TABLE DES MATIERESA propos de cet ouvrage....................................................................................
3A PROPOS DE CET OUVRAGECe livre blanc s’adresse à tous les responsables de projet Archives au sein des entreprises, qu’il...
41. PROJET D’ARCHIVAGE MIXTE : DEFINITIONS, CONSTATSET ENJEUXDEFINITIONSLa définition des archives et du records managemen...
5CONSTATSA l’origine, le périmètre des archives était limité à la notion d’original sur support papier. Le triétait alors ...
6La France, un marché matureLA LEGISLATION FRANÇAISELe législateur a précisé ces éléments via la promulgation de la loi du...
7LA NORMALISATION FRANÇAISEEn France, une série de normes permet de préciser le cadre et les spécifications à mettre enœuv...
8Normes internationales et standards de référenceLa transposition de la norme NF 42-013 en norme internationale ISO/FDIS 1...
9Ce type d’approche permet à l’ensemble descollaborateurs de trouver la bonne informationau bon moment dans sa dernière ve...
102. MISE EN ŒUVRE D’UN PROJET D’ARCHIVAGE MIXTELa mise en œuvre d’une gestion unifiée des archives est un projet fédérate...
11MISE EN PLACE D’UNE EQUIPE PROJET ADAPTEEIl n’y a pas de règle universelle sur ce point. Néanmoins, notre expérience des...
123. 5 POINTS CLES POUR CHOISIR VOTRE PROGICIELD’ARCHIVAGE MIXTEPOINT CLE N°1 : UNE SOLUTION « PROGICIEL »Insistons tout d...
13POINT CLE N°2 : UN SYSTEME EVOLUTIFS’il est déterminant de disposer d’une solution « progiciel », il convient de s’assur...
14Dans ce cadre, une attention particulière doit être portée sur la capacité de la solution à assurerune gestion aisée et ...
15Prenons une nouvelle fois l’exemple du référentiel degestion. Ce référentiel est la colonne vertébralestructurante et in...
164. FONCTIONNALITES D’UN PROGICIEL D’ARCHIVAGE MIXTECe chapitre présente les fonctionnalités d’un logiciel d’archivage mi...
17Préparation desarchives Conversion de formats (mise en conformité) (par exemple PDF/A) Extraction/enrichissement de mé...
18- Un critère d’une typologie d’archives Définition des règles de communication et daccès Définition des formats accept...
19- Dépôts et Imports (versements),- Traitement de préparation d’archives- Action de prise en charge par le progiciel d’ar...
20Gestion del’élimination Constitution de la proposition d’élimination Traitement des propositions d’élimination et prol...
215. EN CAS D’EXTERNALISATIONL’entreprise est souvent contrainte d’externaliser la gestion de ses archives : Dans le cas ...
226. Cas pratique : vente d’un actif ou d’une société dans lesecteur immobilierLe constat est courant : les entreprises év...
23Si l’électronique vient automatiser ces règles de gestion et facilite le partage d’informations entreles différents acte...
247. CONCLUSIONVous l’aurez compris, l’objet de ce livre blanc est d’aborder l’archivage mixte sous l’angle« progiciel ». ...
258. LES CONTRIBUTEURSChloé TOLEDANOConsultante projet archivage chez EVER TEAM. Elle a passé 9 ans ausein du groupe Uniba...
269. GLOSSAIRE Archives : les archives sont lensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieude conservation...
27 Records Management : Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôleefficace et systématique de la cr...
Progiciel de gestion d'archives mixtes : enjeux, apports et critères de sélection d'une solution
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Progiciel de gestion d'archives mixtes : enjeux, apports et critères de sélection d'une solution

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Ce livre blanc s’adresse à tous les responsables de projet Archives au sein des entreprises, qu’ils soient issus des métiers de l’archivistique (archivistes, records managers,…), du monde de l’informatique (DSI, assistance à maîtrise d’ouvrage…), de celui de la qualité ou de l’audit interne.

Il s'agit d'un outil pratique pour d’aider les décideurs et responsables de projets lors du choix d’un progiciel de gestion des archives. Il souligne principalement l’intérêt de choisir une solution d’archives mixtes, papier et électronique.

Du point de vue de l’éditeur de logiciel, nous constatons en effet une nouvelle dynamique de projets innovants ayant pour objectif commun de disposer d’un accès aux archives unique et sûr, quel que soit leur format, papier ou électronique. Dans ce contexte, il nous a paru utile de définir l’archivage mixte et de présenter les caractéristiques des nouveaux outils logiciels permettant sa gestion.

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  • La gestion électronique des doucuments revêt un caractère très innovant.C' est la raison pour la quelle les uns et les autres se doivent de développer leur connaissance sur les solutions proposées par les providers afin de pouvoir non seulement décider du choix du logiciel mais et surtout de l' intérêt de l' adopter dans un environnement quel qu' il soit.
