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Conf s'inspirer des okr fonctionnel transverse - Agile Toulouse 2021

Les fonctions transverses sont souvent oubliées quant aux méthodes dites “Agiles”. Et de fait, on les appelle les fonctions “support”. Comme si elles étaient au verbe d’état et non au verbe d’action. Pour autant, il s’agit du moteur de l’entreprise. Ces fonctions sont l’huile dans les rouages et répondent bien plus qu’on ne le pense aux ambitions de l’entreprise. Et si nous parlions des OKR pour les métiers transverses ? Comment utiliser et adapter cette méthode? Que peut elle vous apporter ? Quelles en sont les clés ? Tiphanie Vinet, coach produit et Pauline Garric, spécialiste des fonctions RH, vont vous décrire la manière d’utiliser cette méthode afin que n’importe quelle fonction transverse puisse l’appliquer. Pour ce faire, elle ne sera pas tel que défini “by the book” et ce volontairement car il nous semble important de commencer petit. C’est le meilleur moyen pour apprécier travailler différemment et intégrer facilement la méthode à votre quotidien.

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PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020
PRODUIT
16.18.15.4.21.9.20
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La sécurité psychologique : les gens se sentent en sécurité
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La fiabilité : ils peuvent compter les uns sur les autres pour
fournir un travail de qualité en temps voulu
La Structure et la clarté : les objectifs, les rôles et les plans
d'exécution sont clairs
Le sens du travail : les personnes ont le sentiment de
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important dans un sens plus large ou plus fondamental
L’impact du travail : les personnes sont convaincues que
les actions qu’elles mènent ont de la valeur
PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020
LES ORIGINES &
DÉFINITION
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  • 2. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 FAISONS CONNAISSANCE 6.1.9.19.15.14.19 3.15.14.14.1.9.19.19.1.14.3.5 Formation de Photographe argentique Formation Image Numérique & Graphisme Responsable produit ”post production” Arrivée dans le conseil comme Consultante produit Tiphanie Vinet @TiphanieVinet 2005 2000 2011 2017 Coach Produit 2020
  • 3. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 FAISONS CONNAISSANCE 6.1.9.19.15.14.19 3.15.14.14.1.9.19.19.1.14.3.5 Maîtrise de Lettres Moderne et Assistante d’éducation en ZUS Un master stratégie d’entreprise option RH en poche Formation olfactive Poste de commerciale chez L’Artisan Parfumeur Une aventure RH de 6,5 ans chez OCTO Technology Pauline Garric @PauGarric 2008 2005 2009 2010 Coach et RH Advisor 2016
  • 4. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 14.15.19 9.14.20.5.14.20.9.15.14.19 Transmettre la philosophie des OKR Gagner en efficacité Améliorer la communication entre équipes par un focus valeur commun S’assurer que tous ont la même compréhension et le même focus, côté équipe et côté parties prenantes NOS INTENTIONS
  • 5. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 LES CLEFS D’UNE ÉQUIPE QUI RÉUSSIT 12.5.19 3.12.5.6.19 4. 21.14.5 5.17.21.9.16.5 17.21.9 18.5.21.19.19.9.20 PROJET ARISTOTE : La sécurité psychologique : les gens se sentent en sécurité et ont le pouvoir de prendre des risques (appropriés) La fiabilité : ils peuvent compter les uns sur les autres pour fournir un travail de qualité en temps voulu La Structure et la clarté : les objectifs, les rôles et les plans d'exécution sont clairs Le sens du travail : les personnes ont le sentiment de travailler sur un sujet qui leur tient à cœur et qui est important dans un sens plus large ou plus fondamental L’impact du travail : les personnes sont convaincues que les actions qu’elles mènent ont de la valeur
  • 6. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 LES ORIGINES & DÉFINITION 4.5.22.5.12.15.16.16.5.13.5.14.20 4.5 16.18.15.4.21.9.20
  • 7. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 OKR ORIGINE 15.11.18 15.18.9.7.9.14.5 Andy Grove initie la méthode dans les année 70 lorsqu’il rejoint Intel. Le but ? Créer de l’impact. John Doerr écrira la méthode et l'implémentera chez Google dans les années 2000. Depuis 2010, de nombreux géants du web et entreprises utilisent cette méthode.
