Electronic Document Management System on Ad Media Market

1. Проект внедрения электронного документооборота в Vi
Мария Латухина
ведущий юрисконсульт Vi

2. Vi — медиаоператор рекламного рынка
Мы не просто продаем рекламу.
Мы создаем комфортную бизнес-среду.
Поэтому мы развиваем передовые технологии,
позволяющие реализовывать рекламные
возможности максимально эффективно.
ТВ
Радио
Интернет
Кинотеатры
Digital Indoor

3. Документооборот в Vi составляет около 240 000 документов в год
Источник данных: дирекция развития Vi
80%
20%
Бумажный vs Электронный документооборот (ЭДО)
Бумажные документы
Документы, подписываемые электронной подписью

4. Какие задачи решает Vi с переходом на ЭДО?
—Ускоряется процесс подписания, отправки и получения документов контрагентами
—«Время – деньги!» сокращаются сроки оплат оказанных услуг и снижается дебиторская задолженность
—Экономия на расходных материалах, доставке, архиве и рабочем времени
—Надежная защита подлинности
—«Нет – потерям документов!»
—Упрощается поиск документов

5. I. Изучение действующего законодательства и международного опыта использования электронного документооборота
Утверждение формата ЭСФ на законодательном уровне стало отправной точкой для начала реализации проекта ЭДО в Vi
Этапы внедрения ЭДО в Vi

6. II. Техническая интеграция программ для ЭВМ
Удостоверяющий центр
Оператор связи
ViMB автоматизированная система размещения
Рекламодатель, рекламное агентство
ViMB автоматизированная система размещения
Этапы внедрения ЭДО в Vi

7. Этапы внедрения ЭДО в Vi
III. Vi адаптировала Систему размещения ViMB
для работы с ЭДО

8. ViMB реализация под ЭДО
При распечатывании документа,
подписанного электронной подписью,
на бумажной версии появляется штамп ЭП

9. Какие типы документов с заказчиками в Vi подписываются электронной подписью?
Соглашение об ЭДО
бумажный
ДОГОВОР
бумажный
Приложение
электронный
Акт + график размещения
электронный
Счет-фактура
электронный
Счет
электронный
УПД
бумажный
График подтвержденных выходов рекламы
электронный
Гарантийное письмо
электронный

10. Что позволит увеличить % электронных документов?
Необходимо в ближайшей перспективе:
—Утверждение электронного формата Универсального передаточного документа (УПД)
—Предоставление права выбора налогоплательщику вычета НДС: в зависимости от периода принятия услуг на учет либо периода получения счета- фактуры

11. Что сейчас останавливает многих заказчиков от обмена электронными счетами-фактурами?
Бумажный счет-фактура за май — 31 мая!
Право на вычет
НДС по счету-фактуре за май рекламное агентство получает в мае!
Получение подписанного электронного счета- фактуры за май — до 5- го июня!
Право на вычет НДС по счету-фактуре за май рекламное агентство получит только в июне!

12. Наши пожелания
Создание единого пространства, позволяющего
обмениваться документами с контрагентами,
пользующимися услугами разных
операторов ЭДО
Реализация возможности обмена электронными
документами с иностранными партнерами

13. Какие перспективы развития ЭДО в Vi?
—Снизить до минимума объем бумажных документов
—Не менее 80% документов подписывать с помощью ЭП!

14. Спасибо за внимание!