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Progiciel de gestion d'archives mixtes : enjeux, apports et critères de sélection d'une solution

  1. 1. TABLE DES MATIERESA propos de cet ouvrage.........................................................................................................31. Projet d’archivage mixte : définitions, constats et enjeux................................................42. Mise en œuvre d’un projet d’archivage mixte ...............................................................103. 5 points clés pour choisir votre progiciel d’archivage mixte...........................................124. Fonctionnalités d’un progiciel d’archivage mixte ...........................................................165. En cas d’externalisation.................................................................................................216. Cas pratique : vente d’un actif ou d’une société dans le secteur immobilier..................227. Conclusion.....................................................................................................................248. Les contributeurs...........................................................................................................259. Glossaire .......................................................................................................................26
  2. 2. 3A PROPOS DE CET OUVRAGECe livre blanc s’adresse à tous les responsables de projet Archives au sein des entreprises, qu’ilssoient issus des métiers de l’archivistique (archivistes, records managers,…), du monde del’informatique (DSI, assistance à maîtrise d’ouvrage…), de celui de la qualité ou de l’audit interne.Il n’a pas vocation d’être un guide méthodologique sur la conduite d’un projet d’archivage maisun outil pratique pour aider les décideurs et responsables de projets lors du choix d’unprogiciel de gestion des archives. Il souligne principalement l’intérêt de choisir une solutiond’archives mixtes, papier et électronique.Du point de vue de l’éditeur de logiciel, nous constatons en effet une nouvelle dynamique deprojets innovants ayant pour objectif commun de disposer d’un accès aux archives unique et sûr,quel que soit leur format, papier ou électronique. Dans ce contexte, il nous a paru utile de définirl’archivage mixte et de présenter les caractéristiques des nouveaux outils logiciels permettantsa gestion. Ce document se nourrit des retours d’expériences sur les premiers projetsd’envergure de gestion d’archives mixtes ainsi que des nombreux échanges autour de projetsémergents.Nous illustrerons l’intérêt d’un progiciel de gestion d’archives mixtes au travers d’un cas pratiquedans le secteur de l’immobilier, au moment de fusions-acquisitions de sociétés, en particulier lorsdu montage des « data room ».Ont collaboré à sa rédaction les consultants experts de la société EVER TEAM, éditeur de logicielsde gestion de contenu et du Bureau van Dijk Ingénieurs Conseils, bureau d’ingénierie et deconseil spécialisé dans la gestion de l’information documentaire, couvrant l’ensemble du cycle devie du document. Nous espérons que ce livre blanc constituera pour vous un moyen simple etpragmatique d’appréhender l’intérêt et la valeur pour toute entreprise de disposer d’un progicielde gestion d’archives mixtes.Bonne lecture
  3. 3. 41. PROJET D’ARCHIVAGE MIXTE : DEFINITIONS, CONSTATSET ENJEUXDEFINITIONSLa définition des archives et du records management intègre désormais pleinement l’ensemble ducycle de vie du document. Entrent dans le périmètre de la gestion des archives : les archivespapier, les documents nativement électroniques, et les documents électroniques issus d’unprocessus de dématérialisation (principalement par numérisation des documents papier).C’est dans ce cadre que se place l’archivage mixte, qui prend en charge, organise et assure laconservation et la destruction de l’ensemble des supports d’information produits parl’organisation.« Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique dela création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documentsd’archives, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et del’information liées à la forme des documents. »Définition du Records Management, Norme ISO 15489-1, 2002« Les archives sont lensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu deconservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique oumorale et par tout service ou organisme public ou privé dans lexercice de leur activité. »Livre II du Code du Patrimoine, article 211-1.
  4. 4. 5CONSTATSA l’origine, le périmètre des archives était limité à la notion d’original sur support papier. Le triétait alors fortement guidé par les tableaux de gestion. La notion de conservation à des finsréglementaires est une des missions majeures des services d’archives. Il s’agit en effet derestituer la preuve pour faire valoir en cas de litige durant toute la vie du document.Durant la dernière décennie, l’évolution des pratiques archivistiques et notamment du RecordsManagement a permis d’élargir ce périmètre et de prendre en compte les documents dès leurcréation, quel que soit leur support.Durant cette période, le rôle et l’importance des services d’archives se sont considérablementaccrus notamment en propageant les pratiques archivistiques sur l’ensemble du corpusinformationnel de l’entreprise. Cette évolution de pratiques et d’organisation des archivesnécessite pour pouvoir se concrétiser de disposer d’outil performant et adapté capable derelever les nouveaux défis inhérents à cette gestion globale des archives. Une littératureabondante existe d’ores et déjà sur l’évolution des pratiques archivistiques et le recordsmanagement. En complément de ces sujets, le présent document a pour ambition de seconsacrer à la présentation des nouveaux outils de gestion d’archives.Graph.1 : Cadre du projet d’archivage mixte
  5. 5. 6La France, un marché matureLA LEGISLATION FRANÇAISELe législateur a précisé ces éléments via la promulgation de la loi du 13 mars 2000 modifiant leCode civil pour accepter les documents numériquescomme preuve valable devant les juridictions, maisaussi en reconnaissant comme archives l’ensembledes supports, électroniques ou papier.Néanmoins, deux conditions sont nécessaires pourque le document électronique soit admis commepreuve : il faut pouvoir connaître son origine, il doitêtre établi et conservé dans des conditions de natureà conserver son intégrité, sa traçabilité, sa pérennitéet son authenticité. Ceci est un des enjeux majeursdes systèmes d’archivage électronique. Le respect deces exigences peut par exemple nécessiter detransformer des fichiers disponibles dans un formatpropriétaire vers un format normalisé et adapté à l’archivage de longue durée lorsque c’estnécessaire.Les enjeux de l’archivage mixte sont donc de prendre en compte et de rationaliser les flux dedocuments électroniques et papier afin d’identifier l’exemplaire original et d’écarter lesdoublons. Cela permet également de réduire les volumétries conservées et finalement defortement limiter la dilution de l’information.La mise en œuvre d’un système d’archivage mixte répond donc à des besoins fonctionnels, maisaussi organisationnels et techniques.Ce changement vient surtout de l’évolution du positionnement de la fonction archives au seind’une organisation, puisqu’elle occupe désormais une place structurante au sein de l’entreprise.Les enjeux de l’archivagemixte sont de prendre encompte et de rationaliser lesflux de documentsélectroniques et papier afind’identifier l’exemplaireoriginal et d’écarter lesdoublons.
