Séminaire du mercredi sur Documation 2013.

1. Gestion documentaire
L’offre de Smile sur
les meilleures solutions de GED
GED & Open source

2. Vos interlocuteurs :
> Thomas CHOPPY
 Directeur ECM groupe
> l’équipe Smile
Pour le confort
de tous Des questions ?
stand D14 dès la fin de
la présentation
Pour la présentation, laissez nous votre carte !
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3. Ordre du jour
Programme
• Smile : N°1, c’est pas pour rien
• Nos spécificités
 L’open source
 Projet documentaire
 Un savoir-faire technique et métier
• Vos préoccupations
 Cas clients -> Focus demain à la même heure
 Le panel d’outils
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4. Présentation de Smile
Synthèse
21 ans d’expérience
650 experts de l’open source
1 er
intégrateur
européen de
16 agences
Solutions
open source 37.4 M€ de CA en 2011
47% de croissance en 2011
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5. Dans quels domaines métier ?
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6. Que fait on pour vous ?
GED & Open source

7. Nos expertises et nos convictions
dans nos livres blancs
Téléchargeables
gratuitement sur
www.smile.fr
Contactez-nous
Nous serons heureux de vous présenter nos
réalisations de manière plus approfondie !
+33 1 41 40 11 00 / contact@smile.fr
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8. Une nouvelle édition du
livre blanc
• + 2500 téléchargements
en 24h
• 90 pages concentrées
Un panorama complet de l’offre
open source en matière de
gestion de contenu
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9. Ordre du jour
Programme
• Smile : N°1, c’est pas pour rien
• Nos spécificités
 L’open source
 Projet documentaire
 Un savoir-faire technique et métier
• Vos préoccupations
 Cas clients -> Focus demain à la même heure
 Le panel d’outils
GED & Open source

10. C’est quoi l’open source ?
Open = ouvrir
Source = code
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11. Qu’est-ce que l’open source ?
… du point de vue de la création
• « Une cuisine ouverte » !
 Plus propre
 Plus efficace
 Bien intégrée
 Ouverte aux contributions
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12. Qu’est-ce que l’open source ?
… dans le temps
• Le vainqueur darwiniste
 Adaptable
 Innovant
sans « réinvention »
 Normé
 Efficace
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13. Pourquoi choisiriez vous l’open source ?
• Tarifs
 20 à 50% d’économie à investir ailleurs
• Indépendance
 Une compétence largement diffusée
• Pérennité
 Le code est public
• Ouverture
 Les standards sont la règle
• Capitalisation
 Faire seulement du neuf, apporter de la valeur
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14. Ordre du jour
Programme
• Smile : N°1, c’est pas pour rien
• Nos spécificités
 L’open source
 Projet documentaire
 Un savoir-faire technique et métier
• Vos préoccupations
 Des retours d’expériences
 Le panel d’outils
 Interrogez-nous
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15. Pourquoi mettre en place une GED ?
• Valider et fiabiliser
• Sécuriser
• Pérenniser la connaissance
• Collaborer
• Numériser
• Centraliser
• Partager un vocabulaire commun
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16. Et un moteur de recherche ?
cousin souvent oublié
Les « travailleurs du savoir »
passent de 15 et 35% de
leur temps à cherche
l’information.
15% de leur temps est
passé à dupliquer de
l’information
Une recherche est
couronnée de succès
moins de 50% du temps
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17. Ordre du jour
Programme
• Smile : N°1, c’est pas pour rien
• Nos spécificités
 L’open source
 Projet documentaire
 Un savoir-faire technique et métier
• Vos préoccupations
 Des retours d’expériences
 Le panel d’outils
 Interrogez-nous
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18. Compétences en gestion documentaire
l’informatique n’est pas tout
 Conseil
• Archivage, collaboration, workflow
• Normalisation, Plan de classement, métadonnée
 Conception
• Choix et architecture solutions
• Ergonomique, graphisme
 Accompagnement
• Conduite du changement
• Mise en œuvre
• Formations
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19. Compétences techniques
Engagements concrets
 Expertise solution
 Audit et certification
 Architecture haute disponibilité
 Solution clé en main
 Méthodologie projet
 Développements spécifiques et paramétrage
 Intégration au système d’information
 Accompagnement
 Hébergement (SaaS / Cloud, dédié)
 Cellule de maintenance dédiée
(correction, monitoring, évolution)
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20. Ordre du jour
Programme
• Smile : N°1, c’est pas pour rien
• Nos spécificités
 L’open source
 Projet documentaire
 Un savoir-faire technique et métier
• Vos préoccupations
 Cas clients -> Focus demain à la même heure
 Le panel d’outils
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21. Ordre du jour
Programme
• Smile : N°1, c’est pas pour rien
• Nos spécificités
 L’open source
 Projet documentaire
 Un savoir-faire technique et métier
• Vos préoccupations
 Cas clients -> Focus demain à la même heure
 Le panel d’outils
GED & Open source

