Séminaire sdsi pluralis 2013 07 28 v 05.1

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  • Séminaire sdsi pluralis 2013 07 28 v 05.1

    1. 1. Séminaire Schéma directeur du SI par P. JACQUOT 29/07/2013 | Version 5.0
    2. 2. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 2 Objectifs  Identifier les fondamentaux d’un schéma directeur (objectifs, enjeux, cibles, méthode, étapes et pratiques actuelles)  Acquérir la pratique de réalisation d’un schéma directeur à travers deux cas pratiques
    3. 3. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 3 Sommaire Première journée 1. Le système d’information et sa place dans les organisations 2. Que peut-on attendre d’un schéma directeur ? Quels enjeux ? 3. Quel est le positionnement du schéma directeur ? 4. Quelles méthodes pour élaborer son schéma directeur ? Quel périmètre ? 5. Quelles sont les cibles du SDSI ? 6. Les étapes du processus de construction du schéma directeur 7. Les tendances fonctionnelles et techniques constatées différentes dans les différentes organisations 8. Comment réussir son schéma directeur ? 9. Comment réduire les délais et les coûts de réalisation d’un SDSI ? 10. Atelier sur l’alignement orientations stratégiques des organisations avec les orientations IT 11. Le focus sur le portefeuille des projets
    4. 4. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 4 Sommaire Deuxième journée  Rappels des concepts et de la démarche (1h)  Atelier - étude de cas sur la réalisation d’un Schéma directeur (3h)  Atelier- travail sur la priorisation des projets (1h30)  Focus sur la gouvernance et les outils du schéma directeur (1h)  Prérequis et facteurs-clés de la réussite du SDSI
    5. 5. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 5 1. Le système d’information et sa place dans les organisations
    6. 6. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 6 Introduction Le système d’information et sa place dans les organisations La situation actuelle  Une évolution permanente des activités métiers  Un écosystème externe de plus en plus mouvant  La nécessité d’améliorer l’efficacité et l’efficience  Un SI d’information qui peut tendre à se complexifier  Des technologies sans cesse renouvelées  Une exigence de réactivité et d’agilité  Une recherche de réduction des coûts Les conséquences  Un besoin de faire évoluer et de sécuriser les processus avec les outils informatiques  Une transformation réciproque des organisations et des systèmes d’information  Une interaction permanente entre les acteurs du SI, les technologies, la stratégie de l’entreprises ou de la collectivité, l’organisation du travail, les normes, les valeurs, et les connaissances, etc  La nécessité de mieux contrôler le SI pour répondre aux attentes des métiers et aligner les stratégies dans le moyen et long terme  Une priorisation nécessaire des projets suggérés par la maîtrise d’ouvrage
    7. 7. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 7 L'évolution des préoccupations informatiques et les pressions actuelles de l'écosystème L’informatique considérée plus comme un poste de dépenses qu’un levier d’amélioration S.I. Evolution permanente des technologies et du besoin d’alignement avec les exigences des métiers Complexité du SI dû à l’empilage des couches technologiques et au périmètre fonctionnel Demande grandissante des clients dans le domaine de l’automatisation des procédures et des besoins en pilotage Engagement variable des métiers dans la définition des besoins et la mise en œuvre des solutions Prise de conscience variable par les métiers de l’impact de la mise en œuvre des solutions dans les processus de gestion cible Défaillance ou peu d’engagement dans la gouvernance du SI au niveau de la direction générale De plus en plus de demandes dans l’urgence Restriction ou stabilisation des budgets Préoccupations de la DSI Ecosystème des métiers Pression de l’écosystème Externe (clients, partenaires)
    8. 8. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 8 Tendances du SI dans le futur Mobilité Ouverture du SI vers les clients et partenaires Collaboratif et partage d’informations interne Accès à tous au SI Boutique d’applications Multiplication des applications Traitement de tous les types de données Communautés et réseaux sociaux Archivage et recherche Dématérialisation des échanges Nouveaux Usages
    9. 9. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 9 Tendances du SI dans le futur Gouvernance par les métiers Externalisation Sécurisation et continuité de service Simplification urbanisation Agilité Optimisation de l’existant Contrôle des coûts Mutualisation Qualité de service accrue Conduite de projet formalisée Nouveaux services
    10. 10. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 10 2. Que peut-on attendre d’un schéma directeur ? Quels enjeux?
    11. 11. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 11 Définition du schéma directeur Définition 1 : Ensemble de documents ayant pour objet de fixer à long terme les orientations fondamentales du système d’information d’une organisation Définition 2 : En cohérence avec la stratégie générale de l'entreprise, après un bilan de l'existant et des opportunités de l'état de l'art, le schéma directeur doit toujours avoir pour objectif d'orienter les politiques du systèmes d'information. Il peut avec profit s'appuyer sur une logique de cartographie informatique de l'entreprise, voire d'urbanisme. Il doit toujours déboucher sur un phasage des plans d'action et sur un budget.
