Surat menyurat merupakan alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan maksud secara tertulis. Surat memiliki beberapa fungsi seperti bukti nyata, alat pengingat, bukti sejarah, pedoman kerja, dan alat promosi. Prinsip penulisan surat meliputi jelas, ringkas, tidak ambigu, dan sopan. Surat terdiri dari beberapa bagian seperti kop surat, tanggal, nomor surat, lampiran, hal surat
2. Konsep Surat
• Alat untuk menyampaikan maksud tertentu dari
penulisannya secara tertulis (Lamuddin Finosa,
1991).
• Alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan
dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat
dijadikan bahan bukti tertulis. (Martono, 1985)
3. Fungsi Surat
a. Bukti nyata hitam di atas putih
b. Alat pengingat
c. Bukti sejarah
d. Pedoman kerja dalam melaksanakan
tugas
e. Duta atau wakil penulis untuk
berhadapan dengan lawan bicaranya.
f. Alat promosi
g. Bahan untuk mengambil keputusan
10. Bagian-Bagian Surat
o Kepala Surat atau Kop Surat
o Tanggal surat
o Nomor surat
o Lampiran
o Hal surat
o Alamat yang dituju
o Salam pembuka
o Tubuh surat
o Salam penutup
o Penanggung jawab surat
o Tembusan
11. Bagian- bagian SuratBagian- bagian Surat
1. Kepala Surat atau Kop Surat
Unsur-unsur kepala surat adalah:
a. unsur utama: nama perusahaan, alamat
lengkap, nomor telepon
b.unsur tambahan: logo/simbol
jawatan/perusahaan, nama bank langganan,
alamat kantor cabang, dan bidang usaha
12. CONTOH PENULISAN KOP SURATCONTOH PENULISAN KOP SURAT
Salah:
P.T. SAHARA INDONESIA
(Manufacturing Consulting System Design-Communication System)
Jl. ZA. Pagar Alam No. 22 B.O. Box 20 Bandar Lampung
Telephone (0721) 912345, 674432
Facsimile (0721) 977765
Benar:
PT SAHARA INDONESIA
(Manufacturing Consulting System Design-Communication System)
Jl. ZA. Pagar Alam No. 22 B.O. Box 20 Bandar Lampung
Telephone (0721) 912345, 674432
Faksimile (0721) 977765
13. Bagian- bagian SuratBagian- bagian Surat
2. Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberi tahu kepada
si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal surat
dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota
sudah tercantum pada kepala surat. Nama bulan jangan
disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi
Nov. atau 11). Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat
dengan tanda koma di atas. Akhir tanggal surat tidak
dibubuhkan tanda baca apa pun.
Ketentuan tersebut di atas tidak berlaku untuk
penulisan surat pribadi.
14. Contoh penulisan tanggal suratContoh penulisan tanggal surat
Salah: Jakarta, 28 Okt. 1987
Bandung, 28-10-‘87
Benar: 28 Oktober 1987
15. Bagian- bagian SuratBagian- bagian Surat
3. Nomor Surat
Setiap surat keluar dari sebuah jawatan atau perusahaan harus
diberi nomor untuk memudahkan pengagendaan, pengarsipan, dan
pengacuan di dalam balasan surat. Oleh penerima surat nomor
surat yang diterima dapat disebutkan sebagai acuan atau petunjuk
di dalam surat jawaban. Demikian pula memudahkan mencari surat
itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya
surat yang keluar.
Nomor urut surat hanya berlaku untuk tahun yang
bersangkutan. Pada awal Januari tahun berikutnya diurutkan
kembali dari nomor satu dan seterusnya hingga akhir Desember.
Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri, namun
sekurang-kurangnya penomoran surat menunjukkan nomor surat
keluar, kode (jenis) surat, bulan, dan tahun surat.
17. • Pada surat berjudul, nomor surat ditulis di bawah judul
surat tanpa garis pemisah.
Salah:Salah: SURAT KETERANGANSURAT KETERANGAN
Nomor: SK/45/II/2017Nomor: SK/45/II/2017
Benar: SURAT TUGASSURAT TUGAS
Nomor: 32/ST/III/2017Nomor: 32/ST/III/2017
18. Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut:
KataKata NomorNomor (lengkap) diikuti tanda titik dua atau jika(lengkap) diikuti tanda titik dua atau jika
nomor itu disingkat dengannomor itu disingkat dengan NoNo., penulisannya diikuti., penulisannya diikuti
tanda titik, kemudian tanda titik dua. Garis miringtanda titik, kemudian tanda titik dua. Garis miring
yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidakyang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak
didahului dan tidak diikuti spasi. Angka tahun ditulisdidahului dan tidak diikuti spasi. Angka tahun ditulis
dengan lengkap, dan tidak diikuti tanda baca apa pun.dengan lengkap, dan tidak diikuti tanda baca apa pun.
