Adopter Office 365 pour réduire le trop grand nombre d’emails dans mon organisation - Frank Poireau aOSLuxembourg 2017-12-04

1. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Adopter Office 365 pour réduire le trop grand
nombre d’emails dans mon organisation
Adopteunsharepoint Frank POIREAU

2. aOS Luxembourg
4 décembre 2017





3. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Hier, entre 8h53 et 10h24 :
• reçu quatre mails que je n’ai pas regardés
• répondu à cinq mails
• répondu une fois au téléphone
• été interrompu par un collègue en formation, venu dans l’open-space
parler à mon Manager, beaucoup trop fort malheureusement !
• repris la relecture de cette présentation
• eu un échange sur messagerie instantanée avec un collègue
• répondu à la personne qui travaille en face de moi

4. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
« Je travaille avec 2 écrans, l’un avec ma messagerie toujours
ouverte. J’utilise aussi une messagerie instantanée, très utile
pour les contacts rapides à distance. Je réponds à mon téléphone
fixe mais aussi à mon portable. Je me suis dit qu’il fallait que je
sois seul de temps en temps... Du coup, je me lève un matin sur
deux à quatre heures, pour le travail de fond. »

5. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
« Je suis plus efficace quand je suis multitâches
car, quand je ne fais qu’une seule chose, j’ai
tendance à me disperser mentalement. »

6. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
« Si je laisse ma messagerie e-mail me déranger, si
je garde mon ordinateur ouvert d’une manière
générale, je n’arrive pas à me concentrer. Je l’éteins
donc et écris à la main les textes qui constituent
certaines pages de cette présentation. »

7. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
« Je suis devenu hyperactif ces derniers temps.
Je jongle tout le temps avec différentes tâches :
management, commercial, problèmes techniques…
En réunion, apparemment, je passe du coq à l’âne
et c’est pénible pour ceux qui me côtoient. »

8. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Comment certaines organisations
envisagent d’arrêter l’email pour se
réinventer un avenir ?
1.L’email,
leader des
tueurs de
temps
technologiques
SharePoint,
Office 365 :
plateforme de
collaboration,
remède au
technostress ?

9. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Une solution largement adoptée, d’abord
choisie pour les fonctionnalités d’Outlook
500+ M 120+ M

10. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Les emails, un fléau en voie de disparition ?

11. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Avez-vous les bons numéros ?

12. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Conséquences : la difficulté croissante à
rester concentré sur son travail
4
2.5
1.25
2004 2008 2012
DURÉE MOYENNE DE TRAVAIL SANS
INTERRUPTION (MINUTES)
Interruptions multiples :
la fragmentation croissante de
notre travail attaque le processus
« attentionnel » de notre cerveau
Télétravail : +22% productivité

13. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Pendant ce temps là, dans le Système
d’information
Infobésité :
• déluge d’information
• désordre informationnel

14. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
L’espace de travail bureautique sans
plateforme collaborative
Sauvegarder sur des
serveurs de fichiers
Envoyer et recevoir de trop
nombreux e-mails
Travailler sur le poste de travail
Rechercher et reclasser

15. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Des postes de travail “non
suffisamment” intégrés”
entre eux
Organisation ?
Communication ?
Coordination ?
Synchronisation ?

16. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Office 365 va intégrer les
postes de travail en
groupe de collaboration
Organisation !
Communication !
Coordination !
Synchronisation !

17. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
SharePoint permet une gestion des versions
de fichiers pour gagner en efficacité
Un collaborateur envoie, par email,
1 document pour relecture et validation
à 5 collègues ; à la fin du processus :
• Combien de versions de document ?
• Combien d’emails échangés ?
Combien
de
fichiers ?
5 ?
15 ?
35 ?
55 ?

18. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
SharePoint va réaliser des tâches de coordination
et de synchronisation du travail collaboratif
Co-édition ou
extraction obligatoire
2 systèmes de gestion de version
avec/sans limitation | paramètres
visibilité des brouillons
Approbation
Workflows / flux de travail

19. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Productivité
de groupe
Productivité
individuelle
Office et SharePoint, solution de
productivité Microsoft

20. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Sur Office 365, un Digital WorkSpace
enrichi reposant sur 2 piliers principaux

21. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Publier des actualités (sites de publication)
Apporter du support (sites d’entreprise)
Collaborer (sites de collaboration)
Mon environnement social et applicatif
Mon profil
Mon mur de
discussions
Mes documents
Espaces basés sur
l’organisation
Espaces Projet
Applications
“métiers”
Espaces participatifs
pour entraide, partage
d’expertises, de veille…

22. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Les nouveaux modèles de site collaboratifs
Office 365/SharePoint 2016 hybride
• Design épuré
• Gestion de droits simplifiée
• Accessible via des APP Windows 10 et Smart
Phone
• Outil « conversationnel » (Skype for Business)

23. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Un énorme succès en matière d’adoption
Approche « self-service »
Gouvernance en centre de services…

24. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
« M. Poireau, il y a déjà trop d’outils ! »
Les organisations déploient des nouveaux
outils technologiques… trop souvent sans :
• les avoir compris
• les avoir analysés pour les déployer
efficacement
• accompagner les utilisateurs dans
l’adoption

25. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
On peut tous changer les choses
en réadoptant les bons usages

26. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Les avantages de la plateforme collaborative
dans le paysage des nouveaux outils
technologiques

27. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Un espace collaboratif numérique,
reflet de l’organisation du travail réelle
Comme on agencerait ses bureaux

28. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
L’ère moderne du Digital WorkSpace
Mon profil
Mon mur
d’actualités
et de
discussions
Mes
documents
Mes emails,
Mes
contacts,
Mes tâches
Les espaces
d’équipe(s)
Les espaces
projets
Les espaces
d’échanges,
d’expertise,
d’entraide
La base de
connais-
sances
L’annuaire
Mes
applications
SharePoint
Mes
logiciels
tiers
Les
procédures
Les News
Les
évènements

29. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
La collaboration “sociale”|Au service
de l’amélioration du bien-être au travail
0
5
10
15
20
25
Temps 1 Temps 2 Temps 3 Temps 4
Absentéisme Présentéisme
Engagement Détection des talents
38% de satisfaction
des employés
en plus
78% prennent des
décisions
réactives
pilotées par la
donnée
(contre 55% en
moyenne)

30. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Au service de la performance collective
et de l’amélioration continue
Le R.O.I. de votre solution dépendra de VOS objectifs.
Concrètement, la rentabilité de la démarche a des chances d’aboutir
lorsque cette démarche :
• s’attaque à des problématiques « Métier »
• recherche des résultats concrets

31. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Une formidable occasion d’améliorer
la vie au travail
Email Téléphone Internet Réunion Conférence en ligne Collègues
Google Messagerie Instantanée Linkedin Bing Viadeo Youtube
Vimeo Twitter Chat Facebook Email Téléphone Internet Réunion
Slidershare Conférence en ligne Collègues Blog Xing Email
Téléphone Internet Réunion Conférence en ligne Collègues Google
Messagerie Instantanée Linkedin Bing Viadeo Youtube Vimeo
Twitter Chat Facebook Email Téléphone Internet Réunion
Slidershare Conférence en ligne Collègues Blog Xing Email
Téléphone Internet Réunion Conférence en ligne Collègues Google
Messagerie Instantanée Linkedin Bing Viadeo Youtube Vimeo
Twitter Chat Facebook Email Téléphone Internet Réunion
Slidershare Conférence en ligne Collègues Blog Xing Email
Téléphone Internet Réunion Conférence en ligne Collègues Google
Messagerie Instantanée Linkedin Bing Viadeo Youtube Vimeo
Twitter Chat Facebook Email Téléphone Internet Réunion
Slidershare Conférence en ligne Collègues Blog Xing

32. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Des projets à impacts organisationnels élevés
SharePoint impacte l’environnement bureautique le
plus commun ; SharePoint fait partie intégrante de
la suite Office, laquelle a vocation à améliorer la
productivité de ses utilisateurs :
Le projet de changement d’organisation doit être
assumé par le Top Management et compris par tous
les acteurs de l’Organisation
Pas de Big Bang ; vous êtes là pour « proposer »
et non imposer de nouvelles façons de travailler
Les moyens humains et financiers
sont accordés à la partie émergée de
l’iceberg que représente le
déploiement du nouvel outil
La partie immergée de l’iceberg est la
transformation interne de l’Organisation, qui
nécessite une impulsion de la Direction et du temps
pour l’adoption de ces nouveaux usages au travail

33. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Pour aller plus loin
• http://digitalworkplacebook.com/ - Paul MILLER
• http://www.adopteunsharepoint.com - Frank POIREAU
Plateforme de collaboration, un
environnement remède au technostress

34. aOS Luxembourg
4 décembre 2017
Merci à notre sponsor !
https://www.slideshare.net/aOSCommunity