  6. 6. 7LA NORMALISATION FRANÇAISEEn France, une série de normes permet de préciser le cadre et les spécifications à mettre enœuvre lors de la mise en place d’un système d’archivage. Mais comme pour les progicielsd’archivage d’ancienne génération (« non mixtes »), l’archivage normatif se décline autour denormes NF distinctes.Tableau 1 : Les principales normes françaisesArchivage papier :AFNOR NF Z43-350Prestations darchivage et de gestion externalisée dedocuments. Service et mise en œuvre des prestationsArchivage électronique :AFNOR NF Z42-013 : 2009Spécifications relatives à la conception et à lexploitation desystèmes informatiques en vue dassurer la conservation etlintégrité des documents stockés dans ces systèmesCoffre-fort numérique :AFNOR NF Z42-020Spécifications fonctionnelles d’un Composant Coffre-FortNumérique destiné à la conservation d’informationsnumériques dans des conditions de nature à en garantirleur intégrité dans le tempsLa première norme (NF Z43-350) traite exclusivement des archives papier alors que la secondenorme (NF Z42-013) traite des archives électroniques. L’opportunité de regrouper les deuxtravaux s’est présentée en 2012, avec les besoins de révision de la norme papier. Finalement, leComité d’Orientation Stratégique des Normes Française (COS ICN 22) n’a pas retenu cettepossibilité et laisse chaque norme vivre dans des commissions de normalisation différentes(CN171 pour la norme NF Z42-013 et CG46 pour la norme NF Z43-350).C’est sans nul doute la dernière fois que ces deux normes vivent l’une à côté de l’autre et nondans un même document. La prochaine révision devrait être l’occasion de voir ces deuxréférentiels se rapprocher.LA CERTIFICATIONChaque norme (NF Z43-350 et NF Z42-013) possède une marque NF Service permettant decertifier un système de gestion des Archives. La marque NF 342 est délivrée pour les prestationsd’archivage sur support papier, alors que la marque NF 461 est délivrée pour les Systèmesd’Archivage Electronique. Les entreprises qui souhaitent faire certifier leur processus denumérisation de documents afin de passer du papier au numérique pourront également faireappel à la certification NF 461.
  7. 7. 8Normes internationales et standards de référenceLa transposition de la norme NF 42-013 en norme internationale ISO/FDIS 14641-1 a été validéeen janvier 2013. La Marque NF 342 permettra également de certifier des entreprises mettant enœuvre un SAE basé sur la norme ISO 14641-1.Il existe de nombreuses normes et standards internationaux (DoD 5015.02-STD aux Etats-Unis,ISO 15489…) qui ne sont volontairement traités que sommairement dans ce livre blanc. Cesstandards internationaux permettent, en règle générale, d’étendre la portée d’application d’unenorme nationale ou d’en compléter son champ d’application. Chacun d’entre eux a également unimpact sur la mise en place d’un progiciel de gestion d’archives mixtes.Graph. 2 : Principaux standards et normes nationaux ou internationauxENJEUX DE LA GOUVERNANCE DE L’INFORMATIONAu delà de la bonne gestion de l’information et de sa conservation rationalisée, les projetsd’archivage mixte visent également le partage, la protection des savoirs dans l’entreprise, quiconvergent vers la valorisation du patrimoine de l’organisation.Ces projets apportent une réponse aux attentes des nombreux collaborateurs qui déplorent laperte d’informations due à la rapidité des échanges et à la forte mobilité au sein des entreprises.On note donc que si du point de vue de la gouvernance de l’information, l’objectif est desécuriser la gestion et la conservation de documents à valeur probatoire, l’objectif pour lescollaborateurs est de faciliter la recherche d’informations, quel que soit le support, en disposantd’un guichet unique d’accès aux archives.
  8. 8. 9Ce type d’approche permet à l’ensemble descollaborateurs de trouver la bonne informationau bon moment dans sa dernière versionvalidée, mais offre aussi une nouvelle approchestratégique.La centralisation des données papier etélectroniques dans un outil unique, au sein d’unréférentiel archives unifié, offre aux dirigeantsla possibilité de favoriser la capitalisation dupatrimoine intellectuel de l’organisation.En complément de l’archivage mixte, le data mining permet de relier et de croiser ces donnéesafin de créer un gisement de connaissances, répondant alors au besoin de partage et decapitalisation du savoir.Pour répondre à ces enjeux, le choix d’une solution adaptée devient déterminant et conditionneen grande partie la réussite du projet, tout comme la définition d’une stratégie de mise en œuvreefficace et la constitution d’une équipe pluridisciplinaire adaptée.
  9. 9. 102. MISE EN ŒUVRE D’UN PROJET D’ARCHIVAGE MIXTELa mise en œuvre d’une gestion unifiée des archives est un projet fédérateur pour l’entrepriseimpliquant directement ou indirectement des acteurs aux compétences variées. Cet aspectconstitue un véritable changement au regard des projets de gestion d’archives physiquesgénéralement centrés sur les acteurs (archivistes) chargés de leur gestion.De nombreux aspects sont à considérer, dont les principaux concernent la stratégie de mise enœuvre et la mise en place d’une équipe projet adaptée.DEFINITION D’UNE STRATEGIE DE MISE EN ŒUVRE EFFICACEL’archivage mixte doit nécessairement débuter par la définition d’une offre de services et d’unepolitique d’archivage. Ces documents, à portée stratégique, se doivent d’être validés et soutenusau plus haut niveau de l’organisation.Les outils de gestion qui encadreront la pratique de l’archivage mixte (référentiel documentaire)sont donc plus complexes à construire car ils couvrent un périmètre bien plus large que lestraditionnels tableaux de gestion, qui apparaissent aujourd’hui insuffisants à la fonction archivedans une perspective de Records Management.Les outils informatiques sont désormais fortement impliqués et impactés par les projetsd’archivage mixte en mesure de supporter les recommandations construites à partir duréférentiel.La réflexion initiée à ce stade du projet par les archivistes est structurante pour l’entreprise. Auvu de sa transversalité, il est nécessaire d’impliquer au plus tôt la direction des systèmesd’information et la direction de la qualité dans la démarche.Les recommandations et la diffusion des bonnes pratiques de gestion documentaire etarchivistique restent cependant garantes de la bonne gestion de l’information.La mise en œuvre d’une politique d’archivage et du système qui en découle permet de limiter laresponsabilité de l’entreprise et de ses dirigeants dans le cadre d’une analyse de risques propre àchaque domaine d’activité.Couplées à la politique d’archivage et au référentiel, les consignes de tri sont aussi garantes de lamaîtrise de l’information afin d’éviter le phénomène de dilution de l’information constaté -presque – unanimement par les organisations.
