1. Titolo della presentazione
Dott. Andrea Cortellazzo
Dott. Massimo Brandi
La «Conservazione a Norma»
dell’Archivio dell’Intermediario
Telematico

2. Titolo della presentazionewww.menocarta.net 2
«Dichiarazione .pdf»
Firma Digitale e
Marca Temporale
del RDC
Formazione Documento Informatico
Trasmissione Documento Informatico
Firma Digitale
Creazione del Supporto
1. Documento originale immodificabile
2. Impronta Criptata
3. Firma Digitale
4. Marca Temporale RDC
STUDIOOutsourcing
«Dichiarazione .pdf.p7m»
«Dichiarazione .pdf.p7m»
Campi Chiave:
• Tipo Documento
• CF/CI
• Anno Competenza
• Protocollo Invio Telematico
Studio Professionale «ALFA»:
Evidenza Informatica copia
Intermediario Dichiarazione
Redditi anno «2011»:
• Unico Cliente 1
• Unico Cliente 2
• Unico Cliente «N»

3. Titolo della presentazionewww.menocarta.net
Conservazione sostitutiva in Outsourcing
Outsourcing Processo di Conservazione Sostitutiva
• Il presupposto normativo si basa sulla «Delibera CNIPA n. 11/2004 del 19.2.2004»
• (art. 5 Del. CNIPA)
• I commi 2 e 3 consentono al responsabile del procedimento di conservazione di delegare in tutto
o in parte le proprie attività ad altri soggetti interni alla struttura e a soggetti terzi.
• Art. 2. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in
parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed
esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.
• Art. 3. Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri
soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quanto previsto dalla presente
deliberazione.
Il RDC delega le attività
Contratto di outsourcing per delega all’esterno del
procedimento di conservazione
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4. Titolo della presentazione
1. Formazione del documento “informatico”:
– A cura dello Studio/Professionista:
– La produzione dei documenti/dichiarativi in formato file pdf (nomenclatura concordata), il
controllo del contenuto e l’apposizione della firma digitale.
2. Trasferimento File (documento) tramite piattaforma web based:
– A cura dello Studio/Professionista :
– La trasmissione dei documenti informatici da sottoporre al processo di Conservazione
Sostitutiva
3. Presa in carico file :
– A cura di Menocarta:
– Attraverso il portale Web di Conservazione avviene il passaggio di Responsabilità dallo
Studio/Cliente, dando evidenza della presa in consegna dei files e dell’inizio del processo di
Conservazione
4. Verifica documento:
– Il processo di Conservazione inizia con una fase di elaborazione/consolidamento, che ha
come obiettivo quello di garantire che i documenti entrino nell’archivio digitale con tutte le
caratteristiche richieste dalla normativa.
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Flusso Operativo
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5. Titolo della presentazione
5. Completamento processo Conservazione (creazione supporto):
– A cura di Menocarta:
– Il completamento del procedimento di Conservazione Sostitutiva, con la creazione di un file
di chiusura su cui apporrà la propria firma digitale e la marca temporale.
– Al termine del processo di Conservazione lo Studio/Professionista riceverà un’ e-mail di
notifica di avvenuto completamento.
6. Esibizione / Disponibilità on line del supporto:
– A cura di Menocarta:
– Rendere disponibili per la consultazione online i documenti al Cliente su canale protetto.
7. Invio Impronte supporti prodotti:
– A cura di Menocarta:
– Entro il termine stabilito dalla normativa vigente, provvedere alla predisposizione
dell’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, e a trasmetterla alla
competente Agenzia delle Entrate
8. Manutenzione dei supporti (per la durata del contratto):
– A cura di Menocarta:
– La verifica periodica dello stato fisico (integrità) e lo stato logico (validità, leggibilità,..) del
supporto.
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Flusso Operativo (segue)
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6. Titolo della presentazione
FOCUS: Tutto l’archivio di dichiarazioni fiscali da conservare in qualità
di Intermediario Telematico
Risoluzione n. 354/E del 8 Agosto 2008 dell’Agenzia delle Entrate
Modalità di conservazione della documentazione informatica ai fini fiscali:
«le copie conservate dai contribuenti e dai sostituti d’imposta devono obbligatoriamente riprodurre la sottoscrizione
delle dichiarazioni, quelle custodite in formato elettronico dagli intermediari incaricati della trasmissione possono anche
esserne prive»
Dal dato testuale della norma si evince che la sottoscrizione della dichiarazione è un elemento
essenziale della dichiarazione conservata dai contribuenti e dai sostituti di imposta. Analogo requisito
non è, invece, prescritto per i soggetti incaricati della trasmissione che conservano su supporto
informatico le copie delle dichiarazioni trasmesse, a condizione che queste siano riproducibili su
modello conforme a quello approvato.
Coerentemente con tale interpretazione, la risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007 precisa che le
copie conservate su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione possono “anche
non riprodurre la sottoscrizione del contribuente”. Inoltre, attesa la natura di documento
informatico della copia della dichiarazione creata su supporti informatici, l’obbligo di conservazione
può essere assolto nel rispetto delle modalità previste dall’articolo 3 del D.M. 23 gennaio 2004.
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Dichiarazione Originale
« stampa cartacea»
Copia Dichiarazione
« formato digitale»
Studio Professionale «ALFA»
In qualità di Incaricato alla
trasmissione delle conservazioni
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7. Titolo della presentazione
COD. AE TIPI DOCUMENTO Archivio Intermediario
(All. 1 Prot. 2010/143663 AE)
59 UnicoPersoneFisiche
60 UnicoSocietaPersone
61 UnicoSocietaCapitale
62 UnicoEntiNonCommerciali
63 IrapPersoneFisiche
64 IrapSocietaPersone
65 IrapSocietaCapitale
66 IrapEntiNonCommercialiEdEquiparati
67 IrapAmministrazioniEdEntiPubblici
68 Modello730
69 ModelloConsolidatoNazionaleEMondiale
70 ModelloIva
71 ModelloIvaVrRichiestaRimborsoCreditoIva
72 ModelloIva26Lp2006ProspettoLiquidazioniPeriodiche
73 ModelloIva74Bis
74 ComunicazioneAnnualeDatiIva
75 ModelloRichiestaRimborsoCreditoIvaTrimestrale
76 ModelloDatiContenutiDichiarazioneIntentoRicevute
77 Modello770Semplificato
78 Modello770Ordinario
79 ModelloCertificazioneCud
80 ModelloF23
81 ModelloF24
82 ModelliAllegatiDichiarazioneRedditiModelloUnico
83 ModelliAnnotazioneSeparata
84 RicevutaPresentazioneModelliDichiarazione
85 AltriDocumenti
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8. Titolo della presentazionewww.menocarta.net 8

