1. krant IN HET KORT:
Karmac Groep, Het nieuwe werken dankzij document- en informatielogistiek Gravenboeken Utrecht > 02
Afsluiting archief Sneek > 03
Archiefbeheer notariaat > 04
nAGO digitaliseert nijmegen verlost van Het digitale tijdperk in de
duizenden affiches >> papieren wMO-akten >> Bibliobussen in ZH Zuidoost > 05
pagina 4 pagina 10 -11
NK Veldloop
Gemeenteambtenaren > 06
Digitale akten Eijsden-Margraten > 07
Aanloopproblematiek AMC zit op één lijn
wabo deskundig opgelost met Karmac >> Verzekeraar Conservatrix > 08
pagina 4 pagina 12 Afscheid papieren WMO > 10
Sociale functie bibliobus > 11
www.KARMAC.nl
Digitalisering historische
documenten Burger
Weeshuis Harderwijk
Historische documenten van het ‘Burger Weeshuis Harderwijk’ waarvan de oudsten terug gaan
tot 1407! Voor het streekarchivariaat Noordwest-Veluwe te Harderwijk digitaliseerde Karmac Microfilm
Systems bv ruim acht meter archiefdozen: rond de 25.000 opnamen van schriften, folio’s, bonnen, bijlagen.
“Interessante documenten, hoewel zeer verschillend van kwaliteit”, zo licht archivaris D. Hovenkamp toe.
We spraken met hem over het Burger Weeshuis, de archieven en de digitalisering. Zie hiervoor pag. 7.
Archivaris D. Hovenkamp in de haven van Harderwijk
Gold Member
predicaat als Best Digitalisering maakt Travelcard ontzorgt de klant
duurzaam werken mogelijk
Managed Company 2011 Zo’n kwart miljoen mensen zijn administratie ontvangt een heldere fac-
dagelijks onderweg met een tankpas van tuur waarmee de btw in één keer is terug
KMM Groep, waarvan Karmac Groep Travelcard op zak. Travelcard stuurt hen te vorderen.”
onderdeel is, krijgt het prestigieuze Gold desgewenst naar de goedkoopste benzi- In maart verhuisde het bedrijf naar
Member predicaat omdat de organisa- Dankzij het digitale informa- waarbij de nieuwste ontwikkelingen nepomp in de buurt. ‘Travelcard’ bete- de Carlton WTC Toren in Almere. Tijd
tie voor de vierde opeenvolgende keer tiebeheer komt voor tal van over- in de informatietechnologie gelden kent administratieve ontzorging voor het voor Travelcard om het papieren archief
tot Best Managed Company binnen het heids- en particuliere organisaties als aanjager in de vernieuwing van bedrijf dat de passen aan zijn medewer- te digitaliseren. De opdracht werd aan
Nederlandse midden- en grootbedrijf is Het nieuwe werken (Hnw) binnen de fysieke werkplek(ken), de orga- kers ter beschikking stelt. Product mana- Karmac gegund.
verkozen. KMM Groep behoort opnieuw bereik. Karmac maakt voor haar klan- nisatiestructuur en –cultuur, werk- ger Patrick Bosker: “De leaserijder hoeft
tot de groep uitblinkers en toonde aan ten al jaren dit type werken moge- processen en managementstijl. Het geen bonnetjes meer te bewaren en de >>Lees verder op pag. 10.
dat het naast een gedegen management lijk. In deze uitgave komen over- nieuwe werken kent drie pijlers: het
ook over een doordachte en duurzame heidsorganisaties aan bod waar Het fysieke (de omgeving), het mentale
strategie beschikt. Dit is de uitkomst van nieuwe werken inmiddels bestaat of en de IT-omgeving. Op het gebied
het Best Managed Companies program- in de steigers staat. Dit mede dankzij van IT draagt Karmac in hoge mate
ma dat Deloitte in samenwerking met de de moderne IT-mogelijkheden. Kar- bij aan een wezenlijk onderdeel
Kamer van Koophandel, mac directeur Richard Beers wijdt van Hnw, namelijk aan het tijd-
VNO-NCW, TiasNim- er zijn column aan op pagina 12. en plaats-onafhankelijk werken.”
bas Business School Hij schrijft over het nieuwe werken:
en Management Team “Het nieuwe werken is een concept >> Zie verder pag. 12
organiseert.

2. 2
krant
Utrecht digitaliseert
de gravenboeken
Graven van geliefden koesteren. Het is in weerwil van veel crematies een eeuwenoude
niet weg te denken traditie. Bij degenen die een familiegraf kochten al helemaal niet.
Veelal ondergebracht in een Stichting gaat het beheer van generatie op generatie. In de
stad Utrecht heeft men de administratie van de ‘eigen’ graven laten digitaliseren door
Karmac Informatie & Innovatie (I&I).
“Zo’n 16.000 graflocaties over vier heel prettig dat we makkelijker en sneller ter. “Nu 20 jaar later worden deze toen
begraafplaatsen verspreid, zijn onder- Van zware Folianten dan ooit informatie kunnen verstrekken. zo verwerkte contracten herzien. Daar-
gebracht in één bestand”, vertelt Let- naar een toetsenbord en De service neemt enorm toe. Karmac om komt het heel goed uit dat Karmac
teke Landeweer, hoofd Administratie overzichtelijke beeldschermen slaat de data op in zware TIF-bestanden nu digitaliseert. We kunnen direct over
Begraafplaatsen in Utrecht. van hoge kwaliteit. Vraagt iemand echter op het nieuwe systeem. De boeken zijn
den en grafnummer. In het Vakkenregis- gen. We raadplegen dan twee schermen om specifieke data dan kunnen we deze in zes fasen opgehaald. Na twee weken
Evenals de graven hebben de bijbe- ter is er per graf een bladzijde over wie er naast elkaar, waardoor alle informatie comprimeren naar een JPEG-formaat kwam er dan een gedeelte terug en werd
horende documenten een oude tradi- zoal begraven liggen. Voor de Voorwaar- gelijktijdig in beeld komt.” van bijvoorbeeld 1 Mb, die zo via de mail het volgende meegenomen. Snel dus. De
tie. “De eerste documenten stammen uit den en condities dienen we zogenaamde aangeboden kunnen worden”. boeken belanden in het archief en zullen
begin 1830”, vertelt Letteke Landeweer. Folianten te raadplegen die toegankelijk Meer belangstelling nog slechts zo nu en dan opengeslagen
“Deels zijn deze begin 1900 herschreven. zijn gemaakt door een zogenaamd Sleu- Het is zeker niet uit de tijd dat fami- Zo melden worden. Voor ons was daarbij het voor-
Het bijzondere en bewerkelijke is dat de telboek. Dat vraagt om diepe bureaula- lies de graven van voorouders beheren, Begin jaren ‘90 van de vorige eeuw deel dat de aanbesteding aan Karmac al
administratie per graf is bijgehouden in den. Je hebt elke keer vier boeken op je zo vervolgt mevrouw Landeweer. “Om maakte het boekenarchief plaats voor de was gebeurd via een eerder groter aanbe-
meerdere boeken”. bureau om het totaaloverzicht te krijgen. continuïteit te krijgen, brengen families computer. De data in de boeken werden stedingstraject van Utrecht waar dit deel
Vooral ook omdat de Folianten zware graven vaak in een beheerstichting onder. niet meer geactualiseerd. Het archief- van uitmaakte. We konden ons dus zo bij
Zware folianten en grote pillen zijn. Door Karmac alles De zorg is dan door de generaties heen systeem in de computer nam het over Karmac melden. Men heeft het voortva-
“Zo werden in een Dagregister prak- samen te laten voegen, kunnen we straks gewaarborgd. De belangstelling hiervoor en ook oudere bestanden werden deels rend aangepakt”.
tische zaken genoteerd als datum overlij- zonder tilwerk het totaaloverzicht krij- neemt eerder toe dan af. Het is dan ook opgeslagen en bijgehouden in de compu-
Rijkswaterstaat-Dienst Infrastructuur
raadpleegt beheersobjecten nu online
Rijkswaterstaat heeft het beheer en onderhoud van tal van Rijks(water)wegen, bruggen, opritten en viaducten. In eigen
jargon aangeduid als ‘kunstwerken’ of ‘objecten’. Via een databasestructuur zijn voor intern RWS binnenkort zo’n
12.000 van deze kunstwerken en objecten digitaal te raadplegen.