  • 8. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 DÉFINITION 4.5.6.9.14.9.20.9.15.14 Objective : On peut parler ici d'ambition. C’est une direction que l’on indique et vers laquelle l’équipe souhaite progresser. Key Results : On peut parler ici de critère de succès.Ce sont les résultats accompagnés de leurs métriques pour vérifier la bonne trajectoire. Celle-ci permet de s’assurer de la même compréhension d’une vision et de sa déclinaison opérationnelle. Contribution : C’est ce que l’on va faire pour permettre à l’OKR de se réaliser.
  • 9. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 LA PHILOSOPHIE OKR 12.5.19 5.14.10.5.21.24 4.5.19 15.11.18 Ce qui est au coeur de l’approche OKR sont les éléments suivant : Avoir une vision commune et un alignement au sein des équipes Avoir les éléments formuler de manière simple et compréhensibles de tous Mesurer, analyser, décider Comprendre que le non résultat n’est pas un échec mais un apprentissage
  • 10. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 LES ENJEUX DES OKR 12.5.19 5.14.10.5.21.24 4.5.19 15.11.18 Répondre à la mission de l’entreprise Une appropriation de la stratégie d’entreprise par tous L’identification des contributions des différentes équipes à l’atteinte des objectifs relatifs à cette stratégie Un engagement et une implication de tous pour l’atteinte des objectifs Un alignement du pilotage des équipes
  • 11. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 SOLUTION VERSUS IMPACT 19.15.12.21.20.9.15.14 22.5.18.19.21.19 9.13.16.1.3.20 L’impact est la conséquence du changement. C’est la valeur de ce que l’on souhaite obtenir. La solution est le livrable que tu mets en place. .
  • 12. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 CAS PRATIQUE 5.24.5.13.16.12.5.19 Différence de formulation entre contribution solution et impact Contribution Préparer un questionnaire d’interview de 1er mois sur le ressenti et les actions du collaborateur Solution Organiser un point de suivi à mi-période d’essai Impact Valider 90% des périodes d’essai qualitativement
  • 13. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 LA VALEUR QUE CELA VOUS APPORTE 12.5.19 5.14.10.5.21.24 4.5.19 15.11.18 Regarder autrement son organisation Pouvoir prendre des décisions sur l'organisation à partir d’ éléments tangibles Mesurer la valeur de ce que l’on produit Communiquer sur la valeur produite pour informer les clients internes
  • 14. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 OKR TACTIQUES 4.5.22.5.12.15.16.16.5.13.5.14.20 4.5 16.18.15.4.21.9.20
  • 15. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 QU’EST CE QU’UN BON OKR 17.21. 5.19.20 3.5 17.21. 21.14 2.15.14 15.11.18 Vous incite à sortir de votre zone de confort Vous incite à viser des cibles que vous pensez ne pas pouvoir atteindre (du moins pas tout de suite). C’est une ambition. Les critères de succès doivent être dur à atteindre, mais pas au point de vous démotiver ou de vous pousser trop au-delà de vos limites
  • 16. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 LA PÉRIODE 12.1 16.5.18.9.15.4.5 Elle va permettre de tester les hypothèses en réalisant un certain nombre actions et permettre d’ajuster la tactique selon les apprentissages De nos observations, elle varie généralement de 2 mois à 4 mois et s’adapte à votre contexte S’il y a plusieurs équipes, elle doit être cohérente entre chacune pour simplifier les échanges
  • 17. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 DÉFINITION DE L’OBJECTIF TACTIQUE 4.5.6.9.14.9.20.9.15.14 4.5 12. 15.2.10.5.3.20.9.6 20.1.3.20.9.17.21.5 Ne soyez pas gourmands dès le début : frugalité, l’enjeu est dans un premier temps l’appropriation du mindset Votre contexte est important : car il va jouer sur votre manière de le formuler. Par exemple, la période que l’on vit actuellement (COVID-19 bonjour !) ne peut pas être mise de côté concernant le recrutement. L’ingrédient important à la création d’Objectif est la phase de recherche et analyse des données. C’est cela qui va vous permettre d’adresser les bonnes problématiques.
  • 18. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 RÉPARTITION OKR avec le “DAY TO DAY” 18.5.16.1.18.20.9.20.9.15.14 15.11.18 1.22.5.3 12.5 4.1.25 20.15 4.1.25 Il faut prendre en compte les tâches day to day (légal, social, tarifaire) obligatoires et non challengeantes. Celles-ci vont permettre de déterminer le temps à passer sur les OKR Selon les équipes et/ou les métiers, le ratio n’est pas le même. Les OKR peuvent permettre de challenger l'efficacité du temps passé sur certaines tâches.