    12. 12. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 12 Pourquoi un schéma directeur ? • Construire un SI en phase avec les orientations de l’organisation Pour que le SI s’intègre dans la stratégie globale de l’organisation • Planifier pluri-annuellement les actions de développement du SI Pour permettre une vision à moyen terme des actions à mettre en œuvre et des moyens nécessaires à mobiliser • Garantir la cohérence d’ensemble du SI Pour s’assurer que les différents projets forment un tout cohérent et efficient • Définir les axes stratégiques d’évolution du SI Pour choisir des axes de développement qui définissent la philosophie du SI • Fédérer les choix de manière participative Pour mener une démarche incluant les agents et les «clients» pour s’assurer de l’adhésion de chacun Objectifs
    13. 13. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 13 La dynamique du SDSI Directions Métiers Clients externes Gestion des priorités Applications Projets Ressources humaines Ressources matériel-logiciel Budget Planning Services Système d'information Demandes Services Gouvernance des SI
    14. 14. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 14 Les Strates du SI Pilotage Front Office Back Office Support Indicateurs – tableaux de bord Fonctions tournées vers le client ou le citoyen Fonctions tournées vers les métiers support de l’organisation Fonctions tournées vers le support transversal de l’organisation
    15. 15. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 15 Les enjeux du SDSI • Répondre aux besoins des directions et services • Répondre aux besoins des usagers et clients • Répondre aux besoins des partenaires • Mettre en place les structures opérationnelles d’exécution (DSI et directions-services utilisateurs) • Maîtriser et optimiser les coûts d’acquisition et de fonctionnement • Mettre en place les structures de pilotage du SDSI • Mobiliser les ressources financières et humaines • Accompagner le changement (hommes & organisation) • Veiller à la cohérence du système d’information et à la maîtrise de son développement Enjeux
    16. 16. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 16 Les enjeux métiers et les enjeux du SI / administrations
    17. 17. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 17 Les enjeux métiers et les enjeux du SI / entreprises Enjeux métiers Le schéma directeur des SI devra s’attacher à dégager les enjeux et les axes d’évolution du SI à partir des enjeux et besoins métiers et des opportunités offertes par les TIC Améliorer l’efficience des activités et des processus Enjeux SI S’orienter vers des croissances externes Développer les actions commerciales Mieux piloter les activités Passer d’une fonction informatique à une fonction système d’information Développer l’externalisation et la sous-traitance Urbaniser le SI Ouvrir le SI vers les clients et les partenaires
    18. 18. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 18 Les enjeux du SDSI Outre le fait de prendre en compte les projets et leur valeur ajoutée, il ne faut pas perdre de vue que la démarche SDSI constitue un moment favorable pour de se poser des questions sur la valeur d’usage des applications et des moyens déjà mis en œuvre.
    19. 19. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 19 Points d’attention du SDSI Donner une orientation stratégique au futur Système d’Information  Planification des projets mis en œuvre  Planification des budgets relatifs aux projets  Organisation des ressources humaines et informatiques  Actions transversales à mener (évolution des logiciels existants, conduite du changement, tableaux de bord, etc.) Définir Mettre en place Organiser Répondre aux besoins • Périmètre technique et fonctionnel • Axes de progrès • Organisation des ressources • Structure de pilotage • Structure opérationnelle • Ressources financières • Ressources humaines • Achats & marchés • Enjeux juridiques • Directions • Utilisateurs • Administrés/clients
    20. 20. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 20 Les objectifs du SDSI (exemple) Favoriser et développer toute action ayant un impact direct sur l’amélioration du service au citoyen ou du client Développer des e-services à destination des usagers et partenaires Satisfaire les attentes des directions en détecter et qualifiant de nouveaux besoins applicatifs Appliquer les principes de gouvernance Optimiser les outils existants souvent pas assez exploités Développer des usages au travers des outils collaboratifs pour favoriser la circulation de l’information Développer au sein du service une approche client Définir des indicateurs de pilotage Alignement stratégique avec la politique publique menée par la collectivité territoriale ou l’entreprise Définir des budgets (PPI) en investissement & fonctionnement dans une perspective budgétaire réaliste Convaincre et mobiliser les agents la collectivité territoriale ou l’entreprise pour exploiter au mieux les outils qui seront mis en place
    21. 21. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 21 L’urbanisation du SI Urbaniser, c’est disposer d’un système plus apte à servir la stratégie de la collectivité et à satisfaire son besoin métier. Urbaniser c’est anticiper les changements et déterminer la trajectoire permettant d’aller de l’ancien au nouveau système d’information
    22. 22. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 22 3. Quel est le positionnement du schéma directeur ?
    23. 23. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 23 Positionnement du schéma directeur informatique Stratégie métiers Stratégie SI Tactique SI Opérationnel SI Le SI n’est pas seulement un poste de dépenses, il est avant tout un levier pour améliorer le fonctionnement des organisations Stratégie de l’entreprise
    24. 24. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 24 4. Quelles méthodes pour élaborer son schéma directeur ? Quel périmètre ?