“Bij calamiteiten kan een inspecteur gemeentes en provincies gaat het nog om uit archieven van regionale directies.
deze gegevens straks via RWS-intranet vele grotere aantallen objecten. Ook daar
opzoeken”, zo vertelt projectleider Ane wordt al veel gedigitaliseerd”. Toegankelijke database
de Boer. “Van de objecten die vroeger op Het digitaliseren van al de documen-
microfiches gearchiveerd werden, heeft De bulk ten en fiches resulteert in een enorme
Karmac Microfilm Systems gedigitali- De bulk van de werken waar het database. Om elke tekening terug te kun-
seerd op basis van voldoende kwaliteit om gaat is in de periode tussen WOII nen vinden is een heldere inhoudsopgave
voor de inspecteur. Een uitgebreide ope- en 1980 -dus voor het digitale tijdperk- per object fundamenteel. Gelukkig kan
ratie met als resultaat snellere toegan- gebouwd en aangelegd. Toename van de bij het opzetten daar van de expertise van
kelijkheid, waardoor er sneller naar een verkeerintensiteit en tengevolge daarvan Karmac benut worden. Elke afbeelding
oplossing gezocht kan worden bij een meer files, noopten enkele jaren geleden wordt gecodeerd en in de overzichtelijke
calamiteit. Daarmee is de burger straks de toenmalige minister van Verkeer en inhoudsopgave geplaatst. “De toeganke-
geholpen, bijvoorbeeld door iets minder Waterstaat De Boer tot een Spoedwet lijkheid en snelheid van terugvinden is
lang en vaak in de file te staan bij repara- wegverkeer. “Duizend tot tweeduizend hiermee gegarandeerd. In vergelijking
tie of vervanging”. Werken, ondergebracht bij meerdere met de papieren periode een enorme
Directies, moesten snel en van nabij winst. Vroeger verliep er al gauw een paar
Meer dan tekeningen bekeken kunnen worden. Ongeveer drie weken tussen de aanvraag en het kunnen
De gearchiveerde bestanden omvat- jaar geleden werd vanuit de gedachte beschikken over een digitaal document.
ten meer dan alleen technische teke- van snelheid en gemak gestart met het Nu is het een via een zoeksysteem binnen
ningen. Ook de onderliggende bere- digitaliseringsprogramma”, zo vertelt de de database een druk op de knop. Als we
keningen, wapening, sonderingen, projectleider. “Vanuit de goede historie alles wat voor handen is deze bewerking
grondlaaggegevens en foto’s zullen op werd Karmac Microfilm Systems inge- hebben laten ondergaan, komen we er
termijn -voor zover aanwezig- digitaal zet, omdat het bedrijf alle vormen van ook achter wat er nog echt ontbreekt op
toegankelijk gemaakt worden, zodat van archiefmateriaal van papier tot microfi- tekeningniveau. Indien relevant, kunnen
elk object een zo compleet mogelijk beeld ches zondermeer kan digitaliseren. Voor we dan gericht gaan zoeken en eventueel De informatie over beheersobjecten is
kan worden verkregen. “Wij mogen dan de microfiches staat Karmac aan de lat. besluiten om alsnog een tekening, foto beschikbaar in de database van
weliswaar over een uitgebreid archief Het materiaal wordt gediept uit allerlei of wat dan ook van een kunstwerk te Rijkswaterstaat.
beschikken”, zo vertelt De Boer, maar bij archieven, uit het eigen archief maar ook maken”, aldus De Boer.
www.KARMAC.nl

3. 3
www.KARMAC.nl
Hellendoorn
trapt af met
digitaal werken
Toen in 2006 de WMO een zaak werd van de gemeente, was de gemeente Hel-
lendoorn haast wel gedwongen om op een andere manier haar capaciteiten in
te zetten; ze kreeg er veel extra cliënten bij, tegenover nul extra medewerkers.
Dit vroeg om een efficiencyslag, de afdeling ging over op digitaal werken.
“Mensen vinden het altijd lastig om
op een andere manier te moeten gaan
werken,” Frank Smeitink, senior infor-
matievoorziening, dacht hier met een
aantal enthousiaste medewerkers goed
over na en voer bij de implementatie
van het digitale werken zijn eigen koers.
“Omdat je hoe dan ook tegen deze reser-
ves aanloopt, hebben we een kleine pro-
jectgroep opgericht die zich niet alleen
bezig hield met het digitaliseringsproces
sec, maar vooral ook met de manier Frank Smeitink
waarop wij dit richting de eindgebruikers
wilden communiceren. bovendien een gedegen kwaliteit waar-
Evelien Knop borgen. De Karmac-medewerkers heb-
Bij de meeste gemeentes is het zo ben zich zeker prima aan hun afspraken
Fuserend Sneek laat dat eerst de bestaande dossiers worden
gedigitaliseerd, die worden vervolgens
ontsloten in het documentair manage-
gehouden. Ze werkten snel, zorgvuldig
en documenten die we tussentijds nodig
hadden, konden worden opgevraagd.”
Karmac archief afsluiten
ment systeem en als laatste gaan de eind-
gebruikers digitaal werken. Zo’n hybride Hele afdeling enthousiast
situatie vonden wij niet wenselijk en dus “Bij een omschakeling als deze is het
Karmac Document Management Solutions verzorgt voor vele gemeenten de bewerking van archieven en detachering draaiden we het proces om. Als eerste heel belangrijk dat je goed communi-
van consultants voor DIV. Een goed voorbeeld hiervan is de afsluiting van het archief voor de gemeente Sneek, dat stap werden onze systemen zo ingericht ceert met de eindgebruikers. We hebben
inmiddels samen met Bolsward, Nijefurd, Wûnseradiel en Wymbritseradiel de gemeente Súdwest Fryslân vormt. dat je er digitaal mee kon werken, ver- er daarom steeds voor gezorgd dat zij
Het project laat zien dat er voor de afdeling DIV een gedegen voorbereiding meerwaarde zijn voor het afsluiten van volgens hebben we het omschakelmo- op de hoogte waren. In een power point
archieven . ment van analoog naar volledig digitaal presentatie legden we bijvoorbeeld uit
zo kort mogelijk gehouden. Vanaf dat hoe het nieuwe systeem er uit zou zien
Door de aanstaande gemeentelijke kennis en flexibiliteit speelden een grote totaal (maximaal te verwachten) 450m1, omschakelmoment werd de post bij bin- en hoe ze hiermee moesten werken. Al
herindeling in de regio diende er bin- rol.” het afsluiten van het dynamische archief nenkomst meteen gescand en gingen we snel was iedereen ervan overtuigd dat
nen de gemeente Sneek een correcte en de opzet van een nieuwe archiefstruc- alles digitaal bijhouden. Hierdoor kregen deze nieuwe manier van werken eigen-
archiefafsluiting plaats te vinden. Een In beeld gebracht tuur. Alle documenten worden één voor de eindgebruikers niet de behoefte om lijk alleen maar voordelen heeft. Er zijn
flinke taak die om expertise vroeg en Zij vervolgt:“De archieven van alle één doorlopen. Koen Wildenbeest: “Ik terug te vallen op het analoge systeem en nu minder handmatige werkzaamheden
waar een stevige tijdsdruk op stond. “Een werkruimtes zijn in beeld gebracht. Hier lees en bepaal waar ze naar toe gaan. Het waren er veel minder acceptatieproble- nodig en we kunnen efficiënter werken.
fusie van gemeenten betekent dat elke is een plan van aanpak uit voort geko- voordeel van mij als buitenstaander is dat men. Onze laatste stap was het digitalise- Het duurde niet lang of de hele afdeling
gemeente wettelijk verplicht is het archief men, waarin zaken als kosten en tijdsbe- ik objectief kijk.” ren van de bestaande documenten.” was enthousiast.
af te sluiten”, aldus Evelien Knop, in de slag ook werden gepresenteerd. Iedereen De WMO-afdeling is het eerste werk-
nieuwe gemeente werkzaam als adviseur van het team ‘Documentaire Informa- Systematisch opgeborgen Doorloopsnelheid proces dat nu volledig digitaal werkt.
