Referenten Stefan Pieren, Senior Informationsarchitekt, Unic AG Johann Richard, Design Technologist, Unic AG Dr. Marcel B. F. Uhr, CEO, soultank AG Inhalt Die inhaltliche Konzeption komplexer Intranet-Projekte steht vor neuen Herausforderungen. Die Auftraggeber fordern Enterprise 2.0, aber ist dieser Lösungsweg für die Mitarbeiter auch in jedem Fall der erfolgversprechendste? Am Beispiel zweier Fallstudien veranschaulichen die Referenten die inhaltliche Bandbreite von Intranets im Enterprise-2.0-Zeitalter und erläutern, wie die entsprechenden inhaltlichen Konzepte erarbeitet wurden. Am Beispiel des Swisscom Intranet Basisdienstes wird aufgezeigt, wie die Kombination aus klassischen und neuen Strategien zum gewünschten Erfolg geführt hat. Durch die Neustrukturierung der Swisscom-Unternehmensgruppe entstand grosser Handlungsbedarf für ein neues Intranet. Die historisch gewachsene Intranetlandschaft besteht aus zahlreichen verteilten, von den jeweiligen Geschäftsbereichen betriebenen autonomen Plattformen auf verschiedenen Technologien und entspricht bezüglich Informationsstruktur, Navigation, Usability, Informationsrelevanz, Personalisierung und Collaboration nicht mehr in allen Aspekten den Bedürfnissen der Mitarbeiter. Die Konzeption eines Basisdienstes Intranet schaffte hier das Fundament für ein einheitliches und ausbaufähiges Corporate Intranet und ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit in Projekten und Netzwerken, relevantere Informationen und mehr Dialog. Anders präsentierte sich die Situation beim Unic Intranet, wo heute eine konsequente Orientierung an einer offenen, an den Grundsätzen von Enterprise 2.0 angelehnten Kultur neue Möglichkeiten für den Wissensaustausch in der ganzen Firma eröffnet und die Interaktion der Mitarbeitenden über alle Hierarchiestufen, Standorte und Projekte hinaus gewährleist. Die Seminarbesucher lernen in dieser Session die verschiedenen Intranet-2.0-Strategien kennen und lernen, wie sie erfolgreich klassische und neue Intranet-Ansätze kombinieren.

1. Strategien für Intranets im Enterprise 2.0 Zeitalter
Orbit Zoom Days Konferenz 2009
Zürich, 14. Mai 2009 Stefan Pieren, Johann Richard, Dr. Marcel B.F. Uhr (soultank AG)

2. Einleitung
Ihre Referenten
Stefan Pieren Dr. Marcel B.F. Uhr
Johann Richard
Senior Informations- Usability Engineer,
Design Technologist,
architekt, CEO soultank AG
Qualitätsleiter
Teamleiter
© Unic AG | Seite 2

3. Einleitung
Was sind die Lernziele dieser Präsentation?
› Komplexität verstehen: Sie verstehen die Komplexität eines Intranet 2.0
Projektes und den Umgang damit
› Ansätze kennenlernen: Sie haben verschiedene Ansätze von Intranet 2.0
Strategien kennengelernt, und wissen, wie sie erfolgreich klassische und neue
Intranet-Strategien kombinieren
› Projektvorgehen gesehen: Sie kennen die Methoden zur Erreichung eines intuitiv
zu bedienenden Intranets
› Bedürfnisse formulieren: Sie können ihre Bedürfnisse an ein Intranet der
Generation 2.0 formulieren
Sie verstehen, wie auch in einem komplexen Umfeld attraktive Intranets
entstehen können
© Unic AG | Seite 3