  • 19. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 S’ALIGNER SUR LES DÉFINITIONS 19. 1.12.9.7.14.5.18 19.21.18 12.5.19 4.5.6.9.14.9.20.9.15.14.19 Créer un lexique commun est fondamental. Lorsque l’on va poser les Key Result, la définition des termes que l’on associe au succès est cruciale, elle permet d’éliminer le doute, et nous donnera de la matière pour rechercher la bonne data.
  • 20. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 LA DATA 12.1 4.1.20.1 Avoir de la data à portée de main vous permettra de : Vous poser les bonnes questions et surtout la formulation juste de vos OKR. D’identifier les problématiques actuelles et donc de formuler des hypothèses. Qui gère la data : il est important qu’il y ait un garant par KRs dans chaque équipe pour suivre les évolutions des KRs pendant toute la période. Un leader sera garant du cadre.
  • 21. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 CAS PRATIQUE 5.24.5.13.16.12.5.19 FIDÉLISATION DES SALARIÉS O : Recruter de manière performante Data existante : 15 périodes d’essai et 4 ont été validées KR 1 : Valider 12 périodes d’essai qualitativement sur le prochain trimestre Data inexistante : Nous n’avons pas ici de suivi sur le turnover. Nous savons que la fidélisation tourne autour de 2,6 ans et que nous avons embauché 47 personnes. KR 2 : Baisser le turn over à 15% minimum
  • 22. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 SUIVI DES OKR 19.21.9.22.9 4.5.19 15.11.18 Le mindset OKR dépend : - Récurrence de suivi - Communication Ne pas rajouter de réunion pour traiter des OKR, le but est d’ajuster le contenu de celles en places Donner le bon niveau de visibilité aux sponsors en définissant clairement avec eux le “quand” et le “comment”
  • 23. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 LA RÉTROSPECTIVE 12.1 18.5.20.18.15.19.16.5.3.20.9.22.5 La méthodologie, l’organisation de l’équipe: qu’est qui a été bien fait ou pas ? Qu’améliorer ? Comprendre les points de blocage Les résultats obtenus : a-t-on générer le résultat escompté ? Qu’avons nous appris ? Qu’avons nous oublié de regarder ? La rétro est sur l’impact pur et pas sur autre chose. L’approche OKR : que nous apporte t’elle? Quels sont les points sur lesquels il reste des incompréhensions ? Pouvoir revenir sur l’aspect plus théorique/philosophique
  • 24. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 CE QU’IL NE FAUT PAS FAIRE 3.5 17.21. 9.12 14.5 6.1.21.20 16.1.19 6.1.9.18.5 Changer de KR en cours de période Confondre OKR et KPI : un KPI correspond à un suivi opérationnel là où l’OKR retranscrit une ambition Ne pas utiliser les OKR comme outil de mesure de la performance individuelle
  • 26. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 REPRÉSENTATION DANS LE TEMPS 18.5.16.18.5.19.5.14.20.1.20.9.15.14 4.5.19 15.11.18 4.1.14.19 12.5 20.5.13.16.19 OKR Stratégique OKR tactique période 1 OKR tactique période 2 OKR tactique période 3 OKR tactique période 4
  • 27. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 DE LA STRATÉGIE À LA TACTIQUE 4.5.19 15.11.18 19.20.18.1.20.5.7.9.17.21.5.19 1.21.24 15.11.18 20.1.3.20.9.17.21.5.19 Le sens, la mission, là où l’entreprise veut aller. C’est à la main du ComEx Entre 2 et 3 ans Vision Stratégie Tactique Contributions Les ambitions, challenges de la période, l’endroit que l’on veut atteindre Entre 6 mois et 1 an Les hypothèses que l’on veut test pour participer à l’atteinte des ambitions stratégiques (outcome) Entre 8 semaines et 4 mois Ce que l’on va faire concrètement pour réaliser les hypothèses (output) Day to day à la semaine
  • 28. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 DE LA STRATÉGIE À LA TACTIQUE 4.5.19 15.11.18 19.20.18.1.20.5.7.9.17.21.5.19 1.21.24 15.11.18 20.1.3.20.9.17.21.5.19 Partagez vos OKRs avec les équipes dont vous dépendez mais aussi celles qui dépendent de vous Communiquer ! C’est la clef, il ne doit pas se passer une semaine sans que vous parliez de vos OKR C’est un outil d’alignement ne rester pas isolé, cela aurait comme effet de board de créer des silos
