Ce diaporama a bien été signalé.
Nous utilisons votre profil LinkedIn et vos données d’activité pour vous proposer des publicités personnalisées et pertinentes. Vous pouvez changer vos préférences de publicités à tout moment.

NCDLS_Ứng dụng CNTT tại Khoa Dược - BV Quận 11, Tp HCM

NCDLS_Ứng dụng CNTT tại Khoa Dược - BV Quận 11, Tp HCM

  • Soyez le premier à commenter

NCDLS_Ứng dụng CNTT tại Khoa Dược - BV Quận 11, Tp HCM

  1. 1. Nhịp cầu Dược lâm sàng 1 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ CÁC HOẠT ĐỘNG LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC DƯỢC TẠI BỆNH VIỆN QUẬN 11, TP. HỒ CHÍ MINH DSCKII. Đào Duy Kim Ngà Trưởng Khoa Dược, BV Quận 11 Bắt đầu từ năm 2009, Bệnh viện Quận 11 (BVQ11) đã ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý các hoạt động liên quan đến công tác dược được thực hiện theo nội dung hướng dẫn của các Thông tư Bộ Y tế ban hành như Thông tư 15, 22, 23…và các biểu mẫu của Bảo hiểm xã hội như biểu mẫu 03, 20, BV01/BHXH (các mẫu quyết toán)… đến nay đã có những hiệu quả nhất định. Bảng dưới đây tóm tắt một số ứng dụng của phần mềm (PM) đã thực hiện từ năm 2009 đến nay. Stt Nội dung 1 Danh mục thuốc cho từng chuyên khoa 2 Bác sĩ (BS) kê đơn thuốc theo tên thuốc, tên hoạt chất 3 BS biết trước tiền thanh toán 4 BS xem lịch sử dùng thuốc của bệnh nhân (BN) 5 BS sử dụng lại đơn thuốc trước đó 6 BS xem đơn thuốc của phòng khám trước 7 Cảnh báo BS hai đơn kê tên thuốc trùng nhau 8 Cảnh báo BS hai đơn thuốc kê hoạt chất trùng nhau 9 Bảng nhắc thông tin tương tác thuốc cho BS 10 Kiểm tra và giám định đơn thuốc tại bộ phận cấp phát ngoại trú Bảo hiểm y tế (BHYT) 11 Thống kê thời gian chờ hoàn tất quy trình khám bệnh của BN 12 Quản lý xuất nhập thuốc nội trú 13 Quản lý xuất nhập thuốc nhà thuốc
  2. 2. Nhịp cầu Dược lâm sàng 2 14 Theo dõi hạn sử dụng thuốc 15 Theo dõi giá và số lượng thuốc đã kí hợp đồng 16 Theo dõi thuốc xuất từng ngày và dự trù thuốc 17 Cân đối tồn kho và chốt tồn kho cuối tháng 18 Các biểu mẫu báo cáo 19 Thống kê số lượng xuất theo hoạt chất, tên thuốc 20 Thống kê sử dụng thuốc nội, ngoại 21 Thống kê xuất thuốc theo thặng số bán lẻ 22 Thống kê xuất thuốc bình ổn 23 Tìm kiếm thông tin của BN Có thể thấy, 23 nội dung trên được thực hiện thông qua PM đã thể hiện rõ việc ứng dụng sâu rộng của CNTT trong quản lý các hoạt động liên quan đến công tác dược tại BVQ11. Dưới đây sẽ tiến hành đánh giá ưu nhược điểm của từng nội dung: 1. Danh mục thuốc cho từng chuyên khoa BVQ11 là bệnh viện đa khoa hạng 3, danh mục thuốc và điều trị rất đa dạng, có khoảng ba trăm tên thuốc sử dụng chung cho tất cả các khoa nội tổng hợp, khoa ngoại, khoa sản, khoa nhi, khoa tai mũi họng, khoa răng hàm mặt…Việc sử dụng danh mục chung nhiều thuốc này gây rất nhiều khó khăn cho BS vì mỗi lần kê đơn phải mở toàn bộ hơn ba trăm tên thuốc ra để lựa chọn, thêm nữa một số chuyên khoa như mắt, răng hàm mặt, sản cần rất ít thuốc (vài thuốc). Ứng dụng CNTT, thực hiện trên PM cho phép hiển thị hai loại danh mục là danh mục chung và danh mục riêng của từng BS. BS có thể tùy chọn loại danh mục theo yêu cầu của mình khi sử dụng. Ví dụ: BS. Nguyễn Văn A của khoa mắt thường kê đơn chỉ sử dụng trong số 6 thuốc sau: Natri chloride 0.9% 10ml, Neocin 0.5% 5ml, Ofloxacin 200mg tab, Pataday 0.2% 2.5ml, Scanax 500mg, Vigamox Drop 0.5% 5ml thì khi kê đơn chỉ cần chuyển
  3. 3. Nhịp cầu Dược lâm sàng 3 từ danh mục thuốc chung (ba trăm thuốc) sang danh mục thuốc riêng của BS. Nguyễn Văn A (chỉ có sáu thuốc) để việc kê đơn nhanh hơn. Hình 1: Danh mục thuốc chung và Danh mục thuốc riêng của một bác sĩ khi kê đơn Ưu điểm: Việc bổ sung danh mục thuốc riêng cho từng chuyên khoa như trên giúp cho công tác kê đơn thuốc dễ dàng, thuận lợi và nhanh chóng hơn. Nhược điểm: Để có danh mục thuốc riêng, từng BS phải chuyển thuốc cần kê đơn từ danh mục chung sang danh mục riêng của mình. Việc chuyển thuốc này phải thực hiện thường xuyêntùy theo thông tin cung ứng thuốc của khoa dược. Nếu thông tin được cập nhật nhanh chóng thì việc này cũng không tốn nhiều thời gian.
