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Pourquoi ce livre blanc ?
TheCodingMachine        est   une  société   de   services
informatiques spécialisée dans les projets innovants et le
développement web. A ce titre, TheCodingMachine exerce
une veille technologique constante qui lui permet de
détecter les domaines informatiques en émergence. Les
Intranets 2.0 en font partie.
L’innovation, les idées qui sortent des normes établies, les
nouvelles possibilités offertes par la technologie sont autant
de raisons pour lesquelles nous nous passionnons pour les
projets que nous menons.


Les auteurs et toute l’équipe de TheCodingMachine se
tiennent évidemment à votre disposition pour discuter du
sujet, concevoir et implémenter vos nouveaux projets !


A qui s’adresse ce livre blanc ?
Ce livre s’adresse à ceux qui envisagent de lancer un projet
Intranet. Il propose une première approche des enjeux, des
fonctionnalités et de la manière de les mener.


Note sur les auteurs et la version :
Ce livre blanc a été écrit par Jean-Guillaume DUJARDIN et
Nicolas PEGUIN.


Date de publication de la première version en septembre
2011.




                                                             2
DE QUOI PARLE-T-ON ?

Evolution du terme
Avant l'avènement du web 2.0, le terme Intranet désignait
l'ensemble des ressources principalement techniques mises
en place dans l'entreprise fonctionnant en mode web
(réseau IP).
Peu à peu, ce terme a commencé à désigner                  les
applications web ayant pour objectif de favoriser la
communication entre le management et les collaborateurs.
Ces Intranets étaient souvent à l'image d'un site vitrine mais
interne. Les informations étaient soit descendantes (les
actualités par exemple), soit ascendantes (comme des
processus de validation : voyages ou notes de frais).


Communication descendante :
gestion des actualités,
processus, annuaires,
                                                        Remontée d'informations :
formations (e-learning), gestion
                                                        processus de validation
des documents
                                                        (voyage par exemple),
                                                        reporting projets…



                       1           MANAGEMENT                 2
                            COLLABORATEURS




                                             3
         Fonctionnalités classiques des
                                                   Nouveaux outils
         réseaux sociaux (cf. slide
                                                   collaboratifs
         fonctionnalités réseau social).



                       Outils métiers (permettant de
                       partager des contenus, par
                       exemple)




                                                                                    3
DE QUOI PARLE-T-ON ?

Ce qu'il désigne maintenant
Maintenant, le terme est devenu plus vaste. Avec
l'émergence de notions comme les réseaux sociaux ou bien
le web participatif, ce terme désigne les plateformes qui
supportent la communication dans toutes les dimensions de
l'entreprise et notamment des collaborateurs entre eux (on
parle aussi de réseaux sociaux d'entreprise).


Les concepts associés
Intranet 2.0 - Entreprise 2.0 : L'Intranet 2.0 (support de
l'Entreprise 2.0) désigne les plateformes qui proposent pour
les entreprises des fonctionnalités proches de celles fournies
par les réseaux sociaux grands publics de type Facebook.
On parle alors de "Réseau Social d'Entreprise – RSE".
Outils collaboratifs et Intranet : Ces deux éléments qui
étaient auparavant séparés ont tendance à se regrouper
sous le terme d'Intranet puisque ces outils collaboratifs
(forum ou Groupware par exemple) ont évolué vers la forme
"réseau social" ou "plateforme communautaire".
Intranets spécialisés : Il est aussi possible de parler d'Intranet
spécialisé, par exemple "RH". Il s'agit, dans ce cas, d'un outil
dédié à un domaine fonctionnel. Dans cet exemple,
l'Intranet RH proposera dans une plateforme les postes à
pourvoir (en interne ou en externe), indiquera les différents
parcours de carrière possibles, les formations proposées par
l'entreprise etc.


Note : la notion d'Intranet est très proche de celle des
portails d'entreprise. Ces derniers ont cependant un objet
plus précis qui est d'uniformiser l'accès aux applications de
l'entreprise.




