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POUR LA GESTION DE VOTRE ENTREPRISE




                                        Pour tout savoir
                                      sur la Norme 4DS
2   Pour tout savoir sur la Norme 4DS
Sommaire



      Norme 4DS : objectif, " 100% dématérialisation"                                     ........... 4


      De multiples bénéfices attendus                 ................................................. 6


      Accompagner le processus d’évolution ................................. 8

      Sage, des solutions pour les petites ......................................... 9
      et moyennes entreprises




                                                   Pour tout savoir sur la Norme 4DS                        3
Norme 4DS :
        Objectif, "100% dématérialisation"
           Une évolution incontournable de la norme DADS-U…
           Après dix années d’exploitation, dont six ans en remplacement obligatoire de la norme TDS
           (transfert des données sociales), la norme DADS-U (déclaration annuelle des données sociales
           unifiée) a montré des limites entravant sa capacité à supporter le mouvement croissant de
           dématérialisation des flux déclaratifs.
           Au fil des campagnes déclaratives, certaines difficultés se sont en effet révélées : complexité
           d’utilisation, rigidité dans la structure commune et dans les contrôles de cohérence inter-
           données, manque de rationalisation et cloisonnement des données…
           Conçue initialement pour un seul type d’échange dématérialisé avec des groupes monolithiques
           d’informations, la DADS-U n’aurait pu prendre en compte de nouvelles populations et
           déclarations qu’au prix d’une lourdeur excessive, incompatible avec des exigences d’efficacité
           renforcées. Ainsi, la DADS-U ne permettait pas de répondre aux besoins de nouveaux
           organismes de protection sociale et administrations, qui ont fait le choix d’utiliser une norme
           reconnue et maîtrisée, dans une logique d’optimisation des processus et des coûts.

          …Vers la dématérialisation totale
           La profonde révision de la DADS-U et son évolution vers la N4DS (norme pour les déclarations
           dématérialisées des données sociales) va donc " dans le sens de l’Histoire " : elle s’inscrit
           dans un contexte global de modernisation des échanges, tendance inéluctable soutenue par
           le développement des échanges de données informatisées (EDI) et la dématérialisation. À ce
           titre, la nouvelle norme a été élaborée pour être en mesure, à terme, de rassembler et de
           communiquer l’ensemble des données déclaratives à un destinataire unique, responsable
           de la vérification et de la transmission des données aux différents organismes concernés.
           Après concertation des acteurs impliqués et conformément à l’arrêté publié en août 2010 (1),
           la norme 4DS entre en vigueur le 1er janvier 2012, pour les déclarations périodiques de salaires
           de l’année 2011. Toutes les entreprises employant des salariés sont concernées, quel que soit
           leur effectif.
           La N4DS constitue ainsi un référentiel de données nominatives unique, issu des logiciels de
           Paie & RH, autorisant la production des déclarations actuelles et futures. Ne se limitant pas
           à la seule production des données consolidées annuelles, elle intègrera à l’avenir l’ensemble
           des déclarations mensuelles, trimestrielles, annuelles et événementielles. À ce titre, elle se
           positionne comme l’outil d’aujourd’hui et de demain. La N4DS vise à rationnaliser, accélérer
           et fluidifier l’ensemble des flux déclaratifs sociaux, avec en filigrane la mise en œuvre de la
           déclaration sociale nominative (DSN), dispositif au cœur de l’objectif de simplification des
           formalités administratives des entreprises.



                                                                  (1) Journal Officiel de la République Française du 7 août 2010.




4   Pour tout savoir sur la Norme 4DS
L’enjeu de la N4DS va déjà au-delà des obligations déclaratives annuelles de données sociales, comme
en témoigne l’entrée en vigueur au 1er janvier 2012, obligatoire pour les entreprises de 10 salariés et
plus, de l’AED (attestation employeur dématérialisée), transmise directement par voie électronique à
Pôle emploi au format normalisé N4DS.




