Cómo puede una estrategia documental inteligente ayudar a los Departamentos de TI en épocas de crecimiento. Obtenga más información en: http://xerox.bz/2Hh5wrV

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Cuatrobuenas
estrategias
paralograrun
crecimientoeficiente
Cómo puede una estrategia documental
inteligente ayudar a los Departamentos
de TI en épocas de crecimiento

2. Losresponsablesde
TItienenquetomar
grandesdecisiones.
Y cuando el negocio está creciendo, esas
decisiones pueden resultar especialmente difíciles.
Se trata de hacer los mismos equilibrios que otras
veces, pero con muchas más variables, porque
ahora se gestiona todo, desde la movilidad a
la virtualización.
Y se dará cuenta de que muchas de las decisiones
que tomó cuando la empresa era más pequeña
le pueden pasar factura al afrontar una expansión.

3. Sobretodo,
enloqueserefiere
agestióndocumental.
Si su caso es como el de la mayoría de empresas
en expansión, tal vez nunca se haya preocupado
por la gestión documental.

4. Esoantesno
importabatanto.
Ahorasíimporta.
Yestaeslarazón:
lamayoríadelasempresasinviertenun10por
cientodesusingresosenlagestióndocumental1
.
Yaproximadamenteel40porcientodetodaslas
actividadesempresarialessebasanendocumentos2
. 40 %
detodaslasactividades
10 %
desusingresos

5. Cuandoustedgestiona
susdocumentos,
enrealidadestá
gestionando
susprocesos.
En las compañías en crecimiento, los procesos
son cruciales. Y si está buscando las vías más
eficaces para crecer, la gestión documental
es una apuesta segura.

6. Paraempezar,piense
enalgunasdecisiones
comprometidassobre
gestióndocumentalque
pudohabertomado
cuandosuempresa
eramáspequeña.

7. Lepresentamoscuatrode
lasestrategiasmáshabituales:

8. 1 Registresusflujosde
trabajodocumental
Enunaempresapequeña,elflujodetrabajo
estodoloquehayquehacerparaqueuna
tareasalgaadelante.
Losacuerdossecierranenelpasillo,
lasdecisionessecomunicandepalabra
ycadaunosigueunprocesodistintopara
alcanzarunobjetivocomún.

9. Perosiintentacambiaresas
interaccionesespecíficas,
loúnicoquegeneraráes
confusión.
Documentosquesepierden.
Fechasdeentregaquenosecumplen.
Ynuevosempleadosquesevendesorientados.

10. Portanto,paraimplantar
losflujosdetrabajo
documentalesmás
importantespara
sunegocio,hayque
minimizarlacomplejidad.

11. Estoleayudaráaidentificar
lostrabajadores,procesos
ytecnologíasquemarcan
ladiferencia.
Cómosecompartelainformaciónconcadaunade
laspartesinteresadas.
Cómosegeneran,almacenanyprotegenlosdocumentos.
Cuáleselresultadodeseadodeeseflujodetrabajo.

12. Comienceadocumentarsusflujosdetrabajo
ypodráidentificardóndefallanlosprocesos,
quépersonasnecesitaqueparticipeny
dóndehayqueautomatizareltrabajo.

13. “Esmásfácilintegraraempleados
nuevosenprocesosantiguosquea
empleadosantiguosenprocesosnuevos.
Estandaricesusprocesosparafacilitar
laadaptacióndelosnuevostrabajadores”.
Ben Horowitz
ExCEOdeOpsware

14. 2 Nolohagatodo
ustedsolo
LasensacióndedirigireldepartamentodeTI
deunaempresapequeñapuedeserparecida
aladeempujarunarocacuestaarriba(yverla
rodarhaciaabajootravez).
Hacerlotodounomismopodíaserpráctico
cuandolaempresaerapequeña.Peroyano
loes;ylagestióndocumentalesunejemplo
perfecto.

15. Haymuchascosas
quesepuedenmejorar.

16. Y, seguramente, a usted le interese:
Adaptar su gestión documental a sus objetivos empresariales.
Construir un entorno de impresión que funcione.
Controlar los costes de impresión y archivo.
Aplicar los estándares correctos para medir el entorno de impresión,
las relaciones con los proveedores y el número de dispositivos.
Integrar los sistemas en todas las oficinas y ubicaciones, así como en los trabajadores móviles.
Gestionar la seguridad y el cumplimiento de la legislación aplicable a la vez que se aumenta la eficiencia.
Mantener todas las impresoras y reponer los suministros de todos los equipos.

17. Recuerde:cuantomayor
seasuempresa,más
valiososerásutiempo.
Inviértaloeficientementeydecidaquétareas
puededelegar,quéprocesospuedeautomatizar
yaquéasuntosdebeprestartodasuatención.

18. Lobuenoesque,gracias
alosserviciosdeimpresión
gestionadayalasimpresoras
multifunción,puede
externalizaryautomatizar
muchastareas.

19. Peroprimerotieneque
evaluarsuentornode
impresiónysusprocesos
degestióndocumental.

20. Soloentoncespodráescoger
alosvendedoresysoluciones
adecuadasasusnecesidades.

21. Nolohagasolo.

22. Talvezseamosparciales,perolosservicios
deimpresióngestionados(MPS)sonuna
herramientaexcelenteparaexternalizarel
gruesodelagestióndocumentalyagilizar
asísusprocesos.Leayudanareducirsuscostes
hastaenun30porciento,aprotegersus
documentosyaautomatizartodoelflujo
detrabajo.
Descubra aquí las respuestas a las 16 preguntas más
frecuentes sobre MPS.
30 %
deahorro

23. 3 Prioricelaseguridad
desusdocumentos
El60porcientodelosciberataquesrealizados
en2014fuerondirigidosapymes3
.
Undatoaúnmásnegativositenemosen
cuentaqueelcostepercápitadeestosataques
esmuchomayorparaunaempresapequeña
queparaunagrande(1.601$vs.437$)4
.

