1. Microsoft Office Project Server 2007
Microsoft Solution Case Study
Оптимизация управления портфелем проектов на платформе Microsoft
Office Project Server 2007 в компании Innoware
«Благодаря решению на базе Microsoft Office Project Server 2007 поставленная нами цель была
достигнута: теперь у нас нет ограничений на количество проектов, которые компания ведет
одновременно»
Владлен Березин, PMP, директор по проектам, Innoware (Золотой сертифицированный партнер
Microsoft)
Резюме
Компании, которая одновременно занимается реализацией большого количества проектов, важен
постоянный контроль над их выполнением, планирование расходов и прибыли, прогнозирование
результатов. Microsoft Office Project Server 2007 – это программный продукт, дающий возможность
эффективно осуществлять управление и координацию работ на всех этапах жизненного цикла
проекта для всех его типов – от разовых работ до комплексных программ.
Удачным примером постановки проектного менеджмента на базе Microsoft Office Project Server
2007 может служить решение IW Project Portfolio Management (IW PPM), разработанное компанией
Innoware для оптимизации внутренних бизнес-процессов предприятия в области управления
проектами. Решение IW PPM рассчитано на проектно- и непроектно-ориентированные компании и
представляет собой интегрированную систему управления портфелем проектов (проектным
офисом). В рамках внедрения было настроено управление портфелем внешних и внутренних
проектов компании в связке с финансовым учетом. Все это дало Innoware ряд конкурентных
преимуществ, помогло сделать внутренние бизнес-процессы компании более прозрачными и
существенно повысило эффективность ее деятельности.
Ситуация
Innoware – одна из ведущих восточно-европейских консультационных компаний, которая
специализируется на внедрении систем управления ресурсами предприятия (ERP) на базе
продуктов Microsoft, постановке управленческого учета и оптимизации ИТ-инфраструктуры на
предприятиях различного масштаба, а также реализует проекты по внедрению систем управления
проектами и построению проектных офисов. Компания имеет три офиса – в Киеве, Москве и Праге;
в числе ее клиентов – более 65 компаний из Украины, России, Казахстана, Кипра, Чехии и других
стран мира. Компания является Золотым сертифицированным партнером Microsoft с компетенцией
Microsoft Dynamics.
Специалисты Innoware одновременно занимаются реализацией большого количества проектов с
привлечением многих ресурсов. Количество сотрудников компании на начало 2008 года составило
около 70 человек, большинство из которых являются непосредственными пользователями системы
управления проектами. До внедрения решения компания применяла IBM Lotus Notes в качестве
системы документооборота, Microsoft Office Project Professional 2003 в качестве рабочих мест
руководителей проектов для планирования и контроля проектов, а также Microsoft Office Excel 2003
для распределения задач (вручную) и ввода данных о фактическом выполнении работ (вручную).
Для проведения финансового учета использовалась Microsoft Dynamics AX. Ключевые элементы
системы управления проектами и проектными подразделениями не были интегрированы между
собой. Данные, необходимые для контроля выполнения работ и финансового учета, дублировались
в разных системах. При этом методология реализации проектов, соответствующая стандартам PMI,

2. система финансового учета и процедуры функционирования проектного офиса были разработаны
силами самой компании.
Владлен Березин, PMP, директор по проектам компании, руководитель чешского подразделения
Innoware, президент киевского отделения Project Management Institute (PMI), так комментирует
ситуацию: «До того, как мы начали внедрять IW Project Portfolio Management, каждый руководитель
проекта вел свои дела самостоятельно, и это было практически невозможно контролировать. Не
было замкнутой связи проектов с финансовой системой, соответственно, мы могли планировать
свои доходы и расходы только по периодам деятельности компании, а не по проектам. Также, хотя
управление отдельными проектами у нас поставлено хорошо, не было технологий, которые
позволяли бы связывать их между собой».
Чтобы оптимизировать управление портфелем проектов в компании, специалисты Innoware решили
воспользоваться одной из популярных серверных платформ управления проектами в качестве базы
для разработки собственного решения. Как отмечает Владлен Березин, «при выборе решения мы
ориентировались на исследования предложений на рынке и собственные оценки различных
систем. Также нами были организованы презентации различных поставщиков ПО. Основное
внимание при выборе решения обращалось на возможность интеграции приложений, которые уже
использовались или планировалось использовать в компании, а также на покрываемость решением
задач, которые должны быть решены в рамках проекта».