                  2011                                                           2012

     10 novembre 2011          21 novembre 2011        1er janvier 2012                    31 janvier 2012
     Fin des dépôts            Ouverture du service    Entrée en vigueur                    Date d’exigibilité
     à la norme DADS-U         DADS-U aux tests        de l’AED pour                        de la DADS-U
     V08R10                    à la norme 4DS          les entreprises
                               V01X06                  de 10 salariés et plus

                                                       2 janvier 2012
                                                       Ouverture du service
                                                       DADS-U aux déclarations
                                                       réelles à la norme 4DS
                                                       V01X06




                                                                        Pour tout savoir sur la Norme 4DS        5
De multiples bénéfices attendus
            Souplesse d’utilisation, fiabilité des informations, cohérence dans l’articulation des données, clarté
            de présentation, gain de temps dans l’exécution : la nouvelle norme 4DS améliore l’efficacité
            globale des processus déclaratifs et en élargit le champ.

               Des processus déclaratifs optimisés


                       ité
                ular             Le redécoupage de bloc de données monolithiques en sous-groupes apporte
         Mod                     davantage de souplesse de traitement pour les utilisateurs.


                    ilité        L’introduction de codes population permet de structurer l’enchaînement des
             Fiab                messages déclaratifs, en fonction du contrat de travail du salarié ou du statut
                                 de l’agent, avec à la clef une meilleure lecture des données déclarées.


               ence              La refonte de certaines nomenclatures (emplois, métiers, rémunérations,
         C ohér                  régimes de base de protection sociale) améliore la présentation et la clarté des
                                 informations et en renforce la cohérence.

                             e
                erg   enc        La rationalisation de certaines données, grâce en particulier à la suppression
        C   onv                  de nombreuses tables de motifs de début et de fin de période, favorise la
                                 convergence et l’articulation des informations entre le secteur public et le
                                 secteur privé, en prenant en compte les diverses réglementations.

                             n
                nis   atio       La présentation normalisée et unifiée des données (adresses, contrôles,
       Ha   rmo                  montants, taux, quantités) optimise la lisibilité et facilite les opérations de
                                 maintenance.




6   Pour tout savoir sur la Norme 4DS
Un champ déclaratif élargi
La norme 4DS est également une réponse à l’adhésion de nouveaux partenaires au système
d’échanges dématérialisés. La nouvelle norme a été choisie par des organismes de protection
sociale et des administrations, en tant que référentiel qualifié, à même de porter leurs déclarations :
• Mutualité Sociale Agricole (MSA) ;
• Mutualité Française (prévoyance collective) ;
• Caisses de retraites de régimes spéciaux : Caisse de Prévoyance et de Retraite du personnel de la
  SNCF (CPRPCNCF) ; Caisse de Retraite du Personnel Naviguant Professionnel de l’Aéronautique
  Civil (CRPN PAC) ; Service des retraites de l’État ; Pôle emploi (déclaration nominative des assurés
  de l’assurance chômage : DN-AC) ; Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).
• Direction Générale de l’Administration et de la Fonction Publique (DGAFP).

Cette extension du champ déclaratif couvert permettra un retour sur investissement à court
terme pour les entreprises déclarantes ; un retour « gagnant » d’autant plus important avec la
convergence globale de la prévoyance et la mise en œuvre généralisée à compter de la N4DS des
déclarations événementielles.




                                                                     Pour tout savoir sur la Norme 4DS    7
Accompagner
        le processus d’évolution
        Si l’impact pour l’ensemble des acteurs concernés (employeurs, éditeurs de logiciels, cabinets
        comptables) n’est pas comparable à celui du passage de la norme TDS à la norme DADS-U,
        il mérite néanmoins d’être anticipé.
        Du point de vue de l’entreprise déclarante, l’accompagnement proposé par ses partenaires (éditeur
        de solutions Paie & RH, cabinet de conseil) peut s’avérer décisif pour appréhender avec succès
        et sérénité la période de transition vers la N4DS, puis la montée en régime du nouveau référentiel.
        Nécessairement à prévoir, l’adéquation de la solution logicielle à la nouvelle norme doit être
        considérée comme un pré-requis technologique qui autorise la mise en œuvre du projet d’évolution
        de norme.
        À cette occasion, certains impératifs doivent être appréhendés :
        • L’intégration des données extérieures à la paie comme les notes de frais, l’intéressement,
          la participation…
        • La mise à disposition d’outils d’import facilitant le travail des utilisateurs et l’interactivité.
          Il peut s’agir de fonctionnalités d’alertes visuelles, de l’ergonomie générale de l’outil, de
          pré-paramétrage des contrôles…

