Tapahtumatuotanto ja -markkinointikoulutus 22.3.2018

1. TAPAHTUMAVIESTINNÄN PELISÄÄNNÖT
H E L S I N K I 2 2 . 3 . 2 0 1 8 / PAU L A R A H T U , P I N K E M I N E N C E

2. PINKISTÄ LYHYESTI
• Peruste'u 10 vuo'a si'en
• Teemme monipuolises4 työtä erityises4
tapahtumien markkinoin4vies4nnän,
varainhankinnan, sponsoroinnin ja luovien
alojen konsultoinnin parissa.
• Pinkin vahvuuksia ovat eri kohderyhmille
suunna'ujen ja eri kokoisten tapahtumien
vies4ntä ja mediasuhteiden hoito, joiden
parissa olemme toimineet yrityksen alusta
alkaen.
• Tunnemme sekä kaupalliset e'ä
epäkaupalliset tapahtumat.

3. RED CARPET FILM FESTIVAL – KOTIMAISEN ELOKUVAN
FESTIVAALI 2017 ->
Tavoite: Uuden elokuvafes2vaalin
lanseeraus ja tunnetuksi
tekeminen.

4. MITÄ TEHTIIN?
• Tiedotteet (7 kpl 3.5.–5.9.)
• Median kontaktointi ja juttuideoiden tarjoaminen
• Some-kanavien luominen ja yhteisöjen rakentaminen
• Facebook (tiedottamisen pääkanava)
• Tavoittaa parhaiten, tärkeä osa tapahtuman lanseeraamista yhdessä muun
medianäkyvyyden ja viiteryhmien kautta tulevan näkyvyyden kanssa. Sponsoroidut
sisällöt, aktiivinen tiedottaminen sekä tykkääjien löytäminen ja generoiminen.
• Instagram
• Visuaaliset kasvot tapahtumalle. Kuvien hyvä laatu ja kauneus tärkeää, fiilistelyn
kanava lyhyemmillä teksteillä. Myös sponsoroidut sisällöt.
• Nettisivut
• Tieto selkeästi esillä ja oikein, ohjelman löydettävyys ja sen esittely, lipunmyyntiin
johtaminen.

5. MITEN MENI?
• Tapahtuman verkkosivut keräsivät neljän kuukauden aikana yhteensä 57 000
istuntoa.
• Red Carpe<n Facebook-<li puolestaan sai samassa ajassa hieman yli 4 000
seuraajaa.
• Julkaisujen päiviCäiset tavoiteCavuudet vaihtelivat 30 000–60 000 käyCäjän välillä
elokuun puolivälistä fes<vaalin yli.
• Instagramissa seuraajia on kohta 1 000.
• Leh<-, tv- ja radiohaastaCeluja sekä muita laadukkaita mediaosumia Red Carpet sai
yhteensä noin 75 kappaleCa.
Tapahtuma saavuM yleisötavoiCeen!

6. TAITAJA2017 HELSINKI
AMMATTITAIDON SM-KISAT
Tavoite: Saada tapahtumalle
näkyvyyttä̈ Etelä-Suomen alueella
ennen tapahtumaa ja sen aikana.
Niin ikään tavoitteena saada
tapahtumaan mahdollisimman paljon
yleisöä, etenkin yläkoululaisia ja
heidän vanhempiaan.
Ylemmällä tasolla tavoitteena
ammatillisen koulutuksen merkityksen
ja arvostuksen kasvattaminen.

7. MITÄ TEHTIIN?
• Tapahtuman mediavies/nnän suunni1elu ja toteutus
• Tiedo1eet (7 kpl 2.5.–19.5.)
• Kolme kärkeä
• Nos/mme esiin amma/llisesta koulutuksesta ponnistaneita nuoria aikuisia,
jotka ovat menestyneet urallaan.
• Tapahtuman slogania hyödyntäen loimme some-kampanjan, joka haastoi
nuoret kertomaan missä ovat hyviä olehyvä-hashtagilla.
• Selvitys ammaHosaamisen tarpeista viidellä paikkakunnalla.
• Sosiaalisen median ylläpito ja sisältöjen koordinoin/ tapahtuman aikana.

8. MITEN MENI?
• Lähes 100 000 vierailijaa
• Taitaja pääsi ensimmäistä
kertaa valtakunnan
pääuutisten tasolle – mediat
Helsingin Sanomista Yleen
uutisoivat kisoista, mukana
tv, printti, netti ja radio.