После тщательного изучения рынка выбор пал на Microsoft Office Project Server 2007 (в качестве
возможных альтернатив рассматривались также Primavera и Spider Project). «Среда управления
проектами в компании – это система процедур, методик, IT-инфраструктуры, набора
соответствующего ПО, документов и т.д., ядром которой является Microsoft Office Project Server
2007, – аргументирует выбор компании Владлен Березин. – Данная система предназначена для
управления всей совокупностью проектов компании, она умеет учитывать затраты на внутренние
проекты и доходы, полученные от реализации внешних проектов, планировать работы и
контролировать их выполнение, корректно управлять ресурсами, вести документооборот и
управлять базами данных. Это и было нужно». При этом главным требованием было снятие
ограничений на количество проектов (внутренних и внешних), которые одновременно способна
вести компания. «Важно было и то, – продолжает Владлен, – насколько решение впишется в
корпоративную стратегию развития ИТ-инфраструктуры компании, ведь мы являемся партнером
Microsoft и со временем хотим заменить все используемое нами ПО программными продуктами
Microsoft, интегрировав их между собой».
Решение
По словам Владлена Березина, директора по проектам компании Innoware, ключевыми задачами
проектного офиса в компаниях, оказывающих профессиональные услуги (к числу которых относится
и сама Innoware), являются следующие:
1. Квалифицированное управление проектом, как внешним, так и внутренним (оперативное
управление), включая получение корректной и своевременной отчетности по ключевым
показателям проекта.
2. Управление портфелем проектов компании, включая прогнозирование ресурсов и
финансов, отбор проектов, инициацию, планирование и контроль реализации
(корпоративное управление).
3. Управление ресурсами компании и прогнозирование потребности в ресурсах.
4. Управление финансами, включая расчет прибыльности проектов.
5. Контроль изменений в рамках проектных работ, ресурсов и перепланирование портфеля
проектов в соответствии с этими изменениями.

3. 6. Получение своевременной отчетности по ключевым показателям деятельности (KPI) для
принятия управленческих решений.
7. Своевременное закрытие финансового периода, своевременное выставление счетов и
другие финансовые процедуры.
8. Бюджетирование и контроль выполнения бюджетов по заданным финансовым периодам.
9. Обмен данными с клиентами и предоставление им возможности контроля за реализацией
проекта, а также доступа к необходимой проектной документации.
Решение, применявшееся ранее в Innoware, частично покрывало пункты 1, 6 и 7, 8 и 9, а
полностью – пункт 4 из приведенного выше списка. Перед новой же системой ставилось три задачи:
1. Реализовать в решении полный список потребностей компании.
2. Минимизировать при этом набор технологических решений (необходимо максимально
интегрированное решение).
3. Иметь возможность получать информацию о проектной деятельности в реальном времени.
Разрабатывая для себя решение, впоследствии получившее название IW Project Portfolio
Management (IW PPM), компания Innoware изначально планировала запускать его и в
коммерческую эксплуатацию. Хотя на момент его создания финальной версии Microsoft Office
Project Server 2007 еще не существовало, решение строилось именно на базе этого продукта.
Владлен Березин отмечает, что из-за новизны продукта в нем содержался ряд существенных
недостатков, однако компании удалось их обойти.
Благодаря серьезной доработке IW PPM значительно превзошел по своим возможностям
стандартное решение. Главными особенностями, отличающими IW PPM от исходного продукта,
стала система работы с почасовыми ставками, разработка проектного функционала, что дало
возможность планировать прибыли, и, как следствие, реализовать функцию формирования
бюджетов, прогнозирования. Кроме того, был сделан очень важный шаг – стыковка решения с ERP-
системой.
Решение, разработанное и внедренное Innoware, представляет собой интегрированную систему
управления портфелем проектов (проектным офисом) в любой организации, состоящую из
следующих элементов:
• Microsoft Office Project Server 2007 & Project Professional 2007 – инструменты планирования и
контроля реализации проектов проектными командами.
• Microsoft Dynamics(AX или NAV) – инструмент финансового учета данных по проектам
(затрат, доходов и прибыли), являющихся частью системы финансового (бухгалтерского,
налогового и управленческого) учета компании.
• Microsoft Office Exchange Server 2007 – система обмена сообщениями и электронной почтой.
• Microsoft SQL Server 2005 – система управления базами данных и аналитической обработки
информации.
• 2007 Microsoft Office System – инструмент визуализации данных по проектам, а также по
компании (отчеты различного назначения), получения заданий на проектные работы и
ввода фактических данных о выполнении работ.
• Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 – инструмент выбора, планирования и контроля
портфеля проектов компании в согласовании со стратегией.
• Политика финансового учета компании.
• Методология оперативного управления проектами в соответствиями со стандартами PMI.
• Процедуры корпоративного управления проектами (управление портфелем проектов).
• Процедуры функционирования проектного офиса.