           L’expertise Sage, pour une transition en douceur
           Au-delà du développement d’une solution intégrée dédiée au déclaratif du futur, la relation
           de confiance entre l’entreprise et son prestataire trouve tout son sens dans la réponse métier
           globale que saura apporter l’éditeur aux besoins exprimés par le déclarant.
           Sage fait bénéficier ses clients de son apport métier pointu et de son expertise avérée en
           matière d’assistance dans le cadre d’évolutions légales et réglementaires. L’accent est ainsi mis
           sur l’aide au quotidien et la présence aux côtés du client, à chaque étape du projet : phases de
           tests, mise en production, développements ultérieurs.
           Adapté aux attentes, à l’organisation, aux processus internes et au périmètre de l’entreprise
           déclarante, l’accompagnement proposé par Sage peut prendre diverses formes :
           télémaintenance, consulting, externalisation… Un environnement propice pour évoluer vers la
           nouvelle norme en toute sérénité.




8   Pour tout savoir sur la Norme 4DS
Sage, des solutions pour les petites
et moyennes entreprises
Sage a parfaitement compris que les PME ont des besoins de gestion qui peuvent être aussi
sophistiqués que ceux des grandes entreprises mais avec des ressources humaines et financières
qui imposent que la solution soit parfaitement dimensionnée pour elles et le plus rapidement
opérationnelle possible.
C’est pourquoi, Sage vous propose une gamme de solutions adaptée à vos besoins de paie
et ressources humaines :
• Nos solutions Sage 30 Paie assurent les fonctions essentielles de la paie dans le respect du cadre
  réglementaire et légal.
• Nos solutions Sage Paie & RH répondent de manière simple à vos besoins de gestion quotidienne
  de votre paie et de vos ressources humaines et s’adaptent aux effectifs et besoins fonctionnels de
  votre entreprise. Elle vous guidera aussi dans vos prises de décisions tout en optimisant le suivi et
  la montée en compétence de vos salariés.
• Notre offre Sage Suite RH vous permet de gérer toutes les étapes de gestion de la paie et
  des ressources humaines, quels que soient votre secteur d’activité et votre taille. Elle vous
  accompagne dans leur suivi des RH, de la masse salariale, dans l’analyse des charges et
  cotisations ou encore dans la réalisation des plans de formation.
Avec ces solutions, Sage répond aux exigences des gestionnaires de paie et de ressources
humaines.
Des solutions au fonctionnel plus riche et collaboratif, à l’utilisation plus flexible et plus fiable, au
suivi plus automatique des obligations réglementaires et au coût plus juste… c’est ce que Sage
propose aux PME !
Et pour vous accompagner dans l’ensemble de votre gestion, Sage vous propose également des
solutions de comptabilité, de gestion commerciale et de CRM adaptées à votre activité.
Ces solutions intégrées et modulaires vous permettent de bâtir votre système d’information en
adéquation avec vos exigences et de l’étendre au fur et à mesure de la croissance de vos besoins.