9. Titolo della presentazionewww.menocarta.net 9

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14. Titolo della presentazione
• Alcune realtà del settore ICT, sia del Nord Italia che del Centro-Sud Italia, hanno promosso la rete d’impresa
menocarta.net, sviluppando soluzioni e servizi GED e di conservazione sostitutiva «a misura» dei professionisti.
• menocarta.net è un partner tecnologico e di processo in grado di supportare i professionisti nei progetti di
dematerializzazione e di conservazione sostitutiva «a norma», in particolare con i seguenti servizi:
• Percorsi formativi E Learning «ad hoc» in tema di «Conservazione Documentale Digitale» / «Sostitutiva a
Norma»
• Soluzioni GED «in house» a rapida ed efficace implementazione
• Servizi di «Outsourcing GED e di Conservazione Sostitutiva su misura» per i professionisti e i loro clienti
• Servizi notarili connessi a soluzioni di Strong Authentication e Virtual Private Network, in relazione a
documentazione in «conservazione sostitutiva a norma»
• menocarta.net ha configurato servizi «tagliati» sulle specifiche esigenze dei professionisti, siano esse attuali o
prossime evoluzioni, prevedendo specifiche sinergie con le figure professionali (in primis Resp.li Cons.ne
Sostitutiva) che attiveranno i servizi della rete.
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