. Paramétrages 2.1. Configuration de la société dans SAP 2.1.1. Création de la société dans SAP La société est l'unité organisationnelle de base dans SAP FI-GL (de comptabilité financière), et aussi l’entité structurelle de la gestion comptable qui organise l'entreprise du point de vue de la comptabilité financière, nous créons le code de l'entreprise 7100 (STE) qui est situé au Maroc. Pour faire la configuration, nous utilisons le chemin suivant sur l'écran d'applications SAP : « La configuration pour tous le module se fera à partir de ce chemin d'accès ci-dessus ou en exécutant la transaction SPRO ». IMG => Structure de l’entreprise => Définition => Comptabilité financière => copier, supprimer, contrôler société => En sélectionnant la première option toute la configuration et les tables sont copiées automatiquement avec les leurs affectations, cette option doit être sélectionnée en cas de déploiement.
  40. 40. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 40 En sélectionnant la deuxième option « Traiter données société », nous devons configurer manuellement tous les paramètres. Dans notre projet, nous allons paramétrer le module FI-GL pour notre entreprise à partir de zéro, alors on sélectionne la deuxième option. Le code de l'entreprise dans SAP doit être toujours gardé numérique. On renseigne les champs d’information de base de notre entreprise et on sauvegarde , ainsi notre entreprise 7100 est créé dans SAP. On clique sur « Nouvelles entrées » et on saisit les champs obligatoires suivants :
  41. 41. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 41 2.1.2. Création du plan comptable dans SAP Pour chaque société dans SAP, nous devons spécifier un plan comptable pour le grand livre, ce plan comptable est affecté à la société, et peut être utilisé par plusieurs sociétés. Pour configurer le plan comptable on lance la transaction OB13 ou SPRO, et nous utilisons le chemin suivant : IMG => Comptabilité financière => Comptabilité générale => Comptes généraux => Données de base => Préparations => Traiter la liste des plans comptables. Nous définissons simplement un plan de comptes dans SAP, les comptes généraux ne sont pas encore définis dans ce plan comptable.
  42. 42. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 42 Dans l’intégration de la cpté analytique on a le choix entre création manuelle ou automatique des éléments de coût, on garde la création manuelle dans notre cas, et on sauvegarde . 2.1.3. Affectation de la société au plan comptable Pour affecter la société STE(7100) au plan comptable 7100 que nous avons créés on lance la transaction OB62 ou SPRO, et nous utilisons le chemin suivant : IMG => Comptabilité financière => Comptabilité générale => Comptes généraux => Données de base => Préparations => Affecter une société à un plan comptable. On rajoute le code de notre plan comptable 7100 dans le champ Plan cpt de notre société 7100 et on sauvegarde On clique sur « Nouvelles entrées » et on saisit les champs obligatoires suivants :
  43. 43. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 43 2.1.4. Définitions des groupes de comptes Afin d'organiser et de mieux gérer un grand nombre de comptes généraux dans SAP, Le groupe de comptes nous permet de déterminer :  l'intervalle dans lequel doit se situer le numéro de compte ;  Les zones pour lesquelles une saisie est obligatoire ou facultative lors de la création et/ou modification du compte ;  Les zones pouvant être masquées lors de la création et de la modification de données de base, ceci nous permet de modifier la structure des écrans affichés. Les groupes de comptes nous permettent de regrouper des comptes en fonction des critères mentionnés ci-dessus, dans notre cas elles dépendent du plan comptable Marocain. Pour le paramétrage des groupes de comptes, on exécute la transaction OBD4 ou SPRO et on suit le chemin suivant : IMG => Comptabilité financière => Comptabilité générale => Comptes généraux => Données de base => Préparations => Définir les groupes de comptes => On renseigne le code du plan comptable 7100, les code du groupe de comptes et leurs désignations, ainsi que l'intervalle dans lequel doit se situer le numéro de compte. On sauvegarde et les groupes de comptes sont créés pour le plan comptable 7100 dans SAP.