    25. 25. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 25 Quelle méthodologie ? • Un lancement préparé • Des interviews individuelles ou de groupe – des groupes de travail sur des thématiques transversales précises (mobilité, collaboration, dématérialisation des échanges, archivage, optimisation, qualité de services, etc) • Des réunions point de contrôle d’avancement • Un PAQ fil rouge du SDSI PAQ? • Des instances de pilotage et de projet • Un plan de communication
    26. 26. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 26 Quels préalables au démarrage d’un SDSI ? • Mobiliser les ressources • Préparer et organiser les entretiens (interviews et groupes) • Définir les modalités d’exécution avec le prestataire (PAQ) • Planifier les étapes et les réunions de validation • Préparer le plan de communication à tous les niveaux
    27. 27. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 27 Les 3 périmètres • Intégrant les besoins métiers (social, élections, associations, etc) • Intégrant les besoins transversaux • Intégrant les besoins support de gestion (comptabilité, analytique GRH, patrimoine, etc) • Intégrant les besoins support de gestion bureautique (messagerie, agenda, GED, travail collaboratif) • Intégrant les besoins d’information (sites web) • Intégrant les infrastructures LAN et WAN • Intégrant les infrastructures Serveurs et systèmes d’exploitation • Intégrant la sécurité • Intégrant les bases de données • Intégrant les infrastructures Serveurs et systèmes d’exploitation • Intégrant les infrastructures téléphonie • Intégrant les postes de travail et unité d’impression • Intégrant le management des ressources informatiques internes et des prestataires (infogérants, SSII, etc) • Intégrant la méthodologique • Intégrant le reporting et la gouvernance Technique Fonctionnel Organisationnel
    28. 28. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 28 Le périmètre fonctionnel (illustration collectivité) Gestion de la Logistique Ressources humaines Gestion financière et pilotage Animation culture et sport Développement urbain Services au public Informations au public (web) Sécurité et santé publique Affaires sociales Education, Enfance, Collèges et Juridique et marchés publics Gestion du patrimoine Gestion technique (bâtiments, éclairage – espaces verts, routes, collèges, lycées, etc) SIG …… Travail collaboratif Gestion et outils des élus
    29. 29. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 29 Le périmètre fonctionnel (illustration entreprise) Gestion financière et pilotage Gestion des ressources humaines Paie Gestion de la production Gestion des achats Gestion du SAV MessagerieIntranetGED Gestion commerciale CRM Gestion de la Logistique Sites web …Gestion collaborativeArchivage
    30. 30. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 30 Le périmètre technique Architecture Serveurs Postes Clients & Helpdesk Messagerie & téléphonie Réseau (Lan – Wan) SécuritéInfrastructures 3. Politique antivirale 5. Sé éphysique 2. Patch Management 3. Politique antivirale3. Politique antivirale 5. Sééphysique5. Sécurité physique 1. Politique de sauvegarde 4. Gestion des risques
    31. 31. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 31 Le périmètre organisationnel de la DSI Gouvernance et reporting Management collaborateurs DSI Organisation et répartition des missions Méthodologie et gestion de projets Disponibilité et réactivité des collaborateurs DSI Compétences des collaborateurs DSI Gestion des budgets Politique d’achat Documentation
    32. 32. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 32 Les axes du SDSI Inventaire des fonctions existantes Définir les priorités Construction du cadre cible de l’urbanisation Etude d’impact sur l’organisation et le SI Définition de la cartographie cible  Applications - Infrastructures - Réseau - Référentiels de données  Flux entre les différentes briques  En fonction des axes stratégiques de l’organisation  Pour servir de référentiel à la construction de la cartographie cible  Mise à jour des composantes du SI  Révision des processus métiers  Description des briques et des liens les unissant Axes Contenu Acteurs  DSI  Collaborateurs SI  DSI  Directeurs métiers  DSI  Collaborateurs SI  DSI  Directeurs métiers  DSI  Directeurs métiers  Collaborateurs SI
    33. 33. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 33 Les points d’attention Améliorer ou proposer une nouvelle organisation de la DSI Objectifs /Métiers Objectifs /Direction SI Identifier et qualifier les besoins en fonction de leur valeur ajoutée et des apports dans la nouvelle organisation Trouver les solutions et les alternatives les plus appropriées (/fonctionnalités, /valeur ajoutée / organisationnelles/urbanisation/usages) Programmer les allocations de ressources et de crédits avec un nouveau plan de charge de type PPI Préparer la conduite du changement Renforcer la gouvernance par le pilotage Assurer un état des lieux complet du système d’informations Proposer des structures et des outils (tableaux de bord) pour suivre l’état d’avancement du déploiement du SDSI et l’évaluer Définir les outils, les tendances technologiques et les méthodologies du service pour mieux contrôler son activité et l’évolution du SI
    34. 34. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 34 Les objectifs sous-jacents du SDSI Le SDSI est le moment favorable pour bien définir l’urbanisation du système d’information, mettre en évidence les interactions entre les différents composants afin de les rendre plus intégrés et plus performants. C’est aussi l’instant pour définir son référentiel des données et le travail à accomplir pour assurer sa fiabilité et les procédures de mise à jour.
    35. 35. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 35 5. Quelles sont les cibles du SDSI ?
    36. 36. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 36 A quoi doit répondre le SDSI ? Le SDSI offre l’occasion de rendre plus lisible le Système d’information au niveau de la direction générale par une mise en évidence :  De ses apports et du souci de sa disponibilité  Des coûts  Des moyens mis ou à mettre en œuvre  De ses interactions  Des priorités  Etc
    37. 37. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 37 A quoi doit répondre le SDSI ? • Des élus, des directions, des services et des agents • Des usagers • Des partenaires Répondre aux besoins Maîtriser & Optimiser les coûts Mettre en place des structures Mobiliser et Accompagner Assurer la cohérence • Coûts d’acquisition et de fonctionnement • Structures opérationnelles (DSI et directions-services utilisateurs) • Structures de pilotage du SDSI • Mobiliser les ressources financières et humaines • Accompagner le changement (hommes & organisation) • Veiller à la cohérence du système d’information et la maîtrise de son développement
    38. 38. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 38 Les cibles du SDSI  Les Actionnaires  (pilotage)  Les Elus  (pilotage et e-administration)  La DG  (pilotage)  Les directions  (pilotage, gestion opérationnelle, back office, front office, support)  Les Personnels et Agents  (gestion opérationnelle, back office, front office, support)  Les Clients et Administrés (information, e-services, démocratie participative et interactivité)  Les partenaires (échanges d’informations, espace collaboratif et e-services)
    39. 39. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 39 6. Les étapes du processus de construction du schéma directeur
    40. 40. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 40 Les points abordés • Quelles étapes ? • Quels livrables pour quelle étape ? • Quelle organisation et quels acteurs ? • Quel planning ? • Quelles ressources ?