• Черновики, документы, базы данных, необходимые для реализации проектов.
• Обученный персонал, использующий систему.

4. Решение IW PPM имеет следующие важные особенности:
• Реализованы функции как оперативного управления проектами (как отдельными
единицами), так и комплексного – всем портфелем проектов компании, включая процессы
проектного офиса в соответствии со стандартами Международного института управления
проектами (PMI).
• Произведена интеграция Microsoft Office Project Server 2007 с ERP-системой Microsoft
Dynamics AX на уровне автоматического импорта/экспорта данных из одной системы в
другую для целей финансового учета и прогнозирования.
• Произведена интеграция Microsoft Office Project Server 2007 с офисными приложениями
Microsoft (Excel, Outlook и т.п.) с целью получения отчетности, распределения задач по
проектам, а также ввода фактических данных для выполнения задач.
• Произведены доработки системы для реализации ряда ключевых функций по управлению
внешними проектами.
Проект оказался достаточно сложным и превысил запланированные показатели на 100% по
длительности и на 30% по стоимости. По мнению Владлена Березина, в первую очередь это было
связано со следующими моментами:
• необходимость доработки Microsoft Office Project Server 2007 для реализации требуемых
Innoware функциональных возможностей;
• корректировка бизнес-процессов и процедур, применяемых в Innoware, с целью их
оптимальной реализации в новом решении;
• недостаток документации и опыта реализации аналогичных проектов в 2007-й версии
Microsoft Office Project Server на рынке (проект был начат в сентябре 2006 года).
«Для более быстрой реализации проекта нами был привлечен консультант, являющийся
специалистом в настройке приложений Microsoft Office Project. В его задачу входила настройка и
доработка Microsoft Office Project Server 2007, Microsoft Office Project Professional 2007, а также
консультирование специалистов Innoware по оптимальному использованию этого ПО», –
вспоминает Владлен. На начальной фазе проекта была создана рабочая группа, состоящая из
специалистов Innoware, чьей задачей являлось тестирование системы по ролям, обучение конечных
пользователей и выполнение настроек ПО, в частности, Microsoft Dynamics AX, для интеграции с
Microsoft Office Project Server 2007. Управление проектом, а также постановка задач под настройку
решения и доработку ПО осуществлялось директором по проектам Innoware. Настройка и
интеграция остальных элементов решения осуществлялась без привлечения внешних
консультантов.
Проект был разбит на этапы: документирование требований (описание бизнес-процессов и
документов в формате регламента); конфигурирование, настройка и доработка ПО, а также
интеграция основных приложений между собой; тестирование; опытная эксплуатация и
дублирование данных в старом и новом решении; промышленная эксплуатация. Проект
завершился переходом компании на Microsoft Office Exchange 2007 и полной интеграцией всех
приложений в нужной компании конфигурации.
«Хотя процесс внедрения не прошел без сучка и задоринки, – рассказывает Владлен Березин, – мы
были к этому готовы, и, как показала практика, поступили правильно, так как вскоре вышел
2007 Microsoft Office System, который был полностью интегрирован с Microsoft Office Project
Server 2007, а это очень важное для нас преимущество». Изначально решение IW PPM было
разработано Innoware для оптимизации собственных бизнес-задач, однако, как было сказано ранее,
решение планировалось к коммерческому распространению и может быть внедрено на проектно- и
непроектно-ориентированных предприятиях, в банковских, холдинговых структурах и т.п. IW PPM

5. может быть внедрено как целиком (с внедрением всех составляющих его элементов), что позволит
полностью охватить все бизнес-процессы, связанные с управлением проектами в компании, так и
частично (с внедрением одного или нескольких элементов), что дает возможность реализовывать
только наиболее важные аспекты деятельности для предприятия в текущий момент.
Преимущества
Владлен Березин, директор по проектам компании Innoware, подчеркивает, что решение IW PPM
дало компании целый ряд конкурентных преимуществ и существенно помогло в работе. В ходе его
внедрения было настроено управление всеми ключевыми бизнес-процессами в области
управления проектами, программами и портфелями проектов:
• управление внешними проектами (проектами, выполняемыми для заказчиков);
• управление внутренними проектами (проектами, выполняемыми для внутренних целей
компании);
• управление подразделениями, реализующими внутренние и внешние проекты (управление
проектным офисом), включая управление финансами и ресурсами;
• управление портфелем проектов, включая инициацию, планирование и контроль
выполнения работ по проектам и программам (группам взаимосвязанных проектов);
• управление финансами компании.