Salah: Nomor:32421/F8/UI.5/17.- Benar: Nomor: 3245/F8/UI.5/2007
No:32421/F8/UI.5/17.- No.:
32421/F8/UI.5/2007
19. 4. Lampiran
Penulisan Lampiran setelah nomor surat
berguna agar penerima surat dapat
meneliti dan melihat kembali banyaknya
sesuatu yang dilampirkan. Yang dilampirkan
itu dapat berupa buku, fotokopi surat
keterangan yang diperlukan, brosur,
kuitansi, dan sebagainya.
Penulisan Lampiran mengikuti aturan
sebagai berikut:
Kata Lampiran atau Lamp. diikuti
tanda titik dua. Kemudian dicantumkan
jumlah yang dilampirkan, tidak diikuti tanda
baca apa pun.
20. Contoh :
Salah:
Lampiran: satu berkas
Lamp.: dua eksemplar
Lamp.: seratus dua eksemplar
Benar:
Lampiran: Satu berkas
Lamp.: Dua eksemplar
Lamp.: 102 eksemplar
21. Huruf awal kata satu dan dua harus kapital, sedangkan kata
yang lain dengan huruf kecil semua. Pada akhir lampiran tidak
perlu ada tanda baca apa pun. Jika bilangan yang menunjukkan
jumlah barang pada lampiran dapat dituliskan dengan satu atau
dua angka, bilangan tersebut dituliskan dengan huruf (seperti
Satu berkas, Dua eksemplar). Akan tetapi, jika bilangan itu
lebih dari dua angka, pencantumannya dalam lampiran dengan
angka (misalnya: 102 eksemplar).
Salah
Lampiran
1. Lima lembar salinan ijazah
2. Tiga lembar fotokopi surat kesehatan
3. Tiga lembar pasfoto
Benar
Lampiran
1. Salinan ijazah lima lembar
2. Fotokopi surat kesehatan tiga lembar
3. Pasfoto tiga lembar
22. Bila tidak ada yang dilampirkan, kata Lampiran tidak
perlu dicantumkan.
Salah Lampiran: -
Lamp.: 0
23. 5. Hal Surat
Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar
pembaca dengan cepat mengetahui hal yang
dibicarakan dalam surat tersebut sebelum
membaca isi surat selengkapnya. Hal surat
dituliskan dengan singkat. Sebaiknya digunakan
kata Hal dan bukan Perihal.
24.
25. 6. Alamat (bag.dalam) Surat
• digunakan sebagai petunjuk langsung siapa
yang harus menerima surat
• Alamat yang dituju ini sebenarnya
tercantum pula dalam sampul surat. Alamat
(dalam surat) sekaligus dapat berfungsi
sebagai alamat luar jika digunakan sampul
berjendela.
26. Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut:Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut:
a. Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah
antara hal surat dan salam pembuka.
b. Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut
berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah.
c. Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diiukuti titik) atau Yang
terhormat (tidak diikuti titik)
d. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis
surat mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.
e. Gelar akademik di depan nama seperti Drs, Ir, dsb , tidak
digunakan
f. Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Nama gang,
nomor, RT, dan RW dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap
awal kata. Nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal
kapital, tidak digarisbawahi atau diberti tanda baca apa pun. Alamat
pengirim dan alamat tujuan perlu dicantumkan kode pos, jika kota
itu telah memilikinya.
27.
28. 7. Salam Pembuka
Salam pembuka merupakan tanda
hormat penulis surat sebelum penulis
surat berkomunikasi
29. 8. Tubuh Surat
Tubuh surat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu:
a. paragraf pembuka
b. paragraf isi surat yang sesungguhnya, dan
c. paragraf penutup.
31. Kalimat pembuka suratKalimat pembuka surat
• Dalam rangka.................
• Dengan ini kami beritahukan bahwa ……
• Bersama ini kami lampirkan …..
• Kami mengundang …..
• Sesuai dengan pemberitahuan ….
• Dengan sangat menyesal kami beritahukan
bahwa …..
• Perkenankanlah kami melaporkan
• Menyambung surat kami tanggal … No. ...
32. Kalimat pembuka pada surat balasanKalimat pembuka pada surat balasan
o Sehubungan dengan surat Saudara tanggal ……
No. ...
o Membahas surat Saudara tanggal….. No. ...
o Memenuhi permintaan Saudara melalui surat
tanggal …… No. ...
o Memperhatikan surat Saudara tanggal ... No. ...
o Surat Saudara tanggal .... No. .... telah kami
terima dengan baik. Sehubungan dengan itu
……
33. b. Paragraf Isi Surat
• merupakan pokok surat yang memuat
sesuatu yang diberitahukan, yang
dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh
pengirim surat.
• Kalimat-kalimat dalam paragraf isi
hendaknya pendek, tetapi jelas, tidak
menimbulkan salah tafsir.
• Rumusan surat juga harus menarik, tidak
membosankan, hormat dan sopan
34. c. Paragraf Penutup
Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci
isi surat atau penegasan isi surat. Bagian ini
dapat pula mengandung harapan pengirim
surat atau ucapan terimakasih kepada
penerima surat. Paragraf penutup berfungsi
pula untuk mengakhiri pembicaraan dalam
surat.
