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23 mai 2015
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L’importance des métadonnées en
entreprise
Vincent BIRET
A propos de moi
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Remerciements
(surtout à Marie Bourdon)
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Objectifs
Pourquoi s’intéresser aux métadonnées?
• Améliore la navigation
• Améliore la trouvabilité
• (fait de trouver ce qu’on cherche)
• Améliore la découvrabilité
• (fait de trouver ce qu’on ne cherche pas)
• Améliore l’expérience utilisateur
• Permet la mise en place de gouvernance
• Economie/gain important pour la compagnie
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Agenda
• Théorie
• SharePoint
• Vision
• Graph
• Conclusion
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“Métadonnées” un terme à la mode mais
qu’est-ce que c’est au juste?
Définition, exemples et normes
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Que sont les métadonnées?
SharePoint Saturday
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Les métadonnées se définissent par leur fonction
• Faciliter la recherche/découverte d'information
• décrire le contenu et les relations entre les fichiers d'un site,
• classer le contenu suivant un public cible,
• mieux référencer un site ou une page sur Internet.
• Faciliter l'interopérabilité
• partager et échanger des informations.
• Faciliter la gestion et l'archivage
• informer sur le cycle de vie des documents,
• gérer des collections de ressources,
• gérer des archives électroniques.
• Gérer et protéger les droits
• les droits de propriété intellectuelle,
• les droits d'accès à des pages web (restrictions de consultation).
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Les types de métadonnées
• Métadonnées bibliographiques, permettant d'accéder au document (auteur,
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• Métadonnées administratives, pour la conservation des ressources, et les
métadonnées juridiques, qui concernent la gestion d’un document (comme
sa durée d'utilité administrative) ou son régime de droit
• Métadonnées techniques, indiquant le format, les techniques de production,
le support...
• Métadonnées de description, pour en comprendre le contenu
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Dublin Core
Les éléments du Dublin Core
Titre Le nom donné à la ressource
Créateur L’entité principalement responsable de la création du contenu de la ressource
Sujet Le sujet du contenu de la ressource (vocabulaires contrôlés et schémas formels de classification encouragés)
Description Une description du contenu de la ressource (ex. résumé, table des matières, texte libre…)
Éditeur L’entité responsable de la diffusion de la ressource, tels un département universitaire, une entreprise
Contributeur Une entité qui a contribué à la création du contenu de la ressource
Date Une date associée avec un événement dans le cycle de vie de la ressource (format : voir ISO 8601)
Type
Nature ou genre (ex. catégories, fonctions, genre généraux… vocabulaire contrôlé recommandé, voir liste Dublin
Core)
Format
La matérialisation physique ou digitale de la ressource (il est recommandé de choisir la valeur du format dans une
liste de vocabulaire contrôlé – voir par exemple la liste MIME)
Identifiant Une référence non ambiguë à la ressource dans un contexte donné (exemples : URI, URL, DOI, ISBN)
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Langue La langue du contenu intellectuel de la ressource
Relation Une référence à une autre ressource qui a un rapport avec cette ressource
Couverture La portée ou la couverture spatio-temporelle de la ressource (position géographique, période de temps, juridiction)
Droits Information sur les droits sur et au sujet de la ressource (propriété intellectuelle – IPR, Copyright,…)
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Vocabulaire contrôlé
• Un vocabulaire contrôlé est un lexique dont le but est de
rendre possible l'organisation des connaissances afin
d'optimiser la recherche d'information
• Les schémas de classification (taxonomie, thésaurus,
ontologie) utilisent un vocabulaire contrôlé.
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Taxonomie
• Relation de subsomption, dite «est-un»
• Transitivité:
• si C est un sous-type de B et B un sous-type de A alors C est un sous-type de A.
• intention / extension:
• à des intentions incluses i1 ⊂ i2 correspondent des extensions incluses e1 ⊃ e2
Ensemble {voiture} ⊂ Ens {véhicule}
Déf (voiture) ⊃ Déf (véhicule)
Véhicules
Véhicule
terrestre
Voiture
Camion
Autobus
Véhicule
aérien
Avion
Mongolfière
Fusée
Véhicule
maritime
Canot
Paquebot
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Thésaurus
• Elargissement de la taxonomie
• Hiérarchie + autres propriétés
Concept ou Terme préférentiel Automobile
Terme(s) générique(s) [TG] Véhicule
Terme(s) spécifique(s) [TS]
Domaines véhicule - transport [MT 3330]
Variante(s) régionale(s)
Équivalent(s) anglais car
Terme(s) associé(s) [TA] métier : transport [MT 6005]
technique automobile [MT 3510]
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Ontologie
• Les relations ontologiques partitives :
• Partie-tout (automobile, carrosserie, châssis, roues, moteur)
• composant-composé (fer, acier)
• contenu-contenant (paquet de cigarettes, cartouche)
• membre-collection ( footballeur, équipe).
