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Gestion Electronique de Documents et automatisation
de processus métiers
Formation en Archivistique
et en Records Management
en Tunisie
Du 18 au 29 Mai 2015
Gestio
La maîtrise de vos archives,
c’est notre metier !
Module 1 ................................................................................................................................ 3
« Introduction à l’archivistique et au Records Management » .................................. 3
Objectifs ............................................................................................................................ 3
Plan du module .............................................................................................................. 3
Module 2 ................................................................................................................................ 4
« Typologie des documents administratifs et fonctions d’entreprise »	 .................... 4
Objectifs ............................................................................................................................ 4
Plan du module .............................................................................................................. 4
Module 3 ................................................................................................................................5
« Gestion des archives courantes » ................................................................................... 5
Objectifs ............................................................................................................................ 5
Plan du module .............................................................................................................. 5
Module 4 ................................................................................................................................6
« Calendrier de conservation et gestion des archives intermédiaires » .................... 6
Objectifs ............................................................................................................................ 6
Plan du module .............................................................................................................. 6
Module 5 ................................................................................................................................7
« Gestion des Archives définitives » ................................................................................ 7
Objectifs ............................................................................................................................ 7
Plan du module .............................................................................................................. 7
Bulletin individuel d’inscription aux formations Archivistique et Records
Management ...................................................................................................................... 8
TABLES DES
MATIÈRES
4
A la suite de ce module, chaque participant sera en mesure de :
• Fournir une introduction à l’archivistique et au records management
• Se familiariser avec les notions et les théories de base en archivistique
• Comprendre la définition de l’archive, de l’archivistique, du Records Man-
agement et leurs grandes fonctions
• Définir les différents concepts et théories relatifs, à ces deux disciplines
• Connaitre la définition et les assises d’une politique de gestion des doc-
uments et des archives
• Participer à la mise en place d’un programme de gestion des documents
et des archives
OBJECTIFS
PROGRAMME
> Introduction générale
> Chapitre 1 : Introduction à l’archivistique
- Aperçu / historique
- Approches théoriques
> Chapitre 2 : Concepts de base de l’archivistique
- Informations, données, documents d’archives
- Approches théoriques
- Cycle de vie du document d’archives
- Valeur et évaluation
> Chapitre 3 : L’archivistique et les sciences connexes
- Comparaison avec la bibliothéconomie et la documentation
- Spécificités des documents archivistiques
- Archives et information
> Chapitre 4 : Notions fondamentales en archivistique
- Respect du fonds
- Théorie des trois âges
> Chapitre 5 : Politique de gestion des documents d’archives
- Définition et objectifs de la politique
- Fondements et éléments de base
> Chapitre 6 : Programme de gestion des documents d’archives
- Définition
- Composantes
- Fonctions et procédures
3
INTRODUCTION À L’ARCHIVISTIQUE ET AU RECORDS MANAGEMENT
Permettre à l’apprenant :
• De comprendre l’organisation et le fonctionnement des services
d’archives
• D’identifier les fonctions principales et les documents /dossiers y
afférents
• Connaître les caractéristiques physiques et de contenu des
documents/dossiers d’une organisation
• D’être capable de rattacher un document/dossier à une unité ou
fonction de l’organisation
OBJECTIFS
4
PROGRAMME
> Chapitre 1 : Typologie et caractéristiques des documents d’archives
- Forme et présentation d’un document d’archives
- Supports documentaires
- Valeurs d’usage
- Quelques exemples de Documents supports et justificatifs de l’action
et de la décision
> Chapitre 2 : Introduction aux structures organiques
- Précisions terminologiques
- Notions de fonction et d’organe
- Fonctions principales et sous fonctions
- Les documents permettant de comprendre et d’analyser les
structures organiques
> Chapitre 3 : Les liaisons organiques
- Définition Définition et types de liaisons
> Chapitre 4 :Fonctions, structures et typologie des documents
communs d’une entreprise
> Chapitre 5 : Type de fonctions, structures et typologie des documents
dans une entreprise
Chapitre 6 : Étude des documents de quelques types d’entreprises
spécifiques
TYPOLOGIE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS ET
FONCTIONS D’ENTREPRISE
Permettre à l’apprenant de :
• Acquérir les règles, méthodes et outils lui permettant de maîtriser les
procédures de gestion des documents au niveau des milieux de travail.