Documentaire InformatieVoorziening. tievoorziening’ kon hierover zijn zegje Van de circa 120 meter archief in “De eis die aan deze werkwijze kleef- De medewerkers enthousiasmeren de
“De gunning van de opdracht voor die doen. Na een zorgvuldige afweging kon Sneek is uiteindelijk een deel geselecteerd de, was dat de doorloopsnelheid van het andere afdelingen en volgens mij ziet
afsluiting van de afdelingsarchieven ging de start worden gemaakt”. en ter vernietiging aangeboden aan een scannen van de documenten snel zou iedereen nu de voordelen van digitaal
uiteindelijk naar Karmac.” daartoe gecertificeerd bedrijf. Wat aan zijn. Na een korte pilot hebben we geke- werken in. Op dit moment zijn we in
Zorgvuldig te werk gaan archief resteert, zal de komende tien jaar ken welk bedrijf het beste kon voldoen de voorbereidende fase voor de afdeling
Koen Wildenbeest is als senior “Goed archiefbeheer begint met verder afnemen tot uiteindelijk ca 20%. aan onze wensen. Van andere gemeentes Werk & Bijstand. De eindgebruikers van
archiefbewerker en adviseur documen- vernietigen”, vat Wildenbeest kort zijn Datgene wat overblijft wordt systema- kregen we goede berichten over Karmac. deze afdelingen zien uit naar het efficiën-
tenstromen van Karmac Document activiteiten samen. “In vrijwel elke orga- tisch en wel zo opgeborgen dat het over Inderdaad konden ze snel werken en ter, digitaal werken.”
Management Solutions bij het project nisatie bewaart men te veel. Ontdubbe- 100 jaar nog fatsoenlijk te raadplegen is.
betrokken. Hij vertelt over het project- ling en opschoning betekent dat je zeer Dat betekent dat de nietjes er uit gehaald
onderdeel Archiefafsluiting. “Circa 120 zorgvuldig moet werken.“ worden, het plastic wordt verwijderd
meter archiefstukken moest worden De werkzaamheden omvatten het en de post-it stickers er af zijn. Al deze
doorgenomen, geschift en systematisch kamer voor kamer leegruimen van kas- materialen tasten namelijk het papier
geordend. Bij bedrijfs- of gemeentelijke ten en buro’s, het daarbij begeleiden van aan; roest en lijm zijn immers funest op
fusies, zoals hier, loopt eigen personeel de ambtenaren, het beoordelen van de in termijn. Tot slot zegt Koen Wildenbeest
gemakkelijk vast in de grote papierhoe- met een lach: “Om dit werk goed te
veelheid. Het verplichte uitzoek- en Circa 120 meter doen, is één ding vereist, je moet wel een
selectiewerk moet doorgaans namelijk archiefstukken verwerkt archiefbeest zijn.”
naast de dagelijkse taken gebeuren. De
kans is dan groot dat het te veel vertraagt,
terwijl ik er zelf met zo’n drie maanden Eerste contact
doorheen ben.” Het eerste contact tussen de archief op basis van selectie op vernie-
gemeente Sneek en Karmac dateert uit tiging bewerkt moest worden alvorens
Communicatie het najaar van 2009 en betrof de voor- deze gedigitaliseerd kon worden. Deze
Evelien Knop bevestigt dit. De uit- bereiding op de voorgenomen digita- bewerking is door Karmac op de Docu-
voering van een dergelijk project vraagt liseringsslag van de bouwvergunnin- ment Campus in Lelystad uitgevoerd.
om zorgvuldigheid, ook en vooral in de gen. De besprekingen tussen gemeente Na afronding van deze bewerking is de
communicatie. “Het was voor de collega‘s Sneek en Karmac leidden tot een ori- gemeente Súdwest Fryslân voornemens
even wennen dat er een externe adviseur enterend archiefonderzoek door Kar- om de bouwvergunningen te laten digi-
kwam. Daarover hebben we duidelijk mac. In eerste instantie bleek uit het taliseren.
uitleg gegeven, Koen heeft hieraan zijn onderzoek dat het bouwvergunningen
bijdrage geleverd. Zijn praktijkervaring,
krant

4. 4
krant
NAGO digitaliseert
De ‘bil-boards’ van Sloggi en de posters van The Society Shop, wie kent ze
niet? Reclame is zó bepalend voor het straatbeeld. De Stichting Nederlands
Archief Grafisch Ontwerpers (NAGO) en het ReclameArsenaal ontfermen
zich over de archieven van Nederlands grafisch ontwerpers, ontwerp- en
duizenden affiches
reclamebureaus en leggen daarmee een tijdsbeeld vast voor het nageslacht.
“Zoals musea schilderijen verza- niet de beste. Na ontvangst van een col-
melen, verzamelen wij affiches.” Marie lectie beschrijven we deze in zijn geheel.
Christine van der Sman, directrice van En nadat we het materiaal in kaart heb-
NAGO, klinkt enthousiast. “De collecties ben gebracht digitaliseren we het en
die wij ontsluiten zijn the top of the bill, plaatsen we de plaatjes op onze website.”
pure kunst. Dat mag je niet verloren De collecties blijven vervolgens niet bij
laten gaan.” het NAGO in Utrecht. “We geven ze in
Maar behalve de artistieke waarde beheer van erfgoedinstellingen met een
van het materiaal zijn er meer rede- publieksfunctie. Denk aan de Universi-
nen om dit cultureel erfgoed te bescher- teit van Amsterdam met haar ‘Bijzondere
men. Marie Christine van der Sman: Collecties’ of het Haags Gemeentear-
“Het NAGO toont de geschiedenis van chief. Na het ontsluiten en conserveren
het grafisch ontwerpen na de Tweede van het materiaal zit onze taak er op.
Wereldoorlog en geeft tegelijkertijd een Eigenlijk zijn we dus een doorgeefluik.”
goed tijdsbeeld. Het ReclameArsenaal
verzamelt vergelijkbaar materiaal, maar Het geheugen van Nederland
dan specifiek gericht op reclame. De Sinds een half jaar coördineert het
collectie van het ReclameArsenaal is ook NAGO een groot, nationaal project: het
ouder en omvat materiaal vanaf circa Afficheproject voor het Geheugen van
1860. Mensen vinden het leuk om oud Nederland van de Koninklijke Biblio-
reclamemateriaal terug te zien. Neem de theek. Met nog zes andere instituten
tentoonstelling Reclameklassiekers die – het ReclameArsenaal, het Affichemu-
onlangs in de Beurs van Berlage werd seum in Hoorn, het Instituut voor Soci-
gehouden. Die trok 72.000 bezoekers!” ale Geschiedenis, het Filmmuseum Eye,
het Theaterinstituut Amsterdam en het
Doorgeefluik Museum voor Communicatie – probeert
Het NAGO verwerft, ontsluit en het NAGO hierin een zo compleet moge-
behoudt affichecollecties van hoog lijk beeld neer te zetten van de Neder-
niveau. Marie Christine van der Sman: landse affiches sinds 1880. Dat is zo
“We hebben de afgelopen jaren heel wat ongeveer het moment waarop de raam-
collecties in handen gekregen. Bijvoor- en strooibiljetten werden ingeruild voor
beeld het archief van Total Design. de massaproductie van affiches. In juni
Wim Crouwel, oud-directeur van Total moet het project zijn afgerond en zal via
Design, maakte affiches voor bijvoor- de website www.geheugenvannederland.
beeld het Stedelijk Museum en is één van nl de verzamelde collectie affiches van
Nederlands beste grafisch ontwerpers, zo zeven erfgoedinstellingen te zien zijn.
