2. Sakinnehåll som ingår i helheten
Fastställande av identiteten hos yrkesutbildade
personer inom hälso- och sjukvården och personer som
sköter ärenden
Information till patienten om Patientdataarkivet
Patientens samtycke till och förbud mot utlämnande av
uppgifter
Skötsel av ärenden på någon annans vägnar
Upprättande och lagring av journalhandlingar
Användning av handlingar i Patientdataarkivet
Utlämnande av patientuppgifter
Övervakning av användningen av patientuppgifter
2
4. Användarroller och rättigheter för
yrkesutbildade personer inom hälso- och
sjukvården
Användarrollerna och rättigheterna för yrkesutbildade
personer inom hälso- och sjukvården hanteras inom
hälso- och sjukvårdsorganisationen
När Kanta-tjänsterna används loggar man in i
patientdatasystemen med yrkes- eller personalkort som
beviljas av certifikatutfärdaren för hälso- och sjukvården
Befolkningsregistercentralen svarar för
certifikattjänsterna: https://eevertti.vrk.fi/sv
Anskaffning av certifikat för hälso- och sjukvården:
registreringsställen och anvisningar
https://eevertti.vrk.fi/sv/halsovard
.
4
5. Certifikatkort
Yrkeskort
• För yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården och på apoteken
• Bundet till yrkesrättigheten – inte till arbetsgivaren
Personalkort
• För andra anställda inom hälso- och sjukvården och på apoteken
• Bundet till arbetsgivaren
• För hälso- och sjukvårdsstuderande kan avgiftsbelagda personalkort för
hälso- och sjukvården beställas för praktik.
Aktörskort
• För anställda hos andra än tillhandahållare av hälso- och sjukvårdstjänster
• Bundet till arbetsgivaren
Reservkort
• I stället för ett försvunnet/glömt/söndrigt kort
• Giltigt högst 3 månader (om inte giltighetstiden av någon orsak begränsas
när det beviljas)
5
6. Fastställande av identiteten hos den som
sköter ärenden
Säkerställ att
• du läser rätt persons uppgifter i patientdatasystemet och
Patientdataarkivet
• uppgifter i patientjournaler lagras för rätt person
Varför är det viktigt att säkerställa identiteten?
• Fel äventyrar patientsäkerheten
• Det är ofta resurskrävande att rätta fel
• Den egna organisationen hittar anteckningar om patienten på ett
tillförlitligt sätt
• Andra organisationer ser uppgifterna om rätt patient i
Patientdataarkivet
• Patienten ser sina egna journalanteckningar på Mina Kanta-sidor,
inte texter som gäller andra personer
6
7. Fastställande av identiteten hos den som
sköter ärenden inom hälso- och sjukvården
På mottagningen
• antingen med hjälp av ett fotoförsett kort eller så känner man personen
Vid telefonkontakt
• utifrån svaren på olika frågor
Minderåriga som inte har fotoförsett kort och som man inte känner
• genom att ställa frågor om exempelvis adress, föräldrar, syskon och andra
uppgifter som finns i patientdatasystemet
En patient som inte är kan sköta sina ärenden själv och som får hjälp
av en annan person och patienten har inte något fotoförsett kort och man
känner inte patienten
• med hjälp av personens FPA-kort och frågor som ställs till den andra personen,
t.ex. personens adress och andra uppgifter som finns i patientdatasystemet
7
9. Information till patienten
• Användning och utlämnande av uppgifter i Patientdataarkivet
förutsätter att patienten informerats
• Arkivering av handlingar förutsätter inte information eller samtycke
och patienten kan inte heller förbjuda arkivering
• En patient informeras genast då han eller hon kontaktar hälso- och
sjukvården och man upptäcker att patienten ännu inte har informerats
• Efter att patienten fått information kan han eller hon ge samtycke till
att uppgifter utlämnas eller förbjuda det
• Uppgift om att patienten informerats antecknas i patientdatasystemet,
och via det lagras uppgiften direkt i Patientdataarkivets
Informationshanteringstjänst
• Medborgaren kan också själv ange via Mina Kanta-sidor att han eller
hon har blivit informerad.
