Vad kostar det egentligen att ordna en konferens? Mer än de flesta tror. Och ofta ger de alldeles för dålig ROI.

1. HUR MYCKET KOSTAR DET ATT HA EN KONFERENS?
DET BEROR PÅ HUR MAN VÄRDERAR ENGAGEMANG.
Öka förståelsen för företagets strategier – och hur ni
tjänar era pengar
Studier* visar att så få som 5 % av företagens medarbetare
känner till dess strategier. Det innebär att så många som
95 % generellt sett inte vet något om företagets riktning.
Att inte veta åt vilket håll man ska, och varför, gör det svårt
att fatta rätt beslut i vardagen. Det gör det också svårare
att acceptera små och stora beslut som ledningen tar.
Det finns två vanliga orsaker till okunskapen. Den ena är
dåligt genomförda och ineffektiva möten. Den andra är
utbildningar som utgår från sändaren i stället för mottaga-
ren och som inte engagerar eftersom de innehåller för lite
interaktion.
Fundera över vad effektivare möten, utbildningar och verk-
tyg skulle kunna tillföra din organisation. Vilka värden skulle
det innebära om dubbelt så många medarbetare kände till
företagets strategier?
* ”I de flesta företag känner endast 5 % av de anställda till företagets strategi”, Nilofer
Merchant, Harvard Business review, Spring edition 2013.
Två av tre misslyckas. Hur lyckas du genomföra
förändringar?
Enligt en annan undersökning* misslyckas två av tre för-
ändringsprocesser i företag och organisationer. Många fler
än så tar alldeles för lång tid. Det är misslyckanden som
leder till såväl energiförluster som onödiga kostnader. Men
vad beror det på? Och kan man göra något åt det?
Möten som inte engagerar är ofta en starkt bidragande
orsak till utdragna eller misslyckade förändringsprocesser.
Det är tyvärr fortfarande mycket vanligt med konferenser
där företagsledningar berättar mer än de lyssnar – vilket
kraftigt bidrar till att medarbetare varken förstår varför en
förändring behövs eller känner sig involverade i hur föränd-
ringen ska genomföras. Det gör det också svårt att minnas.
Idag är det lättare än någonsin att ta vara på medarbetares
perspektiv. Med Interaktiva möten och moderna hjälpmedel
kan du göra dina medarbetare aktiva i processen. Öka en-
gagemanget genom att skapa kommunikation av det som
tidigare var informationsarbete Du som lyckas snabba upp
och genomföra dina förändrings- och utvecklingsarbeten
har mycket att vinna.
* John P Kotter, Harvard Business School. McKinsey & Company undersökning 2007
Fördel transparens
Organisationer rymmer ofta ett mindre antal individer som
syns och hörs mer än andra – och som gärna visar sitt
missnöje med ledningar, förändringsprocesser eller ut-
vecklingsarbeten. Personer som i ett möte aktivt motverkar
förändring skapar ofta osäkerhet i en ledning, trots att
ledningen kanske har stöd av en majoritet av mötesdelta-
garna (men som inte är lika högljudda). Det kan då finnas
ett stort värde i att publikt kunna visa att en ledning eller
ett förändringsarbete faktiskt har majoritetsstöd.
Med en app som innehåller möjlighet till anonyma och
transparenta samtal och omröstningar är det enkelt att tyd-
ligt visa hela organisationen hur stort eller litet motståndet
verkligen är.
Snabb och effektiv uppföljning även av större möten
och konferenser
Allt fler ser i dag de stora fördelarna i att arrangera konfe-
renser som bygger på aktivt deltagande och interaktivitet
med mötets deltagare. Traditionellt har sådana sätt att
arbeta krävt stora investeringar i både tid och kraft efter
en större konferens, för att renskriva blädderblocksanteck-
ningar och hundratals notislappar. Det har ofta lett till att
uppföljningar kommit för sent eller inte kommit alls, vilket
naturligtvis minskar effekterna av mötet.
Med hjälp av vår konferens-app samlar du direkt alla svar
digitalt. För deltagarna innebär det att de kan följa hela
workshopflöden direkt via sina telefoner. För dig som
arrangör innebär det att du kan lagra svar på alla frågor
direkt i ett Exceldokument – med bara en knapptryckning!
Nu vet du hur du kan ge dig själv de bästa förutsättningar-
na för effektiv uppföljning.

2. www.interaktivamoten.se Tel 08 410 88 400
Veta mer?
Om du vill veta mer om vad vår konferens-app skulle kunna
tillföra dig och din organisation, hör av dig direkt till Tommy
Brotte. Du når Tommy på telefon 08-410 88 400 eller via
e-post tommy@interaktivamoten.se.
Öka och förläng mötets kommunikationseffekter
Möten och konferenser kostar mycket per dag. Genom att
förlänga effekterna före och efter ett möte kan du sänka
genomsnittskostnaden och öka effekterna av mötet.
Genom att interagera redan innan evenemanget börjar kan
du både bygga förväntningar och ta reda på vilken kun-
skapsnivå mötet bör börja på. Med vår mötes-app kan du
till exempel visa filmer och be deltagarna respondera på
dem. Därefter kan du mäta deras förkunskaper och på så
sätt anpassa mötet efter deltagarnas faktiska kunskaps-
nivå. Efter mötet kan deltagarna fortsätta svara på frågor
och komma med idéer. Med hjälp av appen kan de ta del
av resonemang från mötesdagen, nominera goda exempel
utifrån vad ni talat om, sprida budskap och insikter vidare
till tredje part och ta del av mötets resultat.
Fundera över vilken kostnadseffektivitet du kan uppnå ge-
nom att förlänga kommunikationseffekterna före och efter
ett möte. Vad vinner du på att ett möte lever en månad i
stället för en dag? Att du kan anpassa ett möte efter dina
deltagares faktiska kunskapsnivå? Och att deltagarna har
tillgång till er gemensamma kunskapsbank när de behöver
den?
För dyrt utan delaktighet?
Många möten och konferenser blir tillfällen då deltagarna
”sitter av tid”. En undersökning från National Training
Laboratories i Maine visar att mötesdeltagare i snitt minns
5-10 % av innehållet om de är passiva åhörare, jämfört
med 50-75 % om de är aktiva deltagare. Dessutom ökar
viljan att leva upp till idéer och beslut om man som deltagare
själv fått vara med och ta fram dem.
Tyvärr planerar fortfarande alldeles för många möten och
konferenser utan hänsyn till modern forskning om hur
lärande och påverkan faktiskt fungerar.
Exempel på kostnader för en heldagskonferens med 100 personer:
Lönekostnad per dag och anställd 1 500:-
Arbetstid, förberedelser (ledning/projektpersonal: 4 personer á 40 timmar) 40 000:-
Hyra av enklare lokal, mat, dryck och övrigt innehåll (per deltagare) 1 000:-
Teknik 30 000:-
Total kostnad: 320 000:-
Lägre kostnader än så lär du inte komma undan med om
du vill genomföra en heldagskonferens för 100 personer.
Är det då rimligt att deltagarna bara minns 5-10 %? Nej.
Och det behöver inte heller vara så. I dag finns många me-
toder för att skapa interaktivitet. En vanlig workshop med
gula notislappar, ett samtal eller ett dialogkafé kan fungera
bra – men med appar och annan modern teknik kan du nå
bättre resultat av dina möten.
KONSULT MED KONFERENSAPP ELLER KONFERENSAPP UTAN KONSULT