  10. 10. 11MISE EN PLACE D’UNE EQUIPE PROJET ADAPTEEIl n’y a pas de règle universelle sur ce point. Néanmoins, notre expérience des projets de gestiond’archives mixtes nous permet de constater un bon équilibre de l’équipe projet avec le dispositifsuivant : Comme évoqué dans le point précédent, il est déterminant que le projet de mise enœuvre fasse l’objet d’un sponsoring clair et reconnu de la part de la Direction. Il estégalement important que celle-ci soit directement impliquée dans le suivi du projet. Pour les projets d’archivage mixte, l’archiviste (ou Records Manager) constitue un acteurclé. Néanmoins, il est important de nommer en parallèle un Chef de projet en appuidont la fonction est de :- Coordonner les différents partenaires : les départements métiers, l’informatiqueinterne, les prestataires externes, le service Archives- Prioriser les étapes successives : gestion administrative du projet, suivi desjalons…- Faciliter les prises de décisionsLors de la mise en œuvre d’un projet de gestion d’archives mixtes, de nombreux sujetsvariés sont abordés (archivistiques, juridiques, informatiques, organisationnels…). Lerôle du chef de projet, au-delà de l’aspect organisationnel (planning, risques,coordination etc.), est de faciliter la communication entre les acteurs d’horizons divers. Il est important de mobiliser, dans le groupe projet, l’expertise nécessaire au bondéroulement de celui-ci. En fonction de la complexité du projet, les profils pourrontvarier. Néanmoins, nous retrouvons systématiquement deux acteurs complémentaires etindispensables :- Le Records Manager : Garant de l’adéquation de la solution sur le périmètreorganisationnel et fonctionnel, le Records Manager est l’acteur principal d’un projetde gestion d’archives mixtes. Le chef de projet et l’expert technique assurent un rôled’appui sur les sujets connexes (Architecture système,…).- L’expert technique : Représentant du département informatique, il estl’interlocuteur technique de référence durant le projet et coordonne les aspects liésà la préparation de l’environnement technique (installation, architecture, support destockage,…). Enfin, dans le cas de projets d’archivage à valeur probatoire, un troisième profil estimpliqué : le responsable « Compliance » et/ou contrôle interne.
  11. 11. 123. 5 POINTS CLES POUR CHOISIR VOTRE PROGICIELD’ARCHIVAGE MIXTEPOINT CLE N°1 : UNE SOLUTION « PROGICIEL »Insistons tout d’abord sur l’importance de disposer d’une solution « progiciel ».En complément de la définition Wikipédia, il conviendrait d’exclure de la définition de progicieltoutes solutions composées uniquement d’un assemblage de briques techniques, car à l’instard’une solution développée en spécifique, ces solutions ne disposent pas des caractéristiquesindiquées ci-après propres aux progiciels, à savoir : Garantir l’autonomie des entreprises en proposant :- Un environnement d’administration complet,- Une cohérence complète du système (règles de gestion),- Une prise en compte native des aspects métiers. Assurer la pérennité de la solution mise en œuvre :- Impacts/risques faibles lors de migrations,- Réversibilité des données, documents, paramétrages,- Prise en compte dans le cadre de la maintenance et de la roadmap produit desévolutions métiers.Définition d’un progiciel« Un progiciel, contraction de produit et logiciel, est un logiciel applicatif, libre ou exclusif, « prêt-à-porter », standardisé et générique, prévu pour répondre à des besoins ordinaires. Ce terme soppose aux« logiciels sur mesure » développés en interne par une entreprise et conçus pour répondre à des besoinsspécifiques. »Source : Wikipédia
  12. 12. 13POINT CLE N°2 : UN SYSTEME EVOLUTIFS’il est déterminant de disposer d’une solution « progiciel », il convient de s’assurer de la« paramétrabilité » de l’outil à tous les niveaux et notamment au niveau du référentieldocumentaire d’archivage.Prenons en effet le référentiel documentaire,véritable colonne vertébrale du système d’archivage.A ce titre, l’outil doit s’adapter aux règles del’entreprise et non l’inverse. Par exemple, lorsquel’entreprise souhaite que les règles de gestion de sesdocuments soient fonction des pays dans lesquelselle est implantée, ce critère doit pouvoir être pris encharge simplement. A contrario, pour une entreprise de taille moyenne qui aura peu de besoinspécifique, le système doit pouvoir proposer des fonctionnalités simplifiées de gestion des duréesde conservation (cycle de vie).Le référentiel documentaire de l’entreprise évolue rapidement et constamment (nouvellesnormes, nouvelles réglementations, réorganisations fréquentes …). Les modifications induitesdans le progiciel de gestion d’archives mixtes doivent pouvoir être mise en œuvre rapidement etsimplement.En résumé, quel que soit le projet, souplesse et facilité de paramétrage doivent faire partie descritères de choix d’un progiciel de gestion d’archives mixtes.POINT CLE N°3 : UNE PLATEFORME UNIQUE POUR GERER LES ARCHIVES PAPIER,ELECTRONIQUES OU HYBRIDESLors d’un projet d’archivage mixte, la capacité de l’outil informatique retenu à gérerindifféremment tous les supports d’archives,papier ou électroniques, est déterminante.Le logiciel de gestion d’archives mixtes, commele référentiel documentaire, doit pouvoirprendre en charge tous les documents quels quesoient leur support, leur format et leurprovenance (GED, Bureautique, E-mail,applications métiers…). Il doit permettre detraiter uniformément les archives papier etélectroniques en utilisant les mêmes règles degestion.Définition d’un document hybrideUn document « hybride » permet unchangement de statut, à la foisnumérique et papier, toujours intègre etfiable dans ses informations.Source : FNTCL’outil doit s’adapter auxrègles de l’entreprise et nonl’inverse.