    41. 41. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 41 Quelles étapes ? • Préparation de la mission en définissant l’organisation du projet et en prenant connaissance du contexte.  Analyse de l’existant sur le plan fonctionnel, technique et organisationnel ainsi que les besoins couverts et non couverts.  Proposition d’axes d’évolution sous la forme de plusieurs scénarios globaux et choix d’un scénario.  Approfondissement du scénario retenu, définition des projets à mener et formalisation du SDSI.
    42. 42. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 42 Quelles étapes (suite) ? Points-clés  Convaincre  Mobiliser  Communiquer  Organiser  Planifier
    43. 43. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 43 Illustrations (suite) (peu clair)  Contenu des entretiens préalables  Organisation de la communication  Implication des différents acteurs pendant et après le SDSI  Planification et pilotage de la mission  Importance du séminaire de lancement
    44. 44. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 44 Quelles étapes (suite) ?  Recenser l’existant  Recenser les besoins  Synthétiser les besoins  Comparer  Evaluer le service rendu Points-clés Points d’attention sur les services au public et partenaires Envisager éventuellement un benchmark
    45. 45. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 45 Illustrations (suite) (peu clair)  Analyse de l’existant – comment l’aborder ?  Intérêt d’un benchmark  Nécessité de valider de façon intermédiaire les résultats
    46. 46. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 46 Quelles étapes (suite) ? Points-clés  Définir les scénarios d’évolution  Définir les cibles fonctionnelles et techniques  Définir la liste des projets fonctionnels et techniques  Définir la liste des actions-clés
    47. 47. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 47 Illustrations (suite) (peu clair)  Construction des scénarios  Choix du scénario et préparation des cibles  Préparation du portefeuille de projets et des actions d’accompagnement  Importance de l’engagement du Comité de Pilotage
    48. 48. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 48 Quelles étapes (suite) ? Phase 4 : Formalisation du SDSI4 Points-clés  Choisir le scénario  Choisir la cible fonctionnelle et technique  Choisir les projets fonctionnels et techniques  Choisir les actions-clés  Préparer le suivi du SDSI
    49. 49. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 49 Illustrations (suite) (peu clair)  Validation du scénario et des moyens à mettre en œuvre  Nécessité des actions d’accompagnement  Nécessité d’un document de communication multi-cibles  Préparation du suivi du SDSI
    50. 50. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 50 Une étape à laquelle il faut penser ….  Des réunions de suivi des projets doivent se tenir régulièrement  Des arbitrages doivent être prononcés  De réorientations peuvent être faites  De nouveaux projets non prévus peuvent s’intercaler dans le plan de déploiement  Des budgets révisés Suivi du SDSI5 Ne pas oublier qu’après son adoption l’exécution du SDSI doit aussi être suivi durant 4 à 5 années. Des instances de gouvernance doivent être créées
    51. 51. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 51 Les livrables associés à chaque étape Etapes Livrables  Conducteur réunion lancement  PAQ  Planning  Questionnaire enquête  Synthèse enquêtes + benchmark  Synthèse étape 2  Projets fonctionnels  Projets techniques  Projets d’organisation  Fiches Projet et Fiches Action  Rapport final et scénario choisi Cartographie  Plaquette de communication  Synthèse étape 3 (+ scénarios)
    52. 52. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 52 Les principaux livrables associés à chaque étape Livrables Utilité Phase 1 - Réunion de lancement + Compte rendu Permet de cadrer le projet, de définir les acteurs, de planifier le projet Phase 2 - Questionnaire d’enquête des besoins Envoyé une semaine avant l’interview. Sert de base de travail à l’ identification des besoins Phase 2 - Synthèse des enquêtes Synthétise les besoins exprimés par nature (fonctionnel-technique) et par activité – présente le benchmark Phase 2 – Synthèse Etape 2 Rapport identifiant l’existant, les constats positifs et les axes d’améliorations Phase 3 – Rapport de synthèse Phase 3 + liste des chantiers fonctionnels, techniques et organisationnels Rapport précisant les axes d’améliorations, les moyens pour y arriver (ressources, budget, solutions et les contraintes selon les scénarios Liste des chantiers (objet, budget, ressources, date cible, contraintes, etc) Plan d’actions à mener Phase 4 – Rapport final Scénario retenu et amendé Liste des chantiers retenus et planifiés + fiches projet Plan d’actions à mener et méthodes de suivi du SDSI Phase 4 – Cartographie Cartographie applicative de l’existant et des projets Phase 4 – Plaquette de communication Document de synthèse du SDSI à destination des élus, directeurs et agents de la collectivité
    53. 53. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 53 Focus sur le rapport final • L’analyse critique de l’existant • Le point sur le dernier SDSI • Les grandes orientations du système d’information : fonctionnelles, techniques et organisationnelles • Les projets fonctionnels et techniques (objet, objectifs, valeur ajoutée, budget, planning, contraintes de mise en œuvre, degré de priorité) • Les moyens à mettre en œuvre (organisation, compétences et les méthodes à appliquer) • Les actions transversales à prévoir (formation, conduite du changement, sensibilisation, adoption d’un référentiel, gouvernance du SI et du SDSI, etc) • Le plan de financement sur 3 à 5 ans • Les règles de gouvernance (suivi de l’exécution du SDSI) • Les facteurs-clés de la réussite (implication direction générale, etc) Il décrit :
