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palais des
congrès
Paris




7, 8 et 9
février 2012
Gestion Documentaire Enrichie pour
SharePoint 2010 :
Capture, Recherche & Collaboration

07 février 2012
Edward O’MEARA
EMEA Business Development Manager
Kodak
www.kodaktransforms.com
 LES FILIALES DE KODAK EN DEHORS DES ETATS-UNIS POURSUIVRONT LEURS
ACTIVITES NORMALEMENT PENDANT LA RESTRUCTURATION VOLONTAIRE
(PROCEDURE DU CHAPITRE 11) DES ACTIVITES AUX ETATS-UNIS

Les filiales hors des Etats-Unis ne sont pas incluses dans cette procédure et ne sont pas
sous contrôle judiciaire
La circulation des marchandises et des services vers les clients continuera normalement
dans le monde entier
La Société obtient aux Etats-Unis 950 millions de dollars dans le cadre d’un financement
de débiteur-exploitant
Pour améliorer ses liquidités aux Etats-Unis et dans le reste du monde,
Monétiser les brevets non stratégiques,
Résoudre équitablement les problématiques de pensions,
Permettre à la société de se concentrer sur ses secteurs d'activités les plus
rentables.
Les bases d’une GED réussie




              Adoption des Utilisateurs
                  Méthodologie
                    Technologie
ECM : 1 Stratégie & 5 Phases
Gérer la Croissance du Contenu Non-Structuré
Meilleures pratiques pour la GED
SharePoint
   Gouvernance
   Gestion du Cycle de Vie du Contenu
   Plan de Classement
   Ressources
   Gestion du Changement
   Gestion des Exceptions
   Traçabilité
   Politique de Rétention
Documents & Processus Métiers
      Quel processus allez-vous implémenter en priorité dans
      SharePoint 2010?
                                                    Marketing     •   Direct Mail
                          Customer                                •   Newsletters
                          Call Center                             •   Product Marketing Brochures
                                                                  •   Product Specifications
             • Letters                                            •   Market Attack Plans
             • Vouchers                                                                              Sales
             • Coupons                                                                                 •   Sales Manuals
             • Checks                                                                                  •   Proposals/RFPs
             • Sales Program                                                                           •   Event Invitations
               Information                                                                             •   Sales Collateral
             • Product Literature                                                                      •   Parts Catalogs
                                                     Enterprise
                                                    Information                                            Accounting
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   Communications         • Product Drawings                                    General Services
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   Education              • Safety Data Sheets                                   •   Commercial Print
                          • Change Orders                                        •   Publishing/Reprographics
                          • Process Sheets                                       •   Forms
                          • Product Documentation                                •   Transactional Documents
SharePoint 2010 : Focus GED

  Document Sets
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Pourquoi la GED dans SharePoint?


  SharePoint est déjà dans votre entreprise !
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Adoption Utilisateurs:
Simplifier la Capture
Contrôle,                                                           Coût SW
Conformité                                                          < 4000 €
& ROI
                        Recherche Approbation Workflow   Stockage




                                                            Envoi automatique des
                  Numérisation en       Dossiers surveillés Documents et Données
Collaborateurs
                 réseau libre-service   et tâches illimités    dans SharePoint
Adoption Utilisateurs:
Simplifier la Capture… riche en informations !
Adoption Utilisateurs:
Simplifier la Capture… riche en informations !
            CAPTURE                           INDEXATION                     ENVOI

  Entrée     Optimiser    Extraire les   Indexer les    Valider les   Formater
Documents                  Données       Documents     Informations Image & Data     Envoi
            les images




                                                                                     ODBC


      Scanners           CAPTURE PRO SOFTWARE
Adoption Utilisateurs:
Simplifier la Capture… riche en informations !
Adoption Utilisateurs:
Simplifier la Capture
Scan & View                                                    Coût SW
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                                             Numériser, Visualiser, Comparer,
   Agents         Numérisation ponctuelle
                                                Editer, Indexer, Annoter
Service Clients     depuis SharePoint
                                               & Trouver dans SharePoint
DEMO

Numériser depuis SharePoint vers SharePoint:
Kodak Scan And View
De SharePoint vers SharePoint:
Kodak Scan And View : DEMO numérisation




                                 Slide 17
Meilleures Pratiques : Trouver + vite
vos documents SharePoint
   Taxonomie: Comment classez-vous vos documents?
       Utilisez les Types de Contenu: Assistant Capture Pro SharePoint (index. automatique)
       Utilisez les Dossiers: Assistant Capture Pro SharePoint (création automatique)

   Comment nommez-vous vos documents?
        Nommage ponctuel : Smart Touch, embarqué dans le scanner
        Nommage ponctuel + Renseignement manuel Colonnes SharePoint : Scan & View
        Nommage multiple par extraction de données des documents et/ou de BDD pour donner
        differents noms à plusieurs documents, Renseignement automatique Colonnes SharePoint &
        création de différents dossiers: Capture Pro


   Effectuez-vous des recherches sur:
       Le contenu du document? PDF OCR avec Smart Touch & Capture Pro
            Recherche SharePoint plein-texte
       Les métadonnées? Renseignement automatique Colonnes SharePoint Capture Pro
            Scan and View Recherche multi-critères sur les Colonnes

   Combien de temps consacrez-vous à chercher des documents?
       Faire défiler les résultats, ouvrir les fichiers: Document Viewer recherche visuelle
Adoption Utilisateurs:
Trouver en un clin d’œil !
Adoption Utilisateurs:
Trouver précisément avec les Colonnes !