  4. 4. Nhịp cầu Dược lâm sàng 4 2. Kê đơn thuốc theo tên thuốc, tên hoạt chất Hàng năm theo quy định phải thực hiện đấu thầu mua sắm thuốc. Những năm trước thì mỗi BV tự tổ chức đấu thầu nhưng kể từ năm 2014 đã tổ chức đấu thầu tập trung tại Trung tâm mua sắm hàng hóa và tài sản công của ngành y tế Thành Phố Hồ Chí Minh. Chính vì hàng năm đều phải tổ chức đấu thầu mua sắm nên danh mục thuốc của BV cũng thay đổi theo. Điều này dẫn đên tình trạng BS không cập nhật hay nhớ rõ tên thuốc mới khiến công tác kê đơn gặp trở ngại. Chính vì thế, PM đã hiển thị hai lựa chọn như sau: - Lựa chọn 1: là kê theo tên thuốc trong trường hợp BS nhớ tên thuốc. PM sẽ hiển thị tên thuốc và hoạt chất kèm theo để BS có thể kiểm tra lại. Ví dụ: BS chọn tên thuốc là Travinat và tên hoạt chất cefuroxim 250mg sẽ xuất hiện kèm theo. Hình 2: Chọn kê đơn thuốc theo tên thuốc
  5. 5. Nhịp cầu Dược lâm sàng 5 - Lựa chọn 2: là BS kê hoạt chất. PM sẽ hiển thị ra tên các thuốc có hoạt chất đó để BS lựa chọn thuốc cần kê. Ví dụ: BS chọn hoạt chất cefuroxim 250mg, PM sẽ hiển thị hai thuốc là Travinat và Cefuroxim 250mg. BS có thể chọn Travinat hoặc Cefuroxim 250mg để kê đơn. Hình 3: Kê đơn thuốc theo tên hoạt chất Ưu điểm: BS không cần nhớ tên thuốc, chỉ cần nhớ tên hoạt chất và thao tác lựa chọn thuốc hiển thị của PM. Nhược điểm: Trong một số trường hợp, do có nhiều lựa chọn thuốc nên BS có thể lúng túng mất thời gian. 3. Bác sĩ biết trước tiền thanh toán Một trong những trường hợp gây ách tắc ảnh hưởng đến quy trình phát thuốc của BV đó là BN không đủ tiền thanh toán khi đến khâu cuối cùng là khâu thanh toán. Trường hợp này BN có thể bỏ không lấy thuốc hoặc phải quay lại phòng khám BS để xin điều chỉnh lại đơn thuốc để giảm bớt tiền thanh toán. Với áp lực trên 800
  6. 6. Nhịp cầu Dược lâm sàng 6 BN/ngày tại khâu thanh toán phát thuốc và tại phòng khám BS thì việc BN quay trở lại phải chờ đợi ở cả hai khâu (kê đơn + thanh toán) rất mất thời gian, ảnh hưởng đến sức khỏe và tinh thần của BN và nhân viên y tế. Cho nên, trên giao diện PM khám bệnh của BS cho phép hiển thị tổng tiền cần thanh toán (bao gồm thuốc, cận lâm sàng và công khám). BN sau khi được BS khám và cho thực hiện cận lâm sàng, nếu cần thì kê đơn thuốc. Và cuối cùng BS sẽ thông báo cho BN biết tổng số tiền cần thanh toán. Nếu BN không đủ tiền thì BS sẽ cân nhắc tiết giảm thuốc hay chọn lựa thuốc rẻ tiền hơn. Ví dụ: Tồng tiền thuốc và cận lâm sàng của BN Phạm Thị Cẩm Hồng sử dụng là 252.751 đồng. BS sẽ báo cho BN số tiền chênh lệch 20% là 50,550 đồng. Hình 4: PM cho phép hiển thị tổng số tiền thanh toán của BN và 20% chênh lệch Ưu điểm: Chức năng của PM giúp cải tiến chất lượng phục vụ BN ngày càng tốt hơn (giảm thiểu tối đa việc đi lại để chỉnh sửa và chờ đợi cho BN), giúp cho bộ máy hoạt động khám chữa bệnh - phát thuốc của BV không bị đình trệ.
  7. 7. Nhịp cầu Dược lâm sàng 7 Nhược điểm: BS sẽ mất thêm thời gian (nhưng không đáng kể,khoảng 10 giây) chờ đợi tổng tiền cần thanh toán của BN hiện ra, thời gian nhanh hay chậm tùy thuộc vào tải trọng của máy chủ. 4. Bác sĩ xem lịch sử dùng thuốc của bệnh nhân Một trong những khó khăn lớn nhất của BS trong việc khám và kê đơn thuốc đó là khó biết được lịch sử dùng thuốc của BN. BN có thể báo cho BS biết trước đây dùng thuốc gì hoặc có thể xem sổ khám bệnh trước đó nhưng thường thì có những trường hợp BN không lưu đơn thuốc trước đó hoặc mất sổ… BS cần những thông tin chính xác để kê đơn phù hợp với tình trạng sức khỏe của BN. Giao diện PM khám bệnh của BS cho phép hiển thị ba đơn thuốc gần nhất mà BN đã được BS kê đơn bằng PM trước đó. Hình 4: PM có phép hiện thị 3 đơn thuốc được kê gần đây nhất để BS nắm bắt được lịch sử dùng thuốc của BN trước khi kê đơn thuốc mới
  8. 8. Nhịp cầu Dược lâm sàng 8 Ưu điểm: Vấn đề này tuy đơn giản nhưng đem lại lợi ích rất lớn vì cung cấp thêm thông tin lịch sử dùng thuốc của BN nhằm hỗ trợ BS trong việc kê đơn hợp lý. Nhược điểm: BS sẽ mất thêm thời gian chờ đợi thông tin đơn thuốc hiện ra (khoảng 10 giây), thời gian nhanh hay chậm tùy thuộc vào mức độ xử lý của máy chủ mạnh hay yếu. PM chỉ cho phép hiện thị 3 đơn thuốc được kê gần đây cho BN. Tuy nhiên, để có thông tin đầy đủ, chính xác về lịch sử dùng thuốc của BN cần tiến hành phỏng vấn sâu BN về tuân thủ điều trị của BN theo đơn thuốc đã kê, về các thuốc ngoài. 