                                                                       Pour tout savoir sur la Norme 4DS    9
Sage
                                                                                                                                                                                                                                                                                       10, rue Fructidor

                                                                                                                                                                                                                                                                     www.sage.fr/pme




Fax : 01 41 66 25 55
                                                                                                                                                                                                                                                                                       75834 Paris Cedex 17




                                       Informations commerciales
                       0 825 825 603
                                       Informations Export


Fax : +33 (0)5 56 18 01 48
Tél. : +33 (0)5 56 18 01 34
                                                                                                                                            (N° INDIGO : 0,15 e TTC/min)
                                                                                                                                                                           Appelez-nous au
                                                                                                                                                       0 825 825 603
                                                                                                                                                                                             Vous souhaitez plus d’information
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Livre blanc N4DS

  • 1. LES GUIDES SAGE POUR LA GESTION DE VOTRE ENTREPRISE Pour tout savoir sur la Norme 4DS
  • 2. 2 Pour tout savoir sur la Norme 4DS
  • 3. Sommaire Norme 4DS : objectif, " 100% dématérialisation" ........... 4 De multiples bénéfices attendus ................................................. 6 Accompagner le processus d’évolution ................................. 8 Sage, des solutions pour les petites ......................................... 9 et moyennes entreprises Pour tout savoir sur la Norme 4DS 3
  • 4. Norme 4DS : Objectif, "100% dématérialisation" Une évolution incontournable de la norme DADS-U… Après dix années d’exploitation, dont six ans en remplacement obligatoire de la norme TDS (transfert des données sociales), la norme DADS-U (déclaration annuelle des données sociales unifiée) a montré des limites entravant sa capacité à supporter le mouvement croissant de dématérialisation des flux déclaratifs. Au fil des campagnes déclaratives, certaines difficultés se sont en effet révélées : complexité d’utilisation, rigidité dans la structure commune et dans les contrôles de cohérence inter- données, manque de rationalisation et cloisonnement des données… Conçue initialement pour un seul type d’échange dématérialisé avec des groupes monolithiques d’informations, la DADS-U n’aurait pu prendre en compte de nouvelles populations et déclarations qu’au prix d’une lourdeur excessive, incompatible avec des exigences d’efficacité renforcées. Ainsi, la DADS-U ne permettait pas de répondre aux besoins de nouveaux organismes de protection sociale et administrations, qui ont fait le choix d’utiliser une norme reconnue et maîtrisée, dans une logique d’optimisation des processus et des coûts. …Vers la dématérialisation totale La profonde révision de la DADS-U et son évolution vers la N4DS (norme pour les déclarations dématérialisées des données sociales) va donc " dans le sens de l’Histoire " : elle s’inscrit dans un contexte global de modernisation des échanges, tendance inéluctable soutenue par le développement des échanges de données informatisées (EDI) et la dématérialisation. À ce titre, la nouvelle norme a été élaborée pour être en mesure, à terme, de rassembler et de communiquer l’ensemble des données déclaratives à un destinataire unique, responsable de la vérification et de la transmission des données aux différents organismes concernés. Après concertation des acteurs impliqués et conformément à l’arrêté publié en août 2010 (1), la norme 4DS entre en vigueur le 1er janvier 2012, pour les déclarations périodiques de salaires de l’année 2011. Toutes les entreprises