                          Slide 20
Adoption Utilisateurs:
Comparer vos documents SharePoint




                         Slide 21
Adoption Utilisateurs:
Editez les images & infos… simultanément !
Accélérez l’expansion
de la GED avec SharePoint

   Eliminez les silos d’information !
   Dites au revoir aux frontières, doublons et surcoûts !
   Bonjour à l’expansion transparente et contrôlée !
   Avec le soutien de Partenaires glocaux
Evolution du rôle de SharePoint

                       ECM


                  Amélioration de
                   productivité
                  pour une fonction
                       unique



                  Partage de fichiers
                     Client léger
Les Partenaires Kodak
améliorent votre usage de la GED SharePoint !

      Capture, Recherche & Collaboration
Points clés
   SharePoint valorise vos informations
      Economies en vue !
      Plus que du partage
      Pas une GED clés-en-main
   Une GED SharePoint réussie requiert :
      Stratégie, Soutien, et Travail d’équipe
      Compréhension des processus métiers
       avec les fonctionnels
      Design
      Add-ons GED tiers clés-en-main
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Gestion Documentaire Enrichie pour SharePoint 2010 : Capture, Recherche et Collaboration, avec Kodak

  • 1. palais des congrès Paris 7, 8 et 9 février 2012
  • 2. Gestion Documentaire Enrichie pour SharePoint 2010 : Capture, Recherche & Collaboration 07 février 2012 Edward O’MEARA EMEA Business Development Manager Kodak
  • 3. www.kodaktransforms.com LES FILIALES DE KODAK EN DEHORS DES ETATS-UNIS POURSUIVRONT LEURS ACTIVITES NORMALEMENT PENDANT LA RESTRUCTURATION VOLONTAIRE (PROCEDURE DU CHAPITRE 11) DES ACTIVITES AUX ETATS-UNIS Les filiales hors des Etats-Unis ne sont pas incluses dans cette procédure et ne sont pas sous contrôle judiciaire La circulation des marchandises et des services vers les clients continuera normalement dans le monde entier La Société obtient aux Etats-Unis 950 millions de dollars dans le cadre d’un financement de débiteur-exploitant Pour améliorer ses liquidités aux Etats-Unis et dans le reste du monde, Monétiser les brevets non stratégiques, Résoudre équitablement les problématiques de pensions, Permettre à la société de se concentrer sur ses secteurs d'activités les plus rentables.
  • 4. Les bases d’une GED réussie Adoption des Utilisateurs Méthodologie Technologie
  • 5. ECM : 1 Stratégie & 5 Phases Gérer la Croissance du Contenu Non-Structuré
  • 6. Meilleures pratiques pour la GED SharePoint Gouvernance Gestion du Cycle de Vie du Contenu Plan de Classement Ressources Gestion du Changement Gestion des Exceptions Traçabilité Politique de Rétention
  • 7. Documents & Processus Métiers Quel processus allez-vous implémenter en priorité dans SharePoint 2010? Marketing • Direct Mail Customer • Newsletters Call Center • Product Marketing Brochures • Product Specifications • Letters • Market Attack Plans • Vouchers Sales • Coupons • Sales Manuals • Checks • Proposals/RFPs • Sales Program • Event Invitations Information • Sales Collateral • Product Literature • Parts Catalogs Enterprise Information Accounting Human • Statements Resources • Invoices • Recruiting Collaterals • Reporting • Employee Benefit Manufacturing Communications • Product Drawings General Services • Employee • Work Orders • Office Printing Education • Safety Data Sheets • Commercial Print • Change Orders • Publishing/Reprographics • Process Sheets • Forms • Product Documentation • Transactional Documents
  • 8. SharePoint 2010 : Focus GED Document Sets BLOB Storage Business Connectivity Services Audit Trail Document ID Content Organization Managed Metadata List Validations Large List Optimization Search
  • 9. Des fonctions GED à ajouter Capture Workflow Storage & Archive Management
  • 10. Pourquoi la GED dans SharePoint? SharePoint est déjà dans votre entreprise ! Pour tout ou une partie de vos process métiers Compétences internes existantes Vaste Ecosystème de Partenaires SharePoint SharePoint Professionals Subject Matter Experts Accompagnement intégrateurs Solutions clés-en-main et personnalisables
  • 11. Adoption Utilisateurs: Simplifier la Capture Contrôle, Coût SW Conformité < 4000 € & ROI Recherche Approbation Workflow Stockage Envoi automatique des Numérisation en Dossiers surveillés Documents et Données Collaborateurs réseau libre-service et tâches illimités dans SharePoint
  • 12. Adoption Utilisateurs: Simplifier la Capture… riche en informations !