Controlewerkzaamheden bij de stichting NAGO
Frank Smeitink/Het stadhuis in Hellendoorn
Aanloopproblematiek
Wabo deskundig opgelost
Sinds 1 oktober 2010 hebben alle Nederlandse gemeenten te maken met de een fysieke bewaarplicht hebben. We
Wet Algemene Bepaling Omgevingsrecht (WABO). Vijfentwintig bouw-, scannen alles, maar moeten dus ook alle
milieu-, natuur- en monumentenvergunningen zijn hierin samengevoegd tot papieren documenten bewaren. Boven-
één omgevingsvergunning die digitaal is aan te vragen bij de gemeente. Een dien moeten de digitale WABO bestan-
stuk eenvoudiger voor de burger, maar op dit moment nog een stuk omslach- den een ‘natte handtekening’ hebben en
tiger voor de gemeenten. De gemeente Lansingerland heeft dienstverlening meerdere stempels. Dat betekent dus dat
hoog in het vaandel staan. Een professionele inrichting van het WABO proces we digitale bestanden moeten printen,
hoort daarbij. Om niet volledig het wiel zelf uit te hoeven vinden, heeft de die handtekening cq stempel moet zet-
Gemeente Lansingerland daarom Karmac ter ondersteuning ingeschakeld. ten en vervolgens de boel weer moeten
scannen. Een omslachtige procedure die Marie Christine van der Sman, directrice NAGO
Frank Smeitink/Het stadhuis in Hellendoorn
“De invoering van de WABO kost drie maanden ‘proefdraaien’ met Kar- tijd kost die je liever aan iets anders zou
onze afdeling Informatievoorziening & mac. “We hebben in de oriënterende besteden.”
Faciliteiten op dit moment ongeveer 36 fase gesprekken gehad met verschillende Uitdaging voor Karmac
uur per week extra werk. Werk dat wij partijen. Wat ons over de streep trok bij Beleid gestuurd op digitalisering Tienduizenden affiches moesten gekozen voor Karmac omdat zij echt
met onze huidige bezetting niet kunnen Karmac was dat zij na afloop van die drie Het beleid van de gemeente Lan- gedigitaliseerd worden en een groot met ons meedenken over hoe we het
opvangen.” Aan het woord is Arjan Dren- maanden een rapport zouden opstel- singerland is er – met het oog op de aantal affiches heeft een grootte van digitaliseren zo efficiënt en goedkoop
then, medewerker DIV (Documentaire len waarin aanbevelingen zouden staan toekomst – toch op gericht om zo veel ruim twee maal A0 (Muppiformaat). mogelijk kunnen doen. Het idee om de
Informatievoorziening) bij de gemeente over de WABO. Dat rapport hebben mogelijk digitaal te werken. Alle inko- Hoe digitaliseer je zulke grote hoe- affiches met een Muppiformaat te scan-
Lansingerland. “De verwachting is dat we inmiddels ontvangen en schiep veel mende post wordt bijvoorbeeld inge- veelheden en immense materialen in nen hebben we in samenspraak al snel
de WABO en de daarmee samenhan- overzicht.” scand. Maar ook bedrijven worden vredesnaam? Niet alleen het NAGO, laten varen. De materialen zijn zo groot
gende structuren in de gemeente binnen gestimuleerd om digitaal zaken te doen maar ook vier andere instellingen die dat je ze in drieën zou moeten scannen.
afzienbare tijd verder worden geautoma- De WABO kwam te vroeg met de gemeente. “We zitten nu in een meewerken aan Het Geheugen van Als we dat zouden doen, zijn we binnen
tiseerd waardoor deze extra uren niet Arjan Drenthen: “Het probleem met hybride situatie, maar iedere dag worden Nederland schakelden Karmac Micro- de kortste keren door ons budget heen.
meer nodig zijn. Om het werk in de tus- de WABO is dat de applicatie ervan meer activiteiten gedigitaliseerd. We zijn film Systems in voor de digitalisering. Karmac kwam met het plan om de
sentijd op te vangen hebben we Karmac uitgaat dat alle gemeentelijke processen heel tevreden met Karmac. Deze oplos- “Er zijn maar weinig spelers op affiches te fotograferen in plaats van te
ingeschakeld. Van hen is nu iedere dag digitaal verlopen. Helaas is dat nog niet sing is flexibel en we krijgen mensen met de markt die grote hoeveelheden affi- scannen. Per affiche betalen we nu een
een kracht bij ons aan het werk.” zo. Niet alleen bij ons is dat het geval, verstand van zaken die actief meeden- ches kunnen verwerken,” vertelt Marie zeer schappelijke prijs. We zijn dan ook
bij de meeste gemeenten is dat zo. We ken. Voor ons een goede oplossing dus.” Christine van der Sman. “Wij hebben enorm tevreden over wat Karmac tot
Proefdraaien hebben nog geen machtiging voor sub- nu toe voor ons betekend heeft.”
De gemeente wilde in eerste instantie stitutie van de provincie, waardoor we
www.KARMAC.nl

5. 5
www.KARMAC.nl
Wageningen zet nieuwe stap Wederzijds leren
leidde tot optimaal
in digitaliseringstraject
resultaat
Sinds juli 2010 is het cliëntenarchief van de gemeente Wageningen volledig digitaal. Wim Aartse is teammanager
Informatie management en vertelt over de digitalisering van de dossiers, een project dat onderdeel is van het complete
digitaliseringstraject waar de gemeente al jaren mee bezig is.
“In 2005 is in onze organisatie begon- gemeente met een documentair manage- ren. Ik kan wel zeggen dat we van elkaar
nen met de digitalisering van het bouw- ment systeem waarin sommige dossier- hebben geleerd.”
vergunningenarchief. Van daaruit is stukken al wel digitaal waren opgenomen
geleidelijk het complete papieren archief en andere weer niet. Wim Aartse: “Onze Meerwaarde digitaal archief
van de gemeente gescand,” vertelt Wim vraag was complex. De eerste partij die Nu alle archieven van de gemeente
Aartse. “Het laatste grote archiefonder- we aantrokken om de digitalisering uit Wageningen zijn gedigitaliseerd, worden
deel dat gedigitaliseerd moest worden, te voeren kon uiteindelijk helaas niet ook de poststromen digitaal bijgehou-
was dat van de sociale dienst. Karmac waarmaken wat wij wilden. Ook Karmac den. Zodra een (archiefwaardig) post-
heeft dit project voor ons uitgevoerd. Het heeft even met onze opdracht moeten stuk binnen komt, wordt het gescand en
ging om ongeveer vierduizend dossiers stoeien, maar het is wel gelukt. Naar volle in het documentair management systeem
van cliënten met een uitkering. Zij vallen tevredenheid. Wij zeggen tegen al onze opgenomen. Ook alle uitgaande post
onder de WMO of WWB.” leveranciers ‘wij zijn leken, jullie dienen is hierin terug te vinden. Wim Aartse:
aan te geven of het wel, niet of beter kan’. “Doordat alles digitaal is, kunnen we veel Wim Aartse, teammanager Informatie management bij de gemeente Wageningen
Een gemakkelijke opdracht was het Dat heeft Karmac gelukkig ook gedaan. efficiënter werken. Dossiers gaan niet
digitaliseren van de dossiers niet. De Ze zijn manieren gaan bedenken om de langer van de ene naar de andere afde- municatie met hen gemakkelijk is terug kunnen onze cliënten een veel snellere
gemeente wilde de archiefstructuur van documenten volgens onze wijze te digi- ling, er kan beter gestuurd worden op de te vinden. Dat digitale werken is een service bieden. En dat is toch waar het
hoofddossiers met daaronder tabstroken taliseren, maar hebben tegelijkertijd ook werkvoorraad en cliënten kunnen met- grote meerwaarde. Onze medewerkers allemaal om draait.”
en subtabs behouden. Daarnaast werkt de voorstellen gedaan om dit te optimalise- een geholpen worden, omdat alle com- kunnen er prettiger mee werken en wij
Het leesplezier
komt naar je toe
In het Groene Hart van Zuid-Holland vind je nog het èchte platteland. Veel De bibliobus, een brede keuze aan
gemeenten bestaan uit verschillende kernen en om naar de supermarkt te boeken, voor jong en oud
komen moet je de auto pakken. Ook de dichtstbijzijnde bibliotheek ligt voor
veel inwoners niet om de hoek. Daarom werkt Stichting BibliotheekNetwerk aangesloten op dat van het Bibliotheek-
Zuid-Holland Zuidoost met zogenaamde bibliobussen. Het leesplezier rijdt netwerk: “De gebruikers van de bibliobus
als het ware naar je toe. kunnen dan net als de andere leden
gebruik maken van de faciliteiten van ons
“In drie van de dertien gemeenten Karmac speelde daar op in. Ze hadden krap netwerk, bijvoorbeeld via onze catalogus
uit ons netwerk rijdt een bibliobus rond.” een jaar om bussen mèt inhoud te regelen materialen reserveren. Maar ja, het gaat
Aan het woord is regiomanager van en dat is ze gelukt. Ik moet zeggen dat ik waarschijnlijk wel even duren voordat
BibliotheekNetwerk Zuid-Holland Zuid- dat een hele prestatie vind.” dat is gerealiseerd. Veel partijen moeten
oost Anke Ferdinandusse. “Het is enorm Helemaal aansluitend was de dienst- hun stem daarover laten horen en we
belangrijk dat iedereen de kans krijgt om verlening van ProBiblio en Karmac kunnen nog wel even wachten op een
het plezier van lezen te ontdekken en uit helaas niet. Twee maanden moesten de fiat.”