                                                                 4
ENJEUX

De nombreux enjeux
Les projets Intranets présentent des enjeux liés à la
communication interne, au partage de l'information et à
l'innovation :
1. de donner rapidement des informations liées à l'entreprise
     (processus par exemple);
2. de fédérer les collaborateurs de l'entreprise et de leur
     communiquer une culture commune ;
3. d'accéder aux informations structurées (validées par
     l'entreprise) mais aussi permettre la création de contenus
     non-structurés (contenus de type wiki) ;
4. de permettre d'identifier rapidement les référents dans
     des domaines métiers ;
5. de mutualiser les bonnes pratiques (projets, outils...) ;
6. de réduire l'utilisation des e-mails ;
7. de permettre aux collaborateurs de participer à ce
     partage des connaissances…
En fonction de ces enjeux, le choix des fonctionnalités
présentes dans cet Intranet pourra être très différent.


Etablir un vrai rationnel économique
Bien que certains des enjeux soient liés à la communication,
il est possible de calculer le ROI (retour sur Investissement) de
ces solutions. Les éléments de réduction des coûts peuvent
être :
Combien de temps passent les collaborateurs à chercher la
bonne information ? Une étude menée en interne par Intel
avait évalué ce temps à ½ journée par semaine et par
collaborateur.
Quels processus peuvent être automatisés ? Cisco a réussi à
réduire ainsi les coûts administratifs (commande d'un PC, de
cartes de visite etc.) associés à l'intégration d'un nouvel
employé de $100 à $20 grâce à l'automatisation des
processus RH.
Les gains (moins facilement mesurables) sont associés à
l'efficacité des équipes, l'amélioration de la communication
interne…




                                                                5
ARCHITECTURE
                                 FONCTIONNELLE

Fonctionnalités d'un réseau           social     /     plateforme
communautaire (rappel)
Un réseau social (qu'il soit d'entreprise ou non) propose en
général les fonctionnalités suivantes :




Source   :   les   plateforme   communautaires       Open   Source
(téléchargeable sur ww.thecodingmachine.com).




Note : ces fonctionnalités ne sont pas toutes nécessaires ou
souhaitables dans le cas d'un RSE (l'intégration de Facebook
peut être délicate).




                                                                 6
Toutes les fonctionnalités d'un Intranet
    Au final, on pourrait trouver :




    COMMUNICATION                   INTRANET                           RESEAU SOCIAL   NOUVEAUX OUTILS
                                    SPECIALISE 1                                       COLLABORATIFS
                                    (exemple RH)




                                                                                         Gestion de projets
       Gestion des actualités             Offres de mobilité Interne
                                                                                         Gestion des tâches
       Référentiels doc.                  Offres de formation
                                                                                         Gestion des demandes
       Moteur de recherche                Gestion de carrières
       Annuaire                           E-learning
       …
                                          Gestion des évaluations                      GESTION DES
                                          …
                                                                                       CONTENUS NON
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       Gestion des notes de frais
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                                                                                                                 ARCHITECTURE




7
ARCHITECTURE
                               FONCTIONNELLE

Les futurs Intranets pourraient ne plus être des Intranets !
Paradoxalement, les Intranets les plus innovants sont ceux
qui s'ouvrent vers ce qui est nommé "l'entreprise étendue". Ils
dépassent les frontières classiques de l'entreprise en offrant
un accès à des spécialistes, des partenaires ou des clients de
la société. Ces Intranets ne sont donc plus vraiment des
Intranets au sens premier du terme.


Note : la notion d'extranet n'est pas exactement la même.
Un extranet désigne plus une extension du système
d'information, autrement dit, un espace réservé aux
partenaires ou aux clients. Tandis que ce que nous décrivons
est un espace commun interne à l'entreprise.




                                                               8
FONCTIONNALITES 2.0
                              EXEMPLES

A titre d'illustration, les pages suivantes décrivent des
exemples de mécanismes innovants qui peuvent être mis en
œuvre dans ces nouveaux Intranets.