  44. 44. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 44 2.1.5. Définition des comptes de report Permet d'affecter à un plan de compte le compte de report de solde avec un paramètre "type de compte de résultat". Ce qui rend possible d'affecter les comptes de résultat (qui ne se reportent pas d'une année sur l'autre) à des comptes de report différent. Pour le paramétrage compte de report, on exécute la transaction OB53 ou SPRO et on suit le chemin suivant : IMG => Comptabilité financière => Comptabilité générale => Comptes généraux => Données de base => Préparations => Définir compte de report du résultat. 2.1.6. Gestion de version d’exercice comptable Nous pouvons définir les propriétés suivantes pour une version d'exercice : -Nombre de périodes comptables d'un exercice. -Nombre de périodes spéciales nécessaires Mode de détermination des périodes comptables par le système au moment de l'écriture. Pour le paramétrage des versions d’exercice, on exécute la transaction SPRO et on suit le chemin suivant :
  45. 45. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 45 IMG => Comptabilité financière => options de base de la comptabilité financière => Exercice comptable => Gérer une version d’exercice (gérer un exercice écourté). Puisque l'année de comptabilité financière correspond à Janvier à Décembre, nous pouvons utiliser la variante K4 de l'exercice standard dans SAP. 2.1.7. Affectation de société à une version d’exercice Dans notre société, nous allons utiliser la variante K4 norme de l'exercice. Pour ce paramétrage, on exécute la transaction SPRO et on suit le chemin suivant : IMG => Comptabilité financière => Options de base de la comptabilité financière => Exercice comptable => Affecter une société à une version d’exercice. Ainsi notre société 7100 est affectée à la version d’exercice K4 dans SAP. On rajoute la version d’exercice K4 à notre société 7100 et on sauvegarde
  46. 46. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 46 2.1.8. Définition de la variante pour la période comptable Pour ce paramétrage, on exécute la transaction SPRO et on suit le chemin suivant : IMG => Comptabilité financière => Options de base de la comptabilité financière => Périodes comptables => Définir des variantes pour les périodes comptables ouvertes. Dans cette activité, nous allons créer une variante pour la période comptable ouverte. Dans le réglage standard SAP, une variante distincte pour périodes comptables est définie pour chaque société. La clé de cette variante est identique à celle de l'entreprise. Ainsi, dans notre cas, nous aurons une variante 7100 pour la période comptable ouverte qui est identique à la clé de notre société à savoir 7100. 2.1.9. Définition de périodes comptables pour la variante Cette étape nous permet d'indiquer, pour chaque version d'exercice, les périodes comptables accessibles à l'écriture. Pour ce faire, deux intervalles sont disponibles (la période 1 et la période 2). Pour chaque intervalle, on doit saisir une période minimale, une période maximale et l'exercice comptable. Pour ce paramétrage, on exécute la transaction SPRO et on suit le chemin suivant : On clique sur et on renseigne la clé de la variante et sa désignation, et on sauvegarde
  47. 47. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 47 IMG => Comptabilité financière => Options de base de la comptabilité financière => Pièce => Périodes comptables => Ouvrir et clôturer les périodes comptables. On clique sur et on renseigne les champs suivant : Nous créons les périodes de comptabilisation pour notre variante 7100 pour les différents types de comptes. 2.1.10. Affectation de la variante à la société Ce point de paramétrage nous permet de définir les paramètres nécessaires pour pouvoir travailler dans plusieurs sociétés avec la même variante pour des périodes comptables non soldées. La variante 7100 doit être affectée à notre société STE 7100. Pour ce paramétrage, on exécute la transaction SPRO et on suit le chemin suivant : IMG => Comptabilité financière => Options de base de la comptabilité financière => Pièce => Périodes comptables => Affecter des variantes à une société