• Connaître le mouvement des documents entre les unités
• Contrôler les flux entrants et sortants des documents et des informations
(ex. : organisation et fonctionnement du bureau d’ordre)
• S’initier à la conception, à la mise en place, à l’audit et à la mise à jour
d’un système de gestion des archives courantes ;
• Préparer les documents au tri, au transfert et l’élimination
OBJECTIFS
5
PROGRAMME
> Chapitre 1 : Introduction : place et importance des archives
courantes
- Définition des documents d’archives, des archives courantes
- Importance caractéristiques des documents d’archives courantes
- La gestion des archives courantes : principes de base, principaux acteurs
- Procédures administratives et cycle de vie des documents administratifs
> Chapitre 2 : Cartographie documentaire : Inventaire et réalisation et
méthodologie d’un répertoire des documents types
> Chapitre 3 :Classification des archives courantes
- Définition de la classification fonctionnelle
- Finalités de la classification fonctionnelle
- Caractéristiques des plans de classification fonctionnelle
Principes d’élaboration de plan de classification fonctionnelle
- Classification des documents communs et des documents spécifiques
d’une organisation
- Conception de guide d’usage d’un plan de classification
> Chapitre 4 : Recherche, repérage et rappel des documents
administratifs
- Outils de recherche, de rappel et de repérage des documents
administratifs
> Chapitre 5 : Gestion des archives vitales
- Définition et gestion (principes et méthodes) des archives vitales
> Chapitre 6 : Préparation des archives courantes au tri, transfert et
élimination
- Définition et finalité du calendrier de conservation
- Procédure de transfert et d’élimination des archives courantes
GESTION DES ARCHIVES COURANTES
Ce module permettra à chaque participant de :
- Définir la fonction «évaluation » des archives
- Identifier des critères d’évaluation des archives
- Comprendre le processus de développement et d’application du calendri-
er de conservation
- Rédiger des règles de conservation
- Utiliser les modes d’élimination appropriés aux types de documents à
détruire
- Identifier les différents aspects de la gestion des archives intermédiaires
- Appliquer les pratiques de gestion des archives intermédiaires
- Appliquer les directives relatives à la communicabilité des archives inter-
médiaires
OBJECTIFS
6
PROGRAMME
> Chapitre 1 : L’évaluation des documents d’archives
- Définition, typologie et principes directeurs de l’évaluation
> Chapitre 2 : La notion et typologie de valeur
> Chapitre 3 : Les critères d’évaluation
> Chapitre 4 : Le calendrier de conservation
> Chapitre 5 :L’élaboration d’un calendrier de conservation
- Connaissance du contexte organique/ dossiers et des documents
- Établissement de la cartographie documentaire
- Identification des légales et archivistiques
- Constitution des dossiers des règles de conservation
- Approbation des règles
> Chapitre 6 : Application du Calendrier de conservation
> Chapitre 7 : Étude détaillée et travaux sur le CC des documents
communs (Le calendrier de conservation et son contenu
> PARTIE 2 : les archives intermédiaires
> Chapitre 8. Introduction et contexte
- Le lien avec les archives courantes : importance et rôle de la fonction
« relais archives » ou « document Controller »
- Lien avec les archives définitives
> Chapitre 9. Objectifs et avantages attendus de la gestion des archives
intermédiaires
> Chapitre 10 : Éléments pour la conception et la mise en place d’un
système de gestion des archives intermédiaires
> Chapitre 11 : Procédures et outils de gestion des archives intermédiaires
CALENDRIER DE CONSERVATION ET GESTION DES ARCHIVES
INTERMÉDIAIRES
A la fin du module, l’apprenant devrait être capable de maitriser :
- Les notions de base et les concepts propres à la gestion des archives
définitives.