  • 13. Adoption Utilisateurs: Simplifier la Capture… riche en informations ! CAPTURE INDEXATION ENVOI Entrée Optimiser Extraire les Indexer les Valider les Formater Documents Données Documents Informations Image & Data Envoi les images ODBC Scanners CAPTURE PRO SOFTWARE
  • 14. Adoption Utilisateurs: Simplifier la Capture… riche en informations !
  • 15. Adoption Utilisateurs: Simplifier la Capture Scan & View Coût SW de & vers < 3600 € SharePoint! 10 users Recherche Approbation Workflow Stockage Numériser, Visualiser, Comparer, Agents Numérisation ponctuelle Editer, Indexer, Annoter Service Clients depuis SharePoint & Trouver dans SharePoint
  • 16. DEMO Numériser depuis SharePoint vers SharePoint: Kodak Scan And View
  • 17. De SharePoint vers SharePoint: Kodak Scan And View : DEMO numérisation Slide 17
  • 18. Meilleures Pratiques : Trouver + vite vos documents SharePoint Taxonomie: Comment classez-vous vos documents?  Utilisez les Types de Contenu: Assistant Capture Pro SharePoint (index. automatique)  Utilisez les Dossiers: Assistant Capture Pro SharePoint (création automatique) Comment nommez-vous vos documents?  Nommage ponctuel : Smart Touch, embarqué dans le scanner  Nommage ponctuel + Renseignement manuel Colonnes SharePoint : Scan & View  Nommage multiple par extraction de données des documents et/ou de BDD pour donner differents noms à plusieurs documents, Renseignement automatique Colonnes SharePoint & création de différents dossiers: Capture Pro Effectuez-vous des recherches sur:  Le contenu du document? PDF OCR avec Smart Touch & Capture Pro  Recherche SharePoint plein-texte  Les métadonnées? Renseignement automatique Colonnes SharePoint Capture Pro  Scan and View Recherche multi-critères sur les Colonnes Combien de temps consacrez-vous à chercher des documents?  Faire défiler les résultats, ouvrir les fichiers: Document Viewer recherche visuelle
  • 19. Adoption Utilisateurs: Trouver en un clin d’œil !
  • 20. Adoption Utilisateurs: Trouver précisément avec les Colonnes ! Slide 20
  • 21. Adoption Utilisateurs: Comparer vos documents SharePoint Slide 21
  • 22. Adoption Utilisateurs: Editez les images & infos… simultanément !
  • 23. Accélérez l’expansion de la GED avec SharePoint Eliminez les silos d’information ! Dites au revoir aux frontières, doublons et surcoûts ! Bonjour à l’expansion transparente et contrôlée ! Avec le soutien de Partenaires glocaux
  • 24. Evolution du rôle de SharePoint ECM Amélioration de productivité pour une fonction unique Partage de fichiers Client léger
  • 25. Les Partenaires Kodak améliorent votre usage de la GED SharePoint ! Capture, Recherche & Collaboration
  • 26. Points clés SharePoint valorise vos informations  Economies en vue !  Plus que du partage  Pas une GED clés-en-main Une GED SharePoint réussie requiert :  Stratégie, Soutien, et Travail d’équipe  Compréhension des processus métiers avec les fonctionnels  Design  Add-ons GED tiers clés-en-main  Configuration  Support Partenaires glocaux
  • 28. Merci ! www.kodak.com/go/sharepoint

Notes de l'éditeur

  1. Consulting Services: Best Imaging practices for SharePoint Integration Services forKodak Scanners, Software &amp; Services portfolioCustomer satisfaction : Making Input Easier, Search Faster, Document Collaboration More Efficient and IT Admin More Cost Effective We Kodak have the presence, solutions portfolio &amp; customer successes &amp; Microsoft support to help you leverage your SharePoint ECM projects. Namely a full portfolio of Software (Kodak scanner-embedded Smart Touch, SharePoint-based Document Viewer and Scan And View, and the Capture Pro Software family, together with the Indexing station, the Auto Import Edition and the client/server Network Edition)(Click) A full range of scanners, from personal through desktop, network and production scanners All backed-up by Kodak Service &amp; Support and our Partners.But instead of starting from the products, let’s start from the Customer and the way he uses SharePoint &amp; documents. And Let’s Discover together how Kodak and their Partners can help the SharePoint customer achieve Easier content input, Faster Search, and Enhanced Document Collaboration.We will provide you with some real-life examples of how our customers increase their content management efficiency with Kodak solutions and SharePoint– starting from the user, ensuring high adoption rate, leaner processes, with fast and profitable deployment for the CIO.