  48. 48. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 48 Ainsi la variante 7100 est affectée à notre société 7100 dans SAP. 2.1.11. Définition des tranches de numéros de pièces pour la société Cette activité IMG nous permet de créer les tranches de numéros pour les différentes pièces comptables. Pour chaque tranche de numéros, on indique notamment ce qui suit :  Un intervalle de numéros dans lequel les numéros de pièce doivent être sélectionnés ;  Le type d'attribution de numéros (interne ou externe). Affectez chaque tranche de numéros à un ou plusieurs types de pièce. La tranche de numéros devient active, lors de la saisie et de la comptabilisation d'une pièce, à l'aide du type de pièce. Pour ce paramétrage, on exécute la transaction FBN1 OU SPRO et on suit le chemin suivant : IMG => Comptabilité financière => Options de base de la comptabilité financière => Pièce => Périodes comptables => Définir les tranches de numéros de pièces. On cherche notre société 7100 et on lui affecte la variante 7100 et on sauvegarde
  49. 49. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 49 Ainsi les tranches de numéros de pièce comptable sont créées pour notre société 7100. Ces tranches de numéros dépendent d’année. 2.1.12. Définition de type de document Il existe des types de documents standards SAP que nous avons utilisés. Il faut juste s'assurer que les plages de numéro sont correctement affectées aux types de documents. 2.1.13. Activation de l'exercice comptable par défaut Cette étape nous permet d'indiquer qu'un exercice comptable soit proposé à l'affichage et à la modification de la pièce. Pour ce paramétrage, on exécute la transaction SPRO et on suit le chemin suivant : IMG => Comptabilité financière => Options de base de la comptabilité financière => Pièce => Valeurs par défaut pour le traitement des pièces => Permettre qu’un exercice comptable soit proposé.
  50. 50. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 50 2.1.14. Activation la date de valeur par défaut Lors de la saisi des postes, il est parfois nécessaire d'entrer également une date de valeur. Ce point de menu nous permet de déterminer, par société, si la date CPU doit être proposée comme date de valeur. Pour ce paramétrage, on exécute la transaction SPRO et on suit le chemin suivant : IMG => Comptabilité financière => Options de base de la comptabilité financière => Pièce => Valeurs par défaut pour le traitement des pièces => Proposer la date de valeur en compte. On clique sur check box et on sauvegarde
  51. 51. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 51 2.1.15. Définition de variante de statuts de zones Cette étape nous permet de créer et de traiter des variantes et des groupes de statuts de zone. Une variante de statuts de zone nous permet de regrouper plusieurs groupes de statuts de zone. Pour chaque compte général, nous devons définir un groupe de statuts de zone dans le domaine spécifique à la société. Celui-ci détermine les zones devant être accessibles, complétées ou masquées lors de la saisie d'écritures sur le compte. Paramétrages standard Dans le système SAP standard, la variante de statut de zone 0001 est définie pour la société 0001. Des groupes de statuts de zone sont prédéfinis pour cette variante de statut de zone. Pour ce paramétrage, on exécute la transaction SPRO et on suit le chemin suivant : IMG => Comptabilité financière => Options de base de la comptabilité financière => Pièce => Pilotage => Définir variantes de statuts de zones. On clique sur check box et on sauvegarde
  52. 52. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 52 2.1.16. Affectation de la société aux variantes de statuts de zones Cette activité IMG nous permet d'affecter notre société 7100 au groupe de statuts de zones identiques à la même variante de statut de zones 7100. Pour ce paramétrage, on exécute la transaction SPRO et on suit le chemin suivant : IMG => Comptabilité financière => Options de base de la comptabilité financière => Pièce => Pilotage => Affecter une société aux variantes de statuts de zones. 2.1.17. Définition de classes de tolérance Cette étape nous permet de prédéfinir pour les utilisateurs les différentes limites au moyen desquelles nous allons déterminer :  jusqu'à quel montant l'utilisateur peut enregistrer une pièce, On rajoute le code de la variante de statut de zone 7100 et on sauvegarde On sélection la variante standard 0001 et on clique sur copier On saisit le code et la désignation de notre nouvelle variante de statuts de zones et on sauvegarde