Exemple 1 - Favoriser l'accès aux référents :




Un moteur de recherche peut parcourir les profils en fonction
des mots clés afin de trouver une liste d'experts à qui poser
ces questions.

Dans ce cas, l'objectif est de proposer un outil favorisant
l'échange entre des collaborateurs qui ne se connaissent
pas. Ce besoin est fréquent dans les grandes entreprises où
les collaborateurs sont parfois cloisonnés dans leur service ou
leur équipe.




                                                              9
FONCTIONNALITES 2.0
                                EXEMPLES

Exemple 2 - Permettre le partage d'information
Fonctionnalité de type wall. Ces espaces peuvent être
dédiés par thèmes ou communautés, par projet ou par
utilisateur par exemple.




Il est possible pour un utilisateur de suivre un autre utilisateur ,
de filtrer le fil d'info par Tag (mots clés), de voter pour les
posts (publications) les plus intéressants etc.

Ces espaces permettent de créer ou de partager des
contenus, des informations … et même de trouver des
contenus qu'ils ne cherchaient pas.



De nombreux autres exemples sont possibles : la gestion des
profils, la gestion des tâches, la gestion de projet, la gestion
des demandes (ticketing), les sondages etc.




                                                                  10
RECOMMANDATIONS

Ce type de projet ne se mène pas de la même manière que
les projets plus classiques de la DSI où, avant de développer,
il est possible d'établir précisément un périmètre. Aussi, une
des meilleures stratégies est de développer des
fonctionnalités simples, de les tester sur une population
réduite afin de voir de quelle manière les utilisateurs se
l'approprient, de l'améliorer et de la diffuser plus
massivement par la suite.


Garder une vision globale du projet mais avancer petit à
petit ("think big, act small")
Avec des fonctionnalités participatives, ce n'est pas
l'ampleur du projet qui a le plus grand impact mais la nature
même de la fonctionnalité développée. Par exemple, si l'on
imagine un outil de gestion des tâches (de type ToDo List) où
il est possible d'affecter une tâche à son supérieur
hiérarchique (comme la relecture d'un livrable), cela
véhicule un message fort sur la nature des relations que l'on
peut entretenir avec son management sans pour autant être
très compliqué à développer.


Apporter le plus rapidement possible de la valeur
Il vaut mieux définir des fonctionnalités précises dont l'utilité
est perceptible immédiatement (quitte à ce que la simplicité
ne soit qu'apparente) plutôt que des mécanismes
génériques. Par exemple, si l'on a besoin d'identifier des
référents sur certains domaines métiers afin qu'ils puissent
répondre à des sollicitations, plutôt que proposer à ces
experts de tenir un blog, il vaut mieux proposer un système
où l'utilisateur pose une question et où l'application va
identifier les experts pour les solliciter directement. Un moteur
de recherche identifiant les mots clés dans un profil ou une
publication.




                                                               11
RECOMMANDATIONS

Mesurer plutôt que prédire
Tous ces projets doivent constamment évoluer afin de
s'adapter aux usages des utilisateurs, à l'ambition du
management, à l'évolution des métiers et des clients etc.
Ces projets doivent donc mettre en œuvre dès le
démarrage un dispositif de gouvernance permettant
d'arbitrer les évolutions et de prévoir des outils permettant la
mesure des usages afin de déterminer avec précision la
plus-value apportée par chaque amélioration.




                                                              12
CONCLUSION

Un Intranet est la bonne réponse aux problématiques
d'information, de communication, de collaboration, de
partage des connaissances et d'intelligence collective.

Il contribue à l'efficacité individuelle en facilitant par
exemple la recherche d'informations ou en permettant
l'automatisation de nombreux processus administratifs. En
améliorant la circulation de l'information et en valorisant le
travail des collaborateurs (à travers des fonctionnalités web
2.0), il participe à un meilleur fonctionnement de l'entreprise.

Réussir son projet Intranet commence d'abord par une
réflexion approfondie sur les fonctionnalités les plus
pertinentes puisque ces choix dépendent de nombreux
facteurs : les métiers de l'entreprise, les usages des
populations ciblées ou bien encore de la culture
d'entreprise.