te voeren. Veel kinderen en ouderen die klanten het zonder bibliobus stellen. “In
wat minder mobiel zijn, zijn hiervoor die tijd zijn er zowel klanten als gegevens Ook aan de boeken uit de bibliobus
afhankelijk van de bibliobus. ” verloren gegaan. Maar daar tegenover heeft Ferdinandusse even moeten wen-
staat gelukkig dat het aantal leden van de nen. “Wij kopen in bij NBD/Biblion, Anke Ferdinandusse van Stichting BibliotheekNetwerk Zuid-Holland Zuidoost
Groei bibliobus nog steeds groeit.” waar de boeken helemaal voor een bibli- bij de bibliobus van Karmac
Tot ver in 2008 reden in de regio de otheek gebruiksklaar worden afgeleverd.
bibliobussen van ProBiblio. In januari 2009 @debibliobus Karmac koopt in bij het Centraal Boek- Maar over het algemeen is ze erg de Kinderboekenweek en het project
nam Karmac Bibliotheek Service het stokje Maar groei of niet, de dingen kun- huis. De boeken zien er anders uit, zo tevreden. “Karmac is een organisatie die Boekstart. Maar ook is de bibliobus sinds
over. “De reden was een subsidiestop van nen altijd beter. Eén van de wensen hebben sommige boeken een zachte kaft me op een aantal punten aangenaam kort te volgen via Twitter. Ze volgen de
de provincie. ProBiblio kon haar diensten van Ferdinandusse is dat het automati- en verschilt de etikettering.” heeft verrast. Ze sluiten goed aan bij vaart der volkeren en dat weet ik zeker
niet meer kostendekkend aanbieden en seringssysteem van de bibliobus wordt landelijke acties zoals Nederland Leest, te waarderen.”
krant

6. 6
krant
NK Veldloop
Gemeenteambtenaren 2011
De NK Veldloop 2011 voor Gemeenteambtenaren in Lelystad ligt al weer
achter ons. De organisaties was tevreden. In totaal liepen 4.208 ambtenaren
Ik zit in het ‘oud papier’ uit 293 gemeenten drie verschillende afstanden 6, 9 en 12 km door de natuur-
rijke omgeving van Lelystad. Volgend jaar is er met de 25e editie wat te vieren.
Misschien wel het belang van de Veldloop in het kader van verduurzaming en
Karmac DMS is heel blij dat Edwin Hoekwater (63) per 1 januari het team gezondheid.
versterkt. Edwin heeft jarenlange archiefervaring en beschikt dan ook over Voor Karmac, een van de sponsors lijke en landschappelijke inrichting en
een grote kennis en kunde op dit gebied. en specialist in document management, willen ook dat de burger zich bewust
ligt verduurzaming ten grondslag aan wordt van haar rol in dit kader. Verduur-
Op je 63e nog bij een nieuw het verleden (historische documenten), de bedrijfsactiviteiten. Karmac is bij zaming van de samenleving op diverse
bedrijf gaan werken? Vertel! het heden (de poststroom) als de toe- bedrijfs- en overheidsorganisaties name- niveaus, daar gaat het om. Het is de bur-
“Ik heb jarenlang gewerkt als docu- komst (groeiende dossiers) bezig en dat lijk actief in archivering, digitalisering ger die de planeet leefbaar kan houden.
mentalist bij een gemeente-archief. Ik is nooit saai. Ik vind het belangrijk en van dossiers en onvervangbaar papie- Dat besef begint bij het inzicht in het
ben nu in dienst van Karmac. Karmac interessant om goed, maar vooral soci- ren erfgoed en de inrichting van docu- belang van de eigen gezondheid en die
hoorde via via mijn naam vallen en aal met collega’s om te gaan. Dat maakt mentstromen. Daarin levert de onder- van toekomstige generaties.
heeft derhalve gevraagd of ik in dienst het werk ook leuk natuurlijk.” neming op het terrein van corebusiness Karmac sponsort als duurzaam-
wilde komen. Het bevalt goed. Ik ben een geheel eigen en essentiele wijze een heidsbevorderende organisatie graag de
momenteel bezig met het archief van Je hebt het archiefwezen in bijdrage en vorm aan de trend naar ver- NK Veldloop. In de recente editie betrof
de gemeente Eindhoven – wat moet er je leven zien veranderen. Hoe duurzaming, in dit geval van informatie dit de 6 km loop vanaf 45 jaar die voor de
weg, wat kan bewaard worden. In mei ervaar je dat? en documentatie. gelegenheid was omgedoopt tot Karmac- De lustrumeditie wordt georgani-
zullen we dit project afronden en dan “Ik ben een archiefdinosaurus, ik loop. Met het sponsoren van de NK werd seerd in gemeente Heemskerk op 7 maart
ga ik verder met het volgende project.” heb zoveel gezien. Ik moet wel zeggen Het belang van verduurzaming wordt tevens het Astma Fonds ondersteund. 2012. Karmac hoopt op een mooi vervolg
dat de ontwikkelingen snel gaan. Ik ben door overheden steeds meer onderkend De deelnemers en sponsors brachten en een nieuwe stap in het uitdragen van
Maar je zit tegen je pensioen echt nog iemand van het papiertijd- en uitgedragen. Overheden stimuleren gezamenlijk 6.800 euro bijeen voor het het belang van duurzaamheid voor mens
aan. Moet je niet afbouwen? perk. Ik vind eigenlijk ook dat je geen bijvoorbeeld duurzaamheid in de stede- Astma Fonds. en organisaties.
“Ha, ik ga nooit met pensioen…. papier moet weggooien. Ik ga wel met
Als mijn gezondheid het toelaat, blijf ik de techniek mee hoor, maar historische
zeker tot mijn zeventigste werken. Ik ga
fluitend naar mijn werk. Mijn werk is
documenten moet je naar mijn mening
toch altijd bewaren. Ook al zijn ze gedi-
Even voorstellen
zo ongelofelijk leuk. Je bent met zowel gitaliseerd.”
Archiefwerk is absoluut niet stoffig
Sinds december versterkt Quentin Hermens (38) het team van Karmac
Colofon
De Karmac Krant is een uitgave van Wikipedia, Gemeente Sneek, KvK Alkmaar
Document Management Systems. Hij stelt zich graag even voor.
Wat is je achtergrond? Waar ben je momenteel
de gezamenlijke bedrijven binnen de Vormgeving “Na mijn studie kwam ik eigenlijk mee bezig?
Karmac Groep. Sensum per toeval bij de gemeente Renkum “Ik ben op dit moment gedetacheerd
Oplage: 6.000 Drukwerk terecht. Ik kreeg hier de kans om de bij de gemeente Berkel en Rodenrijs.
Verschijning: 2 x per jaar Van der Wekken, Dronten opleiding SOD te doen. Ik heb vervol- Hier regel ik alle voorkomende taken
Verspreiding: Controlled circulation Kopij, suggesties en bestellingen gens jaren als documentair informatie- met betrekking tot de WABO (wet alge-
onder relaties van de Karmac Groep. krant@karmac.nl verzorger gewerkt.” mene bepalingen omgevingsrecht). Heel
Uitgever leuk en afwisselend werk.”
drs. Meine Breemhaar Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze Hoe ben je bij Karmac terecht Hoe kun je jouw werkstijl
Hoofdredacteur uitgave mag worden verveelvoudigd, gekomen? Hoe vind je het team waar je in omschrijven?
