Este documento trata sobre la gestión del tiempo. Explica que el tiempo es un recurso finito que debe administrarse de manera eficiente para lograr una mayor productividad personal y profesional. Ofrece consejos como establecer prioridades, planificar actividades, evitar la procrastinación, y utilizar herramientas como presupuestos de tiempo. También menciona algunos "ladrones de tiempo" que disminuyen la productividad, como la falta de organización, llegar tarde a compromisos, y realizar múltiples tareas al mismo tiempo.

1. Palabras clave: gestión del tiempo, banco de tiempo, vida personal, ladrones del tiempo, productividad, calidad de vida.
Contenido
1 Gestión del tiempo: aspectos básicos
Gestión del tiempo: aspectos básicos
Unidad 1 / Escenario 1
Lectura fundamental

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1. Gestión del tiempo: aspectos básicos
1.1. Introducción
Existen dos posturas frente al manejo del tiempo; por un lado, algunos expertos mencionan que el tiempo
no se puede administrar, que es intangible, simplemente pasa, no importa lo que estemos haciendo. De
otro lado, hay quienes sostienen que el tiempo es un recurso y como tal, está sujeto a administrarse o
desaprovecharse.
En este Escenario de aprendizaje van a comprender que el tiempo es un recurso constante no renovable,
por esta razón, es sujeto a administración, sobre todo si se ve como un recurso que cada vez es más
escaso para los gerentes de empresas o líderes de las organizaciones. Es por esto que la gestión del tiempo
se presenta como una de las habilidades gerenciales que debe ser desarrollada por todo profesional que
busque el cumplimiento de los objetivos personales y corporativos.
Sin duda alguna, cuando un profesional está vinculado laboralmente a una organización, deberá realizar
una serie de actividades que le permitirán cumplir con unos objetivos, deberá prepararse para desarrollar
cada vez más una serie de competencias y conocimientos que le permitan ser más competitivo, deberá
comprometerse a hacer más por lo que le pagan, deberá ser más creativo y enfocarse en hacer parte
del cambio en su organización. Sumado a esto, si tomó la decisión de realizar un posgrado para mejorar
su perfil profesional, mejorar sus condiciones laborales y aportar a la organización, tendrá que gestionar
correctamente su tiempo que cada vez será más escaso en el campo laboral, sin olvidar los espacios en los
que deberá compartir con su familia y amigos.
En este sentido, se espera que el estudiante comprenda, apropie y aplique las técnicas, consejos y
procesos para gestionar el tiempo con el fin de lograr una mayor productividad. Es importante destacar
que los aprendizajes obtenidos en este Escenario, podrán ser utilizados en el campo personal, familiar,
pero sobre todo en el campo profesional.
1.2. Metáfora banco de tiempo
Imagine, estimado estudiante, que cada día su banco consigna en su cuenta US$86.400, cada noche
hace desaparecer todo lo que pudiera haber quedado en la cuenta, que no se utilizó durante el día, y
no lleva el saldo de un día para otro.
• ¿Qué haría usted?
• ¿Retiraría cada dólar?

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Figura 1. Banco de tiempo
Fuente: Politécnico Grancolombiano
Pues tenga en cuenta que cada uno de nosotros tiene un banco así, se llama Banco de tiempo. Al inicio de
cada día nos consignan 86.400 segundos que desaparecen al finalizar la jornada. No se puede acumular
el saldo de un día para otro. No permite trasferencias entre usuarios.
Si no cumple con utilizar lo consignado en el día, cada uno es quien pierde. No hay manera de retroceder.
Tampoco puede hacerse retiros del mañana. Tiene que vivir en el presente, con los depósitos del día.
• ¿Cómo los está invirtiendo para obtener el máximo rendimiento en salud, felicidad y éxito?
Si reflexiona sobre esta metáfora e identifica los valiosos segundos que desperdicia, empezará a darle
la debida importancia al tiempo. El tiempo es una forma de medir la gestión. Independientemente de
quienes seamos o de dónde estemos, todos tenemos el mismo número de días, horas y minutos en un
mes o en un año.

