Recommandé
Recommandé
Contenu connexe
Similaire à Fellesforstelinje 2018 Januar
Similaire à Fellesforstelinje 2018 Januar (20)
Fellesforstelinje 2018 Januar
- 2. «En vei inn på UiA» - felles førstelinje En visjon for et «one stop» servicepunkt – med avdelingene som kan og vil bli med på denne visjonen. 2
- 3. Prosjekt organisering: Prosjekteier: Jesper Mørch Prosjektleder: Snorre Halvor Djupedal Prosjektgruppe: Gro Hodne Gundersen (Servicetorget) Arve Ebeltoft (IT) Jonna Henriette Petersen (Biblioteket) Esben Moy (Drift) 3
- 4. 4 ? One stop a) I portefølje b) Utenfor portefølje c) Utenfor portefølje men skal være det One Stop UiA
- 5. Samhandling og service Organisasjon Utfordringer med bemanning, kompetanse, digitalisering og samhandling. Ressurskrevende å bemanne ulike servicepunkter og opprettholde et jevnt servicenivå Liten grad av samhandling, kunnskapsdeling og enhetlig tenkning Studentperspektivet Opplever ulikt servicenivå - personavhengig Vanskelig for studerende å vite hvor de kan henvende seg med spørsmål Ansvaret for å finne frem til tjenesten er lagt på brukeren. Kilde til frustrasjon, misnøye og ineffektivitet 5
- 6. Hvordan lykkes vi? Tilslutning fra ledelse og administrasjon Enighet om å utvikle et helhetlig UiA Vilje til å frigjøre tjenester fra fysiske og organisatoriske rammer Enighet om innholdet i tjenestene, for å sikre effektiv ressursbruk og transparente rutiner Fleksible tekniske løsninger Tilstrekkelige ressurser til å ivareta «felles» perspektivet fysisk, digitalt og organisatorisk Mandat til å koordinere og samordne grenseflatene til prosjektarbeidet 6
- 7. Hvem ønsker å gå videre? Servicetorget IT-avdelingen Driftsavdelingen Universitetsbiblioteket Alle avdelinger er potensielt med – digitale verktøy gjør det mulig med fleksible løsninger tilpasset fellesadministrasjonens enkelte avdelinger sine ønsker Vi trenger ikke begynne på nytt hvis omfanget skal utvides 7
- 8. Struktur på det videre arbeide Oppstartsfase: • Mandat og godkjenning av prosjekt i styringsgruppen • Etablere prosjektorganisasjon • Innledende informasjon til organisasjonen Planleggingsfase • Hente kunnskap og inspirasjon fra lignende omstillinger • Kartlegge nullpunkt/baseline i arbeidspakkene • Detaljere leveranser i arbeidspakkene • Utarbeide gevinstrealiseringsplan • Kartlegge portefølje for felles førstelinje 8
- 9. Struktur på det videre arbeide Godkjenning og forhandlingsfase •Presentasjon og godkjenning av planer før implementering Implementeringsfase •Opplæring i nye verktøy og rutiner •Forankring av arbeidet i ny felles førstelinje og hos tjenesteeier •Testing av ny struktur og verktøy •Lansering til brukere Avslutningsfase •Overlevering til prosjekteiere •Oppdatering av gevinstrealiseringsplan Realiseringsfase •Hente ut gevinster I linjen 9
- 11. Arbeidspakke: Fysisk infrastruktur Status: Påbegynt sondering med innkjøp og drift Bygge et serviceområde tilpasset fremtidens behov og muligheter for tjenesteleveranse Slå sammen skranker/servicepunkter til ett område på campus Kristiansand og campus Grimstad Skissere innredningsløsninger for ombygging av serviceområdet i D1 og Grimstad Dette skal skje i samarbeid med og harmoneres med ombyggingen iVrimlehallen og utvikling av bibliotekarealet Forslaget til ombygging skal vurdere både langsiktige og kortsiktige muligheter for ombygging slik at øvrige arbeidspakker kan gjennomføres i det fysiske lokalet innenfor en rimelig tid 12
- 12. Arbeidspakke: Digital infrastruktur En digital selvbetjeningsplattform for å gi våre brukere rask og enkel tilgang på tjenester, informasjon og veiledning av høy kvalitet når de trenger det Arbeide sammen med aktuelle grenseflater for å utnytte potensiale for effektivisering, harmonering og funksjonalitet Ferdigstille ESM verktøy i henhold til prosjektets behov Viktige momenter i arbeidspakken er blant annet: Utvikle og legge til rette for selvbetjening og medbetjening Kommunikasjonsløsninger Telefoni,Chat, E-post, digital saksflyt Automatisk arbeidsflyt for tjenester Harmoneres med organisering av tjenester 13