- Les procédures et les normes liées aux différentes phases de gestion des
archives définitives.
- Les différents modes de valorisation des archives définitives.
OBJECTIFS
7
GESTION DES ARCHIVES DÉFINITIVES
PROGRAMME
> Chapitre 1 : Concepts liés aux archives définitives
- Définitions et utilisations des archives définitives
- Gestion des archives définitives : définition et justification
> Chapitre 2 : Modes et principes d’acquisition des archives définitives
- L’acquisition des archives publiques :
- Archives publiques : Définition
- Versement : Définition, principes, outils et modalités.
o Versements régis par un calendrier de conservation
o Versements des archives publiques non régis par un calendrier de conser-
vation
- L’acquisition des archives privées :
- Archives publiques :
- Principes d’acquisition
- Les différents modes d’acquisition des archives publiques
> Chapitre 3 : Le traitement des archives définitives
- Traitement : définition, avantages
- Le traitement matériel
- Le traitement intellectuel
> Chapitre 4 : Valorisation des archives définitives
- Valorisation par l’élaboration des instruments de recherche
- Instrument de recherche : définition et utilité
- Principes généraux régissant l’élaboration des instruments de recherche
- Typologie des instruments de recherche
- Valorisation par l’organisation des expositions
- Valorisation par les actions pédagogiques
Bulletin individuel d’inscription à la formation Archivistique et Records Management
Nos conseillers sont à votre écoute du lundi au vendredi, les horaires pour les inscriptions sont de 9h30 à 17h30
Tél : +216 71 194 662 - Fax : +216 71 194 663 - E-mail : training@archiveYourDocs.com
Adresse : ArchiveYourDocs® Rue du Riyal Les Berges du Lac 2
1053 TunisRegistre de commerce (RC): B24141612009 , Code TVA: 1115003/V/A/M/000 , Numéro de l’agrément: 11/1246/13	
Le règlement sera effectué : par le demandeur par le participant
Demandeur Facture
Participant
Envoi de la convocation au participant à l’adresse du demandeur Oui Non
Formation Prix de la formationDate
®ArchiveyourdocS
ACHIEVE .
Conditions générales d’inscription
1.Le centre de formation ArchiveYourDocs® se réserve le droit d’annuler une session lorsque le nombre de candidats
est insuffisant, une semaine avant la date prévue.
2.ArchiveYourDocs® se réserve la possibilité de faire évoluer le contenu de la formation ou de changer d’intervenant.
3.Si par la suite de circonstances majeures, ArchiveYourDocs® ne pouvait assurer à la date prévue la tenue du stage, elle
s’engage à proposer de nouvelles dates de remplacement.
4.En cas d’absence du participant, les frais de formation lui seront dus dans leur totalité. Cependant, il a la possibilité de
se faire remplacer.
5. Tout désistement doit être notifié au moins une semaine avant la date de début de la session de formation. En cas
d’annulation une semaine avant la date du début de la formation, les frais s’élèveront à 25% du montant prévu. Et au-
delà de ce délai, le montant prévu vous sera intégralement facturé.
6.Toute représentation ou reproduction du support de cours, remis gratuitement aux inscrits, par quelque procédé que
ce soit est interdite. Les supports sont protégés par le copyright.
Mode de règlement
Le règlement s’effectue:
> Par virement à la banque Amen Bank, compte n° 07 033 001 010 110 145 658 , libellé au nom d’ArchiveYourDocs (en
indiquant l’intitulé de la session de formation et le nom du participant).
Organisation des formations
> La formation se deroulera du 18 au 29 Mai 2015
> L’inscription se fait par courrier, téléphone, fax ou internet et ne sera définitive qu’après réception par fax ou par
courriel du bulletin d’inscription et d’un bon de commande.