9. LUX HELSINKI 2013–2017
Helsingin kaupungin järjestämän
valofes5vaalin kokonaisvaltainen
vies5ntä 2013–2017.

10. MITÄ TEHTIIN?
Pinkin &imi vastasi Lux Helsingin vies&nnän projek&njohdosta, &edo;amisesta ja sosiaalisen
median tuo;amisesta. Vuosi;ainen suunni;elu ja kehitystyö.
Määri;elimme:
• Roolit ja vastuut
• Tavoi;eet ja päävies&t
• Vahvuudet, haasteet ja kehitystarpeet
• Kohdeyleisöt
• Kanavat/sidosryhmät
• Sisäinen vies&ntä, kriisivies&ntäsuunnitelma / turvallisuuskysymykset
Tehtäviä:
• Tiedo;eet, jakelu, verkkosivut, prinGmateriaalit, applikaa&ot, videot, kuvat, mediakontak&t,
läsnäolo tapahtumassa, jälkihoito, mediaseurannan analyysit ja raportoin&.
• Tärkeässä roolissa yhteisön luominen sosiaalisessa mediassa.
Työn käynnistys elokuussa.

11. MITEN MENI?
2014 – 150 000 kävijää
2015 – yli 200 000 kävijää
2016 -> yli 500 000 kävijää
Yle.fi 2014

12. MITÄ (TAPAHTUMA)VIESTINTÄ ON PARHAIMMILLAAN?

13. Kuva: Vapa Media
MONIKANAVAISTA

14. ANSAITTUA MEDIAA

15. VUOROVAIKUTTEISTA

16. Kuva: Mika Latokartano
TAVOITTAA JA AKTIVOI

17. VIESTINTÄSUUNNITELMA VASTAA KYSYMYKSIIN
• Miksi? Mitkä ovat vies,ntätoimenpiteiden tavoi1eet?
• Mitä? Mitkä ovat päävies,t?
• Kenelle? Mitkä ovat vies,nnän pääkohderyhmät?
• Miten? Mitä vies,nnän välineitä tehokkaaseen ja onnistuneeseen vies,ntään
tarvitaan?

18. MIKSI?
• Viestintätoimenpiteiden tavoitteita:
“Tapahtuman ainutlaatuisuuden esiintuominen.”
“Tapahtuman laatumielikuvan ylläpito ja edistäminen.”
“Tapahtuman kävijämäärän kasvattaminen.”

19. MITÄ?
• Päävies't
Lux Helsinki 2017 on osa Suomi 100 -juhlavuoden ohjelmaa, jonka teeman mukaises' se
tehdään ’yhdessä’.
Lux Helsinki 2017:n teokset ovat uuden rei'n varrella uudella suunnalla historiallisessa
Helsingissä. Avaa Helsingistä puolia, joita ei muuten tule nähtyä.
Yleisön palaute on oteHu huomioon vuoden 2017 tapahtuman suunniHelussa.

20. KENELLE?
• Ak#iviset kaupunkilaiset, jotka nau2vat tapahtumiin osallistumisesta ja uusista
kokemuksista.
• Pääkaupunkiseudulla lomailevat ihmiset ympäri Suomen
• Lomaa vuodenvaihteen #enoilla vie=ävät aikuiset ympäri Suomen
• Ulkomaiset pääkaupunkiseudulla lomailevat matkailijat
• Miten ryhmä jakautuu demografises#?
• Mikä heitä kiinnostaa?
• Miten heidät tavoi=aa? Mitä kanavia he käy=ävät?
• Mitä viestejä he etsivät?
• Mitkä asiat kilpailevat heidän ajastaan?

21. MITEN?
• Verkkosivut
• Visuaaliset materiaalit
• Tiedo1eet
• Mediasuhteet
• Sosiaalinen media
-> MONIKANAVAISUUS
• Oikea vies3 oikeissa kanavissa
• Sama aihe voi tulla eri tavoin esille eri yhteyksissä

22. MEDIAVIESTINTÄ

23. MITEN VIESTI LÄPI?
• Mie$, mikä on paras keino päästää päämäärääsi
• Useiden eri medioiden ja jakelukanavien käy8äminen
• Kullekin vies$lle sopivan ja tavoiteltua kohdeyleisöä seuraavan median
valitseminen
• Tarjo8avan sisällön muokkaaminen kunkin median omien uu$skriteerien
mukaiseksi
• Ole oivaltava!
• Muista kuitenkin, e8ä palsta$laa ja minuu8eja on rajoitetus$ – aina läpimeno ei
onnistu vaikka kuinka yri8äisi.