    54. 54. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 54 Qui doit participer au projet ? • Le DGS  définit la stratégie de la collectivité • Un ou des élus  donne(nt) les orientations politiques • Les directeurs et chefs de services  expriment des besoins opérationnels et stratégiques • Les utilisateurs-clés ou agents au contact du public  expriment des besoins opérationnels • Le DSI  exprime des besoins stratégiques et techniques • Les responsables de service ou de domaine de la DSI  expriment des besoins techniques et des ressources • Des partenaires  expriment des besoins fonctionnels
    55. 55. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 55 Quelle structure de projet pour exécuter le SI ? Composition Directeur Général des Services 2 Directeurs Généraux Adjoints Directeur de la D.S.I. Chef de projet Ville Responsable de mission Composition Directeur Général adjoint Comité de direction D.S.I. Chef de projet Directeur des Finances Direction opérationnel Responsable de mission Composition Chef de projet Adjoint au responsable de mission Comité de Pilotage Comité Opérationnel Comité restreint
    56. 56. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 56 Quels rôles au sein des instances ?  Décide du choix des prestataires à retenir pour les présentations  Valide le choix du prestataire  Valide le planning de déploiement des différentes fonctions et le plan qualité projet  Participe aux orientations et arbitre les options (organisation, affectation de ressources, engagement des dépenses) lors de la phase d’étude  Valide les études & développements internes  Participe aux présentations des logiciels  Prépare les décisions du Comité de Pilotage  Participe à la phase de choix  Participe à la préparation du projet de déploiement  Participe à la validation du dossier de paramétrage  Participe à la définition des actions de communication  Redéfinit et valide les nouveaux processus Comité de Pilotage Comité Opérationnel
    57. 57. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 57 Quel planning ? 1 semaine Délai 2 semainesà 4 semaines 10 semainesà 3 semaines 4 semainesà 2 semaines 3 semainesà Phase 1 : Cadrage et planification1 Phase 2 : Audit de l’existant Phase 3 : Scénarios3 Phase 4 : Formalisation du SDSI4 2
    58. 58. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 58 Quelles ressources (charges)? Nature de la ressource Charge en jours Commentaires Directeur de projet 3 à 6 jours Surtout en réunion de Comité de pilotage Directeur ou chefs de services 1 à 3 jours Lors des interviews ou groupe de travail Chef de projet utilisateur SDSI 20 à 40 jours En réunion, en interview ou groupe de travail Chef de projet informatique SDSI 10 à 20 jours En réunion, en interview ou groupe de travail DSI 3 à 8 jours Pour les validations Responsable de domaine de la DSI 1 à 2 jours Entretien Utilisateur-clés 0,5 à 2 jours Selon importance du domaine
    59. 59. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 59 7. Les tendances fonctionnelles et techniques constatées dans les différentes organisations
    60. 60. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 60 Les tendances et chantiers /collectivités • Optimiser l’usage des outils existants (RH, GF, EC, etc) • Mettre en place de nouveaux outils de gestion (patrimoine, courrier, recrutement, commandes internes, recettes, etc) • Mettre en œuvre des tableaux de bord • Développer le service public en ligne (bornes interactives, service de proximité, mise en ligne de formulaires, espaces publics numériques, webtélé, accès wifi, etc) • Favoriser aux handicapés l’accès au système d’information Améliorer la gestion interne et le service à l’administré
    61. 61. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 61 Les tendances et chantiers / entreprises • Optimiser l’usage des outils existants (RH, GF, EC, etc) • Mettre en place de nouveaux outils de gestion (CRM, gestion commerciale, ) • Mettre en œuvre des tableaux de bord et infocentre • Développer le service client en ligne (gestion te suivi des commandes, offres de services web, etc) • Favoriser aux partenaires l’accès au système d’information Améliorer la gestion interne et les services aux clients
    62. 62. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 62 Les tendances et chantiers • Améliorer le partage d’informations (intranet – extranet - ENT) et la transmission externe avec l’état et des partenaires (Edi) • Créer des infocentres décisionnels • Créer des bases de données interlocuteurs • Développer la dématérialisation (ex : gestion courriers/notes réflexion sur l’archivage légal et opérationnel, délibérations ....) • Améliorer le partage d’informations (ex : photothèque) et la transmission interne (circuits de l’information et intranet, bornes numériques-agents) • Améliorer l’interaction du SIG ou gestion des process avec le système de gestion • Faciliter les rencontres, réduire les temps et frais de transport (téléconférence, webconférence) Améliorer le partage de l’information et sa transmission
    63. 63. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 63 Les tendances et chantiers (suite) • Améliorer l’assistance aux utilisateurs, le confort de travail et l’accès aux agents ne possédant pas de postes de travail • Accompagner le changement des procédures • Mener une réflexion sur les missions, l’évolution des compétences et les charges de la DSI, la disponibilité et la sécurité du SI Mieux s’organiser au sein de la DSI pour améliorer le service rendu
    64. 64. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 64 Les tendances et chantiers (suite) • Déployer et usage généralisé les logiciels libres • Consolider l’infrastructure informatique et téléphonique • Développer la stratégie Xnet (intranet – extranet) • Faire évoluer l’infrastructure de manière cohérente afin de produire des services à valeur ajoutée • Virtualisation, nomadisme, sécurisation et disponibilité SI Mettre un socle technologique cohérent pour assurer un déploiement pérenne
