Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottoa valmistelevat tehtävät, 5. aallon valmistelutilaisuus 27.8.2019, THL/OPER, erikoissuunnittelija Seija Viljamaa

1. Sosiaalihuollon asiakastiedon
arkiston käyttöönottoa
valmistelevat tehtävät
5. aallon valmistelutilaisuus
Seija Viljamaa, THL OPER

2. Seija Viljamaa, THL OPER 27.8.2019
THL: https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/kanta-
palvelut/sosiaalihuollon-kanta-palvelut/kanta-palvelujen-kayttoonotto
Kirjoita kaava tähän.
5/2019
5-8/2019
6/2019 
8/2019 
1-4/2020
1-4/2020
2

3. Esityksen sisältö
 Liittymisen hallinnointi (1)
 Hankkeen organisointi ja hallinnointi (2)
 Viestintä (3)
 Omavalvontasuunnitelma ja olennaiset vaatimukset (8)
 Asiakirjahallinnon käytännöt (12)
 Henkilöstön kouluttaminen (13)
 Tuotannon aikaisen toiminnan seuraaminen
 Mitä tehdä seuraavaksi?
Suluissa oleva numero viittaa ”Ennen käyttöönottoa tehtävät valmistelut”- Excel- taulukon kohtaan
27.8.2019Seija Viljamaa, THL OPER3

4. Liittymisen hallinnointi (1)
Hankkeeseen liittyviä päätöksiä ja sopimuksia
 Päätös organisaation liittymisestä ja liittymisaikatauluista organisaation hallinnollisen
päätösprosessin mukaan (neuvottelu järjestelmätoimittajan kanssa Kanta- yhteensopivasta
järjestelmästä)
 Organisaation ja järjestelmätoimittajan välinen toimitussopimus
 Vanhat tiedot
 Organisaation ja A-luokan tietojärjestelmätoimittajan välinen toimitussopimus
 Organisaation ja B-luokan tietojärjestelmätoimittajan sekä kolmannen toimijan (migraatioväline)
väliset toimitussopimukset
 Jos tiedonsiirtoon käytetään migraatiovälinettä, tulee migraatiovälineen olla A-luokan järjestelmä
 KELA ja VRK sopimukset tehtävätaulukon kohdissa 1.4 – 1.7
27.8.2019Seija Viljamaa, THL OPER4

5. Hankkeen organisointi ja hallinnointi (2)
Henkilöstön rekrytointi
 Vastuuhenkilöiden nimeäminen
 Asiantuntijuuden paikantaminen oman organisaation sisältä
 Substanssiasiantuntijuutta tarvitaan eri vaiheissa
 Riittävän resurssin rekrytointi
Hankesuunnitelma
 Kansallisen ohjeistuksen kartoittaminen ja perehtyminen siihen
 Laadi organisaation oma hankesuunnitelma
 Ohjausryhmä
 Projektiryhmä
27.8.2019Seija Viljamaa, THL OPER5

6. Hankkeen organisointi ja hallinnointi –
pilottien palautteet
 Materiaalin perehtymiseen ja projektin suunnitteluun kului paljon
oletettua enemmän aikaa. Tarvittavan henkilöstön määrä
aliarvioitiin
 Uusien käsitteiden ja rakenteiden sisäistämiseen kuluva resurssi
aliarvioitiin
 Substanssi asiantuntijoiden resursointi oli haastavaa ja todettiin,
että työtä ei voi toteuttaa oman työn ohella
27.8.2019Seija Viljamaa, THL OPER6

7. Viestintä (3)
 Viestintäsuunnitelman laatiminen
 Viestinnän pääkohderyhmien määrittely
 Sisäinen viestintä
 Johto
 Sosiaalipalvelujen henkilöstö
 Käyttöönottoa edeltävä ammattilaisviestintä sekä koko henkilöstöä koskeva viestintä
 Vanhojen tietojen arkistoinnin osalta henkilöstölle on tiedotettava asiakastietojen pysyväissäilytyksestä
Kanta-palveluissa ja mitä se merkitsee asiakkaan tietojen näkymisessä
 Ulkoinen viestintä
 Kansalaisille sosiaalihuollon Kanta- palvelujen käyttöönotosta ja mitä se tarkoittaa
 Käyttöönottohetken kansalaisviestintä (hyödynnä Kelan tuottamaa materiaalia)
 Viestintäkanavat
 Mitä viestitään ja kuinka usein
 Vanhojen tietojen arkistoinnin osalta asiakkaan on tiedettävä, että hänen tietonsa viedään Kanta-
palveluihin mutta tiedot eivät tule näkyviin Omakantaan
27.8.2019Seija Viljamaa, THL OPER7