• Les relations associatives
• Relations d’expérience (onde, télédétection)
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Représentation ontologique de Véhicule
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Folksonomie
• « Folksonomie », de "folk" (gens) et "taxonomies" désigne
l’indexation par des mots clés (tags) de façon
spontanée, sans classement prédéfini.
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« social tagging »)
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Facettes
• Description d’une ressource selon plusieurs axes
• Permet recherche à facettes et/ou navigation par facettes
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Concepts
• Terme = Dénomination + Concept
• Dénomination = expression linguistique
• Concept (notion) = signification
• Le terme doit être contextualisé pour déduire un concept
• Ex table
Table de concertation?
Table de discussion?
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Entités nommées
• Les principaux types d’entités:
• noms de personnes,
• de lieux,
• d’organisations,
• de produits
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• unités monétaires
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Organisation
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• Une structure de dossiers est une forme de métadonnées
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SharePoint Saturday
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• Accélère la navigation
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Facettes
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Conclusion
• On a amélioré la navigation
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• Tout le monde gagne du temps
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SharePoint Saturday Montreal 2015 #spsMtl - L'importance des métadonnées en entreprise

  • 1. SharePoint Saturday Montréal 23 mai 2015 SharePoint Saturday Montréal L’importance des métadonnées en entreprise Vincent BIRET
  • 4. SharePoint Saturday Montréal Objectifs Pourquoi s’intéresser aux métadonnées? • Améliore la navigation • Améliore la trouvabilité • (fait de trouver ce qu’on cherche) • Améliore la découvrabilité • (fait de trouver ce qu’on ne cherche pas) • Améliore l’expérience utilisateur • Permet la mise en place de gouvernance • Economie/gain important pour la compagnie
  • 5. SharePoint Saturday Montréal Agenda • Théorie • SharePoint • Vision • Graph • Conclusion
  • 6.
  • 7. SharePoint Saturday Montréal “Métadonnées” un terme à la mode mais qu’est-ce que c’est au juste? Définition, exemples et normes
  • 9. SharePoint Saturday Montréal Les métadonnées se définissent par leur fonction • Faciliter la recherche/découverte d'information • décrire le contenu et les relations entre les fichiers d'un site, • classer le contenu suivant un public cible, • mieux référencer un site ou une page sur Internet. • Faciliter l'interopérabilité • partager et échanger des informations. • Faciliter la gestion et l'archivage • informer sur le cycle de vie des documents, • gérer des collections de ressources, • gérer des archives électroniques. • Gérer et protéger les droits • les droits de propriété intellectuelle, • les droits d'accès à des pages web (restrictions de consultation).
  • 10. SharePoint Saturday Montréal Les types de métadonnées • Métadonnées bibliographiques, permettant d'accéder au document (auteur, titre, date de création, date de modification,...) • Métadonnées administratives, pour la conservation des ressources, et les métadonnées juridiques, qui concernent la gestion d’un document (comme sa durée d'utilité administrative) ou son régime de droit • Métadonnées techniques, indiquant le format, les techniques de production, le support... • Métadonnées de description, pour en comprendre le contenu
  • 11. SharePoint Saturday Montréal Dublin Core Les éléments du Dublin Core Titre Le nom donné à la ressource Créateur L’entité principalement responsable de la création du contenu de la ressource Sujet Le sujet du contenu de la ressource (vocabulaires contrôlés et schémas formels de classification encouragés) Description Une description du contenu de la ressource (ex. résumé, table des matières, texte libre…) Éditeur L’entité responsable de la diffusion de la ressource, tels un département universitaire, une entreprise Contributeur Une entité qui a contribué à la création du contenu de la ressource Date Une date associée avec un événement dans le cycle de vie de la ressource (format : voir ISO 8601) Type Nature ou genre (ex. catégories, fonctions, genre généraux… vocabulaire contrôlé recommandé, voir liste Dublin Core) Format La matérialisation physique ou digitale de la ressource (il est recommandé de choisir la valeur du format dans une liste de vocabulaire contrôlé – voir par exemple la liste MIME) Identifiant Une référence non ambiguë à la ressource dans un contexte donné (exemples : URI, URL, DOI, ISBN) Source Une référence à une ressource à partir de laquelle la ressource actuelle a été dérivée Langue La langue du contenu intellectuel de la ressource Relation Une référence à une autre ressource qui a un rapport avec cette ressource Couverture La portée ou la couverture spatio-temporelle de la ressource (position géographique, période de temps, juridiction) Droits Information sur les droits sur et au sujet de la ressource (propriété intellectuelle – IPR, Copyright,…)
  • 12.