24. Apesardeello,laspequeñas
empresassiguensinconsiderar
unaprioridadlaseguridadde
susdocumentos.

25. El90porcientodelasempresashansufrido
fallosdeseguridadacausadelasimpresiones
noseguras5
,porloqueusteddeberíaplantearse
seriamenteunascuantaspreguntas.
Porejemplo,¿sabequédocumentos
permanecensinrecogerenlasbandejasde
susimpresoras?¿Sabesialgunodeellos
contieneinformaciónconfidencial?

26. Estaspuedenserpreguntasdifícilesde
responderenelcasodeempresaspequeñas.
Perocuandohablamosdecompañíasen
crecimiento,encontrarlasrespuestasaestas
preguntasseconvierteenunfactordecisivo.

27. Porque,cuantomáscrece
suempresa,másvaliosos
sevuelvensusdatosy
susdocumentos.

28. Analicesucaso
Comienceconuna
evaluacióndetallada
desuinfraestructura
deimpresiónactual.

29. Definadeformaclaralosestándaresde
seguridaddesuempresayauditesuentorno
deimpresiónapartirdeellos.Esimprescindible
queutiliceunprocesoformalizadopara
identificarlasáreasquenocumplencon
susrequisitosdeseguridad.
Esolosabemosporqueayudamos
continuamenteaempresasencrecimiento
aevaluarlaseguridaddesusimpresiones.
Asíque,sinecesitaayuda,estaremos
encantadosdeproporcionársela.

30. 4 Notengamiedo
aloscambios
Lasempresaspequeñasconpocosrecursos
deTItienenqueconformarseconestructuras
mínimasydispositivosantiguosquetodavía
noestánlosuficientementedeteriorados
comoparaquetenganqueserreemplazados.

31. Perotodaslasempresas
(pequeñas,grandesyen
crecimiento)tienenque
optimizarsusprocesos
pordistintosmotivos.

32. Lasempresaspequeñas
deseanreducirsuscostes.

33. Lasempresaspequeñas
deseanreducirsuscostes.
Lasempresasgrandes
buscanunamayor
integraciónyestabilidad.

34. Lasempresaspequeñas
deseanreducirsuscostes.
Lasempresasgrandesbuscan
unamayorintegraciónyestabilidad.
Ylasempresasen
crecimientonecesitan
optimizarseparasermás
flexiblesyadaptarsea
loscambiosrápidamente.

35. Piénselo.
Si un equipo de ventas que crece rápidamente
empieza a generar más propuestas y documentos
de los que solía, necesitará mucho más que un par
de impresoras básicas para satisfacer la demanda.

36. Necesitará imprimir cuando trabaje en remoto.
Necesitará automatizar sus flujos de trabajo
para escanear, guardar y enviar la información.
Necesitará poder personalizar las propuestas
rápida y eficazmente.

37. Saqueelmáximo
partidoasusequipos.
Conlaideadeadaptarsealoscambiosen
mente,serádegranayudasilasimpresoras
puedenampliarlacapacidaddeldepartamento
deTI.Perotengaencuentaquenobastacon
añadirmásimpresorasparahacerfrentea
lasdesafíosdocumentales.Sitieneeldoble
deempleados,tenereldobledeimpresoras
nosueleserlasolución.

38. Ensulugar,aprovechetodaslasposibilidades
queleofrecenlasimpresorasmultifunción:
impresiónmóvil,personalizacióny
automatizacióndelosflujosdetrabajode
cadadepartamento.Susimpresoraspueden
(ydeben)hacermuchomásqueimprimir.

39. Comovimosalprincipio,
lasdecisionesarriesgadas
enlagestióndocumental
puedenserválidassi
laempresaespequeña.

40. Peroelcrecimientocambia
lasreglasdeljuego.

41. Documentelosprocesos,protejasusequipos,
obtengalaayudaquenecesitayasegúrese
dequesusdispositivosleofrecenlassoluciones
querequiere.
Yesquelasempresasnecesitanunagestión
documentalinteligenteparaaumentarsus
operaciones.

42. Deestemodo,elcrecimiento
serámáseficaz.

43. Artículosrelacionados
Los responsables de TI de compañías en
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que se pueden aplicar en los departamentos de
TI de empresas en crecimiento.
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44. Somos Xerox.
Creemos que, sin una TI inteligente, las empresas no
pueden conseguir que el crecimiento sea eficiente.
Ayudamos a las empresas que crecen rápido a
descubrir la mejor forma de gestionar sus impresoras
y documentos para que sus procesos fluyan mejor.
Hablemos.
©2018XeroxCorporation.Todoslosderechosreservados.Xerox®
yDesign®
son
marcascomercialesdeXeroxCorporationenlosEstadosUnidosy/oenotrospaíses.

45. Fuentes
1
Iknowwhatyou’rethinking,AngeleBoyd,AnalistadelaIndustria,IDC
2
Poordocumentprocessesleadtosignificantbusinessrisk,IDC
3
InternetSecurityThreatReport,Symantec,abrilde2015
4
GlobalReportofCostofCyberCrime,PonemonInstitute,octubrede2014
5
Thebiggestmistakescompaniesmakewithdatasecurity,DigitalGuardian,mayode2015