5. Bác sĩ sử dụng lại đơn thuốc trước đó Sau khi BS xem lịch sử dùng thuốc của BN, BS có thể bấm nút “sử dụng lại đơn thuốc này” để giảm thời gian và thao tác chọn thuốc kê đơn mới. Ưu điểm: Thông thường BS kê đơn mất thời gian khoảng 2 phút để chọn thuốc trên PM nhưng khi BS bấm nút lựa chọn trên thì chỉ mất khoảng vài chục giây tùy thuộc thuốc trong đơn nhiều hay ít. Trường hợp thuốc trong đơn thuốc hết lượng tồn thì sẽ hiện ra bảng nhắc để BS có thể chọn lại tên thuốc khác. Nhược điểm: Thời gian thông tin đơn thuốc hiện ra nhanh hay chậm tùy thuộc vào mức độ xử lý của máy chủ mạnh hay yếu. 6. Bác sĩ xem đơn thuốc của phòng khám trước Trường hợp BN đi khám hai khoa cũng khá phổ biến trong BV. Tại mỗi khoa điều trị, BN lại được BS kê một đơn thuốc khác nhau. Nhưng vấn đề đặt ra là cả hai BS ở hai khoa không biết được khoa kia đã những thuốc gì. . Do áp lực bệnh nhân đông nên BS có thể không xem đơn thuốc của BS khám trước mình đã in và kẹp trong sổ khám bệnh của BN. Chỉ đến khi bộ phận của khoa dược kiểm tra đơn thuốc mới phát hiện một số trường hợp cả hai khoa cho thuốc trùng hoạt chất hoặc cùng nhóm thuốc hoặc cho nhiều thuốc hơn quy định của BV. Do đó, trên giao
  9. 9. Nhịp cầu Dược lâm sàng 9 diện khám bệnh của PM đã bổ sung chức năng cho phép BS khám sau thấy được đơn thuốc của BS đã khám trước. Ví dụ: BN. Phan Thị Trừ đã khám ở khoa nội BHYT và sau đó đi khám tiếp ở khoa thứ hai là khoa ngoại tổng hợp. BS khoa ngoại sẽ nhìn thấy đơn thuốc gồm 5 thuốc đã cho trước đó của BS khoa nội BHYT. Hình 6: PM hiển thị đơn thuốc của 2 khoa khám bệnh khác nhau của một BN. Ưu điểm: Giúp cho việc kê đơn an toàn hơn. Nhược điểm: Thông tin hiện ra trên giao diện khám bệnh nhiều có thể làm cho BS rối mắt. 7. Cảnh báo hai đơn cho tên thuốc trùng nhau. Trong trường hợp BN đi khám hai khoa, BS của phòng khám sau có thể kê tên thuốc trùng với thuốc trong đơn thuốc của phòng khám thứ nhất. PM có hệ thống cảnh báo bằng thông báo “Tên thuốc này đã được BS khác chỉ định” cho BS.
  10. 10. Nhịp cầu Dược lâm sàng 10 Ví dụ: BN đã được khám ở khoa ngoại đã cho Amoxicilin 500mg- TW2, sau đó BN khám tiếp ở khoa nội tổng hợp, BS cho tiếp Amoxicilin 500mg- TW2 thì thuốc sẽ không thể kê được và hiện ra cảnh báo “Tên thuốc này đã được BS khác chỉ định! Số lượng: 15”. Hình 7: Cảnh báo BS khi có sự trùng tên thuốc của 2 đơn thuốc của 2 khoa khám bệnh khác nhau Ưu điểm: Bảo đảm kê đơn thuốc của BS được an toàn hơn, tránh sai sót trong kê đơn, và tiết kiệm hơn. Nhược điểm: Bảng cảnh báo hiện ra có thể làm mất thời gian của BS. 8. Cảnh báo hai đơn thuốc kê hoạt chất trùng nhau Trước đây, hệ thống nhắc trên PM chỉ nhắc hai thuốc cùng tên thuốc, chưa thực hiện cảnh báo hai thuốc cùng hoạt chất. Nên PM đã bổ sung thêm chức năng cảnh báo “Cảnh báo hoạt chất trùng” cho BS. Ví dụ: BN đi khám ở khoa ngoại tổng hợp được BS kê Cefuroxim 500mg, BN lại đi khám tiếp khoa tai mũi họng, BS khoa
  11. 11. Nhịp cầu Dược lâm sàng 11 này lại kê Cefuroxim 250mg thì hai thuốc cùng hoạt chất không thể kê được và hiện ra “Cảnh báo hoạt chất trùng”. Hình 8: PM có chức năng cảnh báo BS khi kê đơn thuốc trùng hoạt chất với đơn của khoa điều trị khác Ưu điểm: Bảo đảm việc kê đơn của BS an toàn, kinh tế hơn, giảm thiểu sai sót, đồng thời tiết kiệm thời gian của Khoa Dược trong việc kiểm tra đơn thuốc. Nhược điểm: Bảng cảnh báo hiện ra có thể làm mất thời gian của BS. 9. Bảng nhắc thông tin tương tác thuốc cho bác sĩ Hiện tại, PM của BV chưa thực hiện được việc phát hiện và cảnh báo tương tác thuốc. Khó khăn lớn nhất là do máy chủ phải đủ lớn để tải thông tin, dữ liệu, tìm kiếm sau đó thực hiện cảnh báo cho BS. Do máy chủ của BV hiện không đủ khả
  12. 12. Nhịp cầu Dược lâm sàng 12 năng tải để thực hiện chức năng này nên PM chỉ tiến hành thực hiện chức năng nhắc thông tin thuốc để hỗ trợ BS trong công tác kê đơn với các nội dung đơn giản như cách dùng thuốc và thông tin tương tác thuốc. Ví dụ: BS cần biết thông tin tương tác của thuốc Captopril 25mg thì bấm nút “Xem tương tác hoạt chất”, bảng thông tin sẽ hiện ra với nội dung liều lượng và tương tác thuốc của Captopril. Hình 9: PM có chức năng nhắc thông tin thuốc để hỗ trợ kê đơn cho BS Ưu điểm: Đây là cơ sở đảm bảo cho việc kê đơn của BS thêm chính xác, hợp lý.Nhược điểm: Bảng thông tin thuốc được thiết kế nhỏ vừa đủ trong giao diện kê đơn nên chỉ có thể điền được một số thông tin quan trọng nhất (từ 3 đến 4 dòng). 10. Kiểm tra và giám định đơn thuốc tại bộ phận cấp phát ngoại trú BHYT Quy trình khám chữa bệnh ngoại trú BHYT gồm: nhận bệnh, BS khám bệnh, cuối cùng là khâu BN thanh toán và nhận thuốc. Khâu cuối cùng này thường là khâu bị ách tắc nhiều nhất trong toàn bộ quy trình. Và đây cũng là khâu cực kì quan trọng