8. Omavalvontasuunnitelma 8 §
Sosiaalihuollon ja terveydenhuollon palvelujen antajan on laadittava tietoturvaan ja tietosuojaan sekä
tietojärjestelmien käyttöön liittyvä omavalvontasuunnitelma (9.2.2007/159 Laki sosiaali- ja terveydenhuollon
asiakastietojen sähköisestä käsittelystä: 19 h § Omavalvontasuunnitelma)
 Palvelunantaja
 Vastaa omavalvontasuunnitelmasta ja asiakas- ja potilastietojen käsittelystä toiminnassaan
 Välittäjäorganisaatio
 Vastaa omasta omavalvontasuunnitelmastaan ja välittäjäpalvelun sertifiointivaatimusten täyttämisestä, sen
tietoturva-auditoinnista sekä välittäjäpalveluilta vaadittavista ilmoituksista
 Järjestelmän valmistaja
 Vastaa järjestelmään kohdistuvien vaatimusten toteuttamisesta järjestelmässä
 Tietojärjestelmäpalvelun tuottaja
 Vastaa järjestelmään kohdistuvien vaatimusten todentamisesta sekä sertifioinnista (mukaan lukien
yhteistestaus ja tietoturvallisuuden auditointi), tietojärjestelmäpalvelun tuottamisesta palvelun antajille sekä
tietojärjestelmiin liittyvistä ilmoituksista
Tietoa omavalvontasuunnitelmasta https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-
terveysalalla/tietojarjestelmapalvelut/sosiaalihuollon-tiedonhallinta/kanta-palvelujen-kayttoonotto/ennen-
kayttoonottoa-tehtavat-valmistelut/tietoturvan-ja-tietosuojan-omavalvontasuunnitelma
27.8.2019Seija Viljamaa, THL OPER8

9. Omavalvonta ja Olennaiset vaatimukset:
miksi?
(9.2.2007/159 Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä:19 a § Olennaiset vaatimukset)
 Sote-palvelujen antajan on varmistettava
 Organisaatioissa ja palveluntuottajilla on asianmukaiset tietoturvakäytännöt, toiminnassa
huomioidaan tietoturvallisuuteen liittyvät vaatimukset, ja järjestelmien käyttöympäristössä
huolehditaan asianmukaisesta tietoturvasta
 OMAVALVONTA
 Järjestelmätoimittajien on varmistettava
 Järjestelmissä on käyttötarkoituksen kannalta oikeat toiminnallisuudet, riittävät
tietoturvaominaisuudet ja että ne pystyvät liittymään osaksi Kanta-palvelujen kautta tapahtuvaa
tietojen vaihtoa
 Tietojärjestelmien OLENNAISET VAATIMUKSET
 Koulutus 3.9.2019 Ohjelma ja ilmoittautuminen
THL Tapahtumakalenteri https://thl.fi/fi/ajankohtaista/tapahtumat/tapahtumakalenteri
27.8.2019Seija Viljamaa, THL OPER9

10. Omavalvonnan ja olennaisten vaatimusten
säädökset
 Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007 (päivitetty 2014)
 Laki sähköisestä lääkemääräyksestä 61/2007 (päivitetty 2014)
 THL:n Määräys 1/2015: A-luokkaan kuuluvien sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien
olennaiset tietoturvavaatimukset
 THL:n Määräys 2/2015: Omavalvontasuunnitelmaan sisällytettävät selvitykset ja vaatimukset
 THL:n Määräys 2/2016: Määräys sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaisista
toiminnallisista vaatimuksista
 EU:n tietosuoja-asetus
 Tietosuojalaki
 Lisäksi saatavilla ohjeita ja tukimateriaalia
 Perusperiaate: järjestelmien olennaiset vaatimukset ja omavalvonta muodostavat jatkumon teknisistä
järjestelmäratkaisuista turvallisiin käytäntöihin ja toimintatapoihin päivittäisessä työssä
27.8.2019Seija Viljamaa, THL OPER10

11. EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) henkilötietojen käsittelyä koskevat
periaatteet (Tietosuoja-asetus edellyttää, että rekisterinpitäjä noudattaa henkilötietojen käsittelyä koskevia periaatteita. Periaatteet ovat
tietosuoja-asetuksen keskeisintä sääntelyä.
 Käyttötarkoitussidonnaisuus (henkilötietoja kerätään vain laillisia käyttötarkoituksia varten ja
varmistamaan, ettei henkilötietoja käsitellä näiden tarkoitusten kanssa yhteen sopimattomalla tavalla)
 Tietojen minimointi (Henkilötietojen on oltava asianmukaisia, olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä
on tarpeellista niihin tarkoituksiin, joita varten tietoja käsitellään)
 Tietojen täsmällisyys (Rekisterinpitäjän käsittelemien henkilötietojen on oltava täsmällisiä ja
tarvittaessa päivitettyjä)
 Tietojen säilytyksen rajoittaminen (Henkilötiedot on säilytettävä muodossa, josta rekisteröity
on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista
varten. Rekisterinpitäjä pystyy harvoin määrittelemään tarkkaa säilytysaikaa keräämiensä
henkilötietojen osalta. Säilytyksen rajoittamisen periaate velvoittaa kuitenkin rekisterinpitäjää laatimaan
tietojen säilyttämisajan määrittämisen kriteerit) HUOM! Lakisääteiset velvollisuudet tietojen
säilyttämiseen ja hävittämiseen.
27.8.201911 Seija Viljamaa, THL OPER

12. EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) henkilötietojen käsittelyä koskevat
periaatteet
 Tietojen eheys ja luottamuksellisuus (Periaate velvoittaa rekisterinpitäjään suunnittelemaan
asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimet, joilla varmistetaan henkilötietojen käsittelyn
turvallisuus ja tietojen suojaaminen)
 Rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuus ( Osoitusvelvollisuus on henkilötietolakiin nähden uusi
velvoite. Rekisterinpitäjän on osoitusvelvollisuuden mukaisesti voitava osoittaa, että se noudattaa
henkilötietojen käsittelyä koskevia periaatteita ja asetuksen muuta sääntelyä käsitellessään
henkilötietoja. Pelkkä lainsäädännön noudattaminen ei siten enää riitä. Osoitusvelvollisuus edellyttää
rekisterinpitäjältä muun muassa henkilötietojen käsittelyn aiempaa tarkempaa suunnittelua,
dokumentointia sekä sisäistä ohjeistusta ja tarvittaessa henkilötietoja käsittelevän henkilöstön
koulutusta)
27.8.201912 Seija Viljamaa, THL OPER

13. Asiakirjahallinnon käytännöt (12)
 Asiakirjahallinnon nykytilan kartoittaminen: Asiakirjojen skannauskäytännöt, paperisen
arkiston säilytyspaikat ja -käytännöt
 Sosiaalihuollon erillisrekisterien yhdistäminen ilmoitus- ja asiakasrekistereiksi
asiakasasiakirjalain 22 § nojalla
 ”Seloste käsittelytoimista”- dokumentin laatiminen. Se on kuvaus organisaation
tekemästä henkilötietojen käsittelystä. GDPR velvoittaa organisaatiota laatimaan
selosteen. Tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi/seloste-kasittelytoimista
 Sosiaalihuollon ilmoitus- ja asiakasrekisterin tietosuojaselosteiden laatiminen
 Organisaatio voi myös halutessaan julkaista tietosuojaselosteet asiakkaiden informoimiseksi
27.8.2019Seija Viljamaa, THL OPER13