• Uppgiften om att information har getts registreras en gång, varefter
alla organisationer som anslutit sig till Kanta-tjänsterna kan
kontrollera saken i Informationshanteringstjänsten
9
10. Informationssätt inom hälso- och sjukvården
Informationen ska ges patienten personligen i samband med tidsbokning
eller anmälan eller i samband med besök på mottagningen eller
hembesök
Informationen ges muntligt eller skriftligt
Patienten kan inte vägra att ta emot informationen
Patienten kan ges en skriftligt broschyr om det riksomfattande
Patientdataarkivet eller så kan den skickas i samband med till exempel ett
tidsbokningsbrev
Informationen kan också ges i telefon eller med hjälp av utrustning som är
avsedd för självbetjäningsanmälan, varvid patienten kan skriva ut skriftligt
informationsmaterial
Informationsmaterialet kan också skickas i samband med elektronisk
kommunikation genom att broschyrmaterialet skickas som bifogad fil till
ett e-postmeddelande eller som en länk till broschyren på webbplatsen
kanta.fi
I patientdatasystemet antecknas att information getts först då patienten
är på plats och man kan konstatera att patienten faktiskt tagit emot
informationen
10
11. Innehållet i informationen
• Innehållet i informationen ska överensstämma med FPAs skriftliga
broschyrer
• Patienten informeras om de riksomfattande Kanta-tjänsterna (Elektroniska
recept, Patientdataarkivet, Mina Kanta-sidor), samtycke som gäller
uppgifter som finns lagrade i tjänsten och möjligheterna att använda dem
samt möjligheten att begränsa utlämnandet av uppgifter
• Broschyrerna finns på adressen http://www.kanta.fi/sv/esitteet
• Beställning av material på finska och svenska:
http://www.kanta.fi/sv/web/ammattilaisille/materiaalin-tilausohjeet
Andra språkversioner kan skrivas ut i pdf-form på sidan kanta.fi-esitteet
t.ex. samiska, engelska, ryska, somaliska, sorani
11
13. Samtycke till utlämnande av uppgifter
• Då man i Patientdataarkivet söker efter handlingar som har producerats av en
annan verksamhetsenhet inom hälso- och sjukvården eller det är fråga om
samma tjänsteleverantörs olika register, är det fråga om utlämnande av en
handling
• Utlämnande av patientens uppgifter förutsätter samtycke av patienten, om
uppgifterna finns i något annat register än hos en annan kommunal
verksamhetsenhet inom samma sjukvårdsdistrikt eller i ett register hos en
annan tillhandahållare av privata hälso- och sjukvårdstjänster
• Användningen av patientuppgifter förutsätter också en vårdrelation, eller någon
annat sakligt samband med patienten
• Samtycket ges en gång och är i kraft tills vidare och omfattar alla uppgifter som
lagras i Patientdataarkivet
• Samtycke kan ges eller återkallas när som helst
• Samtycke kan ges skriftligt hos en verksamhetsenhet inom hälso- och
sjukvården eller elektroniskt på Mina Kanta-sidor
1317.9.2015
14. Förbud mot utlämnande av uppgifter
• En patient kan begränsa användningen av sina patientuppgifter genom att
förbjuda utlämnande av dem
• Ett förbud får utfärdas och återkallas när som helst
• Förbud kan utfärdas skriftligt hos en verksamhetsenhet inom hälso-
och sjukvården eller elektroniskt på Mina Kanta-sidor
• Inom den offentliga hälso- och sjukvården kan förbudet gälla
• en enskild verksamhetsenhet eller tjänsteleverantör
• ett enskilt register
• en enskild servicehändelse (dvs. ett besök eller en period på avdelning)
• Inom den privata hälso- och sjukvården kan förbud utfärdas endast i fråga
om enskilda servicehändelser
• Se närmare: Kanta.fi -> Användningsfall som gäller arkivet (på finska)
• Inom den egna organisationen syns uppgifterna dock oberoende av förbud
14
15. Förbud och nödsituationer
• Innan förbudet tas emot ska förbudets innebörd förklaras för patienten och
patienten kan tillåta att uppgifter utlämnas i nödsituationer
• Patienten ska informeras om att förbudet också gäller situationer där patienten
är medvetslös till följd av en akut livshotande sjukdom eller skada och därför
oförmögen att återkalla ett förbud
Om patienten har tillåtit att uppgifter används i nödsituationer, lämnar
Patientdataarkivet ut även uppgifter som är belagda med förbud vid nödsökning
I en situation där patienten inte har gett samtycke till utlämnande av
patientuppgifter eller patienten inte har kunnat informeras, kan patientuppgifter
lämnas ut via Kanta-tjänsterna med nödsökning
Som exempel kan nämnas bland annat medvetslöshet eller situationer där
patienten på grund av till exempel en funktionsnedsättning eller
minnessjukdom inte kan besluta om sin vård. Då kan uppgifterna användas om
de behövs för att ordna undersökning och vård av patienten
(situationer som avses i 13 § 3 mom. 3 punkten i patientlagen).