  • 13. SharePoint Saturday Montréal Vocabulaire contrôlé • Un vocabulaire contrôlé est un lexique dont le but est de rendre possible l'organisation des connaissances afin d'optimiser la recherche d'information • Les schémas de classification (taxonomie, thésaurus, ontologie) utilisent un vocabulaire contrôlé.
  • 14. SharePoint Saturday Montréal Taxonomie • Relation de subsomption, dite «est-un» • Transitivité: • si C est un sous-type de B et B un sous-type de A alors C est un sous-type de A. • intention / extension: • à des intentions incluses i1 ⊂ i2 correspondent des extensions incluses e1 ⊃ e2 Ensemble {voiture} ⊂ Ens {véhicule} Déf (voiture) ⊃ Déf (véhicule) Véhicules Véhicule terrestre Voiture Camion Autobus Véhicule aérien Avion Mongolfière Fusée Véhicule maritime Canot Paquebot
  • 15. SharePoint Saturday Montréal Thésaurus • Elargissement de la taxonomie • Hiérarchie + autres propriétés Concept ou Terme préférentiel Automobile Terme(s) générique(s) [TG] Véhicule Terme(s) spécifique(s) [TS] Domaines véhicule - transport [MT 3330] Variante(s) régionale(s) Équivalent(s) anglais car Terme(s) associé(s) [TA] métier : transport [MT 6005] technique automobile [MT 3510]
  • 16. SharePoint Saturday Montréal Ontologie • Les relations ontologiques partitives : • Partie-tout (automobile, carrosserie, châssis, roues, moteur) • composant-composé (fer, acier) • contenu-contenant (paquet de cigarettes, cartouche) • membre-collection ( footballeur, équipe). • Les relations associatives • Relations d’expérience (onde, télédétection) • relations séquentielles de cause-effet (détonateur, explosion) • agent-action-résultat (dessinateur, dessiner, dessin) • producteur-produit (déchetterie, produits recyclés) • outil-outil (vis, tournevis) • procédé-processus (unité de fabrication initiale, unité de fabrication finale.) • relation topologique situe un objet par rapport à un autre (molaire, prémolaire).
  • 18. SharePoint Saturday Montréal Folksonomie • « Folksonomie », de "folk" (gens) et "taxonomies" désigne l’indexation par des mots clés (tags) de façon spontanée, sans classement prédéfini. • C’est un processus d'indexation collaborative (appelée aussi « social tagging »)
  • 19. SharePoint Saturday Montréal Facettes • Description d’une ressource selon plusieurs axes • Permet recherche à facettes et/ou navigation par facettes
  • 20. SharePoint Saturday Montréal Concepts • Terme = Dénomination + Concept • Dénomination = expression linguistique • Concept (notion) = signification • Le terme doit être contextualisé pour déduire un concept • Ex table Table de concertation? Table de discussion? Table ronde? Table des matières? Table à café? Table basse?
  • 21. SharePoint Saturday Montréal Entités nommées • Les principaux types d’entités: • noms de personnes, • de lieux, • d’organisations, • de produits • dates, • unités monétaires
  • 22. SharePoint Saturday Montréal Schémas de classification Schéma de classification Taxonomie Thésaurus Ontologie Folksonomie Classification à facettes Organisation Organisation hiérarchique simple Relations hiérarchiques (hyponymie, hyperonymie), associatives, d'équivalence Représentation de concepts avec types, propriétés et relations Tags librement attribués par des utilisateurs Système permettant de décrire une ressource selon plusieurs angles (facettes) Type de relations « est-un » « est-un » « sorte de » « relatif à » « synonyme » « équivalent » « contient » « est localisé» « utilise » « produit » « … » « prix » « produit » « genre » Contexte Bibliothèque Web 3.0 Web 2.0 Exemple Dewey Rameau Cyc, Wordnet Flickr, YouTube Amazon
  • 23.