  13. 13. Nhịp cầu Dược lâm sàng 13 vì nó là cánh cửa cuối cùng để kiểm tra việc thực hiện các quy định để điều chỉnh kịp thời trước khi BN thanh toán nhận thuốc ra về. Tại đây có một nhân viên khoa dược kiểm tra và giám định đơn thuốc . Việc thực hiện nhiệm vụ này hết sức áp lực vì nhân viên này vừa giám định đơn thuốc, vừa phải giao đơn thuốc cho kế toán in mẫu thanh toán (mẫu quyết toán với Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh), vừa giao đơn thuốc cho bộ phận khoa dược chuẩn bị thuốc. Nếu nhân viên khoa dược phát hiện đơn thuốc không đúng quy định, nhân viên này sẽ phải trực tiếp đi qua phòng khám BS để điều chỉnh gây ách tắc ngay tại bộ phận thanh toán phát thuốc. Chính vì vậy, PM đã bổ sung một số chức năng cho phép giảm bớt áp lực tại vị trí này như: (1) cho biết tổng số đơn thuốc được phát trên PM để so sánh đối chiếu với số đơn thuốc phát trên thực tế nhằm phát hiện và xử lý kịp thời những trường hợp mất đơn thuốc nhưng thuốc đã phát và trừ kho, (2) cho biết còn lại bao nhiêu BN chưa đến lãnh thuốc để dự đoán được thời gian và sự phân công nhân sự của Khoa Dược. Trường hợp BN đã thanh toán nhưng phát hiện sai sót cần phải điều chỉnh thì nhân viên giám định đơn thuốc phải gỡ dấu cho phép, khi đó kế toán mới xóa được phiếu thanh toán và BS mới điều chỉnh đơn thuốc được.
  14. 14. Nhịp cầu Dược lâm sàng 14 Hình 10-1: Chức năng kiểm tra và thẩm định đơn thuốc ở bộ phận cấp phát thuốc ngoại trú BHYT Ngoài ra có trường hợp BN không chờ đợi được nên yêu cầu không lãnh thuốc và cần thanh toán ngay, nhân viên giám định đơn thuốc sẽ chọn tên BN và chọn mục BN không lãnh thuốc. Kế toán in ra phiếu thanh toán không kèm tiền thuốc để BN thanh toán.
  15. 15. Nhịp cầu Dược lâm sàng 15 Hình 10-2: PM cho phép in ra phiếu thanh toán trong trường hợp BN chọn không lãnh thuốc Ưu điểm: Đây là cơ sở đảm bảo cho việc kê đơn của BS thêm chính xác và có sự giám định lại đơn thuốc bởi nhân viên khoa dược trước khi phát thuốc cho BN. Nhược điểm: Khi cần điều chỉnh sai sót thì sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ khâu thanh toán phát thuốc. Tuy nhiên, cần ràng buộc như thế để hạn chế được việc tự ý xóa dữ liệu thuốc và dữ liệu thanh toán sẽ không bị lệch số liệu tiền của kế toán và lượng tồn thuốc của khoa dược. 11.Thống kê thời gian chờ hoàn tất quy trình khám bệnh và nhận thuốc của BN Cơ sở để cải tiến chất lượng BV theo thông tư 19 của BYT đó là xây dựng quy trình khám chữa bệnh hợp lý và phải giảm thời gian chờ của BN. Từ nhiều năm qua, khoa dược đã tiến hành khảo sát thời gian chờ của BN bằng cách đi theo BN để tính thời gian. Dựa vào cơ sở này để cải tiến rất nhiều quy trình đặc biệt là cải tiến quy trình chờ đợi ở khâu thanh toán và nhận thuốc để giảm thời gian chờ đợi
  16. 16. Nhịp cầu Dược lâm sàng 16 của BN. Sau nhiều năm thực hiện, nhận thấy việc này rất mất thời gian của nhân viên khoa dược vì mỗi ngày chỉ có thể đi theo khoảng hai đến ba BN. Khoa dược đề nghị tiến hành thực hiện tính toàn trên PM. Thời gian chờ đươc tính từ thời điểm BN được được chẩn đoán bệnh (giờ nhận bệnh) đến thời điểm BN thanh toán nhận thuốc cuối cùng. So sánh hai phương pháp (trên phần mềm và đi thực tế) cho kết quả tính toán về thời gian chờ đợi tương tự nhau. Ví dụ: Trong ngày 22/4/2014 có tổng cộng 781 BN khám bệnh lãnh thuốc, thời gian chờ đợi hoàn tất quy trình của tất cả BN là từ 4 phút tới 172 phút. Hình 11: PM hiện thị thời gian chờ của BN Ưu điểm: đây là cơ sở để cải tiến chất lượng BV theo Thông tư 19 của BYT về giám sát thường xuyên sự hợp lý của quy trình khám chữa bệnh và thời gian chờ đợi của BN. Nhược điểm: Thời gian hiện ra bảng thống kê nhanh hay chậm tùy thuộc vào mức độ xử lý của máy chủ mạnh hay yếu.
