Ce diaporama a bien été signalé.
Nous utilisons votre profil LinkedIn et vos données d’activité pour vous proposer des publicités personnalisées et pertinentes. Vous pouvez changer vos préférences de publicités à tout moment.

Debat Wegwijs in het landschap van archiefbeheersysteem

316 vues

Publié le

Informatie aan zee 2019

  • Soyez le premier à commenter

  • Soyez le premier à aimer ceci

Debat Wegwijs in het landschap van archiefbeheersysteem

  1. 1. DEBAT wegwijs in het landschap van ABS’en
  2. 2. De Debaters!
  3. 3. Voorstellingsronde
  4. 4. Digitaal Archief Vlaanderen Een dienstverlening van Het Facilitair Bedrijf
  5. 5. Digitaal Archief Vlaanderen Gemeenschappelijke dienstverlening voor het beheren en bewaren van digitale overheidsinformatie die het administratief proces doorlopen heeft Digitaal Archief Vlaanderen omvat o.a. Serieregister E-depot Bijkomend ondersteuningsaanbod Pre-ingest aanbod => doel begin 2020 Integratie met systeem voor analoog archief Doel: 2021-2022 • Vlaamse overheid • Lokale overheden Doelgroep
  6. 6. Serieregister Aanmaken van series = centraal register zoals bedoeld in Bestuursdecreet Goedkeuren van series door selectiecommissie Raadplegen van series Aanwezigheid van sjabloonseries
  7. 7. Kernfunctionaliteiten e-depot Controles • Technische controles • viruscontroles Preservatie / transformaties • Fase 1 • kantoordocumenten • Audio en video • Bepaalde imageformaten • Geleidelijke uitbreiding Vernietiging • Na goedkeuring van klant • Hard delete van representaties • Behoud van metadata Rapportering • Op volume • Op bewaartermijnen en bestemming • …
  8. 8. Dienstenaanbod DAV E-depot d Testomgeving Documentatie Opleiding voor platform Helpdesk Train-de-trainer pakketten Functionele ondersteuning Serieregister Testomgeving Documentatie Opleiding voor platform Helpdesk Functionele ondersteuning
  9. 9. Voorstellingsronde
  10. 10. scopeArchiv ABS van Lias Informatie aan Zee 2019 Katrien Weyns – consulent digitaal erfgoed KADOC
  11. 11. Voorstellingsronde 11 • LIAS is een modulair systeem samengesteld en geconfigureerd door LIBIS in overleg met archivarissen • scopeArchiv is ABS van LIAS • Conform internationale (archief)standaarden • Ontwikkeld voor en door Zwitserse overheidsarchieven
  12. 12. Voorstellingsronde 12 • Verschillende varianten beschikbaar met meer of minder functionaliteiten/modules • Full client • scopeBusiness small • scopeBusiness medium • Geconnecteerde online versie scopeGO! • Datamodel gebaseerd op ISAD(G) en ISAAR(CPF) • Instellingseigen data elementen toevoegen mogelijk (beheersmodules)
  13. 13. Voorstellingsronde 13 Full client scopeBusiness Medium scopeBusiness Small Geconnecteerde scopeGO! Beheersmodules Forms, data elements, codes, reports, system users X X X Units of description Beheer beschrijvingseenheden X X X X Descriptors Beheer archiefvormers en trefwoorden X X X Loans X X Partners X X scopeQuery Web access X X Containers Depotbeheer X Dossiers, Events, Activities Extra info bij loans X Locations, Accessions, Mandates, Reproductions, Filing plans, Ingest
  14. 14. scopeArchiv voorgesteld 14
  15. 15. Voorstellingsronde 15 Beschrijving en ontsluiting veelsoortige collecties (analoog en digitaal) Documenten, foto’s, audio, bewegend beeld, affiches, prenten, voorwerpen, publicaties
  16. 16. Voorstellingsronde
  17. 17. Steven Staelens – GIAS – 20 september 2019 Wegwijs in ABS-land •GIAS •Gemeenschappelijk Informatie en Archief Systeem
  18. 18. Ontstaan en achtergrond van GIAS Ontstaan vanuit de noden van verschillende lokale besturen Vanaf 2016 samenwerking tussen eGov van de provincie Oost-Vlaanderen en Groep Gent samen met: Beveren Dendermonde Ninove Halle Londerzeel
  19. 19. Nood om alle archiefprocessen en archiefprocedures beter te beheren Poortwachter voor alle informatie Zowel digitaal als analoog en niet beperkt tot ‘documenten’ Kortom: sluitstuk voor archiefwerking