35. Kalimat penutupKalimat penutup
• Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan
terima kasih.
• Kami berharap kerja sama kita membuahkan hasil
baik dan berkembang terus, terima kasih.
• Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami
mengucapkan terima kasih.
• Demikian laporan kami, semoga mendapat
perhatian Bapak.
• Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan
ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.
36.
37. 9. Salam Penutup
• berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis
surat
• Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf
kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf
kecil
• Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.
38. 10. Penanggung Jawab Surat
1. Surat (dalam surat dinas) dianggap sah jika
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
(pemimpin )
2. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah
tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis
kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda
baca apa pun.
3. Jika akan dicantumkan nomor induk pegawai
pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di
antara nama jelas dan jabatan
41. 12. Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan
kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan
juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui
pula isi surat itu.
43. SURAT NIAGASURAT NIAGA
• Korespondensi atau surat-menyurat yang dilakukan
dalam usaha dan tindakan yang ada sangkut
pautnya dengan bidang perdagangan /niaga
/bisnis (Thomas Wiyasa B., 1995: 95).
• Surat sebagai produk komunikasi tulis yang
mengiringi proses dan prosedur bisnis (Lammudin
Finoza, 2004: 195)
• Surat yang digunakan oleh perusahaan atau
organisasi dalam bertransaksi (bisnis) yang meliputi
surat kepada pelanggan (pembeli) dan surat
kepada pemasok (penjual) (Ramelan, 2005: 151)
44.
45. PROSEDUR UMUM SURAT BISNISPROSEDUR UMUM SURAT BISNIS
Penjual Calon Pembeli
Penjual
Penjual
Penjual
Penjual
Calon Pembeli
Calon Pembeli
Pembeli
Pembeli
S. Perkenalan
S. Permintaan Penawaran
S. Penawaran
S. Pesanan
S.Pengiriman Pesanan
S.Penuntutan
S.Penagihan
46. PT ELEKTRIK MITRA SEJAHTERA
Jalan Abdurahman Saleh 440
Bandung 40000, Telepon (022) 6000300
==============================
Nomor : 003/PT-EMS/DIR/IX/2007 7 September 2017
Hal : Perkenalan Alat-alat Elektronika
Yth. Direktur PT. Jaya Makmur
Jalan Lodaya No. 30
Bandung 40000
Dengan hormat,
Dengan ini perkenankanlah kami memperkenalkan kepada Bapak
perusahaan Kami bernama PT. Elektrik Mitra Sejahtera, Jln. Abdurahman
Saleh 440 Bandung 40000, Telp. (022) 6000300. Perusahaan Kami memproduksi
alat-alat elektronika seperti : setrika listrik, kompor listrik, mesin cuci, rice
cooker, kipas angin dan sebagainya. Barang-barang yang Kami produksi
tersebut di atas mempunyai merek tunggal yaitu Nusa Indah.
Perlu Bapak ketahui bahwa perusahaan Kami adalah perusahaan patungan
antara perusahaan nasional dengan Hyundai Korea. Tenaga-tenaga teknisi
yang menangani barang-barang produksi adalah tenaga teknisi yang cukup
berpengalaman yang khusus didatangkan dari Korea. Disamping itu
perusahaan Kami telah mendapat kepercayaan dari Menteri Perindustrian
dan Perdagangan sejak tahun 1980.
47. Alat-alat elektronika yang Kami produksi sudah tersebar di kalangan
masyarakat baik di perkotaan maupun pedesaan karena dalam merancang
alat-alat elektronik tersebut mudah cara pemakaiannya dan tidak
membahayakan setiap pemakainya.
Berdasarkan informasi yang Kami peroleh dari salah seorang relasi, perusahaan
Bapak memiliki cukup banyak pengunjung yang berbelanja. Oleh karena itu
perkenankanlah kami memperkenalkan kepada Bapak barang-barang yang
Kami produksi dengan maksud untuk menambah jumlah jenis barang yang
dipasarkan. Berkaitan dengan syarat-syarat pembayaran cukup ringan dan
perusahaan kami memberikan potongan harga istimewa. Agar lebih jelasnya
bersama ini kami lampirkan pula brosur-brosur mengenai jenis barang yang
kami produksi.
Demikianlah surat perkenalan ini kami sampaikan kepada Bapak semoga
berkenan dan atas perhatian Bapak kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Elektrik Mitra Sejahtera
Bambang Gunawan, SE.
Direktur
Lampiran:
1. Salinan akte pendirian perusahaan
2. Surat ijin usaha
3. Referensi bank
4. Rekomendasi instansi relasi
BG/rs
48.
49. Surat Elektronik (E-Mail)
• Menggunakan
perangkat
digital
• Menggunakan
Internet
• Yahoomail.co
m, gmail.com,
dll
52. Cara Mengirim Surat
Elektronik
• Buat surat di badan e-mail
(langsung)/ via attach
• Surat yang akan dilampirkan discan
terlebih dahulu
• Masukkan alamat e-mail ke orang
yang akan dikirimi pesan
• Lampiran (jika ada)
• Kirim pesan