Richard Beers opgeslagen in een geautomatiseerd “Toen ik besloot te gaan samenwo- terecht gekomen? “Mijn kernwoord is ‘helder’. Je moet
Redactiecoördinatie gegevensbestand of openbaar gemaakt, in nen met mijn vriendin in Almere Buiten “Ik heb veel overleg met mijn account- geen dingen beloven die je niet waar
KMM Groep enige vorm of op enige wijze, hetzij elektro- moest ik ander werk zoeken. De keuze om manager en directe collega op kantoor. kunt maken. Soms betekent dat dat je nee
Ben Claessens nisch, mechanisch, door fotokopieën, bij Karmac te solliciteren was een bewus- Wat ik merk is dat het bij Karmac gaat om moet verkopen. Maar liever dat dan ver-
Externe bijdragen opnamen of enige ander manier zonder te. Karmac is een grote en professionele kwaliteit en niet om kwantiteit. Ze hebben wachtingen creëren die je niet waar kunt
Ilse Ruijters, Ab Oudman voorafgaande schriftelijke toestemming speler in het archiefwezen. Het bedrijf is liever een klein aantal goede mensen aan maken. Verder probeer ik me zo snel
Fotografie van de uitgever. digitaal gezien heel goed bezig. Dat sluit het werk dan een groot aantal mensen die mogelijk aan te passen aan de bedrijfs-
Brian Morgan Almere, Deze krant is gedrukt op FSC papier. perfect aan op mijn visie, het archief moet ze in het diepe gooien. Er is echt aandacht cultuur van het project waarop ik word
zijn stoffige imago afschudden.” voor jou als mens.” neergezet.”
www.KARMAC.nl

7. 7
www.KARMAC.nl
Documenten ‘Archief Burger
Weeshuis’ gaan terug tot 1407
Documenten geven beeld van
de roerige historie in Harderwijk
“Het ‘Burger Weeshuis Harderwijk’ hanteerde strenge regels. De weeskin-
deren liepen er veelal opvallend herkenbaar bij. In een soort weeshuisuni-
formpjes. Het werd hen stevig ingewreven dat de bedeling voor ze zorgde.
Dus dat ze dankbaar dienden te zijn. En gehoorzaam. Het archief van het
Weeshuis geeft een beeld van wat er speelde. Doordat het nu gedigitali-
seerd wordt, is het voor een breed publiek gemakkelijk toegankelijk”.
Archivaris D. Hovenkamp leidt het aangevende handels- en visserijstad, er genealogen en andere belangstellenden Burgerweeshuis dit digitaliseringproject
project ‘Digitalisering Archief Burger was een grote Universiteit en er was zal trekken. Dat daardoor meer mensen wel bekostigt. Er vallen weliswaar geen
Weeshuis’ vanuit het streekarchivariaat veel menselijk leed. Hovenkamp: “Zo naar de studiezaal komen voor advies, wezen meer door te verzorgen, maar
Noordwest-Veluwe te Harderwijk. Kar- brandde in 1503 de stad grotendeels af en uitleg en raadpleging kan het gevolg zijn. over geld voor culturele activiteiten, zoals
mac Microfilm Systems bv te Lelystad deden de Fransen het in 1673 nog eens Meer hits leiden dan tot meer bezoek. kunstaankopen en nu het digitaliseren,
kreeg de opdracht om ruim acht meter dunnetjes over. De bevolking, geteisterd “Het is natuurlijk heel interessant al die beschikt men nog wel.
archiefdozen te digitaliseren: rond de door epidemieën als de pest en Engelse namen van wezen, de achtergronden, de Hovenkamp: “Er staat zeker meer
25.000 opnamen van schriften, folio’s, ziekte, stierf in bepaalde periodes als rat- financiers, de aankopen en reparaties. archiefwerk in de steigers. We willen ech-
bonnen, bijlagen, en al dat soort papier- ten. Een deel van de rijke geschiedenis Het beeld hoe men leefde komt zo wer- ter eerst hiervan het resultaat zien. Wij
werk. “Interessante documenten, hoewel van Harderwijk -niet per se de hoogte- kelijk tot leven”. zijn in zee gegaan met Karmac Microfilm
verschillend van kwaliteit, waarvan de punten staat binnenkort op internet”. Systems bv omdat de condities het meest
oudste dateert van 1407”, zo licht Hoven- Geld gunstig waren. En omdat het bedrijf
kamp toe. Meer hits In 1965 werd de Algemene Bijstands- dichtbij in Lelystad is gevestigd“.
Archeoloog Hovenkamp, die inder- wet van kracht en nam de overheid de
Stierven als ratten tijd het bodemarchief (zijn studieobject) verzorging van de wezen over. De oor-
De stad Harderwijk grensde vroeger inruilde voor het papieren archief, ver- spronkelijke taak van het weeshuis werd Documenten geven beeld van de roerige
aan de Zuiderzee. Het was een toon- wacht dat het digitale archief straks veel beëindigd. Aardig is dat de Stichting Het historie in Harderwijk
Digitale akten voor De gemeente Eijsden-Margraten
noemen zich samen Bloesem van het
van de akten gedigitaliseerd en ervoor
gezorgd dat de documenten nu wel los
Bloesem van het Zuiden
Zuiden. De regio is bekend van het typi- op te vragen zijn. Ik stond versteld van
sche Limburgse heuvellandschap en als de korte tijd die Karmac hiervoor nodig
doorkomst bij grote wielerevenementen. had; binnen twee weken was de klus
De gemeente Eijsden-Margraten telt in klaar. In het verleden nam dat meer
totaal 25.000 inwoners; 12.000 uit Eijs- tijd in beslag. De tijdwinst komt onder
Per 1 januari 2011 zijn de Limburgse gemeentes Eijsden en Margraten gefuseerd. De gemeentehuizen van zowel Eijs- den en 13.000 uit Margraten. Zowel de andere doordat Karmac het document
den en Margraten blijven echter beiden in gebruik. Uiteraard betekent dit dat de medewerkers van het gemeentehuis gemeente Eijsden als de gemeente Mar- management systeem waar wij mee wer-
in Eijsden de akten van het gemeentehuis van Margraten moeten kunnen inzien en vice versa. Tot voor kort was dat graten zijn in de jaren ‘90 al begon- ken kent. Veel gemeenten gebruiken dit
niet mogelijk. Het werd tijd voor digitalisering! nen met het digitaliseren van de per- systeem. De juiste koppeling was vrij snel
soonskaarten. Eens per jaar scanden de gemaakt.”
gemeenten bovendien de boeken met
akten. Op zich natuurlijk goed en voor- Martijn Reinders zegt over de
uitstrevend, maar toch liep de fusiege- samenvoeging van de twee gemeenten:
meente Eijsden-Margraten tegen twee “We hadden deze schaalvergroting echt
problemen aan. De akten waren niet nodig. Maar een echt grote gemeente zijn
voorzien van metadata, zodat zij moeilijk we nog steeds niet. We blijven daarom
te doorzoeken waren. Daarnaast werden de akten per jaar digitaliseren. Zo vaak
de akten niet organisatiebreed beschik- worden ze immers niet opgevraagd.”
baar gesteld.
“Ik had van andere gemeenten goede
berichten over Karmac gehoord en zo
zijn we daar terecht gekomen,” vertelt
Martijn Reinders, beleidsadviseur infor-
matiemanagement . “De samenwerking
is goed bevallen. Karmac heeft de bestan-
den op zo’n manier ontsloten dat beide
locaties, via ons documentair manage-
mentsysteem, de akten nu kunnen opvra-
gen. Ook heeft Karmac een extra deel
krant

8. 8
krant
Conservatrix:
Een moderne verzekeraar
met een conservatief beleid
“Conservatrix biedt haar klanten financiële zekerheid. Dit heeft zich in de
laatste paar jaren vertaald in een enorme groei. Het is curieus dat je als onaf-
hankelijke verzekeringsmaatschappij de premie-inkomsten ziet verdubbelen
in tijden van crisis. Wij zijn een verzekeraar met een conservatief beleid. Tege-
lijk werken we met de modernste techniek voor verwerking en opslag van de
dossiers: Karmac scant maandelijks de hele administratieve huishouding en
met het DMS-systeem Alchemy kunnen we er razendsnel onze weg in vinden.”