- 13. Arbeidspakke: Organisatorisk struktur Hvem skal ha ansvaret for tjenesten Behov for kontroll og forankring av tjenesten hos tjenesteeier Behov for tydelig mandat og ressurser til å ivareta ”felles” perspektivet Sikre kompetanse på serviceledelse i tjenesten Alle kan ikke være gode på alt Kompetanse på service og tjeneste må jobbe sammen 14
- 14. Arbeidspakke: Organisatorisk struktur 15 Status: Avholdt planleggingsmøte med personalavdelingen Utarbeide en plan for organisering av funksjonen felles førstelinje i organisasjonen Implementere eventuelle organisasjonsendringer Ivareta krav i lov og regelverk ved organisasjonsendringer Utarbeide en oversikt over ressurser som er tilgjengelig og ressursbehov i fremtidig organisering Støtte prosjektledelse og ledelsen i planlegging av ressurser i en felles førstelinje Kartlegge kompetanse som er tilgjengelig og kompetansebehov Utarbeide og implementere en plan for ledelsesstruktur og rapporteringsstruktur for enheten
- 15. Arbeidspakke: Organisering av tjenester 16 Skal gjøre det mulig å måle kvalitet og drive tjenesteutvikling på en faktabasert måte Kartlegge og videreutvikle rammeverk og verktøy for tjenester, som eksisterer i organisasjonen, for bruk i felles førstelinje Herunder: Forhandle og fastsette avtaler for drift av tjenestene på tvers av avdelinger og enheter Kartlegge tjenester inn i organiseringen som utarbeides. Fokus i kartleggingen er på kvalitetssikring og mulighet for kvalitetsstyring Dette gjøres i samarbeid medTUT som kartlegger tjenester med tanke på digitalisering Arbeidspakken benyttes som pilot for kvalitetssikringssystem på UiA
- 16. Arbeidspakke: Kommunikasjon og kultur Kommunisere visjonen «En vei inn på UiA» til organisasjonen Skape forståelse for arbeidet i prosjektet og legge grunnlag for en ny kultur i felles førstelinje Sette fokus på jevnlig informasjon til organisasjonen gjennom nyhetsbrev eller samlinger med berørte parter Forankre leveranser i prosjektet i organisasjonen løpende 17
- 17. Prosjekt- periode 4.12.2017 – 1.1.2019 Forbehold om omfang av arbeidspakkene: Fysisk ombygging kan bli mer omfattende enn hva vi ser per nå Eksisterende løsninger eller løsninger utviklet av andre på UiA kan forkorte tidsplanen Løsninger som må utvikles fra bunnen kan forlenge tidsplanen 18 Oppstartsfase: Des 17 Planlegging og utviklingsfase: Jan-Mai 18 Godkjenning og forhandlingsfase: Mai-Aug 18 Implementeringsfase: Aug-Des 18
- 18. Mandat Vurdere endringer for å gjennomføre omleggingen til en felles førstelinje ved UiA, for enkelte avdelinger. Prosjektets arbeid begrenser seg til avdelingene Servicetorget, IT avdelingen, Driftsavdelingen og Universitetsbiblioteket Detaljere og gjennomføre leveransene i arbeidspakkene Organisatorisk struktur, Digital struktur, Fysisk infrastruktur,Organisering av tjenester, Kultur og kommunikasjon 19
- 19. Mandat Dette arbeidet inkluderer: Vurdere og foreslå hvilke tjenester som bør flyttes nærmere brukeren og hvilke tjenester som bør samles i en felles plattform for felles førstelinje Formulere krav og kriterier til tjenester som skal inngå i felles førstelinje Avklare arbeidsdelingen når tjenesten skal leveres på tvers av avdelinger og tjenesteeier Arbeide for å best mulig ivareta og utvikle eksisterende kompetanse 20
- 20. Hva betyr dette for oss? Nye muligheter – vi må være frempå Mer ressurser til å forbedre våre tjenester Tettere samarbeid med andre avdelinger Tilgang til mer kompetanse på service og tjenesteleveranse Mer ressurser til digitalisering og arbeid med arbeidsflyt Bedre tilgang til våre tjenester for brukerne – samlet tilgang og promotering Et nytt serviceområde med nye muligheter – hvordan kan vi utnytte at førstelinjetjenester samles i D1? Kan vi tilby mer og bedre tjenester hvis vi kan samarbeide om førstelinjetjenesten? 21