> Une fois le paiement effectué, une convocation vous sera fournie précisant le lieu et les horaires de la formation .
> Au terme de la formation, une attestation vous sera remise.
8
Pays :
Pays :
ArchiveyourdocS
ACHIEVE .
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Formation archivistique 1

  • 1. Gestion Electronique de Documents et automatisation de processus métiers Formation en Archivistique et en Records Management en Tunisie Du 18 au 29 Mai 2015 Gestio La maîtrise de vos archives, c’est notre metier !
  • 2. Module 1 ................................................................................................................................ 3 « Introduction à l’archivistique et au Records Management » .................................. 3 Objectifs ............................................................................................................................ 3 Plan du module .............................................................................................................. 3 Module 2 ................................................................................................................................ 4 « Typologie des documents administratifs et fonctions d’entreprise » .................... 4 Objectifs ............................................................................................................................ 4 Plan du module .............................................................................................................. 4 Module 3 ................................................................................................................................5 « Gestion des archives courantes » ................................................................................... 5 Objectifs ............................................................................................................................ 5 Plan du module .............................................................................................................. 5 Module 4 ................................................................................................................................6 « Calendrier de conservation et gestion des archives intermédiaires » .................... 6 Objectifs ............................................................................................................................ 6 Plan du module .............................................................................................................. 6 Module 5 ................................................................................................................................7 « Gestion des Archives définitives » ................................................................................ 7 Objectifs ............................................................................................................................ 7 Plan du module .............................................................................................................. 7 Bulletin individuel d’inscription aux formations Archivistique et Records Management ...................................................................................................................... 8 TABLES DES MATIÈRES
  • 3. 4 A la suite de ce module, chaque participant sera en mesure de : • Fournir une introduction à l’archivistique et au records management • Se familiariser avec les notions et les théories de base en archivistique • Comprendre la définition de l’archive, de l’archivistique, du Records Man- agement et leurs grandes fonctions • Définir les différents concepts et théories relatifs, à ces deux disciplines • Connaitre la définition et les assises d’une politique de gestion des doc- uments et des archives • Participer à la mise en place d’un programme de gestion des documents et des archives OBJECTIFS PROGRAMME > Introduction générale > Chapitre 1 : Introduction à l’archivistique - Aperçu / historique - Approches théoriques > Chapitre 2 : Concepts de base de l’archivistique - Informations, données, documents d’archives - Approches théoriques - Cycle de vie du document d’archives - Valeur et évaluation > Chapitre 3 : L’archivistique et les sciences connexes - Comparaison avec la bibliothéconomie et la documentation - Spécificités des documents archivistiques - Archives et information > Chapitre 4 : Notions fondamentales en archivistique - Respect du fonds - Théorie des trois âges > Chapitre 5 : Politique de gestion des documents d’archives - Définition et objectifs de la politique - Fondements et éléments de base > Chapitre 6 : Programme de gestion des documents d’archives - Définition - Composantes - Fonctions et procédures 3 INTRODUCTION À L’ARCHIVISTIQUE ET AU RECORDS MANAGEMENT