  17. 17. Nhịp cầu Dược lâm sàng 17 12. Quản lý xuất nhập thuốc nội trú Khoa dược thực hiện quản lý xuất nhập thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao nội trú qua PM. Trong khi các khoa chọn và điền đầy đủ thông tin BN và y lệnh của BS trên PM, in ra để trình ký phiếu lĩnh tổng hợp thì tất cả dữ liệu này đã tự động chuyển xuống khoa dược. Tại Kho nội trú, thủ kho nội trú sẽ soạn thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao và xuất kho ngay mà không cần phải đợi phiếu lĩnh tổng hợp đã ký. Thủ kho nội trú sẽ khóa phiếu không cho chỉnh sửa dữ liệu để làm cơ sở tính tiền bệnh nhân. Còn nhập hàng nội trú từ kho chẵn hoặc các kho nội bộ khác thì chỉ cần thao tác chuyển kho trên PM. Cụ thể, khi có chỉnh sửa, các khoa sẽ báo với thủ kho nội trú để thủ kho tìm theo tên BN, đánh dấu vào những thuốc trả ở cột xác nhận trả. Sau đó thủ kho sẽ in ra phiếu trả hàng để trưởng khoa dược, người trả, trưởng khoa phòng, trưởng phòng tài chính – kế toán ký tên vào phiếu này. Ví dụ: Ngày 5/8/2014 khoa nội lập hai phiếu lãnh 1511 và 1512 thìbộ phận kho nội trú sẽ thấy ngay hai phiếu này trên PM.Thủ kho sau khi soạn hàng hóa sẽ khóa phiếu lại và đánh dấu vào các ô trên phiếu đã lãnh để các khoa lưu bệnh có cơ sở tính tiền cho BN.
  18. 18. Nhịp cầu Dược lâm sàng 18 Hình 12: PM với chức năng quản lý xuất nhập thuốc nội trú Ưu điểm: Quản lý hiệu quả, nhanh chóng xuất nhập tồn của kho nội trú. Nhược điểm: Thời gian thao tác xuất nhập nhanh hay chậm tùy thuộc mức độ xử lý của máy chủ mạnh hay yếu. 13. Quản lý xuất nhập thuốc nhà thuốc PM quản lý xuất nhập thuốc, hóa chất, vật tư tiêu hao nhà thuốc kết nối cùng hệ thống quản lý PM của cả BV. Tại nhà thuốc, khi bệnh nhân đến mua thuốc thì đơn thuốc đã chuyển thẳng xuống nhà thuốc trên phần mềm, chỉ cần gõ mã số sẽ hiện đầy đủ tên thuốc thông tin BN và đơn thuốc. Ví dụ: Trong ngày 5/8/2014 nhà thuốc đã xuất bán cho 141 BN.
  19. 19. Nhịp cầu Dược lâm sàng 19 Hình 13: PM với chức năng quản lý xuất nhập thuốc nhà thuốc Ưu điểm: Quản lý hiệu quả xuất nhập tồn của nhà thuốc Nhược điểm: Thời gian thao tác xuất nhập nhanh hay chậm tùy thuộc vào mức độ xử lý của máy chủ mạnh hay yếu. 14. Theo dõi hạn sử dụng của thuốc Công việc hàng ngày của các thủ kho và cung tiêu dược đó là theo dõi hạn sử dụng của thuốc. Để công việc này được thực hiện mỗi ngày, bảng cảnh báo hạn sử dụng thuốc sẽ tự động hiển thị lên sau khi các thủ kho đăng nhập. Các thủ kho có thể cài đặt cảnh báo hạn dùng trước một năm hoặc sáu tháng tùy theo từng loại thuốc cũng như mức độ sử dụng thuốc đó trên lâm sàng. Ví dụ: Ngày 22/5/2014 PM thông báo cso 11 thuốc sắp hết hạn sử dụng tại kho cấp phát ngoại viện.
  20. 20. Nhịp cầu Dược lâm sàng 20 Hình 14: Chức năng cẩn báo thuốc gần hết hạn của PM Ưu điểm: Thực hiện công tác theo dõi hạn sử dụng của thuốc này có ý nghĩa rất lớn là tiết kiệm chi phí cho đơn vị, hạn chế việc hủy thuốc gây lãng phí. Khi theo dõi thường xuyên, Kho Dược có thể điều chuyển những thuốc khoa nào ít sử dụng sang khoa sử dụng nhiều, kho nào sử dụng thường xuyên sẽ nhận những thuốc của kho ít sử dụng có hạn sử dụng cận. Đa số thuốc được cài đặt hệ thống nhắc hạn sử dụng từ 6 tháng trở lên để kịp thời xử lý như điều chuyển thuốc giữa các khoa hay giữa các kho, gửi thông tin nhắc BS lưu ý sử dụng, đổi thuốc có hạn sử dụng xa với công ty, trả thuốc lại cho công ty… Nhược điểm: Thời gian hiện ra bảng cảnh báo những thuốc hết hạn sử dụng nhanh hay chậm tùy thuộc vào mức độ xử lý của máy chủ mạnh hay yếu. 15. Theo dõi giá và số lượng thuốc đã ký hợp đồng. Hàng năm, sau khi BV đấu thầu mua sắm thuốc sẽ có một danh mục thuốc sử dụng tại BV với đầy đủ thông tin giá thuốc, số lượng để ký hợp đồng với các công ty dược. Sau đó, công ty dược giao thuốc và hóa đơn cho bộ phận kiểm nhập thuốc
  21. 21. Nhịp cầu Dược lâm sàng 21 của BV để bảo đảm đúng giá và đủ số lượng thuốc. Tiếp theo, bộ phận cung tiêu dược sẽ nhập chi tiết hóa đơn vào PM. Tuy nhiên, trong thực tế có thể xảy ra một số sai sót như nhập vào PM giá không đúng như trong hóa đơn mua và tiến hành cấp phát thuốc cho BN với giá sai mà không biết. Khi cơ quan bảo hiểm phát hiện ra giá sai sẽ không thanh toán chi phí chênh lệch nếu giá thuốc cao hơn giá đã được duyệt. Các trường hợp khác cũng không được BHYT thanh toán như mua số lượng cao hơn số lượng đã được duyệt, hóa đơn xuất bán thuốc của công ty sau ngày kết thúc hợp đồng. Để giải quyết những khó khăn vướng mắc về mặt kỹ thuật trên, mỗi năm khoa dược sẽ cài đặt mặc định vào PM giao diện nhập hàng về giá thuốc, số lượng được duyệt, số lượng thuốc còn lại có thể mua tiếp. Trong các đợt mua thuốc, nếu số lượng thuốc còn lại có thể mua tiếp bằng không thì PM sẽ không cho nhập tiếp mà xuất hiện bảng cảnh báo “Quá số lượng đặt hàng”. Và đặc biệt PM chỉ cho nhập nếu giá thuốc đúng, nếu giá thuốc không đúng với giá cài đặt sẵn sẽ không cho nhập tiếp mà xuất hiện bảng cảnh báo “Đơn giá VAT lớn hơn giá áp thầu”. Tương tự, nếu ngày xuất hóa đơn sau ngày kết thúc hợp đồng thì PM cũng không cho nhập. Hình 15: PM có chức năng theo dõi giá và số lượng thuốc đã ký hợp đồng
