1. GRUPO 04
GESTIÓN DOCUMENTAL

2. Introducción
Como futuros Profesionales de Ciencias de la Información, es imprescindible conocer al pie de la letra
cada concepto de la norma que regula el sistema de calidad dentro de la gestión documental; la ISO
15489-1, 15489-2. Es así como en este trabajo, nos entramos en cada concepto y generalidad de la
norma para conocer en detalle como a raíz de esta normatividad, se engendra, nace y se desarrolla,
un sistema de gestión de documentos, que lleve a cualquier organización, por pequeña, mediana o
grande que sea a implementar y poner en marcha, a través de procesos encadenados, una eficiente
gestión de documentos, que potencializa igualmente una eficaz gestión administrativa a todo nivel,
La adopción de un sistema de gestión de documentos, amparado en la ISO 15489, garantiza a la
institución que toma los beneficios incorporados en la norma, que posibles riegos en la salvaguarda de
la información queden minimizados y ante cualquier eventualidad, la institución salga avante, y la
continuidad de sus operaciones se restablezcan en términos normales.
Como Profesionales de la Información, debemos tener impregnados cada concepto de calidad en la
ejecución de un sistema de gestión de documentos, basados en los principios y beneficios de la ISO
15489.

3. 1. De acuerdo a la NTC -ISO 15489-1,
determine y describa los elementos que
comprende un Programa General de Gestión
para lograr economía y eficacia en la
gestión de los documentos corrientes para
toma de decisiones respecto a:
Conservación o la utilización de los archivos,
clasificándolos de acuerdo a las fases del
Ciclo Vital de los documentos.
Cuáles son estas fases y cuáles los
elementos de cada una de ellas.

6. 

9. 

28. Características

44.  Satisfacer las necesidades de gestión, presentes y futuras, mediante:
 la conservación de información relativa a decisiones y actividades presentes y
pasadas como parte de la memoria corporativa para apoyar decisiones y
actividades en el presente y en el futuro;
 la conservación de elementos de prueba de las actividades presentes y
pasadas para cumplir las obligaciones de rendición de cuentas;
 la eliminación, lo antes posible de manera sistemática y autorizada, de los
documentos que ya no se necesiten; y
 la conservación del contexto del documento, lo que permitirá a futuros
usuarios juzgar su autenticidad y fiabilidad

45. Cumplir los requisitos legales,
garantizando que se documenta,
entiende e implementa la
reglamentación aplicable a la gestión
de los documentos producidos en el
ejercicio de las actividades
específicas

48.  Programa gestión de documentos. Con junto de instrucciones en
las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los
procesos (de la gestión documental) al interior de cada entidad,
tales como la producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición final de los
documentos.
 Sistema gestión de documentos. Conjunto de normas y
procedimientos para el suministro de información que incorpora el
trámite y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.
 Trazabilidad de acciones. Proceso de controlar e imponer etapas y
plazos en las acciones a quienes las llevan a cabo.

49.  Valoración. Labor intelectual por la cual se determinas los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de ciclo vital.
 Metadatos. Datos que describen el contexto, el contenido y la
estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo.
 Gestión de documentos. Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por los entidades, desde su
origen hasta su destino final con de objeto de facilitar su utilización y
conservación.
 Disposición. Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier
etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección, y/o reproducción.

50. La trazabilidad es un conjunto de
acciones, medidas y
procedimientos técnicos que
permiten identificar y registrar
cada documento desde su
nacimiento hasta el final de la
cadena de gestión, necesario
para:

51.  - Identificación de acciones pendientes de ejecución.
 - Permitir recuperación de documento.
 - Prevenir perdida de archivos.
 - Supervisión de la seguridad y mantenimiento de los sistemas,
poseer indicios que puedan ser evaluados, con ello se refiere a los
pasos generados con el proceso (Recepción, registro, clasificación,
indización, etc).
 - Identificar tareas que originaron los documentos individuales.

52.  Se implanta en sistemas de gestión que han establecido limites
temporales a la organización para ejecución de las mismas. Se
exige con ello lo siguiente:
 - Definición de pasos en respuesta a decisiones o operaciones
recogidas en el documento.
 - Asignación de responsabilidades.
 - Registro de plazos y fechas para con las acciones predefinidas a
ejecutarse.

53. Documentar el movimiento de
documentos dando con ello la
certeza de la ubicación. El
sistema esta en obligación de
evidenciar la salida, transmisión,
devolución y transferencia de
archivos.

54.  Periódicamente se debe realizar un control que garantice que los
procedimientos y procesos de los sistemas de gestión de
documentos de archivo son conformes con las políticas y requisitos
de la organización y que se obtienen los resultados previstos. Dichas
revisiones deberían tener en cuenta el rendimiento de la
organización y la satisfacción del usuario con el sistema:
 Operaciones de control y auditoría por parte de organismos
externos.
 Modificación de procesos que se consideren inapropiados o
ineficaces.
 Se deben documentar la conformidad y la supervisión de los
sistemas y conservar los informes resultantes.

55. Es la exposición de una serie de intenciones de lo que se pretende
hacer, de un plan de acción, de actuar y de los procedimientos para
conseguirlos. Las organizaciones definen y documentan políticas de
gestión de documentos para garantizar su implementación y su
mantenimiento en todos los niveles de la organización. Su éxito
depende del aval y respaldo visible y activo de la alta dirección, y de
la atribución de los recursos necesarios para llevar a cabo su
implementación y puesta en marcha.

56. FIJACIÓN DE
NORMAS CON
MEDICIÓN DE
GUARDO DE
CUMPLIMIENTO Y
APLICACIÓN
APLICACIÓN
DE
POLITICAS
DISEÑO E
IMPLEMENTACIÓN
DE SISTEMAS
CONFORMES CON
EL ENTORNO
NORMATIVO
DETERMINACIÓN
QUE
DOCUMENTOS
SON NECESARIO Y
SU
INCORPORACIÓN
AL SISTEMA
INTEGRACIÓN DE
LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS AL
PLAN GLOBAL DE
LA
ORGANIZACIÓN
DISEÑO Y
DOCUMENTACIÓN
DEL SISTEMA DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL
FORMACIÓN A
LOS
RESPONSABLES DE
LA GESTIÓN
DOCUMENTAL Y
AL GUSTO
PERSONAL
CONVERSIÓN DE
DOCUMENTOS AL
NUEVO SISTEMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
Y A LOS NUEVOS
FORMATOS Y
PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL

57.  Norma Técnica ISO 15489-1: 2001
 Norma Técnica ISO TR 15489-2
 ISO 15489-1: 2001. Información y Documentación. Conceptos
básicos y propuestas de aplicación Disponible en:
www.archiverosdenavarra.org/wp-
content/uploads/.../20080612_aan.pdf

 Decreto 2609 de 2012. Ministerio de las Tecnologías. Disponible en:
www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3528_documento.pd