  13. 13. 14Dans ce cadre, une attention particulière doit être portée sur la capacité de la solution à assurerune gestion aisée et cohérente des archives hybrides (document archive à la fois au formatphysique et électronique).En voici une illustration simple. Dès lors que l’original d’un contrat est un exemplaire papier, il estobligatoire de le conserver sous cette forme. S’il s’agit d’un document très utilisé par différentscollaborateurs dans l’entreprise, c’est bien entendu sa copie électronique qui sera consultée,diffusée, partagée...Ponctuellement (cession, renouvellement du contrat…), il sera pourtant nécessaire d’avoir lacertitude que l’original papier existe, qu’il est strictement identique à la copie diffusée auprèsdes tiers extérieur à l’entreprise et que cet original est disponible rapidement si un de ces tiersen fait la demande.A l’échelle de l’entreprise, est-il aisé de parvenir à cette certitude si on n’a pas couplé la gestiondes documents électroniques avec celle du papier et ce depuis la création de l’original papier etde son double électronique ?Les dossiers sont naturellement composés d’originaux papier (contrats, avenants, courriers …) etd’originaux électroniques (e-mails, facture clients transmise électroniquement, fichier client issud’une application de gestion …). Fort de ce constat réaliste, il est évident que si deux systèmesd’archivage subsistent, il sera nécessaire de mener deux recherches parallèles.Plusieurs inconvénients peuvent apparaître rapidement dans le cadre d’une approche « nonmixte » qui gère deux référentiels de manière séparée (papier et électronique). Ces deuxsystèmes peuvent manquer de cohérence entre eux en termes de droits d’accès, de délais deconservation, etc. et plus globalement de sécurité de l’information alors que les documents ontla même valeur.Enfin, fonction principale du point de vue de l’utilisateur final : le logiciel d’archivage mixtepermet de fédérer la recherche. Le collaborateur ne se préoccupe pas du format lors de sarecherche d’informations.Le choix d’un logiciel de gestion d’archives mixtes s’impose comme étant à la fois le plus efficace(gain de temps au moment des recherches) et le plus structurant dans la logique du projetd’archivage.POINT CLE N°4 : UN PROGICIEL ORIENTE METIERS’il est nécessaire techniquement, le logiciel d’archivage mixte doit avant tout être orienté métieret répondre aux exigences propres à la gestion des archives.
  14. 14. 15Prenons une nouvelle fois l’exemple du référentiel degestion. Ce référentiel est la colonne vertébralestructurante et indispensable de l’application etconcrétise la mise en application de la politiqued’archivage de l’entreprise. Il définit toutes les règles degestion des archives de l’entreprise : cycle de vie, duréede conservation, confidentialité, communication…Le logiciel d’archives mixtes doit proposer un module degestion de ce référentiel extrêmement souplepermettant de s’adapter simplement aux règles internesde l’entreprise, aux spécificités métiers, aux spécificitésgéographiques et à l’organisation de l’entreprise.Rappelons ici que la capacité de l’entreprise à définir ce référentiel documentaire est un prérequis à la mise en œuvre d’un système d’archivage performant. Les responsables de projetdevront établir pour chacune des entités de l’entreprise : quels sont les documents engageant,quels sont ceux que l’on conserve au titre de la connaissance, combien de temps les conserver, oùsont les originaux, quel est leur format, où et comment souhaite-t-on les conserver… ? Dans le casprécis des archives mixtes, les droits d’accès aux documents doivent être identiques quel que soitle format (sauf à protéger le papier évidemment). Il est en effet inutile de limiter l’accès à undocument papier, de mettre en place des procédures de dérogation en faisant des demandesauprès du service Archives par exemple si la copie électronique du même document estdisponible librement sur le réseau informatique de l’entreprise, et vice-versa.On peut évoquer également le sort final du document. La suppression de l’exemplaireélectronique n’implique pas nécessairement la suppression de l’original papier et vice-versa. Onpeut néanmoins recommander que la destruction de l’un ou de l’autre des supports soit tracée etque cette information soit accessible lors de la consultation de l’exemplaire restant.Cette gestion parallèle des deux formats, propre au métier des archives, vise à garantir un niveaude sécurité identique des documents quel que soit leur support.POINT CLE N°5 : GARANTIR LA VALEUR PROBATOIRE DES DOCUMENTSSi nécessaire, le système d’archivage doit également proposer les fonctionnalités nécessaires (voirchapitre suivant) pour garantir un archivage probant en cas de contentieux et par conséquentgarantir la sécurité et l’intégrité dans le temps des documents archivés quel que soit leur support.Le logiciel d’archivesmixtes doit parfaitementintégrer le référentiel degestion documentaire del’entreprise.