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Por ello, hay que estimarlo como un recurso no renovable, el tiempo perdido es irrecuperable, por eso,
desde cualquier perspectiva que se haga un enfoque del uso y manejo del tiempo, necesariamente se llega
a concluir que cada persona es responsable de la manera de dirigir y de gestionar su propio tiempo y por
lo tanto administrarlo adecuadamente se convierte en una herramienta muy importante para el logro de
nuestro éxito personal, sea cual fuere la definición que le hayamos dado.
El tiempo dimensiona y permite realizar metas. El análisis del manejo del tiempo siempre está referido
a la pregunta inicial y más importante: ¿qué quiero hacer con mi vida? ¿A cuáles metas quiero llegar?
De aquí que preguntarnos por su uso y manejo efectivo, debe ser suficiente motivación para canalizar
toda la energía y recursos hacia la realización de los propios objetivos, por medio de un adecuado uso
del propio tiempo.
¿Sabía que...?
Gestionar adecuadamente el tiempo, se convierte en una habilidad muy
importante para el logro del éxito personal, sea cual fuere la definición que
le hayamos dado.
La mayoría de personas aún “sin querer queriendo” están buscando cumplir unos objetivos y hacerlo
con el menor uso de recursos. En términos administrativos podemos identificar estos elementos
como eficacia y eficiencia respectivamente, los cuales unidos se conocen como productividad.
1.3. Gestión del tiempo en la vida personal
"Los que mal emplean su tiempo son los primeros en quejarse"
Jean de la Bruyère
En su caso particular, frente a cada afirmación coloque sí o no según corresponda…

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Tabla 1. Gestión del tiempo
Afirmaciones Si No
1. El tiempo no me alcanza para todo lo que tengo que hacer
2. Estoy dejando de lado cosas importantes por falta de tiempo
3. Siempre termino postergando mis cosas por ocuparme de las de los demas
4. Al final del día estoy demasiado cansado para hacer lo que me gustaría
5. No tengo tiempo para distraerme
6. En algunas ocasiones termino llevándome trabajo para la casa
Fuente: elaboración propia
Si responde sí a más de dos afirmaciones, hay una mala gestión del tiempo. Por esta razón, aquí
encontrará algunas buenas ideas para desarrollar esta habilidad para aumentar la productividad.
Lo primero que se debe tener en cuenta es que el tiempo personal es suyo y de nadie más. Dicen que
los dos días más importantes de la vida de todo ser humano son: el día del nacimiento y el día en que
se descubre para qué vivir. Existe una gran probabilidad de que quienes se quejan que no les alcanza el
tiempo para hacer lo que quieren, es justamente porque no saben qué quieren hacer con sus vidas.
En condiciones normales, el día se va llenando de obligaciones y actividades y es mejor que cada uno
de nosotros decidamos qué hacer y qué no hacer. Aquí, estimado estudiante, debemos hacer una
distinción clara de prioridades. Es importante determinar cuáles son las actividades significativas
para nosotros y tomar la valiente decisión de hacerlas. Por esta razón, las siguientes son ideas que nos
permitirán hacer un uso eficiente del tiempo personal:
• La peor decisión es la indecisión. Hay que avanzar, no estar estancado. Los estados de quietud
absoluta no aportan nada, solo hacen perder el tiempo. Si no hay decisión, no hay acción y si no
hay acción, es porque el tiempo se desperdicia.
• La vida no es perfecta. Los cambios se deben hacer poco a poco. Nos debemos concentrar en
el aquí y el ahora. El ayer ya pasó y el mañana aún no llega. Hay dos pruebas de vivir en un día
diferente al presente: la depresión es el exceso del ayer; la ansiedad es el exceso del mañana.
• Todos los extremos son malos. Así como se aconseja llevar una agenda de programación para
las actividades, no se puede llegar a programar cada momento de la vida sin dejar algo a la

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espontaneidad. Hay que recordar que ese es el mejor momento para ser creativos.
• Aunque tenga diversas responsabilidades, debe sacar tiempo todos los días para hacer algo que
le apasione. La única manera de cumplir las más grandes responsabilidades, es ser feliz. Y la
mejor manera de ser feliz es dedicarnos a hacer lo que nos apasiona así sea 15 minutos al día.
• Una cosa a la vez. Si intenta hacer todo a la vez, no solo logrará un alto grado de estrés, sino que
la calidad de lo que haga no será satisfactoria. Del afán no queda sino el cansancio.
• Es necesario lograr un equilibrio entre la vida personal, laboral, familiar y social. Equilibrio
no quiere decir que las 4 dimensiones tengan repartidas el mismo tiempo; solo que se deben
invertir minutos semanales a alguno de estos intereses.
Cómo mejorar...
Estas son buenas ideas para gestionar eficientemente el tiempo. Pueden
existir mejores ideas de acuerdo con la experiencia que cada uno tiene.
Compártalas con su tutor y compañeros en los encuentros.
Malos hábitos personales que nos hacen desperdiciar el tiempo:
• Falta de organización personal, por eso es importante planear y ejecutar sobre lo planeado.
• Llegar tarde a citas, entrevistas, a clase o al trabajo.
• Confusión de las prioridades.
• Procastinación.
• Tomar decisiones apresuradamente.
• Demora en la toma de decisiones.
• Pretender hacer muchas cosas al mismo tiempo.