                                                              13
The licensor permits others to copy, distribute, display, and perform the work. In return,
                                             licenses must give the original author credit.
 The licensor permits others to copy, distribute, display, and perform the work. In return,
licenses may not use the work for commercial purposes -- unless they get the licensor's
                                                                              permission.




                                                                                       14

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Intranet 2.0

  • 1.
  • 2. PREAMBULE Pourquoi ce livre blanc ? TheCodingMachine est une société de services informatiques spécialisée dans les projets innovants et le développement web. A ce titre, TheCodingMachine exerce une veille technologique constante qui lui permet de détecter les domaines informatiques en émergence. Les Intranets 2.0 en font partie. L’innovation, les idées qui sortent des normes établies, les nouvelles possibilités offertes par la technologie sont autant de raisons pour lesquelles nous nous passionnons pour les projets que nous menons. Les auteurs et toute l’équipe de TheCodingMachine se tiennent évidemment à votre disposition pour discuter du sujet, concevoir et implémenter vos nouveaux projets ! A qui s’adresse ce livre blanc ? Ce livre s’adresse à ceux qui envisagent de lancer un projet Intranet. Il propose une première approche des enjeux, des fonctionnalités et de la manière de les mener. Note sur les auteurs et la version : Ce livre blanc a été écrit par Jean-Guillaume DUJARDIN et Nicolas PEGUIN. Date de publication de la première version en septembre 2011. 2
  • 3. DE QUOI PARLE-T-ON ? Evolution du terme Avant l'avènement du web 2.0, le terme Intranet désignait l'ensemble des ressources principalement techniques mises en place dans l'entreprise fonctionnant en mode web (réseau IP). Peu à peu, ce terme a commencé à désigner les applications web ayant pour objectif de favoriser la communication entre le management et les collaborateurs. Ces Intranets étaient souvent à l'image d'un site vitrine mais interne. Les informations étaient soit descendantes (les actualités par exemple), soit ascendantes (comme des processus de validation : voyages ou notes de frais). Communication descendante : gestion des actualités, processus, annuaires, Remontée d'informations : formations (e-learning), gestion processus de validation des documents (voyage par exemple), reporting projets… 1 MANAGEMENT 2 COLLABORATEURS 3 Fonctionnalités classiques des Nouveaux outils réseaux sociaux (cf. slide collaboratifs fonctionnalités réseau social). Outils métiers (permettant de partager des contenus, par exemple) 3
  • 4. DE QUOI PARLE-T-ON ? Ce qu'il désigne maintenant Maintenant, le terme est devenu plus vaste. Avec l'émergence de notions comme les réseaux sociaux ou bien le web participatif, ce terme désigne les plateformes qui supportent la communication dans toutes les dimensions de l'entreprise et notamment des collaborateurs entre eux (on parle aussi de réseaux sociaux d'entreprise). Les concepts associés Intranet 2.0 - Entreprise 2.0 : L'Intranet 2.0 (support de l'Entreprise 2.0) désigne les plateformes qui proposent pour les entreprises des fonctionnalités proches de celles fournies par les réseaux sociaux grands publics de type Facebook. On parle alors de "Réseau Social d'Entreprise – RSE". Outils collaboratifs et Intranet : Ces deux éléments qui étaient auparavant séparés ont tendance à se regrouper sous le terme d'Intranet puisque ces outils collaboratifs (forum ou Groupware par exemple) ont évolué vers la forme "réseau social" ou "plateforme communautaire". Intranets spécialisés : Il est aussi possible de parler d'Intranet spécialisé, par exemple "RH". Il s'agit, dans ce cas, d'un outil dédié à un domaine fonctionnel. Dans cet exemple, l'Intranet RH proposera dans une plateforme les postes à pourvoir (en interne ou en externe), indiquera les différents parcours de carrière possibles, les formations proposées par l'entreprise etc. Note : la notion d'Intranet est très proche de celle des portails d'entreprise. Ces derniers ont cependant un objet plus précis qui est d'uniformiser l'accès aux applications de l'entreprise. 4