  15. 15. 164. FONCTIONNALITES D’UN PROGICIEL D’ARCHIVAGE MIXTECe chapitre présente les fonctionnalités d’un logiciel d’archivage mixte. Certaines d’entre ellessont liées aux spécificités de gestion des supports papier ou électroniques. Mais la majeure partieest commune à l’ensemble des archives (référentiels, description et recherches des documentsdans le système). Nous présentons donc ces fonctionnalités sous forme d’un tableau. Celui-ci peutservir de « check List » lors du choix d’une solution d’archivage mixte. Fonctionnalités Communes à l’ensemble des archives, Fonctionnalités propres à l’archivage Physique, Fonctionnalités propres à l’archivage Electronique.En complément, le tableau ci-après, précisera, le cas échéant, les fonctionnalités particulièrementattendues dans le cadre d’un système d’archivage à Valeur Probatoire.Tableau de synthèse des fonctionnalités d’un progiciel d’archivage mixteDépôt manueld’archives Saisie de nouvelles entrées via un formulaire vierge ou via unformulaire pré-rempli (copier-coller, auto complétion, listedéroulante …) Paramétrage simple des différents formulaires de description Création et enrichissement de listes d’autorité et de thesaurus Plateforme de numérisation des archives papiero Mire scanner, contrôle, récupération logs. Dépôt facilité des documents papier scannés depuis un copiermultifonction Association de fichiers (drag & drop, interface web) Dépôt d’archives électroniques à partir du poste de travail ou desoutils de production Dépôt d’e-mail facilité à partir du client de messagerieImport de massed’archives Outil d’import de masse générique à partir d’un sas d’importadapté à la prise en charge :- De flux de données et inventaires d’archives- De flux de fichiers (avec ou sans métadonnées)- De sources variées (file system, messagerie, ECM, GED, …) Import automatique de fichiers d’inventaire papier et état de stocks(au format Excel ou XML par exemple). Import de masse d’e-mail (scrutation de BALs)P E VPC
  16. 16. 17Préparation desarchives Conversion de formats (mise en conformité) (par exemple PDF/A) Extraction/enrichissement de métadonnées (extraction depropriétés de fichier par exemple)Contrôle desarchives à l’entrée(avant prise encharge) Conformité avec le référentiel d’archivage (gestion du cycle de vie) Contrôle de cohérence (doublons,…) Contrôle de la provenance (empreinte, signature,…) Contrôles techniques (formats acceptés, contrôle dintégrité,...)Gestion desversements Suivi des versements en temps réel- Pour les flux électroniques : supervision des imports- Pour le flux papier : contrôle des versements Circuit de validation et de prise en chargeRéférentield’archivage mixteunifié Définition du cycle de vie par typologie de documents (référentieldocumentaire d’archivage) avec principalement les critèressuivants :- Famille de document,- Typologie de document,- Durée de conservation,- DUA,- Sort final,- Point de départ de la durée,- Support Définition d’un référentiel d’archivage en lien avec l’organisation enplace en fonction :- De la couverture géographique : internationale, nationale…- De la structure juridique : holding, société,…- Des activités ou domaines couvertes.- Des réglementations à respecter… Le référentiel d’archivage est multi dimensionnel et peut êtreorganisé ou réorganisé en s’appuyant sur les critères définissantl’organisation en place (point précédent). Le référentiel d’archivage doit proposer des fonctionnalités depropagations descendantes (central vers local). Cette fonction estimportante afin de maintenir la cohérence du référentiel (exemple :référentiel d’archivage Groupe appliqué au niveau des sociétésrattachées). Le référentiel d’archivage doit proposer des droits et habilitationssur les niveaux suivants :- Référentiel d’archivage,- Sous ensemble du référentiel,- Famille ou Typologie d’archives,
  17. 17. 18- Un critère d’une typologie d’archives Définition des règles de communication et daccès Définition des formats acceptés par typologie de documents Définition des types de conversions à réaliser par typologie dedocumentsRecherche :Guichet uniqued’accès auxarchives Moteur de recherche simple Recherche sur le contenu des documents archivés (full text) ainsique sur les métadonnées associées Mode de recherche avancée / à facettes Gestion des droits d’accès en fonction des types de documents, desservices producteurs… Gestion de la confidentialité Accès à l’archive électronique en direct Accès à l’archive au travers d’une demande de communication del’archive papierClassement  Classement multiple avec un stockage unique de l’archive Gestion de droits sur les plans de classement Recherche sur les plans de classementGestion descommunications etdes consultations Gestion des lecteurs Gestion des demandes et des sorties : mode de restitution (sortieprovisoire de dossiers/boîtes, copie de dossier, sortie définitive, geldes prêts) Gestion des relancesExport, restitution  Export des listes de résultats de recherche Sortie définitive d’archives (export avec suppression des archives) Export des archives électroniques au format natif Export des archives électroniques au format consultable Publication dans un format normalisé (forme et fond)Editions,Impressions Etiquettes Bordereaux de versement Bordereaux d’élimination Bordereaux d’externalisation Fantômes et fiche suiveuse Edition des documents et des listes de résultats Attestation, journaux lisibles (audit)Traçabilité etStatistiques Traçabilité des actions suivantes (non exhaustif) :- Evènements applicatifs majeurs (démarrage/arrêt del’application, connexion à l’application, tentative deconnexion,…)
