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Mener un projet informatique en bibliothèque : méthode, enjeux et points de vigilance

Cours 3 du module "Piloter un projet informatique en bibliothèque". Formation initiale des élèves conservateurs territoriaux de bibliothèques - INET

1  sur  46
MENER UN PROJET
INFORMATIQUE EN
BIBLIOTHEQUE :
méthodes, enjeux et
points de vigilance
Virginie Delaine, INET, 19 juillet 2019
I. MENER UN PROJET
INFORMATIQUE EN
BIBLIOTHEQUE :
éléments de
méthodologie
Cas d’une ré-informatisation
3
I.1 De la conduite de projet
Les étapes d’un projet informatique
4

1)Étude d’opportunité
2)Convaincre
3)Étude préalable ou cadrage
4)Étude détaillée ou spécification des besoins
5)Organisation de la consultation
6)Mise en œuvre du projet
7)Pilotage des prestations informatiques
l
1. L’étude d’opportunité
5
Projet de service
diagnostic du contexte : matrice SWOT
l
1. L’étude d’opportunité
1. TENIR COMPTE DE L’EQUIPE
• La carte des partenaires (image : Ergesis)
Source : http://www.georgeleboulanger.com/9_19_Contribution_1.html
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Mener un projet informatique en bibliothèque : méthode, enjeux et points de vigilance

  • 1. MENER UN PROJET INFORMATIQUE EN BIBLIOTHEQUE : méthodes, enjeux et points de vigilance Virginie Delaine, INET, 19 juillet 2019
  • 2. I. MENER UN PROJET INFORMATIQUE EN BIBLIOTHEQUE : éléments de méthodologie Cas d’une ré-informatisation
  • 3. 3 I.1 De la conduite de projet
  • 4. Les étapes d’un projet informatique 4  1)Étude d’opportunité 2)Convaincre 3)Étude préalable ou cadrage 4)Étude détaillée ou spécification des besoins 5)Organisation de la consultation 6)Mise en œuvre du projet 7)Pilotage des prestations informatiques l
  • 5. 1. L’étude d’opportunité 5 Projet de service diagnostic du contexte : matrice SWOT l
  • 6. 1. L’étude d’opportunité 1. TENIR COMPTE DE L’EQUIPE • La carte des partenaires (image : Ergesis) Source : http://www.georgeleboulanger.com/9_19_Contribution_1.html 6
  • 7. 1. L’étude d’opportunité 1. TENIR COMPTE DE L’EQUIPE Quoi faire pour convaincre, faire adhérer ? → Evangéliser : l Former (FRBR-LRM) l Visiter l Veiller → Dissiper les illusions et expliquer pourquoi : Nécessité d'abandonner certaines pratiques ; ex. :  Notice de gestion <> notice définitive  Modification des notices dérivées  Utilisation « spéciale » de certaines zones normées  Systèmes d'indexation dépassés ou adaptés  Liens vers contenus sans identifiants pérennes • 7
  • 8. 1. L’étude d’opportunité 2. TENIR COMPTE DES ELUS  Et du rythme des décisions dans les collectivités locales (mandats électoraux) 3. TENIR compte DE l’offre disponible Opter pour un changement de version… avec discernement ! 8
  • 9. L’étude d’opportunité 9 Analyser la durée de vie d’un logiciel d’après :  La technologie utilisée  l’âge de la solution, le nombre de versions  l’ancienneté de l’éditeur sur ce marché, ses mouvements financiers  La « roadmap » du produit  l’existence d’un club utilisateur actif  → Dans tous les cas une réinformatisation s’opère environ tous les 10 ans. D’après : Choisir une solution libre ou propriétaire / Alexandre Garcia et Anna Svenbro. - In : Réinformatiser une bibliothèque / dir. Anna Svenbro. - Villeurbanne : Enssib, 2017 (La Boîte à outils, n°39), p. 98.