  • 24.
  • 25. SharePoint Saturday Montréal Dossiers • Une structure de dossiers est une forme de métadonnées • Très simple à mettre en place • Complexe à modifier • Tips • Ne pas utiliser à moins de devoir appliquer de la sécurité
  • 26. SharePoint Saturday Montréal Taxonomie • Avantages: • Recherche • Filtrage • Contrôle poussé • Consistance • Inconvénients: • Long à mettre en place • Tips • Servez vous des requêtes souvent effectuées pour améliorer votre taxonomie! • Déléguez la gestion de certaines branches • Pour les taxonomies non finalisées, préférez la folksonomie
  • 27. SharePoint Saturday Montréal Enterprise keywords • Avantages: • Plus faciles et flexibles pour usagers • Prend en compte les mots clefs des documents • Inconvénients: • Plus difficiles à gérer • Pas de contexte
  • 28. SharePoint Saturday Montréal • « like » de contenu • Tagging (selon les propres termes de l’usager) • Notes • Profil utilisateur • Navigation filtrée • Raffinement de recherche • Sujets à suivre et champions de sujets • Déprécié sur SharePoint online!!! Folksonomie
  • 29. SharePoint Saturday Montréal Jeux de documents • « Tel document est lié à tel autre document » • Créer un modèle de jeux de documents • Propriétés communes ou distinctes (au choix) • Tips: • Peut appliquer de la sécurité (pas sa fonction primaire) • Ne pas hésiter à faire des types de contenu en héritant
  • 30. SharePoint Saturday Montréal Les colonnes et types de contenu • Information sur la nature du contenu (CT) • Ajoute des propriétés (colonnes) • Permet filtrage, raffinement, recherche…. • Permet formulaires de saisie variables (CT)
  • 31. SharePoint Saturday Montréal Navigation par taxonomie • Accélère la navigation • Prépare les usagers à l’utilisation de facettes • Facile à mettre en place • Peut facilement remplacer structure de dossiers
  • 32. SharePoint Saturday Montréal Wikis • Système d’édition de pages rapide • Permet de lier du contenu web • Avantages: • Très facile et rapide à mettre en place • Inconvénients: • Pas de fonctionnalités de publication avancées
  • 33. SharePoint Saturday Montréal Métadonnées dans les pages web • Par défaut SharePoint inclue peut de métadonnées web • Publishing + 2013 permet de founir plus de données • Description • Mots clefs • Site map • Auteur • Meilleur titre • …
  • 34. SharePoint Saturday Montréal Facettes • Facilitent la recherche • Sur la gauche dans les résultats de recherche • S’alimentent de métadonnées • Possible d’en ajouter, personnaliser… • Très efficace pour « trier » les données en grand volume
  • 35. SharePoint Saturday Montréal Document Center • Organiser le contenu en fonction de la taxonomie • Drop off library • Appliquer des règles de gouvernance fct taxo
  • 36. SharePoint Saturday Montréal Site metadata Navigation • Possibilité de construire Navigation + url via taxonomie • Pratique pour le SEO • Pratique pour la sémantique de votre portail • Structuré en fonction de votre thesaurus
  • 37. SharePoint Saturday Montréal Autres médadonnées • Auteur • Sécurité • Vues • Conteneurs • Type de ressources • Dates (création, modification…) • Statut (approbation…)
  • 38.
  • 39.
  • 40. SharePoint Saturday Montréal Le cycle des métadonnées Recherche Thésaurus DonnéesNavigation Gouvernance
  • 41. SharePoint Saturday Montréal Tout ça pour quoi? L’idée c’est d’avoir une représentation et structuration des idées dans la compagnie
  • 42. SharePoint Saturday Montréal Oui mais voilà Les usagers ne font jamais leurs devoirs et ne remplissent jamais les métadonnées
  • 43.