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1.4. Elementos para administrar el tiempo
Una vez identificado el concepto de tiempo y su aplicación en el corto plazo, analicemos algunos
elementos que contribuyen a mejorar su administración en el mediano y en el largo plazo.
Lo primero es ponernos de acuerdo en lo siguiente:
• ¿Está dispuesto a que su futuro se lo construyan otras personas?
• ¿Comparte esa expresión de que “nadie hace por uno lo que uno no haga por uno mismo”?
Si la primera respuesta es NO y a la segunda es SÍ, para gestionar el tiempo es necesario tener en cuenta:
• Buscar el control de nuestras vidas.
• Ser proactivo en nuestras acciones.
• Tener clara nuestra misión en la vida.
• Contar con una definición de nuestro futuro en la vida.
Ahora bien, la actitud es importante para enfrentar retos en la gestión del tiempo. Cuidar la forma
como nos expresamos, demuestra cómo actuamos. En el mundo de la persona productiva, el lenguaje
es proactivo, es decir, ¡construyendo el futuro! El siguiente cuadro muestra un ejemplo de frases que
algunas veces, de manera inconsciente, decimos, dependiendo de la situación.
Lenguaje
Proactivo
• Miremos otras alternativas.
• Puedo elegir la forma en que
me comporto.
• Controlo mis propios
sentimientos.
• Puedo trabajar de una forma
efectiva.
• Yo elijo.
• Yo prefiero.
• Puedo mejorar las cosas.
• No hay nada que pueda
hacer.
• Yo soy así.
• Esa persona me irrita.
• No me aprobarán eso.
• Nadie me acordó.
• Tengo que hacer otra
cosa.
• Si las cosas fueran
diferentes.
• No tengo tiempo.
Lenguaje
Reactivo
Figura 2. Lenguaje proactivo frente a lenguaje reactivo
Fuente: elaboración propia

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1.5. El valor del tiempo
El valor del tiempo depende de muchas circunstancias en la vida. Probablemente el valor del tiempo
cambie con la edad. Un niño puede asignarle un menor valor al tiempo por la expectativa de vida que
tiene; una persona de la tercera edad tenga una asignación de valor del tiempo más alta. Esto tan solo
es un ejemplo para indicar que “el tiempo es un recurso finito y perecedero. No se puede detener
o almacenar. Por esta razón, el valor del tiempo está inherentemente ligado a su uso y mal uso”
(Festjens, A; Janiszewski, C., 2015). ¿Qué otros ejemplos puede usted dar para explicar el valor del
tiempo?
¿Sabía que...?
Un presupuesto de tiempo es una guía para reforzar los resultados (buenos
comportamientos) y para informar sobre los ùntos débiles (dilación). Esta
herramienta puede generar más valor al tiempo dedicado a una tarea.
Las personas son conscientes de que el valor del tiempo fluctúa; por ejemplo, son conscientes del
tiempo que se desperdicia o del que se puede utilizar mejor; de que a menudo carecen de control
sobre la asignación de tiempo a las actividades y que hay ocasiones en las que son especialmente
eficaces al utilizar el tiempo. Por tal razón, se invita a que en los encuentros sincrónicos se discuta
sobre la importancia de la gestión del tiempo. La discusión se puede centrar en qué herramientas
pueden servir para gestionar de manera eficiente. Un ejemplo de esto son los presupuestos de tiempo
que “ayudan a garantizar que las tareas esenciales de la empresa se completan a tiempo y dentro del
rango óptimo de operación a través de herramientas como Microsoft Excel o Word, con lista de las
tareas que se completarán, y de actividades relacionadas” (Loury, K. 2016).
Un presupuesto de tiempo es una guía para reforzar los resultados (buenos comportamientos) y para
informar sobre los puntos débiles (dilación). Para el alto ejecutivo empresarial, hay algo de satisfacción
al revisar el conjunto de presupuestos de un año y ver resultados empresariales significativos, entrega
puntual, mayor eficiencia, crecimiento personal y ausencia de arrepentimiento.