  • 10. 2. Convaincre CONTRAINTES ET OPPORTUNITES LOCALES 10 Transformer les contraintes Saisir les opportunités • maintenance non satisfaisante, • arrêt de commercialisation, • construction, agrandissement de la bibliothèque • réaménagement des locaux • réorganisation (automatisation) • mise en réseau (intercommunalités, métropoles, BdP…)
  • 11. 2. Convaincre Construire un argumentaire 1.L‘intérêt du public 2. L’évolution du contexte 3.L’amélioration de la gestion 4. La place des technologies dans le métier 5. L’image de la collectivité 11
  • 12. 2. Convaincre Ex. d’ARGUMENTS POUR RE–INFORMATISER 1.L‘intérêt du public  Améliorer la qualité du service (ergonomie plus simple, recherche plus efficace…)  Offrir de nouveaux contenus, de nouveaux services (numériques ou pas : collections flottantes…)  Améliorer l’intégration de ceux-ci aux portails web de la collectivité 12
  • 13. 2. Convaincre Ex. d’ARGUMENTS POUR RE–INFORMATISER 2. L’évolution du contexte  Usages : Internet, dispositifs mobiles… Vers un système « utilisable »  Normes et formats  Législation (lois anti-terroristes, accessibilité, meilleure gestion RGPD…) 13
  • 14. 2. Convaincre Ex. d’ARGUMENTS POUR RE–INFORMATISER Pour un système « utilisable » (Jakob Nielsen) : Facile à apprendre Facile à utiliser Facile à retenir Qui provoque peu d’erreurs Qui est agréable à utiliser Usability 101: Introduction to Usability / by Jakob NIELSEN on January 4, 2012. https://www.nngroup.com/articles/usability-101-introduction-to-usability/ 14
  • 15. 2. Convaincre Ex. d’ARGUMENTS POUR RE–INFORMATISER 3. L’amélioration de la gestion  Renforcer l’efficacité, la productivité…  Avoir un meilleur suivi de l’activité (tableaux de bord…)  Améliorer l’intégration du SIGB dans le SI de la collectivité (finances, guichet unique…)  Maîtriser son système (indépendance vis-à-vis du prestataire, réduire les coûts de migration…) 15
  • 16. 2. Convaincre Ex. d’ARGUMENTS POUR RE–INFORMATISER 4. L’importance de la technologie dans le métier  Toutes les fonctions du traitement du document sont informatisées  Importance du travail en réseau (gestion centralisée, catalogues collectifs, échanges de notices…)  Contenus numériques ! 16
  • 17. 2. Convaincre Ex. d’ARGUMENTS POUR RE–INFORMATISER 5. L’image de la collectivité  Etre (parmi) les premiers à…  Renforcer la participation des usagers (fonctionnalités 2.0, participation à la conception…) 17
  • 18. 3. Cadrage 18  Note de cadrage : l état des lieux, l objectifs, l périmètre, l calendrier, l méthode, l coûts (directs et indirects), l Incidences (organisation...) et bénéfices. → Analyser l’opportunité, la pertinence et la faisabilité du projet pour permettre aux décideurs de se prononcer.
  • 19. 3. Cadrage 19 Eléments de cadrage : l 1- Périmètre du projet :  matériels, applications, données concernées (cartographie)  modalités d’intégration des ressources numériques l 2- Acteurs et instances : chef de projet, comité de pilotage, comité technique ; services impliqués l 3- Financements possibles l 4- Rétroplanning (diagramme de Gantt) l 5- Préparation du marché : procédure de passation du marché, structuration (allotissement, tranches conditionnelles, options)
  • 20. 3. Cadrage  Les opportunités de financement DRAC : concours particulier relatif aux bibliothèques des collectivités territoriales de la dotation générale de décentralisation  extension et adaptation des horaires d’ouverture  construction et modernisation de bibliothèques publiques • Conseil régional • Conseil général • Appels à projet innovants du Ministère de la Culture (Bibliothèques numériques de référence) et projets de diffusion du livre numérique du CNL 20
  • 21. 3. Cadrage  Les opportunités de financement Documents à fournir à la DRAC :  Le cahier des charges (CCTP)  Le plan de financement avec devis détaillés  Le projet culturel, scientifique, éducatif et social de la bibliothèque  Le règlement intérieur  Le guide du lecteur 21
  • 22. II.1 Une méthodologie béton 22 Conduite de projet 3. Cadrage : Rétroplanning (diagramme de Gantt) l l Jacques LOUARN, mémoire universitaire http://www.utc.fr/~mastermq/public/publications/qualite_et_sante/2001-