  • 5. ENJEUX De nombreux enjeux Les projets Intranets présentent des enjeux liés à la communication interne, au partage de l'information et à l'innovation : 1. de donner rapidement des informations liées à l'entreprise (processus par exemple); 2. de fédérer les collaborateurs de l'entreprise et de leur communiquer une culture commune ; 3. d'accéder aux informations structurées (validées par l'entreprise) mais aussi permettre la création de contenus non-structurés (contenus de type wiki) ; 4. de permettre d'identifier rapidement les référents dans des domaines métiers ; 5. de mutualiser les bonnes pratiques (projets, outils...) ; 6. de réduire l'utilisation des e-mails ; 7. de permettre aux collaborateurs de participer à ce partage des connaissances… En fonction de ces enjeux, le choix des fonctionnalités présentes dans cet Intranet pourra être très différent. Etablir un vrai rationnel économique Bien que certains des enjeux soient liés à la communication, il est possible de calculer le ROI (retour sur Investissement) de ces solutions. Les éléments de réduction des coûts peuvent être : Combien de temps passent les collaborateurs à chercher la bonne information ? Une étude menée en interne par Intel avait évalué ce temps à ½ journée par semaine et par collaborateur. Quels processus peuvent être automatisés ? Cisco a réussi à réduire ainsi les coûts administratifs (commande d'un PC, de cartes de visite etc.) associés à l'intégration d'un nouvel employé de $100 à $20 grâce à l'automatisation des processus RH. Les gains (moins facilement mesurables) sont associés à l'efficacité des équipes, l'amélioration de la communication interne… 5
  • 6. ARCHITECTURE FONCTIONNELLE Fonctionnalités d'un réseau social / plateforme communautaire (rappel) Un réseau social (qu'il soit d'entreprise ou non) propose en général les fonctionnalités suivantes : Source : les plateforme communautaires Open Source (téléchargeable sur ww.thecodingmachine.com). Note : ces fonctionnalités ne sont pas toutes nécessaires ou souhaitables dans le cas d'un RSE (l'intégration de Facebook peut être délicate). 6
  • 7. Toutes les fonctionnalités d'un Intranet Au final, on pourrait trouver : COMMUNICATION INTRANET RESEAU SOCIAL NOUVEAUX OUTILS SPECIALISE 1 COLLABORATIFS (exemple RH) Gestion de projets Gestion des actualités Offres de mobilité Interne Gestion des tâches Référentiels doc. Offres de formation Gestion des demandes Moteur de recherche Gestion de carrières Annuaire E-learning … Gestion des évaluations GESTION DES … CONTENUS NON PROCESSUS DE STRUCTURES VALIDATION INTRANET SPECIALISE 2 Wiki Gestion des notes de frais Outils (socialCRM) Demandes de voyages … … FONCTIONNELLE ARCHITECTURE 7
  • 8. ARCHITECTURE FONCTIONNELLE Les futurs Intranets pourraient ne plus être des Intranets ! Paradoxalement, les Intranets les plus innovants sont ceux qui s'ouvrent vers ce qui est nommé "l'entreprise étendue". Ils dépassent les frontières classiques de l'entreprise en offrant un accès à des spécialistes, des partenaires ou des clients de la société. Ces Intranets ne sont donc plus vraiment des Intranets au sens premier du terme. Note : la notion d'extranet n'est pas exactement la même. Un extranet désigne plus une extension du système d'information, autrement dit, un espace réservé aux partenaires ou aux clients. Tandis que ce que nous décrivons est un espace commun interne à l'entreprise. 8
  • 9. FONCTIONNALITES 2.0 EXEMPLES A titre d'illustration, les pages suivantes décrivent des exemples de mécanismes innovants qui peuvent être mis en œuvre dans ces nouveaux Intranets. Exemple 1 - Favoriser l'accès aux référents : Un moteur de recherche peut parcourir les profils en fonction des mots clés afin de trouver une liste d'experts à qui poser ces questions. Dans ce cas, l'objectif est de proposer un outil favorisant l'échange entre des collaborateurs qui ne se connaissent pas. Ce besoin est fréquent dans les grandes entreprises où les collaborateurs sont parfois cloisonnés dans leur service ou leur équipe. 9
