Préqualification, enregistrement et planification des achats dans le cadre de la logistique humanitaire

1. MANAGEMENT DES ACHATS
PREQUALIFICATION, ENREGISTREMENT DE FOURNISSEURS &
PLANIFICATION DES ACHATS
MODULE II

2. SOMMAIRE
PRE-QUALIFICATION DES FOURNISSEURS
▪ Identification des fournisseurs
▪ Facteurs liés à l’évaluation d’une demande
▪ Conditions d’inéligibilité
GESTION ET EVALUATION DES FOURNISSEURS
▪ Evaluation sur la base d’un bon de commande
▪ Evaluation sur la base d’un contrat
PLANIFICATION DES ACHATS
▪ Détermination des besoins
▪ Plan des acquisition

3. PRE-QUALIFICATION DES FOURNISSEURS
 IDENTIFICATION DES FOURNISSEURS
 FACTEURS LIÉS À L’ÉVALUATION
 CONDITION D’INELIGIBILITE

4. 1–PRE-QUALIFICATIONDESFOURNISSEURS
Le processus d’identification des fournisseurs permet de recenser les fournisseurs qualifiés et d’obtenir des
informations précieuses sur les produits et les spécifications. Elle peut s’avérer difficile selon que :
✓ L’organisme soit locale ou non
✓ L’organisme soit à sa première intervention dans la zone ou non
✓ Le besoin soit répétitif ou non
Les fournisseurs peuvent être identifiés par :
Voie de
presse
Annuaires
Professionnels
Rencontres Acheteurs-
Fournisseurs
Etude de
marché
Sites web
L’identification des fournisseurs passe par l’agrément qui permet à de s’assurer qu’ils remplissent les conditions requises
pour travailler avec l’organisme et qu’ils ont la capacité d’exécuter le contrat de façon satisfaisante.
Formulaire d’agrément
▪ Nom et propriétaires
▪ Adresse et personnes à
contacter
▪ Contacts (Tél. – Mails)
Identité fournisseur
▪ Registre de commerce
▪ Documents d’existence (DFE)
▪ Statut juridique
Référents
▪ Liste d’au moins trois
organismes ayant travaillé avec
l’organisme
IDENTIFICATION DES FOURNISSEURS

5. 1–PRE-QUALIFICATIONDESFOURNISSEURS
Les étapes de l’agrément de fournisseurs sont :
Demande
d’agrément
• Fiche de demande
d’agrément renseignée
• Documents Requis
Réception de
l’organisme
• Accusé de réception
référencé de la
demande
Prise en charge de la
demande
• Analyse et évaluation
des documents
Acceptation de la
demande
• Courrier de
référencement aux
fournisseurs
• Courrier de demande
d’information
complémentaires
L’agrément permet aux fournisseurs d’être juste enregistré à la base de donnés et ne signifie pas que ce
fournisseur sera consulter dans le cadre des mises en concurrence.
Dans le cadre des programmes et organismes du Système de Nations Unies (SNU, les étapes de demande
d’agrément se font en ligne sur la plateforme ungm.org.

6. 1–PRE-QUALIFICATIONDESFOURNISSEURS
Utilité des biens ou services
proposés
• L’administrateur chargé de
l’agrément des fournisseurs
concerné doit déterminer si les
biens et/ou services offerts par le
candidat sont demandés ou non. Si
ces biens et/ou services ne
figurent pas parmi les descriptifs
de produits des achats, il est fort
probable que les services des
achats n’en aient pas besoin. Dans
ce cas, l’administrateur peut
rejeter la demande d’agrément des
fournisseurs en ce qui concerne
ces biens et/ou services, mais peut
orienter le candidat vers d’autres
organismes qui peuvent avoir
besoin des biens et/ou services
proposés
Situation financière des
fournisseur
• L’administrateur chargé de
l’agrément des fournisseurs doit
déterminer si le candidat a une
situation financière saine, sur la
base de la documentation et des
informations fournies dans le
cadre de la demande
d’enregistrement et qui ne
révèlent aucun souci financier tel
que déficit des capitaux propres,
procédures de faillite, insolvabilité,
mise sous séquestre, contentieux
important, privilèges fiscaux,
jugements, insolvabilité ou
antécédents de crédit laissant à
désirer
Conditions de paiement de
l’organisme
• Le fournisseur indiquera s’il peut
accepter les conditions types de
paiement de l’organisme. La non-
acceptation des conditions types
de paiement de l’organisme
disqualifiera/pourra disqualifier le
candidat (avoir un impact sur les
conditions du marché et le
marché)
FACTEURS LIES A L’EVALUATION