4. Einleitung
Oder anders formuliert
Über was sprechen wir? Diese Präsentation ist keine ...
› Über die inhaltliche Sicht des Themas › ... Theorieabhandlung über Web 2.0
› Über Vorgehensweisen › ... Technologie- / Implementations-
› Über reale Projekte Diskussion
› Über Learnings aus diesen realen › ... Produkte-Schlacht
Projekten
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5. „Web 2.0 ist keine Positionierung für ein
Intranet.“
Quelle: Stimmt AG
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6. Einleitung
Enterprise 2.0: Social Software im Unternehmen
Informations-/Wissensmanagement
Wikis
Social Tagging
Collaboration
Communities
Blogs
Social Networking
Quelle: Prof. M.Koch,
Instant Messaging Universität der
Bundeswehr, München
Identitäts- und Netzwerkmanagement Kommunikation
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7. “Information anarchy is just that. You have
to give people a starting point that they can
react to and modify; you can't just give them
a blank workspace and say, „Use this now.‟”
Andrew McAfee
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8. Integration von Enterprise 2.0 Ansätzen
Beispiele für unterschiedliche Organisationskomplexitäten
Beispiel 1: Beispiel 2:
Unic AG Swisscom AG
Organisationskomplexität Organisationskomplexität
tief hoch
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9. „Ich liebe es, wenn ein Plan funktioniert.“
Colonel Smith, A-Team
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10. Erarbeitung des inhaltlichen Konzepts
Kein spezielles Vorgehen für Enterprise 2.0-Projekte...
› Vorgehen?
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11. Erarbeitung des inhaltlichen Konzepts
... sondern Bedürfnisse im richtigen Schritt adressieren
› Vorgehen?
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12. Das Unic Intranet: me.unic.com
Ein Intranet 2.0 in einer Organisation von kleiner bis mittlerer Komplexität

13. „Ein Intranet der ersten Generation mit
einem modernen Arbeitsinstrument 2.0
ablösen. Das ist das Ziel von me.unic.com.“
Johann Richard, Projektleiter
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14. Das Unic Intranet: me.unic.com
Bedürfnisse an das neue Intranet
© Unic AG | Seite 14

15. Das Unic Intranet: me.unic.com
Enterprise 2.0: Social Software im Unic Intranet
Informations-/Wissensmanagement
Wiki
Social Tagging
Collaboration
Communities
Blogs
Social Networking
Quelle: Prof. M.Koch,
Instant Messaging Universität der
Bundeswehr, München
Identitäts- und Netzwerkmanagement Kommunikation
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16. Das Unic Intranet 2.0
It„s a Wiki
© Unic AG | Seite 16

17. It„s a Wiki
Die Strategie für das neue Intranet
me.unic.com – Intranet 2.0
Ich Mein Team Meine Unic
› Fähigkeiten und › Wissen teilen › Umfassend
› Zusammenarbeit
Rollen beschreiben kommunizieren
› Themen und Favoriten › Dienstleistungen
organisieren
› Prozesse und Projekte
abonnieren anbieten
› News teilen (Blog) › Austausch fördern
dokumentieren
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18. It„s a Wiki
Die umgesetzte Strategie
Ich
Meine Unic
Meine Unic
Ich Ich
Mein Team
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19. Das Unic Intranet 2.0
The Good, the Bad and the Ugly
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20. The Good, the Bad and the Ugly
Einflussbereiche im Unic Intranet
Kultur
Betrieb Technologie
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21. The Good, the Bad and the Ugly
The Good – was besonders gut klappt
› Hohe Akzeptanz – trotz einigen
Kinderkrankheiten möchte niemand
Kultur
das neue Intranet missen
› Die Offenheit – alle Bereiche sind für
alle Mitarbeitenden offen, editier- und
kommentierbar
› Kommentieren und verbessern – der
Dialog findet statt
Betrieb Technologie
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22. The Good, the Bad and the Ugly
The Good – was besonders gut klappt
› Wiki Gnome und Wiki Gärtner – die
heimlichen und die offiziellen guten
Kultur
Seelen des Intranets
› Inhalte erstellen – teilweise bis zu 70
neue Seiten pro Tag nach dem Start
› (Corporate) News – das Intranet als
News Channel hat sich etabliert und
wird regelmässig gelesen
› Impulse für die Verbesserung – die Betrieb Technologie
Benutzer stacheln sich gegenseitig
dazu an, Dinge besser, effizienter
umzusetzen
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23. The Good, the Bad and the Ugly
The Good – was besonders gut klappt
› Das Intranet als Wiki – für Unic ist ein
Wiki die richtige Technologie
› Technologie Know-how – es gibt Kultur
genügend Know-how innerhalb der
Organisation für einen erfolgreichen
Betrieb
› Release early, release often – die
Plattform unterstützt und erleichtert
rasche funktionale Anpassungen Betrieb Technologie
© Unic AG | Seite 23

24. The Good, the Bad and the Ugly
The Bad – was man unbedingt beachten muss
› Es geht um Kommunikation – die
Prinzipien müssen verstanden werden.
Auch, dass es keine „Privatsphäre“ Kultur
und „Geheimnistuerei“ gibt.
› Mein Garten, dein Garten – viele
Themen betreffen mehrere Teams,
eine rege Absprache und Austausch
sind wichtig um Doppelspurigkeiten zu
vermeiden Betrieb Technologie
› Offenheit ≠ Regellosigkeit – auch ein
Wiki als Inranet braucht Regeln
© Unic AG | Seite 24