employant des salariés sont concernées, quel que soit leur effectif. La N4DS constitue ainsi un référentiel de données nominatives unique, issu des logiciels de Paie & RH, autorisant la production des déclarations actuelles et futures. Ne se limitant pas à la seule production des données consolidées annuelles, elle intègrera à l’avenir l’ensemble des déclarations mensuelles, trimestrielles, annuelles et événementielles. À ce titre, elle se positionne comme l’outil d’aujourd’hui et de demain. La N4DS vise à rationnaliser, accélérer et fluidifier l’ensemble des flux déclaratifs sociaux, avec en filigrane la mise en œuvre de la déclaration sociale nominative (DSN), dispositif au cœur de l’objectif de simplification des formalités administratives des entreprises. (1) Journal Officiel de la République Française du 7 août 2010. 4 Pour tout savoir sur la Norme 4DS
  • 5. L’enjeu de la N4DS va déjà au-delà des obligations déclaratives annuelles de données sociales, comme en témoigne l’entrée en vigueur au 1er janvier 2012, obligatoire pour les entreprises de 10 salariés et plus, de l’AED (attestation employeur dématérialisée), transmise directement par voie électronique à Pôle emploi au format normalisé N4DS. 2011 2012 10 novembre 2011 21 novembre 2011 1er janvier 2012 31 janvier 2012 Fin des dépôts Ouverture du service Entrée en vigueur Date d’exigibilité à la norme DADS-U DADS-U aux tests de l’AED pour de la DADS-U V08R10 à la norme 4DS les entreprises V01X06 de 10 salariés et plus 2 janvier 2012 Ouverture du service DADS-U aux déclarations réelles à la norme 4DS V01X06 Pour tout savoir sur la Norme 4DS 5
  • 6. De multiples bénéfices attendus Souplesse d’utilisation, fiabilité des informations, cohérence dans l’articulation des données, clarté de présentation, gain de temps dans l’exécution : la nouvelle norme 4DS améliore l’efficacité globale des processus déclaratifs et en élargit le champ. Des processus déclaratifs optimisés ité ular Le redécoupage de bloc de données monolithiques en sous-groupes apporte Mod davantage de souplesse de traitement pour les utilisateurs. ilité L’introduction de codes population permet de structurer l’enchaînement des Fiab messages déclaratifs, en fonction du contrat de travail du salarié ou du statut de l’agent, avec à la clef une meilleure lecture des données déclarées. ence La refonte de certaines nomenclatures (emplois, métiers, rémunérations, C ohér régimes de base de protection sociale) améliore la présentation et la clarté des informations et en renforce la cohérence. e erg enc La rationalisation de certaines données, grâce en particulier à la suppression C onv de nombreuses tables de motifs de début et de fin de période, favorise la convergence et l’articulation des informations entre le secteur public et le secteur privé, en prenant en compte les diverses réglementations. n nis atio La présentation normalisée et unifiée des données (adresses, contrôles, Ha rmo montants, taux, quantités) optimise la lisibilité et facilite les opérations de maintenance. 6 Pour tout savoir sur la Norme 4DS
  • 7. Un champ déclaratif élargi La norme 4DS est également une réponse à l’adhésion de nouveaux partenaires au système d’échanges dématérialisés. La nouvelle norme a été choisie par des organismes de protection sociale et des administrations, en tant que référentiel qualifié, à même de porter leurs déclarations : • Mutualité Sociale Agricole (MSA) ; • Mutualité Française (prévoyance collective) ; • Caisses de retraites de régimes spéciaux : Caisse de Prévoyance et de Retraite du personnel de la SNCF (CPRPCNCF) ; Caisse de Retraite du Personnel Naviguant Professionnel de l’Aéronautique Civil (CRPN PAC) ; Service des retraites de l’État ; Pôle emploi (déclaration nominative des assurés de l’assurance chômage : DN-AC) ; Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). • Direction Générale de l’Administration et de la Fonction Publique (DGAFP). Cette extension du champ déclaratif couvert permettra un retour sur investissement à court terme pour les entreprises déclarantes ; un retour « gagnant » d’autant plus important avec la convergence globale de la prévoyance et la mise en œuvre généralisée à compter de la N4DS des déclarations événementielles. Pour tout savoir sur la Norme 4DS 7