  18. 18. 19- Dépôts et Imports (versements),- Traitement de préparation d’archives- Action de prise en charge par le progiciel d’archivage- Actions clés liées au processus d’éliminations,- Action de gel ou de dégel,- Actions clés liées au processus de communication- Action de mise à jour du référentiel d’archivage(modification de la durée de conservation,…)- Action de dépôt sur le support de stockage.- Action de génération des journaux Interface d’accès et de lecture des traces de la majeure partie desactions dans le système d’archivage Archivage quotidien des journaux (cycle de vie et des évènements) Horodatage Outils statistiques (dépôts / versements / consultation /restitutions / communications…)Gestion desespaces magasins(physique)etGestion dessupports destockage(électronique) Description des magasins (Salle / Bâtiment / Epi / Travée /Tablette) Gestion multi-sites Localisation des boîtes d’archives Codes barres / Tracker Filaire / Tracker Wi-fi Vision en temps réel des magasins Gestion du récolement (espaces occupés et libres, cotesmanquantes,...) Définition des espaces de stockage électronique de manièrearborescente et explicite (du site jusqu’au support de stockage), Règles de répartition automatique des archives sur les supports enfonction des métadonnées techniques et/ou métiers des archives Gestion de tout type de support de stockage (WORM Logique,WORM Physique ou réinscriptible) Génération d’une attestation électronique Si valeur probatoire :- Sur support WORM : Connecteur vers les principauxfournisseurs de système de stockage WORM logique- Sur support réinscriptible : Mécanismes cryptographiquesportés par le progiciel (coffre-fort)- Sur données externalisées : disposer d’une fonction devérification de la disponibilité des ressources externesGestion del’externalisation Gestion des tiers archiveurs Gestion des demandes de restitution/consultation Gestion des enlèvements
  19. 19. 20Gestion del’élimination Constitution de la proposition d’élimination Traitement des propositions d’élimination et prolongation Fonction de contrôle du processus d’élimination :- Gel- Prolongation- Passage en archives définitives- Espace de conservation des archives éliminéesGestion desutilisateurs et desdroits d’accès Description des acteurs (utilisateurs, services versants, servicesproducteurs, gestionnaires) Organisation des acteurs (hiérarchisation, historisation, ajoutdagents référents) Connexion annuaire d’entreprise Association des droits au référentiel documentaireRéversibilité  Mécanisme d’export des documents archivés et des informationsassociées (métadonnées, informations de traçabilité)Ou Mécanisme permettant d’atteindre les données archivées sansutiliser le logiciel de gestion Driver CDMI ou Web services pour atteindre les documentsarchivésConservation etpérennité desdonnées (respectdes normes etstandards) Outils de migration des archives numériques vers des formatspérennes (PDF A/1, OpenDocument,...) Coffre-fort électronique (contrôles dintégrité, système dedurcissement des moyens cryptographiques, journalisation delensemble des événements), Module d’audit du SAE conforme aux exigences de la marqueNF461 si le SAE doit être certifié.
  20. 20. 215. EN CAS D’EXTERNALISATIONL’entreprise est souvent contrainte d’externaliser la gestion de ses archives : Dans le cas du papier, pour des raisons évidentesde place et de coût de stockage. Dans le cas des archives électroniques, pour lesmêmes raisons de coût de stockage maiségalement pour confier à un tiers laresponsabilité de la pérennité et de l’intégrité deses documents dans le temps, voire même pourgarantir la valeur probatoire des archives.Mais externaliser la gestion de ses archives ne signifiepas en confier la maîtrise à des prestataires. Comme toutes relations commerciales, la relationavec le prestataire d’archivage évolue dans le temps et peut parfois changer dans un sens ou dansun autre.Trop souvent, les entreprises confient à leurs prestataires non seulement la gestion de leursarchives mais également les outils qui les décrivent et les inventorient. Lorsque l’entreprisesouhaite changer de prestataire, on assiste parfois à des situations complexes, l’entreprise neconnaissant pas elle-même les volumes et les contenus devant lui être restitués.Par conséquent même lorsquel’entreprise a recours à des prestataires,il est souhaitable qu’elle conserve eninterne les outils de description etd’inventaire de ses archives qu’ellessoient papier ou électroniques.L’autre raison principale de faire cechoix stratégique reste le besoin del’utilisateur final d’accéder à un Guichetunique d’accès aux archives. L’outilinterne de consultation des archives peuten effet être le moyen de rassemblerl’accès à une information éparse etexternalisée auprès de différentsprestataires.Externaliser la gestion de sesarchives ne signifie pas enconfier la maîtrise à desprestataires.
  21. 21. 226. Cas pratique : vente d’un actif ou d’une société dans lesecteur immobilierLe constat est courant : les entreprises évoluent rapidement et connaissent fréquemment desmutations structurelles importantes. Les opérations de fusion-acquisition tendent à se généraliserdans l’ensemble des secteurs d’activités et dans toutes les entreprises : PME et grands comptes.Rares sont aujourd’hui les collaborateurs de l’entreprise qui n’ont jamais vécu le rachat de leurentreprise ou les réorganisations dues aux opérations de croissance. Or, ces situations sonttoujours un moment clé pour les gestionnaires d’archives.En premier lieu, on peut évoquer la capacité de l’entreprise à organiser rapidement une dataroom.En tout état de cause, la data room permettra dedéterminer, en cas de litige post-cession, ce quel’acquéreur connaissait de la situation de lasociété/l’actif au moment où il l’a acquise.Le concept de data room mêle étroitement archivesphysiques et électroniques. La data room sousforme électronique se généralise. Les acquéreurspotentiels ont accès à des plateformes sécurisées demises à disposition des documents. Néanmoins, lesrègles de consultation doivent être équivalentes àce qu’elles étaient au temps de la data room papier (interdiction de sortir ou de reproduire desdocuments hors de la data room, mise à disposition pendant un temps prédéfini pour despersonnes identifiées et habilitées…).Définition d’une Data room« Dans le cadre d’une opération de fusion-acquisition, la data room désigne le lieu oùl’ensemble des documents juridiques, fiscaux, comptables et économiques d’une société estmis à la disposition des acquéreurs potentiels et de leurs conseillers pour réaliser l’auditd’acquisition (ou « due diligence »), en vue d’évaluer la situation réelle de cette société et lavaleur de ses actifs. »Livre II du Code du Patrimoine, article 211-1.La data room sous formeélectronique se généralise.Néanmoins, les règles deconsultation doivent êtreéquivalentes à ce qu’elles étaientau temps de la data room papier.