  53. 53. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 53  jusqu'à quel montant l'utilisateur peut saisir un poste sur un compte client ou un compte fournisseur,  le pourcentage d'escompte que l'utilisateur peut accorder dans un poste,  la différence de paiement maximale qui peut être acceptée. Les différences de paiement de certaines classes de tolérances sont enregistrées automatiquement. A cette fin, le système peut enregistrer l'écart en corrigeant l'escompte ou l'enregistrer sur un compte de charges ou de produits distinct. Pour ce paramétrage, on exécute la transaction SPRO et on suit le chemin suivant : IMG => Comptabilité financière => Options de base de la comptabilité financière => Périodes comptables => Poste de la pièce => Définir classes de tolérance pour les employés. Dans notre cas, nous n’allons pas définir un groupe de tolérance de notre entreprise 7100, on clique sur nouvelle entrée et renseigne les champs suivants :
  54. 54. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 54 2.1.18. Paramètres globaux Cette étape nous permet de définir différentes valeurs globales pour notre société 7100, nous pouvons en outre obtenir à tout moment une vue d'ensemble des modalités les plus importantes de la société, telles que le plan comptable et la variante d'exercice. Pour ce paramétrage, on exécute la transaction SPRO et on suit le chemin suivant : IMG => Comptabilité financière => Options de base de la comptabilité financière => Périodes comptables => Poste de la pièce => Définir classes de tolérance pour les employés.
  55. 55. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 55 2.1.19. Définition de société S/L Dans le système SAP, toutes les fonctions de consolidation de la comptabilité financière sont effectuées sur la base de sociétés S/L. Une société S/L peut comporter une ou plusieurs sociétés. Pour ce paramétrage, on exécute la transaction SPRO et on suit le chemin suivant : IMG => Structure de l’entreprise => Définition => Comptabilité financière => Définir Société. Nous allons créer une société S/L pour notre société 7100. 2.1.20. Affectation société à société S/L Cette étape vous permet d'affecter à une société S/L les sociétés pour lesquelles vous souhaitez effectuer une reddition des comptes pour groupe. Pour ce paramétrage, on exécute la transaction SPRO et on suit le chemin suivant : IMG => Structure de l’entreprise => Affectation => Comptabilité financière => Affecter société à société S/L. On saisit les informations relatives à notre société 7100 et on sauvegarde
  56. 56. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 56 2.2. Création des codes de compte général dans le plan comptable Nous avons déjà paramétré les transactions nécessaires (OBD4, OB53) avant de procéder à la création d'un compte. Les transactions pour créer un compte dans la comptabilité générale sont les suivantes : - Transaction "FS00 - Traiter compte général de façon centrale" permet de créer un compte général avec ses donnes plan de compte et ses données sociétés. - Transaction "FSP0 - Traiter données de plan comptable" permet de créer un compte général avec ses données plan de compte uniquement. Avec cette transaction nous pouvons aussi mettre à jour des sets et des structures de bilan. - Transaction "FSS0 - Traiter données société" permet de créer un compte général avec ses données sociétés uniquement. Exemple de création Dans notre paramétrage nous allons utiliser la transaction FS00, on procède comme suit, dans le menu SAP : On rajoute le code société 7100 et on sauvegarde
  57. 57. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 57 Le compte Capital social est un compte normal de la comptabilité générale. Dans le groupe de compte on indique que c'est un compte de bilan "BILAN" pour la tranche de numéro. Et on coche la zone "Compte de bilan". Ce compte n'est pas reporté dans le compte de report à nouveau. Le code du compte général doit être numérique de 8 chiffres
  58. 58. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 58 Dans l’onglet des données de pilotage, on sélection l’affichage des postes individuel et le code 001 qui correspond à la date comptable comme clé de tri. Dans l’onglet Saisie/banque/intér, on choisit le groupe de statut de zone G001 et sauvegarde 2.3. Régularisation Dans cette partie de paramétrera les écritures automatiques pour la régularisation des opérations - Facturé, non livré. - Livré, non facturé. Pour ce paramétrage, on exécute la transaction OBYP :