  • 10. FONCTIONNALITES 2.0 EXEMPLES Exemple 2 - Permettre le partage d'information Fonctionnalité de type wall. Ces espaces peuvent être dédiés par thèmes ou communautés, par projet ou par utilisateur par exemple. Il est possible pour un utilisateur de suivre un autre utilisateur , de filtrer le fil d'info par Tag (mots clés), de voter pour les posts (publications) les plus intéressants etc. Ces espaces permettent de créer ou de partager des contenus, des informations … et même de trouver des contenus qu'ils ne cherchaient pas. De nombreux autres exemples sont possibles : la gestion des profils, la gestion des tâches, la gestion de projet, la gestion des demandes (ticketing), les sondages etc. 10
  • 11. RECOMMANDATIONS Ce type de projet ne se mène pas de la même manière que les projets plus classiques de la DSI où, avant de développer, il est possible d'établir précisément un périmètre. Aussi, une des meilleures stratégies est de développer des fonctionnalités simples, de les tester sur une population réduite afin de voir de quelle manière les utilisateurs se l'approprient, de l'améliorer et de la diffuser plus massivement par la suite. Garder une vision globale du projet mais avancer petit à petit ("think big, act small") Avec des fonctionnalités participatives, ce n'est pas l'ampleur du projet qui a le plus grand impact mais la nature même de la fonctionnalité développée. Par exemple, si l'on imagine un outil de gestion des tâches (de type ToDo List) où il est possible d'affecter une tâche à son supérieur hiérarchique (comme la relecture d'un livrable), cela véhicule un message fort sur la nature des relations que l'on peut entretenir avec son management sans pour autant être très compliqué à développer. Apporter le plus rapidement possible de la valeur Il vaut mieux définir des fonctionnalités précises dont l'utilité est perceptible immédiatement (quitte à ce que la simplicité ne soit qu'apparente) plutôt que des mécanismes génériques. Par exemple, si l'on a besoin d'identifier des référents sur certains domaines métiers afin qu'ils puissent répondre à des sollicitations, plutôt que proposer à ces experts de tenir un blog, il vaut mieux proposer un système où l'utilisateur pose une question et où l'application va identifier les experts pour les solliciter directement. Un moteur de recherche identifiant les mots clés dans un profil ou une publication. 11
  • 12. RECOMMANDATIONS Mesurer plutôt que prédire Tous ces projets doivent constamment évoluer afin de s'adapter aux usages des utilisateurs, à l'ambition du management, à l'évolution des métiers et des clients etc. Ces projets doivent donc mettre en œuvre dès le démarrage un dispositif de gouvernance permettant d'arbitrer les évolutions et de prévoir des outils permettant la mesure des usages afin de déterminer avec précision la plus-value apportée par chaque amélioration. 12
  • 13. CONCLUSION Un Intranet est la bonne réponse aux problématiques d'information, de communication, de collaboration, de partage des connaissances et d'intelligence collective. Il contribue à l'efficacité individuelle en facilitant par exemple la recherche d'informations ou en permettant l'automatisation de nombreux processus administratifs. En améliorant la circulation de l'information et en valorisant le travail des collaborateurs (à travers des fonctionnalités web 2.0), il participe à un meilleur fonctionnement de l'entreprise. Réussir son projet Intranet commence d'abord par une réflexion approfondie sur les fonctionnalités les plus pertinentes puisque ces choix dépendent de nombreux facteurs : les métiers de l'entreprise, les usages des populations ciblées ou bien encore de la culture d'entreprise. 13
  • 14. The licensor permits others to copy, distribute, display, and perform the work. In return, licenses must give the original author credit. The licensor permits others to copy, distribute, display, and perform the work. In return, licenses may not use the work for commercial purposes -- unless they get the licensor's permission. 14