24. JUTTUIDEOIDEN TARJOAMINEN
• Tunne uu&skriteerit
• Ajankohtaisuus
• Paikallisuus (läheisyys)
• Laajuus
• Yhteiskunnallinen vaiku:avuus
• Harvinaisuus
• Merki:ävyys
• Merkillisyys (huomioarvon herä:äjät)
• Yleinen kiinnostavuus
• Soita toimi:ajalle ja jos kiinnostusta, laita ehdotus vielä sähköpos&lla.
• Muista median erilaiset toimintasyklit: aikakausleh&in oltava yhteydessä ajoissa,
sanomalehdet, radio ja TV toimivat lyhyemmällä varoitusajalla.

25. ESIMERKKEJÄ JUTTUIDEOISTA / AVANTIN SUVISOITTO
• Naiskapellimestarius ja sen haasteet miehisessä maailmassa (Gloria, Suomen
Kuvaleh9)
• Avan9laisten Suvisoi<o-tärpit
• Naisten ykkösluokan matka suuntaa jälleen Suvisoi<oon (Me Naiset, Anna)
• Nesteen ja Suvisoiton pitkän suhteen salaisuus (Porvoon seudun paikallismediat,
talousmediat)
• Eläkeläiset bussiemännät vapaaehtoisina (Eeva, ET-leh9)
• Lukijaedut, 2 yhden hinnalla (Eeva)
• Julkkisfanit (Iltapäivälehdet)

26. LEHDISTÖTILAISUUDET
• Toimittajat ovat erittäin kiireisiä, tiedostustilaisuuksia kannattaa pitää vain jos on
tarjota jotain arvokasta verrattuna pelkkään tiedotteen antamaan tietoon (esim.
kiinnostava henkilö paikalla)
• Kutsut viimeistään kaksi viikkoa ennen, muistutusviesti vielä lähempänä
• Tärkeimmille toimittajille voi soittaa ja tiedustella, pääsevätkö paikalle.

27. DO’S & DON’TS
• ”Tämä on ehdo+omas. jotain todella uniikkia ja kaikkia kiinnostavaa”
-> Ole krii:nen ja arvioi asioita yleisen kiinnostavuuden kannalta.
• ”Luulen olevani oikeassa. Kyllä, 70 prosen:sen varmas. tämä pitää paikkansa.”
-> Katso, e+ä faktat ovat varmas. kunnossa.
• ”Käytänpä hienoja termejä, jo+a kuulostan pätevältä ja tärkeältä”
-> Pidä kieli simppelinä ja teks. .iviinä. Vältä adjek.ivien ja superla.ivien
yliviljelyä.
• ”Eihän tässä ole kiire. Lähetetään .edote ensi kuussa.”
-> Tiedosta median aikataulut.
• ”Soitanpa toimi+ajalle ja kysyn, e+ä onko .edote varmas. tullut perille”
-> Älä soita toimi+ajille, ellei sinulla ole jotain ylimääräistä tarjo+avaa.

28. SOME-LÄSNÄOLO – MUISTA AINAKIN NÄMÄ
• Ole siellä, missä yleisösikin on.
• Mie1 sopiva kieli/tyyli -> suunni:ele läsnäolosi etukäteen.
• Kiinnostava sisältö on kaikkein tärkeintä.
• Ole läsnä ihmisenä.
• Hyödynnä mahdollisuu:a vuorovaikutukseen.
• Reagoi, mieluiten nopeas1.
• Älä ole sosiaalisessa mediassa vain olemisen vuoksi. Passiivisuus ei kannata.

29. YLEISIÄ TAPAHTUMAVIESTINNÄN HAASTEITA
•Ei strategiaa tai viestintäsuunnitelmaa
•(Taiteellinen) sisältö pääroolissa – niukat resurssit tukitoimintoihin.
•Yleisöjä ei tunneta.
•Ei kunnollista mediaseurantaa.
•Ei päivitettyjä sidosryhmälistoja.
•Mediakenttä muuttuu, miten tavoittaa oikeat yleisöt?
•Miten hallita uudet kanavat ja vaikuttaa mielipidejohtajiin?
•Ikääntyvä yleisö – onko se ongelma?
•Uusien yleisöjen löytäminen. Yleisötyö.

30. TAPAHTUMAVIESTINNÄN MENESTYSTEKIJÖITÄ
•Tunne tapahtumasi sisältö ja konteks3
•Tunne yleisösi, kerää dataa ja palaute8a –> reagoi!
•Rakenna vahva yhteisö tapahtumasi ympärille.
•Analysoi medianäkyvyy8ä.
•Muista:
• Ympärivuo3nen läsnäolo
• Rii8äväs3 resursseja
• Yhteistyö
• Älä laiskistu!

31. Corazon by Agatha Ruiz de la Prada,
Lux Helsinki 2014
Kuva: Pink Eminence
KIITOS!
paula@pinkeminence.fi