  • 8. Accompagner le processus d’évolution Si l’impact pour l’ensemble des acteurs concernés (employeurs, éditeurs de logiciels, cabinets comptables) n’est pas comparable à celui du passage de la norme TDS à la norme DADS-U, il mérite néanmoins d’être anticipé. Du point de vue de l’entreprise déclarante, l’accompagnement proposé par ses partenaires (éditeur de solutions Paie & RH, cabinet de conseil) peut s’avérer décisif pour appréhender avec succès et sérénité la période de transition vers la N4DS, puis la montée en régime du nouveau référentiel. Nécessairement à prévoir, l’adéquation de la solution logicielle à la nouvelle norme doit être considérée comme un pré-requis technologique qui autorise la mise en œuvre du projet d’évolution de norme. À cette occasion, certains impératifs doivent être appréhendés : • L’intégration des données extérieures à la paie comme les notes de frais, l’intéressement, la participation… • La mise à disposition d’outils d’import facilitant le travail des utilisateurs et l’interactivité. Il peut s’agir de fonctionnalités d’alertes visuelles, de l’ergonomie générale de l’outil, de pré-paramétrage des contrôles… L’expertise Sage, pour une transition en douceur Au-delà du développement d’une solution intégrée dédiée au déclaratif du futur, la relation de confiance entre l’entreprise et son prestataire trouve tout son sens dans la réponse métier globale que saura apporter l’éditeur aux besoins exprimés par le déclarant. Sage fait bénéficier ses clients de son apport métier pointu et de son expertise avérée en matière d’assistance dans le cadre d’évolutions légales et réglementaires. L’accent est ainsi mis sur l’aide au quotidien et la présence aux côtés du client, à chaque étape du projet : phases de tests, mise en production, développements ultérieurs. Adapté aux attentes, à l’organisation, aux processus internes et au périmètre de l’entreprise déclarante, l’accompagnement proposé par Sage peut prendre diverses formes : télémaintenance, consulting, externalisation… Un environnement propice pour évoluer vers la nouvelle norme en toute sérénité. 8 Pour tout savoir sur la Norme 4DS
  • 9. Sage, des solutions pour les petites et moyennes entreprises Sage a parfaitement compris que les PME ont des besoins de gestion qui peuvent être aussi sophistiqués que ceux des grandes entreprises mais avec des ressources humaines et financières qui imposent que la solution soit parfaitement dimensionnée pour elles et le plus rapidement opérationnelle possible. C’est pourquoi, Sage vous propose une gamme de solutions adaptée à vos besoins de paie et ressources humaines : • Nos solutions Sage 30 Paie assurent les fonctions essentielles de la paie dans le respect du cadre réglementaire et légal. • Nos solutions Sage Paie & RH répondent de manière simple à vos besoins de gestion quotidienne de votre paie et de vos ressources humaines et s’adaptent aux effectifs et besoins fonctionnels de votre entreprise. Elle vous guidera aussi dans vos prises de décisions tout en optimisant le suivi et la montée en compétence de vos salariés. • Notre offre Sage Suite RH vous permet de gérer toutes les étapes de gestion de la paie et des ressources humaines, quels que soient votre secteur d’activité et votre taille. Elle vous accompagne dans leur suivi des RH, de la masse salariale, dans l’analyse des charges et cotisations ou encore dans la réalisation des plans de formation. Avec ces solutions, Sage répond aux exigences des gestionnaires de paie et de ressources humaines. Des solutions au fonctionnel plus riche et collaboratif, à l’utilisation plus flexible et plus fiable, au suivi plus automatique des obligations réglementaires et au coût plus juste… c’est ce que Sage propose aux PME ! Et pour vous accompagner dans l’ensemble de votre gestion, Sage vous propose également des solutions de comptabilité, de gestion commerciale et de CRM adaptées à votre activité. Ces solutions intégrées et modulaires vous permettent de bâtir votre système d’information en adéquation avec vos exigences et de l’étendre au fur et à mesure de la croissance de vos besoins. Pour tout savoir sur la Norme 4DS 9
  • 10. Sage 10, rue Fructidor www.sage.fr/pme Fax : 01 41 66 25 55 75834 Paris Cedex 17 Informations commerciales 0 825 825 603 Informations Export Fax : +33 (0)5 56 18 01 48 Tél. : +33 (0)5 56 18 01 34 (N° INDIGO : 0,15 e TTC/min) Appelez-nous au 0 825 825 603 Vous souhaitez plus d’information sur notre offre de solutions de gestion ? Sage© 2011 - Tous droits réservés - SAS au capital de 500.000 e - Siège social : 10 rue Fructidor 75017 Paris - RCS Paris 313 966 129 - Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC. Les informations contenues dans ce document peuvent faire l’objet de modifications sans notification préalable. Les logos, noms de produits ou de sociétés n’appartenant pas à Sage, mentionnés dans ce document, ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaire respectif - Crédits photos : Ivan Bothemine - Fotolia - DIV000PL330 - S333_PME 11-11