  • 4. Permettre à l’apprenant : • De comprendre l’organisation et le fonctionnement des services d’archives • D’identifier les fonctions principales et les documents /dossiers y afférents • Connaître les caractéristiques physiques et de contenu des documents/dossiers d’une organisation • D’être capable de rattacher un document/dossier à une unité ou fonction de l’organisation OBJECTIFS 4 PROGRAMME > Chapitre 1 : Typologie et caractéristiques des documents d’archives - Forme et présentation d’un document d’archives - Supports documentaires - Valeurs d’usage - Quelques exemples de Documents supports et justificatifs de l’action et de la décision > Chapitre 2 : Introduction aux structures organiques - Précisions terminologiques - Notions de fonction et d’organe - Fonctions principales et sous fonctions - Les documents permettant de comprendre et d’analyser les structures organiques > Chapitre 3 : Les liaisons organiques - Définition Définition et types de liaisons > Chapitre 4 :Fonctions, structures et typologie des documents communs d’une entreprise > Chapitre 5 : Type de fonctions, structures et typologie des documents dans une entreprise Chapitre 6 : Étude des documents de quelques types d’entreprises spécifiques TYPOLOGIE DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS ET FONCTIONS D’ENTREPRISE
  • 5. Permettre à l’apprenant de : • Acquérir les règles, méthodes et outils lui permettant de maîtriser les procédures de gestion des documents au niveau des milieux de travail. • Connaître le mouvement des documents entre les unités • Contrôler les flux entrants et sortants des documents et des informations (ex. : organisation et fonctionnement du bureau d’ordre) • S’initier à la conception, à la mise en place, à l’audit et à la mise à jour d’un système de gestion des archives courantes ; • Préparer les documents au tri, au transfert et l’élimination OBJECTIFS 5 PROGRAMME > Chapitre 1 : Introduction : place et importance des archives courantes - Définition des documents d’archives, des archives courantes - Importance caractéristiques des documents d’archives courantes - La gestion des archives courantes : principes de base, principaux acteurs - Procédures administratives et cycle de vie des documents administratifs > Chapitre 2 : Cartographie documentaire : Inventaire et réalisation et méthodologie d’un répertoire des documents types > Chapitre 3 :Classification des archives courantes - Définition de la classification fonctionnelle - Finalités de la classification fonctionnelle - Caractéristiques des plans de classification fonctionnelle Principes d’élaboration de plan de classification fonctionnelle - Classification des documents communs et des documents spécifiques d’une organisation - Conception de guide d’usage d’un plan de classification > Chapitre 4 : Recherche, repérage et rappel des documents administratifs - Outils de recherche, de rappel et de repérage des documents administratifs > Chapitre 5 : Gestion des archives vitales - Définition et gestion (principes et méthodes) des archives vitales > Chapitre 6 : Préparation des archives courantes au tri, transfert et élimination - Définition et finalité du calendrier de conservation - Procédure de transfert et d’élimination des archives courantes GESTION DES ARCHIVES COURANTES
  • 6. Ce module permettra à chaque participant de : - Définir la fonction «évaluation » des archives - Identifier des critères d’évaluation des archives - Comprendre le processus de développement et d’application du calendri- er de conservation - Rédiger des règles de conservation - Utiliser les modes d’élimination appropriés aux types de documents à détruire - Identifier les différents aspects de la gestion des archives intermédiaires - Appliquer les pratiques de gestion des archives intermédiaires - Appliquer les directives relatives à la communicabilité des archives inter- médiaires OBJECTIFS 6 PROGRAMME > Chapitre 1 : L’évaluation des documents d’archives - Définition, typologie et principes directeurs de l’évaluation > Chapitre 2 : La notion et typologie de valeur > Chapitre 3 : Les critères d’évaluation > Chapitre 4 : Le calendrier de conservation > Chapitre 5 :L’élaboration d’un calendrier de conservation - Connaissance du contexte organique/ dossiers et des documents - Établissement de la cartographie documentaire - Identification des légales et archivistiques - Constitution des dossiers des règles de conservation - Approbation des règles > Chapitre 6 : Application du Calendrier de conservation > Chapitre 7 : Étude détaillée et travaux sur le CC des documents communs (Le calendrier de conservation et son contenu > PARTIE 2 : les archives intermédiaires > Chapitre 8. Introduction et contexte - Le lien avec les archives courantes : importance et rôle de la fonction « relais archives » ou « document Controller » - Lien avec les archives définitives > Chapitre 9. Objectifs et avantages attendus de la gestion des archives intermédiaires > Chapitre 10 : Éléments pour la conception et la mise en place d’un système de gestion des archives intermédiaires > Chapitre 11 : Procédures et outils de gestion des archives intermédiaires CALENDRIER DE CONSERVATION ET GESTION DES ARCHIVES INTERMÉDIAIRES