    65. 65. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 65 8. Comment réussir son SDSI ? Comment suivre l’exécution du SDSI ? – Quel sera le rôle du DSI ? – Les principes de gouvernance
    66. 66. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 66 Comment réussir l’exécution de son SDSI ? • Mettre en place des structures de gouvernance • Intégrer la MOA dans la conduite des projets • Mettre en place des outils de pilotage des projets • Communiquer sur l’avancement du SDSI • Réviser le SDSI annuellement
    67. 67. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 67 Mettre en place des structures de gouvernance Rôle • Etablir les priorités • Vérifier l’avancement général • Lancer ou arrêter les projets Rôle • Contrôler l’avancement des projets des Pôles ou Directions et leur coordination au sein de son Pôle ou direction • Coordonner les actions et les mobiliser les ressources • Rendre compte au CMSI Comité de Management du Système d’information CMSI 1 réunion tous les 6 mois Comité de Coordination COCOR 3 à 4 réunions/an
    68. 68. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 68 Mettre en place des structures de gouvernance (suite)  DSI  Responsables d’activité Comité Informatique 1 réunion hebdomadaire RôlesIl est composé : Documents à fournir  Ordre du jour  Plan d’actions mis à jour  Portefeuille des projets mis à jour  Indicateurs mis à jour une fois par mois  Décision et arbitrage  Echange et partage d’informations  Prépare les réunions du CMSI et COCOR  Interface avec la Direction Générale et les autres entités de la collectivité Au besoin des réunions de synchronisation par activité peuvent être organisées de façon hebdomadaire
    69. 69. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 69 Intégrer la MOA dans les projets • Développer la responsabilisation de la MOA • Professionnaliser la MOA à la conduite des projets informatiques • Gérer la conduite du changement • Communiquer • Impliquer la direction
    70. 70. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 70 Mettre en place des indicateurs de pilotage du SDSI Objet du projet Date cible Tendance Respect délai Respect budget Définition et généralisation d’outils de gestion de projets. Elaboration de revues de projets pour améliorer le pilotage Mi-2008 J K L SUIVI DES BUDGETS SECURITE DISPONIBILITE DU SI HELPDESK APPLICATIF & BUREAUTIQUE VOLUMES D’ACTIVITE DU SI PROJETS APPLICATIFS  Indicateurs signifiant le taux de disponibilité du SI et le niveau de sécurité  Indicateurs signifiant pour chaque projet, son état d’avancement, le respect du délai, des budgets et de la cible et les difficultés rencontrées  Indicateurs signifiant l’état de consommation des budgets d’investissement et de fonctionnement  Indicateurs signifiant le nombre d’appels et le taux de réponse  Indicateurs signifiant les volumes et leur évolution (stockage, messages échangés, nombre d’imprimantes, de PC, etc)
    71. 71. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 71 Communiquer sur l’exécution du SDSI Publier tous les 4 ou 6 mois un édito sur la progression du SDSI Point sur le calendrier d’avancement Focus sur les projets principaux ou critiques Point sur l’organisation du SDSI Focus sur les objectifs d’un projet lancé Focus sur un projet en mode opérationnel Axes retenus dans le SDSI Instances du SDSI Publier un document de synthèse à l’intention des élus et des actionnaires  Enjeux et axes du SDSI  Projets – Planning et budgets associés  Actions de fond à mener  Ressources identifiées  Réflexions à mener
    72. 72. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 72 Réviser le Schéma directeur au moins annuellement Le schéma directeur ne doit pas rester figé après son élaboration. De nouveaux projets dictés par les circonstances peuvent apparaître, des projets prévus stoppés ou simplement arrêtés. Les budgets sont susceptibles aussi d’évoluer. Des actions d’accompagnement supplémentaires peuvent être décidés. L’instance de gouvernance du SDSI doit se réunir au moins deux fois par an pour décider de nouvelles orientations et compléter la feuille de route des années qui suivent.
    73. 73. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 73 Quel rôle du DSI dans l’exécution du SDSI ? A l’exception des projets techniques et des projets fonctionnels transversaux, il n’est pas le propriétaire ou le responsable des projets. Mais il doit :  Veiller à la cohérence de leur mise en œuvre  Apporter des conseils dans la conduite des projets  Apport son soutien à travers la mise à disposition d’un chef de projet IT (CPI) lié au chef de projet Métier (CPU)  Suivre les budgets  Contrôler et piloter les prestataires  Préparer les reportings pour l’instance de suivi du SDSI  Synchroniser les actions d’interdépendance
    74. 74. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 74 Prérequis et facteurs-clés de la réussite  Associer la direction générale à la démarche qui ne doit pas être le fait de la direction des systèmes d’information  Faire prendre conscience aux directions métiers du rôle important qu’elles ont à jouer sur le SI  Associer dans une démarche participative tous les agents/personnels concernés par le SI  Communiquer sur l’utilité et le respect du SDSI  Ne pas dépasser 3 à 5 mois la période de réalisation du SDSI  Prévoir les instances de suivi du SI et du SDSI  Mettre en place les outils de pilotage du SDSI et du SI La vie du SDSI doit être co-animée par les directions métiers avec le soutien de la DSI
    75. 75. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 75 9. Comment réduire les délais et les coûts de réalisation d’un SDSI ?