22. SNCF
La Direction
du matériel
de la SNCF
roule avec
Smile pour
ses workflows
métier
d’approvisio
nnement.
« Alfresco a permis de standardiser les processus de gestion des matériels roulants,
au niveau des 42 agences régionales de la SNCF, en fournissant une plate-forme
unique d’interaction »
GED & Open source

23. Etnic
L’Etnic
(ministère
belge de la
Communauté
Française) se
fait
accompagne
r par Smile
pour sa
gestion de
courrier et de
dossier
globale.
« Smile a orienté les choix dans un contexte fonctionnel et technique complexe,
avec notamment les solutions Alfresco et Kofax Ascent Capture. »
GED & Open source

24. INRIA
L’INRIA initie
en un temps
record ces
équipes de
recherche au
partage
d’information
avec Smile
sous Alfresco.
« Déploiement d’une GED et du premier plan de classement transverse pour le
partage de connaissance entre les 20 centres Nationaux. »
GED & Open source

25. Serimax
Serimax
adopte le
Knowledge
Management
et la mise en
sûreté des
informations
pour les
personnels
mobiles avec
Smile.
« L’interface de la nouvelle application de Serimax est simple, conviviale
et est dotée d’un moteur de recherche personnalisé. »
GED & Open source

26. Netasq
Netasq
optimise la
conception et
la diffusion de
sa
documentati
on interne
externe grâce
à la plate-
forme mise en
œuvre par
Smile.
« Smile a déployé l’outil de contribution et de diffusion des manuels
techniques de ce concepteur de matériel informatique. »
GED & Open source

27. Conseil Régional du Centre
Le Conseil
Régional du
Centre réalise
ses espaces
collaboratifs
et sa plate-
forme de
gestion des
archives
électronique
avec Smile.
« Smile met en œuvre la politique de travail collaboratif transversale et de
dématérialisation totale et du projet Cyclades. »
GED & Open source

28. Generali France - intranet
Generali
France confie
à Smile la
création de
son intranet
sur une plate-
forme d’ECM
pour une
gestion
centralisée et
collaborative
des contenus
de son
intranet.
Interface orientée utilisateur que ce soit en consultation ou en contribution.
L’intranet de GENERALI adresse 11000 collaborateurs.
GED & Open source

29. Bureau Veritas
Bureau Veritas
mets à
disposition ses
documents
qualité
« wordwide »,
via une
application
centralisé et
une
synchronisatio
n local
« Smile a développé et déployé l’outil de gestion documentaire
qualité de la branche marine. »
GED & Open source

30. Conseil Général de Loire Atlantique
Le CG44
réalise avec
Smile une
application
de gestion
numérique
des dossiers
de carrière
des agents.
Conception et réalisation d’une application en SURF pour la
gestion RH des dossiers du Conseil Générale.
GED & Open source

31. HEC
HEC pilote les cours de
ses enseignant depuis
leur création jusqu’à
leur archivage en
passant par la collecte
des copies et
l’attribution des notes
par Nuxeo.
La gestion des cours, professeurs et élèves permet de créer des espace
pédagogiques (documents bureautiques, vidéo, quizz, etc.).
GED & Open source

32. IRSN
L’IRSN migre son
application de
gestion de
courrier : vers
une plate-forme
haute
disponibilité, à
forte résilience
et pour une
volumétrie
passant de
400000 à 900000
documents.
« Smile réalise une migration à haut risque (logiciel et architecture)
pour cette application au cœur du métier de l’IRSN »
GED & Open source

33. CADA - Commission d’Accès aux Documents
Administratifs
Gestion des
dossiers
depuis la
demande sur
internet
jusqu’aux
courriers et la
publication
des données
publiques
Smile automatise les traitements des services du Premier Ministre pour une
meilleure performance de service aux administrés.
GED & Open source

34. CDC Arkhineo
Service de coffre-
fort électronique à
valeur probante
des archives
(horodatage,
empreinte,
signature
électronique) et
sécurisation des
archives sur le long
terme.
« Smile est le partenariat technologique de cette plate-forme
française de référence pour l’archivage légal de long terme »
GED & Open source

35. Ordre du jour
Programme
• Smile : N°1, c’est pas pour rien
• Nos spécificités
 L’open source
 Projet documentaire
 Un savoir-faire technique et métier
• Vos préoccupations
 Cas clients -> Focus demain à la même heure
 Le panel d’outils
GED & Open source

36. GED & Open source

37. Maarch – GED « pure »
• Solution française, porté par la société éponyme
• Orientée vers le stockage et l’archivage
– Politique de conservation, gestion des archives physiques
– Stockage en packages OAIS natif
• Aucun aspect collaboratif
GED & Open source