7. 1–PRE-QUALIFICATIONDESFOURNISSEURS
CONDITIONS D’INELIGIBILITE
Les fournisseurs relevant de l’une des conditions ci-dessous ne sauraient prétendre à une attribution de marché
Fournisseurs suspendus ou radiés par l’organisme
Fournisseurs déclarés inéligibles par les organismes des Nations Unies
La liste 1267 entités associées à Al-Qaïda et/ou auxTalibans, tenue en
vertu de la résolution 1267 du Conseil de sécurité des Nations Unies
Liste des fournisseurs déclarés inéligibles par la Banque mondiale, la BAD, la
BCEAO

8. GESTION ET EVALUATION DES
FOURNISSEURS
 EVALUATION SUR LA BASE DE BON DE COMMANDE
 EVALUATION SUR LA BASE DE CONTRAT

9. 1I–GESTIONETEVALUATIONDESFOURNISSEURS
La gestion et l’évaluation de la performance fournisseurs est très important, car il permet à l’organisme
d’identifier les écarts de performance du fournisseur, de l’en informer et de mettre en place des
programmes de perfectionnement à son intention. Cette communication permet une meilleure
collaboration avec les fournisseurs et entraîne généralement des avantages supplémentaires. Elle permet
également à l’organisme d’adopter une meilleure stratégie dans ses activités d’identification des
fournisseurs.
Les indicateurs pris en compte sont :
Quantité/qualité des marchandises/services fournis
Calendrier de livraison ou d’exécution de travaux
Exactitude de la documentation
Rapidité de réponse/communication

10. 1I–GESTIONETEVALUATIONDESFOURNISSEURS
SUR BASE DE BON DE COMMANDE
Les critères précédemment identifiés pour l’évaluation de la performance des
fournisseurs sont valables.
Il faudra néanmoins noté que dans le cadre d’un accord basé sur un bon de commande, il faudra :
Utiliser les critères et exigences retenues lors da la phase de mise en concurrence
Faire les évaluations à l’opération d’achat
Une commande exécuté = une évaluation
Pour des fournisseurs ayant exécuté plusieurs commande pour une période
donnée, il faudra faire une synthèse périodique des notes obtenues

11. 1I–GESTIONETEVALUATIONDESFOURNISSEURS
SUR BASE DE CONTRAT
En ce qui concerne les accords à long terme, il est important de réaliser une évaluation
annuelle des performances du fournisseur détenteur de contrat afin de connaître sa
performance globale, de résoudre rapidement toutes les questions en la matière, de
décider si de nouvelles négociations doivent être menées au regard des volumes d’activité
en vue d’optimiser les ressources.
Cela permettra de générer une vue d’ensemble de l’utilisation des contrats au sein de
l’organisme et d’informer les donateurs de l’efficacité des activités d’approvisionnement
commun et des économies ainsi réalisées