  59. 59. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 59 On double clic sur : Calculé, non livré On renseigne les numéros de comptes suivants :  Compte collectif 44111000 - Entrée marchandises - Fabrication 44112000 - Entrée marchandises - Achat  Compte d'attente 44110900 - Compte attente Facture correction  Compte cible 34910000 - CHARGES CONSTATEES D'AVANCE On sauvegarde , et on refait la même manipe pour : livré, non calculé On renseigne les numéros de comptes suivants :  Compte collectif 44111000 - Entrée marchandises - Fabrication 44112000 - Entrée marchandises - Achat  Compte d'attente 41109000 - Compte attente Facture correction  Compte cible 44170000 – Fournisseurs, factures non parvenues 2.4. Structure de bilan/résultat Organisation hiérarchique des comptes généraux. Les comptes ont été organisés conformément aux réglementations de création la création des états financiers (bilan et compte de résultat) au Maroc. Pour ce paramétrage, on procède comme suit, dans le menu SAP :
  60. 60. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 60 On clique sur Nouvelles entées et on renseigne ces données générales On choisit notre bilan 7100 et on clique dur Postes bil/cpt rés. Et on personnalise sa structure
  61. 61. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 61
  62. 62. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 62 On renseigne les comptes généraux ou plage de comptes pour chaque poste et on sauvegarde. 3. Tests 3.1. Les phases de test Il y a trois principales phases de test dans notre projet :  Phase de préparation des tests 1. Identification des processus métier à tester. 2. Développement des cas de test manuel et automatisé. 3. Création de Fiche de test d’acceptance. 4. Mise en place du système de test. 5. Création de données de test.  Phase d’exécution de test 1. Exécution des scénarios de test manuellement ou en utilisant des outils de test. 2. Test de rapports d’état.  Phase d’évaluation Test 1. Une évaluation détaillée de tous les plans de test 2. Analyse des défauts 3. Documentation du processus de test Phase de préparation des tests Phase d'exécution de tests Phase d'évaluation des tests
  63. 63. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 63 3.2. Les tests d’acceptation Les tests d'acceptation de solutions construites autour de SAP sont différents de ceux d'un projet traditionnel en ce sens qu'ils prennent en compte un nombre de composantes organisationnelles, opérationnelles, logicielles et matérielles plus élevé. Cette étape a deux objectifs principaux : vérifier que la solution qui va être mis en production dans notre entreprise est acceptable par tous, dans sa globalité, puis obtenir l'autorisation formelle et officielle du comité de pilotage, autorisation requise pour la mise en production proprement dite. On s’assure que les délivrables fondamentaux suivants sont complets, disponibles, documentés, adéquats, compatibles entre eux et en phase avec les spécifications initiales : 1. SAP Fi-GL configuré et modifié suivant les besoins ; 2. composantes matérielles installées et fonctionnant parfaitement ; 3. documents et pré imprimés prêts ; 4. procédures opérationnelles développées ; 5. documentation utilisateur rédigée ; 6. formation des utilisateurs finaux terminée ; 7. validité des données de base et des données d'activité déjà converties ; 8. organisation et procédures de support mises en place ; 9. environnement de production prêt. 4. Formation des utilisateurs Cette phase est la dernière avant la mise en production, son but est donc de s'assurer que la totalité de notre entreprise, c'est-à-dire les utilisateurs finaux, maitrisera convenablement la nouvelle solution applicative afin de faire fonctionner correctement les unités opérationnelles. Ainsi SAP ne contient pas uniquement les différentes fonctionnalités mais aussi contient les procédures opérationnelles associées, les modifications spécifiques apportées ainsi que les éléments du nouvel environnement technique dans lequel l'utilisateur devra naviguer et dorénavant évoluer système d'exploitation, station de travail, imprimante, etc. 4.1. Préparation de la formation La formation de la communauté des utilisateurs est un mini projet en elle- même, un grand nombre de tâches, qui se trouvent le plus souvent sur le