  22. 22. Nhịp cầu Dược lâm sàng 22 Ưu điểm: Các yêu cầu kỹ thuật này được thực hiện đã giảm xuất toán tiền thuốc của BV, tiết kiệm thời gian, giảm thao tác thủ công dò giá, dò số lượng trên giấy của nhân viên. Nhược điểm: Để thực hiện được việc quản lý như trên phải mất thời gian thực hiện nhập các dữ liệu thuốc từ danh mục ban đầu vào PM hàng năm khi có sự thay đổi danh mục thuốc. 16. Theo dõi thuốc xuất từng ngày của tháng và dự trù thuốc Hàng ngày, cung tiêu dược phải dành ra năm phút để theo dõi việc xuất thuốc tại các kho xem lượng xuất theo ngày có đột biến tăng hay để điều tiết chuyển hàng hóa giữa các kho và có kế hoạch dự trù hàng. Thông thường, khoa dược lên kế hoạch dự trù thuốc mỗi tháng một lần để đảm bảo trong kho luôn có lượng xuất một tháng và số lượng cơ số trữ một tháng. Giao diện dự trù thuốc hiển thị đầy đủ các dữ liệu cần thiết cho công tác dự trù như số lượng xuất trong tháng tính từ đầu tháng tới thời điểm hiện tại, số lượng xuất của tháng trước, số lượng tồn củacác kho, số lượng thuốc được duyệt còn lại… để lên kế hoạch số lượng thuốc cần dự trù và in ra bảng trình ký theo quy định.
  23. 23. Nhịp cầu Dược lâm sàng 23 Hình 16: PM cho phép theo dõi số lượng xuất thuốc hàng ngày của các kho và lên kế hoạch dự trù thuốc Ưu điểm: Công tác kiểm tra hàng hóa và kế hoạch dự trù mục thuốc được thực hiện hết sức nhẹ nhàng, đơn giản, nhanh chóng, tiết kiệm nhân lực và thời gian. Nhược điểm: Thời gian hiện ra bảng theo dõi thuốc xuất từng ngày của tháng và dự trù thuốc nhanh hay chậm tùy thuộc vào mức độ xử lý của máy chủ mạnh hay yếu. 17. Cân đối tồn kho và chốt tồn kho Khoa dược thường kiểm kê vào cuối tháng theo từng kho. Hiện có 6 kho gồm: kho chẵn, kho lẻ nội viện, kho thuốc gây nghiện- hướng tâm thần, kho cấp phát thuốc tân dược ngoại trú BHYT, kho cấp phát dược liệu ngoại trú BHYT, kho nhà thuốc. Công tác kiểm kê được thực hiện hết sức nghiêm ngặt theo đúng quy định của Thông tư 22/2011/BYT của BYT bao gồm thành phần kiểm kê, biên bản kiểm kê, cách thức kiểm kê đếm đúng số lượng thuốc…Sau kiểm kê, thường thì kho chẵn, kho lẻ nội viện, kho thuốc gây nghiện- hướng tâm thần không bị lệch số lượng. Chỉ có kho cấp phát thuốc tân dược ngoại trú BHYT, kho cấp phát dược liệu ngoại trú
  24. 24. Nhịp cầu Dược lâm sàng 24 BHYT, kho nhà thuốc là thường xuyên chênh lệch thừa thiếu do cấp phát và bán thuốc với số lượng lớn.Các kho bị thừa thiếu thuốc ghi đúng số lượng chênh lệch, ký biên bản trình Trưởng khoa dược để duyệt. Sau đó bộ phận thống kê dược vào giao diện cân đối trên PM xuất thuốc ra nếu thiếu hay nhập thuốc vào nếu thừa, và in ra phiếu giá trị thừa thiếu đưa các kho xác nhận và trình Trưởng khoa dược, kế toán trưởng và Giám Đốc ký phê duyệt. Cân đối tồn kho trên PM xong, bộ phận thống kê dược sẽ in ra báo cáo của các kho và chốt tồn kho. Hình 17-1: Cân đối tồn kho
  25. 25. Nhịp cầu Dược lâm sàng 25 Hình 17: Chốt tồn kho Ưu điểm: Việc chốt số liệu tồn kho có ý nghĩa rất lớn về mặt quản lý để bảo đảm không thể làm thay đổi số liệu của khoa dược sau khi đã được chốt tồn kho. Khi có sự thay đổi cần chỉnh sửa, bộ phận thống kê phải xin ý kiến của Trưởng khoa dược, trình Giám đốc thì tổ CNTT mới mở chốt tồn kho cho nhân viên thống kê dược. Thường lý do để phải chỉnh sửa lại là do khoa lưu bệnh trả lại thuốc do BS thay đổi y lệnh, BN trả lại thuốc… Nhược điểm: Việc đóng và mở chốt tồn kho rất quan trọng phải thông qua ý kiến của lãnh đạo cho phép thì mới mở chốt tồn kho, như vậy phải thông qua rất nhiều giai đoạn. 18. Các biểu mẫu báo cáo Trước năm 2009, BV chưa có PM quản lý khám chữa bệnh nội ngoại trú, khoa dược thực hiện xuất nhập thuốc qua thẻ kho theo phương pháp thủ công trên giấy và Excel. Với số lượng 800 BN mỗi ngày, việc kiểm tra và quản lý về dược đòi hỏi