12. PLANIFICATION DES ACHATS
 DETERMINATION DES BESOINS
 PLAN D’ACQUISITIONS

13. III–PLANIFICATIONDESACHATS
DETERMINATION DES BESOINS
Le but général de toute définition des besoins est, comme son nom l’indique,
d’identifier les besoins précis du demandeur et de chercher la meilleure solution pour
les satisfaire. Les besoins doivent être décrits et quantifiés de façon à faciliter le
processus de passation de marchés.
Pour ne pas recevoir du matériel, des fournitures ou des services inadaptés et pour permettre aux fournisseurs
de concourir équitablement, il est essentiel que les besoins soient exprimés de façon claire, concise et flexible
(générale) et soient accompagnés d’informations complémentaires aussi détaillées que possible.
Le demandeur est responsable de l’exactitude et de la pertinence de tous les besoins énoncés et des informations
associées, qui permettront l’approvisionnement et la livraison des biens ou des services demandés.
Si une assistance s’avère nécessaire pour déterminer les besoins de façon appropriée, le demandeur doit d’abord
veiller à ce que le bureau de terrain ait obtenu des informations auprès des experts (spécialistes, ministères…) de
la zone d’intervention de manière à déterminer les spécifications techniques et les normes de qualité exigées.

14. III–PLANIFICATIONDESACHATS
DETERMINATION DES BESOINS
Les besoins sont spécifiés dans les types de documents détaillés ci-dessous, qui doivent
être inclus dans les demandes d’achat.
LES SPECIFICATIONS
Les spécifications sont généralement utilisées pour
l’acquisition de biens, mais aussi de services bien définis.
On distingue :
❑ Spécifications fonctionnelles (définissent la fonction des
marchandises)
❑ Spécifications techniques de performance (définissent le
rendement, l’efficacité des biens)
❑ Spécifications techniques de conformité (définissent les
caractéristiques physiques et les dimensions des biens)
TERMES DE REFERENCES
(ToR, Terms of Reference) définissent le travail exigé du
prestataire pour la fourniture des services demandés. Ils
peuvent également être utilisés pour les acquisitions de
biens lorsque le besoin ne peut pas être quantifié
Les informations nécessaires sont :
• Le contexte de la demande de prestation de services
• L’objectif et le champ d’application des services requis
et leur impact global ;
• Les résultats attendus de cette prestation de services ;
• Les activités requises pour atteindre ces résultats ;
• Les ressources apportées par l’organisme et par le
titulaire du contrat, nécessaires à la réalisation de ces
activités ;
• Les produits livrables (rapports, par exemple) ;
• Le calendrier ; Les contraintes ; Les principaux
indicateurs de performance
L’ensemble de ces informations doit figurer à une demande
d’achat pour déclencher le besoin et dans des délais
raisonnables pour permettre aux achats de satisfaire le
besoin

15. III–PLANIFICATIONDESACHATS
PLAN D’ACQUISITION
L’évaluation des besoins, l’estimation des coûts et la définition des exigences constituent les
premières étapes du processus de passation de marchés. La planification des achats pourrait se
définir comme étant le processus d’évaluation et de prévision des besoins de l’organisation, du
programme ou du projet en matière de passation de marchés afin de déterminer la stratégie
qu’adoptera l’organisation en la matière. Bien vrai qu’elle soit complexe et peut être pas adaptée
aux situations d’urgence, elle présente beaucoup d’avantages :
❑ Meilleure définition des besoins
❑ Meilleure sélection des fournisseurs
❑ Meilleure organisation des achats en raison du regroupement des activités d’approvisionnement et de l’effet de volume
❑ Amélioration des délais (administratifs et livraisons)
❑ Prévention du non respect des procédures, règles et règlementation
❑ Facilitation du suivi de l’activité d’achats
Le plan d’achats devra comprendre les informations suivantes :
❑ Les références et désignations des articles
❑ Les quantités estimées
❑ Les prix estimatifs, la source de financement ainsi que les références budgétaires
❑ Les périodes de début et de fin de livraisons des produits ou d’exécution des travaux
❑ Tout autre information utile (Lieu de livraison, demandeur …)
INFORMATIONS
OBLIGATOIRES

16. MERCI POURVOTRE ATTENTION