    76. 76. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 76 Comment réduire les délais ? • Préciser les grandes orientations politiques de la collectivité • Préparer la cartographie des applications • Préparer la cartographie de l’infrastructures • Préparer la liste des chantiers fonctionnels et techniques • Planifier toutes les étapes du SDSI • Préparer des questionnaires • Utiliser la messagerie pour la gestion des agendas • Mobiliser les ressources avant la notification et prévoir leurs charges dans l’espace de déroulement du SDSI Préparer un maximum d’éléments pour réduire la phase d’analyse de l’existant Planifier un maximum d’actions pour mobiliser à l’avance Faire valider les rapports finaux par la direction générale et le groupe projet
    77. 77. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 77 Comment réduire les coûts ? • Définir le plus en amont possible les orientations de la collectivité ou de l’entreprise • Formaliser le plus en amont possible les éléments sur l’existant et les projets • Participer aux phases d’analyse des besoins pour bien s’imprégner du SDSI • Choisir un AMO ? ayant une bonne expérience des collectivités ou entreprises de votre nature et de votre taille
    78. 78. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 78 Comment préparer l’Appel d’offres SDSI ? • Méthodologie (interviews individuelles, groupe) • Qualité, expériences et compétences de l’équipe • Références dans le domaine d’activité • Plan qualité projet Points-clés de l’offre
    79. 79. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 79 Composition de l’AO • Orientations politiques et contexte de la collectivité • Contexte et existant informatique (applications et infrastructures, organisation informatique) • Amélioration attendues  Objectifs du SDSI  Etapes du projet  Planning du SDSI  Ressources internes à consacrer  Organisation mise en place  Livrables attendues  Contraintes à respecter
    80. 80. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 80 Critères de choix du prestataire • Références du prestataire et du responsable de mission • Qualité des livrables • Méthodologie de la phase d’analyse des besoins • Durée de la prestation • Prix
    81. 81. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 81 10. Atelier 1 sur l’alignement orientations stratégiques des organisations avec les orientations IT
    82. 82. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 82 Atelier n°1 – Orientations stratégiques Durée : 1h
    83. 83. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 83 11. Le focus sur le portefeuille des projets
    84. 84. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 84 Focus sur le portefeuille projets Quels objectifs ?  Identifier les projets fonctionnels, techniques et organisationnels liés directement au SDSI  Identifier les critères sur lesquels vont se baser leur priorisation  Prioriser les projets  Constituer des scénarios d’évolution  Les ordonnancer en fonction du scénario choisi  Les suivre de manière opérationnelle afin de vérifier leur état d’avancement Qu’est ce qu’un projet Un projet est une chose ou un ensemble de choses que l'on se propose de faire en un temps donné, mettant en œuvre des ressources humaines et matérielles faisant l'objet d'une budgétisation, et aboutissant à un ensemble de livrables. Dans le cadre du système d’information, le projet peut déboucher sur une solution fonctionnelle (application) ou solution technique voire la combinaison des deux. Un projet peut englober un ensemble d’actions dépendantes pour aboutir à la mise en œuvre d’un nouveau processus ou des résultats immatériels.
    85. 85. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 85 Focus sur le portefeuille projets Quelles informations pour identifier les projets ?  Programme d’appartenance et propriétaire du projet  Caractéristiques et descriptif du projet  Critères de priorisation (ROI, importance, niveau de difficulté, budget, délai, ressources, dépendance, etc)  Chef de projet pressenti  Date ou période de démarrage  Etc Comment prioriser les projets ?  Se fixer sur une notation arithmétique et sur des critères acceptés  Réunir les bons interlocuteurs capables de les prioriser Comment suivre l’avancement des projets ?  Faire des revues périodiques  Si les projets sont nombreux, adopter un outil de gestion de projet où le chef de projet renseignera régulièrement les indicateurs
    86. 86. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 86 Conclusion 12 grandes Tendances du SI  Optimisation logiciels existants  Pilotage (dont Infocentre)  Développement de la dématérialisation  Développement de l’e-administration  Développement de l’esprit collaboratif et du partage des connaissances  Ouverture du SI vers l’extérieur  Avènement du nomadisme  Introduction de la gouvernance du SI  Optimisation des dépenses et mutualisation  Conduite du changement  Analyse de la valeur  Evolution des infrastructures (urbanisation, VOIP, virtualisation, disponibilité SI, etc) 1. Lancement 2. Analyse besoins 3. Recommandations 4. Formalisation 4 étapes 5 Objectifs4 Facteurs-clés réussite Répondre aux besoins Optimiser les coûts Mettre en place la gouvernance et maîtriser le développement Mobiliser des ressources Préparer le changement  Impliquer la DG  Planifier les étapes  Mobiliser des ressources  Communiquer
    87. 87. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 87 Journée 2
    88. 88. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 88 Rappels des concepts et de la démarche • Le SI et sa place dans les organisations • Les objectifs du SDSI • Les enjeux liés au SDSI • Les cibles du SDSI  Les étapes du processus SDSI  Les conditions à réunir  Le portefeuille des projets et sa priorisation
    89. 89. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 89 Atelier n°2 – Priorisation des projets Durée : 1h30  Constituer les groupes  Définir ce que peut être un projet ?  Quels sont les composantes d’un portefeuille de projets ?  Sur quels critères peut-on se baser pour prioriser les projets IT ?  Présenter le résultat de vos réflexions de votre groupe en 20 min