  • 7. A la fin du module, l’apprenant devrait être capable de maitriser : - Les notions de base et les concepts propres à la gestion des archives définitives. - Les procédures et les normes liées aux différentes phases de gestion des archives définitives. - Les différents modes de valorisation des archives définitives. OBJECTIFS 7 GESTION DES ARCHIVES DÉFINITIVES PROGRAMME > Chapitre 1 : Concepts liés aux archives définitives - Définitions et utilisations des archives définitives - Gestion des archives définitives : définition et justification > Chapitre 2 : Modes et principes d’acquisition des archives définitives - L’acquisition des archives publiques : - Archives publiques : Définition - Versement : Définition, principes, outils et modalités. o Versements régis par un calendrier de conservation o Versements des archives publiques non régis par un calendrier de conser- vation - L’acquisition des archives privées : - Archives publiques : - Principes d’acquisition - Les différents modes d’acquisition des archives publiques > Chapitre 3 : Le traitement des archives définitives - Traitement : définition, avantages - Le traitement matériel - Le traitement intellectuel > Chapitre 4 : Valorisation des archives définitives - Valorisation par l’élaboration des instruments de recherche - Instrument de recherche : définition et utilité - Principes généraux régissant l’élaboration des instruments de recherche - Typologie des instruments de recherche - Valorisation par l’organisation des expositions - Valorisation par les actions pédagogiques
  • 8. Bulletin individuel d’inscription à la formation Archivistique et Records Management Nos conseillers sont à votre écoute du lundi au vendredi, les horaires pour les inscriptions sont de 9h30 à 17h30 Tél : +216 71 194 662 - Fax : +216 71 194 663 - E-mail : training@archiveYourDocs.com Adresse : ArchiveYourDocs® Rue du Riyal Les Berges du Lac 2 1053 TunisRegistre de commerce (RC): B24141612009 , Code TVA: 1115003/V/A/M/000 , Numéro de l’agrément: 11/1246/13 Le règlement sera effectué : par le demandeur par le participant Demandeur Facture Participant Envoi de la convocation au participant à l’adresse du demandeur Oui Non Formation Prix de la formationDate ®ArchiveyourdocS ACHIEVE . Conditions générales d’inscription 1.Le centre de formation ArchiveYourDocs® se réserve le droit d’annuler une session lorsque le nombre de candidats est insuffisant, une semaine avant la date prévue. 2.ArchiveYourDocs® se réserve la possibilité de faire évoluer le contenu de la formation ou de changer d’intervenant. 3.Si par la suite de circonstances majeures, ArchiveYourDocs® ne pouvait assurer à la date prévue la tenue du stage, elle s’engage à proposer de nouvelles dates de remplacement. 4.En cas d’absence du participant, les frais de formation lui seront dus dans leur totalité. Cependant, il a la possibilité de se faire remplacer. 5. Tout désistement doit être notifié au moins une semaine avant la date de début de la session de formation. En cas d’annulation une semaine avant la date du début de la formation, les frais s’élèveront à 25% du montant prévu. Et au- delà de ce délai, le montant prévu vous sera intégralement facturé. 6.Toute représentation ou reproduction du support de cours, remis gratuitement aux inscrits, par quelque procédé que ce soit est interdite. Les supports sont protégés par le copyright. Mode de règlement Le règlement s’effectue: > Par virement à la banque Amen Bank, compte n° 07 033 001 010 110 145 658 , libellé au nom d’ArchiveYourDocs (en indiquant l’intitulé de la session de formation et le nom du participant). Organisation des formations > La formation se deroulera du 18 au 29 Mai 2015 > L’inscription se fait par courrier, téléphone, fax ou internet et ne sera définitive qu’après réception par fax ou par courriel du bulletin d’inscription et d’un bon de commande. > Une fois le paiement effectué, une convocation vous sera fournie précisant le lieu et les horaires de la formation . > Au terme de la formation, une attestation vous sera remise. 8 Pays : Pays :