15
16. Hantering av samtyckes- och förbudsblanketter
När samtycke/förbud meddelas eller återkallas skriftligt
• Patienten undertecknar dokumentet till exempel i samband med ett besök
hos hälso- och sjukvården
• Patienten ges en kopia av dokumentet och uppgiften antecknas i
patientdatasystemet, som förmedlar den till Informationshanteringstjänsten
• Därefter kan alla organisationer som anslutit sig till Kanta-tjänsterna
kontrollera uppgiften
• I specialfall kan samtycke och/eller förbud också meddelas till exempel i
hemmet, varvid patienten undertecknar den aktuella blanketten (finns i
Kanta-tjänsternas Extranät) hemma och en yrkesutbildad person inom
hälso- och sjukvården lagrar uppgiften i systemet i efterhand
• De undertecknade samtyckes- och förbudsblanketterna (eller kopior)
arkiveras i verksamhetsenheterna inom hälso- och sjukvården, separat från
patientjournalen.
• Deras förvaringstid är 12 år efter att patienten dött eller 120 år från födelsen
16
17. Hantering av samtyckes- och
förbudsblanketter
Inom den offentliga hälso- och sjukvården kan ett förbud meddelas så att
det gäller
tillhandahållare av offentliga hälso- och sjukvårdstjänster inom det
egna sjukvårdsdistriktet när det är fråga om en enskild
tjänsteleverantör eller ett enskilt register
den registeransvarigas egna servicehändelser när det är fråga om en
enskild servicehändelse
Patienten kan meddela förbud som gäller andra tjänsteleverantörer
och servicehändelser på Mina Kanta-sidor
Om patienten inte har möjlighet att använda Mina Kanta-sidor,
antecknas förbudet på en skriftlig förbudsblankett och skickas till den
tjänsteleverantör som förbudet gäller (t.ex. registerkontoret)
Den som tagit emot förbud sparar en kopia av den ursprungliga
blanketten
Den organisation som förbudet gäller registrerar uppgiften om förbud i
sitt system, som förmedlar uppgiften till
Informationshanteringstjänsten 17
19. Minderårig patient
För minderåriga barns del ska information ges barnets vårdnadshavare eller
någon annan laglig företrädare, som därefter kan ge samtycke på barnets
vägnar men inte meddela förbud
Patientdatasystemet innehåller i allmänhet uppgift om en minderårig
patients vårdnadshavare som finns antecknad hos
Befolkningsregistercentralen
Om en minderårig patients frånskilda föräldrar har gemensam vårdnad
räcker det att den ena föräldern meddelar samtycke på den minderårigas
vägnar ifall den minderåriga inte själv är förmögen att besluta om sin vård
När ett minderårigt barn omhändertas eller placeras i vård utom hemmet
förblir barnets föräldrar förmyndare, om inte något annat har antecknats i
uppgifterna om förmyndarskap
Om en minderårig patient bedöms vara förmögen att besluta om sin vård, ges
informationen till patienten, varefter patienten kan besluta att meddela
samtycke eller förbud
Då har en vårdnadshavare eller någon annan laglig företrädare inte rätt att
meddela samtycke eller återkalla förbud
Om information för en minderårigs del har getts vårdnadshavaren eller någon
annan laglig företrädare, ska den minderåriga informeras på nytt senast då han
eller hon fyller 18 år
19
20. Patientens vårdnadshavare eller lagliga
företrädare
Med laglig företrädare avses patientens vårdnadshavare eller
intressebevakare, som har getts i uppgift att sköta ärenden som gäller
patientens hälsa
Intressebevakarens uppgift kan påvisas med ett utdrag ur
förmynderskapsregistret
En laglig företrädare har rätt att ge samtycke om patienten inte har
förutsättningar att bedöma samtyckets innebörd
Samtycke kan ges endast till tillhandahållaren av hälso- och
sjukvårdstjänster, eftersom den lagliga företrädarens samtycke förutsätter att
en yrkesutbildad person inom hälso- och sjukvården bedömer patientens
tillstånd
En laglig företrädare har rätt att återkalla ett samtycke som företrädaren
