Mit einem ganzheitlichen Vertragsmanagement Kosteneinsparpotentiale generieren

1. S e a l B a s e ™ Ve r t r a g sma n a g eme n t
DIE LÖSUNG FÜR INNOVATIVES VERTRAGSMANAGEMENT
Produktivität Compliance Flexibilität
Sicherheit Transparenz
• Eine durchgängige prozessorientierte Anwendung von der Vertragserstellung, Vertragsverwaltung,
Vertragspflege bis hin zum Vertragscontrolling
• Eine Mandanten fähige Vertragsmanagementlösung für eine Integration von mehreren verteilten Standorten
durch eine zentrale Vertragsmanagementanwendung im Internet

2. U n t e r n e h m e n s w e i t e s V e t r a g s m a n a g e m e n t
HAUPTMERKMALE:
Eine Lösung für Firmen individuell
anpassbar sorgt für Transparenz in der
Vertragsbeziehung:
• Unternehmensweite Transparenz
und Vertragskontrolle von dem
Zeitpunkt der Vertragserstellung
über den gesamten Prozess des
Vertragslebenszyklus
• Permanente Überwachung aller
wichtigen Vertragsdaten wie
Preise, Fristen, Zusagen, rechtliche
Verbindlichkeiten, Regelungen und
Vorschriften
• Schnelles, flexibles Handeln und
nachhaltige Einsparungen durch
Transparenz über das gesamte
Vertragsportfolio
• Steuerung des gesamten Vertrags-prozess
mit Verantwortlichkeiten
und Berechtigungen
• Verwaltung von Vertragspartner,
Verantwortlichen, Lieferanten und
Koordinatoren
• Automatische Fristenkontrolle und
Wiedervorlagenregelung
• Leistungsfähiges Reporting und
Controlling der Vertragsbestände
Vertragsmanagement für Ihr Unternehmen
Optimieren Sie Ihre Vertragsbeziehungen durch ein flexibles und
transparentes Vertragsmanagementsystem im Unternehmen
Für den Erfolg eines Unternehmens ist es von strategischer Bedeutung, die kom-plexen,
vertraglichen Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Vertragspart-nern
z.B. Projektbeteiligte, Lieferanten und Partner in einem strukturierten EDV
gestützten Vertragsmanagement zu verwalten und zu bearbeiten.
Neben der Geschäftsführung im Unternehmen sind viele Geschäftsbereiche mit
Verträgen beschäftigt. Diese Geschäftsbereiche benötigen für ihre Arbeit Informa-tionen
durch einen schnellen und transparenten Zugriff auf strukturierte Vertrags-daten
und Dokumente aus den Verträgen und deren Anlagen. Termine, Fristen
und Wiedervorlagen werden automatisiert verwaltet und unterstützen somit die
Finanzverwaltung in der Kontrolle um Vertragsbudgets, Risiken und Zahlungen.
Der gesamte Prozess, angefangen bei der Erstellung eines Vertrags über seine
Ausführung bis hin zur Auswertung und Archivierung, erfordert eine sorgfältige
Behandlung, die je nach Vertragsstatus sehr unterschiedlich ist. Während bei
der Vertragserstellung die Einhaltung der internen Vorschriften und Verfah-rensregelungen
INTEGRATION
Integration mit anderen Systemen, wie
ERP und Business Informationssysteme, Finanzsysteme
ist möglich oder auch als separates System einsetzbar
im Unternehmen ein wichtiger Aspekt ist, treten während der
aktiven Lebenszeit des Vertrags mehr die Überwachung von Terminen sowie
die Erfüllung des Vertragsinhalts in den Vordergrund.
Die Transparenz im Umgang mit Verträgen in allen Bereichen ist hierbei ein
wesentlicher Faktor, um zeitliche Engpässe und vorhersehbare oder planbare
Ereignisse und Risiken rechtzeitig zu erkennen, um ausreichend Reaktionszei-ten
zu schaffen und den erforderlichen Handlungsspielraum zu erhalten. Zur
Unterstützung des vorausschauenden Umgangs mit Verträgen wird bei einem
unternehmensweiten Vertragsmanagement der gesamten Lebenszyklus eines
Vertrags berücksichtigt.