14. Asiakirjahallinnon käytännöt (12)
 Paperiarkistoissa sijaitsevien asiakirjojen hallinnointi ja käsittelykäytännöt
 Ohjeistus ja koulutus koskien paperisen aineiston käsittelyn muutoksia ja
henkilörekisterimuutoksia
 Paperimuodossa saapuvan asiakasasiakirja-aineiston skannaus- ja säilytyskäytännöistä
sopiminen ja niistä ohjeistaminen
 Perinteinen Arkiston muodostussuunnitelma AMS koskien aineistoa, joka jää vain
paperille
 Tiedonohjaussuunnitelma TOS koskien sähköisessä muodossa olevaa aineistoa
 Kanta-arkistonhoitajan tehtävät ja arkistonhoitajan käyttöliittymän käyttöönotto:
Määriteltävä, kuka organisaatiossa toimii sosiaalihuollon Kanta-arkistonhoitajana.
Ohjeistus ja koulutus
27.8.2019Seija Viljamaa, THL OPER14

15.  Palvelutuotannon asiantuntijoiden hyödyntäminen
 Arkistoitavien asiakasasiakirjojen kartoittamiseen tarvitaan arkisto-osaamista,
pääkäyttäjiä sekä palvelutoiminnan asiantuntemusta
 Asiantuntijaryhmien kokoaminen
 Perustetaan tarvittavat palvelukohtaiset asiantuntijaryhmät
 Kansallisiin asiakirjoihin, prosesseihin ja luokituksiin perehtyminen
 Apuna THL:n asiakasasiakirjojen konteksti-opas ja -taulukko, SosMeta-palvelu,
sosiaalihuollon palveluprosessien kuvaukset, Kansa-koulu-hankkeen nykytilan
kartoituksen työkalu
 Vanhoja asiakasasiakirjoja talletettaessa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon,
on niihin liitettävä vaaditut metatiedot. Sosiaalihuollon metatietomalli (uusi versio
tulossa syksyllä 2019)
27.8.2019THL OPER15
Asiakastiedon nykytilan kartoittaminen ja asiakirjahallinnon
käytännöt vanhojen tietojen arkistoinnissa

16.  Arkistoitavien asiakirjojen kartoittaminen
 Tietojärjestelmien käyttöön liittyvät muutokset riippuvat siitä, käytetäänkö Kanta-
palveluja aktiivisesti vai vanhojen tietojen arkistointiin. Vanhojen asiakastietojen
arkistoinnissa tulee kartoittaa arkistoitavat tiedot ja määrittää, millä metatiedoilla
ne arkistoidaan https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/kanta-
palvelut/sosiaalihuollon-kanta-palvelut/palvelutuotannon-toiminnalliset-
maarittelyt/sosiaalihuollon-palvelutehtavat-ja-sosiaalipalvelut
 Nykyisin käytössä olevien asiakastietojärjestelmien
asiakasasiakirjojen kartoitus
 Organisaatiossa kartoitetaan asiakastietojärjestelmästä löytyvät prosessit,
asiakasasiakirjat ja niiden sijoittuminen prosessin vaiheisiin
27.8.2019THL OPER16
Asiakastiedon nykytilan kartoittaminen ja asiakirjahallinnon
käytännöt vanhojen tietojen arkistoinnissa

17.  Muissa tietojärjestelmissä olevien asiakasasiakirjojen kartoitus
 Organisaatiossa katselukäytössä olevat järjestelmät, sosiaalihuollon asiakastietoa
tallentavat potilastietojärjestelmät, asianhallintajärjestelmät, yleiseen käyttöön
Vanhoja asiakasasiakirjoja talletettaessa Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon,
on niihin liitettävä vaaditut metatiedot https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-
terveysalalla/kanta-palvelut/sosiaalihuollon-kanta-palvelut/palvelutuotannon-
toiminnalliset-maarittelyt/sosiaalihuollon-palvelutehtavat-ja-sosiaalipalvelut (uusi
versio tulossa syksyllä 2019)
 Huom! Potilastietojärjestelmiin tallennettua sosiaalihuollon asiakastietoa ei tällä
hetkellä saa viedä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. THL:n Ohje 6/2013
 Paperisena säilytettävät asiakirjat: muista arkistonmuodostussuunnitelma
AMS ja sähköisenä säilytettävät tiedonohjaussuunnitelma TOS
27.8.2019THL OPER17
Asiakastiedon nykytilan kartoittaminen ja asiakirjahallinnon
käytännöt vanhojen tietojen arkistoinnissa

