Dynamisch informatiebeheersplan - Willy vallaey

1. Dynamisch
informatiebeheersplan
Willy Vallaey

2. De dingen moeten op maat van de mens zijn 2

3. Alles is structuur 3

4. Vanuit de Mens
• Structuur aanbrengen is een menselijk kenmerk
• Structuur versus controle
• Structuur en keuzevrijheid
• Structuur versus multitasken
• On-zin van “plan do check act”
Conclusie: Structuur
aanbrengen is natuurlijk
moet singletasken bevorderen
moet flexibel zijn, meeveranderen
alles is structuur: documenten en hun context
4

5. processen samenwerken Records
management
kennisdeling
Hergebruik
van
informatie
Veranderings-
management
Oplossings-
integratie
Beheer van de
volledige
levenscyclus
Bedrijfs-
architectuur
5negen werkterreinen

6. Doel van het DIBP op korte termijn
• Een eenvoudig systeem creëren voor het beheer van documenten
vanaf de creatie en dit voor de ganse levensduur
6

7. Essentiële functies
• Het systeem is meer dan een tool
• Documentbeheer staat centraal
• Masterdata beheren en inzetten
• Documentsjablonen maken en beheren (eenvoudige werkset voor een
overheid)
• Beheer van de processen
• Beheer van de depots (analoog en digitaal)
• Documenten waarderen en selecteren (zowel digitaal als analoog)
• Vlot en exact kunnen zoeken en vinden
• Gebruiksvriendelijk (gebaseerd op de ervaring en praktijken in een echte
werkomgeving)
7

8. Doel op de lange termijn
• De gemaakte beschrijvingen van de documenttypen uit het DIBP
inzetten als masterdata:
• Sjablonen/processen ontwikkelen - als werkset
• Werkset van sjablonen verrijken met de context uit het DIBP
• De digitale objecten losmaken van procesapplicaties en software
• (van silo naar visvijver via metadatering en beheer masterdata)
• De digitale objecten en (databases over analoog archief) op het moment van
vastlegging verzamelen in een e-depot
8

9. Databases with the
Crucial Master Data
of the organisation
Processes/ applications nr. 1 to
1000 and more… where templates
with basic master data
(T) are shared and processed and
are enriched with extra master data
to produce products/documents (D)
E-
Master Data Managers productworkers
Records managers
User interface: pull
nr.1
nr.2
E-depot
authenticity Check of information
Ingest of fixed information/documents
T
D
T
D

10. Document in zijn context
processen
tijd
Organisatiestructuur
en cultuur
“Officiële” mappenstructuur (pad)
Interne structuur (sjablonen)
Depotbeheer voor papieren stukken
Wie: organisatieonderdelen
Wie: medewerkers, functies en rollen
Wie: klanten
Thesaurus, trefwoorden
Archiefschema
virtuele mappenstructuur
Waardering en selectie
Duurzaam beheer
Beheer van de toegang
(intern en extern)
10

11. Van een 2 dimensionele naar een
multidimensionele ruimte 11

12. Stand van zaken 12
informatiebeheersplan
Procesbeheer Depotbeheer
OverdrachtWaardering
Inventarisatie
Mappenstructuur
E-depot
Mate van realisatie: verst gevorderd staat links, in ontwikkeling rechts
Definitiesinformatiebeheer
Masterdata
Integratie databases
SPiCKSelectie

13. Demo van het DIBP 13
• Met dank aan mijn collega’s van de afdeling documentbeheer
• Els Van de Velde consulent documentbeheer
• Sari Hennaert,
• Virginie Verrecas,
• Elisabeth Blancke
• En de leden stuurgroep van STiCK:
• Sofie Deforce, Veronique Degryse, Dieter Delbecke, Tom Segaert, Andries
Sioen en de projectleiders van STiCK

14. Bedankt
Willy Vallaey, willyvallaey@hotmail.com