Es profitieren generell Unternehmen, Organisationen und Einkaufsgesellschaf-ten
von einem Vertragsmanagement, die täglich mit einer Vielzahl von Verein-barungen
umgehen müssen. Dabei sind Transparenz, Verfügbarkeit und Detail-informationen
wesentliche Bedürfnisse. Schon allein die zentrale Verfügbarkeit
der detaillierten Informationen der Verträge erzeugt Einsparungen in den
Ressourcen und Prozesskosten und sichert die Kontrolle über Vertragsinhalte
und Abwicklung von vertraglichen Vereinbarungen zu.
Unternehmensweites
Vertragsmanagement über alle
Geschäftsbereiche im Unternehmen
© 2011 PublicSeal GmbH Gesellschaft für Vertragsmanagement. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. PublicSeal GmbH schließt für diese Zusammenfassung jegliche Gewährleistung aus, sei sie ausdrücklich oder konkludent.
Alle mit Sealbase™gekennzeichneten Bezeichnungen sind entweder eingetragene Marken oder Produkte der PublicSeal GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern.

3. U n t e r n e h m e n s w e i t e s V e r t r a g s m a n a g e m e n t
SealBase™ Vertragsmanagement als Unternehmenslösung stellt den einzelnen Fach-bereichen
aufbereiteter Form zur Verfügung. Eine umfassende, flexible und voll integrierte
Business Intelligence Lösung ermöglicht dabei ein ausführliches Reporting, während
Ad-hoc-Abfragen die Auswertungsmöglichkeiten im Vertragsmanagement erhöhen.
SealBase™ Vertragsmanagement ist ein kundenindividuell anpassbares informatives
Vertragsmanagementsystem, das direkt auf eingescannte und abgelegte Verträge zu-greift.
Mit der Lösung SealBase™ Vertragsmanagement haben Sie Ihre Verträge unter
Kontrolle, angefangen von dem Zeitpunkt der Vertragserstellung über sämtliche Teile
des Lebenszyklus bis zur Kündigung und zum Ende der Aufbewahrungsfrist.
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© 2011 PublicSeal GmbH Gesellschaft für Vertragsmanagement. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. PublicSeal GmbH schließt für diese Zusammenfassung jegliche Gewährleistung aus, sei sie ausdrücklich oder konkludent.
Alle mit Sealbase™gekennzeichneten Bezeichnungen sind entweder eingetragene Marken oder Produkte der PublicSeal GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern.
SICHERHEIT
Die angewandte Technologie
garantiert einen hohen Standard
der Systemsicherheit , Compliance
und Zuverlässigkeit.
im Unternehmen alle relevanten Vertragsinformationen in bedarfsgerecht
Zu jedem einzelnen Vertrag werden Vertragstyp, Kontakt- und Kommunikations-daten,
Fristen, Wiedervorlagen, Vertragspartner und Verantwortliche mit abgelegt.
SealBase™ Vertragsmanagement unterstützt Sie aktiv bei der permanenten Kontrolle
und Überwachung aller wichtigen Vertragsdaten wie Konditionen, Fristen, Zusagen,
rechtliche Verbindlichkeiten, und stellt die Einhaltung aller unternehmensinternen
Regelungen und Vorschriften im Umgang mit Verträgen sicher.
SealBase™ Vertragsmanagement ermöglicht schnelles und flexibles Handeln und so-mit
nachhaltige Einsparungen bei gleichzeitiger Transparenz über den kompletten
Vertragsbestand bis hin zur umfassenden Darstellung der Risiken.
Ihre Vorteile mit einem Vertragsmanagementsystem
• Schnelles Auffinden von Verträgen, Informationen und Dokumenten
durch komfortable Volltext /Metadatensuche inklusive Filterfunktionen
• Komplett browserbasiert System Mandanten fähig und mehrsprachig
• Umfangreiche Dokumentenmanagement und Archivfunktionen z.B.
sichere Ablage und Versionierung von Verträgen und Dokumenten.
• Automatische Überwachung und Vorschau von Vertragslaufzeiten, Wie-dervorlagen
mit Eskalationsmöglichkeiten über Aktionsboard und Email
• Einhaltung von Fristen durch rechtzeitige automatische Informations-bereitstellung
an die verantwortlichen Personen per Email, SMS etc.