  20. 20. Voorstellingsronde
  21. 21. Roeland Verhaert
  22. 22. AtoM open source en open by design  beschrijvingsysteem → archiefbeheerssysteem gedragen door internationale community gebaseerd op standaarden flexibel & modulair AtoM= gratis
  23. 23. Atomis - motor AtoM - website Excel- Beschrijvingen
  24. 24. Excel Atomis AtoM ABS X ISAD(G) ISAAR(CPF) Trefwoorden Nadere toegangen EAD EAC Skos CSV
  25. 25. Creëer je eigen beschrijvingsmodel Voer elke beschrijvings- standaard in NADERE TOEGANG Bouw- dossiers Personeel- dossiers Indexen Plannen ….
  26. 26. Vaste invoerwaarden voor uniforme beschrijvingen
  27. 27. Bulkinvoer van foto’s en pdf-bestanden
  28. 28. Beheer van ingevoerde gegevens
  29. 29. Module depotbeheer
  30. 30. Eigen beheer van alle data Uitstap zonder kosten of moeite
  31. 31. Basic Geen toeters en bellen Doet wat het moet doen Zeer flexibel Goedkoop
  32. 32. http://www.inzake.be/Atomis/
  33. 33. Vraag 1 Welke mogelijkheden biedt het ABS om gegevens in en uit te voeren?
  34. 34. 1. Import & export?
  35. 35. scopeArchiv - gegevens in- en uitvoeren 37 • Invoer • Manueel in formulieren (creatie in bulk mogelijk) • Geautomatiseerd (XLS, CSV, XML met gerelateerde objecten) • Uitvoer (bulk of gefilterd) • Standaard rapporten (print-functie of loan lists) • Zoekresultaat (export van configureerbaar resultaat naar TXT of CSV of kopie naar XLS) • EAD v.2 (XML en PDF) • Zelf gedefinieerd rapporten (Crystal reports) • Full XML • scopeQuery (opac) • Uitwisseling • Bestaande uitwisseling met ODIS en Limo • Op basis van bestaande full XML kan op maat gewerkt worden
  36. 36. 1. Import & export?
  37. 37. Vraag 1 - Welke mogelijkheden biedt het ABS om gegevens in en uit te voeren? Nieuwe aanwinst (manueel/via overdrachtslijst/zip import) Manueel beschrijven archief/serie-collectie/archiefeenheid Seriegewijs beschrijven (bulkbeschrijving) Handige tools (defaults/kopiëren/seriegewijs beschrijven)
  38. 38. 1. Import & export?
  39. 39. Excel Atomis AtoM ABS X ISAD(G) ISAAR(CPF) Trefwoorden Nadere toegangen EAD EAC Skos CSV Vraag 1: Invoer van gegevens
  40. 40. 1. Import & export?
  41. 41. Hoe info in e-depot krijgen? ‘Manuele’ invoer via webcliënt ‘Semi-manuele’ invoer via webcliënt en ftp Via xml, csv bulkuploads ‘Automatische’ invoer via webservices Bedrijfsapplicaties Koppelingen met andere archiefsystemen
  42. 42. Ontsluiting en export Publieksomgeving voor openbare informatie Ontsluiting naar geautoriseerde gebruikers Vereist dat gebruikers gekend zijn in ACM/IDM Standaardwebservice voor ontsluiting Export is mogelijk op alle niveaus (bv. dossier, stuk, representatie) Op elk niveau komen zowel de representaties, de metadata als de loggings mee Alle onderliggende niveaus worden ook geëxporteerd (bv. bij export van een dossier komen ook de stukken mee)
  43. 43. Vraag 2 Wat zijn de mogelijkheden tot aansluiting op een e- depot?
  44. 44. 2. Aansluiting e- depot?
  45. 45. Vraag 2 - Wat zijn de mogelijkheden tot aansluiting op een e-depot? Export naar csv, xls en xml Koppeling met externe systemen: OAI-PMH-protocol Op dit moment wordt een koppeling voorzien dat met het eigen filesysteem van de organisatie kan werken. Voorzien in fase 2: uitwerken generieke koppeling om digitale objecten en metadata door te geven aan een e-depot en terug op te halen.
  46. 46. 2. Aansluiting e- depot?
  47. 47. Vraag 2: Aansluiting op e-depot Standaard: aansluiting op Archivematica (e-depot van Artefactual Systems, ontwikkelaar van AtoM)  Via DIP (Dissemination Information Packages/ raadplegingskopieën) Elk ander systeem: via url’s naar externe bronnen, bv. VIAA
  48. 48. 2. Aansluiting e- depot?