По словам Владлена Березина, выгоды, полученные от внедрения нового решения, можно
разделить на 2 типа – «осязаемые» и «неосязаемые». К числу первых можно отнести наличие и
своевременность получения данных, необходимых для управления проектами и портфелем
проектов компании. Так, например, срок получения отчетности по ключевым показателям
деятельности сократился примерно в 6 раз, срок закрытия периода в финансовой системе – в 4 раза.
Появилась возможность полного контроля над реализацией всех проектов, прогнозирования
финансовых показателей, оценки трендов. Ничего этого прежде реализовать не удавалось. Ко
второму типу выгод можно отнести значительное повышение информированности менеджмента
компании и, соответственно, возможности принимать верные решения, а также получение
возможности вести большое, практически не ограниченное, количество проектов одновременно с
установленным для них уровнем качества.
Innoware уверена, что подобный продукт крайне необходим предприятиям для повышения
эффективности своей деятельности и конкурентоспособности. В частности, как подчеркивает
Дмитрий Попинако, генеральный директор Innoware, перед украинскими предприятиями вскоре
возникнет вызов со стороны международных конкурентов после вступления страны в ВТО. Кроме
того, чемпионат Европы по футболу 2012 года, который пройдет в Украине и Польше, также создал
необходимость в реализации огромного количества проектов, – от улучшения и построения
инфраструктурных объектов (дорог, аэропортов, гостиниц, ресторанов) до налаживания работы
предприятий транспорта, общественных услуг, производства, профессиональных услуг и т.д.
«После внедрения решения IW PPM на базе Microsoft Office Project Server 2007, – продолжает
Владлен Березин, – у нас появился ряд конкурентных преимуществ. Работа финансового отдела
была значительно упрощена, клиенты получили возможность сами принимать участие в проектах, а
благодаря интеграции всех приложений в компании, количество ручной работы существенно
уменьшилось. Соответственно, теперь сотрудники могут посвящать больше времени делу, а не
рутинным операциям. Но самое главное – поставленная цель была достигнута: если раньше мы
могли одновременно вести не более десяти проектов, теперь в компании нет такого ограничения.
Другие платформы не дали бы нам таких возможностей».
Отмечая особенности решения IW PPM, Оксана Лой, менеджер по продуктовому маркетингу
компании «Майкрософт Украина», добавляет: «Благодаря интеграции Microsoft Office Project

6. Professional 2007, Microsoft Office Project Server 2007 и Microsoft Office Project Portfolio Server 2007,
решение, разработанное компанией Innoware, открывает для организаций уникальные
возможности эффективного управления ресурсами и точного планирования своей деятельности на
любой промежуток времени. Важным преимуществом этого решения также является его
интеграция с ERP-системами на базе Microsoft Dynamics».
В дальнейшем планируется расширить область применения данного решения на бизнес-процессы
оставшихся подразделений компании, доработать процедуры, лежащие «на стыке» областей
управления портфелем проектов и финансового прогнозирования, а также доработать и усложнить
структуру ключевых показателей деятельности компании (KPI) для совершенствования управления.
Также компания Innoware планирует продвижение решения IW PPM на рынок с тем, чтобы
удовлетворить постоянно возрастающие потребности предприятий в структурах, процедурах и
инструментах, позволяющих успешно реализовывать как внутренние, так и внешние проекты.
«IW PPM уже предлагается как коммерческий продукт в Украине, а с февраля 2008 мы предложим
его и в Чехии. Вывод на российский рынок – в ближайших планах компании», – отмечает Дмитрий
Попинако, генеральный директор Innoware.

7. Professional 2007, Microsoft Office Project Server 2007 и Microsoft Office Project Portfolio Server 2007,
решение, разработанное компанией Innoware, открывает для организаций уникальные
возможности эффективного управления ресурсами и точного планирования своей деятельности на
любой промежуток времени. Важным преимуществом этого решения также является его
интеграция с ERP-системами на базе Microsoft Dynamics».
В дальнейшем планируется расширить область применения данного решения на бизнес-процессы
оставшихся подразделений компании, доработать процедуры, лежащие «на стыке» областей
управления портфелем проектов и финансового прогнозирования, а также доработать и усложнить
структуру ключевых показателей деятельности компании (KPI) для совершенствования управления.
Также компания Innoware планирует продвижение решения IW PPM на рынок с тем, чтобы
удовлетворить постоянно возрастающие потребности предприятий в структурах, процедурах и
инструментах, позволяющих успешно реализовывать как внутренние, так и внешние проекты.
«IW PPM уже предлагается как коммерческий продукт в Украине, а с февраля 2008 мы предложим
его и в Чехии. Вывод на российский рынок – в ближайших планах компании», – отмечает Дмитрий
Попинако, генеральный директор Innoware.