• Übersicht über Vertragsbudgets, Vertragskosten und –einnahmen, Rück-lagen,
Risiken, Verpflichtungen, Zahlungen und Forderungen
• Detaillierte Informationen zu alle Arten von Vertragsbeziehungen z.B.
Vertragspartner jeglicher Art und Vertragsverantwortliche
• Unterstützung beim gesamten Vertragsprozess von der Erstellung, Be-arbeitung,
Unterzeichnung bis zur Kündigung und Vertragsarchivierung
• Abbildung von Vertragsstrukturen, Beziehungen, Vertragsarten, Kompe-tenzen,
Prozesse, Objekte, Berechtigungen und Zahlungspläne etc.
• Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung nach gesetzes-konformen
Vorschriften über den gesamten Vertragslebenszyklus
• Flexibles Vertragscontrolling und Reporting mit über 60 Standardreports
und Ad-hoc Reporting über das gesamte Vertragsportfolio
BEDIENUNGSKOMFORT
Benutzerfreundliches, flexibles,
transparentes und grafisches
Arbeitsumfeld.
Vertragsanlage & Vertragsverwaltung
Dokumentenmanagement & Archiv
Laufzeiten & Fristenmanagement
Workflow & Prozessmanagement
Standard und Ad-hoc Reporting
Vertragscontrolling und Monitoring

4. In der Praxis erprobte
Vertragsmanagement Lösung.....
Schenkenböhlstrasse 6
D-67098 Bad Dürkheim, Deutschland
Fon: 06322 / 791 06 84
Fax: 06322 / 791 06 85
Mit dem elektronischen Vertragsmanagement SealBase™ haben Sie jederzeit einen
vollständigen und transparenten Überblick über den Status Ihrer Verträge, sind über
Ihre Vertragsverpflichtungen im Bilde und laufend über aktuelle Vorgänge informiert.
Direkt browserbasiert oder im Client/Server Betrieb verwalten Sie sämtliche Verträge
und recherchieren mit einer Kombi-Volltext/Metadatensuche im digitalen Archiv
Vor Ablauf von Fristen und Termine erhalten Sie Verträge automatisch in Ihre Wieder-vorlage
und werden über Email und SMS je nach Wunsch informiert.
Komprimierte Informationen zu jedem Vertragswerk sind in einer Vertragsdaten
Übersicht zusammenfasst und geben Ihnen einen schnellen Überblick.
Die effiziente Verwaltung Ihrer Verträge und Vertrags-Metainformationen bildet die
Grundlage für eine fundierte Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und Lieferanten.
Standard und Ad-hoc Reporting ermöglicht schnelle und informative Analysen,
Bewertungen und Audit fähige Prüfungen über den gesamten Vertragsbestand
Für die Flexibilität und Individualität in der Vertragsverwaltung gibt es leistungsstarke
Funktionen der Parametrierung und Anpassungen. Dadurch lassen sich auch Kunden
individuelle Anforderungen rund um ein effizientes Vertragsmanagement bis ins Detail
realisieren.
Das System basiert auf modernster Technologie, dem Microsoft .NET Framework. Als
Datenbank-System kann wahlweise Oracle oder Microsoft eingesetzt werden. Office
Systeme wie MS-Office oder Lotus-Notes werden funktional unterstützt. Der Einsatz
des Vertragsmanagement Systems kann optional mit einem Windows-Client oder mit
einem Web-Browser betrieben werden.
Um Ihre Unternehmensziele im Vertragswesen optimal zu erreichen, bietet Ihnen die
PublicSeal GmbH eine Lösung für ihre Vertragsverwaltung mit im Vorfeld kalkulier-baren
Investitionen und einer schnellen Amortisation (ROI) an. Somit eine ideale
Lösung für das transparente verwalten ihrer Vertragswerke und Informationen.
Experten im Vertragsmanagement betreuen Ihr Unternehmen angefangen von der
Planung / Konzeption / Beratung bis zur Projektierung und Service beim Einsatz
ihres unternehmensweiten Vertragsmanagement Anwendungsprojektes.
....die mit 7 Schritten zum
Erfolg führt