  26. 26. Nhịp cầu Dược lâm sàng 26 nhiều thời gian và nhân lực đặc biệt là phải thực hiện hệ thống báo cáo theo tháng, quý, năm rất khó khăn và phức tạp. Từ tháng 6 năm 2009 khoa dược đã tiến hành thực hiện xuất nhập thuốc trên PM, kết nối hệ thống nhận bệnh, khám bệnh, thanh toán và cấp phát thuốc nội ngoại trú với nhau nên việc lấy dữ liệu để kiểm kê, báo cáo theo tháng, quý, năm rất dễ dàng, nhanh chóng. Ngày 16 tháng 6 năm 2011 BYT ban hành thông tư 22 làm cơ sở để thực hiện các biểu mẫu và báo cáo như thẻ kho, báo cáo sử dụng thuốc, báo cáo sử dụng kháng sinh, báo cáo sử dụng hoạt chất, biên bản kiểm nhập, biên bản kiểm kê thuốc, biên bản kiểm kê hóa chất, biên bản thanh lý thuốc… Khoa dược đã tiến hành đưa vào PM các biểu mẫu trên, yêu cầu truy xuất dữ liệu theo đúng mẫu quy định và áp dụng cho từng kho dược như kho chẵn, kho lẻ ngoại viện, kho lẻ cấp phát ngoại trú BHYT, kho nhà thuốc. Hình 18-1: Xuất biểu mẫu "Báo cáo sử dụng thuốc"
  27. 27. Nhịp cầu Dược lâm sàng 27 Hình 18-2: Xuất biểu mẫu "Báo cáo thuốc kháng sinh" Hình 18-3: Xuất biểu mẫu "Biên bản kiểm nhập thuốc, hóa chất, vật tư y tế tiêu hao"
  28. 28. Nhịp cầu Dược lâm sàng 28 Ngoài ra, KD còn đưa vào PM hầu hết các báo cáo của Bảo hiểm xã hội như biểu mẫu 20/BHYT/TT31/2012, 21/BHYT/TT31/2012 ( mẫu báo cáo quyết toán) …của thuốc tân dược, dược liệu, thành phẩm đông y, vật tư tiêu hao. Hình 18-4: Xuất biểu mẫu "Thống kê tổng hợp thuốc tân dược" Ưu điểm: Hệ thống báo cáo của khoa dược hàng năm, hàng quý, hàng tháng, thường quy và đột xuất hàng trăm báo cáo một năm đòi hỏi sự chính xác cao nhất thì việc ứng dụng CNTT vào công tác dược là tất yếu và cần phải thực hiện để tiết kiệm thời gian, nhân lực cũng là cách tiết kiệm chi phí, đóng góp vào kế hoạch cải tiến chất lượng BV. Nhược điểm: Thời gian hiện ra các báo cáo nhanh hay chậm tùy thuộc vào mức độ xử lý của máy chủ mạnh hay yếu và yêu cầu chiết xuất dữ liệu thông tin của mẫu báo cáo.
  29. 29. Nhịp cầu Dược lâm sàng 29 19. Thống kê số lượng xuất theo hoạt chất, tên thuốc Hằng năm, khoa dược thường dự trù số lượng của thuốc theo tên hoạt chất trong năm để làm cơ sở sử dụng thuốc cho năm sau. Công tác này nếu thực hiện bằng thủ công trên excel đòi hỏi nhiều thời gian và công sức. Khoa dược đã yêu cầu truy xuất dữ liệu xuất theo mẫu chỉ cần in ra là có số liệu để điền vào mẫu dự trù trình kí gửi Sở y tế thành phố Hồ Chí Minh phê duyệt hoặc hỗ trợ cho một số báo cáo có liên quan. Hình 19-1: Thống kê số lượng xuất theo hoạt chất
  30. 30. Nhịp cầu Dược lâm sàng 30 Hình 19-2: Thống kê số lượng xuất theo hoạt chất - tên thuốc Hiện nay, công tác mua sắm đã được Trung tâm mua sắm hàng hóa và tài sản công của ngành y tế thành phố Hồ Chí Minh thực hiện đấu thầu tập trung. Do Thành phố Hồ Chí Minh là thành phố lớn, việc kế hoạch mua sắm rất phức tạp nên Trung tâm thường xuyên gửi các biểu mẫu báo cáo dự trù theo tháng, theo năm, theo hoạt chất, theo tên thuốc… yêu cầu phải làm và nộp trong thời gian rất ngắn trong khi danh mục khoảng hàng trăm hoạt chất nên cần phải ứng dụng CNTT mới đáp ứng được cho công tác mua sắm thuốc hiện nay. Ưu điểm: Nhờ đã thực hiện được trên PM bảng thống kê số lượng xuất theo hoạt chất nên khoa dược cũng đã thực hiện rất nhanh chóng và kịp thời hạn quy định. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở truy xuất dữ liệu danh mục thuốc để dựa vào đây Hội đồng thuốc và điều trị sẽ xây dựng được phác đồ điều trị phù hợp tại BV. Nhược điểm: Thời gian hiện ra bảng thống kê nhanh hay chậm tùy thuộc vào mức độ xử lý của máy chủ mạnh hay yếu.
  31. 31. Nhịp cầu Dược lâm sàng 31 20. Thống kê sử dụng thuốc nội, ngoại nhập Tiếp theo nội dung kế hoạch mua sắm thuốc của Trung tâm mua sắm hàng hóa và tài sản công của ngành y tế thành phố Hồ Chí Minh, theo Thông Tư 01/2013/BYT thuốc được phân chia theo nhiều gói PIC, gói GMP- WHO, gói tương đương sinh học, gói thuốc khác và gói thuốc. Để kịp thời báo cáo kế hoạch dự trù, khoa dược sử dụng bảng thống kê sử dụng thuốc nội để lấy số lượng hoạt chất sử dụng trong một năm làm cơ sở điền số lượng vào gói GMP- WHO, gói tương tương sinh học.Còn gói PIC và gói thuốc thì sử dụng bảng thống kê sử dụng thuốc ngoại để kịp tiến độ báo cáo.Những năm trước, khoa dược áp dụng bảng thống kê này để làm báo cáo tình hình sử dụng thuốc trong nước cho Sở y tế và báo cáo trình HĐT& ĐT hàng quý, hàng năm để có kế hoạch gia tăng dùng thuốc trong nước. Hình 20: Thống kê thuốc đã sử dụng Ưu điểm: Nhờ đã thực hiện được trên PM bảng thống kê sử dụng thuốc nội ngoại nhập nên khoa dược cũng đã thực hiện rất nhanh chóng và kịp thời hạn quy định. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở truy xuất dữ liệu để dựa vào đây HĐT & ĐT sẽ có lộ trình sử dụng thuốc trong nước phù hợp tại BV.