  64. 64. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 64 chemin critique du projet global, doivent être réalisées dans des délais contraignants. Afin de garder une cohérence d'ensemble et un bon contrôle de la situation, nous avons nominé un Responsable formation, afin de s'assurer que toutes les tâches nécessaires seront accomplies en temps voulu. Parmi ces taches, nous citons :  l'identification des sessions de formation nécessaires (nombre et contenu) ;  l'identification, le rôle et le profil des utilisateurs par sessions de formation ;  l'identification, l'affectation et la préparation des salles de formation ;  l'installation des stations de travail et des matériels requis ;  la constitution des supports de formation (documents, manuels, copies, etc.) ;  la préparation des exercices et des démonstrations ;  la préparation de la base de données et de l'environnement système l'enregistrement des participants ;  l'exécution des sessions de formation l'intégration des commentaires et améliorations pour les sessions suivantes. 4.2. Session de formation Ces sessions de formation sont nécessairement dessinées autour de la nouvelle définition des postes dans l'entreprise. En fonction des profils des utilisateurs, la durée été entre de deux jours, et étaient extrêmement pratiques. Il ne s'agit pas de former les utilisateurs sur des fonctionnalités en général, mais sur les processus opérationnels spécifiques : o la navigation dans SAP à travers les fonctions du clavier, le déplacement du curseur, les transactions, la procédure de connexion, les icônes, les différents types d'affichage graphique de l'écran ainsi que la façon de naviguer de champs en champs et d'écrans en écrans. La navigation demande une bonne connaissance des icônes de base de SAP-FI GL, écran d'avant, liste déroulante, annulation, etc. ; o Les concepts généraux expliquant les nouveaux processus opérationnels de l'entreprise et les différences avec les processus actuels de façon dont ils sont supportés par SAP et l'architecture fonctionnelle du module SAP FI-GL ; o la présentation théorique de l'utilisation de SAP et de ses composants (écrans, documents, rapports, etc) pour le processus considéré, pour la fonction et le rôle opérationnels que les utilisateurs vont avoir sur le nouveau système. C'est dans cette étape que les discussions et les questions étaient plus nombreuses ;
  65. 65. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 65 o Les exercices sur des données et des cas opérationnels pratiques et de plus en plus complexes ont permis ensuite d'asseoir réellement les connaissances apprises. 4.3. Support de formation Les médias utilisés pour dispenser la formation la formation peuvent être multiples, notre équipe a choisi le support papier traditionnel comme support le plus adéquat dans notre contexte. Pour le module SAP-FI GL les documents de formation ont porté sur : Analyse du compte général : FBL3N - Affichage de la fiche compte Rapprochement des comptes généraux : F.13 - Rapprochement automatique des comptes. F-03 - Rapprochement manuel des comptes. F-04 - Comptabiliser avec régularisation. FBRA - Annulation de rapprochement. Opérations de clôture : F.05 - Evaluation devises étrangères. F.07 - Report à nouveau compte soumis à rapprochement. F.16 - Report de solde F.19 - Analyse comptes d'attente de régularisation et calcul de la TVA MR11 - Gestion des comptes d'attente de régularisation S_ALR_87003642 - Ouverture et fermeture de période comptable Comptabilisation : FB02 - Modification de pièce comptable. FB03 - Affichage de pièce comptable. FB08 - Contre-passer pièce comptable. FB50 - Saisir pièce de compte général Reporting : S_ALR_87012284 - Génération le bilan et le compte de résultat. S_ALR_87012289 - Journal compact des pièces
