Slide del Webinar del 10 aprile 2018, organizzato in collaborazione con IUNGO durante il quale sono state approfondite le opportunità della digitalizzazione dell'intero Ciclo Passivo aziendale. #MAKEITDIGITAL

1. Digitalizzazione
dei processi di acquisto
Gestione completa del CICLO PASSIVO
Webinar del 10 Aprile 2018

2. Programma del webinar
Ciclo Passivo
Piattaforme abilitanti: ARXivar e IUNGO
Gestione processi e documenti Ciclo Passivo
Metadati e gestione del reporting
Conclusioni e domande

3. Azienda specializzata in ambito Enterprise Information Management
Document Management System
Business Process Management
Conservazione Elettronica a Norma
Fatturazione Elettronica

4. Sosteniamo le imprese nel far diventare la
collaborazione con tutti i propri partner un fattore
di successo, fornendo soluzioni che sono lo
standard dei mercati dove operiamo.
Chi è IUNGO

5. 2 sedi: Modena e Milano
350 clienti in tutto il mondo
65.000 fornitori integrati
37 partner tecnologici e
strategici
35 gestionali collegati
3 brevetti internazionali
Dal 2004 a oggi

6. La razionalizzazione del ciclo passivo e l’automazione dei processi di comunicazione
e di scambio documentale comportano diversi vantaggi:
• Agevole e tempestivo accesso alle informazioni
• Eliminazione degli errori di trasmissione
• Riduzione dei tempi di fatturazione passiva
• Riduzione dei tempi dei pagamenti
• Condivisione informazioni/documenti interna ed esterna
Supply Chain Collaboration
Ciclo Passivo

7. Quali sono le caratteristiche che bisogna tenere a mente nel momento in cui si
decide di avviare un progetto innovativo di Supply Chain Collaboration?
• Coinvolgimento e collaborazione dei fornitori
• Scalabilità e profondità
• Condivisione organizzata delle informazioni
• Integrazione di tutti i sistemi aziendali (ERP-MRP)
• Misurazione delle performance, per monitorare e correggere le azioni.
Ciclo Passivo

8. Modellazione grafica
dei workflow aziendali
Monitoraggio processi
Analisi KPI
Interfaccia
guidata utenti
Firma
Grafometrica
Collaborazione
e Mobilità
Condivisione
Informazioni
Integrazione
con applicativi
esterni

9. – Ambiti di intervento

10. La metodologia IUNGO

11. Come comunica il fornitore

12. Come funziona IUNGO

13. IUNGOmail

14. Portale cliente

15. Informazioni
Documenti
Performance
Processi
Collaboration
Monitora
ARXivar e IUNGO

16. Dalla catalogazione dei fornitori, alla gestione completa del
ciclo passivo in modalità paperless
Qualifica
nuovi
fornitori
Vendor
Management
Richiesta
d’acquisto
Ordini
d’acquisto
Ingresso Merce Fatturazione Reporting
ARXivar e IUNGO

17. L’albo fornitori permette di gestire una
procedura per la qualificazione e
categorizzazione permanente dei fornitori e
della loro capacità di offerta, sulla base di
informazioni e valutazioni formalizzate ed
oggettive.
• Raccolta informazioni fornitori tramite
questionari modulabili in base alle
esigenze del cliente
• Manutenzione automatica delle
informazioni in scadenza
• Gestione della raccolta di certificazioni
dei fornitori
Albo fornitori

18. Con ARXivar è possibile implementare un processo per
la gestione delle Gare di Appalto:
• Raccolta della documentazione necessaria alla
partecipazione alla gara
• Certificazione del momento di ricezione delle
richieste di partecipazione
• Gestione step approvativi delle richieste
• Quantificazione durata processo di gestione della
gara
• Tracciabilità costante delle attività da svolgere e di
quelle svolte
• Coinvolgimento di diverse aree funzionali
contemporaneamente con task indipendenti
Gestione Gare di Appalto

19. • Creazione RDA a partire dai
fabbisogni inviati dal gestionale o
creati direttamente su IUNGO
• Selezione fornitori a cui mandare la
RDO in base alla classe
merceologica a cui appartengono
• Invio automatico e raccolta delle
offerte dei fornitori direttamente su
IUNGO
• Creazione di una matrice di
confronto tra le offerte ricevute per
identificare il fornitore migliore
• Invio automatico dell’ordine di
acquisto al fornitore selezionato
RDO e RDA