  49. 49. Kernfunctionaliteiten e-depot Controles • Technische controles • viruscontroles Preservatie / transformaties • Fase 1 • kantoordocumenten • Audio en video • Bepaalde imageformaten • Geleidelijke uitbreiding Vernietiging • Na goedkeuring van klant • Hard delete van representaties • Behoud van metadata Rapportering • Op volume • Op bewaartermijnen en bestemming • …
  50. 50. Dienstenaanbod DAV E-depot d Testomgeving Documentatie Opleiding voor platform Helpdesk Train-de-trainer pakketten Functionele ondersteuning Serieregister Testomgeving Documentatie Opleiding voor platform Helpdesk Functionele ondersteuning
  51. 51. 2. Aansluiting e- depot?
  52. 52. scopeArchiv - aansluiting e-depot 54 • LIAS voorziet preservatiesysteem Rosetta/Teneo (koppeling via Teneo ingester) • Aanlevering via Teneo Uploader, SFTP of via scopeGO! • Geautomatiseerde verwerking a.h.v. ingestovereenkomst(en) • scopeArchiv voorziet Fedora (koppeling via scopeArchiv ingestmodule) • Aansluiting op andere systemen kan, mits aankoop ingestmodule scopeArchiv (ontwikkeling door scopeArchiv) of in LIAS mits ontwikkeling nieuwe ingestworkflow (ontwikkeling door LIBIS) • Voorwaarde: objecten en eventuele thumbnails in e-depot moeten persistente url hebben om ze te kunnen openen/tonen • Voorwaarde: er moet een feature aanwezig zijn in e-depot voor import (is normaal aanwezig) • Linken leggen van beschrijvingseenheid naar file server is inbegrepen in scopeArchiv (full en Business), maar raadpleging door derden kan issue zijn in dat geval doordat er toegang tot die file server moet zijn
  53. 53. Vraag 3 Hoe is het zoeken en raadplegen geregeld?
  54. 54. 3. Zoeken & raadplegen?
  55. 55. Vraag 3: zoeken
  56. 56. Vraag 3: raadplegen Gegevens online beschrijvingen, foto’s, pdf, indexen Opvragen Standaard: foto’s + pdf; masters Open systeem: maatwerk is eenvoudig Voorbeelden: • Gekoppelde Google formulieren voor uitleningen • Online brieven beschrijven • Ge
  57. 57. 3. Zoeken & raadplegen?
  58. 58. Ontsluiting en export Publieksomgeving voor openbare informatie Ontsluiting naar geautoriseerde gebruikers Vereist dat gebruikers gekend zijn in ACM/IDM Standaardwebservice voor ontsluiting Export is mogelijk op alle niveaus (bv. dossier, stuk, representatie) Op elk niveau komen zowel de representaties, de metadata als de loggings mee Alle onderliggende niveaus worden ook geëxporteerd (bv. bij export van een dossier komen ook de stukken mee)
  59. 59. Zoeken Alle metadata zijn doorzoekbaar en geïndexeerd DAV wil zo veel mogelijk viewers aanbieden voor de raadpleegformaten => continu proces Voor verschillende velden zijn standaard filters aanwezig Processen Naam Organisatie In fase 3 wordt een volledige publieksinterface uitgewerkt Geïntegreerd met een oplossing voor analoog archief Moet ontleningen op verschillende wijzen ondersteunen Moet aanvragen cf. openbaarheid van bestuur ondersteunen
  60. 60. 3. Zoeken & raadplegen?
  61. 61. scopeArchiv - zoeken en raadplegen 63 • Zoeken op beschrijvingseenheden: • Client/archivaris: quick search (op velden, delen van boom, null waarden …), full text search, bladeren door boom, werkmappen aanmaken • Query/lezer (zie abs.lias.be): zoeken op descriptor, zoeken op veld, full text, bladeren -- doorklikken naar viewer/objecten in e-depot + bestellen ter inzage (gekoppeld met module Loans voor beheer in client) • Uitzonderingen op zoeken en raadplegen vastlegd via Use-tab (extern), Status, UD rights-tab (intern), ingestovereenkomst
  62. 62. 3. Zoeken & raadplegen?
  63. 63. Vraag 3 - Hoe is het zoeken en raadplegen geregeld? Zoeken: • Zoeken op archiefeenheden, collecties, eventplan acties, rubrieken, series, aanwinsten, archieven • Filteren, uitbreiden en opslaan • Via systematisch overzicht Raadplegen : vraag/antwoord/raadplegingsaanvraag Ontlenen: • Tijdelijke ontlening origineel • Downloaden • Scanaanvraag
  64. 64. slot

×