18. Henkilöstön kouluttaminen (13)
 Pääkäyttäjien, kirjaamisvalmentajien ja muiden kouluttajien
perehdyttäminen
 Ammattilaisten koulutuksen suunnittelu ja järjestäminen, esim.:
 Kanta- palvelujen yleisesittely
 Henkilökunnan kouluttaminen asiakirjalainmukaiseen toimintaan
 Asiakasasiakirjojen käytön yleiset periaatteet
 Tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvä koulutus
 Sovelluskoulutus
 Toimintatapoihin liittyvät koulutukset
27.8.2019Seija Viljamaa, THL OPER18

19. Tuotannon aikaisen toiminnan
seuraaminen
 Ylläpidä työntekijöiden osaamista (tekninen ja sisällöllinen)
 Seuraa asiakastiedon kirjaamisen laatua, esim. asiakasasiakirjojen
laatimista, onko isoja heittoja yksiköiden välillä
 Vanhojen tietojen arkistointi: tarkista tietojen arkistoituminen
Arkistonhoitajan käyttöliittymän avulla
27.8.2019Seija Viljamaa, THL OPER19

20. Mitä tehdä seuraavaksi?
 Perehdy käyttöönottoja ohjaavaan materiaaliin
 Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto THL:n verkkosivuilla
 Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Kelan verkkosivuilla
 Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston I-vaiheen toimeenpanosuunnitelma ver. 2.0
(pdf 439 kt)
 Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton tehtävät sote-organisaatiolle
ver.0.93 (xls 104 kt)
 Kanta- kustannustaulukko
 Käynnistä yhteistyö tietojärjestelmätoimittajan kanssa
 Kokoa projektiin tarvittavat asiantuntijat
 Projektityöntekijät, sosiaalihuollon palvelutoiminnan asiantuntijat ja johdon
edustajat, pääkäyttäjät/ sovellustuki, IT-asiantuntijat
27.8.201920 Seija Viljamaa, THL OPER

21. Mitä tehdä seuraavaksi?
 Suunnittele projekti ja laadi projektisuunnitelma
 Käytä apuna tehtävätaulukkoa. Selvitä, mitkä tehtävistä koskevat
organisaatiosi käyttöönottoprojektia.
 Esimerkkejä projektisuunnitelmista
 Ilmoittaudu projektin keskeisten henkilöiden sekä kirjaamisvalmentajien kanssa
8.10.2019 pidettävään toimintatapakoulutukseen THL:n tapahtumakalenterin
kautta (tulee myöhemmin tapahtumakalenteriin)
 Ota osaa alueesi Sosiaalihuollon Kanta-liittymisten verkostoihin. Lisätietoa OPER-
yksikön alueen erikoissuunnittelijoilta kantapalvelut@thl.fi
27.8.201921 Seija Viljamaa, THL OPER

22. Tehtävätaulukkoon liittyviä linkkejä
• Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton tehtävät sote-organisaatioille:
https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/kanta-palvelut/sosiaalihuollon-kanta-
palvelut/kanta-palvelujen-kayttoonotto/ennen-kayttoonottoa-tehtavat-valmistelut
• Kehittämisprojektit: https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/kanta-
palvelut/sosiaalihuollon-kanta-palvelut/kehittamisprojektit
• Hankesuunnitelma Eksote:
https://thl.fi/documents/920442/3225039/SosKanta_hankesuunnitelma_1.0.pdf/8950cc23-b41f-41de-
871b-25cf09899823
• Viestintäsuunnitelma Eksote:
https://thl.fi/documents/920442/3611794/SosKanta_Viestintasuunnitelma.pdf/5984585b-bf1f-4e75-
b2ef-29d5d8a2c4f5
• Tietosuojalainsäädännön mukainen seloste käsittelytoiminnasta, Tietosuojavaltuutetun toimisto:
https://tietosuoja.fi/seloste-kasittelytoimista
 Sosiaalihuollon asiakirjarakenteiden ja metatietojen palvelu SosMeta-palvelu
27.8.2019Seija Viljamaa, THL OPER22

23. Kiitos
Seija Viljamaa
Erikoissuunnittelija
THL, Oper