O documento discute a importância da administração do tempo e fornece dicas para melhor organização, planejamento e acompanhamento das tarefas diárias, semanais e mensais através de ferramentas como agenda, cronogramas, pastas de e-mail e aplicativos. O texto também enfatiza a necessidade de definir objetivos, prioridades e tomar decisões para fazer as escolhas certas sobre como alocar o tempo de forma produtiva.
2. QUEM SOU EU?
•Eng. e Administração;
•Pós em Gestão Estratégica;
•Executivo Sênior Multinacionais;
•Professor presencial e EAD;
•Consultor Gestão, Mídias sociais;
•www.formarnaweb.com;
•www.antonioabmoreira.com.br;
•Cinema e fotografia;
•Facebook: antonioabmoreira.
3.
4. •Importância;
•Primeiro o mais importante;
•Classificação das tarefas, quadrante de urgência e importância;
•Uso de ferramentas para organização das tarefas;
•Organização geral e de e-mail;
•Integração de ferramentas.
ALGUNS PONTOS
31. PLANO DE TRABALHO
SEMANA
DOMINGO
SEGUNDA
TERÇA
QUARTA
QUINTA
SEXTA
SÁBADO
PAPÉIS
METAS
PRIORIDADES DA SEMANA
P R I O R I D A D E S D O D I A
R E U N I Õ E S -C O M P R O M I S S O S
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AFINAR O INSTRUMENTO
FÍSICO
MENTAL
ESPIRITUAL
SOCIAL/EMOCIONAL
NOITE :
NOITE :
NOITE :
NOITE :
NOITE :
NOITE :
NOITE :
MODELO SEMANAL
33. A -ATIVIDADES
•Liste todas as atividades e metas;
•Separe as que podem ser delgadas;
•Estabeleça os tempos de duração;
•Estabeleça metas SMART, eSpecíficas, Mensuráveis, Alcançáveis, Realizadores e com Tempo.
35. Urgente
Menos Urgente
Importante
I
Crises
Projetos com prazos determinados
Atividades sob pressão externa
Conflito com clientes significativos
Situações de conflito ou atrito com
familiares ou amigos
Cobrança de resultados decisivos
II
Prevenção de problemas, proação
Planejamento
Prospecção de oportunidades
Fortalecimento de relacionamentos e amizades
Busca de novas formas de atuação
Reflexão e avaliação de sua forma de proceder
Menos
Importante
III
Interromper seu trabalho com freqüência
para atender os outros
Atividades de efeito a curto prazo
Trabalho levado para casa que poderia ser
feito no dia seguinte
Resposta imediata a todas as solicitações
vindas de terceiros
IV
Manter-se ativo para parecer que trabalha duro
Reuniões e discussões infindáveis e sem motivo
Hiperatividade social no trabalho
Arquivo morto
Fofocas com vizinhos
Visitas sociais por obrigação
MATRIZ/IMPORTÂNCIA URGÊNCIA
36. C -SEPARAR
•Rotineiras diárias, semanais e mensais. Marque na agenda;
•Pessoais (desenvolvimento, educação, saúde, lazer, emocional, espiritual), familiares, profissionais, sociais;
•Prioritárias e emergenciais;
•Importantes, Urgentes,Circunstanciais.
37. D -PARETTO
•20 % das atividades representam 80% dos resultados esperados!!
39. 4 -Ação
•Calendário/Agenda:
–Já marcar todas as tarefas cíclicas, relatórios mensais, reuniões, etc–NOME, DATA, DURAÇÃO RESPONSÁVEL, ENVOLVIDOS. Também marcar nas tarefas;
–Marcar todos os compromissos avulsos que surjam.
40. 4 -Ação
•Planos de ação –São para projetos e assuntos relevantes que envolvam cronograma (Excel, MSProject, etc).
–Tarefas, data conclusão prevista duração responsável, precedências;
–Gerar tarefas e calendário dentro da sua ferramenta;
–Mandar e-mail quando for revisado o cronograma para as pessoas responsáveis, ou para avisar das datas;
–Ligar agenda e cronogramas.
41. 4 -Ação
•Pastas do Outlook –sempre deixar a pasta de entrada livre, os e-mails recebidos dar seguimento. Criar as pastas de acordo com as categorias, pessoas, Planos de ação, etc.
•Crie filtros de separação automática das pastas.
42. 4 -Ação
•E-mails recebidos:
–Responder na hora –deletar ou dar categoria e mover para pasta, ou estabelecer horários;
–Deletar se não precisa de guardar;
–Através do Outlook gerar tarefa e calendário se for o caso de existir algo para ser feito no futuro e não for do cronograma, se for do cronograma gerar uma tarefa dentro do cronograma.
43. 4 -Ação
•E-mails enviados:
–Apagar se não precisar guardar através de regra por categoria;
–Gerar o e-mail pelo calendário ou tarefa se for gerar uma necessidade de cobrança de resposta copiar para calendário e tarefas e gravar.
•Reuniões agendadas, controladas e registradas pelo Outlook.