25. The Good, the Bad and the Ugly
The Bad – was man unbedingt beachten muss
› Nicht jeder liebt Wiki Syntax – die
Schulung ist für Nicht-Techies zentral.
Kultur
Das Wiki Gärtner Prinzip funktioniert
hier aber gut.
› Feedback nicht nur zu den Inhalten –
die Benutzer erwarten auch auf
funktionale Fragen rasche und offene
Antworten
Betrieb Technologie
© Unic AG | Seite 25

26. The Good, the Bad and the Ugly
The Bad – was man unbedingt beachten muss
› Technologie im Hintergrund – die
„richtige“ Technologie löst nicht alle
Kultur
Probleme von selbst. De facto ist es
fast egal, welche Software man nutzt.
› Release early, release often – die
internen Prozesse müssen rasche
Release-Zyklen fördern. Oder
zumindest nicht verhindern.
Betrieb Technologie
© Unic AG | Seite 26

27. The Good, the Bad and the Ugly
The Ugly – Was nicht so gut funktioniert
› Nicht jeder ist vom Typ her ein aktiver
Nutzer – die Teams müssen Anreize
Kultur
schaffen, in ihren Bereichen qualitative
Inhalte zu schaffen. Aber es gilt:
Qualität vor Quantität!
› Walk the Talk – das Management muss
ein soziales Intranet aktiv nutzen.
Dann folgen viele weitere
Benutzerkreise automatisch. Betrieb Technologie
© Unic AG | Seite 27

28. The Good, the Bad and the Ugly
The Ugly – Was nicht so gut funktioniert
› Ein Wiki ist kein DMS
(Dokumentenenverwaltungssystem) –
Word und andere „editierbare“ Kultur
Dokumentformate gehören nicht ins
Intranet. Deswegen auch die Regeln.
Betrieb Technologie
© Unic AG | Seite 28

29. The Good, the Bad and the Ugly
The Ugly – Was nicht so gut funktioniert
› Performance ist kritisch – nicht
umsonst heisst „Wiki“ ursprünglich
„schnell“. Die Benutzer erwarten eine Kultur
Reaktion vom System. Jetzt.
Betrieb Technologie
© Unic AG | Seite 29

30. Enterprise 2.0: Social Software im Unic Intranet
Nicht alle Anforderungen und Probleme sind gelöst
Informations-/Wissensmanagement
Wiki
Social Tagging
Collaboration
Communities
Blogs
Social Networking
Quelle: Prof. M.Koch,
Instant Messaging Universität der
Bundeswehr, München
Identitäts- und Netzwerkmanagement Kommunikation
© Unic AG | Seite 30

31. Swisscom Basisdienst Intranet
Ein Intranet 2.0 in einer Organisation von hoher Komplexität

32. Ausgangslage
Die heutige Swisscom Intranet-Landschaft
› Autonome Plattformen
› Verschiedene Technologien
Unterschiedliche...
› Strukturansätze
› Navigationskonzepte
› Zugangskonzepte
› Usability / User Experience
© Unic AG | Seite 32

33. Ausgangslage
Die Strategie: ein Basisdienst Intranet
Intranet Intranet Intranet
Geschäfts- Geschäfts- Geschäfts-
Bereich 1 Bereich 2 Bereich 3
Globale Definitionen,
Basisdienst Intranet
Dienste, Funktionen
(Informationsarchitektur)
Gemeinsame Intranet Plattform
© Unic AG | Seite 33

34. Bedürfnisanalyse

35. Bedürfnisanalyse
Was will das Unternehmen?
Flexibel Bessere
Integrative anpassbar durch Personalisierbar/ Zusammenarbeit
Lösung. Geschäfts- Individualisierbar. in Projekten und
bereiche. Netzwerken.
Mehr Übersicht
(was läuft wo? Relevantere Reorganisations-
Dialog fördernd.
wer weiss & kann Informationen. sicher.
was?)
© Unic AG | Seite 35

36. © Unic AG | Seite 36

37. Bedürfnisanalyse
Mitarbeiter Befragungen auf verschiedenen Ebenen
Fokusgruppen- Interviews Kontext-Analysen
Workshops
Bedürfnisaufnahme in klar Abholen von Meinungen im Analyse des Intranet-
umrissenen Themen- direkten Gespräch. Einsatzes im Zusammen-
Kreisen. hang mit den täglichen
Aufgaben des Mitarbeiters.
© Unic AG | Seite 37