  66. 66. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 66 Exemple de document de formation : FB50 - Saisir pièce de compte général Fonctionnalité Une pièce de comptes généraux est une pièce créée directement dans la composante comptabilité générale (FI-GL), qui est composée au moins de deux postes (deux lignes) : un poste débit et un poste crédit, cette pièce ne contient que les comptes généraux ; exemple : comptes de trésorerie, comptes de charges, comptes de produits… et elle ne contient pas des comptes auxiliaires (exemples : clients, fournisseurs, immobilisations…), pour ces derniers il existe des transactions spéciales à utiliser. Scénario Un utilisateur souhaite créer une pièce de comptes généraux sur SAP à l’aide de la transaction FB50, pour procéder suivez les étapes expliquées dans cet exemple : Prérequis Aucun. Chemin du menu Gestion comptable  comptabilité financière  Grand livre  Ecriture  FB50 – Saisir pièce de compte général Code de la Transaction FB50 1. Double clic sur FB50 – Saisir pièce de compte général. Saisir le code de la société 7100 Comptabilité générale SAP FI-GL DOCUMENTS DE FORMATION DE L'UTILISATEUR FINAL
  67. 67. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 67 2. Renseignez les champs suivant : Nom du champ Description du champ Valeur Date de pièce Date de pièce Example: 26.05.2016 Devise Devise de pièce Example: MAD Réference Description de la pièce Example: FACTNNNNN Cpte gén Numéro de compte comptable Example: 61250000 D/C Débiter ou créditer le compte renseigné Example: Débit Montant dev. piéce Montant à affecter pour l'élément de ligne Example: 1450 Cpte gén Numéro de compte comptable Example: 51411001 D/C Débiter ou créditer le compte renseigné Example: Crédit Montant dev. piéce Montant à affecter pour l'élément de ligne Example: 1450 Le centre de coûts n’est requis que si le numéro de compte général est un élément de coût. Remarque : Si vous sélectionnez un compte de charge, un objet de coût doit être renseigné (centre de coûts, centre de profit ou de l'ordre interne). 3. Tapez sur la touche entrée 4. Vous pouvez simuler le document avant de le comptabiliser. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Simuler Comptabilité générale SAP FI-GL DOCUMENTS DE FORMATION DE L'UTILISATEUR FINAL
  68. 68. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 68 Synthèse de pièce 6. Pour comptabiliser la pièce, cliquez sur le bouton ou utilisez la combinaison (CTRL+S). 7. La barre de message affiche « pièce xxxxxx comptabilisée dans la société 7100 » 5. La connexion avec l’existant 5.1. Stratégie de reprise La stratégie de reprise permet :  De définir quelles données seraient à reprendre dans SAP avant le démarrage du projet,  Pour chacun de ces donnes, les informations qui sont nécessaires dans SAP (rapprochement entre les informations dans SAP et les informations existantes dans les systèmes actuels),  La manière dont ces données seront reprises (dépendamment de la volumétrie),  Les sources d’où seront récupérées les informations,  Définir la stratégie de nettoyage de données,  Définir les responsabilités entre l’équipe L'entreprise et l’équipe Intégrateur,  Définir le suivi de la réalisation par l’équipe Intégrateur. Comptabilité générale SAP FI-GL DOCUMENTS DE FORMATION DE L'UTILISATEUR FINAL
  69. 69. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 69  La reprise de données est un élément très important de la réussite de projet, une reprise non cohérente implique un flux erroné.  L’extraction et le nettoyage seront à la charge de L'ENTREPRISE. La conversion est à la charge de L'ENTREPRISE et l'intégrateur. La vérification des données est à la charge de l'intégrateur.  Des fichiers types relatifs aux données de base seront communiqués à L'ENTREPRISE, tout en définissant les champs obligatoires ou optionnels. L'ENTREPRISE sera invitée à fournir ces données en exécutant des contrôles de qualité. Sans oublier d’indiquer, s’il y a lieu, des champs qui ne sont pas mentionnés. 5.2. Fichier de reprises Exemples de fichier de reprises Plan comptable au niveau groupe : (à intégrer dans SAP via LSMW sous forma CSV ou TEXT) 6. Mise en production Après l'achèvement des phases précédentes, la phase de formation des utilisateurs finaux une fois terminée, nous arrivons à la phase de mise en production. Celle-ci représente l'aboutissement du projet et la résultante de toutes les activités entreprises depuis le tout premier jour par l'équipe projet, toutes les tâches antérieures identifiées dans le plan du projet ont été réalisées. La date mise en production est le 1er juin, qui a été soigneusement choisie, et correspond au début du troisième trimestre, une période où l'activité ainsi que les risques pour l’ENTREPRISE sont minima. Cette phase génère sans aucun doute, le délivrable le plus prestigieux et le plus attendu qui soit SAP FI-GL, plus qu’un délivrable, c’est un aboutissement du projet qui est réalisé.
