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Améliorer son classement
et préparer l’archivage
II. Styles de « Rangeur »

Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil.com - 2013
Les différents types de « rangeur »
ADAPTATIF (cortical gauche)
Classement Stratégique

VISUEL (cortical droit)
Classement anarchique, qui permet de
voir, de se projeter, de faire des liens

Ce qui est important est classé, ce qui ne
l’est pas est entreposé ou détruit.

NORMATIF (limbique gauche)
Classement organisé, planifié
Mono-tache

COLLABORATIF (limbique droit)
Classement par phases : utilisation de
plusieurs document s/ dossiers puis
rangement en une fois.

Rangement en continu

Classement seul

Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil.com - 2013

Mode collaboratif : ranger & classer
ensemble

2
Rangeur Adaptatif
• Laisser du temps pour identifier les priorités
– Utilisez la méthode CIFUGE
– Pareto (Règle des 80/20) peut être utile aussi.

• Laisser ce « bazar relatif », tant qu’il est contenu.
• Le classement doit être optimisé pour produire
des résultats rapides : l’identification des clés est
donc une étape prépondérante
Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil.com - 2013

3
Rangeur Normatif
• Le classement est très précis, parfois trop
(le classement pour le classement, et plus
pour le résultat que l’on en attend).

• Utilisez un tableur que vous mettez à
disposition de tous les utilisateurs.
• Tachez d’identifier les clés, l’arborescence de
votre classement avec les utilisateurs
Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil.com - 2013

4
Rangeur Participatif
• Le risque : le classement change en fonction
des utilisateurs, rendant parfois le classement
inopérant (pas de règles fixes et partagés par
tous les utilisateurs).
• Effectuez votre nettoyage avec un autre
collègue, pour éviter erreur et monotonie.
• Prévoyez des temps réguliers pour effectuer
votre classement.
Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil.com - 2013

5
Rangeur Visuel
• Un rangeur visuel a véritablement besoin de se
projeter, d’imaginer les intérêts d’un classement.
• Les outils (mobilier et fournitures) doivent
permettre de voir les dossiers et les documents.
• Il faut utiliser les moments particuliers pour créer
un besoin impérieux d’agir (de classer)  point
d’inflexion.
Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil.com - 2013

6
Améliorer son classement
et préparer l’archivage

Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil.com - 2013

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Classement types de rangeur

  • 1. Améliorer son classement et préparer l’archivage II. Styles de « Rangeur » Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil.com - 2013
  • 2. Les différents types de « rangeur » ADAPTATIF (cortical gauche) Classement Stratégique VISUEL (cortical droit) Classement anarchique, qui permet de voir, de se projeter, de faire des liens Ce qui est important est classé, ce qui ne l’est pas est entreposé ou détruit. NORMATIF (limbique gauche) Classement organisé, planifié Mono-tache COLLABORATIF (limbique droit) Classement par phases : utilisation de plusieurs document s/ dossiers puis rangement en une fois. Rangement en continu Classement seul Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil.com - 2013 Mode collaboratif : ranger & classer ensemble 2
  • 3. Rangeur Adaptatif • Laisser du temps pour identifier les priorités – Utilisez la méthode CIFUGE – Pareto (Règle des 80/20) peut être utile aussi. • Laisser ce « bazar relatif », tant qu’il est contenu. • Le classement doit être optimisé pour produire des résultats rapides : l’identification des clés est donc une étape prépondérante Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil.com - 2013 3
  • 4. Rangeur Normatif • Le classement est très précis, parfois trop (le classement pour le classement, et plus pour le résultat que l’on en attend). • Utilisez un tableur que vous mettez à disposition de tous les utilisateurs. • Tachez d’identifier les clés, l’arborescence de votre classement avec les utilisateurs Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil.com - 2013 4
  • 5. Rangeur Participatif • Le risque : le classement change en fonction des utilisateurs, rendant parfois le classement inopérant (pas de règles fixes et partagés par tous les utilisateurs). • Effectuez votre nettoyage avec un autre collègue, pour éviter erreur et monotonie. • Prévoyez des temps réguliers pour effectuer votre classement. Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil.com - 2013 5
  • 6. Rangeur Visuel • Un rangeur visuel a véritablement besoin de se projeter, d’imaginer les intérêts d’un classement. • Les outils (mobilier et fournitures) doivent permettre de voir les dossiers et les documents. • Il faut utiliser les moments particuliers pour créer un besoin impérieux d’agir (de classer)  point d’inflexion. Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil.com - 2013 6
  • 7. Améliorer son classement et préparer l’archivage Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de l’archivage vbogaers@soi-conseil.com - 2013