數位發展的趨勢，所有的軟體工具都在雲端上。我們的員工同仁、服務對象、捐款人、志工、理（董）監事…等等許多不同的關係人，需要垂直的、水平的、小團體的、大團體的、跨團體的溝通和協作平台，很多時候，工作者小小的心願是：可否更公私分明一些？同時對組織來說，資料能做更好的控管與保存。 現在，這些都不是遙不可及的夢想，也都能在組織可負擔的成本和人力下做到。雲端發展讓非營利組織有更多資源可使用、更輕易跨越時間和空間的限制，並整合不同的力量。科技濃湯平台上的雲端捐贈也越來越多，我們將以微軟的 Office 365 雲端辦公室系統為例，和大家分享最新趨勢與實案經驗。

1. Office 365 導入經驗分享
心 路 基 金 會

2. 感謝 Microsoft & 科技濃湯
我們目前使用 Office 365 員工數約 500多人

3. 導入契機
• 原本使用的是 Google 免費測試帳號（只有 500 個帳號，已經不
足）
• 2018心路要導入「人事系統」，為維護員工權益，每個員工一定
要有 Email 帳號來收到人事系統的通知。
• 剛好手邊有 科技濃湯 與 微軟 提供了 Office 365 「免費」的方案
（一口氣給他申請1000個帳號！）

5. 導入技術障礙（資訊技術問題）
• 申請 Office 365 時，要帳號來認證
• DNS 是啥？在那裡？怎麼設定？怎麼認證？
• 使用者帳號開立（可使用匯入方式建立！）
• 登入網頁修改（是否要有公司Logo？）
• 承上～要不要自己設計一個內部網站？
• （↑↑↑ 哇！大問題 ↑↑↑）

6. 微軟 Office 365 預設登入畫面

7. 心路內部網站(由 Sharepoint 建置)

8. 導入障礙（同仁使用上）
不 習 慣

9. 就讓時間沖淡這一切吧！

10. 使用現況

11. 嗯！圖很漂亮，但我看不懂！
（這圖其實不重要啦！）

12. 導入經驗分享
Outlook OneDrive Sharepoint

13. Outlook 導入重點提示1
• Outlook 是最主要與最直覺的功能，導入時可能會遇到的問題有：
• 要不要允許同仁申請別名？組織要決定！(可能沒此問題！)
• 由 Gmail 轉過來的要留意，Gmail 寄信的「群組」在 Outlook 中
叫做「連絡人清單」，O365 的「群組」是另外的功能。
• 注意「焦點收件夾」這件事！
• Outlook 「設定」好多好複雜，要多玩玩看！
• 寫信出去時，對方收信會顯示一個您的名稱，那個設定藏在「設
定」的「一般」-「我的帳戶」中，不在「設定」-「郵件」裡喔！
也不是去改帳號名稱喔！

14. Outlook 導入重點提示2
• 提醒同仁要好好設定簽名檔（如果貴組織有要宣導 FB、Line@
之類的！）
• 可以教同仁使用以下功能：
• 自動回覆、送達回條、讀信回條、郵件置頂、@提及功能…
• 導入前，多玩一點吧!

15. OneDrive 導入重點提示
• 以我們的推廣經驗，雲端硬碟，對大部分同仁來說，是很新的東
西。
• 需要教育訓練。（資料備份的概念～是資料至少要有兩份以上
喔！）
• 視同仁的工作性質不同，可能要區分教學內容，給予不同的作業
方式建議：如有固定電腦的同仁與共用電腦的同仁。
• 分享的權限、時間概念。
• 若共用資料～要注意會「不小心」殺掉檔案同仁。哈哈！

16. 內部網站 與 SharePoint

17. 偷看一下～心路內部網站1(野人獻曝)

18. 偷看一下～心路內部網站2

19. 偷看一下～心路內部網站3

20. 以上看到的功能，簡單學習一
下下，大家都可以上手的。

21. 內部網站 導入重點提示
• 不要急，不要想一次到位。
• 要找到常態性資料提供單位（比如：行政，財務…），負責人。
• 不用盯，要提醒。
• 重要訊息我們還是會發 Email 主動通知同仁。

22. 心路的 Sharepoint 使用（場地租借）

23. 心路的 Sharepoint 使用（專案管理）

24. 心路的 Sharepoint 使用（資源運用）

25. Sharepoint 導入重點提示
• 若組織中有具備資料庫概念的同仁，自行設計一兩個簡單的表單
來用，是沒啥問題的。甚至配合後續的 Power APP 進行行動化，
都很*容易*。
• 心路的做法：若分中心或同仁有需要「創造」數位化表單的想法，
可與資訊部討論評估，是否使用 Sharepoint 便能解決。
• 如果要使用 Sharepoint 建立複雜的專案（許多表單互相關聯，要
有流程變化…），需要「高手」幫忙。
• 在電腦上使用或許還好用～但，如果要輸出成特定樣式的報表
（如要配合評鑑？），那就…

26. 關於 Office 365 的其他
• OneNote 很好用，大推。（也可以用在部門內進行資訊交流*）
• Teams 正研究要如何推廣，以資訊安全的立場，在「企業的內部」
應該用 Teams 取代 Line。
• 其他部分～我（個人）比較少用，就沒辦法分享給各位了。

27. 報告完畢
謝謝