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A continuación, se muestran unos consejos para administrar los presupuestos de tiempo que
permiten aumentar el valor del mismo:
• Si no se ha completado una tarea, determine si fue por dilación, interrupciones o tiempo
asignado insuficiente.
• Para repetir tareas de una semana a otra, considere si los resultados podrían haber sido mejores
si se asignaran a un bloque de tiempo diferente.
• Para el presupuesto del siguiente periodo, experimente con diferentes secuencias de tiempo.
• Al final de cada mes, compare los presupuestos de tiempo de las semanas anteriores y resuma
los resultados obtenidos y los puntos de aprendizaje.
• Tomar los resúmenes mensuales y utilizarlos con la unidad de mando para la planificación de
negocios del próximo período, así como las revisiones de los empleados.
1.6. Ladrones de tiempo
Después de realizar la auto-evaluación sobre la gestión actual del tiempo, se espera que haya hecho
una reflexión sobre esta habilidad. Con el contenido visto hasta aquí, usted puede determinar su nivel
de productividad actual dependiendo de sus propósitos personales y profesionales. Por lo tanto, es
hora de identificar algunos comportamientos que se denominan “ladrones de tiempo”, que según
Acosta (2009) “constituyen para cualquier directivo la primera razón declarada de preocupación y
pérdida de tiempo” (p. 103) dado que determinan una baja en la productividad.
En síntesis...
Algunos de estos ladrones de tiempo vienen del entorno y otros, son
generados por nosotros mismos. Algunos son innegables y de otros no
nos damos cuenta. Algunos de ellos nos quitan minutos que, sumados, a la
semana se convierten en horas.

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A continuación, encontrará una lista de detonantes de actividades ladronas de tiempo. Aunque esto
depende de los intereses de cada quien, existen causas o motivos por los cuales perdemos tiempo y
por ende, somos menos productivos. Lo invitamos a que aporte a esta lista, los ladrones de tiempo
que apliquen en su caso particular, y que los comparta con sus compañeros de Módulo.
• Desorganización personal: si usted no organiza y prioriza actividades o pretende hacer varias
cosas al mismo tiempo, esto le puede estar robando minutos.
• Improvisación: este ladrón de tiempo normalmente ocurre cuando no se hacen distinciones
entre lo urgente y lo importante. Es normal que se presenten actividades que surgen de la
nada. Pero el día no puede estar lleno de estas urgencias. ¿Siente que se la mantiene apagando
incendios? Por eso es importante el siguiente punto.
• Objetivos confusos: es importante que las actividades generen valor, es decir, que le apunten a
cumplir objetivos concretos, si eso no se cumple, se tendrá la sensación de estar haciendo cosas
sin sentido. ¿Ha tenido esta sensación?
• No tomar decisiones: como se mencionó antes, la peor decisión es la indecisión. El tiempo
utilizado para tomas una decisión si es largo, será perdido.
• No saber decir no: muchas veces queremos quedar bien con todos. Por eso, estamos dispuestos
a tener voluntad de ayuda popular. Aprender a decir no, es tener claro cuáles son los objetivos y
prioridades.
• Incapacidad de delegar: tenga presente que no puede cambiar el mundo en un solo día. Prioriza
las actividades que puede delegar y las que no. En el segundo escenario de aprendizaje vamos a
aclararlo.
• Interrupciones: cada vez que permitimos una interrupción en las actividades clave, se gastan
algunos minutos para volver a recobrar la concentración. Un ejemplo es una llamada, mensaje de
texto o chat inoportuno. De hecho, hasta causan ansiedad al sentir que se acaba el tiempo para
cumplir los objetivos. Aquí hay que revisar el ambiente laboral.
• Falta de concentración: enfóquese en lo que está haciendo. No viva en el pasado o en el futuro
mientras realiza actividades clave para el logro de sus objetivos. Si logra enfocarse en el aquí y
ahora, la calidad de lo realizado será más alta.
• Mala comunicación: todos los conflictos con otras personas surgen por esto. Es normal
tenerlos, pero un conflicto roba tiempo. Manejarlos eficientemente nos ayuda a no perderlo. Un
lenguaje claro y asertivo, evitará repetir la información.