själv meddelat men kan inte återkalla samtycke som någon annan meddelat
En laglig företrädare kan inte meddela förbud på patientens vägnar men kan
återkalla ett förbud som patienten meddelat, om det kan antas motsvara
patientens vilja
20
21. En fullvuxen som inte förmår besluta om sin
vård och som saknar laglig företrädare
För en fullvuxen som inte förmår besluta om sin vård och som saknar
laglig företrädare ska vården ordnas på det sätt som bäst motsvarar
patientens vilja
För att utreda patientens vilja ska man höra patientens lagliga
företrädare, en nära anhörig eller någon annan närstående (6§i
patientlagen)
Patienten kan informeras och det kan antecknas att informationen har
getts, även om patienten inte förstår informationen till alla delar
En person som inte förstår innebörden av samtycke eller förbud kan
dock inte meddela giltigt samtycke eller förbud
Om patienten inte har någon laglig företrädare finns det ingen som
kan meddela samtycke eller förbud på patientens vägnar
I sista hand kan en intressebevakare förordnas för patienten
21
23. Journalhandlingar och servicehändelser
I Patientdataarkivet ska varje journalhandling alltid knytas till någon
servicehändelse
På så vis kan patienten om han eller hon så vill förbjuda att handlingar om en
specifik servicehändelse utlämnas
Med servicehändelse avses en enskild tjänst som ordnas eller
tillhandahålls mellan en tillhandahållare av hälso- och
sjukvårdstjänster och en patient
En servicehändelse kan vara
Ett besök på mottagningen inom öppenvården eller en motsvarande händelse
En behandlingsserie som genomförs av en bestämd orsak (seriebesök)
En period av vård på avdelning inom institutionsvården
23
24. Skapande av en servicehändelse
Under samma servicehändelse antecknas alla undersökningar, åtgärder och
andra anteckningar som tidsmässigt hänför sig till den
Till servicehändelsen fogas också till exempel de handlingar som blir färdiga efter
besöket, såsom laboratorieresultat som blir klara senare
Patientdatasystemet sluter sig i så stor utsträckning som möjligt automatiskt till
vilken servicehändelse en handling jämte anteckningar hör
I vissa situationer är det dock omöjligt för systemet att sluta sig till vilken
servicehändelse det är fråga om och då måste användaren antingen välja en
tidigare servicehändelse eller skapa en ny
En ny servicehändelse skapas när
det är fråga om tidsbokning, bedömning av vårdbehovet eller en remiss
patienten sätts i kö eller skrivs in på jouren eller en bäddavdelning
patienten flyttas från en bäddavdelning till en annan och orsaken till vården ändras
begäran om konsultation framställs till en annan organisation
Någon ny servicehändelse skapas inte om
patienten flyttas från en bäddavdelning till en annan eller specialiteten ändras men
orsaken till vården ändras inte
begäran om konsultation görs internt inom den egna organisationen 24
25. Exempel på en typisk servicehändelse
Ett besök till vilket hänför
sig röntgen- och
laboratorieundersökning
samt att
undersökningsresultaten
meddelas per telefon
På webbplatsen Kanta.fi finns Exempel på olika servicehändelser (på finska)
Se också videon Skapande av servicehändelser (på finska)
Besök på
mottagningen Röntgen Laboratoriet Samtal
Anteckningar Bild + utlåtandet lab.resultaten Anteckningar
Handlingar anslutning till servicehändelse
Sökuppgifter
26. Upprättande och lagring av journalhandlingar
Enligt förordningen om journalhandlingar ska anteckningar i
journalhandlingarna göras utan dröjsmål, senast inom fem dygn efter att
patienten avlägsnar sig från mottagningen eller efter att servicehändelsen
i övrigt avslutas
En remiss ska sändas till platsen för fortsatt vård utan dröjsmål, även i
icke-brådskande fall inom fem dygn
Remiss och svar i vården börjar lagras i Patientdataarkivet senast 2017
Patientdatasystemet sammanställer en handling av anteckningarna och