38. %
© Unic AG | Seite 38
Besserer Zugang zu Informationen
Relevante Inhalte
Dialog/Web 2.0
Gruppierte „Must haves“ der Bedürfnisanalyse
Tools & Applikationen
Was wollen die Mitarbeiter?
Personalisierung / Individualisierung
Collaboration
Design
Dokumenten Management

39. Enterprise 2.0 in Inhalts-Strukturierung

40. Inhalts-Strukturierung
Strukturelle Vorgaben definieren Intranets nachhaltig
Struktur komplett Struktur zum Teil Struktur in Bereichen (Fast) keine strukturellen
vorgegeben vereinheitlicht vorgegeben Vorgaben
(Menge typischer Intranets)
Feste Vorgaben Individualität
© Unic AG | Seite 40

41. Inhalts-Strukturierung
Der Basisdienst nimmt die Resultate der Bedürfnisanalyse auf
Swisscom Intranets
heute
Struktur komplett Struktur zum Teil Struktur in Bereichen (Fast) keine strukturellen
vorgegeben vereinheitlicht vorgegeben Vorgaben
Basisdienst Basisdienst
Feste Vorgaben Individualität
© Unic AG | Seite 41

42. Inhalts-Strukturierung
Keine Angst vor Vereinheitlichung – auch im Web 2.0
Struktur komplett Struktur zum Teil Struktur in Bereichen (Fast) keine strukturellen
vorgegeben vereinheitlicht vorgegeben Vorgaben
Basisdienst
Feste Vorgaben Individualität
© Unic AG | Seite 42

43. Inhalts-Strukturierung
Integrative Lösung, flexibel anpassbar
Mein Über News &
Grund- Über xy Prozesse Produkte ... Themen
Intranet Swisscom Dialog
Konzept
Basisdienst Mitarbeiter Geschäftsbereichs Swisscom
Inhalte Inhalte Inhalte
Intranet
Mein Über News &
Geschäfts- Über xy Themen
Intranet Swisscom Dialog
Bereich X
Intranet
Mein Über News &
Über xy Prozesse Produkte Markt Themen
Geschäfts-
Intranet Swisscom Dialog
Bereich Y
Intranet
Mein Über News &
Geschäfts- Über xy Prozesse Produkte Themen
Intranet Swisscom Dialog
Bereich Z
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44. Inhalts-Strukturierung
Beispiel aus der Sicht einer Swisscom Mitarbeiterin
Swisscom Mitarbeiterin im eigenen Intranet
Swisscom Mitarbeiterin in einem „fremden“ Intranet
Das einheitliche Gerüst hilft, sich unternehmensweit zu bewegen
© Unic AG | Seite 44

45. Inhalts-Strukturierung
Flexible Informationsstruktur
Struktur komplett Struktur zum Teil Struktur in Bereichen (Fast) keine strukturellen
vorgegeben vereinheitlicht vorgegeben Vorgaben
Basisdienst
Feste Vorgaben Individualität
© Unic AG | Seite 45

46. Inhalts-Strukturierung
Umgang mit Wikis
Variante 1 Variante 2 Variante Swisscom
Wikis sind externe Corporate Wiki Integriertes Wiki
Applikationen (Beispiel me.unic.com)
Wiki Wiki
Corporate Wiki
Intranet Intranet
Wiki Wiki
Wiki
Wiki Wiki
© Unic AG | Seite 46

47. Inhalts-Strukturierung
Themengefäss als integriertes Wiki
© Unic AG | Seite 47

48. Enterprise 2.0 in Seitentypen

49. Personalisierte und individualisierbare Startseite
Das Intranet als individuelles „Cockpit“ für die tägliche Arbeit
› Der Mitarbeiter erhält personali-
sierte Informationen
› Der Mitarbeiter kann die Startseite
mit einzelne Inhaltselementen in
Form von „Widgets“ idividualisieren
› Die verschiedenen Geschäfts-
bereiche können eigene Widgets
nach ihren Bedrüfnissen bauen
© Unic AG | Seite 49

50. Personalisierte und individualisierbare Startseite
Den Puls der Firma spüren
› Mit den Business Widgets ist der Mitarbeitende enger im ganzen Unternehmen
eingebunden
© Unic AG | Seite 50