  70. 70. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 70 7. Maintenance et support  La bascule, au-delà d'une période incontournable de support, marque la naissance de ce nouveau système d'information.  Ce passage en production génère des perturbations opérationnelles qui sont autant de difficultés à surmonter et qui entraînent un niveau de service inférieur à celui connu avec l'ancien système. La période de stabilisation consiste donc à retrouver ce niveau de productivité initiale et à le mesurer grâce à la mise en place des indicateurs. à partir de là la période de retour sur investissement pourra être lancée.  Le passage en production est toujours un moment sensible et les jours (14j dans notre projet) qui le suivent sont ceux où il faut inscrire l'acceptabilité de la nouvelle solution et des changements organisationnels qui l'accompagnent. Il est incontournable et doit être instrumenté pour garder le contrôle de la situation.
  71. 71. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 71 Conclusion Notre projet de fin d’études s’est fondé autour de la mise en place d’un nouveau système d’information à savoir « SAP FI-GL » pour la comptabilité générale au profit d’une entreprise marocaine. Le présent rapport est une synthèse de notre travail tout au long du Master, dans lequel nous avons expliqué, préparer, exécuter et gérer la transition qui va amener notre entreprise du monde des solutions applicatives vers le monde du SAP système intégré. Cet outil, car un système d’information n’est qu’un outil, en support de l’organisation de l’entreprise, des pratiques de travail et des modes d’échanges d’information aidera l’entreprise à maintenir sa compétitivité. Ce Projet de fin d’étude a donc été pour nous l’occasion de mettre en pratique l’ensemble des connaissances théoriques et technique que nous avons pu acquérir durant la formation à FST , et de parfaire cette formation dans un environnement professionnel à travers la conduite d’un projet d’entreprise de bout en bouts. On espère que le présent document a pu rendre compte de manière simple et concise des éléments principaux du projet SAP FI-GL Implémentation et pilotage, et qu’il a été d’un apport positif pour les personnes l’ayant lu et jugées.
  72. 72. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 72 Bibliographie & Webographie  Grand livre: SAP GL Best Practice, SAP AG Edition 2013.  Jean-Luc DEIXONNE, Piloter un projet ERP, 3eme édition DUNOD 2011.  Comptabilité financière – Synthèse, SAP AG 2007.  SAP AG https://www.sap.com  SAP Community Network (SCN) http://scn.sap.com  Communauté d'utilisateurs SAP francophones http://www.sap-quest.com  Les Guides SAP http://lesguidessap.com
  73. 73. Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" 73 Avertissement Conditions d’utilisation du contenu de ce rapport Ce rapport et est enregistré et mis volontairement sous Licence Creative Commons CC BY-NC 4.0 en vue de la sensibilisation aux projets ERP et la promotion de ses métiers. ID : 13pKsyYUtNB9pTPQ9vJjnmyYLnNytARP59 Vous êtes autorisé à :  Partager — copier, distribuer et communiquer ce rapport par tous moyens et sous tous formats.  Adapter — remixer, transformer et créer à partir de ce rapport. Selon les conditions suivantes : BY – Vous devez mentionner le nom d'auteur du rapport (la source). NC – Vous n’êtes pas autoriser à exploiter ce rapport dans un contexte commercial.
  74. 74. `Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" "SAP FI-GL" 74 Implémentation d'un nouveau système d'information pour la comptabilité générale "SAP FI-GL" UH1 - FSTS Rapport de projet de fin d’étude Master Universitaire Professionnel Expert ERP A.U : 2015/2016

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