lagrar den i Patientdataarkivet
Halvfärdiga anteckningar ska godkännas innan de lagras i arkivet, även
noteringar som studerande gjort och utskriven diktamen
Färdiga anteckningar kan lagras i arkivet till exempel en gång per dygn
Vid behov lagras de omedelbart, så att de genast är tillgängliga i andra
vårdenheter
Handlingar kan också kompletteras i efterhand
26
27. Användning av tillfällig identifikationskod
I Patientdataarkivet införs även sådana patienters journalhandlingar som
har en tillfällig identifikationskod
Uppgifter kan lagras (uppfyller skyldigheterna som gäller
långtidsarkivering), men de kan inte lämnas ut till andra organisationer
Handlingar som upprätthålls i Informationshanteringstjänsten kan inte
heller användas om patienten har en tillfällig identifikationskod
Sådana handlingar som upprätthålls är
Informations-, samtyckes- och förbudshandlingar
Viljeyttringar
Hälso- och vårdplan (tas i bruk senast 2017)
Då personen senare får en permanent personbeteckning, ska uppgiften
rättas i patientdatasystemet
Patientdatasystemet uppdaterar uppgiften i arkiverade handlingar och
möjliggör även utlämnande samt användning av handlingar som
upprätthålls
27
28. Handlingar som syns med fördröjning på
Mina Kanta-sidor
Medborgarna ser handlingarna på Mina Kanta-sidor genast då de har
arkiverats
I specialsituationer kan dock visningen av en handling på Mina Kanta-
sidor fördröjas, antingen för viss tid eller permanent
Fördröjning för viss tid: om man först vill gå igenom saken personligen med
patienten, t.ex. resultat som hänför sig till misstanke om en allvarlig sjukdom
Permanent fördröjning: anteckningar som inte alls kan visas patienten,
eftersom de kan allvarligt äventyra patientens hälsa eller någon annans
rättigheter
Grunder för att inte visa anteckningar
11-12 § i offentlighetslagen (bl.a. utlämnandet av uppgifter skulle strida mot ett
synnerligen viktigt allmänt intresse, ett barns intresse eller ett annat synnerligen
viktigt allmänt intresse)
26-28§i personuppgiftslagen (informationen kan medföra allvarlig fara för den
registrerades hälsa eller vård eller för någon annans rättigheter)
Vissa anteckningar kan fördröjas automatiskt i patientdatasystemen, t.ex.
resultaten av vissa laboratorieundersökningar
I övrigt antecknar användaren fördröjningen och dess längd för hand 28
29. Rättelse av felaktiga anteckningar
Om journalhandlingar innehåller felaktiga eller onödiga uppgifter,
ska de felaktiga eller onödiga uppgifterna rättas, strykas eller
kompletteras utan onödigt dröjsmål på eget initiativ eller patientens
yrkande
För rättelse av en handling svarar den tillhandahållare av hälso-
och sjukvårdstjänster som har producerat handlingen.
Rättelsen görs av den person som gjort den ursprungliga
anteckningen eller av den person som ansvarar för hälso- och
sjukvården vid verksamhetsenheten eller en av denna skriftligen
befullmäktigad person
Rättelserna görs i patientdatasystemet, som lagrar informationen i
arkivet
Patientdatasystemet och Patientdataarkivet sköter
versionsuppdateringen tekniskt så att användaren ser den senaste,
rättade versionen av handlingen
Den gamla versionen av handlingen överförs till bakgrundsarkivet,
där arkivarien vid behov kan söka efter den
29
30. Arkivering av patientuppgifter som
uppkommer inom köpta tjänster
Handlingar som uppkommer i samband med köpta tjänster fogas
till beställarens register med hjälp av fullmakten som gäller köpta
tjänster
Fullmakten som gäller köpta tjänster ger producenten rätt att
söka efter patientuppgifter i Kanta-tjänsterna
Fullmakten som gäller köpta tjänster kan genomföras antingen
direkt i patientdatasystemet eller via ett separat system
Arkivering av handlingar som producerats i samband med köpta
tjänster ska tas i bruk senast vid utgången av 2017.