  • 44. SharePoint Saturday Montréal Le Graph • Avant tout modèle mathématique • Points, vecteurs et par transitivité « routes » • Ensuite modèle de données • Idée que toutes les données sont liées ensembles • Microsoft propose un graph pour les entreprises • Acteurs, signaux, objets • Le schema de ces éléments contient des métadonnées et est extensible
  • 45. SharePoint Saturday Montréal Delve Simplement une des nombreuses utilisations/interfaces possibles
  • 47. SharePoint Saturday Montréal C’est quoi l’idée? • Avoir quelque chose de pro-actif • Ne plus avoir à chercher le contenu • Voir même proposer du contenu qu’on n’aurait pas vu avant • Si on doit chercher quand même, que ce soit beaucoup plus efficace • Faire gagner temps et efficacité
  • 48.
  • 49. SharePoint Saturday Montréal Conclusion • On a amélioré la navigation • On a amélioré la trouvabilité • On a amélioré la découvrabilité • On a amélioré l’expérience usager • Tout le monde gagne du temps • La compagnie sauve de l’argent
  • 51. SharePint ! Ce soir à 18h Le Trèfle, 3971 Rue Ontario E

Notes de l'éditeur

  1. Du préfixe grec « meta », indiquant l’auto-référence et « données », les métadonnées sont des données décrivant les données elles-mêmes (informations, documents, images…).
  2. Ça peut être aussi varié que la licence associé ou bien les coordonnées GPS des likes…
  3. nom d'un groupe de travail qui s'est réuni en 1995 dans la ville de Dublin, Ohio pour définir un tronc commun d'éléments utilisable par le gouvernement américain le Dublin Core est un format descriptif à la fois simple et générique, comprenant 15 éléments différents Autres nomenclatures existent (ISO…)
  4. Exemple voiture : synonimes char, mot utilisé voiture, parent, véhicules
  5. Origine des taxonomies: Carl von Linné (XVIIème siècle) a développé un système de classification hiérarchique pour décrire les organismes vivants
  6. Une ontologie correspond à un langage formel c’est-à-dire une grammaire qui définit les concepts d'un domaine, leurs propriétés et leurs relations Le terme “ontologie” nous vient de la philosophie : l’ontologie (du grec ontos – participe passé du verbe être) est l’étude de l’être en tant qu’être, les propriétés générales de ce qui existe.
  7. L’information peut être un mot, un commentaire, un hashtag, un like, une nomination…
  8. Origine : La "colon classification" (Shiyali Ramamrita Ranganathan, 1933) avec 5 catégories fondamentales de description ou facettes permettant de caractériser n’importe quel document ou requête d’interrogation: Personnalité, Matière, Energie, Espace, Temps Ex: Le thème fabrication de gants de laine à Bradford au 19e siècle est décrit par Personnalité = gants / Matière = laine / Energie = fabrication / Lieu = Bradford / Temps = 19e
  9. Concept est la représenation d’une idée
  10. Les entités nommées sont des éléments du langage qui font référence à une entité unique et concrète, appartenant à un domaine spécifique (ie. humain, économique, géographique, etc.)
  11. SharePoint apporte la taxonomie, un peu de folksonomie et un peu de classification à facettes.
  12. Objectif: savoir ce que sharepoint fait nativement et fournit https://support.office.com/en-ie/article/Introduction-to-managed-metadata-a180fa28-6405-4679-9ec3-81d2028c4efc
  13. http://absolute-sharepoint.com/2014/09/microsoft-killing-features-office-365-sharepoint-online.html http://www.chrisweldon.net/blog/2012/12/18/sharepoint-2013-tagging-social-tags/ L’arrivée de yammer a un peu tué le social de SharePoint dans SharePoint online. Cette fonctionnalité se reposait là-dessus, elle est donc dépréciée
  14. http://blogs.technet.com/b/tothesharepoint/archive/2013/10/24/search-engine-optimization-seo-in-sharepoint-server-2013.aspx Super white paper à ce sujet
  15. La recherche n’est pas efficace, on prend des métriques. On essaie de structurer les idées, d’où construction d’un thésaurus. Une fois qu’on a ça il faut mettre à jour les données. Ce qui va nous permettre de mieux structurer la navigation et trouver des choses sans les chercher. La structuration va aussi nous permettre de définir un plan de gouvernance qui va nous aider à archiver les données obselètes et ainsi améliorer la pertinence des résultats
  16. http://www.slideshare.net/d501159/microsoft-delve-and-office-graph-presented-by-atidan?qid=0ad7c30c-217d-42e1-a261-fd77e0f9da40&v=default&b=&from_search=4