51. Personalisierte und individualisierbare Startseite
Effizienter durch den Tag
› Die Organisations Widgets sind kleine Helferlein für das Daily Business
© Unic AG | Seite 51

52. Personalisierte und individualisierbare Startseite
Im Unternehmen vernetzt sein
› Mit den Kommunikations Widgets kommuniziert der Mitarbeitende über seine
Organisation hinaus
© Unic AG | Seite 52

53. Enterprise 2.0 in Applikationen & Tools

54. Enterprise 2.0 in Applikationen & Tools
Auch ein Teilangebot ist nützlich
(nichts)
© Unic AG | Seite 54

55. Identität und Netzwerkmanagement
Erster Schritt: Erweiterung internes Telefonbuch
› Im internen Telefonbuch
können auf freiwilliger Basis
persönliche Informationen
hinterlegt werden
© Unic AG | Seite 55

56. Kommunikation
Erster Schritt: Dialog auf Seitenebene
› Die Mitarbeiter können
Inhaltsseiten kommentieren
und bewerten
© Unic AG | Seite 56

57. Informationsmanagement
Strategie für die Integration von Collaboration-Plattformen
› Bestehende Collaboration
Intranet
Plattformen bleiben
ausserhalb des Intranets
› Das Intranet vereinfacht
Resultate Zugang
den Zugang zu den
Plattformen
› Ergebnisse aus den
Collaborations-Plattformen
müssen im Intranet
veröffentlicht werden
Collaboration-Plattformen
© Unic AG | Seite 57

58. Informationsmanagement
Erster Schritt: Kommunikation von Zugängen und Resultaten
Beispiel: Zugang über OE Beispiel: Resultate auf Projektseiten
© Unic AG | Seite 58

59. Informationsmanagement / News
Erster Schritt: Relevantere News
› News können konzernweit
nach Themen und nach
Channels abonniert werden
› Anzeige auf Startseite oder
als RSS-Feed
© Unic AG | Seite 59

60. Credits
› Inhaltliche Konzeption, Design, HTML Umsetzung: Unic AG
› Usability / User Experience Begleitung: soultank AG
› Gesamtkonzept, Realisierung: Swisscom IT Services AG
© Unic AG | Seite 60

61. «Web 2.0 is really about normal everyday
people using the Web and creating things on
it - forget the acronyms.»
Richard MacManus, ReadWriteWeb
© Unic AG | Seite 61

62. Integration von Enterprise 2.0 Ansätzen
Unterschiedliche Ansätze für unterschiedliche Bedürfnisse
Kombination von
klassischen und
Enterprise-Wiki
Enterprise 2.0
Ansätzen
Beispiel 1: Beispiel 2:
Unic AG Swisscom AG
Organisationskomplexität Organisationskomplexität
tief hoch
© Unic AG | Seite 62

63. Wir freuen uns auf Ihre Fragen.

64. „Mache die Dinge so einfach wie möglich –
aber nicht einfacher.“
Quelle: Albert Einstein
© Unic AG | Seite 64

65. Unic auf einen Blick
Unternehmen
› 1996 in Bern als Spin-off der Universität gegründet
› Sitze in Amsterdam, Bern, Wien und Zürich
› Inhabergeführte Aktiengesellschaft
› 140+ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Marktleistung
Enterprise Content Management & E-Business
Referenzen
© Unic AG | Seite 65

66. soultank AG auf einen Blick
Unternehmen
› Gegründet 2000 in Zug
› Inhabergeführte Aktiengesellschaft
› 8 Mitarbeiter
› Betrieb eines eigenen Usability-Labors in Zug
Marktleistung
Usability und User Experience Beratung
Referenzen
Steuerverwaltung des Kantons Bern
© Unic AG | Seite 66

67. Unic AG Stefan Pieren
Senior
Informationsarchitekt
Hohlstrasse 536
CH-8048 Zürich Johann Richard
Tel +41 44 560 12 12 Design Technologist
Fax +41 44 560 12 13
info@unic.com
Dr. Marcel B.F. Uhr
www.unic.com
CEO soultank AG
© Unic AG | Seite 67

68. Impressum
Bildquellen
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Seite 12: © valerio / sxc.hu
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Seite 36: © Joshua Porter / bokardo.com
Seite 37: © Unic AG, © Astraios / aboutpixel.de, © soultank AG
Seite 39: © freerider / aboutpixel.de
Seite 48: © stormpic / sxc.hu
Seite 53: © splenetic / sxc.hu
Seite 63: © digital_a / sxc.hu
© Unic AG | Seite 68