  22. 22. 23Si l’électronique vient automatiser ces règles de gestion et facilite le partage d’informations entreles différents acteurs (acquéreurs potentiels, leurs conseils, conseils du vendeur, notaires …), lesdocuments présentés correspondent dans la majorité des cas à une réalité papier. La valeur de ladata room, et donc la liquidité de l’actif ou de la société concernée par la vente, peut être mise encause si les documents électroniques ne correspondent pas aux orignaux papier. On comprend lanécessité de coordonner très en amont l’archivage papier et l’archivage électronique à minimapour les types de documents qui entrent dans la constitution des data room. Cette procédure etl’outil de gestion qui l’accompagne permettent de gagner un temps considérable lors du montagedes data rooms et de garantir la liquidité de l’actif ou de la société. N’oublions pas que certainsdeals peuvent échouer, ou les prix de vente être considérablement abaissés, faute d’unedocumentation juridique suffisante.Du côté de l’acquéreur, le moment de l’achat est également stratégique. Après avoir obtenu lescopies électroniques de tous les documents nécessaires à la reprise de l’activité d’une société ouà la gestion d’un actif, le vendeur remet à l’acquéreur les originaux papier. Les responsablespointent, inventorient, répartissent les documents entre les différents services. A cet instant, laprocédure d’archivage mixte et l’import des données dans un logiciel adapté garantissent labonne gestion dans le temps de la société ou de l’actif concerné.En somme, on comprend aisément que, dans ce contexte, la capacité d’une organisation àproduire ses archives électroniques pendant la phase d’audit et les originaux papier associés aumoment de la cession effective s’avère stratégique, voire vitale et permet à elle seule de dégagerun ROI justifiant de mener un projet d’archivage puis d’acquérir un progiciel de gestion d’archivesmixtes.
  23. 23. 247. CONCLUSIONVous l’aurez compris, l’objet de ce livre blanc est d’aborder l’archivage mixte sous l’angle« progiciel ». L’alignement des pratiques de gestion des archives physiques et électroniques estaujourd’hui une réalité et se concrétise par la mise en place de progiciels innovants ayantvocation à gérer ces deux ensembles.Ces progiciels s’inscrivent résolument dans la transversalité et bénéficient à toute l’entreprise, enpermettant : Aux archivistes d’entrer de plein pied dans le Records Management en s’appropriant ladéfinition du cycle de vie des documents quelles que soient leurs origines ou leursvaleurs. A la DSI de s’approprier une solution efficace de désengorgement des applications enproduction. Aux métiers de disposer d’un accès rapide et sûr à l’information archivée. A la direction générale de sécuriser le capital informationnel de l’entreprise par unegouvernance de l’information claire et cohérente.Les projets sur ces thématiques se multiplient, s’inscrivent dans la durée et confirment leurspertinences.A l’orée du « Content Analytics » et d’une vision globalisante de l’information, les fondsd’archives mixtes constituent des corpus d’information de choix, sources de valeurs et dont lechamp d’exploitation reste plus que jamais ouvert.
  24. 24. 258. LES CONTRIBUTEURSChloé TOLEDANOConsultante projet archivage chez EVER TEAM. Elle a passé 9 ans ausein du groupe Unibail-Rodamco en tant que Responsable Archives.Experte en gestion des archives.Noureddine LAMRIRIResponsable Consulting chez EVER TEAM.Expert en gestion de contenu.Svetlana JUINDirectrice générale représentant le Bureau van Dijk IngénieursConseils.Experte en gestion de l’information documentaire.
  25. 25. 269. GLOSSAIRE Archives : les archives sont lensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieude conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physiqueou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans lexercice de leur activité. Bordereau de versement : Relevé détaillé énumérant des documents et des dossiers remis àun service d’archives par un service versant. Référentiel documentaire : État des documents produits par une entreprise, reflétant sonorganisation et servant à gérer ses archives. Il fixe pour chaque type de documents son cyclede vie : les délais de conservation, les droits de communication, le traitement final, lesopérations de tri éventuelles, les opérations de préservation en fonction de son support … Communication : Ensemble des actions et des moyens mis en œuvre par les services d’archi-ves pour assurer l’accès aux documents. Data mining : Ou exploration de données. Ensemble de méthodes et de techniques quipermet dextraire des informations à partir dune grande masse de données. Son utilisationpermet par exemple détablir des corrélations entre ces données et de définir descomportements-type de clients. Data room : Dans le cadre d’une opération de fusion-acquisition, la data room désigne le lieuoù l’ensemble des documents juridiques, fiscaux, comptables et économiques d’une sociétésont mis à la disposition des acquéreurs potentiels et de leurs conseillers pour réaliser l’auditd’acquisition (ou « due diligence »), en vue d’évaluer la situation réelle de cette société et lavaleur de ses actifs. Elimination : Procédure qui consiste à détruire des documents dont la conservation n’estplus justifiée. C’est l’une des trois possibilités du traitement final des documents proposéesdans un référentiel documentaire (avec la conservation définitive et le tri). Magasin : Local d’un bâtiment d’archives destiné à la conservation des documents. Migration : Action de transférer des documents d’un système à un autre en préservant leurauthenticité, leur intégrité, leur fiabilité et leur exploitabilité. Plan de classement : Système qui fixe l’organisation des archives en usage dans les bureaux. Récolement : Opération consistant à dresser la liste topographique des articles conservésdans un service d’archives. C’est aussi l’opération destinée à vérifier périodiquement l’inté-gralité des fonds d’archives.
  26. 26. 27 Records Management : Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôleefficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation etdu sort final des documents d’archives, y compris des méthodes de fixation et depréservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents. TAP : Tiers Archiveur Papier (ou Physique). TAE : Tiers Archiveur Electronique. Versement : Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conser-vation d’archives passe d’un service versant à un service d’archives. Ce terme désigne aussi,par extension, les documents ainsi transférés en une seule fois.

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