  32. 32. Nhịp cầu Dược lâm sàng 32 Nhược điểm: Thời gian hiện ra bảng thống kê nhanh hay chậm tùy thuộc vào mức độ xử lý của máy chủ mạnh hay yếu. 21. Thống kê xuất thuốc theo thặng số bán lẻ Theo hướng dẫn của Thông tư 15/2011/BYT quy định về thặng số bán lẻ tại nhà thuốc BV, ngay từ khâu nhập hàng PM đã cài đặt sẵn công thức để giá thuốc nhập vào sẽ có tương ứng thặng số bán lẻ theo đúng quy định. Các đoàn kiểm tra hàng quý, hàng năm thường xuyên kiểm tra nội dung tuân thủ thặng số bán lẻ này như so giá thuốc trên hộp thuốc với giá trên PM, giá bán ra có thặng số bán lẻ có đúng quy định của BYT. Do các đoàn kiểm tra thường xuyên nên Khoa dược đã thực hiện bảng thống kê xuất thuốc theo thặng số bán lẻ để làm cơ sở cho các đoàn kiểm tra cũng như để bộ phận nhà thuốc dễ dàng kiểm tra nhanh chóng. Hình 21: Thống kê xuất thuốc theo thặng số bán lẻ Ưu điểm: Đây là bảng thống kê nhỏ nhưng cũng tạo tiền đề cho công tác quản lý về dược ngày càng chặt chẽ hơn.
  33. 33. Nhịp cầu Dược lâm sàng 33 Nhược điểm: Thời gian hiện ra bảng thống kê nhanh hay chậm tùy thuộc vào mức độ xử lý của máy chủ mạnh hay yếu. 22. Thống kê xuất thuốc bình ổn Chương trình bán thuốc bình ổn tại BV được thực hiện từ nhiều năm nay, chương trình này có ý nghĩa rất lớn từ Bộ Y tế. Đây là công việc thường ngày tại nhà thuốc BV trong đó cần nhập giá bán ra của thuốc bình ổn đúng với bảng giá chương trình.Tuy nhiên, khi nhập có 3 trường hợp xảy ra: (1) thuốc có giá nhập bằng giá trong chương trình: trường hợp này thì nhà thuốc không có lời; (2) thuốc sau khi nhập thì giá bán ra có thặng số bán lẻ thấp hơn quy định của BYT: trường hợp này thì nhà thuốc lời ít; (3) thuốc sau khi nhập vào có giá bán thấp hơn giá trong bảng giá chương trình: trường hợp này thì nhà thuốc sẽ vi phạm quy định thặng số bán lẻ nên nhà thuốc lựa chọn giá bán có giá bằng với giá có tính thặng số bán lẻ. Ngoài ra, hàng tháng nhà thuốc phải báo cáo công tác thực hiện bán thuốc bình ổn cho Sở y tế, Ủy ban nhân dân quận 11. Việc sử dụng PM trong công tác nhằm bảo đảm không bị sai giá bán, sai thặng số bán lẻ theo qui định. PM cho phép chỉ bằng thao tác chọn thời gian lấy dữ liệu là có thể xuất được bảng số liệu báo cáo chi phí bán, số lượng theo đơn vị tính đã bán được của thuốc bình ổn trong thời gian vài giây.
  34. 34. Nhịp cầu Dược lâm sàng 34 Hình 22: Thống kê xuất thuốc bình ổn Ưu điểm: Đây là bảng thống kê nhỏ nhưng cũng tạo tiền đề cho công tác quản lý về dược ngày càng chặt chẽ hơn. Nhược điểm: Thời gian hiện ra bảng thống kê nhanh hay chậm tùy thuộc vào mức độ xử lý của máy chủ mạnh hay yếu. 23. Tìm kiếm thông tin dùng thuốc trong bệnh viện Trong quá trình khám và điều trị tại BV, có thể xảy ra trường hợp BN có những thắc mắc hay khiếu nại qua đường dây nóng, trong đó có nhiều nội dung thắc mắc về đơn thuốc, về thuốc… Để giải đáp, khoa dược cần tìm hiểu nội dung thắc mắc, sau đó tiến hành dùng chức năng tìm kiếm thông tin dùng thuốc của BN bởi PM để xác minh thông tin trong quá trình khám và điều trị như xem lịch sử dùng thuốc theo thời gian cần tìm hiểu, BS nào đã từng khám, đã từng dùng thuốc gì…để giải đáp các khiếu nại của BN. Ví dụ: BN Quảng Thị Ngôn khiếu nại về toa thuốc ngày 3/1/2014 thì cần truy cập PM vào giao diện "tìm kiếm thông tin", gõ ngày 3/1/2014, nhập mã BN sau đó nhấn nút tìm kiếm, tiếp theo bấm nút lệnh thì toa thuốc sẽ hiện ra, có đầy đủ thông tin thuốc được kê, BS khám. Cũng có thể xem lịch sử khám bệnh của BN trên giao diện tìm kiếm thông tin bằng cách gõ khoảng thời gian và mã BN. Hình minh họa
  35. 35. Nhịp cầu Dược lâm sàng 35 Hình 23: Chức năng tìm kiếm thông tin Ưu điểm: Nhờ giao diện tìm kiếm trên, khoa dược đã giải quyết kịp thời các thắc mắc của người bệnh, tạo lòng tin của BN đối với BV, thêm an tâm mỗi khi đến BV. Nhược điểm: Thời gian hiện ra bảng thông tin dùng thuốc của BN nhanh hay chậm tùy thuộc mức độ xử lý của máy chủ mạnh hay yếu.

    Soyez le premier à commenter

    Identifiez-vous pour voir les commentaires

  • HanakithAlukrian

    May. 15, 2015
  • KhanhChau2

    May. 22, 2015
  • NguynTrng19

    May. 29, 2015
  • nguynthminhtrang

    Dec. 13, 2017

NCDLS_Ứng dụng CNTT tại Khoa Dược - BV Quận 11, Tp HCM

Vues

Nombre de vues

3 745

Sur Slideshare

0

À partir des intégrations

0

Nombre d'intégrations

5

Actions

Téléchargements

105

Partages

0

Commentaires

0

Mentions J'aime

4

×