  • 29. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 A VOUS DE JOUER 4.5.22.5.12.15.16.16.5.13.5.14.20 4.5 16.18.15.4.21.9.20
  • 30. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 POUR DÉMARRER 4.5.6.9.14.9.18 21.14 15.2.10.5.3.20.9.6 Le maître mot : Penser petit ! Les enjeux d’un premier cycle sont : L’appropriation de la démarche La capacité à mesurer La communication Commencer par un cycle tactique : Ambition et critère de succès sur une courte échéance
  • 31. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 EN UNE PLANCHE 5.14. 21.14.5. 16.12.1.14.3.8.5. AMBITION Une ambition doit être explicite. Pour cela, choisir la forme : Verbe d’action à l’infinitif + un mot qui le qualifie Si vous pouvez facilement chiffrer votre ambition, c’est que ce n’en est pas une. Et c’est ce mot qui servira de base à la définition des impacts IMPACT Un impact doit être factuel et mesurable. Il contient toujours un objectif chiffré, qui correspond au mot qui qualifie l’ambition. Pour cela, choisir la forme : Verbe d’action à l’infinitif + chiffre + description de la cible Ce chiffre est la projection de là où l’on veut aller (aller chercher quelque chose aujourd’hui hors de portée).
  • 32. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 ORGANISATION DES ATELIERS 20.9.16.19 4.5 6.1.3.9.12.9.20.1.20.9.15.14 La construction de vos OKR tactiques se fait en 4 temps Premier temps : Définir votre ambition et ses critères de succès Deuxième temps : Un temps intermédiaire pour recherche la data 0 et approfondire les définitions Troisième temps : Partage des datas et chiffrage de vos critère de succès Quatrième temps : Action, collecte des datas et partage de l’avancement
  • 33. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 CONCLUSION 3.15.14.3.12.21.19.9.15.14 Pour terminer, pensez que les enjeux des OKR sont les suivants : Répondre à la mission de l’entreprise Un engagement et une implication de tous de l’atteinte des objectifs Changer votre mindset et piloter par l’impact dans votre quotidien
  • 34. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 AVEZ-VOUS DES QUESTIONS Tiphanie Vinet @TiphanieVinet Pauline Garric @PauGarric
  • 35. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 POUR ALLER PLUS LOIN 16.15.21.18 1.12.12.5.18 16.12.21.19 12.15.9.14
  • 36. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 LECTURES ET OUTILS 12.5.3.20.21.18.5.19 5.20 15.21.20.9.12.19 Livre Radical Focus 2016, Christina Wodtke https://medium.com/@cwodtke Why the secret to success is setting the right goal : https://www.ted.com/talks/john_doerr_why_the_secre t_to_success_is_setting_the_right_goals/transcript OKR par Felipe castro : https://felipecastro.com/en/okr/what-is-okr/ Livre et site : Measure what matters https://www.whatmatters.com/ Making OKRs easier par John cutler: https://medium.com/@johnpcutler/making-okrs-easier-b0 400397bcea Parlons des métiers transverse https://felipecastro.com/en/blog/okr-vs-kpis/ Moving the needle https://movingtheneedle.com/blog/ par Bart den Haak Google feedback https://www.youtube.com/watch?v=mJB83EZt Ajc&feature=youtu.be
  • 37. PRODUIT 16.18.15.4.21.9.20 2020 SUJETS CONNEXES 19.21.10.5.20.19 3.15.14.14.5.24.5.19 Roadmap https://www.octo.com/publicatio ns/pour-une-roadmap-produit/ Do this now : 8 wyas to focus your product team on impact par John cutler https://amplitude.com/blog/focus-product-team-on-i mpact Product maket fit par Oussama Amar https://www.youtube.com/watch?v=WkoYtenAZMs Suivi des OKRs par John Cutler https://medium.com/@johnpcutler/untangling-o krs-with-a-big-visual-board-6153afa12213 Impact team Meilleur agent.com https://www.youtube.com/watch?v=kPmyROdRBpk Vanity metrics par Oussama Amar SOPO 2019 https://www.youtube.com/watch?v=ZS1G-MMLhRs OKR & Backlog produit https://herbig.co/wp-content/uploads/2018/1 0/How-to-combine-Objectives-and-Key-Resu lts-OKR-and-Agile-Product-Management.pdf