    90. 90. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 90 Atelier n°3 – Réalisation d’u n SDSI  Données du cas pratique : • Entreprise française de 4.000 personnes dont 1.700 en France - Siège et DSI à Paris • 10 Usines dans le monde (3 en France, 3 en Europe, 1 en Tunisie, 1 en Chine, 1 en Inde) • 30 filiales dans le monde dont 15 en Europe • 4 lignes de produits industriels manufacturés dont la moitié sont configurés en fonction des besoins du client. En 2012, les lignes étaient vendues par 3 réseaux. En 2013, une action pour fusionner les réseaux • Un projet de croissance externe sur les 4 années à venir avec un taux de croissance de 20% • 80% des produits sont vendus par des revendeurs. Les matériels importants configurés sont vendus la plupart du temps directement par les filiales
    91. 91. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 91 Atelier n°3 – Réalisation d’u n SDSI  Contexte SI : • Un ERP acquis en 2002 entièrement personnalisé + 4 ERP (SAP B-one, Sage, etc) récupérés lors des acquisitions (Chine, Espagne, Inde). L’ERP actuel n’est plus maintenu par l’éditeur qui a proposé et s’est vu accepté la nouvelle version. • Des spécifiques développés en fonction des usines (CRM, configurateur, qualité, facturation selon les pays, gestion d’entrepôt) avec une habitude installée d’avoir une partie de sur-mesure • Une DSI de 75 personnes dont 20 personnes réparties sur les usines importantes (Espagne, Chine, Tunisie), le reste en France au siège. Une bonne maturité de la DSI dans la connaissance des métiers. Mais à ce jour, une gestion de projet non homogène avec 30% de profils analystes tournés vers le développement et des développeurs. • Une volonté forte de la direction générale d’utiliser le SI comme un levier pour le business • Une volonté de contrôler le SI des autres usines et filiales mais en laissant une autonomie minimum • Une bonne maturité de la maîtrise d’ouvrage sur les sites français. Moins dans les autres pays. • Des projets de changement du système RH (gestion des RH mais sans la paie qui restera locale) pour l’année 2013 • Des projets de mise à disposition d'outils transversaux (portail intranet, GED, archivage, etc) pour les deux années à venir • Une tendance à externaliser dans les 4 années les infrastructures pour ne conserver que l’expertise • Une volonté de mettre en place des hubs de distribution en Europe, en Inde et en Chine • Une décision de mise en place d’un PMO a été décidé en début d’année • Un budget annuel représentant 2,5% du CA qui devrait être ramené à 2% sur les 4 années à venir
    92. 92. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 92 Atelier N°3 – Réalisation d’u n SDSI • Constituer les équipes • Faire le planning de la mission et constituer les instances de pilotage du SDSI • Définir les orientations business et les contraintes du SI • Présenter les grandes orientations du SDSI • Fournir des éléments budgétaires liés au SDSI • Déterminer les facteurs-clés de sa réussite • Présenter le résultat de vos réflexions de votre groupe en 20 min Durée : 3h00
    93. 93. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 93 Swot du SI actuel Interne Forces Faiblesses Un système d’information et une fonction SI donnant globalement satisfaction et des technologies répondant au besoin. Une équipe informatique compétente et motivée. Une stratégie de système d’information centralisée, progressive, adaptée et intégrant la dimension internationale. Un SI maîtrisé par l’entreprise et sa DSI. Une source à la fois d’autonomie et de réactivité / flexibilité. Un réseau d’expert SI dans les métiers partie prenante dans la mise en œuvre du SI. Une atmosphère favorable au changement. Coût du système d’information. Un système d’information hétérogène, complexe et des fonctionnalités déployées de manière différente selon les pays (ERP, CRM, …). Une complexité de consolidation d’ensemble sur les aspects financiers et tableaux de bord stratégiques. Des ERP (Baan, Opera, …) et certaines applications (CIMSA, …) en fin de vie technologique. Un manque d’intégration impliquant des ressaisies. Des maîtrises d’ouvrage à améliorer (CP / Back office du fait de l’hétérogénéité des outils) Certains métiers peu enclins à utiliser les nouvelles technologies de l’information pour innover. Des outils déployés mais pas toujours utilisés (CRM, …) Certains secteurs ITD en manque de ressources. Externe Opportunités Menaces Une nouvelle organisation offrant de nombreuses opportunités, une volonté de simplifier et d’homogénéiser. Davantage d’alignement entre la stratégie de système d’information et les métiers. Accroître l’utilisation des potentiels du système d’information à travers l’uniformisation des outils à l’échelle du groupe. Des business processus non définis (surtout sur le volet international). Des projets de forte ampleur sur une échelle temps restreinte pouvant être facteur de perturbations.
    94. 94. © VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 94 Les projets avec les objectifs et le planning prévisionnel Décisionnel BI Gestion des documents Extranet Integration  Continuer à intégrer les agences et filiales dans réseau  Evolution vers le cloud computing  Garantir le niveau de sécurité, le taux disponibilité et les temps de réponses attendus Infrastructure  Optimiser et maîtriser le catalogue applicatif  Proposer un poste de travail virtuel  Unifier les processus support dans tous les pays  Capitaliser les connaissances  Améliorer les processus de partage des documents  Prendre en compte l'archivage et le versionning  Réduire les coûts et l'infobésité  Généraliser le décisionnel à tous les processus-clés et  Le faire évoluer en liaison avec les composants du SI  L'adapter aux besoins des utilisateurs  Adosser le décisionnel sur un datawarehouse complet  Urbaniser le SI au travers d’un bus d’intégration,  Faire évoluer la modélisation de processus au travers un l de BPM Construire et étendre progressivement le BI à l’horizon 2013/2018 Définir une stratégie en 2013 puis déployer à partir de 2014 jusqu'à 2010 Déployer à partir de 2013 jusqu'en 2016 Migrer progressivement vers le cloud de 2015 à 2020 Migrer progressivement vers le poste virtuel de 2015 à 2020 Poste de travail Sécurité du SI  Suivi des demandes  Accéder aux documents techniques  Sécuriser et maîtriser les échanges d’infos avec l’extérieur Optimiser l'usage de Livelink sur l'horizon 2013/2020  Mettre en œuvre une politique de sécurité  Communiquer sur les bonnes pratiques et les règles de sécurité Améliorer et auditer la sécurité de 2013 à 2020

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