Christian van Kooten, adjunct- De papieren versie houdt Karmac effec-
directeur van Conservatrix te Baarn, tief gestructureerd opgeslagen in haar
Gemeente Zeevang
benadrukt de hechte samenwerking van moderne warehouse.”
zijn bedrijf met onafhankelijke financi-
ele adviseurs die betrokken zijn bij de Simpele rekensom
klant. “Dat kan alleen door goed te luis- Van Kooten: “Jaren daarvoor werkten
teren, persoonlijke service, als het even we met een eigen scansysteem en sloegen
tevreden gebruiker
kan zonder tijdsdruk, waardoor de klant we de huishouding zelf op. Een bewer-
zich gemakkelijk voelt. Belangrijk in dat kelijke activiteit. Een simpele rekensom
kader is dat Conservatrix financieel advi- leerde ons dat we met uitbesteding veel
seurs een compleet financieel bouwwerk tijd en geld wonnen. We hebben met
aanbiedt gericht op de particuliere en Karmac goede contractuele afspraken
bibliobus
zakelijk eindafnemer met betrekking tot kunnen maken. Men begreep goed wat
wonen, inkomen, oudedagsvoorziening onze problemen waren en kwam met
en nabestaandenzorg.” adequate oplossingen. Gelijktijdig werd
ook op advies van Karmac het Alchemy
Sinds 1872 data-management-systeem aangeschaft,
Conservatrix richt zich dus op zake- waardoor we razendsnel onze weg kun-
lijke en particuliere klanten. Het is een nen vinden in alle bestanden. Alle con-
erkende verzekeraar die zich al sinds tracten -ook die van vóór 2009- zijn op
“Heb ik de boekenbus gemist?” In de ontvangstruimte van het gemeentehuis van Zeevang staat een wat oudere dame 1872 specialiseert in levensverzekerin- deze manier te raadplegen, zodat we per
met een schoudertas gevuld met boeken. De receptioniste vertelt dat de bustijden zijn aangepast, het heeft in de krant gen, pensioenen en hypotheken. Van klant direct kunnen informeren.”
gestaan. “Hmm, nou ja, ik heb mijn boek nog niet uit dus ik heb in ieder geval nog wat te lezen. Maar ik had ook een Kooten: “Hoewel we wellicht minder
boek besteld en ik hoopte dat die er zou zijn vandaag.” naamsbekendheid genieten als de grote Privacygevoelig
verzekeraars, kunnen wij ons uitstekend Het directiearchief is eveneens gedi-
We vangen het gesprek toevallig op. bezuinigd moest worden, hebben een met hen meten. Het bewijs is niet alleen gitaliseerd. Van Kooten: “We wilden per
We zitten te wachten op mevrouw Jetty aantal bibliotheekvestigingen de deuren ons lange leven, maar vooral ook onze se niet dat dit buiten de deur zou gebeu-
Voermans, wethouder van de gemeente gedwongen moeten sluiten. Dat leidde solide financiële basis. Zo is onze solva- ren. Het ging om teveel privacygevoelige
Zeevang. Zij zal ons vandaag alles gaan natuurlijk tot veel commotie. Ja, toen biliteitsmarge bijvoorbeeld drie keer de informatie. Dus schoof Karmac hier de
vertellen over de Karmac Bibliobus in kwamen andere gemeenten hier vragen wettelijke toegestane.” apparatuur naar binnen. Zonder pro-
deze gemeente. Lang duurt het niet voor- ‘hoe doen jullie dat’. Ik ben blij dat wij blemen werd ook dat archief digitaal
dat zij in de deuropening verschijnt. destijds een verstandige keuze hebben 30.000 stukken toegankelijk.”
Mevrouw Voermans is een charman- gemaakt.” Verzekeren vraagt om een goed geor-
te dame die ons mee neemt naar haar ganiseerde administratie. Er zijn con- Kluis werd kantoor
kamer om enthousiast verslag te doen. Hoeveel abonnees heeft tracten met een looptijd tot wel 30 jaar. Inmiddels is het archief uit de kluis
de Bibliobus? Elke mutatie dient snel en nauwgezet en is deze tot kantoor omgevormd. Wel-
De u omringende gemeenten “Onze gemeente telt 6307 inwoners, bijgewerkt te worden en fouten zijn zeer kome ruimte om de snelle groei van
hebben bibliotheek vestigingen. waarvan 889 mensen lid zijn van de onwelkom. Voor Conservatrix betekent Conservatrix op te vangen. De moderne
Jetty Voermans
Waarom heeft de gemeente Zee- Bibliobus. Dat is meer dan tien procent! dit dat er dagelijkse honderden dos- verzekeraar maar met behoudende ken-
vang gekozen voor een Best veel, toch? Ten opzichte van vorig siers passeren. Uiteraard verwerkt het merken op het gebied van product en
BiblioBus? jaar zijn we met 12% gegroeid. We zijn en de bus heeft met iedere school een bedrijf deze al jaren digitaal. “Sinds janu- dienstverlening. Met als slogan: Conser-
“In onze gemeente en ook in de een plattelandsgemeente die bestaat uit samenwerkingsverband. De scholen heb- ari 2009 digitaliseert Karmac maande- vatrix, een beetje conservatief is zo gek
aan ons grenzende gemeenten heeft tot zes kernen. Tussen die kernen zit best ben een collectief abonnement en gaan lijks de ongeveer 30.000 stukken. Deze nog niet.
2009 de Bibliobus van ProBiblio gere- een groot verschil in het aantal en soort met groepjes naar de bus.” komen binnen een week digitaal terug.
den. Door het wegvallen van provin- abonnees. Zo hebben we twee vergrijsde
ciale subsidie hield deze service op te kernen. Neem als voorbeeld Schardam. Bent u tevreden over de
bestaan. De omringende gemeenten heb- In dit dorp, met 106 inwoners, hebben Bibliobus? Stefan de Munnik, manager van Karmac Document Management Solutions:
ben zich toen aangesloten bij bibliotheek vorig jaar twee leden hun abonnement “Zeker. Karmac voert klanttevre- “Conservatrix is een schitterend voorbeeld van hoe de brede expertise van Kar-
Waterland. Zij hebben nu allemaal kleine opgezegd. Percentueel gezien een enor- denheidsonderzoeken uit en neemt de mac een relatie van dienst kan zijn. Van de fysieke opslag van documenten tot het
dependances van deze bibliotheek. me afname. Ik weet wie deze mensen zijn uitkomsten daarvan mee in haar dienst- scannen van de documenten op de Document Campus in Lelystad en op locatie
– je kent hier elkaar nog – en dat één van verlening. Bijvoorbeeld door de collectie bij de opdrachtgever en de advisering rondom de documentprocessen en door
Wij besloten het echter anders te hen is overgestapt op de grote letterboe- aan te passen. Ook hebben ze overleg met inzet van Alchemy. Vanuit het brede netwerk hebben wij Infominds voorgesteld als
doen. We hadden a) goede ervaringen ken service, een vrijwilligersservice die de scholen, bijvoorbeeld over projecten. implementatie partij voor de uitrol van Alchemy en de consultancy daaromheen.
met de Bibliobus en b) vonden we het de boeken haalt en brengt en waarvan de Om Karmac te bedanken, hebben we ze Ook in dat traject heeft Karmac de ontwikkelingen en implementatie nauwlettend
financiële plaatje ongunstig uitvallen. vrijwilligers tijd hebben voor een praatje. vorig jaar, toen de gemeente veertig jaar gevolgd. Dit is zéér succevol verlopen waarbij doelstellingen binnen de tijd en
Om een dependance van de bibliotheek In meer kinderrijke kernen, zoals Kwa- bestond, twee dozen met ‘De Nieuwe Dik binnen het budget zijn afgerond.