  • 23. 3. Cadrage 23 Préparation du marché : seuils et procédures < 25 000 € HT Marché négocié sans publicité ni procédure préalable. La collectivité peut imposer ses propres règles (fiche achat, 3 devis...) < 90 000 € HT Marché à procédure adaptée (MAPA) avec publicité libre ou adaptée (site web de la collectivité, journal quelconque...) < 135 000 € HT pour les services de l’État < 209 000 € HT pour les collectivités locales MAPA avec publicité obligatoire au BOAMP ou dans un JAL Au-delà Marché à procédure formalisée : - appel d’offre (avec publication au JO ou au BOAMP) - procédure concurrentielle avec négociation - dialogue compétitif Dans tous les cas : un cahier des charges est nécessaire
  • 24. 4. Rédiger le cahier des charges 24 Spécification des besoins : outil de communication entre les bibliothécaires et les informaticiens Elément contractuel du DCE (dossier de consultation des entreprises)  DCE : CCAP cahier des clauses administratives particulières CCTP : cahier des clauses techniques particulières Règlement général de la consultation (critères d’évaluation des offres)
  • 25. 4. Rédiger le cahier des charges 25 Du cahier des charges au CCTP : intégrer les grands principes du Code des marchés publics : - respecter la concurrence - préciser la nature et l’étendue des besoins - adapter la durée du marché à la procédure utilisée (ex. un marché à bons de commande ou un accord-cadre = 4 ans maxi) - favoriser la créativité des fournisseurs, dans la mesure du possible - il peut prendre en compte des critères environnementaux ou sociaux - il peut ajuster ses besoins en fractionnant ses marchés grâce aux bons de commande ou aux tranches conditionnelles - il doit intégrer l’évaluation des offres dans son CdC
  • 26. 4. Rédiger le cahier des charges 26 CCTP : l’allotir ou pas ? Rôle particulier du prestataire dans un projet de réinformatisation : un processus de co-construction où il a un pouvoir important (paramétrage, développements)
  • 27. 4. Rédiger le cahier des charges 27 Écrire le cahier des charges (de 3 mois à 1 an) : 1. Phase d'étude 2. Phase d'audit 3. Phase de benchmark 4. Phase de définition des besoins = analyse fonctionnelle <!> niveau de précision 5. Phase de rédaction 5.1 Présentation du projet 5.2 Cadre de réponse 5.3 Engagement de résultats
  • 28. 4. Rédiger le cahier des charges 28 Niveau de précision des besoins D’après Elaborer un cahier des charges informatiques dans le respect du Code des marchés publics / Marc Alphandéry. - Voiron : Territorial éditions, 2009 (Dossiers d’experts).
  • 29. 5. Passer l’appel d’offre 29 (3 à 4 mois) 1. Dépouillement 2. Document d’analyse des offres 3. Grille de classement des offres 4. Attribution
  • 30. 6. Mise en œuvre du projet 30 (1 à 2 ans) 1. Migration et paramétrages 2. Formation 3. Recette provisoire = « vérification d’aptitude » 4. Lancement / communication 5. Recette définitive = « vérification de service régulier »
  • 31. 7. Piloter les prestations informatiques 31 Cas de la maintenance Préventive Corrective Evolutive Adaptative Réglementaire Voir : Jusqu’à quel point externaliser ?La question de la maintenance / Valérie Bertrand et Sonia Bouis, in : Réinformatiser une bibliothèque / dir. Anna Svenbro. - Villeurbanne : Enssib, 2017 (La Boîte à outils, n°39), p. 104.
  • 32. 32
  • 33. 33 I.2 De la conduite du changement
  • 34. Conduite du changement 34  Transparence et pédagogie  Participation  Communication  Formation  Institutionnalisation
  • 35. II. LE CAHIER DES CHARGES : points de vigilance
  • 36. II Le cahier des charges 36 Qu’est-ce qu’un bon cahier des charges ? Une question de forme… Règle du « PPCR » : Précis Prospectif Concis Réaliste Source : Le cahier des charges / Alain Collignon et Joachim Schöpfel. – In : Informatiser la gestion de sa bibliothèque / sous la dir. de Xavier Galaup. - Paris : ABF, 2016. - (Médiathèmes), p.19.
  • 37. Qu’est-ce qu’un bon cahier des charges ? … Et de contenu  Formuler des attentes et non des critères techniques  Ouvrir la porte à l’innovation  Formuler des objectifs stratégiques  Limiter le temps consacré au catalogage et à la gestion administrative  Améliorer la qualité du catalogue  Améliorer la qualité des services  Améliorer les conditions de travail et aider les équipes à prendre le virage du métier  Simplification et automatisation des procédures administratives  Tableaux de bord  Espaces de travail modulables permettant la veille documentaire  Outils d’évaluation de l’usage des collections et de performance des circuits de traitement  Améliorer significativement le service rendu aux usagers  Rationaliser les coûts Source : Manager une bibliothèque territoriale / sous la dir. de Thierry Giappiconi. – Voiron : Territorial éditions, dernière mise à jour juin 2016, partie 4 chap. II C 1.