Till dess agerar man inom hälso- och sjukvården i enlighet med
organisationens nuvarande praxis
30
32. Att söka efter och utlämna journalhandlingar
I Patientdataarkivet kan man söka efter journalhandlingar i den egna
eller en annan hälso- och sjukvårdsorganisations eller en självständig
yrkesutövares patientregister
Det handlar om utlämnande av handlingar då man söker efter uppgifter i t.ex.
en annan verksamhetsenhets eller självständig yrkesutövares register
• Upplämnande av uppgifter förutsätter att patienten eller patientens företrädare
har informerats samt nödvändigt samtycke, dessutom kan patienten begränsa
utlämnandet genom förbud
• För att söka efter uppgifter i arkivet förutsätts alltid en vårdrelation eller
något annat sakligt samband med patienten
Vårdrelationen säkerställs i patientdatasystemet och om någon gällande
vårdrelation inte existerar ska användningen av uppgifter motiveras separat
Målet är att förhindra oegentligheter och underlätta loggövervakningen - inte
att förhindra korrekt användning av uppgifterna
I patientdatasystemet kan informationssökningen begränsas
t.ex. med tids- eller vybegränsningar av handlingar som är av betydelse för
patientens vård
32
33. Specialskyddade uppgifter
Specialskyddade anteckningar är enligt 4 § i förordningen om
journalhandlingar (298/2009) dagliga anteckningar och
sammanfattande anteckningar inom psykiatri och medicinsk genetik
För att använda specialskyddade uppgifter krävs separat
bekräftelse av användaren innan uppgifterna används
Skyddet gäller inte uppgifter om medicinering och kritiska risker
33
34. Utlämnande av journalhandlingar till
patienten, myndigheter och andra instanser
(1/2)
Om handlingar utlämnas utanför Patientdataarkivet (elektroniska
handlingar, papperskopior, utskrifter) ska ett utlämnandemeddelande
(LILM) sparas i Patientdataarkivet vilket kompletterar Kanta-tjänsternas
utlämningslogg
På så vis bildas heltäckande uppgifter om utlämnande handlingar
Via Mina Kanta-sidor kan patienten följa vilka handlingar som
utlämnas
Om information om att en handling utlämnats inte får förmedlas till
patienten, antecknas uppgift om sekretess i utlämnandemeddelandet
(t.ex. vissa handlingar som utlämnas till polisen)
Varje verksamhetsenhet/registeransvarig inom hälso- och sjukvården
lämnar ut endast handlingar i det egna registret med beaktande av
eventuella förbud
När papperskopior lämnas ut kan förbud som patienten meddelat
kontrolleras i Informationshanteringstjänsten 34
35. Utlämnande av journalhandlingar till
patienten, myndigheter och andra instanser
(2/2)
Utlämnandemeddelande uppkommer automatiskt till exempel då
uppgifter utlämnas mellan patientregister i sjukvårdsdistriktets
regionala informationssystem
Över utlämnande av papperskopior eller pappers utskrifter ska ett
utlämnandemeddelande fyllas i manuellt i patientdatasystemet
Utlämnandemeddelande sänds också då uppgifter skrivs ut till
patienten, till exempel på grund av begäran om kontroll eller av någon
annan orsak
Meddelande behöver inte sändas då personalen skriver ut uppgifter för
den egna organisationens (den registeransvarigas) eget bruk
35
36. Loggövervakning
Användning av uppgifter i det egna patientregistret och uppgifter
som utlämnats från Patientdataregistret (utlämningsloggregister) ska
följas regelbundet med hjälp av loggövervakning i hälso- och
sjukvårdsorganisationerna
Det är bra att särskilt följa
användningen av handlingar på grund av särskild orsak
användningen av specialskyddade uppgifter
användningen av nödsökning
Den mottagande organisationen är skyldig att följa användningen av
utlämnade uppgifter
Verksamhetsenheten ska också följa utlämnandet av patientuppgifter
som uppkommer i dess verksamhet till andra organisationer
Patienten kan vid behov begära att få noggrannare logguppgifter om
användningen av sina patientuppgifter genom att kontakta den
verksamhetsenhet inom hälso- och sjukvården till vilken hans eller
hennes uppgifter har utlämnats
36