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• Aplazar tareas: ¿lleva aplazando aquello que siempre ha querido? Le falta entonces priorizar. Si
esto ocurre, puede sentir que no le alcanza el tiempo. Si sabe que tiene algo que hacer, hágalo
ya. ¿Deja sus trabajos académicos para última hora?
• Correo, redes sociales y mensajería instantánea: ¿Cuánto tiempo pasa en redes sociales? A
menos que su trabajo sea de Community Manager, o sus ingresos dependan de esto, puede estar
enfrentado al mayor ladrón de tiempo del mundo contemporáneo.
• Reuniones: son necesarias para planear, organizar y controlar. Pero deben tener un límite. No
puede exceder la hora semanal por proyecto. ¿Siente que en muchas reuniones no se concreta nada
específico? Pues cambie la metodología. Evite la reunoadicción. Es un mal para la productividad.
1.7. Calidad de vida
Probablemente todos los elementos contenidos en esta Lectura fundamental le han llevado a
reflexionar sobre la productividad y su relación con la gestión del tiempo. El objetivo no es llegar a
tener comportamientos robóticos para mejorar los objetivos en el trabajo. Aunque hay estudios que
demuestran que pasamos más horas al día en el trabajo que en la casa, aumentar la productividad
laboral no es lo único que debería perseguirse.
En la vida de todo ser humano existen otras dimensiones que logran satisfacción. Sin duda lo laboral es
una de ellas, pero también se puede ser productivo en otras dimensiones. Por ejemplo, en lo personal.
¿Cuáles son nuestras pasiones? ¿Qué es lo verdaderamente significante en nuestras vidas? ¿Los propósitos
personales van en contravía a los propósitos laborales? Estas y otras preguntas son necesarias para
continuar reflexionando en las habilidades que debemos desarrollar como especialistas.
En la autoevaluación de la gestión actual del tiempo, se encuentra un listado de actividades en
tres categorías: personal, trabajo y desarrollo. La primera y la tercera se centran en esta dimensión
justamente porque le apunta a tener en cuenta la calidad de vida. Si usted considera que es productivo
en lo laboral pero no en lo personal, los resultados no serán satisfactorios.
Por ejemplo, ¿cuántas horas duerme a la semana? Si la respuesta es inferior a 35 horas, probablemente su
rendimiento no será alto, pero su agotamiento físico si lo será. Ahora bien, según estadísticas de la gestión
del tiempo en altos ejecutivos mundiales, la constante es no dormir más de 6 horas cada día. De otro lado,
podemos analizar el número de horas semanales que gastamos en transporte entre el hogar y el lugar de
trabajo.

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Es sabido que algunas personas en grandes ciudades, involucran entre 3 o 4 horas diarias en esta
actividad que no es productiva. Si vivieran cerca al lugar del trabajo ¿Qué actividad altamente productiva y
generadora de valor la reemplazaría?
En síntesis, existe otro elemento para evaluar la calidad de vida de los profesionales. Según estadísticas del
Ministerio de Salud en Colombia, el 61% de los mayores de 30 años tienen sobrepeso. Esto es un reflejo
de la vida sedentaria junto a malos hábitos alimenticios (como almorzar en menos de 30 minutos) que
caracterizan a muchas personas. ¿Cuántas horas a la semana dedica para la actividad deportiva? Recuerde
estimado estudiante que uno de los indicadores de este Escenario de aprendizaje es reflexionar sobre
cómo la gestión actual de su tiempo contribuye al mejoramiento de la calidad de vida.

13. Referencias
Acosta, J. M. (2009). Gestión eficaz del tiempo y control del estrés. Madrid: ESIC
Festjens, A., & Janiszewski, C. (2015). The Value of Time. Journal of Consumer Research, 42(2), 178 - 195.
doi:10.1093/jcr/ucv021
Loury, K. (2016). Create time budgets to produce results. Journal of Financial Planning, 29(12), 30-31.
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14. INFORMACIÓN TÉCNICA
Módulo: Habilidades Gerenciales
Unidad 1: Competencias para la productividad
Escenario 1: Diagnóstico de la gestión actual de tiempo
Autor: Wiliton Javier Ortiz Amador
Asesor Pedagógico: Amparo Sastoque Romero
Diseñador Gráfico: Paola Andrea Melo
Asistente: Ana Milena Raga
Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.
Prohibida su reproducción total o parcial.
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