20. • Creazione del fascicolo ordine che arricchisce con
altri documenti creati o acquisiti lungo tutto il
processo di acquisto
• Autorizzazione Ordine: processo che coinvolge
diversi utenti in base al tipo di prodotto trattato e
all’importo ordinato
• Riconciliazione Conferma d’Ordine: il legame tra i
documenti è interrogabile in qualsiasi momento
da entrambi i documenti collegati
• Predisposizione, redazione e validazione
contrattualistica
Approvazione ODA 3124 – Talea Consulting
Gestione Ordini di Acquisto

21. • Gestione della fase di «trattativa»
e della comunicazione con il
fornitore
• Eliminazione delle attività a
basso valore aggiunto relative
all’inserimento delle conferme
d’ordine sul gestionale
• Completa tracciabilità delle
informazioni scambiate con i
fornitori
• Invio automatico delle conferme
al gestionale
VISTA FORNITORE (IUNGOmail)
VISTA BUYER (Portale IUNGO)
Gestione Ordini di Acquisto

22. • Possibilità di allegare documenti alla
riga o alla testata dell’ordine
• AVC (Automatic Version Check): il
fornitore ha sempre disponibile l’ultima
versione aggiornata dell’ordine e dei
suoi allegati
Gestione Allegati

23. • Eliminazione delle attività a
basso valore aggiunto relative
alla raccolta delle dichiarazioni
• Disponibilità di certificazioni
sempre aggiornate
• Invio automatico delle richieste
di aggiornamento
• Immediata corrispondenza tra i
codici articolo e le relative
dichiarazioni
• Una sola interfaccia per la
raccolta delle dichiarazioni
Gestione Dichiarazione di Origine

24. • Possibilità per il fornitore di
generare, direttamente dal piano
di consegna, un documento di
prebolla con l’indicazione dei
codici in consegna
• Possibilità per il fornitore di
generare le etichette con i codici
del cliente da allegare ai colli in
consegna
• Snellimento del processo di
entrata merce e chiusura
automatica delle righe consegnate
su IUNGO e sul gestionale
Entrata Merce

25. Registrazione manuale
da filiale
Stampa
automatica
Barcode
Apposizione
Barcode sul
documento
Scansione massiva per
associazione
Barcode/profilo
Bolle Entrata Merce
Archiviazione automatica
documento da mail
Registrazione su
ERP
Passaggio automatico
informazioni ad ARXivar
ERP

26. Il fornitore ha la
possibilità di indicare
quali righe andrà ad
inserire nella sua
fattura, creando una
prefattura (fattura
attesa) che il cliente
può caricare sui propri
sistemi.
Prefatture

27. Fatturazione B2B

28. In ARXivar è possibile configurare un workflow di Approvazione delle Fatture ricevute che:
• Controlli la presenza di ordini / DDT e li colleghi alla fattura
• Determini gli utenti che devono approvare la fattura in base a diversi fattori (importo,
tipologia acquisto, tipologia fornitore)
• Gestisca un sistema di notifiche a tutti gli utenti coinvolti
• Inoltri le fatture a chi le deve registrare e pagare
Questo processo consente di standardizzare e certificare la procedura di approvazione dei
pagamenti, restando flessibile alle caratteristiche del documento ricevuto.
Approvazione Fatture

29. • Analisi di KPI relativi alla
performance dei fornitori
• Tasso di conferma
• Ritardi nella consegna
• Indice di collaboratività
• L’analisi si basa su dati oggettivi
relativi alle informazioni
scambiate con i fornitori tramite
IUNGOmail
• Possibilità di estrarre report
individuali per ogni fornitore
ARXIVAR
• Analisi di KPI relativi alla
performance dell’ufficio acquisti
Reporting – Kpi Fornitori

30. Con ARXivar si possono estrarre grafici e
analisi statistiche sui processi in corso e
conclusi:
• Numero di documenti e informazioni
gestite
• Tempistiche di gestione di
ciascuno step
• Colli di bottiglia
• Attività gestite da ogni utente
• Distribuzione delle attività in
un arco temporale
Reporting – Kpi Processi

31. Conclusioni e Domande

32. Invito Master Class IUNGO

33. Invito all’evento