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Brief Nouveaux outils collaboratifs

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Brief Nouveaux outils collaboratifs

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  2. 2. Ce document vous propose didentifier des outils dont lutilisation demeure confidentiellemais qui peuvent devenir essentiels pour améliorer votre productivité. Si la quête dun outil degestion de tâches sétait toujours révélée infructueuse jusquà présent, des outils efficacescommencent enfin à émerger. Ils sont encore simples mais extrêmement prometteurs.Trois outils que TheCodingMachine vous recommande :TheCodingMachine vous explique même pourquoi ! 2
  3. 3. Les tâches quotidienne sont ventilées, selon leur nature, dans deux univers : 1. La gestion de sa ToDo list : toutes les tâches que lon doit effectuer. La plupart de ces tâches sont indépendantes (elles nont pas de rapport les unes par rapport aux autres). 2. La gestion dun projet ou dun plan daction : les tâches sont alors dépendantes les unes des autres. Ces tâches sont souvent regroupées souvent par phase ou par étape. Une même tâche peut aussi concerner plusieurs personnes.Lorsque lon envisage le problème de cette manière, on pense immédiatement quil serafacile de trouver un outil aussi génial quindispensable permettant de gérer à la fois tout pleinde projets mais aussi de voir les tâches dont on est responsable (toutes celles qui vous sontaffectées sur chacun des projets). En fait, non, on a beau chercher, on ne trouve pas. Pire, laplupart des outils que lon trouve sont peu ergonomiques. Au final, on revient toujours au bonvieux cahier pour gérer sa to-do list et à lindétrônable fichier Excel pour gérer ses plansdactions.Les outils que nous avons choisi de vous présenter ne sont pas "universels". Leur fonctionnalitése restreint à certains usages mais pas tous. Par exemple, aucun deux ne gère de planningou de processus même simples (exécution/validation dune tâche).Note : Nous navons pas évoqué la gestion des projets avec de multiples intervenants et detrès nombreuses tâches. Les projets complexes. Dans ce cas, les outils de gestion de ticketssont indispensables, type Redmine ou Mantis. Mais ces outils nont rien de révolutionnaire ... etsont inexploitables pour gérer une simple to-do ou un plan dactions. 3
  4. 4. Cet outil permet de créer une liste dactions très facilement : linterface est simple, la toucheentrée permet daller à la ligne et la touche tab permet dindenter la liste (ordonner lesbullets-points). Lutilisation de hashtag (#), comme par exemple #urgent, permet de classerles items de la liste et lutilisation de arobase (@) permet de renvoyer une tâche vers uncollaborateur.Le truc magique : le menu contextuel attaché à chaque tâche (un clic sur le point devant latâche). Il permet dajouter un commentaire, de partager la tâche ou bien encore de noterquelle est réalisée.Contrairement à ce que son nom indique (un workflow est normalement un ensemble detâches qui senchaînent avec différents intervenants), cet outil est réservé à la gestion de sa 4
  5. 5. to-do list. Impossible doublier une tâche, lapplication vous renvoie tous les matins un e-mailqui vous indique les changements de la veille (je ne vais pas vous cacher que parfois cestagaçant).Ne nous mentons pas non plus, cest un outil de geek. Cest très sobre et le mécanismedindentation ou darborescence des tâches est directement inspiré de la programmation.Ce nest pas un hasard si David Négrier (notre directeur technique) utilise intensivement cetoutil !Je suis pas encore totalement adepte de Workflowy. Jaimerais pouvoir utiliser cet outil enpermanence mais je ne peux pas. Jai toujours besoin de mon cahier en réunion pourprendre des notes car la version iPad de Workflowy nest pas encore utilisable. 5
  6. 6. Cette application permet de gérer des sortes de tableaux (nommés boards). Dans chaqueboard, on gère des listes qui supportent différentes tâches (cards). On peut laisser les tâchestelles quelles ou bien les enrichir avec des commentaires, des "due dates", des documents oubien encore affecter les tâches à des membres de léquipe (les invitations sont très simples àgérer).Le truc bien fichu : la réelle interactivité entre les participants. Les informations sont très vitemises à jour. On voit les éléments bouger rapidement. Le fil dactivités permet aussi de suivreen temps réel ce qui est mis à jour. Les notifications sont efficaces. Il présente aussi de très 6
  7. 7. gros avantages par rapport aux outils classiques de type Excel ou Google Spreadsheet : onvoit tous les éléments dun coup dœil, les tâches sont classées, on attache facilement desdocuments, on na pas besoin de formater le document... De vrais progrès !Si lon voit les boards comme un plan dactions et les listes comme des étapes (par exemple :à faire, en cours, fait), loutil est très efficace : on déplace les tâches dun card à un autre endrag-and-drop, on ajoute des commentaires, des documents etc. En revanche, cet outil nepeut pas être utilisé sur des projets de taille importante. Il nest pas adapté lorsquil y a de tropnombreux intervenants ou lorsque les éléments bougent trop vite.Trello remplace les plans dactions que je gérais sur Excel. Je lutilise pour tous les projets quinécessitent dêtre suivis régulièrement mais pas de manière intense. Par exemple, pour le suividu plan marketing opérationnel de TheCodingMachine. 7
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  9. 9. Wunderkit gère à la fois des tâches et des notes. Il présente trois interfaces : un dashboard quiprésente les différents statuts des participants et les événements liés au projet, la liste destâches et les notes associées au projet.Wunderkit aide à manipuler des projets peu structurés. Des projets où il est nécessaire dagiterdes idées, de définir des axes de travail, se tromper et recommencer.Le truc pas mal : lorganisation des tâches sous forme "sociale". Lapplication se développesous la forme dun "wall" : les intervenants peuvent publier un statut, réagir à une tâche ou àune note (aimer en particulier) et commenter.Si vous avez besoin de brainstormer, de partager des projets, pourquoi ne pas utiliser cet outil? Il peut aussi servir comme outil de veille sur un sujet...Il est moins contraignant quun wiki, plus convivial et ergonomique quun blog. 9
  10. 10. Les trois outils sont assez peu concurrents puisquils ont des usages bien marqués. Le plusconvaincant est Trello que nous mettons en œuvre sur nos projets les plus simples.Le plus gros manque : aucun de ces outils ne gère de processus à proprement parler puisqueune tâche est seulement à faire ou faite. Les utilisateurs ne peuvent pas paramétrer différentsstatuts sur ces tâches (comme on pourrait le faire sur un bug : demande dinformationcomplémentaire, en cours de correction, corrigé ...). Impossible non plus de gérer lesdépendances entre les tâches.Nhésitez pas à nous dire si vous avez utilisé ces outils (ou dautres) et ce que vous en pensez ! 10

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