  • 38. II Le cahier des charges 38 Les 5 fonctionnalités à exiger garantir l’évolutivité du nouveau système // FRBR : Voir https://www.transition-bibliographique.fr/systemes-et-donnees/recommandations/ 1)Gestion des identifiants internationaux normalisés (ISSN, ISTC, ISNI, VIAF…) 1)Gestion de données codées et de tables de référentiels 1)Import et export de notices au format UNIMARC (et non un logiciel structuré sur UNIMARC), notamment récupération ou usage en ligne des notices bibliographiques et d’autorité de la BNF 1)Strict respect de l’UNIMARC et de ses dernières évolutions (pour préparer le passage à RDA) 1)Gestion des notices d’autorité et des liens entre notices (et fonction de dédoublonnage des notices)
  • 39. II Le cahier des charges 39 Possibilité d’exiger une structure de base de données caractérisée par une gestion native des données FRBR-LRM
  • 40. II.2 Le cahier des charges 40 Les autres points clés concernant l’environnement interne et externe de la bibliothèque :  Mentionner les articulations du SIGB avec les autres applications de la bibliothèque : portail, bibliothèque numérique, gestion multimédia, RFID…  Détailler précisément le circuit de production bibliographique  Mentionner les éventuelles interactions avec des applications extérieures : logiciel de gestion comptable...  Prévoir l’ouverture des données et des systèmes pour utilisation par un logiciel tiers : outil de business intelligence, échange de données de commande en EDI avec les fournisseurs via API (web services)… et modalités d’exportation pour une reprise ultérieure  Interrogation du SIGB par un portail documentaire existant et informations à y faire remonter (profils usagers…)  Articulation avec le portail de la collectivité (base usagers, échange d’informations…)
  • 41. III. Préparer la ré- informatisation : catalogue, catalogage et catalogueurs
  • 42. III Préparer la ré-informatisation 42 Faire un audit de son catalogue  Quelle est la part de données locales ?  Sont-elles bien en zone 9XX ?  Les règles de catalogage en Unimarc sont-elles respectées ?  Quelles règles internes pour la récupération, la création de notices ? Sont-elles uniformément appliquées ?  Les identifiants normalisés (EAN, ISBN…) et les identifiants pérennes des réservoirs source (ARK…) sont-ils bien conservés ?  Quels filtres sont appliqués à l’importation?  Comment sont gérées les notices d’autorité ? Les liens entre notices ?  Quelles zones de catalogage local devra-t-on absolument garder (dépouillement des titres de CD de musique, « centres d'intérêt »…) ?  Diviser son catalogue en sous-ensembles :  Notices entièrement remplaçables par celles d’une agence bibliographique  Notices avec telle(s) zone(s) de données locales à fusionner  Notices maison à mouliner  Notices maison à retravailler manuellement  Etc.
  • 43. III Préparer la ré-informatisation 43 Nettoyer son catalogue et revoir ses pratiques  Arrêter de cataloguer ! Récupérer autant que possible des notices « propres » auprès des réservoirs des agences bibliographiques, et conserver les identifiants de ces notices  Appliquer les règles de catalogage en vigueur  nouvelles consignes du Sudoc vers la FRBRisation  nouvelles règles de catalogage du Guide pratique du catalogueur de la BNF,  Effectuer des corrections si possible de masse notamment pour :  la transcription exacte des titres originaux et la saisie des autres titres complémentaires  le signalement systématique des codes de langue  le travail sur les accès auteurs  les dates  mentionner la zone 2 (ISBD) en cas de nouvelle édition  ne plus écrire les mentions d'édition en abrégé  le travail sur le dépouillement  … (Cf. http://rda-en-france.enssib.fr/FAQ et http://frbr.jimdo.com/faq)  Former ses catalogueurs et les sensibiliser aux enjeux d’une migration
  • 45. RESUME ET CONCLUSION 45 Pour une aide à la décision : 1/ Mon système informatique va bien, il est maintenu par son prestataire → attendre mais : - faire un audit de l'état de son catalogue pour voir comment en améliorer la qualité ; - commencer à en parler aux élus et à la DSI ; - envoyer les équipes en formation (FRBR-LRM) et changer les pratiques de catalogage. 2/ Mon système est carrément obsolète : → il faudrait réussir à évoluer en tenant compte des recommandations pour l'évolutivité dans le cahier des charges. 3/ Mon système est correct mais j'ai une opportunité de financement : → évoluer, ce sera toujours l'occasion d'adopter un système plus récent, d'autant qu'on ne sait pas quand sera la prochaine opportunité. 4/ J'ai vraiment d'autres soucis : → attendre mais prévoir de s'atteler à ce sujet à moyen terme !
  • 46. RESUME ET CONCLUSION 46 Quelles solutions sont possibles ?  Opter pour un changement de version majeur : full web & SaaS  Découpler le catalogue du SIGB et ne moderniser que l’interface utilisateur (catalogue web « FRBR-like »)  Passer à un SIGB basé sur une gestion native du FRBR-LRM  Migrer vers un SIGB libre pour mieux maîtriser ses données et sa solution