te openen moet je forse investeringen dijk, is het aantal abonnees juist gestegen. Trom’ cadeau gedaan. Dit kinderboek is
doen die voor ons op termijn niet haal- Daar staat de bus bij de school en zie je geschreven door de achterkleinzoon van
baar waren. Je ziet nu ook dat met de na schooltijd moeders met hun kinderen C. Joh. Kieviet, Ton van der Lee. Alle vind boeken een heerlijk bezit en heb als een lint door het West-Friese land-
huidige bezuinigingsronden de andere de bus in gaan.” huishoudens uit Zeevang hebben een zelf een grote bibliotheek thuis. Het heeft schap kronkelen. En dan stuiten we op
gemeenten zich aan het herbezinnen exemplaar gekregen. Waarschijnlijk is dit één nadeel, de boeken die je zelf het liefst de Bibliobus. Hij staat op het Dorpsplein
zijn.” Hoe past de Bibliobus in het boek nu te leen in alle Bibliobussen van zijn, leen je uit aan een ander en op die van Beets. Nu beseffen we pas wat voor
beleid van de gemeente? Karmac.” manier raak je ze natuurlijk kwijt.” een afstand er zit tussen deze huizen en
Hebben ze de verkeerde keuze “Als gemeente zetten wij in op onder- het ‘hoofddorp’ van Zeevang, Oosthui-
gemaakt? wijs, sport en cultuur. We willen onze Leent u zelf ook uw boeken bij Hartelijk schudt mevrouw Voermans zen. Met drie boeken stapt een meisje
“Ze hebben destijds de keuze jeugd uitdagen en prikkelen om zich de Bibliobus? ons de hand wanneer we afscheid nemen. met een paardenstaart uit de bus. Nog
gemaakt waarvan zij dachten dat die maatschappelijk te kunnen ontwikke- “Ha ha ha, nee. Ik moet eerlijk zeg- Langs de weilanden rijden we terug naar even en de bus vertrekt naar Middelie.
juist was. Echter, vorig jaar, toen er fors len. Onze gemeente telt vijf basisscholen gen dat ik veel liever boeken koop. Ik huis, dwars door de kleine dorpjes die
www.KARMAC.nl

9. 9
www.KARMAC.nl
Meer doen in minder tijd, met minder geld en met minder mensen. Voor de
Kamers van Koophandel zit er niets anders op. “Ons budget staat in de nabije
Bouwarchief
toekomst zwaar onder druk”. Staffunctionaris Marco Lobregt van de Kamer
van Koophandel Noordwest-Holland is in dat kader niet bang om voor de
troepen uit te lopen. Naast zijn eigen takenpakket pakt hij als coördinator
diverse projecten op van Neerlands kleinste Kamer te Alkmaar. Zo stuurt hij
het digitaliseringproject van het bouwarchief aan, wat ondermeer intensief
KvK Alkmaar
contact met Karmac te Lelystad inhoudt.
Kostenreductie Kamer van Koophandel te digitaliseren
Lobregt ziet digitalisering als één van was heel praktisch van aard. Toen in het
digitaal
de mogelijkheden om tot kostenreductie Alkmaarse pand een deel van het pla-
te komen. Hij zegt: “Landelijk en regio- fond ten gevolgen van het loskomen van
naal wordt de rol van de Kamers bedis- de brandwerende isolatie het begaf, bleek
cusseerd. De Wet op de KvK wordt door een goede en snelle toegankelijkheid van
Den Haag met regelmaat geëvalueerd. het archief een noodzaak.
Doen Kamers nog wat we willen; moet
het niet anders of goedkoper. Dat is de Circa 22 dozen papier, deels tekst
discussie die speelt”. De Kamers wach- en deels tekeningen, werden bij Karmac
ten op uitsluitsel van Minister Verhagen in Lelystad aangeboden. Bouwoverleg-
van Economische Zaken, Landbouw en gen, opleveringsrapporten, tekeningen
Innovatie. Desondanks blijft de Kamer en originele contracten werden zo gedi-
haar missie om ondernemers verder te gitaliseerd dat aan de hand van steek-
helpen met ondernemen centraal stellen. woorden elk thema heel makelijk terug
Veel Kamertaken staan vast. Zo is het te vinden is. Lobregt: “Door zo te filte-
bestieren van het bekende Handelsre- ren kunnen we heel efficiënt werken en
gister bij Wet vastgelegd. “Het instituut nieuwe veranderingen –het gebouw is
bestaat echter uit een constellatie van inmiddels tien jaar oud- voegen we er
veel meer activiteiten. Onmisbaar in dat in eigen beheer zo aan toe. Zo houden
kader is onze voorlichting aan onderne- we het geheel actueel. De kwaliteit is
mers, zowel 1e lijns als specifiek inzake zeer goed, zoals we van Karmac gewend
ondernemerschap. Zo zijn er spreekuren zijn. Rond 2002 digitaliseerde dit bedrijf
met advocaten, accountants en notaris- alle Handelsregister dossiers voor ons en
sen”. Hij vervolgt met: “Het bedrijfsleven voor veel andere Kamers en slaat men
in de regio te stimuleren, is onze derde het papieren archief op. Van dat laatste
en misschien wel meest belangrijke willen wij wel af, want we geloven in
activiteit. De Kamer werkt hiertoe veel de authenciteit van digitaliseren. Het
samen met het onderwijs, de overheid bespaart veel kosten en werk als digi-
en de beroepsverenigingen. Vanuit de tale bestanden dezelfde autoriteit hebben
regio kennen we de situatie, problemen als de papieren. Hiervoor loopt er een
en kansen”. substitutieaanvraag. Voor Karmac is dat
minder leuk, maar anderszijds houdt je
Kansen deze ontwikkeling niet tegen. Men kan
Als we spreken over kansen. De het ook als compliment voor betrouw-
aanleiding om het bouwarchief van de bare kwaliteit beschouwen”. De Kamer van Koophandel in Alkmaar
TenneT kan online bij alle documenten:
“Effectief werken vanuit één documentmanagementsysteem”
Door nieuwe wetgeving is een deel van de transporttaken van regionaal
netwerkbeheerder Enexis bij landelijk beheerder Tennet ondergebracht.
Hierdoor is ook een aantal archieven van Enexis door TenneT overgenomen.
Karmac Informatie & Innovatie te Lelystad zorgt dat circa 150 volle VNG-
archiefdozen worden gedigitaliseerd. Huub Sio, senior medewerker Docu-
mentaire Informatievoorziening van TenneT, is ingenomen met de gekozen
aanpak. “Via documentmanagementsysteem ‘Docuware’ zijn alle documen-
ten straks goed toegankelijk en digitaal beschikbaar”.
taal willen beheren. Ongeveer de helft
van de aangeboden documenten is tij-
dens deze eerste selectie afgevallen. Kar-
mac - dat het best scoorde op de prijs-/
kwaliteitsverhouding van drie opge-
vraagde offertes - maakt PDF-bestan-
den van de overgebleven te digitaliseren
documenten. De metagegevens worden
door medewerkers van Karmac in een
Excel-bestand verwerkt en vervolgens bij
TenneT ingelezen in Docuware”.
Gescheiden voor huishoudens en bedrijven noodza- kend transportnet te kunnen garanderen gen naar Beverwijk, die zowel boven-
TenneT, voor 100% eigendom van de kelijke energiepakket. Netwerkbeheer en houdt TenneT de vraag en aabod van als ondergronds wordt aangelegd. Om
Huub Sio
Nederlandse staat, beheert het landelijke energieverkoop zijn dus gescheiden. electriciteit voortdurend in de gaten. Het de omgeving goed te informeren wordt
electriciteitssnetwerk van 110 kiloVolt waarborgt zo op een veilige en doelma- het digitale netwerk gebruikt, maar ook
De helft valt af en hoger: het Nederlandse hoogspan- Digitale netwerk tige wijze het transport van electriciteit nieuwsbrieven waarin de diverse facetten
“Voordat de documenten naar Kar- ningsnet. Regionale netbeheerders zoals TenneT heeft in Nederland meer dan over alle netten. Omdat het elektrici- van de aanleg de revue passeren. Voor
mac gaan, selecteren wij eerst welke Enexis verzorgen vervolgens het trans- 9.000 kilometer hoogspanningsnet van teitsverbruik toeneemt zijn verschillende persoonlijke vragen kan men sinds kort
documenten voor digitalisering in aan- port naar de eindgebruikers. Producen- 380 kiloVolt (kV), 220 kV, 150 kV en nieuwe hoogspanningsverbindingen in ook terecht in een Delfts informatiecen-
merking komen. Het gaat uiteraard om ten als Nuon en Essent zorgen voor de 110 kV in beheer en een kleine 250 voorbreiding. Actueel is bijvoorbeeld de trum.
Het gemeentehuis in Baarn (foto: Gemeentehuis Baarn)
documenten die we ook werkelijk digi- verkoop van electriciteit en ook gas, het stations. Om een technisch goed wer- 380 kV hoogspanningslijn van Waterin-
krant