38. Maarch – GED « pure »
GED & Open source

39. Maarch – GED « pure »
GED & Open source

40. GED & Open source

41. Liferay
Le portail qui fait dans la GED
• Editeur américain (USA, UK, D), solution créée en 2000
• Double licence : LGPL et commerciale avec support éditeur
• Avant tout un portail avec des outils de gestion de contenu (Web et GED)
– Capacité RSE affirmée (blog, forum, wiki, centre de tâches, notifications…)
– Personnalisation par l'utilisateur, WCM multisite, staging
– Richesse fonctionnelle et 60 portlets « out of the box »), grande standardisation
• Gestion documentaire
– Gestion dynamique des types de documents
– Vocabulaire arborescent, tags et catégories
– Intégration de repository CMIS
– Intégration MS Office
– Liferay Sync (synchro sur le poste de travail)
GED & Open source

42. Liferay
Avec un conteneur externe
GED & Open source

43. Liferay
GED & Open source

44. Liferay
Goodies
GED & Open source

45. GED & Open source

46. Alfresco
Solution et société
• Editeur anglais, présent en France
• Deux versions : Communautaire et Entreprise
• Caractéristiques distinctives
– Un moteur de règles souple et pratique
– Moteur de BPM dédié - Activity
– Un module de record management (RM)
– Intégration Windows et MS Office
– Intégration du « social » et publication multicanal
– Intégration Googledocs et GoogleMaps
• Architecture technique efficace
– Java
– Cluster / Multi tenant
– Très grande volumétrie
– Synchronisation et Cloud
GED & Open source Best EMAE partner 2011

47. L’interface Share
GED & Open source

48. Principes d’architecture Alfresco
GED & Open source

49. Alfresco
Goodies
Application iPad
Intégration MS Office
GED & Open source

50. Nouveautés
La version 4
• Intégration du Cloud
• Recherche module multi instance SolR
• Alfresco Desktop Sync (équivalent DropBox)
• Fonction sociale (follow, like, ratting…)
• Préférences personnelle (notification, tableau de bord, publication…)
• Console d’administration (Tags et catégories, workflows, corbeille…)
• Architecture renforcée et « durcie »
• Plateforme pour client mobile (iPad, iPhone, Android…)
• Architecture modulaire (On/Off à chaud, interface d’admin …)
• Module de média management (MM)
ité
siv
clu ile
GED & Open source ex Sm

51. GED & Open source

52. Nuxeo - ECM
• Editeur français (présent à l’international)
• Existe depuis 2000
• Licence LGPL, support éditeur
• Caractéristiques distinctives
– Distribution verticales : gestion de courrier, DAM, Collaboration, DM
– Nuxeo Studio : outil graphique de paramétrage (lien) : structure des
documents, workflow, interface, droits, boutons, fonctions…
– Une Marketplace dont beaucoup de modules supportés
• Architecture technique efficace
– Architecture modulaire
– Nuxeo IDE pour l’intégration entre eclipse et Studio
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53. Nuxeo - DM
GED & Open source

54. Nuxeo - CMF
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55. Nuxeo - DAM
GED & Open source

56. Nuxeo - Collaboration
GED & Open source

57. Principes d’architecture Nuxeo
GED & Open source

58. Nuxeo
Goodies
Mobil SDK
Intégration MS Office
GED & Open source

59. Nouveautés
Nuxeo 5.7 et Studio 2.0
• Studio
– multi-user et multi-projet
– Gestion des types complexes
– Gestion des modèles bureautiques
• Solution pour le Cloud - approche PaaS
• Intégration
– Nuxeo Drive, solution équivalent DropBox
– Amélioration de Live Edit (intégration Offices)
– Interface en HTML5 (avec stockage local)
• Convergence de DM | SC | DAM
• Nouvelle interface DAM, gérable avec Studio
• Recherche sémantique (avec Apache Stanbol et Solr)
GED & Open source

60. GED & Open source

61. Jahia – focus sur Jahia Wise
Du CMS à la GED
• Editeur Européen, implanté aux US, créée en 2002
• Licence GPL v2 et commerciale (JSEL) avec support éditeur
• Solution xCM (eXtended Content Management), orienté Portail et CMS
– Personnalisation graphique (Jahia Studio, thèmes graphiques…)
– Multi site, multilingue et multisupport (rendu web, mobile,...)
– Outils collaboratifs et sociaux (sondages, geo-tagging, blog, forum, wiki,
communautés...)
• Gestion documentaire = Jahia Wise
– Interface collaborative dédiée
– Tags et Catégories
– Gestion intelligente des emails
– Extraction automatique de méta donnée
– Fonction DAM : Media Gallery, vignettage…
GED & Open source

62. Jahia – Wise home
GED & Open source

63. Jahia - Wise
GED & Open source

64. Jahia - Wise
GED & Open source

65. Jahia - Wise
GED & Open source

66. Jahia – workflow
GED & Open source

67. Jahia – Wise document
GED & Open source

68. Jahia - DAM
GED & Open source

69. Jahia – Studio for Wise
GED & Open source

70. Des questions ?
… nous restons à votre écoute
sur notre stand D14
commerce.ecm@smile.fr
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